1、建设公司行政管理制度汇编（会议、文件、印信等）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录一、计划管理办法1第一章 总则1第二章 计划的种类及内容1第三章 计划的编制要求2第四章 计划的实施与调整3第五章 计划的检查与考核3第六章 附则4二、会议管理办法6第一章 总则6第二章 会议类型6第三章 会议计划7第四章 会议准备7第五章 会议召开8第六章 会后落实9第七章 会议总结9第八章 附则10三、文件管理办法15第一章 总则15第二章 文件的类别15第三章 文件的管理17第四章 文件的编制与审批17第五章 文件的编号18第2、六章 文件的发放与签收19第七章 文件的保存19第八章 文件的更改20第九章 文件的废弃与销毁20第十章 附则21四、公文管理办法26第一章 总则26第二章 公文的类别26第三章 收文管理28第四章 发文管理29第五章 其他管理30第六章 附则31五、档案管理办法51第一章 总则51第二章 管理体制51第三章 文件材料的形成和归档53第四章 档案管理55第五章 附则57六、印信管理办法65第一章 总则65第二章 介绍信管理65第三章 印章的使用范围66第四章 公司各类印章的规格67第五章 印章的制发和启用67第六章 印章的安全管理68第七章 印章的使用69第八章 印信的变更、遗失、回收和废止73、0第九章 附则71七、保密工作规定79第一章 总则79第二章 组织机构79第三章 保密范围和密级的划分80第四章 保密管理81第五章 保密教育、检查和奖惩83第六章 附则84八、办公用品及设备管理办法85第一章 总则85第二章 办公用品及设备的计划管理85第三章 办公用品及设备的采购86第四章 办公用品及设备的领取87第五章 办公用品及设备的保养维修88第六章 办公用品及设备的盘点与报废处理88第七章 办公用品及设备的监督控制89第八章 附则89九、固定资产管理办法92第一章 总则92第二章 固定资产管理基本任务与职责分工92第三章 固定资产的分类和计价94第四章 固定资产增减变动及处理程序94、6第五章 固定资产折旧及方法100第六章 固定资产修理100第七章 固定资产记录101第八章 固定资产清查101第九章 固定资产分析与考核102第十章 附则103十、公共环境与安全管理办法108第一章 总则108第二章 公共环境管理108第三章 安全管理110第四章 附则112十一、公务车辆使用管理办法113第一章 总则113第二章 用车申请与车辆调度113第三章 公务车辆的保管、维护、检查及出车统计114第四章 公务车辆手续办理及费用管理115第五章 驾驶纪律与安全管理117第六章 附则118十二、员工集体宿舍管理办法121第一章 总则121第二章 住宿申请121第三章 住宿管理122第四章5、 附则123十三、接待管理办法126第一章 总则126第二章 接待管理规定126第三章 接待审批程序及接待流程127第四章 接待标准及要求128第五章 接待费用结算129第六章 附则129十四、员工出差管理办法131第一章 总则131第二章 出差审批程序和权限131第三章 差旅费构成、报销标准132第四章 差旅费用报销审核程序132第五章 违规与失职追究134第六章 附则134十五、后勤服务管理办法138第一章 总则138第二章 信件收发管理138第三章 机票预订管理140第四章 名片印制与使用管理141第五章 礼品购置与分发142第六章 附则144十六、图书资料管理办法154第一章 总则156、4第二章 图书资料的购置154第三章 图书资料的保管155第四章 图书资料的分发、借阅与归还156第五章 罚则157第六章 附则157一、计划管理办法第一章 总则第1条 为加强公司计划管理，推动各项管理工作的规范化、标准化、程序化，提高工作效率，确保公司高效有序地运作，特制定本办法。第2条 本办法适用于集团工作计划管理，各区域公司参照执行。第3条 主要职责。1.集团领导：负责策划集团年度计划、审批部门工作计划。2.企业管理中心：参与集团年度计划编写，负责策划各部门工作计划范围、计划周期与检查要求，对集团及部门计划的执行情况进行分析等。3.集团各中心：负责按要求制定本中心工作计划，并按计划执行和7、及时反馈。4.行政管理中心：负责协助企业管理中心督办部门工作计划。5.总裁秘书：负责部门工作计划、工作进度、工作总结的收集、整理、汇总，并及时呈报集团领导。6.全体员工：制定个人工作计划并上报，执行计划并定期进行工作总结。第二章 计划的种类及内容第4条 集团计划。本计划为年度计划，由集团董事会负责策划和组织编制，企业管理中心参谋。其内容包括：集团年度工作方向、重要任务、目标要求、进度控制等。第5条 部门计划。部门计划分为年度计划、月度计划，由各部门负责人组织编制，经公司领导审核、审批后由各部门组织实施。部门计划的编制、审核、审批及内容要求见附件1。第6条 个人计划。1.部门负责人：结合部门计划8、，分解成个人月度计划。2.部门其他员工：根据部门负责人下达的任务目标分解成个人月度计划。第7条 年度计划内容：计划内容一般应包括：部门人力需求、财务预算、管理目标及其他所必须的资源等，并将年度计划根据客观情况分解到每月当中。各项计划应有相应的权重，计划目标的制定必须符合SMART原则。第8条 月度计划内容：1.年度计划分解到月度的目标任务；2.形势发生变化修正后的目标任务；3.上级交办的其它任务；4.需集团其它部门协助的项目；5.上月计划完成情况的总结及未完成项的原因分析、改善对策等；6.各项计划相应的权重、可衡量的完成标准及证明完成的相关资料。月计划完成情况与当月考核挂钩。第三章 计划的编制9、要求第9条 时间要求。计划编制必须及时，计划中工作项的完成时间必须结合实际情况而定，以有利于工作进程的推进和工作效率提高。1.集团年度计划：于每年年底前三周完成次年年度计划编制，并以公文形式发送到各部门、区域公司。2.集团部门计划：部门年度计划，于集团年度计划发布后两周内完成；部门月度计划，于每月月底前三天前完成次月计划编制，单项工作计划于实施前2天完成编制；3.个人计划：个人月度计划的编制时间，于部门月度计划编制完成后三天内完成，并提交直接上级。第10条 质量要求。1.各项计划的编制必须做到项目齐全、内容具体、描述准确、重点突出、表述完整、要求明确、界定清楚、责任落实、措施得力、操作性强，并10、做到可行性、挑战性相结合。2.编制计划时必须遵循“六何”原则，即计划应明确以下内容：何人、何时、在何地、做何事、应做到何种程度、如何检查及考核。3.企业管理中心应严格审查计划，看编制质量是否符合要求，经审核如不合格，必须返回重新编制，并对有关人员予以考核。第四章 计划的实施与调整第11条 计划下达后需要有效的组织、实施，在实施过程中要正确地对影响计划完成的因素进行协调和解决，以保证计划的顺利进行。第12条 计划在组织实施过程中出现的问题应及时处理，以不影响生产经营及各项管理活动的正常进行为首要原则。第13条 为维护计划的严肃性，计划一经集团领导批准下达后，必须严格执行，各部门均不得随意修改。如11、确因客观原因影响，经主观努力仍不能完成计划时，在有利于调动广大员工完成计划积极性的前提下，可调整计划指标，但必须办理审批手续。1.部门计划指标的调整，由执行部门提出书面申请，送总裁秘书初审后，递交集团总裁或董事长签批。2.调整年度计划指标应提前三个月申请，调整月度计划指标应提前十天申请。3.调整某一项计划指标，如需同时相应调整其他有关计划指标时，应一并上报，呈请审批，以保证计划的平衡、协调。4.调整计划指标一律以书面批复为准，在未接书面批复以前，一律按原计划考核。第五章 计划的检查与考核第14条 计划管理的策划部门及监督执行部门是企业管理中心。各部门负责人的月度工作计划由企业管理中心负责检查与12、考核；各部门员工的月度工作计划由部门负责人检查和考核，并由企业管理中心进行监督和指导。第15条 各部门必须于每月月底前2日将下月的月度工作计划报集团行政管理中心，次月5日前必须将部门上月的月度工作计划完成情况小结报集团行政管理中心。第16条 对各类工作计划事项，行政管理中心应随时进行指导、督促，按时进行检查、验收。行政管理中心必须对集团总部各部门、下属单位的月度工作计划进行督促，按时进行检查验收、考核通报。第17条 检查验收工作计划必须做到追根求源，不能仅凭口头汇报，必须深入实际看资料、看现场、看时限、看质量、看效果。第18条 检查工作计划必须进行书面记录，记录内容必须真实，完成或未完成、合格13、或不合格必须准确定性，并要求被查单位相关人员签字确认。第19条 对各类工作计划检查验收后必须及时进行考核、通报，并做到考核严格、奖惩得当。第20条 确因外部原因不能按期完成，必须在工作到期前一个工作日按程序进行申报，经相关领导批准后方可免于考核。第六章 附则第21条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订及解释，由企业管理中心策划与监督执行。第22条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第23条 附件：（1）集团部门计划审批表。附件1集团部门计划审批表计划名称编制审核审批计划的主要内容企业管理计划企业管理中心总裁董事长企业文化建设、文件管理、机构管理、资质管理、全面预算管理14、经济分析等经营工作计划经营管理中心分管副总总裁市场、客户、供方、合同，利润、工程回款、完成工程产值、费用、安全、工程项目主要结点进度、重点维修项目进度目标，成本分析等项目工程管理计划工程管理中心分管副总总裁质量、安全、设备的检查、监督，工程交底、教育、培训，创优，总体工程进度，客户投诉目标及应对，沟通管理等企业技术工作计划企业技术中心总工程师总裁技术方案、技术创新与应用、工法研究、专利管理、技术标准管理、体系运行的监审、信息化建设等财务工作计划财务管理中心财务总监总裁财务预算、财务稽核、财务分析、财务检查、各项报表与时间要求、应收账款、个人往来、预付账款管理与处置、融资借贷、其他重点工作等行15、政管理工作计划行政管理中心分管副总总裁行政检查和督察内容、用品采购、后勤、固定资产等主要报表和时间安排以及各部门计划实施的督办等人力资源工作计划人力资源中心分管副总总裁招聘、培训的需求分析与组织，薪酬、福利与部门考核，证书、人事关系、合同，大学生培养等监督审计工作计划监督审计中心总裁董事长制度监督、纪检监察，法律事务，应收款处理，战略、财务、流程、招投标等方面的审计备注：部门年度、月度计划需经集团领导审核、审批。二、会议管理办法第一章 总则第1条 为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，制定本办法。第2条 本办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。第3条 主要职责。1.集团领导：负责重要会议16、计划方案及会议纪要的审批。2.集团行政管理中心：负责会议计划方案的策划、落实以及会议的通知、考勤、纪律管理、后勤服务等。3.集团各中心：负责相关会议组织、召开、参与、准备及会议决定的落实等。第二章 会议类型第4条 固定会议。主要指公司级别的相对固定的大型综合会或专题会议等。会议名称召集部门会议周期参会人员议题和活动股东大会董事会年度每年4月股东、董事会成员、监事会成员；集团中高层以上管理人员和各分公司经理审议通过董事会、监事会工作报告以及财务工作报告公司年会企业管理中心年度春节前半个月左右分公司主要管理人员，获奖人员，部分项目经理，总部全员年度工作报告、年度表彰、年终聚餐经营工作会议经营管理中17、心半年度过年后和6月底各分公司经理、经营负责人、部分项目经理；集团总部各部门负责人经营工作总结及座谈财务工作会议财务管理中心半年度过年后和6月底集团财务部门全员各分公司财务负责人财务工作总结及座谈质安工作会议工程管理中心半年度过年后和6月底集团工程部门全员各分公司负责人工程质量、安全、创优的总结与座谈公司例会企业管理中心每周周一召开公司高管各部门负责人上周重大问题及部门计划执行情况等第5条 非固定会议。指各种非固定的专题会议、接待会议、研讨会以及其他各种临时会议。包括信息化会议、接待上级主管主管部门与合作单位的会议，部门研讨会、培训会议等。第6条 会议的形式。可分为现场会议、视频会议、电话会议18、等。年度、半年度的固定大型会议，需要现场参与；其他会议可根据情况灵活选择相应的会议形式，但应保证一定的现场会议次数。第三章 会议计划第7条 制定会议计划方案。按固定、非固定两类会议，行政管理中心做不同的计划方案。1.固定会议计划：行政管理中心可在每年年末制定第二年的会议计划（不含每周例会），填写会议计划表，并上报集团领导审批，在第二年年初公布计划。2.非固定会议计划：各会议组织部门需在每月25号前向行政管理中心呈报会议需求，填写会议需求表，行政管理中心收到会议需求后，进行统一规划，制定月度会议计划，填写会议计划表，并将方案上报集团领导，经协调确认审批后，行政管理中心负责在每月30号公布下月会议19、计划安排。3.每周例会固定在每周一上午9:00在公司会议室召开，特殊情况需变动的，应于上周周四发出下周例会变动计划的通知。第8条 组织实施。行政管理中心负责协助其他部门组织会议，其他部门负责具体的会议计划实施，组织协调人员，主持召开会议。第9条 计划控制。行政管理中心负责督促其他各部门执行会议计划，当出现临时突发状况，行政管理中心负责及时调整计划，合理安排，保证会议的顺利召开。第四章 会议准备第10条 公布会议通知。会议通知由责任部门提前3天拟定（大型会议需提前7天），责任部门按会议通知模板（附件3）填写好内容，通知的内容包括会议时间、参会人员、讨论主题、会议议程等，经部门负责人确认后发给行政20、管理中心，行政管理中心审核后进行公布。第11条 会场安排。行政管理中心协助会议责任部门按照会议要求，负责会场准备，按照会议准备确认表准备好各类物品，责任部门负责人和行政管理中心负责人进行确认。对于电话会议和视频会议，应事先请公司系统管理员调试，确保设备正常运转。第12条 会议室使用。会议室的使用由行政管理中心统一安排，行政管理中心负责安排清洁人员打扫会议室，保持会议室的干净、整洁。临时需用会议室的部门及人员要通知行政管理中心，行政信心中心进行登记，并准备相关物品，安排会后打扫。第13条 参会人员、场地、住宿、用餐等事项确认。责任部门在会议通知发出以后在开会之前，必须安排专人负责会议场地、参会人21、员的确认工作。第14条 参会人员预备工作。1.参会人员需按会议通知要求准备会议材料。材料内容包括上次会议决议的实施情况、上一阶段主要工作、下一步工作计划、拟提交讨论的议案等。2.参会人员如有重要材料容汇报，应提前至少一天发送给其他参会人员。3.不允许提出对于本次会议未准备讨论的议题或本部门内部协调即可解决的问题。第五章 会议召开第15条 会场纪律。1.准时出席，不迟到、早退、缺席；2.会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置，确需接听时，应到会议室外，切勿影响会议的正常进行。3.会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡；4.与会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动。5.不泄露会议22、机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。第16条 签到。与会人员在会议签到表上签到，会议记录人员或会议组织部门指定专人对签到进行确认。第17条 会议议程原则。会议组织者要明确会议议程原则，并向会议主持人和记录人等转达议程原则，以确保会议的有效进行。1.会议主持。会议由主持人负责引导会议进程，完成会议的各项议程。2.会议记录。组织者指定专人做会议记录，会议记录可采用录音、笔录、摄影等方式，以确保记录准确。重要会议应安排拍照，供公司新闻稿用。3.时间控制。主持人按照会议议程控制会议时间，会议记录人员对主持人做出提醒，经主持人提议可以适当延长会议时间。4.主题明确。会议围绕会议主题进行发23、言、讨论，主持人要确保主题明确，对跑题、偏题的发言要及时指出，会议记录人员对主持人做出提醒。5.形成决议。会议最后要形成决议或结果，由主持人确认。6.会议结题。主持人在会议最后做出总结，宣布会议决议或结果。第六章 会后落实第18条 会议材料的整理与存档。1.会议材料搜集、汇总。在会后1天内，会议发言人应将本人会议上所用书面材料的电子稿提交会议记录员和行政管理中心。2.会议纪要整理、发布。在会后2天内，会议记录员整理好会议纪要，提交给部门领导或集团领导审阅后，再交给行政管理中心，由行政管理中心负责发送给相关部门。3.存档、备案。行政管理中心档案管理人员，对会议材料和会议纪要进行归类存档，作为公司24、的知识资源。第19条 决议落实。会议上形成的决议由相关主管部门负责督办、落实，决议的完成情况由监督审计中心负责监督、检查，并计入部门考核。第20条 会议统计。行政管理中心每月3号之前汇总上月会议情况形成每月会议完成报表，内容包括会议计划与执行、会议考勤、纪律、会议决议等；及时收集会议决议的执行进度，并适时公布。第七章 会议总结第21条 会议管理总结。行政管理中心每个月对会议管理的实际情况做出总结，包括执行情况、问题、建议等，并根据会议管理经验，不断完善会议管理办法和流程。第22条 会议运行总结。各部门应对会议的有效性进行总结，提出意见和建议，组织专题会议研讨会议召开的频次与方式、会后实施与监督25、办法，不断改进会议效率、质量。第23条 会议中，各部门应对上一个周期会议上提出各项问题的解决情况进行反馈，有结果的反馈结果，没有结果的则反馈具体解决到哪一步，预计还有多少时间能完成，明确时间和主要推进步骤。第八章 附则第24条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第25条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第26条 附件：（1）会议计划表；（2）会议需求表；（3）会议通知；（4）会场准备确认表；（5）会议签到表；（6）每月会议完成报表。附件1会议计划表 年 月会议计划表序号会议名称计划时间会议主题组织部门参会人员会场安排12345制表部门：行政管理中心26、制表日期：审批：附件2会议需求表 年 月会议需求表序号会议需求预计时间会议主题参会人员会场要求12345申报部门：申报日期：附件3会议通知会议通知举办时间：会议主题：主 持 人：参会人员：会议议程1.约用时间：2.约用时间：3.约用时间：4.约用时间：5.约用时间：会议总时间：会议组织者：发布者：发布日期：附件4会场准备确认表确认项准备（好；未好）确认（好；未好）会议议程原则确认（向主持人和记录人确认）会场引导牌会议公告牌会议横幅签到台签到单、笔会场座次布局铭牌摆放会议资料（议题、议程）资料袋（内装铅笔和记录纸）备用桌椅麦克风和播放系统投影仪、电脑视频与电话系统有线、无线网络电源插头和延长线白27、板、油性笔、板擦录音工具摄影摄像工具茶水、饮料水果、点心签字准备人：确认人：附件5会议签到表会议名称会议地点会议时间组织部门参会对象签到负责人序号参会人员签 到备 注12345附件6每月会议完成报表序号计划会议实际召开会议决议落实部门监督部门执行进度12345制表单位：制表日期：审阅：三、文件管理办法第一章 总则第1条 为使集团文件管理工作科学化、规范化，确保文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏等问题，便于文件的检索、存档，特制订本办法。第2条 本办法适用于全集团范围内的文件管理工作。第3条 本办法的主要关联制度有公文管理办法、档案管理办法、文件、法律法规要求控制程序等。第4条 主要职责。1.28、集团领导：负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批。2.集团企业管理中心：负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织实施，包括管理手册、程序文件、记录格式和相关文件资料等的组织拟定、保管发放、管理控制；监督、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料。3.集团行政管理中心：负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作。4.集团各中心：负责编制、修订、完善本部门承担的各项文件，并对文件的执行进行进行监督，收集反馈信息，不断完善文件管理。5.集团监督审计中心：负责策划文件管理的监督体系，并对文件的执行情况进行检查、提出改进意见。6.区域公司：负责执行集团下发的各项文件；收集所在地的相关法规与29、其他要求；建立健全本区域内部文件管理体系，并及时整理并反馈给集团企业管理中心。第二章 文件的类别第5条 文件的分类方式很多，为便于管理，本办法将文件分为公文、档案、体系文件、制度文件四大类。同一文件可以同时归属两个以上的文件类别，例如所有重要文件最终都归并为档案。第6条 公文。1.定义：公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。2.分类：公文常见文种包括指示、决定、决议、通知、通告、布告、通报、报告、会议纪要、请示、申请、批复和函等。3.公文管理：包括公文的收发、传阅、督办和归档等，详见公文管理办法。第7条 档30、案。1.定义：档案是指集团各部门、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。2.分类：档案包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。3.档案管理：包括档案的收集、整理、归档和保管等，详见档案管理办法。第8条 体系文件。1.定义：管理体系一般有质量、环境、职业健康安全等管理体系，俗称三大体系，是现代法定企业行业管理制度中的题中之义。2.分类：体系文件包括手册、程序文件、记录和操作规程等。3.体系文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等，具体管理办法及文件内容，详见公司“三合一”管理体系。第9条 制度文件。1.定义：指为了维护正常的工作秩序，保证公司各项政策的顺31、利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件，是各种行政法规、章程、规划、管理制度、工作文件等的总称。2.分类：本办法将制度文件分为指令文件（规划、策划等）、管理文件（综合型管理办法）、流程文件（各类流程及其规范）、作业文件（说明书、工作操作手册等）和表图文件（各类统计图表、分析图表）。3.