1、公司借款和费用报销制度管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章借款 一、借款申请 借款是指因公司业务需要的临时借款,包括杂项费用、差旅费用及各种临时性周转需要。公司员工根据工作需要,向财务人事部申请,借款时须按要求填列借款单各栏,并按审批权限批准后,向财务人事部领取。 二、预付款申请 预付款是指在采购物品、设备和服务交付前,需要预先支付的款项(如预付服务外包费、合同预付款等)。支付此款项时,需由经办人将收款方的付款单通知财务,并向财务人员出具经批准的采购单或采购合同复印件,完备审批手续后,方可付款。 三、备用2、金 对于经常出差或日常业务频繁,需要一定量现金周转的员工,可填写借款单申请备用金。备用金额度须由部门经理及总经理批准,并于每财年结束前归还(公司的财年与日历年相同),逾期不还的一次或分次从工资中扣除。公司对已申请备用金的员工,将不再另行支付其预付差旅费(机票、车票款除外) 四、还款期限 1、出差借款的还款期限 出差费用报销应在出差结束后一个月内报销,否则所有暂借款将从出差员工次月税后工资中扣除。 2、其它借款的还款期限 经办人借款时须写明还款期限,并应在到期一个月内凭有效原始票据报销各项暂借及预付款项。过期不结账者,财务人事部有权从经办人次月税后工资中扣除。 所有借款,必须在前账结清之后方可再3、借付。确因业务需要而来不及结清前账,必须向财务人事部讲明原因,同时须经部门经理和总经理同意,方可再借款。 第二章日常费用报销 以下所列可报销的费用,都必须是为了公司的利益支出的费用,是受公司委派、办理公务,公司未允许的花费,一律不准申请报销。 一、无项目费用 1、办公用品、劳保用品:金额超过10000元要附明细清单。 2、交通费:含本市出租车费、公交车费、过路费、停车费、汽油费、保养费。 3、招待费:要在发票背面注明参加人。 4、会议费:报销时要附会议通知和会议议程。 5、培训费:仅指公司及各公司批准参加并准予报销费用的培训。 6、维修费:要列示维修项目。 7、运杂费:要提供运送物品清单。 84、租赁费:要提供租赁物品清单。 9、其他费用:指与公司及各公司业务有关的未列明的费用。 二、项目费用 项目费用报销:凡是为某个已立项的项目工作而产生的费用,包括采购设备费、配件费、差旅费、本市交通费、快递费、运保费、业务招待费等,应在报销时注明项目名称和项目号,以利于成本归集和项目核算。如果同时为几个项目工作,应由几个项目分担费用。凡报销人不填写项目号和项目名称的报销单据,财务人员则将其记入非项目费用。 第三章、差旅费报销 一、出差定义:出差是指经公司领导批准或委派离开本市进行的各项公务活动。 二、交通工具的选择:出差人员应尽量按经济和效率平衡的原则选择出差乘坐的交通工具,如 汽车、火车、飞机5、等。如果时间允许,应尽量选乘高铁或打折机票的飞机前往,以节省出差费用。如乘坐飞机,出票后尽可能不改变行程计划,以免产生改签费用。 三、出差参展:参加展示会的运杂费、门票等准予单独凭票报销;对于到外地参加会议、展 览、及其他活动的人员食宿及其他费用由对方负担的,不得在公司报销费用。 四、出差期间的交际应酬费,部门经理以下人员出差期间的交际应酬费,须事先请示部门经 理特批。部门经理的交际应酬,应请示总经理批准。 五、陪同考察:凡受公司指派陪同宾客前往外地参观者考察,其各项开支可不受上述规定限 制,但需要总经理特批。陪同宾客出差的人员,如果在食住行方面已享受公费者,不得回公司报销费用。 六、受邀考察6、:凡受外公司和个人邀请赴外地考察参观或业务跟单的人员,其食宿费已由对 方负担的,公司均不再予以报销。 七、外公司人员:为公司临时办事,其费用支出经总经理批准可实报实销。 八、顺路探家:趁出差或调动工作之便,回家探亲或办个人私事的,其相关费用均由个人自 理。其绕道和在家期间一律不予报销住宿费和市内交通费。 九、出差控制:各部门人员出差,原则上要定任务、定时间、定地点、定人数。实际出差天 数超过原计划天数的费用,需经项目经理、部门经理和总经理批准,否则,财务不予报销。 十、及时报销:员工出差到外地,可预借一定金额的差旅费。