1、企业内部采购项目岗位责任及审批管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 企业内部控制规范采购1 岗位责任与授权批准制度11 采购岗位责任制度内控制度名称采购岗位责任制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第1章 总则第1条 目的为明确采购业务管理的相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，特制定本制度。第2条 采购业务的不相容岗位至少应当包括以下五个方面。1请购与审批。2供应商的选择与审批。3采购合同的拟订、审核与审批。4采购、验收与相关记录。5付款的申请、审批与执行。第2、2章 采购业务管理岗位责任第3条 总经理岗位责任1审批采购部门的各项规章制度。2审批年度采购预算和采购计划。3审议批准合格供应商名单。4审批预算及计划外采购项目。5审批采购订单和重要采购合同。第4条 财务总监岗位责任1审核采购部门各项规章制度。2审核年度采购预算和采购计划。3审核预算及计划外采购项目。4根据权限审批采购订单和采购合同。第5条 采购部经理岗位责任1制定采购部规章制度和工作流程。2编制年度采购预算和采购计划。3审核采购合同和采购订单。4在授权范围内签订采购合同。5办理大宗物资及重要物资的采购项目。6组织进行合格供应商的选择和评审工作。第6条 采购员岗位责任1进行市场调查，填写询价比3、价单。2负责起草采购合同和编制采购订单。3提出采购付款申请。4实施采购，办理退换货事宜。5建立、更新与维护供应商档案。6参与对供应商质量、交货情况等的评价工作。第7条 财务部经理岗位责任1审核采购合同及付款申请。2审议会计提交的付款凭证。3参与合格供应商的评审工作。4参与商定对供应商的付款条件。第8条 应收账款专员岗位责任1核对原始单据并入账。2根据原始凭证，开具付款凭证。第9条 出纳岗位责任根据采购凭证和原始票据，支付货款。第10条 请购部门经理岗位责任1编制本部门年度采购预算和采购计划。2推荐提供部门所需物资的合格供应商。3根据物资需求情况，提交请购单。4参与检验采购物资的质量，以及合格供4、应商的选择评审。5对不合格及报废物资提出处理意见。第11条 质检部经理岗位责任1事先检验采购物资样货质量。2负责检验所购物资的质量。第12条 技术部经理岗位责任1提供对所购物资的专业技术建议。2参与对特有物资的技术检验工作。第13条 仓储部经理岗位责任1负责外购物资的入库验收工作。2负责外购物资的标识、保管以及收发工作。3负责提出外购物资的补仓申请。第3章 附则第14条 本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。第15条 本制度自 年 月 日起开始实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期12 采购授权审批制度内控制度名称采购授权审批制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日5、期第1章 总则第1条 目的为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。第2条 采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。第3条 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。1采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。2对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第4条 对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而给公司造成严重损失。第2章 采购业务程序第5条6、 请购使用部门、仓储部门及其他相关部门根据公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门经理签字后，及时向采购部门提出采购申请。第6条 审批采购部经理、财务总监、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批。1采购预算内采购金额在2万元以内的，采购部经理审批；采购金额在2万5万元的，采购部经理审核，报请财务总监审批；采购金额在5万元（含）以上的，由财务总监审核，报请总经理审批。2超预算或预算外采购项目均由财务总监审核，总经理审批。3对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。第7条 采购1采购部经理根据经过审批的请购内容，组织采购员进行采购。2采购员进行市场7、调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购部经理审核并提出参考意见后，交总经理最终确定合格供应商名单。3采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购部经理审阅，报相关负责人审批后签订采购合同。（1）采购计划范围内金额在2万元以下的采购合同，需由财务部审核后交采购部经理签订采购合同即可。（2）采购计划范围内金额在2万5万元以内的采购合同，需交财务部审核，财务总监审批后授权采购部经理签订采购合同。（3）采购计划范围内金额在5万元以上的采购合同，经财务总监审核、总经理审批后交授权采购部经理签订采购合同。（4）采购计划外的所有采购合同，需由财务部核对后，交财务总监审核，总经理审8、批后授权采购部经理签订采购合同。第8条 验收质检部门根据公司有关验收规定对采购的物资进行验收并入库，对于在验收中发现的问题应及时通知采购部，采购员根据验收情况进行办理。1验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购部经理审批。2采购商品出现重大质量问题，由采购部经理组织召开问题解决会议，邀请质检部、财务部、技术等相关人员参加；采购部负责编写问题解决方案，经总经理审批后负责处理。第9条 付款1财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。2应付账款在2万元以内的，财务部经9、理审批；应付账款在2万5万元的，财务部经理审核，财务总监审批；应付账款在5万元以上，财务总监审核，总经理审批。3预付款与定金在1万元以内的，财务部经理审批即可；预付款与定金在1万3万元以内的，报财务总监审批；预付款与定金在3万元以上的，由总经理审批。4审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。