制度文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等。第三章 文件的管理第10条 企业管理中心为集团文件的归口管理部门，负责建立健全文件管理制度，加强集团文件的统一协调与管理，保证集团文件管理工作高效运转。第11条 集团各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就32、是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。第12条 对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控文件，造成的问题由执行人负责。第13条 文件的使用部门应编制识别文件更改和现行修订状态的控制清单，以确保在使用场所能得到有效版本的适用文件。第14条 管理手册和程序文件由企业管理中心统一编目、登记和管理。管理手册和程序文件属集团的机密文件，任何人不得外泄。第15条 工程类文件由工程管理中心（区域公司工程部）控制。第16条 集团企业技术中心负责及时核查（每半年一次）法律法规、标准、规范、图集等外来文件是否为现行有效版33、本，并及时将变更情况通知各有关部门和区域公司。地方性法规、规范、标准、图集等由区域公司技术部进行核查，并将变更情况通知集团及所属项目部。第17条 企业管理中心负责及时评审（每年不少于一次）集团公司管理手册、程序文件、目标、指标和公司下发文件的有效性，并将变更情况及时以书面形式通知相关部门。第18条 体系文件在实施中发现由于组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化时，由企业管理中心组织有关部门对原文件进行评审，以确定是否需要更新，文件若发生修改，则须经再次批准。第四章 文件的编制与审批第19条 文件格式要求。1.文件要有名称、编号、版本、实施日期、编修/审核/批准人等。2.文件的内容包34、括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。3.文件应字迹清楚，标示明确。第20条 管理手册由管理者代表组织编写，交企业管理中心复核，由行政副总审核，集团总裁批准。第21条 体系文件由有关职能部门编写，部门负责人审核，交企业管理中心复核，行政副总批准。第22条 施工组织设计和管理方案的编写与批准执行参照施工组织设计、方案管理办法、施工组织设计编写与定期评审控制程序和管理方案编制及定期评价控制程序。第23条 工程管理文件由集团工程管理中心负责组织编写，交企业管理中心复核，集团总裁批准。第24条 制度文件由各职能部门编写，部门负责人审核，相关部门会签，集团领导批准。第25条 文件的审批人应对文35、件的适宜性和充分性进行审批。第五章 文件的编号第26条 公文的编号。公文由行政管理中心按文种统一进行编号，编号包括文种类别、顺序号和年份等信息，具体编号规则参见公文管理办法和公司公文编号规则。第27条 档案的编号。档案采用多种方式进行编号，具体编号规则参见档案管理办法。第28条 体系文件的编号。主要包括整合程序文件、质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业健康安全管理体系文件、环境管理体系与职业健康安全管理体系整合的程序文件等，具体编号规则参见文件、法律法规要求控制程序。第29条 制度文件的编号。1.编号规则：WYJS-X-部门代号 顺序号 发布年号2.部门代号：以集团部门名称的前四个字拼音首36、大写字母表示。经营管理中心、工程管理中心、企业技术中心、财务管理中心、行政管理中心、人力资源中心、企业管理中心、监督审计中心的的代号依次为“JYGL”、“GCGL”、“QYJS”、“CWGL”、“XZGL”、“RLZY”、“QYGL”、“JDSJ”。3.文种代号：X表示文种代号，其中A代表“指令文件”、B代表“管理文件”、C代表“流程文件”、D代表“作业文件”、E代表“表图文件”。4.顺序号：以两位或三位阿拉伯数字表示，如01,02等，可按逻辑顺序排布，也可按时间顺序排布。5.发布年号：以公元纪年的四位阿拉伯数字表示，如2011，视情况可省略。第六章 文件的发放与签收第30条 文件发放前由文件37、发放部门提出文件发放范围，根据文件性质由相应一级负责人批准后方可发放，其中管理手册和程序文件由企业管理中心拟订分发名单，经管理者代表批准后分发，同时做好文件发放记录。第31条 外来行政文件统一由行政管理中心负责控制，集团领导批示后进行传阅或转发。其他外来的管理性文件由行政副总批准发放范围，行政管理中心执行发放，或由行政管理中心把法规、标准等文件的名称、代号书面或在OA办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买收集。第32条 国家、行业发布的有关建筑业法律法规、技术、质量标准、规范、图集，由集团企业技术中心把标准、规范、图集的名称、代号书面或在OA办公平台上通知有关部门、单位，由有关38、部门和单位自行购买。地方发布的有关建筑业法规、技术、质量标准、规范、图集等由区域公司收集，报企业技术中心备案。第33条 施工图、施工图会审纪要、工程变更设计联系单，由区域公司技术部负责管理。第34条 新文件的发放如涉及到原有文件的作废，应在新文件发放后立即废止，且废止日期须按废止的相关程序予以保管或销毁。第35条 集团发放的文件必须办理签收手续。由行政管理中心提供文件发放登记表（见附件1）和文件回收登记表（见附件2），交相关收文人签收。第七章 文件的保存第36条 文件的保存形式。文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存应有备份。第37条 文件的原件由行政管理中心负责保存，副本由各部39、门负责保存。第38条 文件要分类保存，便于阅览。查阅和借阅文件程序参见档案管理办法。第39条 当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件，同时交还原文件。文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。第八章 文件的更改第40条 文件需要更改时，应由更改提出人或更改提出部门负责人填写文件更改申请表（见附件3），说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。第41条 文件更改的审批，应由原审批部门审批，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。第42条 文件更改批准后，由文件归口部门实施更改。第43条 外来文件的更改应直接由相关文件的归口管理部门，根据文件的有效性及时通知文件使用部门。第4440、条 文件的更改/修订方式。1.划改：当更改内容不多时，由更改部门下达更改通知单，写明更改内容，由文件使用部门(人)在相应位置上划改。2.换页：当修改内容较多时，由文件发放部门对相应页重新打印后，与所有在用文件的相应页进行撤换，收回旧页。3.换版：当文件需多处更改时，并经多次更改，影响使用时，由发放部门重印新版，进行更换。4.文件更改次数以换页为准，局部划改可不作统计。换版则指文件整体换版，程序文件可以在特殊情况下进行单个文件换版。管理手册换版时，所有程序文件应随之换版。第45条 文件版本修订状态。对于需要修订的体系文件、制度文件等，应在文件标头栏，按ISO9000标准标明文件的版本/修改状态，41、例如初版未修改文件的“版本/修改状态”为“A/0”，第4次修改后的“版本/修改状态”为“A/4”，第5次修改则需换版，“版本/修改状态”变为“B/0”。第九章 文件的废弃与销毁第46条 作废文件从各使用现场收回后，由归口部门填写文件销毁审批表（见附件4），文件归口部门负责人批准后，统一销毁。作废的管理手册和程序文件经行政副总批准后销毁。第47条 若因法律或积累知识等需要保存和参考而保留的失效或作废文件，必须作好作废或失效的标识。第十章 附则第48条 本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订与解释与监督执行。第49条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第50条 42、附件：（1）文件发放登记表；（2）文件回收登记表；（3）文件更改申请表；（4）文件销毁审批表。附件1文件发放登记表部门/区域公司/项目部序号文件编号文 件 名 称发放部门发放编号签收日期经手人受控情况发放人： 批准人： 日期： 年 月 日附件2文件回收登记表序号文件编号文 件 名 称回收部门回收编号签收日期回交人受控情况回收人： 批准人： 日期： 年 月 日附件3文件更改申请表部门：文件名称文件编号文件更改理由依据更改页码和条款原 内 容更 改 后 内 容更改申请人年 月 日原文件审核部门意见年 月 日原文件批准部门意见年 月 日附件4文件销毁审批表部门：序号文件编号文 件 名 称数量销毁理由43、销毁日期备注编制人： 批准人： 日期： 年 月 日四、公文管理办法第一章 总则第1条 为进一步规范公司公文管理，促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、标准化，确保国家、地方行业法规及公司政策、制度、工作指示、工作汇报等及时上传下达和跟进落实，提高行政工作效率和质量，制订本办法。第2条 本办法适用于公司所有公文的收发、阅批、分转与归档等整个过程的办理与控制。第3条 主要职责。1.集团领导：负责公文的审核、批示、签发等。2.集团企业管理中心：负责重要公文的起草、公文的审核、有关公文规范的制定；3.集团行政管理中心：负责公文的收发实施、传阅、督办、归档等。4.集团各中心：负责对相关收文44、的批办及本部门所发公文的起草与核稿等。第二章 公文的类别第4条 按照公文来源，将公文分为外来公文与内部公文两类。1.外来公文指政府部门、行业主管部门等外单位（转）发给公司的公文。2.内部公文指在公司内部使用的公文，包括集团下发的或下属各单位下发的规章制度、通知、通告、通报、任命、决定、计划总结报告、会议纪要和阶段性规定等。第5条 按照公文收发的单位层级方向，将公文分为上行文、下行文、平行文三类。1.上行文，指各单位向上级单位或公司职能管理部门请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文，文种有“请示、报告”。2.下行文，指公司或公司职能管理部门向各单位下发的文件，文种有“指示、批复、通知、45、通报、决定、决议”等。3.平行文，指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。第6条 按照公文的文种，将公文分为正式公文与非正式公文。1.正式公文包括：决定、通知、通报、管理办法、条例、规定等。2.非正式公文包括：会议通知、会议纪要、工作联络函、临时授权委托书、请示、报告、申请等。第7条 按照公文的保密等级划分，分为普通公文与保密公文。第8条 常见公文文种的选用。1.指示：领导对下级单位布置工作，阐明工作、活动的指导原则。2.决定：对某些重要事项做出决定和对重大行动做出安排。3.决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。4.通知：传达上级的指示，46、要求下级办理或者知悉的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不隶属单位的公文，可带附件；对内部公布规章制度、人事任免以及其他需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等。5.通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。6.布告：对公众公布应当遵守或周知的事项。7.公告：向国内宣布重大事件。8.通报：表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。9.报告：向领导、上级单位汇报工作，反映情况；重要会议的发言稿。10.会议纪要：经营分析会、总结计划会、工作例会、专题会议等重要会议的内容纲要、规定事项和工作指示等。11.请示：向领导、上级单位请示某项工作中的重要问题、明确某项政策界限、审47、核批准某些重要事项。12.申请：向上级或同级别请求批准一般事项。13.批复：答复下级部门（单位）的请求事项。14.函：平行单位间联系业务、洽谈工作或知照相关方；向无隶属关系的有关主管部门（单位）请求批准和答复审批事项。第三章 收文管理第9条 收文主体及范围。1.公司外来公文的收文工作由行政管理中心负责。外来公文主要分为业务收文（含建设集团业务及其他业务）、党委收文、工会收文三大类。2.公司内部公文的收文工作由相关业务部门办理，对重要公文应转交行政管理中心归档（参见档案管理办法）。第10条 外来公文的签收。1.凡外来公启文件均由行政管理中心统一签收，并填写外部收文登记表。在签收和拆封时，要认真核48、对封口与邮戳。发现函件有异常应查明原因，做出相应处理。2.对于政府部门、行业主管部门等重要机构发来的机要文件要进行信封、文件、文号、机密编号的检查，发现问题要及时上报，并作异常登记。3.行政管理中心对各类收到的文件与资料进行分类编号，以利于统计和查阅。对政府来文、行业来文可作更细分类，并进行统一编号。第11条 收文批办流程（走OA流程），相关工作标准详见外部收文流程规范。1.建设集团收文：集团机要秘书收文登记行政管理中心主任填写办结时间总裁批示机要秘书发送传阅各部门领导批办机要秘书归档。2.党委收文：集团机要秘书收文登记行政管理中心主任填写办结时间行政副总裁审核党委书记批示机要秘书发送传阅各部49、门领导批办机要秘书归档。3.工会收文：集团机要秘书收文登记行政管理中心主任填写办结时间工会主席审核党委书记批示机要秘书发送传阅各部门领导批办机要秘书归档。第12条 收文批办注意事项。1.效率意识。为加速文件运转，行政管理中心人员应根据文件紧急程度与重要度，及时发起OA流程；在领导批示后，督促各部门批办，并及时归档。2.保密工作。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，任何人不得将重要文件带回家和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露其内容。如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政管理中心主任同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档、周转。第13条 本公司人员外出参加会50、议带回的文件及资料，及时送交行政管理中心进行登记（参见档案管理办法）。第四章 发文管理第14条 发文主体。公司正式公文的发文工作由行政管理中心负责。各部门、各组织（党委、工会等）需要正式向上反映重要情况或向下安排布置重要工作要求发文的，向行政管理中心提出发文申请，并由行政管理中心发文。第15条 发文范围。凡是以公司名义，由行政管理中心发出的文件、通告、制度、决定、决议、请示、报告等，均属于发文范围。第16条 发文批办流程（走OA流程），相关工作标准详见内部发文流程规范。1.建设集团发文：部门发起人部门负责人审批业务分管领导审批企业管理中心主任核稿总裁签发董事长签发行政管理中心主任填写办理意见行51、政管理中心编号、打印分发行政管理中心归档。2.党委发文：企业管理中心主任起草行政副总裁核稿党委书记签发行政管理中心编号、打印分发行政管理中心归档。3.工会发文：企业管理中心主任起草工会主席核稿党委书记签发行政管理中心编号、打印分发行政管理中心归档。第17条 发文格式要求。行政公文一般有公文版头、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、生效日期、版尾（主题词、抄送单位、印发说明、页码），见公文格式模板（详见附件1-10）。1.版头。在公文首页正上方为红色方正粗宋字体，字样为“*建设集团股份有限公司文件”或者“*建设集团股份有限公司委员会文件”，代表公文属性，如“*建设集团股份有限公司工会委员会52、文件”。2.发文字号。字号由三部分组成，前面用“*建设”表示公文类别（详见附件13公司发文编号规则），中间为年份，后面为本年份该类公文的顺序编号，如“*建设201112号”。3.标题。指精炼、准确概括公文主要内容的纲要性文字，末尾应含文种，整个标题中一般不含标点符号（除颁发规章制度或转发其他公文时加书名号、并列单位间加顿号外），如“关于季度质量、安全大检查通报”。4.主送单位。在标题下，顶格写明主送对象，末尾加冒号，如“各区域公司、项目部：”。除下行文和平行文之外，上行文一般只有一个主送单位。5.正文。指公文的正式内容，应层次分明，条理清晰，并以规范字体、字号书写。6.附件说明。公文如有附件，53、应紧接正文（正文下间隔一行，行首空一格）标明附件的顺序号、名称。附件应在版尾后另起一页，并尽可能与公文正本装订在一起；如篇幅较长或版式复杂的，可分开装订，并在附件首页的左上角注明发文字号。7.生效日期。生效日期需另起一行，用汉字注明年月日（如二年六月十九日）。生效日期距右侧4个汉字距离。8.版尾。版尾内容在公文末尾，一般有四行：第一行为关键词，各关键词之间空一格；第二行为抄送单位，各抄送单位之间以顿号隔开，末尾用句号；第三行为印发单位（一般写公司全称或公司的某个组织）及印发日期（如20年6月19日印发）；第四行写明印发份数，靠右排列。9.页码：公文超过3页，应在文档底部靠右标明页码，页码左右两54、侧无需加横线。第18条 发文批办注意事项。1.各类文件的起草者，应注意公文内容的严密性与格式的规范性，起草完毕后应先确认无明显疏漏后，再发起OA流程进行批办。2.行政管理中心在应对公文进行规范排版，再行打印分发；分发时严格按既定发文范围进行发放。第五章 其他管理第19条 公文的记录、统计与归档。1.记录。行政管理中心应及时在办公自动化（OA）系统上填写外部收文登记表（附件11）、内部发文登记表（附件12），按公文形成的时间顺序，结合事由进行排列编号，并填写文件目录。目录内容包括序号、文件名称、类别、页数、时间（接收、发放等）、文件编号、使用部门/签收人员、备注等项目，形成系统的收文与发文台帐。55、2.统计。行政管理中心应定期对收发的公文进行数量、批办所用时间等项目进行统计分析、总结，不断提高公文办事效率与效能。3.归档。所有具有保留和备查作用的公司文件，行政管理中心必须整理归档（参见档案管理办法），统一保管。第20条 各部门参与的公文工作。1.各部门对外部收文的批办过程中，应及时记录、总结相关问题，将重要情况向公司领导汇报并通告相关部门。2.各部门对所发起的公文，负有督促执行与过程监察的职责，对执行过程中发生的问题及时记录、总结，对重要情况应向公司领导汇报并通告相关部门。3.各部门应对本部门所参与的公文进行分类统计，视文件保密等级对有关文件存根备查。第六章 附则第21条 本办法由集团企56、业管理中心、行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第22条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第23条 附件：（1）公文式样一集团下行文；（2）公文式样二集团上行文；（3）公文式样三集团公司会议纪要；（4）公文式样四集团公司函；（5）公文式样五集团公司日常通知；（6）公文式样六区域公司下行文；（7）公文式样七区域公司上行文；（8）公文式样八区域公司会议纪要；（9）公文式样九区域公司函；（10）公文式样十区域公司日常通知；（11）外部收文登记表；（12）内部发文登记表；（13）公司发文编号规则。附件1公文式样一集团下行文0000001 机密1年特 急*建设集团股份有限57、公司*建设20号*建设集团股份有限公司关于的通知单位：（主送单位）。一、（一）。1.。（1）。（正文）附件：1. 2.二年月日 主题词： 通知抄送：，。*建设集团股份有限公司行政管理中心 20年月日印发（共印份）附件2公文式样二集团上行文*建设集团股份有限公司*建设20号 签发人：代用名*建设集团股份有限公司关于的请示浙江省建筑业管理局：（主送单位）。一、（一）。1.。（1）。（正文）附件：1. 2.二年月日 （联系人：，电话：）主题词： 请示抄送：，。*建设集团股份有限公司行政管理中心 20年月日印发（共印份）附件3公文式样三集团公司会议纪要*建设集团股份有限公司*建设纪要20号二一一年月日58、 签发人：代用名会议纪要会议时间：召开地点：主持人：出席人员：列席人员：缺席人员：记录人：，。，。，。，。，。，。主题词： 会议纪要抄送：，。分送：、。*建设集团股份有限公司行政管理中心 20年月日印发（共印份）附件4公文式样四集团公司函*建设集团股份有限公司*建设函20号关于的函： ，。，。二年月日 主题词： 函抄送：，。*建设集团股份有限公司行政管理中心 20年月日印发（共印份）附件5公文式样五集团公司日常通知*建设集团股份有限公司*建设通知20号关于的通知： ，。，。二年月日 主题词： 通知抄送：，。*建设集团股份有限公司行政管理中心 20年月日印发（共印份）附件6公文式样六区域公司下行59、文0000001 机密1年特 急*建设集团股份有限公司*建20号*建设集团股份有限公司公司关于的通知各：（主送单位）。一、（一）。1.。（1）。（正文）附件：1. 2.二年月日 主题词： 通知抄送：，。*建设集团股份有限公司公司 20年月日印发（共印份）附件7公文式样七区域公司上行文*建设集团股份有限公司*20号 签发人：代用名*建设集团股份有限公司公司关于的请示*建设集团总部：（主送单位）。一、（一）。1.。（1）。（正文）附件：1. 2.二年月日 （联系人：，电话：）主题词： 请示抄送：，。*建设集团股份有限公司公司 20年月日印发（共印份）附件8公文式样八区域公司会议纪要*建设集团股份有60、限公司*建纪要20号二一一年月日 签发人：代用名会议纪要会议时间：召开地点：主持人：出席人员：列席人员：缺席人员：记录人：，。，。，。，。，。，。主题词： 会议纪要抄送：，。分送：、。*建设集团股份有限公司公司 20年月日印发（共印份）附件9公文式样九区域公司函*建设集团股份有限公司*建函20号关于的函： ，。，。二年月日 主题词： 函抄送：，。*建设集团股份有限公司公司 20年月日印发（共印份）附件10公文式样十区域公司日常通知*建设集团股份有限公司*建通知20号关于的通知： ，。，。二年月日 主题词： 通知抄送：，。