1、物业公司财务报销及物品采购管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: (一) 财务报销管理制度： 1、借款及报销的审批权限 ： 1.1 物业员工因公出差借款或报销，由各部门经理审签后，报物业财务部门审核，并送总经理批准，方能借款或报销。1.2 员工出差应填写出差“申请单”，并按规定程序报批后，到财务部门预借差旅费。 1.3 员工出差返回后，填写“差旅费”报销单，按规定的时间及审批手续到财务部门报销。 2、员工差旅费报销标准： 2.1 员工出差分 “长途”和 “短途”两种，即当天能往返的为 “短途”，出差时间在一天以上的2、为 “长途”。 2.2 出差住宿费报销标准：（元/人/天） 职务 标准 一般人员80 部门经理级 120 公司副总经理级 180 2.3出差补助标准： 2.3.1 员工短途出差视同出勤，不再享受出差补贴。由于特殊原因造成误餐，经总经理批准后，最高享受18元/天的补贴。 2.3.2 长途出差补助标准：（元/人/天） 职务 标准 一般人员35 部门经理级 55 公司副总经理级 75 2.4 员工出差交通报销标准： 交通工具：物业总经理可根据聘任协议乘坐飞机、软卧；部门经理级及以下：乘坐火车硬卧、快客。外聘经理上任可乘坐协议规定的交通工具。 员工长途出差交通费，经理级（含）以上人员的陆路交通费可实报3、实销；经理级以下人员原则上不得乘坐出租车，如有特殊情况需乘坐出租车时，需经总经理批准后，方可报销。 2.4.3 员工在本市内办事，无特殊情况，不得报销出租车票。 3、员工差旅费报销规定： 3.1 住宿费，交通费按规定标准执行，超标自付（如有特殊情况需总经理批准方可报销），节约归已。 3.2 膳食补助费按规定标准领取，不得报销与此相关的费用。 3.3 通讯费以邮局凭证报销。 3.4 交际费用由领导核定并填写客餐报销单，经总经理批准方可报销。 3.5 短途出差不享受住宿补助。 3.6 出差人员无住宿费用时，则可按住宿标准的50%领住宿补助。 3.7 员工出差返回后于5个工作日内报销，未按规定时间报4、销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。 3.8 超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规则的票据，财务部门不予报销。 3.9 财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地物业直接查询，如有虚假行为物业将按情节轻重处罚。 4、员工探亲路费的规定： 除有协议规定的外，员工探亲费不予报销。5、本制度由物业财务部制定并负责解释。（二）费用报销财务审核程序：1、财务部门要加强对备用金和预付款项的管理和监督，并按以下程序办理。1.1 物业员工因公借款，必须办理借款申请单。会计根据内容填写齐全，完整的借款申请单，编制会计凭证，会计、出纳、收款人必须在付款凭证上签字。 1.2.1 物5、业预付款项，必须根据合同或协议办理付款申请单，经财务审核并报总经理审签后办理付款；付款手续不齐备的，会计不得编制付款凭证，也不得付款。 对董事会通知付合同、协议的预付款，不受前款约束。1.3 备用金和预付款的使用，必须依照下列规定： 1.3.1 具有规定的用途，期限及限额； 1.3.2 在规定的期限内凭费用支出单据或验收单到财务部门报销；用现金或支票进行零星采购的七天内报销；通过银行汇款进行预付款的二十天内报销。 1.3.3 以上各项支出，原则上前款不清，后款不借。 对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务不予报销。1.3.5 对无正当理由超过规定期限，未能报销而又没归还的备用金，若超期时间6、在三个月内的收取资金占用费日息的万分之二；三个月以上一年之内的收取资金占用费日息万分之三。