1、汽车控股集团重要证照日常、使用管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总则第一条 为规范公司重要证照的日常管理和使用，确保证照完整、管理能够落实到位，实现其有效利用和科学管理，特制定本制度。第二条 本制度适用于*汽车控股集团及其下属各经营单位（以下简称“各单位”）。第三条 本制度所指的重要证照包括以下。 证照类。指各单位合法经营所需要的各种证照，包括营业执照正副本、组织机构代码证、税务登记证、增值税一般纳税人资格证、银行开户许可证、贷款卡、外汇登记证、统计证、社会保险登记证等通用证照。不含各种行业资质类及权2、证类证书。第四条 为提高管理效率，根据证照的使用性质，上述各类重要证照由各单位财务中心进行保管。第五条 各单位的重要证照管理应遵循“严格权限、明确职责、归口管理、责任到人”的管理原则。各类重要证照的管理要确保管理有序，使用安全、及时、有效。第二章 工作职责第六条 各单位应根据重要证照的性质和用途设立归口管理人员，明确每一类重要证照的申办、变更、年检。（一） 保管部门的设立：各单位重要证照的保管统一由各单位财务中心负责。（二） 申办、变更、年检部门的设立：为提高管理效率，一般情况下，各类证照的申办、变更和验证部门应为同一部门。根据各类证照的性质和用途，各类重要证照的申办、变更和验证等负责部门请参3、考附件1各类重要证照日常管理责任部门。第七条 各单位财务部应指定一出纳人员作为证照保管人，专门负责保管各类重要证照，并规范各类重要证照的使用管理。申办、变更和年检部门应安排相关人员负责相关重要证照的申办、变更、年检或重新验证、注销等管理。第八条 具体工作职责如下：（一） 申办部门职责。1. 负责联系和咨询申办机构，明确申办或补办程序和要求；2. 负责收集和准备各种申办或补办材料；3. 根据经营管理需要，负责向相关部门或领导申请办理证照，并跟踪申办或补办过程；4. 负责办理证照的注销事宜，包括注销申请、注销资料准备、注销具体事宜处理等；5. 负责处理有关申办或补办证照的其他事项。（二） 保管部门4、（指各单位财务部）职责。1. 负责重要证照原件、电子扫描件的保管维护；2. 负责重要证照内容的登记和备案管理；3. 负责重要证照原件的查询、借阅、带出管理等；4. 负责重要证照复印件的使用管理，包括使用登记、使用监督和检查等；5. 负责督促相关部门及时办理各种证照的变更、年检或重新验证、注销等事宜；6. 负责重要证照的废止管理，包括废止、丢失、损毁、被盗等上报、申请、登记备案等；7. 出现异常情况及时向上级领导汇报。（三） 变更办理部门职责。1. 根据各单位的经营管理需要，负责明确变更事项，并及时向发证机构办理变更事宜；2. 负责收集和准备各种变更材料，跟踪变更办理进程；3. 负责处理有关变更5、证照的其他事项。（四） 年检或重新验证部门职责。1. 负责收集和准备年检或重新验证所需的各种材料；2. 负责办理年检或重新验证的各项具体事宜，跟踪年检或重新验证工作进程，出现异常情况及时向上级领导汇报。第三章 重要证照的日常管理第九条 各单位各类重要证照的归口管理部门应严格按照审批程序办理各种重要证照的申办、保管、变更、年检或重新验证以及废止等，以确保管理有序，安全、有效使用，并责任到人。各类证照的具体管理审批权限请见附件2各类重要证照管理审批流程。第十条 重要证照的申办。（一） 根据经营管理需要，证照申办人应填写证照申办、变更、注销审批表（见附件3），并根据证照类别按不同审批程序申报。机要证6、照应经所在单位负责人、董事长审批后办理，非机要证照需经单位负责人审批后方可办理。（二） 除申办人和保管人为同一人外，申办部门在申办成功后，应在2日内将证照原件转交给财务部进行妥善保管。在移交时，财务部应清点原件，确认后，由申办人和保管人同时签字确认移交。（三） 除董事长特批外，申办部门不允许保留任何形式的电子原件、扫描件和复印件，一经查出将按相关奖惩规定给予处罚。第十一条 重要证照的保管。