出差结束后需在一个月内填写 差旅费报销单并一次性申请报销,逾期一个月不报销者7、,财务可酌情从本人工资中扣除所借款项。特殊情况另行处理。 十一、注意事项 1、报销差旅费时,应提供出差期间相应的票据(如住宿费、市内交通费、餐费等),以 便财务部门进行账务处理。如无法提供相应票据,则不予报销。 2、如无特殊情况,所有人员乘机一律选择经济舱。乘坐飞机出差报销时应当提供登机 牌存根(无论是否是单独支付机票费)。违反规定擅自乘坐飞机的,超支的费用由个 人自理。 3、往返机场、车站的市内交通费准予凭车票报销;人少又没有重物的情况下,应尽量乘 坐公共交通往返机场。 4、凡购买打折机票的(票面有不得签转更改字样的),在报销时必须按打折后的实际价 格填写,如有弄虚作假,一经发现后将加倍扣还8、。 5、出差期间,个人或只有公司及各公司内部人员日常就餐的费用单据,不得报销;业务 招待餐费在报销时,要在发票背面列明作陪内部人员。 第四章有效报销凭证(原始凭证) 一、对发票的要求 根据中华人民共和国财政部颁布的?中华人民共和国发票管理办法?,全国统一发票联上方有椭圆形税务局章,标有“全国统一发票监制章”字样,发票上盖有收款公司发票专用章。国外出差收据是视同发票可报销,汇率按报销当日计算。 1、发票必须是计算机打印或复写的(定额发票除外)。 2、对于行政、事业性公司开具的收据,必须有财政部(局)票据监制章。 二、发票、收据的内容及审查责任 1、发票内容须完整填列,并加盖发票专用章,发票付款公9、司为公司全称。凡付款公司为个人 以及空白、公司名称不正确的,不予报销。 2、发票审查:经办人有责任在收到发票时审查发票是否合格。费用报销发票的内容应包括日 期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票公司的发票专用章。经办人必须要求开票公司如实填写发票所有内容,大小写金额不符、假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销;过期作废的发票不予报销。 3、发票报销有效期:发票应及时报销。跨年度的发票须在次年的2月28日前结清,逾期财 务人事部将不再受理。 4、票证丢失:飞机票或住宿发票丢失时,可凭飞机票或住宿发票存根拷贝件加盖出票公司 财务专用章,并由本部门经理和总经理签字方可报销,其余票证丢失一10、律不予报销。 第五章其它规定 一、报销流程 经办人填报财务出纳审核部门经理审批财务主管审批总经理审批财务部门结算。 报销如无借款或报销金额大于借款金额,应由出纳人员付款时,财务人事部将进行审核,支付应付金额。 报销金额小于借款金额应由报销人退款时,报销人应由本人到财务人事部办理退款手续。如果报销人未能及时退款导致借款过期时,财务人事部将在月末通知人事部在该员工次月工资中抵扣该退款。 二、报销申请单:报销费用时必须填写报销凭证,所有单据要分类(如差旅费、招待费、 办公费用)、分次、分页粘贴填制;差旅费必须分次、按出差地点分开填列,并计算好出差天数,住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。报销人须11、将报销单后所附单据的张数,写在支出凭单的右下方。 三、报销凭证粘贴要求:报销人员须将报销单后所附的所有有效报销凭证(发票)分类用胶水 (禁用胶棒)贴在与报销凭证相同大小的纸上。要求将同类发票贴在一起,粘贴单据的左侧、金额部分留在右侧、自右向左错开粘贴,最右侧留出书写边距,将每排的单据数量和小计金额标注在纸右侧边上,以便财务核对。粘贴要求整齐、美观,单据不得竖向粘贴,不得超过纸面范围,左侧留装订边距。 对于粘贴不合格者,财务审核人员有权要求其重贴,损失的发票责任人自负。 四、报销时限:所有需报销的各种原始单据,必须在单据日期的两个月内报销。一般情况 下,超过两个月的费用单据不予报销(特殊原因除外),请保管好个人经手的费用单据,及时申报。 五、费用报销时间:一般情况下,财务部门每星期发放一次报销款。 六、财务审查权:财务人员有权对一切报销凭证和所发生经济业务的合理性、合法性、真实 性进行审核,若违反本制度一律不予报销。 七、未尽事宜,由总经理授权财务人事部门另行规定。 本制度经公司办公会讨论通过后执行。