1、公司借款、费用报销及付款管理制度 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、借款制度员工因公需预借差旅费、备用金，必须填制公司规定使用的一式两联借款申请单。第一联留底、第二联财务作帐。1、借款流程交会计审核制成录入电脑凭证后出纳付款财务负责人签字常务副总经理或总经理签字批准主管副总经理签字批准部门经理签字确认借款人填制好出差报告和借款单并签字2、借款流程审核内容（1）、部门经理签字：审核借款单填写内容的真实性和必要性并对其负责，审查借款金额。（2）、主管副总经理签字：对借款事务进行评估，并审核部门经理签字的合理性，批准借2、款金额。（3）、财务负责人签字：审核借款程序的准确性，手续是否齐备。（4）、会计处理：审查该笔借款是否符合“前款不清、后款不借”在原则。根据经过以上流程审批的借款单，由会计将其录入电脑后制成支付凭证交出纳付款。（5）、出纳付款：根据会计处理凭证支付借款。二、费用报销程序及时间1、费用报销流程员工冲销预借差旅费、备用金，报销其它因公司业务发生的日常费用，必须取得能完整反映该费用发生情况、真实、合法的原始凭证（发票）为依据，在报销前需妥善保管，如有遗失，自行负责，不得以其它票据代替。并按公司要求填制公司规定使用的费用报销单。并经过以下流程办理审核事项后方可冲销借款、报销费用。根据发票填写费用报销凭3、证部门经理审查签字财务审核是否符合公司规定主管副总经理签字批准常务副总经理或总经理签字批准财务负责人签字会计录入电脑凭证出纳付款 2、费用报销审核内容（1）、部门经理签字：审核费用的真实性，并对该费用的归属进行区分，对该费用的考核负责。（2）、财务部审核：审核报销费用票据的真实性，合法性。是否符合公司管理制度规定，审核报销金额是否填写正确。（3）、主管副总经理签字：由分管各部门的副总经理进行审批确认，对于金额在10万元以上的费用，必须报总经理签字确认。（4）、财务总监签字：审核费用报销程序的正确性，为总经理把关。（5）、财务部报销：在审核费用报销单已符合公司费用报销制度的规定后，录入电脑，制成4、付款凭证支付费用或冲销借款。三、付款制度1、付款流程员工办理支付预付材料款、支付购货款，支付运输费等其它费用、支付财务已挂帐而尚未支付的费用。按公司要求填制公司规定使用的付款申请单。并按以下流程办理审核事项后，交财务部，由财务部办理付款事宜。（签定采购合同、运输合同需提前到财务部备案，方可支付货款、及运费）按规定填写付款申请单会计录入电脑凭证出纳付款部门经理审查签字认可财务负责人签字常务副总经理或总经理签字批准财务审核是否符合公司规定主管副总经理签字批准支付预付款、材料款、购货款，以及支付超过金额为10万元以上的费用，由总经理签字批准2、付款审查内容（1）、部门经理签字：审核付款及支付费用的真5、实性，并对该费用的真实性，对该笔付款和费用支付负责。（2）、财务部审核：审核该笔付款是否符合公司管理制度规定，查、对帐，审核付款金额是否正确。（3）、主管副总经理签字：由分管各部门的副总经理进行审批确认支付。 （4）、财务总监签字：审核费用报销程序的正确性，根据公司资金情况确定是否支付。（5）对于支付金额在10万元以上的款项和费用，必须报总经理签字确认。（需由总经理决定（6）、财务部付款：在审核费用报销单已符合以上公司规定流程后，录入电脑，制成付款凭证后付款。借款、费用报销、付款的其它要求一、 公司员工因公出差借款的限额为出差报告中列明的出差地点的往返路费及必要的业务费用。如发生出差行程变化及6、业务费用超支，借款不够的情况，经请示各部门领导后，由各部门助理到财务部代为办理再借手续，并在返回办公所在地后及时报销。不得在借款中预借与以上内容不相关的费用，严厉禁止在出差借款中预借出差补贴。二、 出差人员应在出差返回公司后5日内到财务办理借款冲销和费用报销手续（鉴于公司出差人员出差时间较为急中，出差人员宜尽早提前办理，以免耽误出差行程），未办理借款冲销手续，财务不再支付二次借款。如果各部门负责人出差不在北京没有签字无法报销冲销借款的员工，因公需再次出差，可以在没冲销上次借款的情况下，向财务部再借一次。如果二次借款都未能冲销，财务部将不再办理其借款。三、 借款办理公司事务人员，要尽快向对方索取7、付款发票并及时将有关发票按规定流程办理费用报销后到财务办理借款了结手续，如发票丢失、本人承担全部责任。四、 凡公司人员购买的赠予客户的礼品，尽量开具“办公用品”发票，一律不得开具写明“礼品”字样或具体的物品如“手表”、“照相器材”“服装”等字样的发票，否则不予报销。不允许在发票上擅自书写与发票无关的信息。五、 公司员工因上、下班发生的出租车费不予报销，公司员工出差时因乘坐飞机、火车发生的出租车费，以及在出差地发生的出租车费按公司差旅费管理制度的规定办理。六、 公司员工报销办公所在地地区出租车费，只允许报销办理公司事务发生的费用。