1、建筑设计公司行政接待管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 目的为做好接待工作，制订本制度。2 适用范围本制度适用于公司商务及经营管理活动中涉及用车、食宿、票务、洽谈、接待、馈赠等公关工作。3 接待工作中的角色接待负责人是接待工作的主角，行政部配合接待负责人做好接待的支持工作。4 接待支持工作的内容安排车辆、安排住宿、车票机票、安排商务餐、置办礼品、安排会务与场地、专人陪同服务。5 接待规格贵宾规格、商务规格、普通规格。6 规格标准6.1 贵宾规格：6.1.1 车辆全程服务；6.1.2 四星级以上酒店；6.1.2、3 商务舱机票；6.1.4 饭店清单内贵宾档饭店或其他饭店；6.1.5 各类礼品。6.1.6 行政部专人陪同服务。6.2 商务规格：6.2.1 根据实际情况安排车辆和司机；6.2.2 不高于三星级或400元/间以下酒店；6.2.3 经济舱机票或火车、轮船；6.2.4 饭店清单中商务档饭店或不高于250元/人餐6.2.5 不高于1000元/人的礼品标准6.2.6 行政部专人陪同6.3 普通规格：6.3.1 建议使用出租车；6.3.2 经济型或300元/间以下酒店6.3.3 经济舱机票或火车、轮船；6.3.4 饭店清单中普通档饭店或不高于150元/人餐；6.3.5 不高于500元/人的礼品标准。73、 接待工作办理7.1 由经营副所长指派接待负责人，并确定接待规格。7.2 接待负责人制作接待计划，行政部根据接待计划安排接待工作。7.3 接待负责人至少提前1个工作日知会行政部负责人接待需求并填写相关表单，如有特殊需要或大宗采办的，应提前通知。7.4 接待负责人因出差等特殊原因无法及时填写单据的，须以短信或邮件的形式告知行政部，事后补填相关表单。7.5 行政部确认接待工作的规格后落实采购、预订、支付等协助工作，全程配合整个接待工作。7.6 行政部储备性采办部分礼品，包括茶叶、烟、酒等。8 超规格申请如实际工作中需要超规格接待的，须向所长报特别申请，行政部凭所长出据的书面批示落实接待工作。9 其4、他9.1 公司行政人事部对本办法有最终解释权。9.2 本办法自公布后试行3个月。接待计划访客信息来访宾客一行共 人 所属项目： 前期接触 联络人姓名： 先生 女士 手机： 贵宾 商务 普通需要接机到沪时间：月日 点 分 航班号：机场/车站：需要送机出发时间：月日 点 分待定 机场/车站： 访客特点口味：偏辣 清淡接待注意点：接待计划时间：年月日地点：淮海中路 其他: 参与接待人员: 接待日程日期/时间接待内容备注接待分项工作分项工作事项责任人配合人工作内容注意事项： 接待负责人： 日期： 年 月 日行政配合申请单酒店宾馆店名： 房型：单人房 双人房 大床房 套房 其他： 入住日期：月 日 入住5、时间： 点 分 客人自付离店日期：月 日 离店时间： 点 分 无法预测订机票车票航班号： 出发日期：月日 出发时间： 点 分姓名： 身份证号： 姓名： 身份证号： 姓名： 身份证号： 姓名： 身份证号： 姓名： 身份证号： 已确定车次： 由行政部确定车次火车类型： 普通 动车 高铁始发站： 终点站： 日期： 月 日 时间： 点 分本格内容行政部填，接待负责人签字已订车次： 目的地： 类型：普通动车高铁日期： 月 日 时间： 点 分确认签字： 日期： 月 日饭店食肆店名： 参宴人数：人用餐时间： 月 日 点指定陪同人： 会场指定会场： 会场要求：地点： 面积： 其他要求： 与会用品： 礼品票务品6、名：数量： 指定商家：到货时间：品名：数量： 指定商家：到货时间：其他要求： 行政签字： 接待负责人确认： 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日派车单申请人： 部门： 分管副所长审阅： 具体随车人： 出车情况： 出车时间： 出车事由： 访客姓名： 先生 女士 一行共 人 访客手机号： 接送地点： 出车司机签字： 所长签字： 注：申请派车人将此单交于行政部，由行政部指定出车司机后与申请人联系具体出车时间等事宜酒店宾馆店名： 房型：单人房 双人房 大床房 套房 其他： 入住日期：月 日 入住时间： 点 分 客人自付离店日期：月 日 离店时间： 点 分 无法预测行政签字： 接待负责人确认： 日期：7、 年 月 日 日期： 年 月 日订机票车票航班号： 出发日期：月日 出发时间： 点 分姓名： 身份证号： 姓名： 身份证号： 姓名： 身份证号： 姓名： 身份证号： 姓名： 身份证号： 已确定车次： 由行政部确定车次火车类型： 普通 动车 高铁始发站： 终点站： 日期： 月 日 时间： 点 分本格内容行政部填，确认人签字已订车次： 目的地： 类型：普通动车高铁日期： 月 日 时间： 点 分确认签字： 日期： 月 日饭店食肆店名： 参宴人数：人用餐时间： 月 日 点指定陪同人： 行政签字： 接待负责人确认： 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日超规格接待批示行政部：同意此次按特殊情况办理， 希8、遵照执行。所长签字： 日期： 年 月 日实施办法1 接待工作1.1 经营副所长指定接待负责人，并确定接待规格与档次；1.2 由接待负责人填写接待计划，指定具体接待分项工作的责任人；1.3 各接待分项工作的责任人统一填制行政配合申请单及派车单，并安排落实接待事项；2 用车2.1 行政部收到副所长签字的派车单后，将派车单分派给相关司机；2.2 司机接到派车单，根据派车单上联系方式与访客取得联系，并及时跟客房确认出发到达时间、地点等详细信息。2.3 司机协助访客办理酒店入住与退房事宜，3 宾馆酒店3.1 预订宾馆参考公司协议酒店清单，如预订清单以外酒店，须确定具体酒店名；3.2 订酒店时应问清是否公9、司付费，如客人自付，则属于代订范畴；3.3 预订酒店需填写行政配合申请单；3.4 酒店预订请按公司标准申请，如需超规格，需所长书面特批；3.5 非协议酒店，由行政部付款或委托他人付款。4 机票车票4.1 行政部根据申请单内容做好预订工作，如无法预订，应及时与接待负责人沟通；4.2 遇贵宾级接待订机票，需注意航空公司服务及乘座的舒适度。5 饭店食肆5.1 行政部提供推荐饭店清单，供订餐人选择；5.2 清单以外的饭店，行政部应配合其确定店名，并落实订餐；5.3 订餐需提供行政配合申请单5.4 如无法及时填取单据，以短信或邮件为准；5.5 行政部事先指定陪同用餐人付款。6 礼品6.1 行政部储备一定量的茶叶、烟、酒等礼品和矿水等接待用品，其他礼品从供应商处提取；6.2 礼品馈赠优选行政部储备礼品；6.3 如需馈赠储备以外礼品，需填写请购单，由行政部临时采办。7 会场与会务7.1 接待过程中需要使用会场，需填写行政配合申请单；7.2 行政部了解会务名称，目的，参会人数，参会人员情况，所需会务用品，服务要求。及时准备或采办物资，确保会议顺利召开与结束；7.3 会议结束后，行政部负责清理会场并收回相关物资。