1、XX公路工程有限公司合同及竞价管理信息化运行制度（一）合同模块1、目的为进一步强化公司经营管理，规范合同管理，保证合同管理信息化顺利运行，制定本制度。2、适用范围XX公路工程有限公司(以下简称“公司”)及其下属的分公司(以下简称“分公司”)、工程项目经理部（以下简称“项目部”以及公司信息化全面应用要求覆盖的子公司（以下简称“子公司）。3、职责3.1 公司经营部协助公司信息中心建立和完善合同模块功能，并监督、检查和保证合同模块的有效运行。3.2 公司经营部负责在系统申报本部门的合同评审以及对各下属单位、公司其他业务部门提交的合同进行评审或组织相关部门会审，通过后提交至公司领导审批。3.3 根据合2、同模块评审的结果及相关凭证办理加盖合同专用章等合同签订手续。34分公司经营部职责341配合及协助公司经营部完善合同模块功能；向公司经营部反馈合同模块使用的相关情况，提出系统模块优化方案及合理化建议；负责协助分公司信息中心配置或完善所属单位合同模块的特别流程；对分公司所属部门及所属项目部合同模块的有效运行进行指导、监督、检查，提出改进要求并跟踪整改情况。342根据公司合同管理办法规定的权限，负责公司本部主办合同在系统上申报评审或组织相关部门会审，同时对所属项目部提交的合同进行（二级）评审，部门评审通过后提交至公司领导审批。对于需要提交总公司评审的合同，则在分公司评审通过后，由分公司总经理提交总公3、司经营部完成（三级）评审。343根据合同模块评审的结果及相关凭证办理申请加盖公司合同专用章或者分公司合同专用章等合同签订手续。344对本部门主办合同的履行，包括合同结算、支付、关闭、评价等子模块进行在线记录，确保合同模块各项数据录入的及时性、准确性。345对其他部门主办合同的履行，包括合同结算、支付、关闭、评价等子模块运行情况进行定期、不定期检查，必要时要给予合理性建议。346对下属项目部合同的履行，包括合同结算、支付、关闭、评价等子模块运行情况全过程监控、检查，必要时要给予合理指导建议。35 项目部经营部职责351配合及协助分公司信息中心完善项目部合同模块功能；向分公司经营部反馈合同模块使用4、的相关情况，提出系统模块优化方案及合理化建议；定期或者不定期自检，确保本项目部合同模块的有效运行。352组织本项目部的合同在系统上进行一级评审，根据合同管理办法权限，应当报上级单位审批的，项目经理审批后提交分公司经营部进行二级评审或公司进行三级评审。353根据合同模块评审的结果及相关凭证办理本项目主办合同的签订手续或申请加盖公司合同专用章或者分公司合同专用章等合同签订手续。354对本部门负责合同的履行主数据，包括合同结算、支付、关闭、评价等子模块主数据在线进行记录，确保合同模块各项数据录入的及时性、准确性。355对其他部门主办合同的履行，包括合同结算、支付、关闭、评价等子模块运行情况定期、不定5、期的检查，必要时要给予合理性建议。36 公司其他相关部门职责361公司其业务部门负责本部门主办合同在系统上申报评审，由经营部组织合同的会审工作。362根据业务主管分类，参与由经营部组织的合同评审工作。363负责本部门主办的合同在系统内的结算、支付、执行、关闭、评价等工作。364财务部应以合同系统中的结算支付数据（合同应付款通知单数据）为基础制作支付凭证或以合同应付款通知单作为凭证之一进行支付。37 分公司相关部门职责371提交业务部门主管或业务部门主办的合同评审给经营部，由经营部组织合同的评审工作。372根据业务主管分类，参与由经营部组织的合同评审工作。373负责本部门主办的合同在系统内的结算6、支付、执行、关闭、评价等工作。374负责下属项目部归口部门合同相关数据的监督、检查。375财务部应以合同系统中的结算支付数据（合同应付款通知单数据）为基础制作支付凭证或以合同应付款通知单作为凭证之一进行支付。38 项目部相关部门职责381其业务部门负责本部门主办合同在系统上申报评审，由经营部组织合同的会审工作382根据业务主管分类，参与由经营部组织的合同评审工作。383负责本部门主办的合同在系统内的结算、支付、执行、关闭、评价等工作。384财务部应以合同模块中的结算支付数据（合同应付款通知单数据）为基础制作支付凭证或以合同应付款通知单作为凭证之一进行支付。385 子公司各部门及其下属单位的职7、责，由子公司参照公司各部门及下属单位的职责进行制定，并报备公司经营部、信息中心。