*建设集团股份有限公司行政管理中心 20年月日印发（共印份）附件11外部收61、文登记表序号收文日期文件类别来文单位文件名称文件字号文件生效日期承办部门归档文号备注附件12内部发文登记表序号发文日期文件类别起草部门文件名称文件字号文件生效日期主送单位抄送单位备注附件13：公司发文编号规则一、公司各部门及区域公司发文代字和编号规则序号单位名称代字文件编号1*建设集团股份有限公司*建设*建设号2董事会*建设董*建设董号3股东大会*建设股*建设股号4监事会*建设监*建设监号5工会*建设工会*建设工会号6党委*建设党*建设党号7团委*建设团*建设团号8集团总部会议纪要*建设纪要*建设纪要号9集团总部函*建设函*建设函号10集团总部日常通知*建设通知*建设通知号11大区域公司*建*62、建号12大区域公司会议纪要*建纪要*建纪要号13大区域公司函*建函*建函号14大区域公司日常通知*建通知*建通知号二、未涉及的发文编号，由企业管理中心统一编制和规定。五、档案管理办法第一章 总则第1条 为加强公司档案管理，保证档案管理的有效性、规范性，理顺工作程序，明确工作职责，使档案工作更好地为企业经营管理服务，特制订本办法。第2条 本办法适用于集团总部及区域公司档案管理工作，财务档案管理须参照财务有关制度实行。第3条 本办法所称档案是指集团各中心、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等都是企业档案的有机组成部分，应63、根据其自身特点妥善管理，统一归档。公司全体员工有保护档案的义务。第4条 主要职责。1.集团行政管理中心：负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作；负责集团档案的收集、整理、归档、保管等管理工作。2.集团各中心：负责本中心档案的收集、整理、存档与借阅审批等工作；指导、督促、检查各区域公司对口业务部门的档案管理工作。3.区域公司：负责做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作；接受集团行政管理中心的统一指导与监督，并定期向行政管理中心汇报档案管理工作情况。第二章 管理体制第5条 公司档案管理工作坚持集中统一领导、分级保管的原则，进行网络化管理，即集团公司收文、发文及经营活动中64、形成的资料由集团公司档案室归档；区域公司的职能部门形成的文件材料按规定移交各区域公司档案室。第6条 集团行政管理中心设立档案室，负责公司档案的集中统一管理，并对各中心/区域公司的档案工作进行指导、监督和检查。第7条 每个中心/区域公司指定专人（兼职）负责本中心/区域公司的资料的收集和整理，档案资料收集、整理的第一责任人为各中心/区域公司指定的档案负责人，第二责任人为中心/区域公司负责人。第8条 日常管理工作中形成的文件材料应由具体承办人负责积累、整理，并移交给行政管理中心档案管理员。第9条 集团行政管理中心档案管理具体职责。1.负责集团的档案管理工作，定期或不定期对档案管理情况进行检查，及时协65、调解决档案管理工作中的问题，确保集团档案管理相关制度的贯彻、执行和档案管理工作的有序开展。2.负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作。3.统一管理集团的档案资料，做好档案的收集、整理、立卷、归档、保管和开发利用工作。4.定期进行档案的检查核对工作，保证公司档案妥善管理、有序存放和档案的完整、安全。5.及时对超期保管的档案提出处理意见，做好档案的销毁工作。6.参与集团及区域公司企业产权变动档案的处置工作。7.及时总结档案管理工作情况，向集团汇报档案管理工作，提出档案管理工作的意见和建议。8.协调、监督、指导集团总部各中心、区域公司相关人员按照归档要求完成文件的整理和归档工作。966、.组织对区域公司档案管理人员进行业务培训，负责对区域公司档案管理工作情况进行检查和考核。第10条 区域公司档案管理具体职责。1.区域公司要指定专门的机构或档案管理工作人员，认真做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作，并对公司的档案管理工作进行监督和指导。2.区域公司所属项目工程项目竣工验收活动结束后，工程、技术部门将有关资料收集齐全，整理完善，及时呈报集团工程管理中心审核，并移交区域公司档案管理部门。3.区域公司应重视档案管理工作，建立健全科学的档案管理制度；为便于对档案的有效利用，应采用先进技术，配备必要的设备设施，从而实现档案管理的现代化，以防止档案破损、褪变、霉变、虫蛀和散失，67、确保档案的安全和完整。4.区域公司档案管理工作人员应积极参加集团组织的档案培训及其它有关档案管理工作的各项活动，并定期向集团行政管理中心汇报档案管理工作情况。如档案管理工作人员发生变动时，应及时向集团汇报。第三章 文件材料的形成和归档第11条 档案的收集。档案资料是指过去和现在的公司各级部门、员工从事业务所形成的文件、会议资料、申报资料、经营业务合同、科技技术资料、会议审计资料等，形式可为光盘、照片、荣誉实物、证件等不同的载体。集团各中心、区域公司及其他下级单位应及时向集团行政管理中心移交有关档案资料。第12条 归档时间：1.党群工作、行政管理、劳动人事、生产经营管理等方面的文件材料（包括电子68、文件）在次年的1月份前归档。2.财务类档案五年一归，期间由财务管理中心负责档案管理。3.审计类档案，由审计部门整理成册（包括电子目录），次年3月底前归档。4.经营管理档案(包括电子文档)在次年的1月底前将应归档的文件材料整理成册向档案室归档。5.实物类证书如奖牌、奖状、证书、营业执照证件类都随时归档。6.载体类（报刊、照片、光碟），在次年的1月前将应归档的电子文稿统一整理打包向档案室移交归档。第13条 归档要求：1.归档的文件材料必须齐全完整，照片、录音、录像带、电子文档等必须同其详细的文字说明材料一起归档。2.归档的文件材料必须是原件，必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字69、手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、复写纸。3.凡与集团公司产权、资产和重大活动有关的档案，由该发生直接关联关系的分子公司整理归档，同时报集团行政管理中心档案室备存。4.归档的案卷由档案管理员统一编制案卷目录，案卷目录一式两份，一份由档案管理员存档，另一份由归档部门留存，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第14条 归档范围：各相关单位应当注意收集各种门类和载体的文件材料，重点收集资产产权、商业信誉、知识产权、合同协议、客户信息和企业文化等方面的文件材料。集团公司将根据有关规定划分密级和保管期限。公司文件材料的归档范围主要包括：1.党群工作形成的文件材料：包括党务、工、青、妇，商会、协会等工作形成的文件材70、料。2.行政及企业管理工作形成的文件材料：包括企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，股东大会、董事会、监事会会议，企业机构设置及变更，行政及法律事务，公证、审计，人事任免等工作形成的文件材料。3.经营管理工作形成的文件材料：包括企业改革、经营战略决策，计划与统计工作，资产管理，知识产权和商业秘密，企业信用管理、形象宣传，合同管理，财务管理，物资管理，营销管理，境外经营管理以及招投标项目管理等方面的文件材料。4.生产技术管理工作形成的文件材料：包括生产准备、组织、调度工作，质量管理、检测、控制工作，能源管理，企业管理现代化和信息化建设，科技管理，生产安全和消防工作，事故分析与处理，交通管71、理，环境保护、检测与控制，危险源辨识、风险评价与控制，计量工作，标准化工作等方面的文件材料。5.基本建设项目形成的文件材料：包括基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁、设计、施工、监理、竣工验收、评奖创优、使用、维修、改扩建等方面的文件材料。6.工程管理形成的文件材料：包括工程招投标形成的文件材料、开竣工报告、施工许可证、施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、工程定位记录、地基验槽记录、桩基施工记录、工程变更设计联系单、各原材料出厂证明、质量报告、技术复核记录、沉降观测记录、结构吊装记录、施工日记、砼施工日记、工程质量验收记录、水电、暖通、消防、玻璃墓墙、电梯工72、程资料、竣工验收证明、竣工图纸。7.设备仪器管理形成的文件材料：包括购置设备仪器的立项审批、购置合同，设备仪器的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废等方面的文件材料。8.会计工作形成的文件材料：包括会计凭证、会计账簿、财务报告及报表等方面的文件材料。9.人力资源管理形成的文件材料：包括员工基本信息、劳动合同、职工履历、工资、考核、技能评定、专业技术职务评聘、社会保险与公积金、培训等方面的文件材料。10.公司重大活动、会议相关的策划方案、发言人报告，以及相关的摄影、录音、录像等各种形式的材料。11.公司人员外出参与会议、讲座、培训带回的文件及资料。12.其他对国家、社会和企业有保存价73、值的各种载体的文件材料。第15条 档案的密级。档案的保密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”和“内部”等四种。1.“绝密”是保密内容的核心部分，包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密的，一旦泄密会使公司遭受严重危害和重大损失。2.“机密”是保密内容的重要部分，包括在一定时期，一定范围内需要保密的，一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。3.“秘密”是保密内容的一部分，一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。4.“内部”是没有对外的文件，只限于内部有关人员使用。第四章 档案管理第16条 档案的分类与编目。1.档案的分类是以公司全部档案为对象，由行政管理中心组织所有部门对档案进行分类，形成档案分类74、大纲，并按档案分类大纲进行编号。2.档案管理员对接收的各类归档材料及档案要及时地进行登记，并编制案卷目录。第17条 档案的保管。1.档案室必须有专门档案库房，配备专用的档案柜架，并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施。2.档案管理员要定期对档案进行检查、清点，发现有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。第18条 归档材料及档案的移交。1.档案管理员接收归档材料及档案时要认真验收，严格履行交接手续。档案管理员调动工作时，必须办理完移交手续后方可离岗。2.各部门发生变动、撤销时，应将原部门档案移交公司档案室保管。第19条 档案的鉴定。1.档案管理员应依据档案归档75、范围和保管期限（见附件1）划定归档案卷的保管期限。档案保管期限分永久、30年、10年三种，凡介于两种保管期限之间的档案一律从长。2.公司要定期对档案的密级、时限进行鉴定，鉴定工作由集团行政副总、部门主任和档案管理员参加的鉴定小组负责。3.对归档文件必须在显著位置（例如文件页面的右上角）注明“归档”字样，有密级的还应注明“密级”。4.凡是已超过保管期限又确无保存价值的档案应在档案销毁清册（见附件2）上登记，并填写档案销毁清册审批表（见附件3）经集团总裁、董事长审批后由专人监销，档案销毁清册应立卷永久保存。第20条 档案室应建立档案统计制度，对档案的收入、移出、保管、利用等情况进行统计。档案管理员76、应编制各种档案检索工具，以保证及时、准确地提供利用档案信息。第21条 档案借阅管理。档案借阅可通过OA流程或填写档案借阅审批表（见附件4）进行申请。公司必须严格履行借阅绝密、机密档案的批准手续，填写绝密、机密档案审批表（见附件5），未经有关领导批准，不得随意借阅。档案管理员编制档案借阅登记簿（见附件6），并监视借阅人员如实填写借阅信息。档案借阅需遵守如下规则：1.公司档案不允许外单位人员查阅。2.非财务、审计人员查阅会计、审计档案，须经总裁批准，方可查阅。3.公司内部员工因工作需要，由所在部门负责人、行政管理中心批准后可借阅工作范围内的档案。4.具有保密要求的电子档案，未经批准，任何单位或个人77、不得擅自复制、传播等，一般情况下不得通过联网方式查阅利用，如遇特殊情况需联网利用时，必须符合企业有关保密规定，并有稳妥的安全保密措施。5.凡外出工作或调离本公司的员工，离开前必须归还全部所借档案。第22条 档案借阅流程1.内部、秘密档案的借阅：员工发起员工所在管理中心/区域公司负责人审批集团业务对口管理中心负责人核准集团行政管理中心主任审批集团档案管理人员归档。2.机密、绝密档案的借阅：员工发起员工所在管理中心/区域公司负责人审批集团业务对口管理中心负责人核准集团行政管理中心主任审批行政副总审批总裁审批集团档案管理人员归档。第23条 开发利用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法78、规，任何个人不得擅自公布档案内容，对涉及侵犯公司利益和第三者权益的行为，应追究责任人相应的法律责任。第五章 附则第24条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第25条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第26条 附件：（1）档案归档范围和保管期限；（2）档案销毁清册；（3）档案销毁清册审批表；（4）档案借阅审批表；（5）绝密、机密档案审批表；（6）档案借阅登记簿。附件1档案归档范围和保管期限分类方案归档范围保管期限密级类别序号一党群工作类1上级党组织有关党务工作的指示、决定、通知10年秘密2公司党组织工作的计划、总结、请示、纪要、通知、规章制度永久秘密79、3公司党内机构设置、党内干部任免、党组织统计年报、党员花名册、党组织（支部）会议、民主生活会议记录永久秘密4公司党员入党、转正、退党、党组织关系介绍信（存根）永久秘密5公司关于宣传、统战、纪检工作形成的文件材料30年或10年秘密6公司工会工作计划、总结、职代会材料、工会年报、工会干部任免、规章制度永久秘密7公司职工民主管理工作活动（合理化建议）、职工的文体活动和劳动竞赛（培训）等方面的材料10年内部8公司团组织工作的计划、总结、会议记录、团组织年报、团组织建立、改选的文件材料永久秘密9公司的团员名册、吸收新团员、团组织关系介绍信（存根）、退团、团费管理等方面的文件材料永久秘密10团组织开展的各80、种活动形成的文件材料10年内部11协会工作公司的各种学会、协会工作的章程、计划公司参加各种学会、协会的材料永久10年秘密内部12上级或本公司关于表彰先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料受县级（含）以上表彰、奖励的受县级以下表彰、奖励的永久30年公开二行政管理类1公司年度行政工作计划、总结、汇报、请示、行政会议记录永久秘密2公司的大事记、反映公司重要活动的剪报永久内部3公司的机构建立（含内设机构）、合并、撤销、更名、迁址、隶属关系变更、印章启用、人员编制等文件材料永久秘密4公司编辑的出版物编印的简报或期刊永久10年内部5国家领导人或上级领导视察检查本公司工作形成的各种材料（题词、照片、音像）81、永久秘密6文秘、保密、信访工作形成的文件材料30年或10年秘密7公司的收发文簿、电话记录簿10年秘密8公司关于社会治安、保安保卫工作、消防、车辆管理方面的文件材料10年秘密9公司有关法律事务、违纪审理的文件材料，刑事案件审理永久、30年机密10公司干部任免、职工花名册永久秘密11公司有关职工招聘、录用、调配、职称评定、劳务输出、死亡怃恤的文件材料永久秘密12公司干部职工奖励表彰的材料30年秘密13公司的劳动定额、定员材料永久秘密14公司人员的工资调整、补贴永久机密15公司劳动工资报表 年报季、月报永久10年机密16公司职工的养老保险单、花名册30年秘密17职工教育的计划、总结、规章制度30年内82、部18公司各类专题培训班材料10年内部19公司关于卫生管理监督、职工保健、职业病防治方面的文件材料30年或10年内部21公司关于后勤福利、绿化管理、用电用水工作方面的文件材料30年或10年内部22公司外事工作活动中形成的材料永久、30年或10年内部三经营管理类1公司的改革（如转制）、重大经营决策、企业联营、兼并、破产等文件材料永久绝密2公司登记、公司法人、营业执照、证书永久秘密3公司的发展规划（包括中、长期发展规划）、方针目标管理，年度、季、月度计划及企业的全面计划管理工作方面的文件材料(年度及年度以上的)(季、月度的)永久10年秘密4公司各种统计报表、统计分析等 (年度的)(季、月度的)永久83、10年机密5公司物资、仓库管理方面的文件材料如管理制度、规定、计划、总结等30年内部6公司产品销售工作的计划、总结、办法、规定30年秘密7经营合同、协议、信件、售后服务等材料（重要的）（一般的）30年10年机密秘密8产品销售的调查、分析、统计、广告宣传等材料30年或10年秘密9公司对外经贸方面的文件材料10年内部10公司财务管理方面的文件材料如财务工作计划、总结、制度、价格、会计、计算、汇报等30年或10年机密11公司审计工作的文件材料30年或10年绝密12企业管理方面的文件材料（1）企业的岗位考核责任制（2）企业现代化管理、现场管理形成的文件材料（3）企业整顿以及各种评优升级达标、评奖活动的84、材料（4）工业普查形成的文件材料30年30年30年30年或10年秘密13经济合同纠纷材料永久、30年或10年机密四生产技术管理类1本企业科技管理方面的文件材料（1）有关科技成果、科技进步奖、专利成果申报批复、新产品开发等方面的计划、总结、汇报（2）有关技术改造、引进、协作，采用新技术的合同、协议书、批复、申报材料（3）本企业群众性科技活动、合理化建议永久30年10年机密机密秘密2本企业关于标准化管理工作的计划、总结，组织机构、制度以及综合性的标准（技术标准、管理标准、工作标准），如各类质量管理认证材料永久秘密3本企业关于基建工作的管理性材料（计划、规划、总结等）永久秘密4生产管理：生产计划及其85、实施记录、安全操作规程、事故报告及改进意见等重要的永久机密秘密5质量管理：质检报告、质量事故分析、质量保证体系、质量检查、创优计划、措施等重要的永久机密秘密6安全管理：有关事故的调查、报告、分析、安全工作计划、总结、整改措施、安全教育材料，安全统计报表等重要的永久机密7本企业的事故处理材料永久或10年绝密五基建类1工程准备阶段文件（决策立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，开工审批文件，建设、施工、监理机构及负责人等）永久绝密2工程施工阶段文件（土建工程，电气、给排水、消防、取暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程，室外工程等）永久机密3竣工图（综合竣工图，86、专业竣工图）永久机密4监理文件（监理会议纪要，控制文件，合同与其他事项管理，监理工作总结等）永久机密5验收文件（工程竣工总结，竣工验收记录，财务决算、审计材料，工程声像材料及电子文件等）永久或长期机密六工程管理类1工程招投标形成的文件材料永久机密2开竣工报告、施工许可证、施工组织设计、技术交底、图纸会审记录永久秘密3工程定位记录永久秘密4地基验槽记录、桩基施工记录永久秘密5工程变更设计联系单、各原材料出厂证明、质量报告、隐蔽工程验收记录、沉降观测记录、结构吊装记录、施工日记、砼施工日记、工程质量验收记录永久秘密6水电、暖通、消防、玻璃幕墙、电梯工程资料永久秘密7竣工验收证明、竣工图纸永久秘密七87、设备仪器类1固定资产购置、报废、处理及台帐材料长期秘密2购置阶段、调查研究、审批手续等过程形成的文件材料长期秘密3验收与调试阶段形成文件材料长期秘密4使用与维修阶段形成的文件材料，如试运行记录、维修记录、安全技术规程、管理制度等长期秘密5设备事故报告及分析处理材料长期机密八会计档案类1凭证类记账凭证、原始凭证、汇总凭证15年绝密销毁凭证中抽出凭证永久绝密各种收款收据及发票存根5年绝密2帐簿类日记账15年绝密现金日记账、银行日记账25年绝密总账15年绝密明细账15年绝密辅助账15年绝密固定资产帐、卡片30年绝密3财务报告类年度财务报告（决算）永久绝密财务分析文字材料 综合性、年度性阶段性永久3年88、绝密月、季度财务报告3年绝密4其他类会计档案移交清册15年机密会计档案保管清册 （案卷目录表）永久绝密会计档案销毁清册永久绝密银行存款余额调节表5年绝密银行对帐单5年绝密九干部职工档案类1评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、成绩、培训结业成绩表、评定技能的成绩、审批等材料）永久秘密2招工、劳动合同、调令、聘用、工资、保险、福利待遇等材料永久机密十特殊载体类录音带、录像带、照片、光盘、计算机、软盘、奖杯、奖牌、荣誉证书、奖状等各种实物 重要的一般的永久长期机密公开备注：考虑到集团业务发展的可能，上表中有一些目前集团没有归档范围内容也预列上了。附件2档案销毁清册序号类 别题名起止年月日目录号案89、卷号原期限已保管期限页数备注行政管理中心主任签字： 档案管理员签字： 年 月 日附件3档案销毁清册审批表序号类别题名目录号案卷号原期限已保管期限页数起止年月日备注销毁档案总计(卷)销毁原因档案对口管理中心核实签字 年 月 日 签字 年 月 日签字 年 月 日 签字 年 月 日行政副总意见：签字：年 月 日总裁意见：签字：年 月 日董事长意见：签字：年 月 日监销人：签字：年 月 日附件4档案借阅审批表调阅部门/单位调阅人调阅日期是否复制及份数调阅内容（涉密档案需注明密级）：利用目的：部门/单位负责人签字年 月 日行政管理中心主任签字年 月 日调阅人借出签字年 月 日档案管理员借出签字年 月 日90、调阅人归还签字年 月 日档案管理员收回签字：年 月 日所借资料情况：好 脏 损 毁 缺备注：档案的借出和收回，当事人均需认真清点核对；如有损毁缺漏等情况，需追究当事人责任。附件5绝密、机密档案审批表查阅部门/单位查阅人查阅日期是否复制及份数调阅内容（涉密档案需注明密级）：利用目的：部门/单位负责人（签字）年 月 日行政管理中心主任（签字）年 月 日行政副总（签字）年 月 日总裁（签字）年 月 日查阅人使用档案签字年 月 日档案管理员确认签字年 月 日附件6档案借阅登记簿序号借阅日期借阅部门借阅人件(卷)号题 名利用目的归还日期备注六、印信管理办法第一章 总则第1条 为规范公司印信管理，规避经营91、风险，维护企业形象和合法权益，特制定本办法。