1、电力建设工程企业物资采购管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 物资采购管理制度1 范围本标准适用于公司承建项目的物资计划采购管理。公司控股、参股及全资子公司的物资采购原则上参照本办法执行。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。 凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。Q/AEPC.G04-7 项目资金管理办法Q/AEPC.G07-7 采购验证程序Q/AEPC.G17-18 物资统计管理制度3 术语和定义下列术语和定义适2、用于本文件。3.1项目物资总量需求计划项目部依据该项目各类主要物资的合同量和合同价、当期市场价编制的全工程物资需求量、需求金额、需求时间及供应方式计划。是公司及项目部组织物资供应的总量控制依据，是编制工程项目计划成本的主要依据。3.2年度物资需求计划分为公司年度物资需求计划和项目部年度物资需求计划。项目部年度物资需求计划是根据项目物资总量需求计划以及年度施工进度计划编制的年度物资需求量、需求金额、供应方式及需求时间计划。公司年度物资需求计划是在各项目年度物资需求计划的基础上汇总而来。年度物资需求计划是控制物资采购成本、编制资金需求计划的重要依据。3.3施工图材料预算 施工图材料预算是备料计划，3、是编制A、B类物资申请计划和C类物资采购计划的直接依据；是审核、发放施工物资的直接依据。该预算编报的准确性和及时性直接决定工程的成本高低和进度快慢。3.4物资申请计划由项目部物资科依据施工图材料预算编制的以A、B类物资为对象、按月定期上报公司的物资需求量及需求时间计划。物资申请计划是公司物资管理部编制采购计划的直接依据，它的及时性和完整性是施工物资及时订货和集中采购目标实现的决定因素。3.5公司月度物资采购计划物资管理部依据各项目部物资申请计划编制的月度采购计划。公司月度物资采购计划是指导A、B类物资招议标活动和签订购货合同的直接依据，是公司向各项目供应物资的直接依据。它的及时性、准确性是决定4、各项目所需物资及时订购、及时到位的决定因素。3.6项目部物资采购计划由项目部物资科根据施工图材料预算按月编制的以C类物资为对象的物资需求量、需求时间和供应方式计划。C类物资月度采购计划是指导C类物资的合同签订和市场采购的直接依据。它的及时性和准确性是满足工程需用的地方建材及另星物资供应的决定因素。3.7A类物资用于工程实体，对工程质量有直接影响，占工程成本比重较大的建筑工程主材、安装工程装置性材料及设备性材料。范围界定详见公司物资分级目录。3.8B类物资用于或辅助用于工程实体，可以批量大宗采购、通过定额消耗管理来控制的消耗性材料。范围界定详见公司物资分级目录。3.9C类物资用于工程实体受地域及5、批量影响不宜集中采购的主材和装置性材料、工程临建材料、消耗性材料及零星物资。范围界定详见公司物资分级目录。4 职责4.1 物资管理部a) 审核项目物资总量需求计划；b) 审核各项目年度物资需求计划，编制公司年度物资需求计划；c) 平衡库存，编制公司月度物资采购计划；d) 负责制定公司物资采购策略、采购原则；e) 编制A、B类物资采购计划；f) 负责审查、建立、管理物资合格供应厂（商）库；g) 负责审查、建立、管理评标专家库；h) 组织物资采购的招标活动，组织采购合同的洽谈和签订并组织物资配送；i) 建立C类物资价格体系和集中采购配送网络；j) 负责价格管理，科学预测市场价格信息；k) 核定物资6、采购资金的支付。4.2 质量管理部a) 参与物资采购活动；b) 组织A、B类采购物资技术协议的签订。4.3 合同管理部参与A、B类物资采购活动；4.4 工程管理部把物资计划纳入多项目、多资源计划管理体系。4.5 财务资产部a) 参与物资采购活动。b) 审核物资采购资金计划，及时拨付所需资金。4.6 监察部a) 法律顾问对采购合同条款进行审核；b) 负责签订廉政协议，并对物资采购活动过程实施监督。4.7 专业工程公司从专业成本控制的角度全方位参与本专业的物资采购活动。4.8 项目部4.8.1 项目经理a) 审核批准项目物资总量需求计划；b) 审核批准项目部年度物资需求计划；c) 审核批准物资申请7、计划；d) 审批本项目自行采购的C类物资采购计划；e) 参与本项目部由公司集中招议标供应物资的采购控制活动。4.8.2 项目总工（副经理）a) 负责工程所需物资施工图材料预算审批工作；b) 负责本项目采购物资技术协议的审批工作。4.8.3 工程部负责施工图材料预算的审核。4.8.4 合同科 负责施工图材料预算量的审核的控制。4.8.5 专业科a) 参与编制总量物资需求计划和年度物资需求计划；b) 负责施工图材料预算的编制；c) 负责编制本项目采购物资技术协议；d) 参与本项目本专业物资采购控制活动。4.8.6 物资科a) 组织编制并审核工程物资总量需求计划；b) 组织编制并审核年度物资需求计划8、；c) 编制A、B类物资申请计划和C类物资采购计划；d) 参与本项目A、B类物资采购活动；e) 负责公司暂时无法实行集中采购配送的本项目C类物资采购。5 采购原则及方式、方法5.1 采购原则公司物资采购供应实行“统一归口、分级管理、统购分销”的原则。