（一） 各类证照的保管人应设立台帐登记各种证照的基本信息及使用信息（具体台帐格式请见附件4各类重要证照管理台帐），并对各种证照的原始物件、电子原件、扫描件进行妥善保管或存档，确保安全，避免丢失、毁损、被盗等。7、（二） 各单位财务部应单独选定一处可确保证照安全、完整的存放地点存放各类重要证照。（三） 保管人在收到原件后，应至少保存一份与原件内容相同的复印件或电子原件或扫描件，作为备份档案管理。（四） 保管人应明确各种原始物件、电子原件、扫描件、复印件的存放位置及数量，以利于及时、准确地查找，办理使用手续。（五） 保管人应至少每月清查一次所保管的各种证照原件，确保账实相符，并做好清查备案登记。（六） 证照保管人因工作需要而调动岗位时，应按照各单位的工作交接手续，由移交人和接交人在核对证照清单数目后，签字确认办理证照移交手续。第十二条 重要证照的变更管理。（一） 根据经营管理需要，如需对已有的证照进行变更8、，应由变更办理部门填写证照申办、变更、注销审批表（见附件3），说明具体变更事项，经所在单位负责人和董事长审批后及时办理变更。（二） 除变更办理人和保管人为同一人外，办理变更完毕，变更办理部门应在2日内将变更后原件移交给财务部进行妥善保管。在移交时，财务部应清点原件，确认后，由变更办理人和财务部保管人同时签字确认移交。保管人接收后，应及时登记备案，并注明变更日期及变更事项。（三） 原有证照已办理变更的，应将原有的电子原件、扫描件转入注销文档，经财务部负责人审批后停止使用。第十三条 重要证照的年检管理。（一） 证照保管人应对即将到期的证照，至少提前30天通过发送邮件的方式告知年检及时办理年检，不及9、时办理，造成的各种损失由相关责任人负担，并追究其责任。（二） 各单位年检办理部门应根据国家法律法规，在证照到期前，主动并及时办理年检手续，并跟踪进展情况，如遇到异常情况，应及时向部门负责人汇报。（三） 除年检办理人与保管人为同一人外，年检办理完毕后，办理人应在2日内将年检后原件及时移交给证照保管人，保管人应做好登记备案。第十四条 重要证照的废止。包括证照的注销管理，丢失、毁损、被盗管理等。（一） 注销管理。1. 根据经营管理需要需办理注销的，证照申办部门应填写证照申办、变更、注销审批表（见附件3），说明注销事项，经所在单位负责人和董事长审批同意后方可办理注销。2. 证照注销后，并做好备案登记，10、公告已注销。（二） 丢失、毁损和被盗管理。1. 各单位如发现证照原件丢失、毁损、被盗，应及时向单位负责人报告，对相应责任人作出处理，并及时办理补办手续。2. 各类证照补办手续请按照证照申办的审批流程进行。3. 保管人对丢失、毁损和被盗的证照应做好备案登记。对丢失或被盗的证照应及时通知使用部门，由使用部门及时告知外部相关机构暂停该证照的效力，并公告作废。第十五条 对处于停业状态的经营单位，证照保管人应及时、完整地将单位所有证照移交至上级母公司财务部或董事长指定专人进行保管、变更或注销等处理。在移交时，双方应做好证照的清点与交接工作，同时接收部门或专人应登记台帐备查。第十六条 重要证照的存档管理。11、对于符合存档要求的证照，保管人应按照各单位的档案管理办法及时存档，登记备案，以确保证照安全、完整。第四章 重要证照的使用管理第十七条 原件的查询管理。（一） 根据工作需要，如单位使用部门需查询各类证照原件的，包括原始物件、电子原件或扫描件，应由申请部门提出申请，填写各类重要证照原件查询审批表（见附件5），经财务部负责人审批后方可查询。如涉及机要证照的需增加单位负责人审批，涉及政府及行政机关批文类和重要决议类机要证照的需增加董事长审批。（二） 在申请查询时，申请人应注明查询的理由和目的；同时，保管人应做好登记备案，并由查询人签字确认后，方可查询。（三） 外单位如需查询，应经业务对口部门提出申请，12、经业务对口部门主管领导审核，财务部负责人审核，单位负责人审批后方可查询。如涉及机要证照，应增加董事长审批方可查询。（四） 查询人在查询时，禁止拍照和扫描，如需带出、借阅或复印，应按照相关审批手续办理。第十八条 原件的借阅或带出管理。