1、建设工程公司文件收发及电话使用管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录第一章 总则2第二章 行政办公室主任工作责任制度2第三章 文件收发管理规定4第四章 文印室管理规定5第五章 办公用品领用管理规定6第六章 电话使用规定7第七章 集体宿舍管理规定7第八章 印章管理制度8第九章 企业会议管理制度10第十章 文书档案立卷归档制度13第十一章 出差管理规定 17附1：出差申请表19附2：出差旅费报销清单20第一章 总则 第一条 为完善公司的行政办公管理机制，建立规范化的行政办公管理，提高行政办公管理水平和工作效率，2、使公司各项行政工作有章可循，照章办事，制定制度。第二章 行政办公室主任工作责任制度第二条 办公室主任职务1.负责督促、检查各部门对党和国家的方针政策、上级指示和公司经理办公会及执行董事决定的贯彻执行。2.定期组织收集、分析、综合公司生产、行政各方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。3.根据总经理指示，负责组织总经理主持的工作会议，安排做好会务工作。4.负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为总经理当好参谋。5.组织起草公司文件(对各职能科室以公司名义起草的文件负责审核)，做好全公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归3、档、保管工作。6.组织做好公司印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，及时编写公司大事记。7.会同党办负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。8.组织做好来客接待和小车的管理工作。9.指导做好电话话务与机线维修工作。10.根据公司方针目标要求，及时编制本室方针目标展开，并组织检查、诊断、落实。 11.负责公司办公用品用具标准的制订和管理，并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。12.负责完成上级领导临时交办的各项任务。第三条 办公室主任职权1.有权向公司各部门索取必要的资料和情况。2.对公司会议决议和总经理指示的贯彻执行情况，有权检查督促。3.有权催促各部门按时按要求4、完成上级机关下达的工作任务。4.有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。5.有权按总经理的指示、协调各部门之间的工作关系。6.有权安排调度小车的使用。7.对各科室以公司名义起草的文件有审核和校正权。8.对不符合上级规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。9.对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。10.有权根据总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品，用具标准化进行检查、督促。第四条 办公室主任职责1.对得知生产行政工作出现异常情况，未能及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。2.对公司行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。3.对5、机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。4.对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。5.对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责。6.对所属服务工作质量差造成不良影响负责。7.对未及时根据公司方针目标要求编制好本室方针目标，未及时检查、诊断和落实负责。 第三章 文件收发管理规定 第五条 公司文件由指定的拟稿人拟稿，属董事会文件由董事会秘书拟稿，属公司文件由办公室主任拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发，属党内的由党委书记签发。 属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专6、人印制、报送。 第六条 已签发的文件由核稿人登记，并按“企、董、党、工、团、妇”等内容编号后，送文印室打印。 第七条 文件由文印室负责校对，并送拟稿人核稿人审查合格后，方能复印、盖章。 第八条 文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项清楚，并报告报送结果。 第九条 经签发的文件原稿送保密（档案）室存档。 第十条 外来的文件由办公室专人负责签收。签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。第四章 文印室管理规定 第十一条 文印室人员应遵守公司的保密规定，禁止非文印室人员进入文印室，不泄露工作中接触的公司保密事项。 第十二7、条 打印文件，应按文件收发规定由主管领导签署，电报、传真、复印由部门主任（部长）签署。 打印文件，发电报、传真、电传，复印文件资料，均需分类逐项登记，以备查验。 文印室人员必须按时、按质、按量完成每项打字、电报、电传、传真、复印任务，不得积压、迟误。工作任务紧张时，应加班完成。工作中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。 第十三条 电报、电传、传真、文件、复印件应及时发送给有关人员。因积压、迟误而致工作失误、损失的，追究当事人的责任。 第十四条 复印机由专人管理，非专管人员不准乱开机复印。 第十五条 原则上不接受外单位、个人的资料打印、复印，如确定需要，经办公室主任批准后办理登记收费手续8、。 收费标准按市场价格由财务部确定。收据由财务部出具。所收取的费用按旬上交财务部。 第十六条 文印室应每月统计核算费用上报办公室，同时抄报财务部。 第十七条 文印室人员应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。 第十八条 严禁私事使用传真电话。违犯者除补交电话费外，并视情节轻重给予罚款处理，屡教不改者予以除名。 第五章 办公用品领用管理规定 第十九条 公司各部门所需的办公用，由办公室统一购置，各部门按实际需要领用。 第二十条 各部门专用的表格，由各部门制定格式，由办公室 统一订制。 第二十一条 办公室用品只能用于办公，不9、得移作他用或私用。 第二十二条 所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用。 第二十三条 购置日常办公用品或报销正常办公费用，由办公室主任审批，购置大宗、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后方可购置。第六章 电话使用规定 第二十四条 电话为办公配备、使用。私事打市内电话不得妨碍联系公务。 第二十五条 禁止员工为私事挂发长途电话。违者除补交长途电话费外，给予罚款处理。确有急事者，应先请示部门领导同意，并按邮电部门规定交长途电话费。第二十六条 联系业务时应尽量减少挂发长途电话，降低费用。第七章 集体宿舍管理规定第二十七条 住集体宿舍的员工应服从管理、团结10、友爱、互相帮助、讲究卫生、文明礼貌、注意安全。第二十八条 住宿员工应爱护宿舍内各项公物及设施，损坏、遗失公物者必须照价赔偿。第二十九条 住宿员工应自负房租、水电费、卫生费等，如过期不交费而被罚款、断水、断电等，责任自负。第三十条 集体宿舍内不得私自留宿他人，违者视情节轻重处理。特殊情况需留宿的，须先报告办公室或宿舍负责人同意。第三十一条 不准在宿舍内高声喧哗；宿舍内各项文娱活动应在晚上11点前结束，以免影响他人休息。不准在宿舍内干违法乱纪的事。第三十二条 员工搬离集体宿舍时，须将所领用的公物交还给公司。第三十三条 凡调出公司的员工，必须在办理调动前退还住房，否则公司有权不办理调动手续。第八章 11、印章管理制度第三十四条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。第三十五条 公司总经理授权由办公室全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章的保管和使用。第三十六条 公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。第五十三条 印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。第三十七条 公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。第三十八条 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续12、。第三十九条 公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单，将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。第四十条 经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。第四十一条 印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。第四十二条 在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。第四十三条 公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。第四十四条 涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。第四十五条 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。第四十六条 用印后该印章使用单作为用13、印凭据由印章保管人留存，定期整理后交办公室归档。第四十七条 印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。第四十八条 公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。第四十九条 印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司办公室报告。