1、公司合同运作程序、签审变更与纠纷处理管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 合同管理制度1合同管理总则1.1目的和依据为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据中华人民共和国合同法，结合公司的实际情况，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司签订的各类合同、协议等，包括但不限于销售合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。1.3签订书面合同范围除即时交割银货两清的简单小额经济事务外，应当采用书面合同形式。1.42、合同管理原则合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。签订、履行、变更、解除合同，必须遵守中华人民共和国合同法及有关法律、法规、规章，参照有关政策。1.5保守商业秘密管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。2合同运作程序2.1申请，经办部门应书面说明签订合同的目的，合同内容及要求，合同资金预算，报请分管副总经理或总经理审批。2.2合同起草。合同审批后，由业务部门对本部门的业务内容按照合同法的要求负责起草、拟定合同文本。2.3合同审核。合同文本起草拟定好后必须及时报送法务专员审核，由法务专员对送审合同文本及相关材料进行合法性审核。3、对于符合法律法规规定和公司合同制度要求的，给予办理审批手续。对于不符合法律法规规定和公司合同制度要求的，提出书面审核意见，按合同审核申请审批单的审核意见处理程序办理。2.4合同签订。经法务专员审核办理审批手续后，由业务部门报请分管领导或总经理审批后，加盖公司合同专用章或公章。2.5合同履行。由业务部门具体负责其承办合同的履行。2.6合同监督。由企划部、财务部、销售管理部、采购部、法务专员负责监督合同质量的履行。2.7合同归档。合同履行完毕，由业务部门按本制度规定做好合同文本及相关材料的归档工作。3 合同管理职责3.1、法务专员的主要合同管理职责3.1.1审查合同，对送审合同文本进行合法性审查，4、防止不完善或不合法的合同出现。3.1.2依法处理本公司的合同纠纷。3.1.3做好合同统计、归档、保管工作。3.1.4负责本制度的监督执行。3.2合同承办部门的主要职责3.2.1依法签订、履行、变更、解除本部门的合同，并负责本部门的合同管理。3.2.2严格审查本部门所签订的合同的对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力，并保存相关资料。3.2.3业务部门应严格按照合同法规定的合同实质性条款具体负责拟订合同条款或合同文本，并对合同实质性条款中业务内容的合法性、真实性、准确性负责，防止不完善或不合法的合同出现，确保合同规范和正确。3.2.4业务部门应统筹安排合同拟签时间，必须按规定给司法办留出合同审5、核时间，以保证审核质量，防止出现问题合同。3.2.5合同签订后，应当及时将一份合同文本原件分别送档案室和财务部门存档备案。3.2.6负责本部门合同的登记、统计、归档工作。3.2.7配合法务专员做好合同管理工作，协助法务专员处理合同纠纷。3.2财务部门的主要职责3.3.1加强与有关业务部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。3.3.2做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、付凭证。3.3.3配合法务专员做好合同管理工作，协助法务专员处理合同纠纷。3.4企划部的主要职责3.4.1严格按照制度对公司的合同专用章和公章进行管理和使用，并设专人管理。3.4.2严格按照合6、同审签程序执行，审查合同审核与审批手续是否完备，未经法务审核和未经公司领导审批的合同，不得加盖合同专用章或公章。符合条件的才可加盖合同专用章或公章。3.5信息管理部负责对系统的维护与更新，保证合同日常流通的顺利执行。3.6营销中心总经理、副总经理负责非常规销售合同的的审批。4合同审签管理4.1公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。4.2需要委托代理人订立合同的，应当依照法律规定的条件进行委托，并对委托代理人的活动进行监督。洽谈、签订合同的代理人的授权委托书，必须按合同审签程序经法务专员对委托事项和具体权限审核加盖公章。4.3业7、务部门将合同文本拟定好后必须送法务专员审核，未经审核并经法务负责人签字，不得加盖公司合同专用章或公章。4.4业务部门应合理安排合同送审时间，分清轻重缓急和先后顺序报审合同，不得在本部门积压后集中送审，因此造成审核时间紧张，影响审核质量的，由责任人承担不利后果，公司将按有关制度向责任人追究责任。4.5所有合同都应按顺序由办统一编号，若拟用对方当事人提交的合同的，必须按相关程序填写合同审核申请审批单送法务专员审核才4.6 有国家标准的按国家标准，没有国家标准的按行业标准，没有国家标准也没有行业标准的，按实现合同目的的约定标准。有样品的应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别交由各部8、门主管负责保管。4.7对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院或者仲裁机构。4.8签订合同，应当加盖公司的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。4.9法务专员应对公司合同管理工作定期组织检查、抽查等方式，对相关业务部门的合同订立程序、合同履行、合同制度执行、有关合同材料归档等工作进行检查，并及时向法务负责人反馈检查结果。4.10检查合同管理工作发现业务部门存在的普遍性问题，由法务专员制作建议书，报请法务负责人批准，修改相关合同制度。5合同审批程序5.1一般标准合同的审批程序5.1.1标准合同是指：使用公司的合同模9、板，在公司规定在授权范围之内的合同。5.1.2 此类合同模板已由公司法务专员进行了年终审核，合同在实际履行签订过程中不再通过法务专员的审核。承办人将标准合同草案及与合同有关资料(如需要)提请合同承办部门主管以上或授权代表审批。审批人或授权人对审核意见负责。5.2一般非标准合同的审批程序5.2.1一般非标准合同是指：按照公司权限规定，超出本部门负责人权限范围之内、对合同模板提出异议、使用合同相对方提供的的合同版本等需要分管副总经理签批的合同。5.2.2.此类合同业部门必须填写合同审核签批表，严格按照法务专员的意见执行。5.2.2.1 首先由业务承办部门部门负责人审核，提出审核意见。合同承办部门负10、责人审核后，将合同草案、与合同有关资料、合同承办部门主管审核意见表提交法务专员审核。法务专员应就合同条款进行审核，并根据审核结果出具同意意见或合同修改建议。法务专员提出的修改建议，承办部门应予以响应并及时与法务人员沟通达成一致意见。