第3章 采购账务处理第10条 财务部在采购单据齐全的情况下，按照会计核算规定及时、准确地编制记账凭证。第11条 将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面。如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后10、存档。第12条 每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账。第13条 对账1财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。2取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。第4章 附则第14条 本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。第15条 本制度自 年 月 日起开始实施。第16条 相关文件表单1问题解决方案。2会计核算规定。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期2 请购与审批管控办法21 采购申请管理办法内控制度名称采购申请管理办法执行部门内控11、制度编号监督部门制度受控状态生效日期第1章 总则第1条 公司为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本办法。第2条 本公司所有部门的请购，除另有规定外，均依本办法的规定处理。第3条 责权单位1采购部负责公司所需物资的采购工作。2财务部负责采购物资的货款支付工作。3物资使用部门和仓库部门提出采购申请。4财务总监、总经理根据权限审批采购项目。第2章 请购审批规定第4条 原材料或零配件的请购1需求部门请购（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购申请。（2）仓库材料保管员接到“请购单”后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。（3）当生产所需材12、料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。2仓储部门请购（1）仓储部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。（2）仓库主管签字的“请购单”需要通过两方面的审批。 采购员审查“请购单”，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。 经采购员签署同意的“请购单”交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后交采购部门办理采购手续。第5条 临时性商品的请购1临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。2使用部门需要在“请购单”上对采购商品做出描述，解释其目的和用途。3“13、请购单”需由使用部门负责人审批同意，并经财务部经理、财务总监和总经理签字后，采购部方可办理采购手续。第6条 经常性服务项目的请购1经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。2使用部门最初需要这些服务时，提出“请购单”，由财务部、总经理进行审核、审批。第7条 特殊服务项目的请购1特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。2总经理、董事会或股东大会进行审议批准。3审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、事务所及费用水平等是否合理，经总经理批准后，这些特殊服务项目方能进行采购。第14、8条 资本支出和租赁合同1对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，总经理、董事会或股东大会进行决策。2对重要的、技术性较强的资本支出行为或租赁合同内容，应当组织专家进行论证，并实行集体决策和审批，防止出现决策失误，给公司造成严重损失。第3章 请购单规定第9条 “请购单”的开列和递送1“请购单”的开列（1）请购经办人员应依库存量管理基准、用料预算，参照库存情况开立“请购单”。（2）各部门在生产、基建、维护中需采购的各类物资、工具、仪器仪表、房屋装修、维修等各类开支，都必须按“计划内采购请购单”和“计划外采购请购单”所列内容填报。（3）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导15、签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。2需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应依请购单附表，以“一单多品”的方式提出请购。3紧急请购时，由请购部门在“请购单”中注明原因，并加盖“紧急采购”章。4材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应在“请购单”上注明要求。5物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制“请购单”提出请购要求。第10条 免开“请购单”部分1总务性用品免开“请购单”，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。（1）礼仪用品如花篮和礼物等。（2）招待用品如饮料和香烟等。（3）书报、名片、文具等。（4）打字、刻印、账票等。2零星采购及小16、额零星采购材料项目。第11条 请购事项的撤销1请购事项的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时在“请购单”第一、第二联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。2采购部门办妥“撤销”后，依下列规定办理。（1）采购部门在原“请购单”上加盖“撤销”章后，送回原请购部门。（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由物料管理部门将原“请购单”退回原请购部门。（3）原“请购单”未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。第4章 附则第12条 本办法由采购部负责解释。第13条 本办法经总经理审批后自颁布之日起执行。第14条 相关文件表单1“请购单”。2“总务用品申请单”。