未经许可，报销办理私人事务的出租车费用将处以报销金额3倍的罚款。并8、报公司有关领导知晓。七、 公司员工在办公所在地地区报销办理公司事务的出租车费用，必须在出租车票上注明起始地和到达地以及会见的客户和办理的事务。并在费用报销凭证上经相关的部门负责人签字认可（各部门负责人发生的费用由分管部门的副总经理签字认可），如不按要求规定办理以上事项，财务部门有权不予审核。屡次发生没有办理规定事项的情况，将会被视同报销私人费用处理。（原则上公司员工外出办理业务以乘坐公共交通工具为主，特殊情况下，需请示部门经理，经同意方可乘坐出租车）八、 销售员工经部门经理批准同意后，可以在外地办理一部手机，手机号码必须报公司行政办公室备案（未在行政办公室备案，不予报销）。手机的费用报销标准仍9、按公司规定报销金额范围内予以报销，超过核定标准由本人自行承担。九、 各部门人员的费用报销必须经得各部门经理签字审核批准，部门经理对各自管辖员工报销的费用负责，如出现费用超支和报销不合理费用，报销违反公司管理制度的情况，公司将要追究直接责任人和部门负责人的责任。十、 员工因业务拓展需要支付公关费，必须在知晓的第一时间报告相关领导和总经理，并在合同执行完成（收回合同全款）后，填制公关费事前申报单和借款单办理付款事宜。没有事前申报一律不得支付公关费。十一、 为支付公关费填写的借款单，（填写借款单另定名称），不得填写其它内容。十二、 对于合同未完成，但确需支付公关费，在总经理同意后，以个人借款的名义在10、公司财务借款支付。待收回合同全款后，再填制工程费申请单冲销个人借款。公司财务有权随时从个人的工资和其它收入中扣出此借支工程费。十三、 公司向供应商购货，必须签订购货合同，对长期合作的供应商应纳入公司采购的招、投标管理，按招、投标条件签订合作协议。十四、 在向供应商支付货款时，经办人员应填写付款申请单，并在付款申请单上注明合同号、所购的材料名称、规格以及合同签订的付款方式和发票送达公司的时间交财务部审核。经审核后按公司付款流程支付应付款项。十五、 合同签订的付款方式，应签有“货随票到”或“货到票到后付款”字样。十六、 对于同意以银行承兑、商业汇票方式结算的供应商优先支付其货款。十七、 报销发票要11、求、填写项目齐全、内容真实、字迹清楚，全部联次一次复写、打印、内容完全一致，并在发票联和抵扣联加盖单位财务印章或者发票专用章。、开具办公用品发票，在单笔金额为元以下的，需提供购货清单。、所有报销凭据必须是国家统一印制（或监制）发票，其他临时性收据，一律禁止报销入账。发票抬头必须与公司名称一致，报销时发票及报销凭证须注明用途，否则不予报销。、所有发票需真实有效，一旦发现有虚假发票，报销人负全责。（新增）十八、 若报销票据遗失，须写出书面报告，且有1人以上同行或有关人员签字证明，经部门经理签署意见，报常务副总经理审批后，按票价的50%报销，同时需另找票据抵顶该项费用报销凭据。（删除）十九、 固定资12、产采购需符合固定资产管理制度。二十、 手机补贴、交通补贴等补贴费用报销额度由公司人力资源拟定文件由总经理签字后交财务部作为报销标准，财务部将严格按照文件规定执行审核。如需调整，人力资源提供由总经理签字后的报销额度调整文件到财务做备案，方可执行新的报销标准。（新增）二十一、 不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回并要求报销人重新整理。外地办事处报销规定（1）外地办事处严格执行费用预申报制度。在月底将下月的费用预算及本月费用详情单详细列表上报财务，并及时寄出当月的费用报销凭证，随同单据需附费用汇总表。会计审核，总经理签字批准后，将费用预算拨付办事处。（2）购买固定资产应上报固定资产申请，注明13、购买的需求、购买物品名称、数量、金额、使用人，待常务副总经理批准后方可购买，对于未经申请的财务将不予报销。购买后应填写固定资产卡片，定期检查实物与账目并认真核对，对正常损坏要进行维护，对人为损坏要追究原因，报财务处理。（3）各地办事处必须把房屋租赁合同传真给公司财务部备案，由办事处借支房屋租金时，需按月或按季单独提出费用申请（不能与日常费用混合申请）。财务部将根据合同复印件和每次的费用申请表做审查登记工作。（4）办事处办公费用等综合费用需附明细清单。办事处公共费用需注明。（）报销单据中凡有业务招待费及礼品费、出租车费的均需附明细说明，明细表应填写合计的大小写金额。各明细表均需主管签字确认。财务部将每个人的费用情况单独核算，与个人的奖励、提成紧密挂钩。部门负责人、公司财务人员要严格把关，按照本制度的规定审核各项应付的款项和费用，并对自己的签字负责。如有在后一个流程中审核中发现有不符合公司规定且情况属实，公司除追究直接责任人外，也将对有关的审核人员进行处罚。备注：报销发票必须在发票日期当年内报销，不得超过每年月日。本制度财务部负责解释