在次月工资中扣回本息。 2、原始凭证的审核 ： 各项报销的原始凭证，经各部门经理审签后，报财务审查其合法性并送物业总经理批准。超过权限的要经过公司总经理批准。 原始凭证应具备的内容： 2.1 凭证名称； 2.2 填制凭证的日期； 2.3 填制凭证单位的名称或填制人的姓名； 2.4 经办人的签名或盖单； 2.5 接受凭证的单位名称； 2.6 经济业务的内容； 2.7 数量、单价和金额； 2.8 各种发票、收据必须符合中华人民共和国发票管理办法和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从7、个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖单； 3、对原始凭证的技术性要求： 3.1 凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。 3.2 购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需入库的物资，必须填写出入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资，除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员进行验收，并在凭证上签章。 3.3 支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。 3.4 职工因公出差借款的借据，必须附在记账凭证上。收回款项时应另开收据，不得退还原借款借据。 3.5 预付性8、汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。 3.6 属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一次章（字）。 3.7 自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如计提折旧、职工福利基金等，要列名称、计提基数、提取率、提取额等。 分配工资及费用时，要列分配标准、分配率、分配额。 3.8 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。 4、记账凭证的内容及填制要求： 4.1 凭证日期：一般应按实际受理经济业务的日期填列。 4.2 凭证编号：应按月编制自然数9、列顺序。 4.3 凭证摘要：应简明扼要，真实反映经济业务的内容，不得含混不清，过于简略。 4.4 会计科目：应按有关规定设置。 4.5 凭证金额：必须与原始凭证相符。 4.6 所附原始凭证张数，要与原始凭证相符。 4.7 有关人员的签名或盖章：出纳、会计、交款人必须在相关会计凭证上签名或盖章。 4.8 会计人员填制记账凭证时，必须附有内容完备的原始凭证。 5、本制度所指的由总经理批准的事项，如因总经理出差期间，均由副总经理审批。 6、本制度由物业财务部制定并负责解释。 （三）物业物品采购管理制度： 为了加强物品采购的管理，防止库存积压、造成滞销、超期变质等损失，结合物业的实际情况，特制定本制度10、。 1、采购人员须认真学习合同法及有关法律和物业规定，不得因合同条款订立不当而给物业带来损失。合同在签订前须由经办人填写合同签订申请书，报物业总经理批准，方可签署。 2、采销合同由专人统一编写、登记、编制、发送和保存。所有合同必须保留正本两份，一份交财务部做付款凭证，另一份交由相关部门合同管理人员留档备查。 3、物品的采购： 3.1物品的采购，按每月使用计划及合理库存的需要，经营业部门经理审核后报总经理批准，不得因提前或拖延采购而影响营业，也应避免因超计划采购带来积压或损失。 3.2采购人员采购物品时，应根据请购单的数量、规格、质量要求、用途，审核同意后报总经理审批，方可采购。