1、公司行政办公管理规章制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1. 第一章 公文管理2. 1公文的种类1.1 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。1.2 通告：适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。1.3 通知：适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。1.4 通报：适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。1.5 报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，不需要上级回复及批示。1.6 请示：适用于向上级部门请求指示、批准，需要上级批示。1.7 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决定事项。1.8 2、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。3. 2发文2.1 凡以公司名义制发的文件，一般文件由总经理以上人员签发，重要文件需请示执行董事同意后，由有关部门负责拟稿，由执行董事签发。2.2 公司所有签发的文件底稿，由秘书进行登记，统一编号后打印、校对，盖章后发出。2.3 以部门名义发文，由文件起草部门打印、校对，按照印章使用程序办理相应手续盖章后发出。2.4 复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，以节省开支。2.5 发文要有记录，文件接收人需要在发文登记表签名。4. 3公文格式3.1 公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章（签名）、成3、文时间、抄报及抄送单位等部分组成。3.2 发文字号格式：部门简称+ （年号）+文件编号（*号），例如行政人事部发文：行政人事（2008）012号，表示行政人事部2008年发的第12次公文。3.3 紧急文件分别标明“特急”、“急件”。3.4 公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类，标题举例：“关于*请示”（报告、通知、决定、通报）。3.5 公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。3.6 公文统一简体字，题目用黑体字，正文用仿宋体。5. 4行文规则4.1 “请示”应当一文一事，只写一个主送上级，如需同时送其它上级，应当以抄送形式，有相关联的事可以一文多事。4.2 “报4、告”中不得带请示事项。4.3 行文统一使用签报单并付上公文，给各级领导批示。6. 5公文立卷、归档及销毁5.1 公文收、发完毕后，各部门应及时将公文整理立卷，以便日后查阅。5.2 没有归档和存查价值的公文，经过主管领导批准，可以定期销毁。7. 第二章 请示报告制度1) 目的：为建立良好的工作秩序，进一步规范公司的办事程序，提高工作和办事效率，特制定本制度。2 请示或报告工作应坚持逐级请示报告的原则，非特殊情况，不得越级请示或报告工作。3 请示工作可采取发送签报单及口头请示两种形式进行，重大、重要工作的请示，必须报送签报单。4 签报单的报送，需经本部门及有关职能部门审核后，再报主管领导、总经理审5、批。审批时间一般不超过3个工作日，紧急工作事宜，需及时签署审核、审批意见。5 请示的工作事项办毕后，承办部门负责人（承办人）应及时向有关领导汇报办理情况，便于领导统筹安排下一步工作。6 涉及费用支出的事项，未经请示不得擅自决定，否则，其费用由有关责任人自理。7 本规定也适用使用电子办公系统的请示与报告。8. 第三章 资料管理9. 1目的1) 明确公司资料管理原则，建立完善准确的资料系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。10. 2定义1) 资料是指公司在经营活动中形成的，具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等。11. 36、原则3.1 部门重要资料在项目完成前应由部门自已管理，项目完成后所有资料原件应移交给行政人事部统一保管。3.2 各部门上交资料，需填写移交表。3.3 行政人事部按规定格式填写案卷目录。3.4 公司对外签订的所有合同统一由财务部管理。3.5 公司所有资料实行统一管理、分级查阅（即根据行政级别的不同对查阅资料的内容加以限制）、网络化管理。12. 4需要保管的档案资料及其分类4.1 文书类：营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件；工作计划、总结、会议记要、重要文件；公司领导的重要讲话、批示；人事档案、考勤表等由行政人事部负责保管。4.2 财务类：各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计帐簿7、（明细帐、总帐、固定资产帐等）、会计报表等由财务部负责保管。4.3 物业类：施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、重要的工程图表、结算文件资料、竣工项目总结报告等在项目完工前由物业部保管，项目完工后移交给行政人事部。4.4 策划类：市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等在项目完成前由策划部负责保管，项目完成后统一移交给行政人事部。4.5 销售类：客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等在项目完成前由销售部保管，项目完成后统一移交给行政人事部资料室。4.6 图书资料：公司各部门所购买的图书资料统一交由行政人事部，存放于阅览室，员工需要用时需办理借阅手续。13. 5有关8、注意事项5.1 各部门须指定专人进行文件资料管理，并做好整理、分类、立卷、归档工作。5.2 各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。