（一） 各类证照的原始物件如需借阅或带出，申请部门应填写附件6各类重要证照带出审批表，如在3日内归还的由财务部负责人审批，7日内归还的由单位负责人审批，超过7日归还的由董事长审批。其中，涉及机要证照原件的借阅或带出还需增加董事长审批。（二） 除董事长特批外，外单位一律不准借阅或带出原件。 （三） 除董事长特批外，电子原件和原件的扫描件一律不准借阅或带出。（四） 带出13、或借阅人员对所借证照原件应妥善保管，不得私自复制、摘抄、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。（五） 证照保管人应及时做好证照原件借阅或带出的登记备案，并督促归还。（六） 借出的证照原件应及时归还，长期不还者，按照原件丢失处理，并对相关责任人作出处理。第十九条 复印件的使用管理。（一） 如使用部门需复印证照原件，应说明使用目的，填写各类重要证照复印件领用审批表（见附件7），并根据复印数量由相关领导审批同意后方可复印。1. 复印3份以内的，由申请部门主管领导，财务部负责人共同审批后复印；超过3份的应报单位负责人审批后方可复印。如涉及政府及行政机关批文类和重要决议类的机要证照应增加董14、事长审批。2. 原件的复印或电子原件、扫描件的打印一律由保管人按照申请数量负责复印或打印，申请部门不允许私自复印或打印。（二） 复印件加盖公章的管理。1. 如复印件需加盖公章，须增加单位负责人审批后方可加盖公章，同时由申请人持各类重要证照复印件领用审批表（见附件7）到各单位公章管理专员申请加盖公章，公章管理专员应将审批表原件留存备查，此时财务部的证照保管人应留存一份审批表复印件以作为使用登记备案的凭证。2. 复印件如对外使用必须在复印件上注明“仅用于XX事项”，并加盖单位公章。未加盖单位公章的复印件，对外一律不具有效力，单位不承担任何责任。（三） 机要证照不准留存多份备用。非机要证照，如使用部15、门办理业务频繁，需申请多份复印件以备使用的，应经所在单位负责人审批后方可复印多份，但每个证照一次申请复印最多不得超过15份。（四） 如因使用事项发生变化而不再需要使用复印件的，使用部门应及时将剩余或多余的有效复印件退还财务部。退回的有效复印件经财务部负责人审批同意后方可进行作废处理。（五） 如使用部门需更换复印件，应将原已申请未使用的有效复印件退回财务部，并按照审批流程重新办理申请。（六） 证照保管人应根据复印使用情况做好登记备案（见附件8各类证照使用情况登记表），注明用途、使用日期、使用部门、复印数量、退还情况等信息。同时，申请部门的经办人应签字确认。第五章 检查与违规处理第二十条 单位负责16、人或董事长有权委托相关部门对各单位各类证照的管理和使用情况开展定期或不定期检查，一旦发现违规问题，将视情节严重程度对相关责任人给予处罚。第二十一条 证照管理部门不得有下列行为，否则将视情节严重程度，按照各单位员工奖惩制度追究相关人员责任。（一） 因失职未及时办理年检或重新验证造成原件过期的；（二） 因过失造成证照原件丢失、毁损、被盗的；（三） 未经任何审批程序，擅自对外提供证照原件或复印件的；（四） 未经任何审批程序，擅自注销或销毁证照原件的；（五） 涂改、伪造证照的；（六） 其他给单位造成损失或恶劣影响的行为。第二十二条 证照使用部门不得有下列行为，否则将视情节严重程度按各单位员工奖惩制度作17、出相应处罚。（一） 将证照原件或复印件用于非批准用途的；（二） 对原件或复印件进行私自复印、摘抄、涂改、污损、划线等行为；（三） 员工在查询、借阅、带出等过程中，故意泄露单位机密，给单位造成直接或间接损失的；（四） 其他给单位造成损失或恶劣影响的行为。第六章 附则第二十三条 本制度由控股财务中心负责解释、修订。第二十四条 本制度自控股集团董事长批准之日起执行。附件1：证照日常管理责任部门附件2：证照管理审批流程附件3：证照申办、变更、注销审批表附件4：证照管理台帐附件5：证照原件查询审批表附件6：证照带出审批表附件7：证照复印件领用审批表附件8：证照使用情况登记表*汽车控股集团财务中心二0xx年六月十一日