第2条 印章是公司经营管理活动中行使职权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具。介绍信是公司对外交往活动中重要凭证，用以证明有关事项和人员系公司认可的书面凭证。第3条 本办法适用于集团公司、区域公司、项目部的各类印信的制发、启用、保管、使用、缴销等过程的管理。第4条 主要职责。1.集团领导：负责策划印信管理模式、审批重要印章的刻制及用印申请；2.集团行政管理中心：集团印信的主管部门，全面负责印信的管理工作，并负责公司法人印章、合同专用章等的施印工作；3.集团各中心负责人：负责本中心的部门章的用印管理工作；4.区域公司：负责严格执行本办法，全面负责92、本区域内部的印章管理，监管所属项目部的印章使用情况；5.项目部：负责对本项目部印章的全面管理工作，合法用印。第二章 介绍信管理第5条 公司介绍信为A4纸大小，样式为：左边存根，设编号，中间嵌红虚线，右边为介绍信正文，下署时间及有效期。第6条 集团公司介绍信由行政管理中心负责统一印制，由企业管理中心负责启用管理。“*建设集团股份有限公司介绍信”由企业管理中心主任保管；加盖“经营业务专用章”的介绍信由区域公司申领、区域公司负责人保管。第7条 申请使用介绍信，应严格履行审批手续，通过OA填写开具介绍信申请单，经单位、部门主要负责人签署后到企业管理中心办理。第8条 开具集团公司介绍信，要由企业管理中心93、专人逐项认真填写，并加盖公司印章，介绍信存根要留存备查。介绍信填写要详实，须按格式一一填写，标明对方单位、有效期、用途等，字迹要工整准确，用印端正。因写错或其它原因而作废的介绍信进行特殊处理，并标示“作废”字样。第9条 原则上不允许开具空白介绍信。如确需使用，须经集团总裁批准后方可办理，并将所用介绍信复印件交介绍信管理单位存档备查。如未使用，退回作废。第10条 公司介绍信由企业管理中心管理，统一编号、发放。一本用完后，还回存根，再领新本，并要认真登记发放记录，领取人要签字。介绍信内容发生变更时，应及时将原件退回集团企业管理中心重新开具。介绍信发生遗失，经办单位应立即通知集团企业管理中心并登报声94、明，消除可能产生的不良影响。第三章 印章的使用范围第11条 集团公司法人章（公司公章）、集团公司法定代表人名章（包括印章和手签章）、集团公司合同专用章、党委印章由行政管理中心专人负责保管，按管理权限经合规流程审批后用印。第12条 集团公司特定组织机构印章由特定组织机构负责人保管或者委托专人保管。用印管理由该机构负责人负责审批并承担全部责任。第13条 集团公司各管理中心、下属各区域公司、分（子）公司的印章，由集团行政管理中心根据集团公司发文名称统一刻制，由各管理中心、区域公司、分（子）公司主要负责人亲自领取。各管理中心、区域公司、分（子）公司主要负责人对领用印章的使用负有全部责任。第14条 区域95、公司部门印章、项目部的印章（包括项目部章和项目部技术资料专用章），集团公司授权区域公司负责刻制和管理。由区域公司负责人承担印章使用和管理的全部责任。公司所有项目部原则上不启用项目部章。如确有需要，由项目部提供充分依据，经区域公司负责人批准并报集团行政管理中心备案后刻制和启用。项目部章由区域公司办公室印章管理人员负责保管，经项目负责人和区域公司负责人审批后用印，并将用印资料定期报集团行政管理中心备案。项目部印章使用范围，限于项目部在工程上发生的与业主、监理单位的工作联系（应由区域公司、集团公司出面的情况除外）、项目部对上级区域公司的工作联系及报告、对下属施工班组的通知及任务下达、项目资料的确认。96、严禁项目部印章使用于对内对外的经济往来活动中。经集团公司领导同意，特殊情况下的使用可由区域公司主要负责人决定。第15条 集团公司预决算、技术、财务等各类专用章，由相关职能部门或相关使用单位负责保管、使用。第四章 公司各类印章的规格第16条 集团与区域公司的行政印章为圆形，中间刊五角星，外刊单位名称，宋体自左而右环形排列，章内横向排列部门名称，名章为正方形，签名章为长方形。集团公司公章、党委印章直径为4.2CM，集团所属部门、区域机构的党、政印章的直径为4.0CM。集团公司法定代表人的名章大小为2CM2CM，其他人名章大小为1.7CM1.7CM。第17条 项目部章为椭圆形，大小为3.6CM3.297、CM；项目部技术资料专用章为长方形，大小为3.2CM3CM。第18条 其他各类专用章的规格按相关单位要求刻制。第五章 印章的制发和启用第19条 所有印章的刻制均需通过集团办公自动化（OA）申请，并附上印章刻制申请表（附件1），经过审批通过后，方可刻制。第20条 印章的制发。1.集团公司管理和刻制的印章，一律由集团总裁批准后，行政管理中心刻制。2.特定组织章（不含项目部章）：根据该组织机构设立文件，由行政管理中心制发。3.项目部章。如因特殊需要，由项目经理发起申请，经区域公司负责人、集团经营管理中心负责人、企业管理中心负责人审批通过后，由区域公司印章管理人员刻制，并报集团行政管理中心备案归档，签98、订*建设集团股份有限公司项目部印章使用协议后领用。4.项目部技术资料专用章。由项目经理发起申请，经区域公司负责人审批通过后，由区域公司印章管理人员刻制，并报集团行政管理中心备案归档，签订*建设集团股份有限公司项目部印章使用协议后领用。第21条 印章换发与补发。1.换发。印章因印文磨损申请换发时，由印章保管人员填写印章刻制申请表，于“申请换发印章原印模”栏拓具印模，并按本办法第19条、20条申请换发刻制。2.补发。印章丢失、毁损、被盗时，若法律法规要求办理相关公告注销手续的，由印章保管部门负责办理公告手续，并到公安机关及公司登记机关办理注销手续。同时，印章保管部门应填写印章刻制申请表，另附报告写99、明原印章的种类、名称、毁损或遗失经过，并按本办法第19条、20条向印章主管部门申请补发刻制。补发印章的文字体可以有异于原印信，以示区别。第22条 在刻制可能造成财产风险的印章时，必须限定使用范围，可在印章表面刻明“禁止用作融资担保”、“仅限业务联系”等字样。第23条 印章的启用。1.集团公司印章、集团各管理中心印章和区域公司印章由集团发文启用。2.项目部相关印章（项目部章、项目部技术资料专用章、财务专用章）由区域公司发文启用，并抄送集团备案。3.印章启用时间以发文日期为准。第六章 印章的安全管理第24条 所有印章必须由印章所属机构负责人现场领取，不得通过第三方寄送。第25条 集团公司印章的保管100、。公司法人章、法定代表人章、合同专用章由行政管理中心印章管理员保管；财务专用章、发票专用章等财务类印章由财务管理中心负责保管；董事会、监事会章由董秘、监事长或其书面授权人员保管；其他特定组织章由各组织的负责人或由其书面指定人员保管；集团的部门章由各中心负责人保管。其他印章视情况由申请部门或行政管理中心保管。第26条 区域公司印章的保管。区域公司公章、项目部印章，由区域公司印章管理员保管；区域公司财务专用章，由区域公司财务部门保管。区域公司部门章，由各部门负责人保管。第27条 项目部印章的保管。项目部技术资料专用章，由项目经理保管，或由项目经理指定专人保管，并由项目经理监督。项目部财务专用章的保101、管，按财务制度规定执行。第28条 各单位、各部门应将各类印章保管人员的名单逐级上报，由行政管理中心汇总、存档全部印章管理人员名单。印章管理人员不得随意将印章转交他人，并应严格遵守印章管理规定，按规定做好印章使用台帐的登记工作（见附件2），妥善保管印章。存放印章的有关设施应安全可靠。第29条 印章的统计。1.区域公司每季度进行一次本区域公司及所属项目部印章的统计，并于下个季度的第5个工作日之前，将本区域在用有效印章汇总表发送集团印章管理员。2.集团行政管理中心每季度统计集团所用印章，并核查、汇总区域公司上报的区域印章汇总表，形成“*建设集团在用有效印章清单”，并及时在PM系统上公布，以方便定时查102、询在用印章的需要。第七章 印章的使用第30条 各单位、部门需要用印章时，应事先通过集团办公自动化（OA）或者项目管理系统（PM）提交盖章核准单（见附件3），并将用印内容以附件的形式上传供审批人审批，经所有审批人同意后，方可到印章保管人员处盖章。印章保管人员根据核准用印的批示、审阅用印内容后盖章，同时要做好用印登记工作，对重要材料要留存并整理归档。第31条 公司法人章与合同专用章的盖章审批（详见附件4）。未涉及的特殊业务由行政管理中心确定审批人，报审批人同意后再报集团总裁审批用印。第32条 区域公司印章和项目部印章的用印审批，一律由区域公司负责人最终审批，并做好用印登记。第33条 凡公司领导已签103、署的授权书、担保函等文件，如需用印则视同领导同意，不再填写用印单，可直接用印。领导签署过的文件由印章管理员留档备查。第34条 不得在空白介绍信、空白表格、空白纸或其它空白材料上盖印章。特殊情况必须在空白材料上盖集团公司公章的，应有集团公司法定代表人或者总裁签署的意见，否则印章保管人有权拒绝，若所盖材料未使用，印章保管人有权收回并销毁。第35条 原则上集团公司印章不得携带外出。如确需外出用印，须经使用部门/单位负责人填写印章外用申请表（附件5），按照用印审批权限审批同意后，由印章外带保管人随同用印人员一起外出监印。返回后要及时记录、汇报用印情况。印章使用后应当日归还。外带保管人对公章外出用印负有104、直接负责。第36条 各职能部门、区域公司必须确保印章管理的严肃性，必须选择思想端正、作风正派、责任心强的人员做好印章管理工作，并制定相应的印章管理办法。各单位使用各类印章时，印章保管人员必须及时登记用印台帐，对重要文件应留存复印件存档备查。第37条 非工作时间用印，应由经办单位、部门提前一个工作日提出申请，经单位、部门主要负责人签字后报行政管理中心主任审批，安排值班人员监印。第38条 凡使用印章后，对于由行政管理中心或区域公司档案管理部门确定需保存原件的机要件，应立即归档；不能立即留存的机要件，由用章申请人填写欠条，确定归档时间，并及时送交归档。第八章 印信的变更、遗失、回收和废止第39条 当105、机构名称发生变更、机构撤并时，应将原印章交回本单位印章管理部门封存。第40条 印章的缴销。1.更换或废止的印章以及废旧、撤销或遗失寻获的印章，印章保管人员应提交缴销印章申请报告，按印章刻制的申请程序呈请核定后，将印章送缴印章主管部门。2.印章主管部门在征得分管领导的同意后对印章予以保存或截角注销，同时做好档案记录。3.销毁各类公章须经分管领导初审同意，董事长或总裁审批，印章主管部门备案。销毁印章须有两名以上相关人员在场并做好相关记录。第41条 重要印章的遗失、停用或销毁，应及时通知集团行政管理中心，同时进行登报声明并通知有关单位。第42条 印章主管部门对其他印章保管人员进行监督和业务指导。印章106、保管人员应接受印章使用和保管的检查：印章主管部门每季度至少检查一次，公司监督部门不定期抽查。第43条 印章保管人员应定期进行印章管理工作总结，不断完善对盖章内容的科学分类，对留存的盖章文件进行及时分类归档，对印章管理办法提出修改建议，持续改进印章管理工作。第44条 违规责任追究。1.如有印章遗失或误用等，公司将追究印章保管人员的全部责任。2.若因违反管理规定或因管理不善造成重大损失，公司将追究印章保管人员及其上级的责任。3.任何单位和个人不得委托他人代取代用印章，不得私刻公章，印章被滥用或因管理不善引起法律纠纷，公司将依法追究相关人员的民事、刑事责任。第45条 区域公司管理责任、项目部责任承担107、：1.区域公司经理对项目部印章使用进行日常监督管理。项目部印章凡私刻者一经被发现，责令纠正并追究其责任。此外，集团公司将对项目部做罚款310万元的处理。2.项目部使用项目印章超出使用范围的，每发生一次对项目部应处以罚款310万元，使用致使发生纠纷的应承担经济损害赔偿责任，给公司造成损失的视情况对责任人作撤职处分，情节严重的将依法追究其法律责任或报警要求按刑法处置。第九章 附则第46条 集团各中心向公司领导请示、报告，以及中心之间协商工作等内部事务，原则上由部门负责人签字，不用印。第47条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第48条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自108、下发之日起执行，未尽事宜遵照集团其他规定和有关制度执行。第49条 附件：（1）印章刻制申请表；（2）用印登记簿；（3）盖章核准单；（4）集团公司盖章审批权限；（5）印章外用申请表；（6）项目部印章使用协议。附件1印章刻制申请表申请部门/单位申请日期经办人印章名称印章使用范围刻制种类 新发 换发 补发申请换发印章（原）印模刻制理由印章规格要求 当地主管部门对印章规格无特殊要求申请部门负责人意见申请部门推荐保管人区域公司意见区域公司负责人签字： 年 月 日集团意见企业管理中心主任签字： 年 月 日相关业务分管领导签字： 年 月 日总裁签字： 年 月 日董事长签字： 年 月 日备注：请按印章管理办法109、中的印章刻制程序，选择相应的审批人进行审批。附件2用印登记簿序号日期年/月/日用印内容用印部门印章类别申办人审批人用印数留存材料归存处所备 注附件3盖章核准单用章部门申请日期监印数经办人盖章日期留存编号盖章内容用章部门负责人意见签字： 年 月 日区域公司审批意见签字： 年 月 日签字： 年 月 日集团审批意见签字： 年 月 日签字： 年 月 日签字： 年 月 日签字： 年 月 日签字： 年 月 日备注：请按印章管理办法中的用章审批程序，选择相应的审批人进行审批（含会签）。附件4集团公司盖章审批权限盖 章 内 容盖章部门印章类别审批人留存部门(1)公司内部文件行政管理中心公司公章总裁、董事长行政110、管理中心(2)股份转让董事会秘书公司公章董事长董事会秘书(3)子公司设立、撤销企业管理中心公司公章总裁、董事长企业管理中心(4)资质申报、年检行政副总裁(5)应收款处理监督审计中心公司公章总裁、董事长监督审计中心(6)经济纠纷董事长(7)项目施工过程中工程类资料分公司、项目部公司公章工程管理中心负责人工程管理中心(8)项目施工过程中需用法人授权委托书总裁(9)项目施工过程中经营类资料经营管理中心负责人经营管理中心(10)项目施工过程中技术类资料企业技术中心技术管理部门负责人企业技术中心(11)材料采购合同合同专用章经营副总经营管理中心(12)项目部的工程结算书项目部公司公章经营管理中心负责人财111、务管理中心(13)项目部竣工清算集团经营、工程、技术、企管、财务、人资、监审、行政中心会签后报总裁批准盖 章 内 容盖章部门印章类别审批人留存部门(14)各类财务报表财务管理中心公司公章财务总监财务管理中心(15)各类贷款合同、担保合同财务管理中心公司公章董事长财务管理中心(16)与各项目部签订内部承包合同经营管理中心公司公章总裁经营管理中心(17)投标承诺书、标书、报名书经营副总(18)与子公司、分公司签订内部承包合同总裁、董事长(19)工程合同签订合同专用章总裁、董事长(20)安全生产、质量、环境管理、文明施工目标管理责任书工程管理中心公司公章经营副总工程管理中心(21)职称资料人力资源中112、心人力资源中心经理人力资源中心(22)劳动合同分管副总备注：其他内容盖章审批的最终审批人，由集团印章管理员选择。附件5印章外用申请表用印部门（单位）： 年 月 日印章名称外用期限年 月 日 至 年 月 日用印内容用印部门（单位）负责人签字： 年 月 日相关业务分管领导意见签字： 年 月 日行政副总意见签字： 年 月 日总裁意见签字： 年 月 日董事长意见签字： 年 月 日外用施印人员用印数归还时间印章管理人员归档签字附件6*建设集团股份有限公司项目部印章使用协议*建设集团股份有限公司为规范项目部印章的使用，既能使项目部工作正常开展，又要维护项目印章使用的严肃性，现授权区域公司或者分公司主要负责113、人（甲方）与项目部（乙方）签订以下使用协议：一、甲方区域公司（分公司）主要负责人为*建设集团股份有限公司授权刻制、管理项目部印章的责任人，有权对印章的使用进行日常监督管理。二、乙方需领用项目部印章时，应经甲方批准并签订本协议后方可领用。同时，应严格按本协议第三条的要求使用项目部印章，待工程竣工结束时归还乙方备存。三、项目部印章严禁用于经济往来事项。仅用于与业主、监理单位工程上的联系、工程技术资料、下发施工班组的通知和任务下达，对分公司和集团公司上报报告、资料、对外非经济、物资往来的工作联系。四、项目部擅自刻制项目部印章或违反印章使用规定，按集团公司印信管理办法和集团有关纪律规定接受处理。五、项114、目部印章押金为人民币壹万元整。公司名称： 项目部名称： 甲方签名： 乙方（承包人）签字： 项目部章印模留 身份证号： 签订日期： 年 月 日七、保密工作规定第一章 总则第1条 为加强保密工作，维护公司合法权益，提高公司市场竞争力，保障公司信息资源在保密范围内合理、有效运用，特制定本规定。第2条 本规定适用于集团保密工作的管理。各区域公司除遵守规定外，还应结合内部管理状况，制定本区域公司的保密工作实施细则。第3条 本规定的主要关联制度有过错责任追究办法、档案管理办法、劳动关系管理办法等。第二章 组织机构第4条 集团成立保密委员会，负责集团及区域公司的保密工作；保密委员会由主管集团行政事务的副总裁115、领导。区域公司可根据工作需要设定相关专兼职人员负责本部门的商业、技术秘密保护工作。上述人员应是公司保密委员会的成员。第5条 保密委员会的主要任务是：1.组织划定集团保密范围、项目、密级和期限，制定保密工作规定，并监督执行。2.指导、监督、检查集团的保密工作，向集团总裁报告和反应工作情况。3.开展保密宣传教育，总结交流保密工作经验，表彰先进。4.追查集团的失、泄密事件，提出处理意见，对重大失、泄密事件要及时采取措施，并向上级报告。第6条 保密工作实行按业务由有关部门归口负责。归口部门的主要任务是：检查和监督本规定的执行情况，审查保密事项，参与和协助调查失、泄密事件，并提出处理意见。第三章 保密范116、围和密级的划分第7条 公司秘密指依照公司管理要求和规章制度确定的在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项，包括技术秘密和商业秘密。1.技术秘密：指不为公众知悉、能为企业带来经济利益、具有实用性并且企业采取保密措施的非专利技术和技术信息。技术秘密包括但不限于：新工法、技术方案、工程设计、施工组织设计、公司技术标准及定额、工艺流程、计算机软件、技术报告、检测报告、实验数据、试验结果、图纸、操作手册、技术文档等。2.商业秘密：包括但不限于：投标文件、组价策略、商业合同、客户名单、采购资料、财务资料、进货渠道以及对外投资的分析报告、谈判策略等。第8条 除上条规定的保密范围外，公司秘密还包括下列秘密事项117、：1.集团重大决策中的秘密事项。2.集团尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。3.集团内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、会议记录。4.集团财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。5.集团所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。6.集团职员人事档案，工资性、劳务性收人及资料。7.其他经集团确定应当保密的事项。第9条 集团秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部（与档案管理办法相一致）”四级。集团最重要的秘密应列入“绝密”级，泄露会使集团的权益和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的集团秘密，泄露会使集团权益和利益遭受到严重的损害；“秘密”是一般的集118、团秘密，泄露会使集团的权益和利益遭受损害；“内部”是指不需对外的信息资源、知识资源及内部文件，只限于内部有关人员使用或局部对外交流使用。第10条 集团保密事项秘级的确定：1.集团经营发展中，直接影响集团权益和利益的重要决策文件、技术资料为绝密级，包括但不限于投资策略、投标文件、涉及重大发明新的建筑施工方法、工艺等。2.集团的规划、区域承包协议、财务报表、统计资料、重要会议记录、集团经营情况为机密，包括但不限于集团发展规划、年度计划、区域规划、资金状况、全面预算、经营报告、上下游客户信息等。3.集团人事档案、合同、协议、薪资水平以及尚未进人市场或尚未公开的各类信息为秘密级，包括但不限于员工收入、119、人事信息报表等。第11条 属于集团秘密的文件、资料，应当依据本规定按级保存；对绝密级的文件，应加盖绝密章。第四章 保密管理第12条 集团总部及区域公司的员工都有保守公司秘密的义务。对直接参与集团经营管理的集团高级管理人员、从事科技创新的工程技术人员，对保守集团秘密负有特别的责任。第13条 各区域公司及部门应确定专职或兼职的文档管理员，定期整理涉及本部门的公司秘密信息并对密级分类，对其书式或电子文档进行存档保存。第14条 对属于集团绝密级的文件、资料，其传递、复制、摘抄、保存和销毁应确定专人负责。各区域公司及部门确定人选后报集团保密委员会备案。通过互联网传输上述文件的，应直接向有关人员发送；禁止120、通过无关人员转发。第15条 在对外交往与合作中需要提供集团绝密级资料的，应当事先经集团保密委员会领导批准。提供机密、秘密级资料的，集团职能部门应经分管领导批准，区域公司应经集团总裁或分管副总裁批准，并定期上报集团保密委员会备案。第16条 集团业务部门讨论投标策略、制作投标文件时，应采取下列保密措施：1.根据工作需要，限定工作人员的范围；2.依照保密规定打印、传送、保管相关文件。第17条 不准在私人交往和通信中泄露集团秘密，不准在公共场所谈论集团秘密，并且不通过其他方式传递集团秘密。第18条 销毁秘密文件、资料和其他物品必须登记造册，经集团保密委员会批准，派专人（两人以上）送指定地点监销，严禁向121、废品收购部门出售内部秘密文件、资料和物品。第19条 凡秘密事项，未经集团保密委员会批准一律不得公开宣传、报道、出版和展览。第20条 出版有保密内容的刊物要标明相应的密级，并建立严格的管理制度，控制印发份数和流向。未经集团保密委员会批准，严禁向外发行和赠送。第21条 非正式员工原则上不能涉及秘密事项，特殊需要须经集团保密委员会批准并备案。第22条 涉密人员离岗、离职前应将保管的秘密事项载体全部清退，并办理移交手续。第23条 集团工作人员发现集团秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施，并及时报告集团保密委员会；保密委员会接到报告后，应立即作出处理。第24条 集团与员工签订劳动合同时，在劳122、动合同中附加保密条款约定员工的保密责任。对接触重要机密的员工应签订保密合同，保密合同应具备以下主要条款：1.保密的内容和范围；2.保密合同双方的权利和义务；3.