对借出资料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等；更不能随便乱放，以免遗失。14. 6档案目录制定1) 所有档案的前二级目录（公司名+部门名）由行政人事部统一制定，第三级及第四级子目录由部门拟定上报行政人事部。15. 7处理条例1) 有下列行为之一，据情节轻重，给予50500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：2) 毁损、丢失或擅自销毁公司资料；3) 擅自向外界提供、抄摘公司资料；4) 涂改、伪造资料；5) 未及时归还；6) 未9、按手续就借阅、外带者或越级查阅者（资料管理者同罚）16. 第四章 门禁管理规定17. 1总则：为维护公司安全及使人员、车辆、物品出入的管理有所遵循，特订定本规则。18. 2适用范围：人员、车辆、物品出入公司门口时，应遵守本规定，由保安负责管理。19. 3人员出入管理：4.1 本公司人员：总经理以下员工（周六除外），应按规定穿着工装。4.2 非本公司人员：(1) 如因公需入公司者，前台文员应登记并联系相关人员接待，离开时登记出公司时间，同时须注意是否有物品出入。4.3 参观人员：3.3.1 政府机关或本公司人员亲友等如有必要入公司参观，须先经得行政人事负责人同意。入公司时前台文员应于登记并签注入10、公司时间，参观完毕出公司时签注出公司时间，翌日送行政人事部门存查。3.3.2 本公司经理级以上人员陪伴宾客参观事前免办申请手续，但应于当日内补填登记，送保安签注入出公司时间后送行政人事部门存查3.3.3 参观时间以上班时间内为限。未经行政人事部同意，不允许来访人员拍照或摄影。20. 4大件物品出入管理：4.1 外来物品：携带大件物品入公司应在来访人员登记时备注，出公司时核查。4.2 公司物品：公司大件物品要搬出公司，须提供相关部门提供的证明，由前台文员/保安电话向行政人事部汇报，得到肯定答复后予以放行。21. 第十一章 名片管理1. 公司员工的名片经行政人事部审核后统一印制，个人不得私自印制。11、2. 名片上须注明公司传真、办公电话、公司邮箱及公司网站名称。3. 印制名片要提前三天填写名片印刷申请表，由部门负责人签字后送行政人事部。4. 新印制名片要在行政人事部备案，已备案的名片，在增印时可不再备案。5. 员工离职时，应将名片交回行政人事部。22. 第十二章 通讯管理1. 公司办公楼电话总机由行政人事部负责安排人员转接。2. 部门的电话机、传真机及其它办公设备的购买、维修，由行政人事部统一负责。3. 手机由员工个人购买。4. 手机话费限额标准：23. 公司根据员工的职责及级别实行限额包干，超出部分自付，具体每月限额如下：(1) 执行董事：全报；(2) 总经理：全报；(3) 副总理：1212、0元；(4) 总 助：100元；(5) 经 理：80元；(6) 副经理：60元；(7) 主 管：50元；(8) 司 机：0-200元；(9) 其他职员通讯标准按“行政人事”、“财务”双签执行；2) 注：1、没有设置手机费定额因工作需要手机费的岗位，或者是已设置定额因工作需要超标的岗位，由部门负责人申请，经行政人事负责人、主管领导审核后，报总经理批准生效；(1) 2、以上已设置定额的岗位，但实际工作中不需要，或者是定额高于实际工作需要的，由各部门负责人提出，经行政人事负责人、主管领导批准报行政人事部备案生效。24. 5第四条所定的岗位话费标准只是一个原则性参考标准，所有在职员工及新入职员工必须经13、过批准，财务部才可在员工工资中予以发放。25. 6话费实施凭发票报销，享有话费补贴员工的手机必须24小时开机。26. 7手机号码由员工自行购买，为了节省费用要选择话费优惠号码及尽量使用固定电话。因工作需要需在公司直线拨打长途电话时，应在行政人事文员处做好登记。27. 8公司固定电话费行政人事部文员每月5号以前要及时到电信局缴交，否则造成欠费停机一次，将对责任人进行一定的经济处罚。28. 第十三章 会议管理办法29. 1职责/权限：1 行政人事部：公司会议室的日常管理，会议室的统一安排。会议的接待工作。会议室的日常清洁。2 行政人事文员：公司例会的接待与会后的台面整理工作。3 部门文员：部门会议14、的接待与会后的台面整理工作。30. 2会议的组织：2.1 公司例会由行政人事部负责组织，行政人事文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。2.2 部门会议由各部门自行组织，部门文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。2.3 会议准备：会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，对会议应做出事先安排与准备，是实现会议目的的首要条件。2.4 拟定会议内容：决定会议目的，归纳会议事项与要点。2.5 确定参会者。2.6 决定会议方式。2.7 选择开会时间、地点。2.8 拟定议事日程。2.9 会场布置：会议空间安排、会议座位安排、会议用品及设备调配工作。2.10 会议通知：通知内容包括：会议地点、时间、出席人员、15、主持、会议内容、议程、注意事项等等。2.11 会前审核：会议的一切准备工作就绪后，必须做好最后审核，以免出现重大的疏漏。2.12 会场准备：扩音设备、投影、桌椅、资料、照明、温度、空气及噪音等问题、茶水。2.13 会中事务：签到、会场服务、分发会议文件的资料、内外联系、传递信息、会场秩序。2.14 会议记录。2.15 会后工作：撰写会议记录或纪要、议定事项的检查催办。31. 3会议室使用：1) 会议室使用须向行政人事部统一提出申请，由行政人事部统一安排。32. 4会议纪律：4.1 实行会议签到制，不得无故缺席，有事不能出席者必须事先向召集人请假。4.2 按时到会，不准迟到和早退。4.3 会议期16、间不得接听电话和接待客人，关掉或消音所有个人通讯工具。4.4 会议室内严禁大声喧哗与来回走动。4.5 会议室禁止吸烟。33. 5会议要领：1) 要严格遵守会议的开始时间。要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。34. 6注意事项：6.1 发言内容不得偏离议题。6.2 发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。