编制日期审17、核日期批准日期修改标记修改处数修改日期22 采购预算管理办法内控制度名称采购预算管理办法执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第1条 目的为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保采购合理，特制定本办法。第2条 采购预算管理的含义1采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于公司整体目标的实现及资源的合理配置。2预算管理就是指公司内部通过编制预算、执行预算、预算差异的分析和预算考核来管理公司的经济活动，反映公司管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使18、公司不断提高效率和效益。3采购预算管理是公司预算管理的一个分支，应与预算系统的其他项目相互协调。第3条 影响采购预算的因素1年度营销计划。2年度生产计划。3“采购物料清单”。4存量管制卡。5物料标准成本的设定。6生产效率以及价格预期。第4条 编制采购预算编制采购预算是指根据公司经营目标确定采购预算项目、建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将公司在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。1根据公司年度销售计划，由使用相关部门（生产部门、开发部门、管理部门等）填写本部门的“采购预算申请单”，上交采购部。2采购员汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，采购部经理补充完善19、后，交财务部和预算管理委员会逐一核准后，采购员调整、完善采购预算，上交总经理审批。3财务部负责提供年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准。第5条 执行采购预算1将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。2对预算执行过程进行监控。第6条 分析和调整采购预算差异1在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。2如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。第7条 采购预算资金控制1在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。2部门负责人只能在自己的限额内进行20、审批，限额以上的采购申请应按企业请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出。3对于预算内采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。4对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核后，最终由总经理审批后方能给予办理。第8条 采购部负责本办法的制定、修改、废止的起草工作，总经理负责本办法的制定、修改、废止的审批工作。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期3 采购与验收管控规范31 采购管理制度内控制度名称采购管理制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第1章 总则第1条 目的为规范本公司采购管理工作，明确采购方式、采购数量、采购订单、供21、应商选择等各项规定，确保采购过程透明化以及所购商品数量和质量符合公司要求，特制定本制度。第2条 要求1采购对象要求采购前须对供应商的商品质量、性能、报价、交货期限、售后服务等做出评价，以供选择时参考。2价格质量要求以合理价格购取较高质量的商品。3采购期限要求按照使用部门的需要日期及需要数量，联络供应商即时供应。第2章 采购方式的选择第3条 采购部应根据商品使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购方式办理采购业务。第4条 采购方式的类型1合同订购方式（1）采购部与供应商通过谈判就采购商品的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以22、采购合同的形式确定下来。供应商按采购合同提供商品并取得货款，公司按合同验收商品并支付款项。（2）合同订购方式适用于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的商品。2订单采购方式（1）采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿；订单在提交给供应商之前还应由财务部检查订单的合理性。（2）订单采购方式适用于一般商品或劳务。3特约厂商采购对于用量、费用不太高的单项商品，可简化采购作业，由采购部选定特约厂商，介绍使用部门直接向该厂洽购。但在付款前应送采购部审核，不高于市价时予以付款。4直接采购方式（1）不适用前述23、采购方式的采购者可按此方式采购。（2）采购部按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并在了解交易条件后订购。5紧急采购指因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。第3章 采购期限的控制第5条 采购部应按照请购部门提出的“需要日期”办理采购。为达到这一要求，掌握适当的采购时机，采购部应召集相关部门按商品特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项商品采购业务处理期限，呈总经理核准后公布实施。第6条 采购期限包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。第7条 原订采购业务处理期限变更时，采购部应专函报24、告具体原因，呈总经理核准后，通知各有关部门，以利于存量管制及适时提出请购。第4章 供应商的选择第8条 各项商品的供应商至少应有三家（独家供应或总代理等特殊情况下除外），各家背景及交易资料应记载于“供应商信息表”存档备用。对于未达本公司标准的商品，采购部应开发新供应商，或报送主管部门拟订开发计划。第9条 新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后，填制供应厂商资料卡（若由于采购时效而由采购人员自行开发，则由采购人员填制），呈总经理核准后，列为备选厂商。第10条 对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。