4、业务流程和操作要求4.1 信息管理系统合同模块业务流程主要包括：新增合同评审数据创建流程；合同结算数据创建流程（含期中计量单、期中计量表）；合同应付款通知数据创建流程；合同履行过程其他数据创建流程。4.2 合同评审数据创建及要求421合同新增必须包括的内容：合同名称、合同编号、合同所属组织、合同甲方、合同乙方、合同类型、合同重要性、合同总金额，合同内容及要点、合同清单（如果有）、合同附件（包括合同文件及相关的附件资料）等等。4.2.3 合同审批流程按照公司合同管理规定分为项目部、分公司、公司三级审批权限（见附件8、流程图）。由项目部审批权限的合同，在合同评审流程中，由项目部合同主管发起会签通过后，选择“由项目经理批准”的处理策略，经项目经理批准后自动结束流程；由分公司审批权限的合同根据发起者不同分为两类：第一类是项目部发起的合同：由项目部发起的合同，在合同评审流程中，在项目部完成一级评审后由项目经理提交分公司合同主管，并由分公司合同主管发起部门会签通过后，选择“不需上报总公司”的处理策略后提交分公司分管副总审批，并由分公司分管副总提交总经理并结束流程。第二类是分公司业务部门发起的合同：由分公司业务部门发起的合同，由各业务部门提交分公司合同主管并由分公司合同主管发起部门会签通过后，选择“不需上报总公司”的9、处理策略，提交分公司分管副总审批，并由分公司主管副总提交总经理并结束流程。由总公司审批权限的合同，在合同评审流程中，由项目部和分公司进行二级评审后，在进行分公司二级评审时，由分公司合同主管选择“需上报总公司评审”的处理策略，然后进行会签完成后提交经营分管副总，并由经营分管副总提交分公司总经理，由分公司总经理提交公司合同主管组织三级评审，公司领导批准并结束流程。经过分公司二级审批的合同，提交至公司合同主管处理，合同主管审核后根据合同内容发起公司各部门会签或直接提交经营部部长审核；如果合同主管审核阶段未提交各部门会审或会审部门不够，经营部长认为有必要会审，可先提交会审或提交再次会审；经营部部长审核10、后，提交分管副总经理处理，分管副总经理根据合同办法规定的进行审批或批准；副总经理审批后，属于公司总经理批准权限的合同，提交至公司总经理批准。由公司本部业务部门发起的合同，业务主办人拟稿后，由业务部门部长审核后提交经营部合同主管处理，后续的处理流程按公司的第三级审进行。4.2.3按照公司竞价管理办法规定，竞价选择供应商，使用竞价模块审批结果的，利用竞价结果批准数据直接生成合同基本信息并进行完善，无须再进行合同评审。4.2.5根据合同管理办法规定无须进行合同评审的合同，由主办单位或部门直接录入合同基本信息和相关数据。4.26由上级单位统一竞价采购管理的合同类型（包括劳务、材料和设备等）或上级单位组11、织评审，但由下一级单位执行的合同。评审结果完成后，由执行单位的经营部或业务主办部门拉式生成合同基础数据后进行完善相关数据，以便进行合同履行的日常管理操作。4.2.7 合同评审的时效性 原则上，合同评审流程中流程参与人员应在当天提交意见，如没有上网条件的，也应在收到消息的48小时内完成意见的提交，各级评审组织的合同主管应敦促和提醒相关人员及时处理合同评审业务。4.3合同结算数据创建及要求4.31劳务分包合同中间结算数据创建及要求劳务分包合同的中间结算：按合同约定，由合同主办者对当期已完工程量的计算与确定，然后在系统上制作期中计量数量单，经审核后作为期中计量表的基础表格；在确定工程数量、完成期中计12、量数量单的基础上，制作生成期中计量表并进行审核后生效。4.32劳务分包合同最终结算数据创建及要求劳务分包合同的最终结算，按合同约定，通过对往期中间计量数据的全面核定后，制作终期计量数量单，并在此基础上编制终期计量表，由项目经理复核后报分公司经营部门进行审核，由公司分管领导批准后生效。4.32其他合同的结算数据创建及要求其他合同的结算，可以根据实际需要不制作期中计量数量单，直接按合同约定编制一期或多期的期中计量表（结算表），并根据公司、分公司、项目部的有关制度进行审核批准。4.4合同应付款通知数据创建流程在计量表审批通过后，根据合同相关条款，由合同主办者填写应付款通知单相关扣款项，制作合同应付款13、通知单，并发起应付款通知单的审批流程，由财务部等相关部门进行会审，有关分管领导批准后，作为支付的依据。