1、房地产公司费用开支管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: xx公司费用管理制度第一条 目的为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。第二条 适用范围 本制度适用于xx公司本部及下辖各事业部。第三条 管理思路区域公司成立费用管控小组，实行三级管控体系，预算管理、额度管理和行政管理三种方法。除公司特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除该费用金额。n 预算管理xx年严格实行预算管理制度，区域公司由管理层领导带头成立费用预算小组，各项预算报集团审批2、后严格执行。n 额度管理：费用实行总额控制是在预算控制周期内按月使用，不仅年度总额不超标，月度费用也不允许超标，上月结余可以顺延至下月使用。n 行政管理：行政管理指的是人力行政部采用行政手段严控各项费用支出，对于超出标准的费用由该费用产生部门自行承担，或者从各部门年度奖金中扣除。第四条 管理办法 本措施涉及费用范围主要包括：人力成本费、办公支出费、个人报销费及内部服务费；销售行政费及销售推广费由营销管理部负责管控。4.1各部门负责人需严控部门各项费用支出，并指定专人负责费用使用及报销，该负责人需及时向部门负责人提交费用使用情况；4.2各部门在发起费用报销时，必需将费用使用明细表作为附件扫描上传3、（费用明细表见附件）； 4.3人力行政部将建立费用共享文件盘，各部门需及时将费用使用明细表共享至人力行政部相关人员，人力行政部可以随时查看各部门费用使用明细。4.4人力行政部建立费用使用预警机制，当月费用使用超过50%时，人力行政部将向部门负责人发起提醒，使用费用超过当月定额80%时人力行政部将向部门负责人发起预警，通过此类措施提醒各部门控制费用支出，确保费用使用不超标。第五条 具体管控措施5.1. 责任主体为人力行政部5.1.1 人力成本类：该费用由人力行政部负责统筹，并每月向公司领导汇报费用使用情况。具体管控举措包括： 严格控制各部门人员编制，保证人员不超编； 严格控制各部门加班，请各部门4、提交加班计划，杜绝一切不必要的加班，以控制加班费及由此产生办公费； 合理安排培训计划，综合培训资源，做好培训需求调研，开展有针对性培训，避免各部门“为培训而培训”； 优化招聘渠道，针对招聘岗位选择合适招聘渠道，节约招聘费，同时降低流失率，从反方面节约招聘费。5.1.2 企业文化经费：该费用由人力行政部统筹使用，企业文化组制定年度活动方案及费用计划，并严格按计划执行。具体管控措施如下： 合理设置活动奖项，控制活动奖金奖品支出； 创新活动形式，引进一些费用较小且容易组织的小型拓展活动，既丰富活动形式，也节约活动费用； 创新宣传形式，尽量选择网络、微信、OA、内部邮箱等宣传，减少宣传物料制作数量，控5、制企业文化经费。5.1.3 办公水电费：主要管控措施如下： 综合考虑办公室资源，对部分办公室进行合并（比如采购部合并至成本部办公），节约办公水电支出； 将各办公区照明灯粘贴“白天”“夜晚”标识，要求各部门按要求打开照明灯；天气较好时，倡导各部门拉开窗帘，尽量采用自然光，控制电费支出，同时建议将照明灯更换为节能灯； 联合物工办，对办公室大且办公人员少的部门，对没有人员办公的区域做用电保护，即切断电源，避免各部门误开，浪费用电； 联合物工办，对办公区空调温度统一设置为26最佳温度，节约用电； 联合物业工程部/水厂，将茶水间、洗手台水流减小，节约用水； 人力行政部建立夜间巡查制度，监督各部门水电使用6、情况（灯、空调等），对违规情况及时通报； 各部门设立督导值班人员，定期排班，责任到人，监控部门水电等使用情况； 人力行政部每月及时将物业提供数据和财务入账数据进行核对，对数据进行分析，及时发现异常，及时预警； 除行政级人员，禁止使用大功率电器，与办公室巡察结合，一经发现违规使用，当场没收。