届时由采购部以签呈方式25、说明原因，送生产管理部门复查，并呈总经理核准后，通知对方。第5章 询价议价规定第11条 采购部收件人员收到“请购单”或“外购单”时，即加盖收件章，转采购经办人员办理询价业务。第12条 采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询价、报价资料时，应结合会签结果和各厂商报价，查阅以前订购记录及供应商信息表、市场行情，经过成本分析后，拟订议价对象、议价策略及拟购底价（并报告有关主管），以供议价时用。第6章 采购实施第13条 采购经办人员在“请购单”上填写订购日及约定日，再填制采购联络函，寄送给供应商。采购经办人员应将“请购单”第二联送仓库以备收货时用。第14条 预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购26、项目，采购经办人员应先与供应商签订采购合同。合同书正本两份，一份存采购部，一份存供应商处；副本若干，分存请购部门、收料部门、财务部门及供应商。第15条 特殊情况的处理1请购项目的撤销各采购经办人员收到原请购部门送来的撤销请购单后按以下方式办理。（1）若原请购项目尚未办理，由采购经办人员在原请购单据上加盖“撤销”章，并将原“请购单”与“撤销请购单”第二联退回原请购部门，第一联自存，按一般请购单据存档方式处理。（2）若原请购项目已向供应商订购，由采购经办人员与供应商接洽撤销订购，经供应商同意撤销后，向供应商取回采购联络函，依方式（1）办理。若供应厂商坚持不能撤销，采购经办人员应在“撤销请购单”上注27、明原因，呈总经理核签后，将“撤销请购单”退回原请购部门。2紧急请购采购经办人员接到紧急请购通知后，应即查明请购商品名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并以电话询价和议价，待收到正式“请购单”后，补入询价和议价结果，按急件方式处理。3交货质量异常各采购经办人员收到质检部门验收不合格的验收报告时，应尽速与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于验收报告的“采购处理结果”栏内，并呈总经理核签后送回仓库。（1）对于需退料、换料或补交的，采购经办人员应于验收报告的“采购处理结果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期。（2）因质量不合格而退货换料，可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购经办28、人员通知供应商换货之次日起计算。（3）采购经办人员如未能按请购部门意见处理时，应将与供应商交涉结果记入“采购处理结果”栏，送原请购部门签注意见，或会同原请购部门共同处理。（4）交期延误罚扣处理。采购经办人员收到交货延误（本地供应商延交5日、外埠厂商延交10日以内可不按延误论）或统一发票逾期未送财务部时，应按下列方式处理。 予计算逾期罚扣金额（定期合同采购按每天5计扣，订有买卖合同者按合约所订比例计扣，其余按每天3计扣），并通知供应商罚扣原因与金额。 在供应商同意扣款或补足发票时，由采购经办人员在收货单及发票上填写实付金额或发票号码，呈总经理核签后，连同原“请购单”第二联、“收货单”、验收报告等29、资料送财务部整理付款。 如厂方不同意按第项方式扣款，采购经办人员应继续与供应商交涉并呈董事会核准后按第项方式处理。第7章 采购业务进度控制第16条 采购经办人员对于每一个采购项目均应根据需要确定作业进度管制点，预定采购业务进度。第17条 预定采购业务进度应能配合请购项目的缓急，且各业务进度须在预定日期前完成。第18条 对于未能在预定日期前完成的采购项目，采购经办人员应会同请购部门研究处理对策。第8章 附则第19条 本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。第20条 本制度自 年 月 日起开始实施。第21条 相关文件表单1“供应商信息表”。2“请购单”、“外购单”。3验收报告、“收货单”。编制日期30、审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期32 验收管理制度内控制度名称验收管理制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第1章 总则第1条 目的为规范本公司的验收管理工作，确保所购商品符合公司生产需要，特制定本制度。第2条 责任部门商品的验收工作由质检部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收，对收到商品的数量和质量进行检验。第2章 验收前的准备工作第3条 收货准备1验收人员在收到采购部门转来已核准的“采购订单”时，按供应商、交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位，以方便收货。2对于需要按重量、长度、体积等方面计量的商品，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收，不31、得虚估。第4条 待验商品处理已经到货等待验收的商品，必须在商品的外包装上贴上商品标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的分开储存，并规划“待验区”，以示区分。第3章 实施验收第5条 商品到货后，验收人员应会同使用部门依“装箱单”、“采购订单”、采购合同等采购文件核对商品名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填入“订购单”，同时验收人员填写验收报告并在上面签字。第6条 质检部门应当使用按顺序编号的验收报告，对于那些没有对应采购申请的商品，一律不得签收。第7条 质检部门验收完毕后，对验收合格的商品应当编制一式多联、预先编号的验收证明，内容包括供应商名称32、收货日期、商品名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品的依据，并及时报告采购部门和财务部门。第8条 验收过程中如发现所载的商品与“装箱单”、“采购订单”或采购合同所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。第9条 验收过程中发现商品有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况且达到一定程度时，验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理，并尽可能维持其状态以便于公证作业。