财务部门必须以合同应付款通知单为依据制作财务支付凭证进行合同付款，或直接以合同应付款通知单作为支付的凭证之一进行合同付款。4.5 合同履行过程其他数据创建流程及要求4.5.1 合同履行过程中其他数据的创建主要包括：合同变更、合同索赔补偿、合同事务以及合同终结评价等业务。4.5.2如果合同履行过程中，如果发生合同变更，主要包括工程变更，需要对合同的数量或单价进行调整，由主办者新增制作合同变更单，并发起审批流程，由相关部门或人员进行会审、复核后、主管领导批准后生效。4.5.3如果合同履行过程中，如14、果发生合同索赔补偿事务，需要对合同进行费用调整补偿，由主办者新增制作合同索赔补偿单，并发起审批流程，由相关部门或人员进行会审、复核后、主管领导批准后生效。4.5.4合同履行过种中，如果发生其他合同事务（如法律纠纷，较大的质量或安全事故），可能对合同的履行产生影响，需要对发生的事务进行记录，由主办者新增制作合同事务单，上级主管审核后生效。4.5.5当合同履行完毕后，合同主办者制作新增合同最终评价单，并发起审批流程，经相关人员会审，主管领导批准，以确定合同的权利、义务及债权债务是否履行完毕，然后对合同进行关闭4.5.6以上各项业务的审批流程，由公司、分公司根据各项业务情况和项目部的需要进行配置。415、.6业务操作要求合同模块用户在数据录入的过程中要求确保数据的真实、及时、准确和完整，避免数据的反向操作，如确实有此要求，必须按照公司要求填写信息管理系统业务处理申请表，并由公司或分公司信息管理部门进行数据调整。严禁用户未经公司同意擅自反审核或者反生效操作。参与审批流程的用户，应当及时处理相关文件，提高审批的效率。如果流程发生系统错误或人为处理错误，应当及时联系向公司、分公司信息部门反映，由信息部门人员协助处理和维护。4.7业务报表4.71公司合同台账报表主要包括：合同汇总表，合同计量支付表；变更台账表；索赔台账表以及其他合同事务表等（格式见附件）。合同台账报表主要作于公司、分公司、项目部日常的16、经营管理需要使用，由各级合同主管人员按公司合同管理办法等制度规定进行定期的统计和整理或上报上级单位，以供公司领导决策参考。4.72合同成本报表包括工班劳务合同月度计量汇总表；专业劳务合同月度计量汇总表；材料租赁合同月度计量汇总表；设备租赁合同月度计量汇总表；其他合同月度计量汇总表。主要为项目成本收集提供基础数据，由成本管理人员按公司相关制度自动采集。5、支持性文件支持性文件主要包括：长大合同管理办法、竞价管理办法、供应商管理办法，信息化系统用户手册等6、系统属性说明由信息化系统用户手册统一说明。（二）招标竞价模块1、目的为进一步强化公司经营管理，规范招标竞价管理，保证招标竞价管理信息化顺利运行17、，制定本制度。2、适用范围XX公路工程有限公司(以下简称“公司”)及其下属的分公司(以下简称“分公司”)、工程项目经理部（以下简称“项目部”以及公司信息化全面应用要求覆盖的子公司（以下简称“子公司）。3、职责3.2 公司经营部协助公司信息中心建立和完善招标竞价模块功能，并监督、检查和保证招标竞价模块的有效运行。3.2 公司经营部负责在系统上申报本部门主办的竞价立项、招标结果以及对各下属单位、公司其他业务部门提交的竞价立项、招标结果进行评审或组织相关部门会审，通过后提交至公司领导审批。34分公司经营部职责341配合及协助公司经营部完善招标竞价模块功能；向公司经营部反馈招标模块使用的相关情况，提出18、系统模块优化方案及合理化建议；负责协助分公司信息中心配置或完善下属项目部竞价模块的特别流程；对分公司其他部门及下属项目部招标模块的有效运行进行指导、监督、检查，提出改进要求并跟踪整改情况。342根据公司竞价管理办法规定的权限，负责公司本部主办的竞价事务在系统上申报评审、组织会审或参与评审，同时对所属项目部提交的竞价进行（二级）评审，部门评审通过后提交至公司领导审批。对于需要提交总公司批准的竞价，则在分公司评审通过后，由分公司总经理提交总公司经营部完成（三级）评审。35 项目部经营部职责351配合及协助分公司信息中心完善项目部竞价模块功能；向分公司经营部反馈合同模块使用的相关情况，提出系统模块优19、化方案及合理化建议；定期或者不定期自检，确保本项目部招标竞价模块的有效运行。352组织本项目部主办的竞价在系统上进行申报立项和记录竞价结果，并上报上级单位审批的，项目经理审批后提交分公司经营部进行二级评审或公司进行三级评审。