保密协议的期限；4.保密费的数额及其支付方式；5.违约责任。在保密合同有效期限内，员工应履行下列义务：1.严格遵守本企业保密制度，防止泄漏公司秘密；2.不得向他人泄露公司秘密；3.非经集团书面同意，不得利用该商业秘密进行生产与经营活动，不得利用技术秘密进行新的研究和开发。第25条 对集团高级管理人员和掌握关键技术的工程技术人员实行“竞业限制”制度，上述人员在任职期间及离职后一定期限内，禁止从事以下工作：1.自行设立与本集团竞争的公司；2123、.就职于本集团的竞争对手；3.在竞争企业中兼职；4.引诱集团中的其他员工辞职；5.引诱集团的客户脱离企业；6.在离职后，与企业进行竞争的其他行为。第26条 涉及集团秘密的合作、代理、交易、委托开发合同或协议，均需设置“保密条款”，对合同相对方增设保密义务。“保密条款”应包含以下内容：1.明示合同所涉及的需要保密的商业秘密范围；2.合同相对方以及合同对方的任何员工、代理人均受保密条款的约束；3.受约束的保密义务人在未经许可的情况下，不可将商业秘密、技术透露给任何第三方或用于合同目的以外的用途；4.受约束的保密义务人不可将含有保密信息的资料、文件、实物等携带出保密区域；5.保密义务人不可在对外接受124、访谈期间或与任何第三方交流时涉及合同规定的商业秘密内容；6.不相关的员工不可接触或了解商业秘密；7.保密信息应当在合同终止后交还；8.保密期限在合同终止后仍然保持有效；9.违反保密义务的，应当承担明确的违约责任。第五章 保密教育、检查和奖惩第27条 集团保密工作，实行既确保秘密又便利工作的原则。对保守、保护集团秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工实行奖励。第28条 行政管理中心负责集团保密教育工作。各部门也要经常进行保密教育，使全体工作人员具有保密知识，自觉遵守保密规定。第29条 行政管理中心指导、监督、检查集团的保密工作。各部门要定期进行保密工作检查，堵塞漏洞，健全制度，改进125、工作。第30条 全体工作人员应自觉遵守下列保密守则：1.严格遵守保密工作规定；2.不在公共场所、私人交往中和家属、子女、亲友面前讨论秘密；3.不在公共发表的文章中泄露秘密；4.不私自抄录、复印秘密文件、资料；5.不用普通电话和无线电话传递秘密事项；6.不私自在外事、社交活动和出国时携带秘密文件；7.不在无保密保障的场所阅办或存放秘密文件、资料；8.不准用无保密措施的通讯设施邮寄、传递秘密文件、资料；9.不擅自对外提供秘密文件、资料；10.发现失、泄密问题，及时上报集团保密委员会，并立即采取补救措施。第31条 有下列表现之一的部门和个人给予表扬和奖励。1.一贯遵守保密规定，长期为发生失、泄密事件126、并能推动他人保守秘密有显著成绩的。2.发现他人泄露秘密，能及时报告或者积极采取补救措施的。3.在紧急情况下保护、抢救秘密的。4.对保密技术、措施有重大改进或创造发明的。第32条 对有泄密行为的员工，按照主观故意、过失及给集团造成的损失，给与相应的处罚；情节特别恶劣给集团造成重大损失的，将追究其法律责任。1.对下列行为，应给以批评、警告及一定的经济处罚；过失泄露集团秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；已泄露集团秘密但采取补救措施的，未造成严重后果或经济损失的；泄露集团非绝密级秘密，且未给集团重大造成严重损失的。2.出现下列情况之一的，应给与予通报批评、责令辞职直致开除处分，并按集团的受损额10%127、-30%赔偿经济损失：泄露集团秘密，造成严重后果或重大经济损失的；违反本保密工作规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供集团秘密的；虽未给集团造成重大损失，但多次泄露集团绝密级秘密的。第33条 以盗窃、收买等非法手段获取秘密的，由有关部门依法惩办。第六章 附则第34条 本规定由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第35条 本规定经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。八、办公用品及设备管理办法第一章 总则第1条 为规范办公用品及设备的采购、领取、使用、保管与维修，使之管理有序，责任明确，以便更好地服务于公司各项工作和降低办公用品及设备的使用经费，特制定本办法。第2条 本办法128、适用于公司办公用品及设备的管理。所指办公用品及设备包括：文具、纸张、文件夹等文案用品，办公桌椅、档案柜等办公用具，电话、传真机、电脑、打印机、复印机等办公器具设备，电视、空调、风扇、取暖器等家电设备。第3条 主要职责。1.集团行政管理中心主任：审核采购预算计划；监督指导集团总部物资用品的发放、保管和使用；审批、控制物资的采购、报废，确保符合采购流程与标准。2.集团采购主管：组织实施日常办公用品的采购及预算计划；采购总部打印机、复印机耗材等各类办公用品。3.集团前台/后勤管理员：负责办公用品、劳保用品、厨房用品、清洁用品的采购工作，并做好采购记录；负责对各类用品的领用、发放；建立各类用品管理台账129、并及时更新，保证账物相符。4.集团财务管理中心：负责审批采购计划和采购费用报销并监督采购。第二章 办公用品及设备的计划管理第4条 行政管理中心根据集团下达的办公用品及设备年度采购预算及各单位实际情况，分解并下达各部门年度办公用品及设备费用计划。第5条 各部门依据行政管理中心提供的明细清单填写办公用品及设备采购明细表，并于每月3号前（放假顺延三天）报行政管理中心。各部门要对申领人所需增配办公用品数量进行检查，不合规定或超出标准的予以驳回。第6条 行政管理中心于每月5号前（放假顺延三天）对各部门的办公用品及设备采购明细表汇总、审核，形成集团办公用品月度采购计划并据此实施采购。第三章 办公用品及设备130、的采购第7条 采购人员根据采购计划采购物品，要认真负责，坚持物美价廉，货比三家。在入库之前，确保物品的完好无损。如有损坏，属对方原因负责退还，属自身原因自行赔偿。第8条 供应商的选择。按照公平、公正的原则，采取公开比质、比价等方式择优确定供应商。1.为保证集团以较低的价格获得高质量的办公用品及设备，集团将先行择优选取23家实力较强的供应商经过同类（种）产品比质、比价后，各自提供其最具竞争力的产品品种及服务。2.引入竞争机制，要求供应商每季（月）提供最新的产品报价及样品，集团集中评定后及时调整各供应商的采购品种与数量。条件成熟时，再确定长期供应商。3.行政管理中心负责与供应商签订采购及服务协议。131、4.对于零星、低价用品，按便利原则择近、择优购买。第9条 采购。1.采购申请流程。单价500元的：集团总部：员工发起集团业务中心负责人审批行政管理中心主任审批采购主管采购、分发财务管理中心备案行政管理中心归档。区域公司：办公室/综合部发起区域公司负责人审批区域公司办公室采购、分发区域公司财务部核查、备案财务管理中心备案行政管理中心归档。单价500元的：集团总部员工发起或区域公司办公室/综合部发起集团业务部门负责人审批或区域公司负责人审批集团行政管理中心主任审批集团行政副总审批集团总裁审批采购主管采购、分发财务管理中心备案行政管理中心归档。2.单价超过1000元的办公用品及设备实行采购小组采购制132、度。采购小组由行政管理中心、财务管理中心、申购部门各派一人组成，原则上不少于两人。采购申请获得批准后，由采购小组按照货比三家、质优价廉的原则负责采购。3.采购的物品到货后，由采购主管持采购计划和购货发票连同采购的物品送交行政管理中心主任验收，验收无误后，填写一式三联的入库单，其中存根联由行政管理中心留存，记账联交付采购主管用于报销，回执联由前台/后勤管理员用于登记库房台账。4.采购的物品验收入库后，前台/后勤管理员应按其类别、品名分门别类码放整齐，并负责物品的完好无损，如有非正常情况的损坏，自行赔偿。5.各部门需自行购置一些急需的单价超过500元或者采购总额超过500元的办公用品，在征得集团领133、导同意后执行，购置后报销前到行政管理中心签字登记。第四章 办公用品及设备的领取第10条 集团的办公用品统一由行政管理中心保管和发放，各部门需使用办公用品的可按领用规定到行政管理中心前台/后勤管理员处领取。第11条 使用部门领用常规性办公用品应以旧换新，填写办公用品领料单（详见附件1），办理相关领用手续后，方可领取。第12条 办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪用私用，随意丢弃废置；严禁员工将办公用品带出公司私用。第13条 使用办公用品应以室为家，在日常工作中，提倡节约作风，物尽其用，不要大材小用，努力降低办公成本。第14条 精心使用办公设备，认真遵守操作规程，使用后及时关闭电源，避免人为对各134、种设备的损害。第15条 凡属各部门或部门内员工共同使用的办公用品和设备应指定专人负责保管，员工使用时应作借用、归还登记。第16条 员工离职，必须在离职前向行政管理中心或区域公司办公室/综合部移交在用的办公用品，办理归还手续（指固定资产、计算机等非易耗品）。第17条 集团信纸、信封、档案袋、名片等由行政管理中心负责印制，各部门按需领用，行政管理中心负责登记工作。各部门专用资料如需印制，由部门提出需求及样式交行政管理中心落实印制，行政管理中心印制完毕后通知相关领用并登记。第五章 办公用品及设备的保养维修第18条 各部门按照设备的操作规程要求，对办公设备进行定期维护，做好清洁保养工作。第19条 电话135、传真机、电脑、打印机、复印机等办公设备出现故障或维护（加碳粉、换墨盒）时，由使用部门向行政管理中心提出维修维护申请，填写办公设备维修申请单（详见附件2），由行政管理中心联合企业技术中心统一安排维修。第20条 企业技术中心每季度定期组织对办公设备进行检查，统计办公设备使用与维修情况。第21条 经鉴定属下列情况造成损坏或遗失的，由责任者按物品的购置价格和使用时间、新旧程度折价赔偿。（详见附件3物品损坏赔偿折价表）。1.人为物理损坏或使用不当；2.私自拆装办公用品与设备；3.安装非工作所必须的软件所引起的故障；4.保管不善造成物品遗失的；5.其他的人为因素造成的损坏。第六章 办公用品及设备的盘点与136、报废处理第22条 盘点的组织管理。由行政管理中心和财务管理中心，组织各中心、区域公司对办公用品和设备进行盘点。第23条 盘点频度与要求。每半年盘库结算一次，要做到账账相符、账物相符。对坏账部分查明原因并追究相关人员责任。第24条 报废处理。凡属正常磨损或工作中发生意外情况造成个人在用办公设备损坏的，由使用者/保管人填写设备报废申请单（详见附件4），说明原因和理由；报废手续完成后，及时办理补充新品的领用手续。报废流程：使用者/保管人申请责任中心主任审批行政管理中心主任审批财务总监审核行政副总或总裁签批财务管理中心进行账务处理。第七章 办公用品及设备的监督控制第25条 行政管理中心对各部门所拥有的137、办公用品易耗品（主要指打印耗材与印刷制品）进行统计与调查。每月10日前对上一月各中心办公用品的领用量、余量做统计分析报表，上报行政副总和总裁。第26条 行政管理中心对各部门办公设备维修与保养做统计报表，每月上报行政副总和总裁，进一步控制设备维修费用。第27条 各中心根据办公需求，制定本中心的月度办公用品预算，报行政管理中心，行政管理中心据此对办公用品的使用进行监督，控制办公用品经费。第28条 财务管理中心负责对办公用品与设备的购置、维修、报废等程序进行监督。企业管理中心对列属固定资产的办公用品与设备的状态及变更程序进行监督。监督审计中心负责对各部门的管理行为进行监督。第八章 附则第29条 本办138、法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第30条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第31条 附件：（1）办公用品领用单；（2）办公设备维修申请单；（3）物品损坏赔偿折价表；（4）设备报废申请单。附件1领料单 领料部门： 年 月 日编号品名及规格单位数量备注负责人签字： 发料人： 领料人：附件2办公设备维修申请单申请部门申 请 人维修设备申请时间故障原因处理结果维护人员签 收 人维修日期签收日期附件3物品损坏赔偿折价表单位价格赔偿额度（按原价）使用年限赔偿比例使用年限赔偿比例使用年限赔偿比例小于200元1年80%2年75%3年50%200-500元1年90%2139、年80%3年70%500-1000元1年95%3年80%5年65%1000元以上1年100%3年90%5年80%注：赔偿比例以物品折旧后的价值为标准。财务折旧率：每年折旧20%。附件4设备报废申请单申请人： 申请日期： 年 月 日设备名称及 编 号规格型号单位数量预计使用年限已使用年 限原始价值已 提折旧额设备状况以及报废原因处理意见使用部门负责人行政管理中心主任财务总监行政副总/总裁九、固定资产管理办法第一章 总则第1条 为加强固定资产管理，及时准确核算集团固定资产的数量和价值，监督并促进各项固定资产的保管和合理使用，使其处于完好状态，充分发挥其使用功效，特制定本办法。第2条 本办法适用于集140、团、区域公司及项目部固定资产的管理。第3条 本办法所指固定资产是指使用期限在一年以上（包括一年）的房屋及建筑物、机器、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、工具等物品；或者不属于生产经营，单位价值在2000元以上（包括2000元），并且使用期限超过两年的物品。低值易耗品和一般办公用品、设备的管理参见办公用品及设备管理办法。第二章 固定资产管理基本任务与职责分工第4条 固定资产管理的基本任务：进行固定资产的核算和管理；加强固定资产的维护和保养，提高固定资产的完好率；在组织资产存量流动和增量投向上改善固定资产的配置，提高固定资产利用率；检查、分析和考量固定资产的使用效果，提高经济效益。第5条 集团141、使用的固定资产，任何人不得侵占。固定资产的增减变动，必须严格按照管理分工，履行规定的审批权限和手续制度。第6条 按照“统一领导、分级管理”和“归口管理”的原则，实行集团、区域公司两级管理。1.集团总部：负责集团所有固定资产的综合管理，策划资产管理方案并制定固定资产管理办法和措施；掌握集团固定资产的使用和增减变动情况，负责审批区域公司大宗或超出预算范围的固定资产购建；负责归口管理集团总部使用的固定资产；负责监督、指导区域公司的资产管理。2.区域公司：负责归口管理本公司（含所属项目部）使用的固定资产，负责本公司固定资产的记录和核算；在权限范围内负责本公司固定资产的购建或提出购建申请；负责本单位固定142、资产的使用、调配和增减变动情况等实物管理工作；负责组织本公司固定资产的维护、大修和更新改造；在权限规定范围内办理相关固定资产的增减变动、损失、报废的上报和审批工作。第7条 集团行政管理中心为集团固定资产的总体归口管理部门，负责组织建立集团资产管理体系，组织对固定资产进行盘点、评估。集团各管理中心、区域公司各部门长期使用、占用的固定资产或专业器具类固定资产，由各中心、部门作为第一责任部门直接管理，行政管理中心作为第二责任部门统筹管理。第8条 集团财务管理中心和区域公司财务部是固定资产的账务管理部门，配置专职固定资产管理岗位，主要负责固定资产的记录和核算；办理固定资产盘盈、盘亏、报废、毁损、出售等143、的上报和审批手续及固定资产增减变动的财务处理；建立和保管固定资产卡片，确保账、卡相符；进行固定资产综合管理和检查，综合分析固定资产的经济效益。第9条 集团工程管理中心和区域公司工程部为施工生产用固定资产的专业管理部门，集团行政管理中心及区域公司办公室（综合部）为非施工生产用固定资产的专业管理部门，负责各自所管固定资产的实物管理，掌握固定资产的增减变动和技术状况；负责本专业固定资产的建设、更新、改造和大修的申报；办理固定资产的盘盈、盘亏、报废、毁损、出售等的审查和申报；办理固定资产的调拨、调整、停用、拆除、出租等的申报和审批手续；保管本专业固定资产卡片，确保账卡相符；分析、评价本专业固定资产使用144、效果，提高资产利用效率。第10条 集团及区域公司各职能部门和项目部为固定资产的使用部门。各固定资产使用部门设兼职固定资产管理员，负责提出固定资产的调拨、调整、停闭、拆除、出租等的申请；提出固定资产的建设、更新、改造和大修项目申请；保管本部门固定资产清册，确保固定资产的实物与固定资产清册的记录相符；协助本部门固定资产的盘盈、盘亏、报废、毁损、出售等的上报手续；协助进行年末固定资产的清查工作。第11条 建立固定资产责任人制度，在固定资产清册中明确各项固定资产的管理责任人。按照“谁使用、谁保管、谁维护”的原则，管理责任人由固定资产的直接使用人担任。管理责任人的主要职责为：负责固定资产的日常维护和保管145、，确保固定资产经常处于良好状态；配合行政部门和财务部门实施固定资产的报废、毁损、出售的审查以及固定资产的调拨、拆除、出售等上报和审批手续。固定资产管理责任人调动时，必须将固定资产交点清楚并办理必要的交接手续。第12条 按照“归口管理”的原则，固定资产专业管理部门负责建立固定资产台账，每年年终，财务管理中心负责组织有关部门对固定资产实物进行清查盘点。通过清点发现的盘盈、盘亏和毁损，应查明原因，按规定办理相关手续，以保证账、卡、物相符。第13条 集团监督审计中心为集团资产管理的监督部门，负责监督各部门、单位是否在执行资产管理制度，对各项资产流动进行监控，组织对大额资产购建与折旧变卖等流程进行审计。146、第三章 固定资产的分类和计价第14条 固定资产按经济用途和使用情况分为以下几类：1.生产用固定资产。指生产经营和管理用的各种固定资产，按经营管理专业性质明细分类如下：房屋及建筑物，包括为生产和为生产服务的管理部门用的房屋及建筑物；施工机械；运输设备；仪器仪表及实验设备；生产设备；其它生产用固定资产。2.非生产用固定资产。指与生产经营无直接关系的各种固定资产。3.未使用固定资产。指购建完成尚未投产使用，拨入尚待安装，进行改建扩建的固定资产，调拨中的固定资产，以及批准停止使用的固定资产。4.不需用固定资产。指生产管理不再继续需要的各种固定资产。5.租出固定资产。指经批准在经营性租赁方式下出租给外单147、位使用的固定资产。6.融资租入固定资产。指公司以融资租赁方式租入的固定资产，在租赁期内，应视同自有固定资产进行管理。7.土地。指已经估价单独入账的土地。因征地而支付的补偿费，应计入与土地有关的房屋、建筑物的价值内，不单独作为土地价值入账。土地使用权不能作为固定资产管理。第15条 固定资产的计价。固定资产应按其取得时的成本作为入账的价值。固定资产取得时的成本应当根据具体情况分别确定：1.外购的固定资产的成本包括买价、增值税、进口关税等相关税费，以及为使固定资产达到预定可使用状态前所发生的可直接归属于该资产的其他支出，如场地整理费、运输费、装卸费、安装费和专业人员服务费等。如果以一笔款项购入多项没148、有单独标价的固定资产，按各项固定资产公允价值的比例对总成本进行分配，分别确定各项固定资产的入账价值。2.自行建造的固定资产，按建造该项资产达到预定可使用状态前所发生的必要支出，作为入账价值。3.投资者投入的固定资产，按投资各方确认的价值，作为入账价值。4.融资租入的固定资产，按租赁开始日租赁资产的原账面价值与最低租赁付款额的现值两者中较低者，作为入账价值。如果融资租赁资产占企业资产总额比例等于或小于30%的，在租赁开始日，也可按最低租赁付款额，作为固定资产的入账价值。5.在原有固定资产的基础上进行改建、扩建的，按原固定资产的账面价值，加上由于改建、扩建而使该项资产达到预定可使用状态前发生的支出149、，减改建、扩建过程中发生的变价收入，作为入账价值。6.接受的债务人以非现金资产抵偿债务方式取得的固定资产，或以应收债权换入固定资产的，按应收债权的账面价值加上应支付的相关税费，作为入账价值。涉及补价的，按以下规定确定受让的固定资产的入账价值：收到补价的，按应收债权的账面价值减去补价，加上应支付的相关税费，作为入账价值；支付补价的，按应收债权的账面价值加上支付的补价和应支付的相关税费，作为入账价值。7.以非货币性交易换入的固定资产，按换出资产的账面价值加上应支付的相关税费，作为入账价值。涉及补价的，按以下规定确定换入固定资产的入账价值：收到补价的，按换出资产的账面价值加上应确认的收益和应支付的相150、关税费减去补价后的余额，作为入账价值；支付补价的，按换出资产的账面价值加上应支付的相关税费和补价，作为入账价值。8.盘盈的固定资产，按以下规定确定其入账价值：同类或类似固定资产存在活跃市场的，按同类或类似固定资产的市场价格，减去按该项资产的新旧程度估计的价值损耗后的余额，作为入账价值。同类或类似固定资产不存在活跃市场的，按该项固定资产的预计未来现金流量现值，作为入账价值。9.经批准无偿调入的固定资产，按调出单位的账面价值加上发生的运输费、安装费等相关费用，作为入账价值。第16条 固定资产的入账价值中，还应当包括为取得固定资产而交纳的契税、耕地占用税、车辆购置税等相关税费。第17条 企业购置计算151、机硬件所附带的、未单独计价的软件，与所购置的计算机硬件一并作为固定资产管理。第18条 已达到预定可使用状态但尚未办理竣工决算手续的固定资产，可先按估计价值记账，待确定实际价值后，再进行调整。第四章 固定资产增减变动及处理程序第19条 引起固定资产发生增减变动的因素：1.固定资产的增加：自行建造和购入；其他单位投资转入和融资租入；其他单位有偿、无偿转入；盘盈；进行固定资产改造、扩建增值；按国家规定资产评估（重估）价值调增；其他。2.固定资产的减少：经批准报废、毁损或非常损失；投资转出；经批准无偿调出和出售；盘亏；捐赠转出；按国家规定资产评估（重估）价值调减；其他。第20条 建设项目竣工交付使用的152、固定资产，根据正式竣工决算中交付使用资产明细表，由工程管理中心组织人员与使用部门办理实物交接手续，工程管理中心填制固定资产收入凭证，一式三份，一份送行政管理中心，一份送财务管理中心，一份自留。财务管理中心核对相符后，据以填制固定资产卡片，并办理账务处理手续，同时将变动后的固定资产清册分别送交各使用部门。第21条 集团总部固定资产的购建。1.购建审批权限。房屋、车辆的购置由董事长审批。其他生产经营设备购置，30万元（含）以下的，由总裁审批；30万元以上的，由董事长审批。集团高管层发起的大宗固定资产购建，先由集团高层经营班子办公会议审议，再报董事会审批。2.购建的程序。使用部门负责人提出申请，并经153、部门分管领导审批；行政管理中心、财务管理中心、企业管理中心进行会审；行政副总、总裁、董事长进行审批。确定购买渠道、付款方式后组织购建，必要时应通过招投标方式购建。购买后由行政管理中心和财务管理中心确认新增资产状态，建立资产凭证和卡片，更新资产台帐，并做账务处理。第22条 区域公司固定资产的购建。1.购建审批权限。