第10条 公证单位或供应商确认后，验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后，送财务部门及采购部门督促办理。第11条 超交处理交货数量超过“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例，以重33、量或长度计算的商品，其超交量在3%（含）以下，由仓储部门于收货时，在备栏内注明超交数量，经请购部门经理同意后进行收货，并通知采购人员。第12条 短交处理1交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门经理同意后，可免予补交。2短交如需补足时，仓储部门应通知采购部门联络供应商处理。第13条 急用品处理供应商交货时，若仓储部尚未收到“请购单”时，验收人员应先询问采购部，确认无误后，开始按照验收程序办理。第14条 商品验收规范为利于商品检验收货的业务，质检部门就商品重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的商品质量制定商品验收规范，呈总经理核准后公布实施，以此作为采购及验收的依据。34、第15条 商品检验结果处理根据不同检验结果可做以下两个方面处理。1检验合格的商品，检验人员于外包装上贴上合格标签。仓库人员再将合格品入库定位。2验收不合标准的商品，检验人员应贴上不合格标签，并于验收报告上注明不良原因，经负责人核实后通知采购部处理。第16条 退换货作业1对于检验不合格的商品退货时，采购员应开立“商品交运单”并附有关验收报告，呈采购部经理签字确认后办理退货。2如为需要更换的商品，采购人员需要与供应商协商解决；如需要增减货款，要在付款前或有效承付期内通知财务部门。3对于已付款但在保修期或保质期出现质量问题的商品，采购人员需要负责联系供应商进行维修或赔偿，索赔收入全部上缴财务部，注明35、赔偿商品及赔偿原因。第4章 附则第17条 本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。第18条 本制度自 年 月 日起开始实施。第19条 相关文件表单1“采购订单”、“装箱单”、“请购单”。2验收报告、“索赔处理单”、“商品交运单”、商品验收规范。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期4 采购付款管控制度41 预付账款及定金审批制度内控制度名称预付账款及定金审批制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第1条 目的为加强预付账款及定金的使用并得到及时、准确的反映，减少供货商对公司资金的占压，使公司资金得到合理运用，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于本公司的采购部和财务部36、。第3条 预付账款是指公司按照购货合同或者劳务合同规定，预先支付给供货方或者劳务方的账款。在会计核算上一律通过“应付账款”借方进行核算。第4条 定金是指公司为保证合同履行，预先向供应方或劳务方交纳一定数额的钱款。第5条 预付账款的使用范围1合同中明确约定以“先款后货”方式结算的，可按协议约定支付货款。2合同中规定超额度进货需先款后货的。3金额比较大的订单，为得到额外折扣且额外折扣不低于5%的。此类付款为公司授权权限所规定的特殊付款，实际执行时必须按照公司规定的授权权限报相关领导审批后支付。第6条 预付款及定金审批规定1以预付款形式采购且采购金额在5 000元以内的采购订单，需经采购部经理审核、37、采购总监审批；采购金额在5 000元（含）以上的采购订单，需经采购总监审核、总经理审批。2定金数额在500元以内的，采购部经理审批即可；5002 000元的，采购部经理审核、采购总监审批；2 000元以上的，采购总监审核、总经理审批。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期42 采购物品退货管理办法内控制度名称采购物品退货管理办法执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第1条 目的为明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规定，及时收回退货款项，特制定本办法。第2条 退货条件验收人员应该严格按照公司的验收标准进行验收，不符合公司验收标准的物品为不合格物品。不合格物品应办理退38、货，主要包括数量与质量两个方面。1对于数量上的短缺，采购员应与供应商联系，要求供应商或者补足数量，或者扣减价款。2对于质量上的问题，采购员应该首先通知使用部门不能使用该批物品，然后与使用部门、质检部门、相关管理部门联系，决定是否退货还是要求供应商给予适当的折扣。3经采购部经理审阅，采购总监审核，总经理审批后与供应商联系退货事宜。第3条 退货手续检验人员对于检验不合格的物品，应贴上“不合格”标签，并在验收报告上注明不合格的原因，经负责人审核后转采购部门处理并通知请购部门。第4条 物品出库当决定退货时，采购员编制“退货通知单”，并授权运输部门将物品退回，同时将退货通知单副本寄给供应商。运输部门应于39、物品退回后通知采购部和财务部。第5条 退货款项回收1采购员在物品退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及金额等。2采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，财务总监或总经理按权限审批。3财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。第6条 折扣事宜1采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商进行谈判后最终确定。2折扣金额必须由财务部审核、财务总监经审核后提交总经理审批。3折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。4财务部门根据借项凭证来调整应付账款。第7条 本办法经公司总经理批准后施行。第8条 相关文件表单1验收报告。2“退货通知单”。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期5 采购管理的相关文件资料51 请购单项目品名数量单位价格总金额123合计人民币（RMB） 供应商名称及联系电话报价123到货时间及付款条件备 注请购部门经理审核财务部经理审核总监审批（人民币5 000元以下）总经理审批（人民币5 000元以上）52 采购订单供应商名称： 订货日期： 交易条件（分批交货）： 付款条件： 电话： 采购单编号： 项次商品编号品名/规格单位数量单价金额交货日期交货地点注意事项交易条款（由公司自定）经办人： 审核人： 审批人：