6.3 个人发言时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。6.4 不可取用不正确的资料。6.5 不要尽谈些期待性的预测。6.6 发言不可不懂装懂，胡言乱语。6.7 尽量不要谈到抽象论或观念论。6.8 发言的内容应该朝着结论推进。6.9 主持人应当引17、导在预定时间内做出结论。6.10 讨论会议发言者不可过于集中于某些人。6.11 小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。6.12 全体会议人员都应专心聆听发言。6.13 不可打断他人的发言。6.14 不可对发言者吹毛求疵。6.15 在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。6.16 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。6.17 应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。35. 7其他：1 主持会议须知：注意开会时间。了解会议目的。善于引导参与讨论、避免混乱与偏离主题、自由地表述意见、注意整理归纳、应付和表决、应获得结论。2 参加会议须知：研究会议的目的、宗旨、议题及有关资料、准时18、出席、发言力求简要明确、要有利于企业整体利益、避免无关的话题、反驳应注意态度和语气、不能争吵不休喋喋不休、应服从多数人的决定。3 会议中提问方法：间接提问、直接提问、反问、用正确的语言、语气要亲切、提问的顺序、促人思考、重点说明、应说明所提问题的重点。36. 8附公司会议名录：略。37. 第十四章 办公用品管理办法38. 1目的：1 提高办公人员的工作效率，减少办公室的经费开支，增加经济效益。39. 2职责/权限：1 物业部：负责办公用品的统一申购、汇总、保管、分发、报损、盘点等管理。2 行政人事部：权限内办公用品申购的批准。3 部门负责人：部门办公用品的申请的审核，指导部门员工避免浪费，节约19、资源。40. 3规定内容：3.1 为了统一所有办公用品的上下限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由行政人事部统一负责。3.2 申购手续：3.6.1 公司统一于每月25日由各部门统一汇总申购下个月部门/个人需使用办公用品。3.6.2 如平时耗量过大，每周一可补申购一次，其余时间一概不予办理。3.6.3 各部门须根据各办公用品库存情况以及消耗水平，结合日常需求量，确定最终申购量。3.6.4 各部门根据最终申购量填写物品申购表，须清楚写明品名、规格、单价、数量、金额、用途及需用日期等。3.6.5 报经相关权限人审批。获批后的物品申购表交行政人事部办公用品管理人员分类汇总采购。20、3.3 采购：3.6.1 行政人事部严格追踪到货时间。3.6.2 行政人事部对到货用品必须认真核对品名、规格、数量与质量，确保无误。3.6.3 行政人事部在对方送货单上签名后交财务部核签，并登记到货日期、数量等。3.6.4 行政人事部协助供应商持签收的送货单，凭发票到公司财务部结算货款。如手续不符，财务部应不予结款。3.4 用品分发：3.6.1 办公用品不得重复领取，行政人事部统一建立办公用品部门领用登记表和办公用品个人领用登记表。3.6.2 部门/个人领用物品均须登录领用登记表。部门用品需由部门负责人签收，个人用品由本人签收。3.6.3 重复领用物品（包括有残余部分的一次性损耗品如双面胶）必21、须以旧换新。3.6.4 负责办公用品发放的部门负责人员应每次认真填写办公用品领用登记表详细记录，作为发放与盘点依据。3.5 库存用品保管：3.6.1 所有入库的办公用品，都必须一一填写台账，做好进出库管记录，建立基本库存标准。3.6.2 办公用品管理人员必须清楚掌握办公用品库存情况，单品小于基本库存时须进行申购。3.6.3 库存品切实履行先进先出原则。3.6.4 经常整理与清扫用品仓库，必要时要实行防虫防鼠等保全措施。3.6 办公用品盘存：3.6.1 办公用品每月25日盘点库存。盘点工作由行政人事部负责。3.6.2 盘点工作务必做到账物一致，如果不一致必须查出原因，然后调整账目，使两者一致。物22、品遗失由负责办公用品管理人员照价赔偿。1 37 价值在100元以上的办公用品发生故障，须报行政人事部联系进行维修。2 38 离职回收：3.8.1 员工调职/离职时需按办公用品个人领用登记表记录做好物品交接，交回物品经查损坏的按原价赔偿，未交回物品按原价赔偿。3.8.2 部门负责人调职/离职时需按照办公用品部门领用登记表、办公用品个人领用登记表记录做好物品交接，交回物品经查损坏的按原价的扣款，未交回物品按原价扣款。41. 第十五章 钥匙管理办法1. 为管理办公场所物品的整洁及安全，特定本办法。2. 公司钥匙由行政人事部统筹管理、复制，部门钥匙由部门负责人管理。3. 如因公需使用钥匙，得向保管人说23、明使用目的，用毕后应立即归还。4. 部门负责人负责管理钥匙的使用，不得任意复制或允许同仁借予他人使用，否则负连带赔偿责任。5. 钥匙保管人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办。6.1 离职时应将钥匙缴交行政人事部负责人。6.2 钥匙遗失时，应立即向行政人事部报备。6.3 非经物业部同意不得复制。6.4 不能任意借予外人使用。1 42. 第十六章 印章管理办法43. 1印章的种类：1.1 印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。1.2 职章：刻有公司法定代表人的印章。1.3 部门章：刻有公司部门名称的印章。其不对外单位的部门章可加注对内专用24、1.4 职衔签字章：刻有部门负责人以上职衔及签名的印章。44. 2印章的使用规定：2.1 对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司公章。2.2 以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名，盖公司公章。2.3 以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由部门负责人签章，盖公司公章。