5.1.4 其他办公类支出（劳动保护费、卫生用品、服装费、仪式费用、搬运杂费）：此项费用为固定标准，按制度执行即可。 5.1.5 通讯费-网络费：此项费用为相对固定费用，各部门使用产生，由人力行政部统筹。具体管控措施包括： 由资讯核查光纤使用情况，对使用不充分的光纤进行合并和报停，减少费用； 和供应商进一步洽7、谈，尝试尽量降低网络费标准，降低网络费支出。 5.1.6 租赁费：此项费用主要涉及文昌事业部（生活区及办公区租赁费用）和腾冲事业部，具体管理措施有： 由事业部评估租赁需求，对用不到的单位及时退租。5.1.7 保险费：包括航空意外险、财产险及车辆保险。 航空意外险：采取团购措施，多家对比，争取最大优惠； 财产一切险：由集团统一签订协议，按要求执行； 车辆保险：按定额标准执行。5.1.8 会议费：专项费用，仅指区域领导年中/年终去集团开会相关费用（含交通、住宿、餐饮等），由人力行政部实行专项管理。5.1.9 诉讼费：此项预算为预估值，全年按业务量估算，如果有重大案件发生，产生较大诉讼费，可以单独请8、示。具体到实际工作中，控制费用的方式主要有： 及时发布新的法律法规，并提醒相关部门和单位，及时采取措施避免法律风险，从而减少/避免诉讼发生，控制诉讼费； 建立案例分析库，对典型案件进行归纳总结，并对相关单位进行培训，在以后工作中努力避免此类诉讼案件发生，减少诉讼费； 对有些案件尽量协商，进行庭外和解，减少诉讼费。5.1.10 资讯系统维护费：指用于核算各资讯业务系统维护费用，包括资讯系统软硬件维护服务。主要措施包括： 合理使用资讯资产，对新资讯类资产申购申请，优先考虑内部调配，严控新资讯类资产申购； 建立资讯类资产维护保养制度，延长各类软硬件使用年限，尽量减少软硬件维护/申购费用。5.1.119、 车辆费用：此项费用为专项费用，由人力行政部专项管理专项使用，主要管控措施有： 根据新的预算标准，引进一些服务质量好、价格优惠的汽车租赁商做为我司长期合作伙伴，给部门用车提供多种渠道； 严格按照预算定额控制用车成本； 制订公务车自驾管理制度，加强公务车自驾管理，有效避免安全隐患。5.1.12 内部服务费：此项费用按与物业公司合作协议执行，人力行政部为提高费用使用准确性，将全力做到以下几方面：做到内部服务编制准确合理； 严控内部服务岗位人员编制； 严格控制内部服务中材料维修/维护/更换费用。5.2. 责任主体为财务部5.2.1 审计费：此项费由财务部根据年度业务计划安排进行预算，由财务部专项申报10、，属于半变动费用。5.2.2 坏账损失：此项由财务部根据制度确认应收的款项而未能收回的损失。此项不作预算，属计划外特殊事项特殊审批。5.2.3 待摊费用摊销：指长期待摊费用的本期摊销部分，此项费用不作预算。5.2.4 税费：此项费由财务部根据年度业务计划安排进行预算，由财务部专项申报，专项使用，每月将税费使用情况上报总经理复核。5.3.责任主体为各部门5.3.1 办公费：包括名片、饮用水、邮寄费、文印费、报刊杂志费等。此项费用为总额考核，分项控制，主要管控措施包括： 名片费：除销售部外，各部门人均名片印刷2盒/年，销售人员人均12盒/年，销售相关人员4盒/年，行政部将据此核查各部门名片印刷数量11、；超标印刷的名片由各部门自行承担费用； 饮用水：根据2016年预算标准，停止支装水供应，仅提供桶装水；根据需求人力行政部将在大会议室和楼层茶水间提供饮水机，会议时建议个人携带水杯； 邮寄费：制定区域公司公件邮寄管理制度，要求各部门严格按照制定执行，各部门指定专人负责公件邮寄，每月定期提交台账由部门负责人审核签字，月度结算时提交人力行政部，杜绝个人寄件占用公司资源； 文印费：人力行政部每月反馈各部门纸张及复印费用，各部门可根据实际情况进行费用控制； 文具用品：各部门在全年预算范围内制定年度采购计划提交部门负责人审核签字；发起报销时将签字版采购计划作为附件上传（如有特殊情况需进行情况说明），相关领12、导点单时应当依据采购计划审批，如超出计划，建议不予审批； 报刊杂志：制度性固定费用，设计/营销/工程/成本200元/人/年，其它部门100元/人/年，由人力行政部统一报销。