1、公司费用报销、借款标准管理制度及流程编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章总则第一条：为加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。第二条：根据公司实际情况，将费用报销分为交通费、出差差旅费、培训费、业务招待费、办公费、福利费、其他费用等。第三条：本制度适用公司各部门。第二章费用报销制度及流程第一条：原始凭证有效性的规定1、报销人应取得真实合法的原始凭证、印章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；、邮政、银行、铁路系统的2、各类带印戳的收据、支出证明单；2、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，避免假票。3、发票抬头：购货方名称（需提供给开票者公司全称，不得是简称或有错别字），如果是增值税专用发票，需提供给开票者公司的完整开票信息。4、发票版面：不允许有任何涂改的痕迹，包括（金额、购货方名称以及其他项目），即使对方手工涂改后再加盖发票专用章也无效。5、当报销人获得增值税专用发票时，注意查看专用发票抵扣联是否加盖了开票单位的发票专用章，当场核对下发票章上的名称以及税号是否与专用发票上的销货方信息一致，避免取得不符合规定的专用发票。同时，注意专用发票抵扣联不能3、折叠，不能有痕迹，避免以后在税务局认证时通不过，造成不必要的损失。6、当带回发票联以及专用发票联时，及时将专用发票联提供给财务，将发票进行粘贴报销即可。第二条：费用报销单填写及票据粘贴要求：1、报销单据填写应整洁美观，不得随意涂改；2、报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）；3、各票据应均匀贴在粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；4、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；5、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；6、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写，特殊备注4、用铅笔填写，便于审核后擦掉；7、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额一致；报销单据不得涂改，票据金额小于报销金额的不予报销。第三条：费用报销流程1、 金额5000以上：经办人填写报销单（申请企业微信）部门负责人审批财务负责人审核总经理审批出纳审核付款经办人领款。2、 金额5000以下：经办人填写报销单（申请企业微信）部门负责人审批财务负责人审核部门副总经理审批出纳审核付款经办人领款。若未按照流程签字报销，财务有权拒绝代签、审核、报销。第四条：报销时间的规定1、单笔报销总额超过3000元，需要提前一天通知财务备款。2、原则上在完成审批流程后财务方予报销，为了提高工作效率，在领导不在情况下允许电话5、及其他方式请示报销后补签。第五条：出差差旅费报销详见公司制度执行第六条：办公管理费用1、 办公费发票：包括办公用品、低值易耗品、印刷费、图纸（文件）打印、复印、装订等发票。由行政人事部统一负责经办和管理，做好采购入库工作。2、 各部门所需办公用品，统一到行政人事部领用，并做好领用登记。3、 办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。4、 个人领用的办公用品、工具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。5、 公司办公费用报销须按公司费用报销审批程序执行。第七条：业务招待费用1、 招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。招待费发6、票统一索取普票，发票内容不得出现“礼品、礼物”等字样。2、 各部门因公招待须事先申请主管领导批准，原则上不允许先斩后奏。第八条：交通费用1、 交通费发票：包括出租车、大巴车、火车、轮船。2、 市内办理业务人员原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况下需要乘坐出租车的，必须事先取得部门经理的批准，报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。第九条：车辆使用费用1、 车辆使用费发票：停车费、过路费、油费、洗车费、车辆维修费。2、 因公外出或者出差时可以使用公司车辆，办理私事不得使用公司车辆，特殊情况经总经理批复后酌情考虑。3、 因公自驾车外出办事，严格遵守交通法规，交通罚款自行承担。车辆使用费的报销时7、限不得超过一个月。第十条：培训费1、费用使用部门应按照计划在申请范围内使用费用。第十一条：福利费1、 详见公司制度执行。2、 可用企业微信申请（经办人（申请企业微信）部门负责人审批行政部负责人审批财务负责人审核部门副总经理审批出纳审核付款经办人领款）。第十二条：水电气费、物业管理费、社保等固定费用，由经办人员根据真实合法单据申请报销。第十三条：单据类型1、经营费用、员工借款填写借支单，无需附件。2、差旅费报销，填写差旅费报销单，后附住宿费、过路费发票等3、除上述1、2条外，其他业务报销，均需使用费用报销单，后附发票。4、若业务发生后，需用其他票据代替，填写费用报销单，报销单内容与代替发票内容一8、致，但需用铅笔标注真实业务，并且将收据附在后面。若无发票，将收据附在费用报销单上即可。未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由经办部门上报副总经理酌情处理。第三章借款标准及流程第一条：借款标准1、员工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超过其1个月工资总额。2、试用期员工原则上不允许借款。3、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经批准后到财务部领取现金；在原有借款未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。4、员工完结事务后，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在当月发放工资时扣回。员工报账还当月借款时，需收回当月借款单并销毁，还跨月借款时9、要求财务出具还款收据，以免重复入账5、单笔借支或报销金额超过5000元的，需提前一天通知财务备款。第四章费用审批管理1、公司所有资金收付审批权限属公司总经理。2、审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。3、货币资金支付的批准方式为书面形式。4、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人对由此引起的不良后果负连带责任。5、报销人徇私舞弊、弄虚作假的，对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，除退回违规报销金额外，并按相应制度处理。6、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，对审核人及审批人予以追责7、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据的填写、粘贴是否规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核，经逐级审批后交与出纳付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。8、出纳收到报销单后应检查部门负责人、各级审批人员签名等是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对不符合审批手续的报销单有权拒绝报销或付款。