2.4 各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。2.5 涉及公司对外业务、经济类协议、合同，盖公司合同章。45. 3印章的监印：3.1 法定代表人章及特25、定业务专用章得由财务部核定监印人员。3.2 公司公章、公司合同章由行政人事部核定监印人员。3.3 其它印章由相关部门主管领导级以上人员或指定监印人员。46. 4印章盖用：4.1 文件需用印时，应先填写用印申请单，经部门负责人核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。4.2 监印人除于文件、文稿上用印外，并应于用印申请单上加盖使用的印章存档。47. 5各种印章由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。48. 6监印人对未经判行文件，不得擅自用印，违者受处。49. 7印章遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。50. 第十七章 保密制度1 . 总则：2 为保守公司秘密，维护公司26、权益，特制定本制度。3 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。4 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。5 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。6 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。2 保密范围和密级确定：1) 2.1公司秘密包括：2.1.1 公司重大决策中的秘密事项。2.1.2 公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。2.1.3 公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。2.1.4 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。27、2.1.5 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。2.1.6 公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。2.1.7 其他经公司确定应当保密的事项。2) 一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。2.2 公司秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。3) 2.3公司秘级的确定：2.3.1 公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、总工程师及总经理移动硬盘为绝密级；2.28、3.2 公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、行政人事及财务人员移动硬盘为机密级；2.3.3 公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。4) 属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。3 . 保密措施：5) 3.1 属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的秘密由行政人事部负责保密。6) 3.2 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：3.2.1 非总经理批准，不得复制和摘29、抄；3.2.2 收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；3.2.3 在设备完善的保险装置中保存。3.3 属于公司秘密的设备或者产品的运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。3.4 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。3.5 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：3.5.1 选择具备保密条件的会议场所；3.5.2 根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；3.5.3 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。3.5.4 确定会议内容是否传达及传达范围30、。3.6 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。3.7 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告行政人事部；行政人事部接到报告，应立即做出处理。4 . 责任与处罚：7) 4.1 出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资2000元以上10000元以下：4.1.1 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；4.1.2 违反本制度规定的秘密内容的；4.1.3 已泄露公司秘密但采取补救措施的。8) 4.2出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。4.2.1 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；4.2.2 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；4.2.3 利用职权强制他人违反保密规定的。5 . 附则：9) 本制度规定的泄密是指下列行为之一：(一)使公司秘密被不应知悉的；(二)使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。