管理用物品的采购11、,如固定资产、仪器、工具、办公用品等,各部门应填写请购单，经所购物品的部门经理审核后，报总经理批准后统一购买。 3.3办理购物付款时，应附付款申请单、购销合同、请购单，已经总经理审批的付款计划或购货合同执行情况表，报财务部审核后，方可付款。 3.4财务部门在办理付款时应核实付款手续是否齐全，否则财务有权拒付，并要求补齐相关手续。 3.5采购人员报销时，应办理入库单，入库单内容必须填写清楚齐全，如需要质检的物品，应附质检部门的审签手续。根据财务要求，发票应在开出一个月内报销，逾期未报销给公司造成损失的，由采购经办人承担，该部门经理负同等责任。 3.6采购、库管人员按季度对库房存货情况进行分析，对12、库存物品的积压、变质、沉淀要列表清查、处理，对造成不必要的损失负直接责任。 4、成本部每月2日前将截止到上月末的库存物品（包括各分库）盘点情况汇总表报财务部，并对库存物品现状如短缺、毁损等列示清楚，及时处理，减少不必要的损失。如是人为因素给物业造成损失，当事人要承担责任。5、采购人员不得营私舞弊，吃回扣贪污，假公济私，如发现有上述行为，将严厉追究当事人经济或刑事责任。 6、本制度由财务部制定并负责解释。 (四)固定资产管理制度：为了加强物业固定资产的管理，明确部门及员工的职责，现结合物业实际情况，特制定本制度。 1、固定资产标准： 1.1固定资产是指物业经营中使用期在一年以上，单位价值在20013、0元以上，并在使用过程中保持原来物资形态的资产。 1.2除固定资产以外的资产，列入低值易耗品的管理。 2、固定资产内容： 2.1房屋及建筑物；2.2机器设备；2.3电子设备；2.4高档家具。2.5运输设备；2.6工具、器具；2.7管理用具等。 3、固定资产管理部门： 3.1财务成本部固定资产管理部门； 3.2财务成本部设置固定资产实物台账及卡片； 3.3财务成本、仓管负责对固定资产进行分类编号、购建、验收、保管、调拨、出售、报废、定期盘点等有关事项； 3.4财务部对每项固定资产的使用落实到人，并订立相关的使用、交接，丢失、损坏赔偿规定。 4、固定资产核算部门： 4.1财务部为物业固定资产的核算14、部门； 4.2财务部设置固定资产总帐及明细分类账； 4.3财务部负责对固定资产增减变动及时进行账务处理； 4.4财务部每年进行一次固定资产盘点，做到账实相符。 5、固定资产的购置： 5.1固定资产购置，根据实际需要报总公司批准后安排采购； 5.2各部门填写请购单，送采购部后报总经理批准； 5.3采购部安排专人负责采购，请购单应填写名称、规格、型号、性能、质量用途说明等资料以备采购及验收。 5.4依据经总经理批准的请购单到财务部门请款。 6、固定资产转移、调拨： 6.1固定资产在物业内部部门之间转移调拨，须到财务成本部办理固定资产转移登记； 7、固定资产出售： 7.1固定资产如需出售处理，原使用15、部门须申报出售处理固定资产的报告并列出明细表，注明出售处理原因，报总经理批准；超出物业总经理权限的要报总公司批准。 7.2财务部门根据总经理批准的固定资产出售处理报告进行账务处理，并开具发票及收款； 7.3采购部依据财务开具的发票及收据办理发货手续。 8、固定资产报废： 8.1固定资产报废，由工程部会同相关技术人员检测后提出报废申请报告，送总经理批准； 8.2财务部门依据总经理批准的固定资产报废申请报告进行财务帐务处理； 8.3采购部负责进行实物处理。 9、固定资产盘盈、盘亏： 9.1固定资产盘盈、盘亏由财务部按年度盘点后提出固定资产盘盈、盘亏报告，并会同使用部门核查落实后，报总经理审批； 916、.2财务部门依据总经理批准的固定资产盘盈、盘亏报告进行账务处理。 10、固定资产要按规定严格管理、定期维护保养，未经物业总经理批准不得外借。 11、财务部门每月按各类固定资产规定的使用年限，折旧率计算固定资产折旧，列入有关的成本费用核算。 