5000元以下（含）的固定资产购建由区域公司在预算范围内自行购建，超出预算的固定资产购建需按照预算管理程序进行审批。5000元以上、5万元以下（含）的固定资产购置由区域公司上报购建申请，集团总裁批准后方可购建。5万元以上的固定资产购置由区域公司上报购建申请，由集团总裁、董事长审批后方可154、购建。大型机械设备的购置，先由集团高层经营班子办公会议审议，再报董事会审批。2.购建的程序使用部门根据生产施工或管理的实际需要提出书面申请，办公室（综合部）审核汇总后书面报区域公司领导审批，根据管理权限需上报集团审批的应上报集团审批。经批准后由办公室（综合部）组织购建。办公室（综合部）在采购完成或工程竣工交付后应立即根据购货发票、工程决算单以及相关资料及时进行物帐处理，组织或委托有关单位进行检验，检验合格后，填制固定资产收入凭证和固定资产卡片，一式三份送交财务部并办理报账手续。财务部门应认真核对全部单据、资料，核对无误后及时进行账务处理，同时将盖章后的固定资产收入凭证和卡片退办公室（综合部）一155、份进行台帐登记和保管，送交使用单位一份登记管理。第23条 固定资产的出租。为提高固定资产的利用效率，对机具、工具及仪器仪表等设备，集团在各区域公司之间实行固定资产的有偿使用制度，由工程管理中心核定出租费用标准并制定相关细则。各区域公司应在成本效益原则下尽量选择内部租赁；对外出租固定资产必须征得本单位领导的同意，由综合部签订租赁合同。财务部按合同规定按期收取租赁费。第24条 固定资产的调拨和转移，应按下列规定办理手续：1.固定资产向集团以外的其他单位转移，原则上均实行有偿转让。实行有偿转让的固定资产应按质论价收取价款。2.在集团所属范围内固定资产的调拨实行无偿调拨，由集团调拨部门填制固定资产调拨156、通知单（见附件1），送调入、调出单位和相关财务部门。调出单位根据上述通知单位文件填制固定资产转移单（见附件2），调入单位根据“固定资产转移单”审核无误后入账和转移实物。调出、调入单位列账月份应当一致，同时调增、调减固定资产卡片、清册以及使用地点。3.财务部门、使用部门要相互密切配合，及时办理固定资产调拨的有关审批和账务处理手续，对不符合规定或手续不完备的调拨事项，集团有关部门应不予受理；在固定资产调拨中，有关备品、附件以及技术资料档案应随资产调拨，不得截留，以保证固定资产完整无缺。第25条 固定资产报废必须符合国家有关规定和报废条件，经专业部门的技术鉴定后，由固定资产使用部门填制固定资产报废申157、请单（见附件3），送交行政管理中心、财务管理中心初审后，上交财务总监、行政副总审批，再报集团总裁或董事会审批。1.固定资产的报废审批权限：使用期满、折旧已提足的固定资产正常报废，单位原值在5万元（含）以下的，报集团总裁审批；单位原值在5万元以上的，报董事长审批。固定资产非正常报废，减值损失在5万元（含）以下的，报集团总裁审批；减值损失在5万元以上的，报董事长审批。2.固定资产的报废程序。报废固定资产必须符合国家有关规定和报废条件，由工程管理中心或行政管理中心组织鉴定小组或相关专业人员认真进行技术鉴定，填制固定资产报废清单（见附件4）交由财务部门上报审批。经批准后由工程管理中心或行政管理中心进行158、清理，会同财务管理中心填报固定资产清理报告，同时进行账务处理，相关部门均应注销该项固定资产卡片。3.对于已提满折旧但仍可继续使用的固定资产，应继续使用，不得擅自进行报废，待其物理寿命或技术寿命到期后，经批准后方可进行报废。第26条 固定资产发生的盘盈、盘亏，应由行政管理中心填制固定资产盘盈、（盘亏、毁损）报告单，按规定程序经集团总裁审查后，由财务管理中心报当地税务部门审批后进行账务处理，保证账、卡相符；同时调整固定资产清册，保证卡、物相符。第五章 固定资产折旧及方法第27条 集团的固定资产采用平均年限法计提折旧。年折旧率=（1净残值率（3%）/预计使用年限*100%第28条 预计使用年限和预计159、净残值由集团行政管理中心、企业管理中心、财务管理中心、工程管理中心组织会议初定，报集团高层经营班子会议审批。固定资产预计使用年限和预计净残值、折旧方法等，一经确定不得随意变更，如需变更，需经董事会或股东大会批准，并在会计报表附注中予以说明。第29条 因更新改造等原因而调整固定资产价值的，应当根据调整后价值，预计尚可使用年限和净残值，按所选用的折旧方法计提折旧。第30条 融资租入的固定资产，应当采用与自有应计折旧资产相一致的折旧政策。能够合理确定租赁期届满时将会取得租赁资产所有权的，应当在租赁资产尚可使用年限内计提折旧；无法合理确定租赁期届满时能够取得租赁资产所有权的，应当在租赁期与租赁资产尚可160、使用年限两者中较短的期间内计提折旧。第31条 除以下情况外，集团应对所有固定资产计提折旧：1.已提足折旧仍继续使用的固定资产；2.按照规定单独估价作为固定资产入账的土地。第32条 集团一般应按月提取折旧，当月增加的固定资产，当月不提折旧，从下月起计提折旧；当月减少的固定资产，当月照提折旧，从下月起不提折旧。固定资产提足折旧后，不管能否继续使用，均不再提取折旧；提前报废的固定资产，也不再补提折旧。提取固定资产折旧，应按月编制固定资产折旧计算表（见附件5），正确计提，不准多提、少提或漏提，保证及时足额提取各项折旧。第六章 固定资产修理第33条 固定资产修理实行预算控制，根据各种固定资产使用情况，由161、各使用部门提出固定资产修理计划，以及修理费用预算，报行政管理中心审核批准，作为修理固定资产的依据。重大的、突发的固定资产修理按照预算管理原则实行例外审批制度。第34条 施工生产用固定资产需要修理时，由使用部门制定修理间隔期、修理质量标准、费用定额等，交由工程管理中心统一组织实施。第35条 发生的固定资产修理支出，计入有关成本和费用。修理费用发生不均衡、数额较大的，可以采用待摊或者预提的办法。采用预提办法的，实际发生的修理支出冲减预提费用，年末实际支出大于预提费用的差额，计入有关成本和费用；小于预提费用的差额冲减有关成本和费用。第七章 固定资产记录第36条 固定资产记录必须及时、正确、全面地反映162、固定资产的现状及增减变动情况，对固定资产增加、减少、使用、保管进行严格监督。第37条 集团所有固定资产均应设置“固定资产卡片”，登记各个资产的详细项目。财务管理中心负责固定资产账面记录、卡片记录，保证账、卡相符；使用部门负责保管卡片，保证卡、物相符。各种设备以每一台、部、架、套等为单位登记一卡；房屋及建筑物以每栋、每座、每套为单位登记一卡。固定资产卡片可设置附卡，固定资产某些可独立存在的组成部分在附卡中进行记录。在固定资产卡片上要及时记录固定资产的变动情况。第38条 固定资产记录应按照下列规定进行登记：1.财务管理中心设置固定资产总账、明细账进行总额和分类核算，并设固定资产登记簿，按使用单位反163、映每一类固定资产的增减变动情况，年度汇编固定资产清册，综合反映年度固定资产状况。2.行政管理中心设置固定资产实物账和固定资产卡片，按单项设备以台、部、辆、组、套为单位，一物一卡，详细登记资产的各个项目。3.为便于管理、核对、查找，使用部门应制作固定资产卡片，并将其固定于固定资产醒目处。第39条 财务管理中心、行政管理中心、使用部门必须定期核对固定资产相关记录，每年至少核对一次，保证账、卡、实相符。第八章 固定资产清查第40条 集团应于年度终了前组织行政管理中心、财务管理中心及使用部门相关人员对固定资产进行一次全面清查，保证卡实相符、账卡相符、账账相符。第41条 盘盈的固定资产，经集团总裁批准后164、计入当期营业外收入；盘亏或毁损的固定资产，在减去过失人或者保险公司等赔款和残料价值之后，计入当期营业外支出。如盘盈、盘亏或毁损的固定资产，在期末结账前尚未经批准的，在对外提供财务会计报告时应按上述规定进行处理，并在会计报表附注中做出说明；如果其后批准处理的金额与已处理的金额不一致，应按其差额调整会计报表相关项目的年初数。第九章 固定资产分析与考核第42条 财务管理中心根据本办法，对各项固定资产管理进行定期和不定期的分析和考核，分析固定资产的分布、构成、增减变动和固定资产折旧提取等情况，以合理使用固定资产，提高固定资产使用效果。第43条 固定资产管理考核的主要内容：1.使用部门和个人是否能够真正165、按照本制度的规定进行固定资产的管理工作，具体包括：对固定资产及其变动情况及时、准确、有效的进行记录，保证账、卡、物相符。做好固定资产的使用、维护和保管工作，确保固定资产处于良好状态。严格按照有关规定及程序，办理固定资产的盘盈、盘亏、报废、毁损、出售、调拨、调整、停闭、拆除、出租等工作。2.按照“谁使用、谁保管、谁维护”原则，对固定资产责任到人制度进行考核，将固定资产责任具体落实到每个人身上。第44条 固定资产考核的奖惩：1.行政管理中心将在每年年末组织企业管理中心、财务管理中心、工程管理中心对各使用部门固定资产管理状况及使用效益进行分析和考核，并将考核结果在全公司进行通报；对固定资产管理工作成166、绩显著的部门和相关人员将给予表扬和奖励；对责任不清、管理不善，造成固定资产毁损的部门及其责任人，给予通报批评并进行经济处罚。2.对违反固定资产管理制度、擅离职守、玩忽职守或其他个人原因给集团固定资产带来损失的，责令使用责任人进行赔偿。第45条 行政管理中心、财务管理中心应经常对固定资产进行定期和不定期的分析与考核，促进固定资产的管理使用，提高使用效果。第十章 附则第46条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释；企业管理中心、财务管理中心、工程管理中心参与制度会审与执行检查。第47条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第48条 附件：（1）固定资产调拨通知167、单；（2）固定资产转移单；（3）固定资产报废申请单；（4）固定资产报废清单；（5）固定资产折旧计算表。附件1固定资产调拨通知单年 月 日 金额单位：元资产编号名称厂牌规格及型号技术状况原值折旧净值使用年限使用月数已使用年月折旧率%大修占折旧率年月附属设备财产管理单位公章主管财务财产管理资产编号设备名称规格单位数量单价合价调入使用单位公章主管财务财产管理调出使用单位公章主管财务财产管理填写一式六份：财产管理单位、调出、调入使用单位各二份。附件2固定资产转移单转移单号： 年 月 日转出部门转入部门原使用人现使用人资产编号资产名称规格型号资产类别单位数量单价(元)金额(元)备注合计转出部门意见负责人168、(签字)：转入部门意见负责人(签字)：原使用人(签字)： 现使用人(签字)： 资产管理员(签字)：第一联 行政管理中心固定资产转移单转移单号： 年 月 日转出部门转入部门原使用人现使用人资产编号资产名称规格型号资产类别单位数量单价(元)金额(元)备注合计转出部门意见负责人(签字)：转入部门意见负责人(签字)：原使用人(签字)： 现使用人(签字)： 资产管理员(签字)：第二联 转入部门附件3固定资产报废申请单固定资产名称规格型号购入时间资产编号使用部门使用人资产原值：资产净值规定使用年限实际使用年限报废原因：申请报废部门负责人签字： 年 月 日行政管理中心意见签字： 年 月 日财务管理中心意见签169、字： 年 月 日财务总监意见签字： 年 月 日行政副总意见签字： 年 月 日总裁意见签字： 年 月 日董事会意见签字： 年 月 日附件4固定资产报废清单年 月 日序号名称规格型号数量原值已提折旧净值残值净损失备注附件5固定资产折旧计算表编号名称使用部门入账日期单位数量购进原值使用年限折旧率已使用月份本月折旧累计折旧净值月折旧额实际计算截止日期上月累计折旧十、公共环境与安全管理办法第一章 总则第1条 为规范集团公共环境与安全管理，保持环境的整洁、清新、怡人和安全文明，提高全员安全意识，维护良好的企业形象，特制定本办法。第2条 本办法适用于集团总部的公共环境和安全管理工作，各区域公司参照执行。第3170、条 主要职责。1.集团领导：负责环境与安全器具、花木等物品购置和劳务外包协议的审批；负责重大安全事故调查与处置等。2.行政管理中心：全面负责公共环境与安全管理；建立健全环境与安全管理制度并督促各部门遵照执行；与保安公司、保洁公司等洽谈、签约劳务外包协议，并监督劳务人员工作；定期检查环境与安全问题，提出整改建议。3.集团各部门：负责本部门范围内的环境与安全管理，并遵守公共区域的环境与安全管理制度。第二章 公共环境管理第4条 公共环境指办公大楼的大厅、楼梯、电梯、走廊、墙面、地面、门窗、会议室、洗漱间、食堂以及灯具、窗帘、桌、椅等公共区域的环境及物品。第5条 公共区域管理。1.办公大楼公共区域由专171、职保洁员负责清洁。2.禁止在公共场地倾倒、堆放垃圾，禁止将卫生责任区内的垃圾扫入公共场地，禁止随地吐痰和乱扔果皮、纸屑、烟头及各种废弃物。3.公共走道至少每日清扫两次，并须采用适当方法减少灰尘的飞扬，做到无垃圾、无积水、无死角。第6条 办公环境管理。1.公共区域办公环境管理：行政管理中心负责组织清洁和管理，公共区域应随时保持环境的干净、整洁、整齐、办公通道的畅通和物品的完好、美观。公共办公区域各办公场所的划分、布局由行政管理中心负责提出统一的安排方案并报行政副总批准后实施，任何人不得随意改变办公场所的布局及办公设备设施的调动和摆放。严禁在办公区域内随意张贴图片字画、乱堆乱放物品。公共办公区域内172、严禁吸烟。损坏办公区域公共设施、植物、装饰品的应照价赔偿。2.个人区域办公环境管理：个人区域办公环境指个人办公桌面的清理和使用物品的摆放，由个人负责整理。个人使用或保管的电风扇、办公设备（包括打印机、复印机、传真机等），由使用人或保管人负责外表的清洁。办公桌面只能摆放电脑、资料夹、电话、水杯、笔筒、台历和少量材料，下班时应对办公桌面的物品进行清理，保持整洁，并将座椅推入办公桌下。文件柜内的文件资料应摆放整齐，随时关闭柜锁，柜子上方不得摆放其他物品。各部门人员外出办事或下班时，应关闭个人办公设备的电源，最后离开的人员应关闭办公室门窗和其他电源。第7条 会议室管理。1.会议室由公司前台负责管理。2173、.会议室内的卫生每周至少要清洁一次，遇有会议时，会前会后均要清洁。3.每次会议之前，会议服务人员应进行电源核查、配备饮用水、水果（必要时）等工作。4.会议服务人员要严格室内物品的管理和维护（含花木等），做到会散、人走、电源关、门合闭。5.与会人员要爱护会议室内的公用财物，不许将室内物品移作他用。第8条 洗漱间管理。洗漱间由物业保洁，公司后勤管理员（保洁员）负责添加用品。为保证洗漱间卫生，员工应自觉遵守如下规定：1.注意节约用水，接完水随手关阀，杜绝长流水等浪费现象。2.不准在墙上乱涂乱画，乱贴标识，不得摆放个人物品3.茶叶应倒到洗漱室的指定篮筐内，纸巾等应扔在垃圾桶内，严禁将茶叶、纸巾及其他杂174、物直接丢弃到洗手池内。第9条 绿化管理。1.绿化管理的区域包括前台、公共办公区域、各领导办公室、会议室以及各办公室有绿化布置的地方。2.花木公司每周要对集团所有摆放花木进行一次护理，及时适量为植物补充水分，保证所有植物生长状况良好，对于生病或枯萎的植物要及时救治或更换。3.未经允许，不得随意移动植物的现有摆放位置；如因护理原因必须移动，则必须在完成护理后移回原位。第10条 节约用电。1.空调与新风系统：中央空调根据物业安排，统一开放和关闭。各办公室人员外出时，应随手关闭本办公室的空调和新风系统。2.照明及其他办公用电：各办公室的照明及其他用电，由各办公室自行管理，办公人员应养成节约用电的习惯。175、自然光线充足时，尽量不使用人工照明。人员外出、中午休息及下班后应关闭照明及其他电器的电源。第三章 安全管理第11条 当有外来人员到访公司，前台文员应判别来访者身份，保险员、推销员不得进入。明确访客身份后，由前台文员安排等候及会面，并作来访登记；未经许可不允许直接进入办公区域。第12条 消防安全。1.各部门负责人为防火安全负责人，其主要职责是：落实执行有关消防安全的规章制度；检查本办公室的消防安全情况；纠正违章行为，及时发现消除消防安全隐患。2.公共区域须张贴消防疏散示意图，并且物品摆放有序，严禁堵塞消防通道。集团的消防安全工作，要本着以“预防为主，防消结合”原则，防患于未然。3.集团办公区域须176、配备充足的消防器材，并定期检查器材的状态，做到三定（定点、定型号和用量、定专人维护管理），保证各项防火设施安全有效。4.行政管理中心应建立安全检查制度，并严格执行定期安全检查，以便及时发现安全漏洞和消防安全隐患。5.公共环境不得存放易燃易爆危险物品，包括废弃的易燃物品。6.公共环境内的各用电设备要正确使用，电源插头应使用合格产品，不得乱拉临时电线；严禁将无插头电器电线直接引入插座进行电路联接。7.各岗位员工每天下班前要关好门窗、关闭个人电脑以及断开其他相关电源设施，确保安全。消防通道要保持畅通，不得堆放任何杂物。8.任何人发现火险，都要及时、准确地向保卫部门或消防机关报警（火警电话119），并177、积极投入参加扑救。集团接到火灾报警后，应及时组织力量配合消防机关进行扑救。9.各岗位员工按使用说明书定期检查消防器材。发现消防器材失效时要及时报告，由行政管理中心组织进行维修及更换工作，并做好记录。第13条 财产安全。1.各中心负责人每日下班后，须检查办公室门、窗、电器的关闭情况；负责人如果出差，则须指定本中心其他人员做好该项检查工作。2.员工私人贵重物品，应妥善保管。办公室抽屉在人离开后要及时落锁，做好个人物品的防盗工作。3.一旦发现失盗事件，应先联系行政管理中心，并封锁现场。执法人员到现场后，须协助其工作，为执法人员提供资料影印副本，以做好内部调查。第14条 保险柜的管理。1.集团保险柜管178、理主要责任在行政管理中心、财务管理中心。2.重要文件、重要印章、重要钥匙、重要合同等统一存放于行政管理中心档案室的保险柜中，保险柜由行政管理中心主任或指定专职的主管负责保管。3.财务印章、现金、发票等存放于财务管理中心保险柜中，保险柜由出纳负责具体保管。4.保管人应审慎保管保险柜钥匙，并严守密码。5.保险柜内物件如有遗失或失窃，应即呈报领导处理。第15条 钥匙管理。1.集团所有钥匙由行政管理中心统筹管理、复制；部门的钥匙由部门自行管理。2.部门负责人负责管理本部门钥匙的使用，不得任意复制或允许借予他人使用。3.集团钥匙的配置，至少在行政管理中心保留一套，以备急需。4.钥匙保管人应遵守下列条件：179、员工离职时应将钥匙缴交行政管理中心。钥匙遗失时，应立即向行政管理中心报备。钥匙不能任意借予外人使用。第四章 附则第16条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第17条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。十一、公务车辆使用管理办法第一章 总则第1条 为加强公司车辆的维修保养管理和费用控制，规范用车流程和驾驶人员行为，特制订本办法。第2条 本办法适用于集团总部公务车辆的管理、驾驶人员的行车管理和乘车人员的管理。第3条 主要职责。1.集团领导：负责车辆购置、报废、事故处理等重大事项的决策与审批。2.集团行政管理中心：负责总部所有公务车辆的年检、保管、保养、维180、修、调度、出车服务、车辆费用管理、事故处理及理赔工作。3.集团财务管理中心：负责审核、报销车辆费用。4.驾驶人员：负责按法律法规及公司制度安全行车。第二章 用车申请与车辆调度第4条公司公务车辆本着“集中管理，统一调用，确保重点，安全服务”的原则。公司保留车辆主要用于长途（指100公里以上的路程）派车和接待用车。公司员工外出办事以公共交通工具为主。公司员工长途出差，原则上以搭乘公共交通工具为主，所发生的交通费用按出差管理办法报销。属于下列情况之一者，可申请公务用车。1.长途公务出行（单向100公里以上路程）及公务接待。长途派车原则上限于公司中、高层管理人员，以总裁签名同意的出差单为依据。2.因公181、集体出差，如工程管理中心的大检查、经营管理中心的现场查勘、财务管理中心的现场督查等。3.公司举办活动需要接送大量人员的，组织活动的部门可以申请公务用车。4.公司员工急需外出办理公司重大紧急事务的，可以申请公务用车。5.有外部单位人员一起协助办理公司重要事务的，可以申请公务用车。6.其他特殊情况，需行政副总以上领导批准。第5条 公务用车流程。各用车部门、人员处理可预见的业务时应提前至少一天通过OA流程向行政管理中心申请用车，由行政管理中心统一调度。申请用车流程（OA）：用车人填写公务用车申请单（附件1）部门负责人审批行政管理中心主任审批驾驶员按时出车。第6条 出车任务。1.驾驶员一律凭用车申请单182、（OA）出车。2.驾驶员出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知行政管理中心负责人，并说明原因。第7条 调度原则。1.系统计划。行政管理中心主任根据公务用车申请情况，做好车辆调度安排计划，严格按照制度执行。2.统一指挥。公司所有公务车辆的使用审批属行政管理中心，原则上，由行政管理中心主任指挥驾驶员。特殊情况下，驾驶员接受行政副总、总裁、董事长的调度和指挥。3.合理调度。依据用车事务的重要性进行调度；本着以节约用车成本的原则，进行合理有效的调度，同一方向、时间相近的安排合用，选择最佳行车线路，不重复调度。4.信息掌控。行政管理中心主任应定时确认车辆信息，确保任何时候都能准确了解所有183、车辆的状态（在库、出行、维修、保养等），以便安排调度。5.外派车辆。必要时，可租用外部车辆或调用区域公司和子公司车辆。第三章 公务车辆的保管、维护、检查及出车统计第8条 保管、保养与出车检查。1.公务用车的驾驶员实行定人定车保管，车辆钥匙与保养由配属到该车的驾驶员负责；驾驶员应交一套车辆备用钥匙到行政管理中心主任处。2.驾驶员每天做好出车前的准备（油、水、胎及主要机件）与清洁工作，保证车辆性能良好，内外明亮，车厢内无异味。3.驾驶员回单位后要对车辆保养确认，检查存油量，发现存油不足时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。4.驾驶员离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。5.每天执行任务完成后，184、车辆必须统一停放在公司停车场，因车辆停放不当，而产生的一切不良后果，由停车人负全部责任。第9条 车辆的维修。1.驾驶员应熟知车辆的技术状况，发现故障及时修复。不会检修的，应立即报告行政管理中心主任，并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要的经费等)。未经批准，不许私自将车辆送厂维修，违者费用不予报销。维修费用在1000元以上的需事先报行政副总审批。2.车辆应到公司指定的修理厂或4S店修理，严禁人为的各种机械事故出现。3.司机对所驾驶车辆负有保管责任，车辆除正常耗损或保养外，其他维修、配件等费用均由司机负责支付。4.车辆进行维修保养的，应填写车辆维修保养申请单（附件2）。第10条 出车统计。185、1.