合业务承办人应将合同草案、与合同有关的建议书、合同承办部门主管审核意见表及法务专员的合同审核签批表一起送分管副总经理审批。审批人对审核意见负责。5.3 重大合同的审批程序重大合同是指:公司重大的固定资产采购合同、融资担保、对外投资等需要总经理审批的合同。5.3.2 合同审批程序在上述5.2类合同的审批基础上加财务负责人的审批，最后由总经理根据各部门的意见审批。5.411、签订合同前，业务员应对对方当事人的有关情况进行审查，复印对方当事人的法人营业执照、身份证明及专业资格证书与授权委托书等，并做好留存保管工作，审查对方当事人的主体资格、履约能力。6合同审核规定6.1公司法务专员每年年初或者年底对公司的合同模板根据公司合同履行情况进行一次全面的审核。各部门应在法务专员进行合同模板的全面审核之前将本部门在这一年中合同履行出现的问题报法务专员，法务专员根据相关意见有针对性地对合同模板进行修改。审核过得合同模板在下一年的合同使用过程中不得再次申请法务专员审核。6.2 合同审核步骤。业务承办部门负责对合同进行初步的审查，对合同形式和内容的合法性进行审查，并制作审查合同笔录12、，应提出审核初步意见，经本部门负责人复核后，报送分管领导或者总经理审批。6.2.1经业务部门审核，合同存在重大的法律风险的，应按照公司相关制度，向法务专员提出申请，对合同进行审核。6.2.2审核意见反馈。合同的形式和内容及有关事项不符合法律法规规定和公司合同利益的的，由法务专员提出审核意见并填写合同审核申请审批单，经法务负责人复核后，送达业务部门进行纠正，并将送审合同文本原件及相关材料退回业务部门。业务部门应按照法务的审核意见对合同进行纠正，纠正后应当及时反馈法务专员。6.2.3审核意见审批。业务部门对法务专员的审核意见有异议的或者对方当事人不同意我司法务专员的审核意见，而合同又必须要签订的话13、必须按权责经分管副总经理或总经理审批。6.2.4审核重大经济合同应召开合同审核专题会议，由经办部门、财务部门、品质管理部、法务负责人集体审核制度。6.3审核期限。合同审核在受理合同之日起三个工作日内完成对送审合同的法律审核。对于重大复杂的合同可延长至五个工作日。应急合同不得少于一个工作日。6.3.1应急合同应当由公司分管总经理直接安排法务专员审核，在一个工作日内完成审核或提出审核意见。7合同履行、变更和解除7.1合同履约管理7.1.1法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。7.1.2合同的履行应当在书面合同审核签订后方可履行，不得先履行或履行14、完毕后再签订书面合同。7.1.3在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。7.1.4合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。7.1.5凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。7.1.6我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮件收据、回执备案。7.2合同的变更和解除7.2.1对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须15、有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。7.2.2 对方当事人变更企业名称，应向我公司出具书面的工商变更登记证明，双方签订合同补充协议。7.2.3我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。7.2.4发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向司法办报告。8合同纠纷处理8.1合同纠纷管理8.1.1为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。8.1.16、2合同承办部门、人员应配合好公司法务专员参加仲裁或诉讼。8.1.3合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。8.2合同纠纷处理程序 8.2.1发生合同纠纷，合同承办部门负责人应立即报告分管副总经理，并通报法务负责人。业务部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。8.2.2合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。8.2.3在处理合同纠纷过程中（后），对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。9合同资料管理9.1档案资料内容9.1.1下列资料可17、以作为合同档案：谈判记录、对方营业执照（复印件）、税务登记证（复印件）、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证（复印件）以及其他有关文件、对方当事人履约能力证明资料复印件;对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件;我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件;双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料;合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议;标的验收记录;交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。9.2合同资料归档、统计与管理9.2.1公司所有合同都必须统一编号，由档案室妥善保管。9.2.2合同承办人办18、理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移交档案室。10考核与奖惩10.1公司全体职工应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的利益。公司法务负责人负责本制度执行情况的监督考核。10.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。10.3员工出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：（一）应当签订书面合同而未签订书面合同；（二）未经授权批准或超越职权签订合同；（三）未按照公司法务专员的审核意见执行合同由未经分管领导或者总经理签批的；（四）因工作过失致使公司被诈骗；（五）遗失重要证据；（六）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；（七）其他违反公司相关制度的11附则11.1凡因未按本规定和合同管理制度处理合同事宜，公司将追究相关负责人和责任人的经济与行政责任，构成犯罪的，公司将依法将其移交司法机关处理。11.2本规定自公布之日起施行。