12、对严格执行本制度的部门和个人，在工作中取得显著成绩的给予表彰和奖励； 13、对违反本制度的部门和个人，由物业根据情节轻重给予通报批评和经济处罚。 14、本制度由财务部制定并负责解释。（五）现金管理制度： 为了加强物业现金管理，明确使用范围，结合物业实际、制定本制度。 1、 财务部门要严格按照国家有关现金和银行结算制度，物业有关财务制度办理现金、银行收支17、业务。 2、 物业业务收入现金、银行支票要及时存入银行所开设的账户，不得坐支现金。3、 物业经营业务支出，原则上凡金额在5000元以上的，一律使用银行支票，有特殊情况经总经理审核后，方可支付现金。 4、 库存现金不得超过三天的日常周转及报销限额，超过限额的部分要及时存入银行。5、 库存现金要做到日清月结，账实相符，不得以“白条”抵充库存现金，更不得挪用现金。6、 签发银行转账支票要建立支票领用登记手续，及时清理注销。 7、 不准擅自租借银行账号给任何单位和个人办理结算业务，不得签发空头支票。8、 现金、银行日记账每月与总帐、银行对账单核对，并编制银行存款余额调节表。 9、 本制度由物业财务部制18、定并负责解释。10、（六）票据管理制度： 为了加强物业票据管理，明确管理及使用范围，预防票据遗失、填制错漏，现结合物业实际特制定本制度。 1、物业各种发票、收据由财务部门会计负责，按有关规定登记领购、填制、保管、回收、缴销。 2、银行结算有关票据由财务部出纳负责，按有关规定登记、领购、填制、保管、回收，建立支票领用登记本。对填写错误的银行支票，必须加盖“作废”戳记与存根一并保存并按银行有关规定缴销。 3、物业库存物资入、出库单，分别由收货部、成本部专人负责，领购、登记、填制、保管。库管员依据入、出库单的“保管联”登记库存物资的明细账，并妥善保管存根联，以便备查。 4、各种发票填制必须按税务等有19、关部门规定及发票内容详细填列，如填写错误应将发票一式几联同时作废，以便审查。 5、本制度由物业财务部门制定，并负责解释。 （七）财产清查制度：为了加强物业财产管理，确保物业财产安全、完整，结合物业实际，特制定本制度。 1、财产物资清查盘点：管理用及消耗的物资清查、盘点由运营部负责。 2、属销售的物资每月进行一次清查、盘点，并指定专人每月3日前将截止到上月末的库存物资（包括各分库）盘点情况汇总表，报物业财务部进行账实核对。 3、属管理用的财产物资原则上每季进行一次清查、盘点，至少每年末必须进行一次，财务部协助人力资源部进行。 4、财产物资发生盘盈、盘亏、报废、毁损、贬值等必须逐项列示清楚；按物业20、固定资产及物品采购管理制度的有关条款规定报批后，送物业财务部进行账务处理。做到账实相符。 5、本制度由物业财务部制定并负责解释。（八）会计岗位标准：本标准按照财政部会计基础工作规范和物业有关财务制度制订。 1、工作内容与要求： 1.1 认真贯彻国家有关财政法规和物业的有关规定。 1.2 建立健全物业财务管理与核算的各项规章制度，按期修订和完善。 1.3 接受财政、税务、内部审计等部门的检查、审计，如实提供所需资料。 1.4设置和登记总账、各种明细分类账，对物业的全部经营活动，财产物资如实进行全面的记录、反映和监督。 1.5 按物业财务报销管理制度设置会计科目、处理各项经济业务、编制记账凭证，并21、做到内容齐全、完整、准确。 1.6 对物业的财产物资进行核算，至少每年协助有关部门进行一次清查盘点，做到账实相符，发现盘盈、盘亏、损毁要及时上报主管领导，经有权人批准后进行账务处理。 1.7 对物业的成本、费用进行正确核算，负责编制成本费用计划，每月进行对比分析，每月反映、监督、分析物业下达的费用计划执行情况，按时报送有关部门。 1.8 对物业流动资金进行核算和管理，反映监督经营收支的全部情况，按规定及时纳入财务核算。 1.9 及时清理债权、债务，凡在三个月以上未清理的债权债务，每季列出明细与经办人核对，写明未收、付的原因，报总经理审批，进行有关处理。 