每辆公务车上固定放置出车记录本，驾驶员每次执行出车任务时应及时将出车信息记录在随车记录表（附件3）上，内容包括出车时间、接送对象、接送事由、始发地、目的地、返回时间、行驶公里数、过路费、停车费、油费、保养费、维修费等项目。2.驾驶员每月应将集团总部各车辆的使用情况以及重大事项报行政管理中心主任。第四章 公务车辆手续办理及费用管理第11条 各类手续办理。行政管理中心指定驾驶员负责办理公司新车上牌、行驶证、保险、税费缴纳、车辆年检等事务，并参与旧车处置与报废处理工作。第12条 车辆费用报销范围。1.公司批办的购置新车所发生的的各类手续费；2.车辆年检费、相关税费、保险费；3.经批准的车辆大额维186、修费、保养费；4.一般的维修费、保养费；5.因公发生的过路费、过桥费、停车费等；6.其他经批准的正当费用。7.公司车辆统一用油卡加油。第13条 车辆费用报销程序。驾驶员所有因公费用必须以正式有效凭证作为报销凭证，由驾驶员整理粘贴报销凭证后交行政管理中心主任审核。公务车辆费用报销程序：驾驶员公务出车后要及时报销，填写报销单（附相应的出车单）行政管理中心主任审核财务总监审核总裁审批。第14条 其他情形的用车费用管理。1.如果公务出车使用个人车辆的，其出车过程中支付的油费、过路费、过桥费、停车费等统一交由驾驶员报销。公司鼓励员工办理公务乘坐公共交通工具，不鼓励员工使用个人车辆办理公务。2.集团办公用187、车原则上不能用于私事。集团总部中层以上领导或其他员工若因特殊情况需要借用公车的，需事先征得行政管理中心同意，并承担期间发生的相应费用。未经批准，一律不得将公务用车挪作私用。3.其他上级部门和业务单位如需用车，由联系单位或部门填写用车申请单报行政管理中心、分管领导、总裁批准后由行政管理中心安排调度。4.驾驶人员由于自身原因违反交通法规被交警罚款的，费用由自己承担。5.驾驶人员不得为乘车人员报销与车辆费用无关的费用，如餐费、住宿费、礼品费用等。特殊情况应经有权签字人同意，否则不予报销。第15条 行政管理中心主任应及时统计车辆发生的各类费用、可报销的费用、已报销的费用等，定期分析出车情况及费用支出，188、提出车辆管理的改进办法，有效控制车辆费用。第16条 档案管理。1.车辆档案。购车手续、各类证件等基础资料，应复印存档；车辆较大的维修修、更换部件、定时保养、保险缴纳材料、年检结果、事故记录等，应登记建档，形成车辆履历。2.人员档案。建立驾驶人员档案，包括身份证、驾驶证、行车记录、处罚记录等。第17条 各管理中心的市内交通费定额。鉴于全公司各中心公务用车的实际需求存在一定的差异，根据公务用车的实际需要集中部分资金，核定到各相关中心，由中心负责人负责统筹使用或分解、落实到各个岗位和人员。各中心定额如下：各中心交通费定额标准（短途用车）中心交通费定额标准/月备注行政管理中心350元财务管理中心300189、元经营管理中心400元人力资源中心150元企业管理中心200元监督审计中心100元/每人工程管理中心300元企业技术中心100元第五章 驾驶纪律与安全管理第18条 驾驶纪律规范。1.驾驶员必须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则，文明开车，不酒后开车，不开英雄车、带病车、赌气车，确保行车安全。2.驾驶员上班不得迟到早退，不得无故旷工。上班时间内驾驶员未被派出车的，应随时在驾驶员办公室等候出车；有要事确需离开的，要向行政管理中心主任告知去向和所需时间。3.驾驶员应服从行政管理中心主任的工作安排，不准借故拖延或拒不出车。4.驾驶员对用车人要热情、礼貌，说话应文明。出车时要190、向用车人再次确认目的地和时间要求。5.驾驶员未经领导批准，不得将自己保管的车辆交给其他人驾驶。6.驾驶员酒后驾车或私自用车造成的一切违章或交通事故后果均由驾驶员本人承担，并给予一定的行政处罚。第19条 车辆事故处理。1.驾驶员因公行车途中如发生交通事故，应立即与行政管理中心主任联系，能适用快速处理的，采用快速处理方式解决；如必须现场处理，应当立即报警待处，并视情况联系保险公司，不得逃离现场。2.驾驶员在交通事故中应承担相应的责任，以交警判决为依据，分为全部责任、主要责任、同等责任、次要责任、无责任。在扣除理赔额后，对于余下需支出的费用：全部责任的，驾驶员承担30%，公司承担70%；主要责任的，191、驾驶员承担20%，公司承担80%；同等责任的，驾驶员承担10%，公司承担90%；次要责任的，驾驶员承担5%，公司承担95%。3.其他特殊事故的处理，由公司组织专案会议讨论决定。第20条 乘车人员纪律规范：1.在行车过程中，乘车人员不得有影响驾驶员安全驾驶的行为；不得与驾驶员长时间攀谈；不得为了赶时间要求驾驶员超速行驶。2.乘车人员不得为了处理个人事务，要求驾驶员绕道、长时间等待或者故意耽误时间。遇此情况，驾驶员有权拒绝，并及时向行政管理中心领导汇报。第六章 附则第21条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第22条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第192、23条 附件：（1）用车申请单；（2）车辆维修保养单；（3）随车记录表。附件1用车申请单申请人编号组织性质职务申请部门申请日期出车日期出车地点驾驶员车辆乘车人事由附件2车辆维修保养申请单车辆型号牌照里程数时间年 月 日维修保养原因维修保养项目维护地点费用预算￥：维护人申报日期批准人签名日期附件5随车记录表车辆型号： 牌照： 序号出车时间接送对象接送事由始发地目的地返回时间往返里程油耗过路停车费备注十二、员工集体宿舍管理办法第一章 总则第1条 为解决员工住宿问题，合理分配宿舍资源，明确宿舍管理规范，保障住宿环境，结合实际，制订本办法。第2条 本办法适用于*控股和*建设集团自主产权宿舍的管理。第3193、条 主要职责。1.行政管理中心：负责员工宿舍的申请受理、审批、入住、转宿、退宿等程序办理与住宿标准制定。2.人力资源中心：负责核实员工基本信息、通告员工变动情况。3.财务管理中心：负责收取、结算员工住宿费及押金。4.入住人员：负责宿舍安全、卫生、杂费缴纳等工作。5.区域公司：负责驻外人员宿舍的管理。第二章 住宿申请第4条 住宿标准：公司的宿舍类型为普通单人间。第5条 住宿费标准：由行政管理中心以当地同类地段的房源租房的市场价格为参考拟定住宿费，按实际可入住人数分摊核算。驻外人员宿舍费用由区域公司办公室统一收取后上缴公司财务管理中心。控股及建设集团总部专职驾驶员，考虑到实际工作，需要就近安排宿舍194、，另行规定；住宿费标准，每年6月底调整一次，并由行政管理中心予以公示。第6条 申请手续。员工申请住宿需填写住宿申请表，经行政管理中心核准后，方可办理入住手续。第7条 申请住宿按员工入职时间先后顺序，先入职的优先考虑安排。第8条 住宿期限。协议每年签署一次，价格调整后不想继续住宿的，一周内向行政管理中心再次提交住宿申请，两周内办完退宿手续。第三章 住宿管理第9条 入住安排。员工在入住宿舍时，由行政管理中心人员安排房间，向入住人员介绍住宿基本规定，并办理住宿登记，填写住宿登记表。第10条 费用管理。1.押金：入住前每人收取一个月房租作为押金。主要用于房屋及设施保证，自退宿后，视实际情况予以返回或作195、相应扣除。2.住宿费。住宿费按月从员工工资中扣除，先交费，后入住。3.物业费。包含在住宿费内，由公司统一缴纳，不再向员工收取。4.杂费。水、电、气等由员工消费而发生的费用，由员工自行分摊承担、缴纳。5.维修费。房屋及其内的附属物，发生一般损毁的，由员工承担维修费；发生重大损毁的，需立即报公司行政管理中心做进一步处置。第11条 安全卫生。入住员工必须遵守中华人民共和国治安管理处罚条例的规定，服从宿舍所在社区及物业的监管。并由本人负责宿舍的日常安全与卫生管理。行政管理中心每个季度对宿舍进行不定期抽查，将检查结果记录在案，并对安全卫生工作做得较差的宿舍予以指正并责令及时改正，对屡次漠视安全卫生的员工196、有权取消其住宿资格。第12条 调宿。如下几种情况下，可以进行调宿：1.员工想改善住宿环境或节省费用且公司有空余宿舍的，可向行政管理中心申请调宿，并办理相应审批与登记手续。2.员工之间由于生活习惯等原因，经相互协商取得一致意见后，可向行政管理中心申请调宿，并办理相应审批与登记手续。3.行政管理中心根据宿舍人员入住情况，可以进行统筹调宿，以实现住宿资源的有效利用。调宿后的住宿截止期限，按原宿舍的申请期限截止期计算。第13条 退宿。如下几种情况下，需办理退宿：1. 员工严重违反宿舍安全卫生规定，被勒令退宿的，由行政管理中心及时通知当事人，于两周内办理退宿。2. 员工本人主动提出退宿的。3. 员工因工197、作变动，调离集团总部的员工，需退出集团集体宿舍。4. 员工离职或辞退的，由人力资源中心通知行政管理中心要求当事人办理退宿手续，员工应于离职前搬离宿舍；因特殊原因一时无法退宿的，应向行政管理中心交纳1000元押金，并承诺于离职后一周内搬出。第14条 财物结算。1.押金及住宿费由财务管理中心结算。2.杂费由员工自行结算并报行政管理中心备案；杂费结算有遗漏的，遗漏部分由原住宿人员加倍偿还。3.员工搬离宿舍前应将房间卫生清理干净，归还宿舍钥匙，保留房间原有物品；行政管理中心对房屋的使用情况及物品进行清查，如发现问题，一律由责任人负担维修费或照价赔偿。第四章 附则第15条 本办法由集团行政管理中心负责起198、草、修订、监督执行及解释。第16条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第17条 附件：（1）住宿申请表；（2）住宿登记表。附件1住宿申请表姓 名所在部门性 别岗位名称入司时间出生年月婚姻状况联系电话户籍地址现 住 址申请理由签字： 年 月 日入住期限从20 年 月 至 20 年 月所在部门审核签字： 年 月 日行政管理中心审核签字： 年 月 日分管领导审批签字： 年 月 日备 注附件2住宿登记表序号宿舍房号宿舍类型姓名性别联系电话入住日期退宿日期月住宿费备注十三、接待管理办法第一章 总则第1条 为规范集团对外接待管理程序，提高接待管理水平，达到树立集团良好形象、合理控制接199、待费用之目的，特制定本办法。第2条 本办法适用于集团对各级政府部门、事业单位、新闻媒体、客户单位、供应商等的来访接待，以及集团其他单位人员至集团总部出差的接待。第3条 主要职责。1.集团领导：负责审批重大接待计划，并参与集团重大接待活动。2.集团企业管理中心：负责组织重大接待活动，负责政府部门、关系单位、新闻媒体等重要客人的接待。3.集团行政管理中心：负责接待费用的审核与控制、来宾接待协助及后勤服务、礼品的采购等。4.集团财务管理中心：负责接待费用的审核与报销。5.集团各部门：负责与本部门对口的政府部门以及业务联系单位工作人员的接待。第二章 接待管理规定第4条 接待级别。1.按接待规格及名义，200、将接待分为集团级和部门级两类。集团级：指重要来访人员或以某一单位的名义到公司走访、交流、视（考）察、检查等，需要以集团的名义来接待的。部门级：指来访人员到对口或指定的部门办理相关事务而需接待的。2.按来访人员重要性，将接待分为五个等级。一级：政府及主管部门局长级以上领导、重要战略合作伙伴、重要客户；二级：处级以上领导；经销商部长及以上；供应商副总以上；三级：科级以上领导；政府相关机构办事人员；一般客户经理级；一般供应商；四级：主管部门一般人员；联系其他重要工作的一般人员其他：其他普通来访人员，临时工作人员。第5条 接待原则。实行分级对口接待，所属部门的来访人员由相关部门接待或委托接待。第三章 201、接待审批程序及接待流程第6条 接待审批程序。1.一级、二级接待，承办部门需提前至少3天填写接待申请单（见附件1），经行政管理中心审核后，报总裁或董事长审批。2.三级、四级接待，承办部门需提前至少1天填写接待申请单，经行政管理中心审核，报行政副总审批。3.其他类人员的接待集团只负责提供工作餐，由部门负责人到行政管理中心领取就餐客票，在集团食堂就餐。第7条 一级接待流程（其他级别接待参照执行）。1.接待申请：确定接待级别，填报接待申请单并按上条程序执行。2.联系接待单位：相关部门根据接待申请要求，在来访人员到达前应作好相关的接待安排，及时与来访人员联系了解具体的到访人数、是否需用车、订房、礼品或其202、它要求，并及时落实。3.安排接待人员：集团根据工作需要安排接待人员，负责主要接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程，不得随意变动和更改。4.机场（车站）接车：接待人员在接到接待任务后，必须确认来访人员的班机（班车）何时到达，到达地点，航班号（车次），来访人员的姓名，联系方式及特征。用车，先落实集团有无车辆之后进行，如无法安排车辆的应通知来访人员并告之坐车方式及大致路程时间。接到来访人后，接待人员帮忙提行李下车，根据班次的时间或者来访人员的需要安排住宿、餐饮的先后次序。5.住宿安排：到达住宿地点后，接待人员帮助来访人员安顿好之后，再跟客人确认接下来的行程，离开时要留下自己的联系电话。6.203、集团接待：接待人员陪同来访人员到达集团办公大楼后或指定接待场所后，接待人员可先介绍集团企业文化、发展前景等内容。在没有引见集团领导之前，接待人员可以提前和来访人员探讨商谈合作的意见以及来访的主要目的。7.领导接见：接待人员在带领来访人员见领导之前，必须和集团领导沟通好，确认接见时间、地点，然后带领来访人员与领导见面。见面时，接待人员先做介绍双方的工作，然后粗略地讲解来访者的主要商谈事项。请严格注意介绍时的礼仪礼节，把握住上下级，尊卑关系等。8.餐饮安排：根据集团规定的接待标准执行。9.对于集团重要战略合作伙伴和重要客户：提出、收集合作事项：经过以上的接待步骤，双方的感情交流有了基础，接待人员可204、安排双方转入到商务谈判的阶段。根据集团开展工作的实际情况和部门相关的标准，提出合作事项的内容，咨询来访人员提出的合作事项内容并且做好笔录。处理、确定合作事项：本着双赢的原则，接待人员在集团和来访人员之间根据合作事项的内容收集双方的意见，并进行处理、形成文案，经双方确定后双方各执一份，以备后续签订合作协议之用。领导会谈：双方在合作事项达成一致后，双方领导一般会进行互相道贺的仪式，接待人员适时作相关的安排。10.机场（车站）送车：来访人员离开，由接待人员陪同送车，接待人员除了主动帮来访人员提行李外，如有集团赠送的礼品，一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。送车时，须等到来访人员离开自己的视线范围以205、后，才能离开。第四章 接待标准及要求第8条 根据来访人员的等级规定不同的接待标准。1.一级来访人员：陪同人员：原则上由董事长或者集团其他分管领导陪同，特殊情况临时决定。准备物品：根据来访人员和实际需要，会议室可准备横幅、鲜花、水果、宣传资料、投影仪、宣传光碟、纸、笔、咖啡、茶水、矿泉水、礼品等。如有必要可在集团前台门厅位置准备欢迎牌、花篮等饰品。2.二级来访人员：陪同人员：原则上由集团总裁陪同，特殊情况临时决定。准备物品：根据来访人员和实际需要，会议室可准备宣传资料、投影仪、宣传光碟、纸、笔、茶水、矿泉水等。3.三、四级来访人员：陪同人员：原则上由相关部门负责人陪同，特殊情况临时决定。准备物品206、：根据客人和实际需要，会议室可准备宣传资料、投影仪、宣传光碟、纸、笔、茶水、矿泉水等。第9条 接待的食宿标准。住宿尽量以集团酒店接待，就餐可根据情况安排的集团酒店或食堂。如果集团食宿资源紧张或客户有其他要求的，由行政管理中心根据接待食宿标准（附件2）联络安排。第五章 接待费用结算第10条 总裁及总裁授权人审批一级接待费用标准和参观路线，分管副总审批二、三、四级接待，各部门主管负责其他类接待的审批。第11条 费用报销凭接待申请单与发票到财务副总处审核，审批通过，到财务管理中心进行报销。第六章 附则第12条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第13条 本办法经集团高层经营班子207、会议审议通过，自下发之日起执行。第14条 附件：（1）接待申请单；（2）接待食宿标准。附件1接待申请单年 月 日申请部门申请人来客单位人 数接待事由接待级别陪同人员时间地点 月 日 时 分办公室 接待室 会议室 其他物品准备横幅 投影仪 茶水 水果 香烟 礼品 其他 参观情况不参观参观 就餐情况不用餐中餐 晚餐 人数 住宿情况不安排安排 房间数 天数 用车安排不派车派车 要求 其他要求行政管理中心审批意见签字： 年 月 日集团领导审批意见签字： 年 月 日附件2接待食宿标准接待级别一级二级三级四级五级餐标(元)300/人次200/人次100/人次50/人次10/人次住标(元)500/人次350208、/人次200/人次150/人次无十四、员工出差管理办法第一章 总则第1条 为规范公司员工出差流程、出差审批及差旅费报销，特制定本制度。第2条 本制度适用于集团公司、区域公司和子公司全体员工。第二章 出差审批程序和权限第3条 因公出差应填写因公出差审批表（附件1），并按权限审批。因会议、学习、培训出差的须附相关会议、学习、培训通知。第4条 集团总部人员出差的审批权限及流程：1.董事会、监事会成员出差：董事会、监事会发起人董事长审批行政管理中心传阅人力资源中心归档。2.集团高层领导出差：高层发起人总裁审批董事长审批行政管理中心传阅人力资源中心归档。3.中层及员工出差：集团部门发起人集团部门负责人审209、批（出差时间超过2天：集团业务分管领导审批总裁审批）行政管理中心传阅人力资源中心归档4.员工因公出差国外或港澳台地区：集团部门发起人集团部门负责人审批集团业务分管领导审批总裁审批董事长审批行政管理中心传阅人力资源中心归档。区域公司、子公司出差审批流程参照集团总部出差流程自行制定。因公出国或出境由集团领导审批。第5条 出差人员凭因公出差审批表办理差旅费预借审批、机票定购手续；除公司高层管理人员外，出差人员须到人力资源中心办理备案手续，回来及时报到。第6条 出差中途改变路线和延长时间的，需报分管领导同意，报销审批时另附说明。第7条 几人协同出差的，由主办业务部门或人员填写。因公务紧急，未能履行出差210、审批手续的，出差前可以电话请示，出差后补办手续。第三章 差旅费构成、报销标准第8条 出差费用包括：1.交通费：长途包括乘坐飞机、轮船、火车、长途客车的费用。市内车费包括公共汽车、出租车、地铁、轻轨列车的费用，不包括公司所在地机场大巴外的其它费用。2.住宿费；3.经事前审批的餐饮费；4.其它费用：公务发生的传真、邮寄、托费、公共服务等费用。第9条 员工出差国内按照如下限额标准按实报销差旅费。出差国外差旅费另行审批。出差费用报销标准级别交通费住宿费(元/夜)飞机火车轮船动车高铁普通列车董事长总裁商务舱头等舱一等座软卧一等舱按实报销高层管理人员经济舱二等座软卧二等舱一类消费区500二类消费区400中211、层管理人员事前报准经济舱二等座硬卧三等舱一类消费区400二类消费区300员工事前报准经济舱二等座硬卧三等舱一类消费区（单人）300一类消费区（双人）400二类消费区（单人）200二类消费区（双人）300备 注1、一类消费区是指：省会城市、计划单列市、经济特区；2、二类消费区是指：除一类消费区外的地区和城市。第四章 差旅费用报销审核程序第10条 出差住宿费报销审核1.住宿费审核以实际过夜天数和限额标准确定，并附与出差时间、出差地点一致的有效的住宿报销凭证，超过限额标准的部分自理。2.因接待或重要业务需要招待宾客住宿或需要提高宾客及随同人员住宿费标准的，应事先向分管领导报告。经审核同意后执行，报销212、时须附注事由说明。3.集团中层及中层以上管理人员出差可住单人间。其他同性员工两人一起出差的，应同住一间房。4.参加会议人员，其住宿由召集会议部门统一安排的，住宿费凭票按实报销。5.随同高职人员出行的低职人员，食宿可随高职人员。6.出差期间有下列情况之一者，不予报销住宿费：由接待单位（含集团下属分公司、项目部）免费接待安置的；会议费、培训费、资料服务费等综合性费用中已包括了住宿费的。员工家在出差当地的。7.特殊情况需事先报总裁或董事长审批。第11条 公费招待的报销审核员工出差经批准的对外业务招待费，应该履行事先报批程序，根据实际情况，由部门经理、主管副总核准后按照审批流程报销。第12条 交通费报213、销审核1.出差乘坐飞机、火车、轮船或长途汽车应按不超过规定的等级执行，并凭出差地点、路线、时间一致的有效票据报销。2.市（县、区）内交通费报销时按规定附有效报销凭证。3.个人或者多人一起出差自带（驾）私车，根据核定的里程数，按照1.8元/公里的标准报销燃油费和过路过桥费。里程数由行政管理中心、车辆科会同财务管理中心核定（参考附件2）。随同人员不再报销相关交通费。4.出差期间有下列情况之一者，不予报销交通费：借出差之际顺便办理私人事务而发生的交通费增支部分；出差有公司车辆接送或搭乘公司员工车辆的；未经审批，自带私车发生费用超过乘坐公共交通工具费用的部分。第13条 出差期间杂费报销审核1.出差期间214、因业务所发生的电传费、邮递费、文件资料及公物托运费等，凭有效票据按实报销。2.员工异地调岗，产生的交通费、住宿费、杂费等凭有效凭证按以上规定报销。第14条 差旅费报销程序1.出差返回后，应于一周内到财务管理中心办理报销手续。报销差旅费用要填写差旅费报销单（见附表3），出差审批单应作为报销附件之一，否则财务管理中心可以不予办理报销手续。对无故未报销者不予再次借款。超过报销期，账面有个人出差借款的，财务部有权从当月工资中先行扣回。2.差旅费报销审签程序：先交由部门负责人对单据有效性及费用标准符合性进行稽核，符合规定的签名后交还出差人；按审批权限分别送财务部门、总裁或董事长签字批准；审签手续完备后到215、出纳处报账或冲抵借款。多人协同出差，出差费用报销由出差申请人或者业务主办人员统一办理，其他出差人员签字证明。第五章 违规与失职追究第15条 出差人员不得违反规定虚报差旅费；不得以非正式票据报销费用。否则，财务管理中心有权拒绝受理，情节严重的由相关部门调查处理。经查实为虚增报销者，责令退回虚报金额，并按虚报额处以三至五倍的罚款。各级审签人员因把关不严、故意包庇纵容违规行为，给公司造成经济损失的，由各级审签人员承担相应的连带责任，视情节轻重给予行政处分和经济处罚。第六章 附则第16条 若司机驾车随同出差，可随出差人员食宿。第17条 参加本地区培训或会议，除会务组特殊要求外，原则上不住宿。第18条 216、本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第19条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第20条 附件：（1）因公出差审批表；（2）杭州周边主要城市交通里程参考表（单程）；（3）差旅费用报销单。