第五十条 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。第五十一条 违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。 第九章 企业会议管理制14、度第五十二条 为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。第五十三条 公司会议归纳为三类：1.公司级会议：主要包括党政领导(扩大)会，公司干部会、公司党员会、公司团员会、公司职工大会，以及各种代表大会。应分别报请党委或经理办公会批准后，由各职能部门分别负责组织召开。2.专业会议：系公司性的技术、业务综合会(如经营活动分析会、质量分析会、生产调度会、安全工作会等)，由分管领导批准，主管业务部门负责组织。3.各职能部门或项目部工作会：各职能部门或项目部召开的工作会由各职能部门或项目部领导决定召开并负责组织。第五十四条 上级或外单位在我公司召开的会议(如现场会、报告会、业务会、办15、公会等)一律由公司办公室受理安排，有关业务对口部门协作作好会务工作。第五十五条 例会的安排：为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：1.行政技术会议(1) 经理办公会：研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作重大问题。总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务 (2)部门负责人以上干部大会(或全厂职工大会)：总结上季(半年、全年)工作情况、部署本季(半年、新年)工作任务，表彰奖励先进集体、个人。(3)经营活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进16、措施，不断提高公司经济效益。(4)质量分析会：汇报、总结、上月施工质量情况，讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改进措施。(5)安全工作会(含生产、治安、消防工作)：汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。(6)生产调度会：根据各施工项目的实际情况，从人、财、物等各方面对各个项目进行协调、平衡，确保各个项目的施工进度，研究解决各职能部门不能自行解决的重大问题。(7)职能部门或项目部工作会：检查、总结、布置工作。(8)班前会：对先天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。2.各类代表大会(1)职工代表大会：(2)部门职工大会(或职工代表17、小组会)：(3)党员代表大会：(4)团员代表大会：第五十六条 其他会议的安排：凡涉及多个职能部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前经分管领导批准后，公司办公室统一安排。第五十七条 公司办公室每周六应将全公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订印发到公司领导和各职能科室及有关服务人员。第五十八条 凡公司办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请公司办公室调整会议计划。第五十九条 对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，公司办公室有权拒绝安排。第六十条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，公司办公室有权安排合并召开。18、第六十一条 各部门会期必须服从全公司统一安排，各部门小会不应安排在全公司例会同期召开，(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。第六十二条 所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有关准备工作。(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等)。第十章 文书档案立卷归档制度第六十三条 为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。第六十四条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第六十五条 公文19、承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第六十六条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第六十七条 凡本公司印发出的公文(含定稿和打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。第六十八条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学20、习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。第六十九条 各部门专(兼)职文书的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工21、作，并办理临时借用文件材料登记手续。第七十条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第七十一条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第七十二条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第七十三条 本公司的请示与上级机关的批复。第七十四条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。第七十五条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第七十六条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第七十七条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。第七十八条22、 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第七十九条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第八十条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。第八十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切，并编上条款号。第八十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。 第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照案卷类目条款，放入平时保存文件卷夹内对号入座，并在收发文登23、记薄上注明。第八十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。第八十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第八十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第八十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。第八十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请24、示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。第八十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第八十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。第九十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写25、的字迹要工整。卷内目录放在卷首。第九十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。第九十二条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清晰。第九十三条 案卷的装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第九十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第十一章 出差管理规定第九十五条 为加强出差费用的管理26、，特制定本规定。第九十六条 员工出差依下列程序办理：1.出差前应填写出差申请单。出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定，并依照程序实核。2.出差人凭核准的出差申请单向财务部暂支相当数额的旅差费，返回后一周内填具出差旅费报告单，并结清暂支款，未于一周内报销者，财务应于当月工资中先予扣回，等报销时再行核付。第九十七条 出差的审核决定权限如下：1.省内出差：三日内(含三日)由部门经理核准，三日以上由主管副总经理核准，部门经理以上人员一律由总经理核准。2.省外出差，一律由总经理核准。第九十八条 出差不得报支加班费，但假日出差酌情予以计薪。第九十九条 出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际需要电27、话联系，请示批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销旅差费外，并依情节轻重论处。第一百条 出差旅差费分为交通费、住宿费、膳食费、通讯费、交际费等，其标准另定。第一百零一条 出差费用的报销：1.交通费、住宿费按标准报销，超标自付，欠标不补。2.通讯费以邮局凭证报销。3.交际费由领导核定，凭据报销。附1：出差申请表出差人职别代理人职别差期年月日至年月日出差地点出发时间暂支旅费出差事由总经理部门经理申请人附2出差旅费报销清单出差人： 部门：年月日出差日期地点交通费膳杂费住宿费杂费其它费用合计说明月日起迄费用总计旅费总额（大写） 人民币美元万千佰拾元角分整预支旅费应付（支）金额 会计核准审核收款签字