1.10依据国家税法规定，按期足额交纳各22、种税金，不得因个人工作失误造成物业经济损失。 1.11按报表名称、内容、时间、报送部门、编制要求，及时准确编制财务各类报表。 1.12对会计资料及有关经济资料，按月进行整理，装订：做到齐全、完整、美观、易查。 1.13完成上级领导交办的临时性工作任务。 2、责任与权限： 2.1 在物业经济合同、协议及其他经济文件的执行中，发现有违反国家法律、财经纪律及损害公司利益的条款，有权拒绝执行，并书面报告部门负责人及总经理。 2.2 对报销原始凭证的合法性、真实性、完整性负责。有权对记录不准确、不完整的原始凭证，要求更正、补充，不真实的原始凭证，不予受理，并报告有关领导。 2.3 对资金使用情况负责。有23、权对无合同、无资金计划，无物业或总公司总经理或董事长特批的预付款项，不予办理，待手续齐备后付款。有权核对库存现金、账实情况。 2.4 对物业员工因公借款、报销清算负责。严格按“财务报销管理制度” 有关条款执行。 2.5对有关财务数据，要做好保密工作、严守财务机密。除规定的检查部门外，不得提供。对泄露财务机密的，除进行相应处罚外，调离财务岗位。3、检查与考核： 3.1 接受财务部门领导考核本岗位工作。 3.2超标准完成或未按标准完成任务，视程度给予奖励或处罚。 4、本标准由物业财务部负责解释。 （九）出纳岗位工作标准：本标准按照财政部会计基础工作规范和物业有关财务制度制订。 本标准适用物业财务部24、出纳岗位工作。 1、工作内容与要求： 1.1办理现金收付和银行结算业务： 严格按照国家有关现金管理和银行结算制度及物业财务规定，根据主管会计审核 后的收付款记账凭证，重点复核原始凭证的数量，金额是否与记账凭证相符，无误后办理收付款项，并在原始凭证上加盖“收、付讫”戳记。 库存现金不得超过三天的日常营业及报销限额，超过限额的现金要及时存入银行，不能以“白条”抵充现金，更不得挪用现金。 根据汇款内容及时填制各种汇款单，要填写准确无误及时传递。 随时掌握现金、银行存款、收支情况、收入现金及时存入银行，不得坐支现金。每周一报送前一周的“资金动态情况表”按行名、帐号、现金、币种、收、付、存进行填报。 负25、责签发转帐支票，建立支票领用登记手续，及时清理注销。使用的支票必须写明收款单位、名称、帐号、金额、用途，对于填写错误的支票必须加盖“作废”戳记，与存根一并保存，按规定缴销。 不准擅自外借银行账号给任何单位和个人办理结算及签发空头支票。 1.2登记现金和银行存款日记帐： 根据收付款凭证，逐笔顺序登记现金和银行存款日记帐，并结出余额。现金的帐面余额要同实际库存现金核对相符，接受审计或会计人员的抽查。 现金、银行存款日记账每月与总账核对，保证账账相符。 银行存款账每月与银行对账单核对，并编制银行存款余额调整表。 1.3保管库存现金和各种有价证券： 对现金和各种有价证券，要确保其安全和完整无缺。如有短26、缺负责赔偿，出入有价证券要有明细登记。 要保守保险柜密码的秘密，保管好钥匙，不得任意转交他人，做好岗位安全保卫工作。 1.4保管有关印章，空白收据和空白支票，不得遗失。 1.5按会计工作规范要求认真整理和装订会计凭证的附件，如工资表等，并负责记账凭证附件齐全完整。 1.6负责审核、汇总、提现和发放工资。 2、责任与权限： 2.1对库现金、各种票据的安全负责。有权拒绝私人借款或以白条顶替现金，拒绝任何单位和个人持账外现金存放保险柜。 2.2对签发的支票，由于自身原因造成的经济损失，负有赔偿责任。对于违反财经纪律和物业财务制度有关规定的事项有权拒绝办理。 2.3有权抵制外单位和个人借用银行账户。 2.4对有关财务数据，要做好保密工作、严守财务机密。除规定的检查部门外，不得提供。对泄露财务机密的，除进行相应处罚外，调离财务岗位。3、检查与考核： 3.1接受财务部门领导检查和考核出纳岗位的工作。 3.2超标准完成或未按标准完成任务，视程度分别给予奖励或处罚。 4、本标准由物业财务部负责解释。