5.3.2 低值易耗品：变动费用，与业务量存在关联关系，人均费用500元/年，部门自行报销。 加强低值易耗日常管理，减少非正常报废； 部门在申购低值易耗品前，需经部门负责人审批后提交申购计划至人力行政部，人力行政部根据公司闲置资产台账核实是否可调拨，如无可调拨资产方可申购； 人力行政部协同采购部可提供采购渠道给部门选择；5.3.3 办公类-通讯费：变动费用，与业务量相关，管控措施主要包括有： 此费用由人力行政部统一报销，人力13、行政部将按照各部门月度定额进行管控，并及时反馈部门使用情况；各部门需结合月度使用情况，考虑是否需对部门电话费用进行进一步整合； 每月人力行政部核查使用异常线路，并反馈部门核查； 与供应商协商，要求供应商根据我们实际情况单独制定几项套餐，人力行政部统计各电话线路使用情况，选择适当套餐； 建立各路电话动态管理，对未来一段时间（比如1个月，或2个月）确定不用的电话线路进行报停或注销，待再次使用时再次开通； 根据各岗位确定长途电话使用权限，尽量避免个人用公司电话拨打长途。5.3.4 业务接待费：此项费用由部门根据标准预算，人力行政部作为费用监管部门，将主要从以下几方面进行控制： 取消内部接待，杜绝将内14、部接待以外部接待名义报销； 各部门根据工作安排，按月上报接待计划，避免年底时“突击接待”；计划外产生接待需要报分管领导审批，在时间不允许的情况下，可口头争取分管领导意见，在接待结束3个工作日内补交请示依据； 建立接待费核查机制，由区域总或项目总对每月接待事项进行抽查； 严格根据 预算情况执行，各部门指定专人负责该项费用报销，并在报销流程中上传部门负责人签字版费用使用情况表作为附件（费用使用情况表见附件）。5.3.5 差旅费：此项费用由部门根据标准预算，人力行政部作为费用监管部门，将主要从以下几方面进行控制（其中机票费由人力行政部统一报销）： 建议财务在审批差旅费报销时严查出差费用，尽量杜绝未发15、生费用的报销； 审查出差流程：任何一次出差都必须有严格的出差审批流程，根据出差范围不同，由相应领导审批后方可报销；报销标准需符合公司差旅制度的相关规范； 出差时间较长的（15天以上），可参考公司出差管理制度选择租房，而非入住酒店；出差目的地有接待房的，优先考虑入住接待房； 出差交通工具：参考出差管理制度执行，如果预定机票起飞前退票，发单时注明退票原因，个人原因个人承担，起飞后退票额外支付的部分由乘机人个人承担； 各部门提前做好出差计划，尽量避免不必要原因所产生的退票费； 已建立携程之外的机票、酒店预订合作关系（海航订票平台），争取较携程更多折扣优惠和服务，订票时可询价后再行预订。5.3.6 咨16、询评估费：主要包括法律顾问费用及聘请外部咨询公司费用。属于变动费用，与业务量存在关系，根据业务量进行估算。 严格根据各部门提交的预算情况执行，各部门指定专人负责该项费用报销，并在报销流程中上传该项费用使用情况表（费用使用情况表见附件）。第六条 综述6.1. 费用管控属于多部门协调事项，涉及费用使用部门、财务部及人力行政部，对于费用超标使用建议做以下处理。6.2. 对于超标使用费用分两种情况，一是月度超标，另一种是年度总费用超标，分别处理如下：6.2.1 月度超标：发生月度超标时，将在接下来一个月或几个月扣减，在能够保证年度费用不超标时，将不追究责任；6.2.2 年度超标：对于年度费用超标，建议从超出部门奖金中扣除相应金额。 6.3 此项制度为征求意见稿，欢迎各部门对本制度提出意见和建议，待修改确认后再发布实施。