附件1因公出差审批表申请日期：出差人所属部门随行人员出差行程计划出差事由出差地点住宿费标准交通工具安排月 日至 月 日共 天月 日至 月 日共 天月 日至 月 日共 天其他需要事先审批的事项及费用预计费用金额人民币￥ 元（须后附费用预计开支明细）申请借款金额（不得超过预计费用金额）大写： 元整（￥ 元）部门审核部门分管领导总 裁董事长行政管理中心审核批准费用大写： 元整217、（￥ 元）说明1.此申请表作为出差申请、借款、核销必备凭证。2.如出差途中变更行程计划需及时汇报。附件2杭州周边主要城市交通里程参考表（单程）线路长运参考单程里程核定单程里程线路长运参考单程里程核定单程里程杭州宁波153公里158公里杭州上虞83公里88公里杭州余姚110公里115公里杭州诸暨106公里111公里杭州宁海222公里227公里杭州新昌141公里146公里杭州北仑181公里186公里杭州嵊州125公里130公里杭州镇海172公里177公里杭州黄岩265公里270公里杭州温州378公里383公里杭州椒江283公里288公里杭州乐清350公里355公里杭州路桥282公里287公里杭州柳218、市360公里365公里杭州临海295公里300公里杭州雁荡山344公里349公里杭州仙居292公里297公里杭州金华214公里219公里杭州天台182公里187公里杭州义乌157公里162公里杭州三门225公里230公里杭州兰溪205公里210公里杭州丽水303公里308公里杭州东阳175公里180公里杭州遂昌307公里312公里杭州横店194公里199公里杭州松阳325公里330公里杭州湖州92公里97公里杭州衢州262公里267公里杭州长兴116公里121公里杭州龙游227公里232公里杭州安吉76公里81公里杭州江山302公里307公里杭州武康47公里52公里杭州新安江158公里163公219、里杭州嘉兴80公里85公里杭州桐庐99公里102公里杭州桐乡60公里65公里杭州淳安175公里180公里杭州嘉善102公里107公里杭州朱家尖237公里242公里杭州平湖121公里126公里杭州上海176公里181公里杭州海宁72公里77公里杭州南京328公里333公里杭州海盐102公里107公里杭州苏州166公里171公里杭州绍兴60公里65公里杭州无锡228公里233公里杭州宜兴165公里170公里杭州常州226公里231公里杭州南通270公里275公里杭州镇江172公里177公里杭州常熟208公里213公里附件3差旅费用报销单部门： 年 月 日 出差人出差事由出发到达人数交通工具交通费其220、他费用月日时地点月日时地点单据张数金额项目单据张数金 额住宿费市内交通其他合 计合计报销总额人民币（大写）小写 ￥预借金额￥退补金额￥报销人部门审核行政管理中心审核里程数（如有）财务审核财务总监审核总裁签核董事长签核十五、后勤服务管理办法第一章 总则第1条 为加强后勤服务管理，规范服务行为，明确服务范围，提高服务效率，特制订本办法。第2条 本办法适用于公司工作快递寄送、出差机票预订、员工名片印制、礼品购置与分发等管理。第3条 主要职责。1.集团领导：负责后勤服务项目与范围的确定，以及大额费用开支的审批。2.集团行政管理中心：作为后勤服务归口管理部门，负责提供具体服务。3.集团财务管理中心：负责221、相关费用的审核、审批与报销。第二章 信件收发管理第4条 本章所指信件指外单位通过邮寄方式或经快递公司送达本公司或本公司外发的普通信件、挂号信件、包裹、快递、报刊杂志、广告宣传资料等。第5条 信件的签收。1.前台负责每日收取报刊杂志及信笺，挂号信件、包裹、快递等重要信件应做好登记。2.邮递员送来的信件，前台要检查有无开封、损坏的函件，如有开封、损坏函件，必须让函件接收部门（或本人）派人查收。函件接收部门（或本人）不派人或不收函件按信件退回处理。3.需到邮局领取的函件，由部门负责到邮局领取。第6条 信件的分发。前台收到报纸、期刊和信件后，先分类登记（见附件1信件签收登记表）后分发，每天整理一次报刊222、杂志、信件、包裹等资料，分类进行存放。集团高管报刊杂志信笺由前台当天分发，其他部门应及时到前台领取。如有挂号信或快递等重要信件应及时通知收件人。第7条 收到信件、报刊后须及时分发，不得积压，不得造成信件延误或遗失。第8条 信件的发送。1.因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他货品者，必须先填写信件发送审核表（详见附件2），须经部门负责人、行政管理中心主任签字确认，并将需邮寄的货品包装好后交给前台，由前台统一安排邮寄。2.未经登记或需邮寄的信件无部门负责人签字者，前台可拒绝受理，如需邮寄邮费自付。3.如收件人等信息不清楚或不完整，前台有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经223、前台要求无效者，前台有权拒发该信件，并将情况报该部门负责人处理。4.前台要认真在信件发送登记表（详见附件3）上进行登记，邮寄后有义务向寄件人告知快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责。5.寄送文件、资料、货物等邮件货品，原则上通过公司指定的承运单位（邮局、EMS、顺丰速递、中通邮件、申通邮件）进行邮寄，如有特殊情况需通过公司指定外的承运单位寄送，必须经行政管理中心主任审批方可生效。6.前台要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对。7.前台每月做一次信件发送汇总表报行政管理中心主任核实后交财务管理中心处理邮寄费用的问题。第9条 违规寄件处罚。若出现部门负责人或者前台把关不严，导致出现快递私用224、情况的发生，一次性给予责任人当次快递费5倍罚款，同时给予寄件人当次快递费10倍罚款，罚款从当月工资里扣除。第10条 工作快递的寄送。1.寄送范围。公司员工因工作需要，均可申请寄送工作快递。2.工作快递寄送的审批。填写信件发送审核表部门负责人签字行政管理中心主任签字到前台领取快递单项目填写清楚后交给前台寄送（特殊情况下可委托前台代为填写）。3.工作快递寄送的原则。请各部门负责人在工作快递审批时严格把关，严格区分工作快递和私人快递，杜绝以工作的名义寄送私人快递。区域公司在集团寄送快递，由相关归口单位负责人审批（如区域公司经营部由集团经营管理中心归口审批），费用按年度报集团财务结算。工作快递请写明收225、件单位名称和联系方式备查。私人快递由前台联系快递公司上门取件，不得要求前台外出到邮局寄送私人快递。前台接到快件后应及时电话通知快递公司人员安排取件并留存底单以便查询。第三章 机票预订管理第11条 职责说明。1.出差申请人：按员工出差管理办法填写因公出差审批表，需乘飞机的，出差申请人可先在网上查询机票信息，或向公司前台查询机票信息。2.行政管理中心：经出差申请人分管领导审批后，行政管理中心可接受机票预订申请。3.分管领导：审核出差人乘坐飞机必要性。第12条 审批程序。1.审批权限依次为：出差申请人部门负责人部门分管领导总裁审批行政管理中心备案。2.集团公司董事长、总裁、副总裁可直接通知前台订购机226、票，但须由秘书或者本人填写订票申请单。第13条 预订标准。1.国内乘坐火车在10小时内能到达出差目的地的，原则上不受理机票预订。2.普通员工因公出差，特殊情况经审批后方可预订机票。3.有开通夕发朝至列车的出差地点不得订购机票。第14条 费用。1.所有机票，由前台凭出差申请表统一报销月结款项。2.机票预订后，无特殊原因一律不得改签或退票。因公不能按时出行，需注明原因，重新填写出差申请表预订；因私造成的改签或退票费用，由出差申请人全部承担。第四章 名片印制与使用管理第15条 名片印制。1.行政管理中心统一负责对外印制名片的印刷业务。2.原则上公司员工需转正后方可印制名片，新员工或名片使用完者，应先227、填写名片印刷申请单（详见附件4），部门负责人签字同意并经过分管副总审批后方可交由行政管理中心负责印制。3.名片印制申请人每月10日前统一到行政管理中心登记，并在名片印刷申请单上明确标示个人信息，包括姓名、职务、联系电话等。如遇特殊情况急需用名片则提前3日通知行政管理中心。4.名片印制到位后，领取人到行政管理中心对名片信息进行核对，确认无误后在名片领用登记表（详见附件5）中签字。5.行政管理中心对印制名片应留底存档。第16条 名片配给数量控制。行政管理中心有责任定期检查、收集各部门名片需求，将相关信息统计。印制数量单位：1盒/人/次（100张）。1.管理人员：经理及以上级别的管理人员，印制数量：228、3盒/人/次，备用数量：2盒/人/次。2.正式员工：2盒/人/次，备用数量：1盒/人/次。3.如遇大型展会、研讨会、客户寻访等名片大量消耗的情况，要提前准备，数量根据实际需要情况具体对待（提前3天提出印制名片申请）。第17条 名片备用保管及保留。1.每位员工不同时期不同版本的名片，行政管理中心要保留一张以备查。2.每位员工备用的名片由行政管理中心统一保管，员工需要时到行政管理中心领用，行政管理中心根据库存情况定期检查备用名片并及时印制新名片。3.名片更新：名片中信息发生变化时，需立即更新印制新的名片。第18条 名片使用。1.名片使用须恰到好处，不可像撒传单般滥用，合理掌握使用范围。2.掌握名片229、递送礼仪和交换规则。3.员工在业务交往过程中收到的公务、客户名片属公司客户资料，须在公司内共同使用，不得占为己有。3.任何人不得私自印制公司名片，不得随意改变公司的名片设计样式、排版等，违者按照1元/张乘以印制名片的数量进行惩处。第19条 名片作废及处理。1.员工因升职、调职、离职等原因，原版本名片不得继续使用，剩余名片所属部门负责人收回并销毁。2.名片信息已更新，旧名片由所在部门负责人收回作销毁处理。第20条 费用核算。每月底，行政管理中心按部门实际印刷名片数量，按部门进行费用分摊，并将结果通知相关部门。第五章 礼品购置与分发第21条 本章所称礼品指：经公司批准，由集团行政管理中心直接批量购230、置或定制的专门用于对外公关工作或业务交往，以公司名义向有关单位、个人馈赠发送的纪念物品以及作为公司员工福利的礼品。第22条 礼品的购置。1.礼品集中采购：每年12月份集团行政管理中心组织集团及各区域公司申报礼品采购计划，根据集团、各区域公司对礼品的需求计划，综合集团高管及各区域公司高管对礼品的要求，由集团行政管理中心和人力资源中心拟定“全年礼品集中制作或采购方案”，包括：设计理念、图样（效果图），所用材料、规格、单价、数量等，经集团总裁审批由集团行政管理中心、人力资源中心与财务管理中心三方人员组成招标工作组，在集团招标工作小组（由公司高管担任组长）的领导下进行招标制作和采购工作。2.采购的礼品231、应与集团的市场地位及企业文化相符合，达到提升集团对外形象的目的。在礼品的选材和品种上不追求贵重奢侈，要体现集团的特色。送给来访与外国客人的礼物，交流时，还要能体现中国的特色。3.礼品采购原则。货真价实原则：价格公道合理,不能以次充好、以假乱真。集体采购原则：参与采购人员不得低于3人。集中制作原则：年度计划、专业设计、集中制作和采购。4.福利礼品采购：集团人力资源中心根据实际需要填写礼品采购申请单（详见附件6）交由行政管理中心统一进行采购，注明礼品名称、数量、预计单价（有无预算）、计划到货日期。预计总金额超过10000元人民币的要报财务总监、集团总裁审批。5.接待礼品采购：集团各部门因业务需要领232、用礼品的，原则上领用公司库存礼品，如果库存礼品不能满足需要，审批后采购金额在3000元以内的，则根据礼品采购申请单审批的内容，由行政管理中心负责组织采购，或者在审批授权后由使用单位、使用者自行采购；采购金额在300050000元的，由集团行政管理中心、人力资源中心与财务管理中心一同采购。针对公司重要客户，由集团行政管理中心批准或高管安排紧急的重要礼品采购，按照礼品采购申请单经过审批后由行政管理中心负责采购落实，采购人员必须在3人以上。第23条 礼品的保管。1.原则上各类礼品均由集团行政管理中心后勤管理员进行保管。2.后勤管理员在礼品购置回公司或厂家按合同将礼品交付公司时，由经办人填写物品的入库233、清单，后勤管理员根据入库清单验货，认真检查质量并清点数量，确认无误后在入库清单中签字确认，并提交集团行政管理中心主任复核。入库清单包括入库品种、入库数量、入库金额、经办人、入库时间等（详见附件7）。3.后勤管理员每月末对礼品库进行清点对账，每季度对礼品库进行全面盘点清点，并填写年度礼品库入库台账（详见附件8）和年度礼品库出库台账（详见附件9），报集团行政管理中心主任。在礼品数量不足时应及时向集团行政管理中心主任报告，及时提出制作补充礼品的需求。4.礼品入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量和金额，并如实填写礼品库出库台账，做到账物相符。如因主观原因出现账物不符的则按照物品同等价格进行234、赔偿，并做出书面检查。5.后勤管理员换岗或离岗时，应将账物盘点清楚后随入库单、入库台账、出库台账一并移交下一任专管人员。6.后勤管理员其职责是负责保管，未经公司领导批准，不得发放。后勤管理员因其他原因不在时，应由集团行政管理中心主任或由其安排其他人员代管，在专管人员到岗后立即与代管人员核查帐物，以免出现账物不符。代管人员在代管期间不履行职责的，出现账物不符的由代管人员直接承担经济责任。如集团后勤管理员因其他原因不在时，未经授权的其他人员擅自代管出现账物不符的，由其本人直接承担经济责任。第24条 礼品的领取与分发。1.礼品的领取和分发必须填写礼品领用审批单（详见附件10），礼品领用时需填写礼品领235、用登记表（详见附件11），由集团行政管理中心统一发放。2.接待礼品的赠送。赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜；多人场合，要注意区分受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼品；重复赠送时，注意花样品种的更换。避免礼品的重复赠送或漏送。同一单位同一宾客在同一次赠送活动中，要避免公司或部门多头赠送现象；或其相反，遗漏重要宾客。礼品使用单位和行政管理中心注意把关，防止此类事情发生。普通礼品赠送，目的是加强与宾客的沟通，给宾客留下公司良好的印象和记忆。赠送礼品时，注意了解授赠人的个性特点，讲究品位、格调，采取不同方式，做到既不铺张浪费，又能收到实效。第25条 礼品的费用分摊。236、1.行政管理中心在每月末将礼品支出明细表发到财务管理中心，财务管理中心将各部门发生的费用支出计入本部门费用。2.各部门所领用礼品有剩余时，不得私自占用，需退回行政管理中心，行政管理中心重新入库，退回礼品费用不再计入各部门。第六章 附则第26条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第27条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第28条 附件：（1）信件签收登记表；（2）信件发送审核表；（3）信件发送登记表；（4）名片印刷申请单；（5）名片领用登记表；（6）礼品采购申请单；（7）礼品库入库清单；（8）年度礼品库入库台账；（9）年度礼品库出库台账；（10）礼品237、领用审批单；（11）礼品领用登记表。附件1信件签收登记表序号接收日期收件人信件类别及单号寄件人姓名、电话、邮编、地址信件内容及数量签收签收日期备 注附件2信件发送审核表寄件人收件人姓名、电话邮编、地址事 由邮寄物品邮寄形式投递日期备 注寄件人部门负责人意见签字： 年 月 日行政管理中心意见签字： 年 月 日附件3信件发送登记表序号寄件人邮寄信件事由收件人姓名、电话、邮编、地址投递形式投递日期邮资单 号备 注附件4名片印刷申请单日期： 年 月 日申请人姓名部门职务办公电话移动电话E-mail数量(盒)部门负责人： 分管领导：附件5名片领用登记表领用日期姓名部门领用数量签名附件6礼品采购申请单申 238、请 内 容序号礼品名称规格数量单价预算用途说明12345678合计申 请 人签字： 年 月 日行政管理中心主任签字： 年 月 日财务总监签字： 年 月 日行政副总签字： 年 月 日总 裁签字： 年 月 日附件7礼品库入库清单序号物品名称型号数量单价总额购买时间备注经办人： 入库人： 复 核：时 间： 时 间： 时 间：本表一式二份，一份存集团行政管理中心，一份存财务管理中心。附件8 年度礼品库入库台账序号物品名称购买时间入库时间型号数量单价总额经办人入库类别第一季度节余第二季度节余第三季度节余第四季度节余备注注：入库类别：年度现购；年度转入附件9 年度礼品库出库台账序号出库时间出库类别领用部门239、物品名称型号库存数量领用数量结余经办人批准人备注注：出库类别：福利礼品；接待礼品。附件10礼品领用审批单申请部门申请时间领用礼品名称规格数量单价（元）总价（元）礼品用途经办人（签字）： 部门负责人（签字）：行政管理中心意见 签字： 年 月 日总裁意见 签字： 年 月 日附件11礼品领用登记表序号出库时间出库类别领用部门物品名称型号库存数量领用数量结余经办人备注注：出库类别：福利礼品；接待礼品。十六、图书资料管理办法第一章 总则第1条 为规范集团图书资料管理，做好对图书资料的预算、购买、保管和借阅，以节约开支、方便员工对图书资料的查阅和利用，特制定本办法。第2条 本办法适用于集团图书资料的购进、240、保管、整理、借阅与归还等图书管理工作。所称图书资料是指集团为满足各部门工作需要而购置的图书资料，包括各类工具书、报刊、杂志及相关学术著作等。第3条 主要职责。1.集团行政副总：负责图书资料采购计划及预算的审批。2.集团行政管理中心：负责图书资料的采购和日常保管、借阅等管理。3.集团财务管理中心：负责图书资料采购预算的审核及采购费用报销。4.集团各中心：负责制定部门业务相关的图书资料需求计划，并充分利用集团图书资料资源。第二章 图书资料的购置第4条 订购原则与要求。1.申请订购的图书资料，必须与申请人的职务或岗位工作性质有关。2.可订购的图书资料包括报刊、杂志、工具书、学术著作、教材等。3.订购241、以高管和部门为单位，严格履行订购审批程序。第5条 订购程序。每年10月到12月，由行政管理中心于向高管和各部门征集图书资料订阅需求，各位高管和部门负责人填写图书资料订阅需求表提交行政管理中心，行政管理中心汇总后形成图书资料订阅需求总表，报行政副总审批。第6条 购置方法。行政管理中心主任按审批后的订阅需求，制定购置计划，组织采购主管、档案管理员调查市场价格，确定订购途径。对于期刊类资料，应及时购买；对于图书、工具书等资料，尽量集中商家采购，以节省成本。第三章 图书资料的保管第7条 图书资料购进后，行政管理中心根据发票、清单，核对所购图书资料的数量，价格等；如有不符情况，应立即与有关部门和采购负责242、人联系，确保图书资料数量、价格与购求单据一致。第8条 档案管理员对图书资料的质量进行检查，若有质量不符合要求的，应及时退换。第9条 验收完毕，档案管理员要在图书资料的封面、目录和首页上加盖集团公章，并在侧边加盖骑缝章，以示图书资料的所有权。第10条 新购图书应按书籍类别和购置顺序编号，将书名、出版社名称、作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细录入集团档案管理系统。第11条 档案管理员对所保管的图书资料，应做到防潮、防霉、防蛀；对损坏的图书资料应及时修补、保证其完整性；每年年底将期刊按年度装订成册，归档备用，报纸每月处理一次。第12条 档案管理员在进行剔旧工作时，应征集领导、职工243、的多方面意见，不可单从图书室书架、书库不足的情况出发，盲目剔旧，避免把一些具有参考价值的书清理出去。第13条 图书资料剔旧的依据：1.内容陈旧，不再具有参考价值的图书资料。2.与集团业务毫不相干的或是复本数量已超过流通需要的图书资料。3.本身已破烂不堪,无法修复，从而失去参考价值的图书资料。第14条 清点和剔除应达到的要点：1.图书资料台账与实际藏书量一致，清除藏书数量的虚假性。2.提高目录的可行性，清除书卡不符的现象。3.及时将旧书剔除，并将新的、有价值的图书补充进来。4.平时应注意定期清点，以保证上架图书的质量。第15条 对职工或外部机构捐赠的图书，档案管理员应开具收纳凭证。第16条 图书244、资料的编目和分类。1.所有图书资料必须进行分类编目，并建立图书台账，书写要清晰。2.档案管理员定期更新图书资料总目录，制成报表，放到公司OA系统的“信息共享|知识共享”栏目，供全员参考。第四章 图书资料的分发、借阅与归还第17条 报刊、杂志的收取、分发。1.前台负责每日收取报刊、杂志及相关资料，并做分类整理。2.集团高管报刊、杂志、信笺等由前台当天分发；各部门订购的报刊、杂志由前台及时通知相关部门前来领取。3.公司在接待大厅上设置阅览架，放置公共报刊（含*报）及杂志，视实际情况，新闻报纸每日更新，月刊刊每月更新一次等，由前台负责管理。4.公司来访人员，可以随意浏览阅览架上的报刊、杂志，阅毕归回245、原处，不得擅自携出公司或撕剪，由前台负责监管。第18条 图书的借阅。1.行政管理中心档案管理员负责图书的借出、归还、入库管理等工作。2.借阅者应先通过OA信息共享平台，查阅图书目录，并向档案管理员咨询该书状态，若为入库状态则直接向档案管理员借阅，借阅时应作登记。3.每位员工最多可同时借阅两本图书，借书期限一律不得超过一个月，到期应即归还；倘有特殊事由需续借者，需及时与管理员联系，续办借阅手续。4.专业性强的工具书可以长期借用，借阅期限原则上不得超过三个月。第19条 图书的归还。1.员工应在借期内归还图书，归还时由档案管理员确认图书清洁度及有无缺损，确认完好后，做图书归还登记。如果办续借手续逾期246、不还的，不慎遗失的，应视所借阅图书的新旧程度及价格作出赔偿，从当月工资里扣除。2.员工所借之图书，如遇清点或公务上需参考时可随时通知收回，借书人应及时归还，归还时由档案管理员确认。3.员工在解雇、辞职时，须将所借图书归还，归还时由档案管理员确认。第五章 罚则第20条 员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、拆散、剪贴、涂写、撕页，如有损坏或丢失等情况：1.丢失或损坏的书籍可在外界另行购买的，员工自行购买后归还公司；2.丢失或损坏的书籍若为珍藏版或绝版图书，员工无法购买到的，按照原价三倍赔偿。3.如因人力不可抗拒的原因造成损失，可报领导审批，视情况予以减免赔偿金额。第21条 行政管理中心因保管不力，造成图书资料损坏或丢失的，对直接责任人进行经济处罚，处罚标准参照上条执行。第六章 附则第22条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第23条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第24条 附件：（1）图书资料订阅需求表。附件1图书资料订阅需求表申购部门： 负责人： 填表日期： 年 月 日序号订阅部门申请人图书资料名称数量单价总价/全年价订购途径备注