1、建材公司费用报销管理制度（借款、审批等）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总则 第一条：为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条：本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为行车费、市内（郊县）差旅费、住宿费、客情费等。第三条：本制度适用于所有关联子公司及各部门。 第二章 费用报销制度及流程 第一条：原始凭证有效性的规定1、 报销人应取得真实合法的原始凭证（1）、有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。（2）、财政机关批2、准并统一监制的行政事业性收据；（3）、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；2、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，鉴于在出差中也不太方便随时核对发票的信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象。3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销（但须提供相应金额的正规票据给予财务，报销时必须同时附上原始单据）；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销；第二条：费用报销单填写及票据粘贴要求： 1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改； 2、业务员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，3、各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按增值税票大小折叠好）； 3、各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致； 4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴； 5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列； 6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额； 7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； 8、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发4、票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单； 10、报销单填列要求（详见附件一）； 第三条： 在一个预算期内(一个月)，业务员各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算部分不予报销。 第四条：费用报销基本流程：第五条：报销时间的具体规定1、为了提高费用报销工作效率，各部门应在每周二17:00前将费用报销单递交至财务部走流程,每周五下午财务部完成审核并付款，逾期不予受理。2、 超过两个月以上（含两个月）的费用将不予报销，视自动放弃。第六条：差旅费报销 1、公司业务人员因公外出所发生的行车费、市内（郊县）差旅费、通讯费、住宿费、客情费等按规定标准在限额内实行实报实销，超出标准部分自行承担。2、5、出差补贴及标准1）出差地点区域划分：A. 一类区：北京/上海/广州/深圳等一线城市。B. 二类区：直辖市/省会/沿海开放城市/经济特区。C. 三类区：地级市。D. 四类区：县级城市。2）出差住宿费报销标准：（元/房/天）等级标准住宿标准（元/房/天）一类区二类区三类区四类区主管领导级500400300200副总（总监）级400300200180部门（副）经理级350280180150员工级3002501501203）出差补贴（含伙食费、通讯费等）；（元/人/天）等级标准出差补贴（元/人/天）一类区二类区三类区四类区部门（副）经理级60504030主管级及其以下员工403530202.1、住宿费6、报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出标准部分自行承担。 2.2、出差期间招待客户需要事先经主管领导同意方可报销招待费，回来后补办申请手续。 2.3、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 2.4、不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。 2.5、部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经主管领导批准后方可乘坐飞机。 2.6、到达目的地后，除主管领导外其他员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车或地铁线。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。 2.7、住7、宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准2.8、出差人员报销差旅费时，需附出差清单（注明出差日期、事由、地点、到达时间、报销金额），同时注明有无住宿费，贴上住宿票费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。2.9、报销差旅费必须在回公司3个工作日内发起报销流程手续，缴还预支差旅费，否则作为挪用公款处理。第七条：业务招待费管理1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。2、各部门因公招待必须事先申请主管领导批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，原则上不允许先斩后奏8、。参与招待活动的人员中（主管领导除外），以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。3、招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。4、其它非公招待客人一律个人承担 。第八条：交通费 1、市内办理业务的人员原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况下需要乘坐出租车的，必须事先取得部门经理的批准（否则自行承担）,报销凭证上需附上报销清单注明时间、路程起始点、外出工作内容（详见附表一）。 2、业务员自驾车因公外出办事，不得超过公司核定补贴标准，超支部分自行承担（停车费不再另行报销）；第九条：培训费 1.培训费用由行政部统一进行9、预算、管理、安排。 2.费用发生前使用部门应向人事行政部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人事行政部门审核主管领导审批后送一份至财务部门。 3.费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。 第十条：仓库、办公室租赁费、水电费等固定费用，由行政部根据真实合法单据申请报销。第十一条：未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由经营管理部上报主管领导酌情处理。 第三章 借款标准及流程 第一条：借款标准 1、员工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超过其1个月工资总额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带10、还款责任）；2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。 3、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部领取现金；若原有借据未办理报销手续或未还清欠款的则不得再借。4、 员工完结事务后，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。 5、单笔借支或报销金额超过5000元的，需要提前一天通知出纳备款。 第二条：借款流程第四章 费用审批管理第一条：费用审批管理1、公司所有货币资金收付审批权限属公司董事长。 2、主管领导外出时可以指定授权人（或电话授权11、），经公司财务负责人审核后予以支付，对不符合公司财务制度的单据，有权拒绝支付，主管领导回来后要立即补办审批手续。 3、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。 4、货币资金支付的批准方式为书面形式。 5、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。 6、报销人徇私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，12、除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额15倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。 7、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%-50%的罚款。 8、因审核过失造成借款人未在规定期间内报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额30%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。 9、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核并经主管13、领导审批后交与出纳付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。 10、出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司主管领导、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。 第五章 附则第一条：本制度从宣布之日起生效，解释及修改权属公司财务中心。 第二条：各部门可根据自身实际情况在公司制度的框架内，制定本部门费用报销制度，但需报送主管领导审批备案后方能生效。 附表一示例如下：附件一费用报销单填写要求? 费用报销单以及付款通知单,为了不耽误付款以及报销的进程，请各位同事遵照书写以及粘贴格式的要求。? 单据填写完整以后，统一交到出纳手上。? 费用报销单摘要的填写，根据发票的内容填写，（例如：发票是顺丰就写快递费，发票是食品、餐饮就写招待费)；? 在只有收据的情况下，用其它发票代替的，请根据发票实际情况填写，抵扣什么项目就在摘要后面用铅笔备注，并附上收据，购物清单等；? 发票上注明有购物清单的（例如：京东），请将清单附上，购买办公用品也要将清单附上,寄快递要附上快递单。? 除小张票据要粘贴外，大张的票据，如增值税普通发票、专用发票、报销说明以及收据等，用回形针按照顺序夹住，不要粘贴。? 所有交通票要报销（打的，叫专车等），要附上外出办事清单。费用报销单格式：