36 公司其他相关部门职责361公司其他业务部门负责本部门主办的竞价事务在系统上申报评审，由经营部组织竞价的会审工作。362根据业务主管分类，参与由经营部组织的竞价会审工作。37 分公司相关部门职责371分公司其他业务部门负责本部门主办的招标竞价事务在系统上申报评审，由经营部组织竞价的会审工作。372根据业务主管分类，参与由经营部组织的招标竞价的会审工作。38 项目部相关部20、门职责381项目部其他业务部门负责本部门主办的招标竞价事务在系统上申报评审，由经营部组织竞价的会审工作382根据业务主管分类，参与由经营部组织的招标竞价评审工作。383 子公司各部门及其下属单位的职责，由子公司参照公司各部门及下属单位的职责进行制定，并报备公司经营部、信息中心。4业务流程和操作要求4.1 竞价立项数据创建流程及要求4.1.1 竞价发起人根据工程项目需要，拟定竞价类型、竞价方式，编写竞价文件,竞价立项模块中，新增竞价立项发起审批流程； 4.1.2在招标立项的申报中，必须完成招标立项名称、编码、所属项目、所属组织、竞价类型、竞价方式、招标立项时间、主管部门等信息的录入；4.1.3对21、招标项目主要内容、供应商条件进行说明，附入营业执照、资质证书、相关施工经验简介等资料、提交上一级主管部门审核。招标项目主要内容的介绍需简明扼要，供应商条件及附入资料真实有效；4.1.4竞价主管对立项审核后，根据竞价项目的具体情况，选择“会签”策略，由相关部门对竞价项目评审并出具审核意见，竞价主管应根据各部门的审核意见，决定立项的下一步流程；4.1.3竞价立项会签时，会签人应认真对竞价文件及合同文本(如有)进行审核，并提出相应意见或建议。4.2 竞价结果数据创建流程及要求4.2.1招标竞价立项审批后，竞价主办单位按立项审批的意见组织竞价招标。4.2.2组织完成招标竞价评审会议后，竞价发起人在系统22、竞价模块招标竞价处理中录入相关竞价信息，主要包括竞价单位、标书有效性、竞价状态、得分、候选推荐、排名、报价文件、中标候选人等，提交后进入审批流程。4.2.3竞价主管对竞价处理结果审核后，应根据竞价管理办法，按竞价项目的类型及重要性，选择正确的审批流程（是否上报上一级单位审批）。4.2.4竞价流程的参与人应当及时处理竞价结果，竞价结果在得到主管领导批准后，竞价发起人根据审批结果完善相关信息，并通知相关合同关联人采用竞价结果数据，生成合同基本信息。4.2.5竞价结果如果未能得到批准，原则应当重新进行竞价或议价，如果该竞价是经过立项报批，在系统上为提高效率，在重新提交竞价结果时可在合同模块直接提交合23、同审批以代替竞价结果的审批。4.3业务操作要求竞价模块用户在数据录入的过程中要求确保数据的真实、及时、准确和完整，避免数据的反向操作，如确实有此要求，必须按照公司要求填写信息管理系统业务处理申请表，并由公司或分公司信息管理部门进行数据调整。严禁用户未经公司同意擅自反审核或者反生效操作。参与审批流程的用户，应当及时处理相关文件，提高审批的效率。如果流程发生系统错误或人为处理错误，应当及时联系向公司、分公司信息部门反映，由信息部门人员协助处理和维护。4.4业务报表公司竞价报表是指竞价事务表（格式见附件），该报表主要作于公司、分公司、项目部日常的经营管理需要使用，由各级合同主管人员按竞价管理办法等制24、度规定进行定期的统计和整理或上报上级单位，以供公司领导决策参考。5、支持性文件支持支持性文件主要包括：公司关于*相关管理制度，用户手册等6、系统属性说明由信息化系统用户手册统一说明。合同审批流程图第一级 项目部项目部班子其他领导审核其他相关部门会审项目经理审批/批准合同主管审核经营部长审核主办部门部长审核项目部合同拟稿人申报合同第二级 分公司经营部部长审核总经理审批/批准合同主管审核分管副总经理审核主办部门部长审核分公司合同拟稿人申报合同 “：其他相关部门会审分公司合同拟稿人申报合同第三级 公 司总经理批准分管副总经理审批/批准经营部部长审核合同主管审核主办部门部长审核公司合同拟稿人申报合同其他相关部门会审 (其它表格见Excel工作表许益光注)XX公路工程有限公司各分公 司 合 同 汇 总 表表1-1序号分公司名称开工日期合同管理及履行状态备注已签订合同（份）履行中合同 （份）履行完未最终结算合同（份）履行完且最终结算关闭合同（份）1一公司2二公司3三公司4四公司5技术开发公司合计