在公司和所属各项目部两个层面实行物资分级集中采购管理，分级详见公司物资分级目录（附录B）。A、B类范围物资由物资管理部负责组织招议标或比价采购；无法实行集中采购配送、由公司授权采购的C类物资由项目部负责组织比价采购。5.2 采购方式5.2.1 战略采购：四大管道、高中压阀门、高中压管件、保温材料、电缆、水泥等物资由各项目部根据工程需要提出物资申请计9、划，公司物资管理部汇总平衡后，提出具体的采购策略，报公司分管领导审批后组织实施。采购频次原则上每个项目12次。5.2.2 定期采购：其余A、B类物资，公司实行定期集中采购。5.2.3 应急采购：由于下述等原因，项目部通过电话、传真等手段征得公司物资管理部同意并经授权后，项目部实施物资应急采购。a) 技术或设计上临时更改且急需用的物资；b) 突发事件抢修所需的物资；c) 因现场保管和安装丢失的设备配件；d) 日常采购：未实行集中采购配送的C类物资中由项目部按采购计划组织日常采购。5.3 采购方法5.3.1 邀请招议标采购：一次性采购金额达5万元以上的物资采购。5.3.2 比价采购：主要指C类物资10、中的一次性采购金额5万元以下的物资采购（某一供货商的当月发生单笔5万元以下物资供货总额不得超过10万元）。6 物资采购流程6.1 编制项目物资总量需求计划6.1.1 在工程项目开工前，依据工程承包合同、施工图纸、施工进度计划、当期物资市场价格、同类机组历史资料等，项目部物资科组织编制项目物资需求总量计划。工程物资总量需求计划表见附录C。项目物资需求总量计划要明确物资的需求量、需求时间，供应方式（甲供、乙供、进口、双包）。项目物资总量需求计划的编制深度要达到概算深度。工程物资总量需求计划的物资范围是用于工实体的主要物资，包括周转性材料。6.1.2 项目物资总量需求由物资科计划人员编制，项目物资科11、长审核，项目经理批准，报公司物资管理部审核，公司物资管理部报工程管理部备案。6.2 编制年度物资需求计划6.2.1 每年12月25日前，项目部物资科组织工程科及各专业科，依据项目施工组织设计、项目年度施工进度计划、项目物资需求总量计划、施工图纸等，编制下一年度物资需求计划。年度物资需求计划表见附录D。项目年度物资申请计划的编制深度要达到预算深度。6.2.2 项目年度物资需求计划，由项目物资科计划人员编制，项目物资科科长审核、项目经理批准，报公司物资管理部。6.2.3 公司物资管理部汇总各项目年度物资需求计划，编制公司年度物资需求计划。公司年度物资需求计划由物资管理部总计划编制，物资管理部部长审12、核，公司分管总经理批准，报工程管理部备案。6.3 编制月度物资计划6.3.1 施工图材料预算6.3.1.1 专业科依据施工图纸及施工进度计划及时编制施工图材料预算。施工图材料预算表见附录E。施工图材料预算的“定额数量”栏直接填入图纸设计数量，“计划数量”栏根据作业指导书等内容，计算并填入实际需用数量。6.3.1.2 施工图材料预算由专业科技术员编制，主任工程师和项目工程科审核，项目部合同科再次审核数量是否准确。项目总工批准，报项目物资科。6.3.2 物资申请计划6.3.2.1 项目物资科材料计划人员依据施工图材料预算，平衡项目库存后，编制A、B类物资申请计划，物资科科长审核，项目经理审批，报公13、司物资管理部。6.3.2.2 为保证物资集中采购实施，战略性物资的申请计划应在图纸到位距使用期36个月上报，主要物资应在图纸到位后距使用期提前一个月上报，物资申请计划表见附录F。6.3.2.3 物资申请计划（见附录F）由项目部在每月1、15日前按月度上报公司物资管理部。6.3.2.4 各项目部应加强物资计划管理，按规定的职责，及时、准确申报物资采购计划。规定时间以外项目部确需申报物资申请计划，由项目物资科编制补充物资申请计划（见附录H），经项目部物资科科长审核，项目经理审批后，上报公司物资管理部。6.3.3 物资采购计划6.3.3.1 项目物资科计划人员依据施工图材料预算，平衡库存后（包括对照14、二三类材料集中采购配送清册），不足部分及时编制C类物资采购计划，物资科科长审核，项目经理审批。物资采购计划要明确物资的需用时间、供应时间，项目物资采购计划，应于每月底汇总上报公司物资管理部，物资采购计划表见附录G。6.3.3.2 公司物资管理部依据各项目物资申请计划，综合平衡公司及各项目库存后，编制月度物资采购计划，物资部部长审核，公司分管副总经理审批，组织物资招议标采购，物资采购计划表见附录G。6.4 组织采购6.4.1 A、B类物资一次性采购金额达5万元以上的物资采购，公司物资管理部报公司主管领导审批后组织招议标采购，5万元以下的比价采购，具体执行Q/AEPC- M WZ01物资招标实施办15、法。6.4.2 对使用量相对集中、一次性采购达5万元的C类物资，由公司物资管理部在项目所在地适时组织招标，公司物资管理部签订合同，项目部物资科组织供应。6.4.3 对使用时间较长而又经常发生的物资，如：电线、油漆、一般性工器具、五金等由公司物资管理部组织招议标，参照有关办法，确定供货厂商，实行寄售。6.4.4 暂未实行集中采购配送、的经项目经理批准的C类物资，项目部物资科进行比价采购。6.5 采购合同的洽谈和签订6.5.1 除特种装置性材料和非标加工件以外的A、B类物资，物资管理部应在接收物资申请计划之日起7天内完成招议标、与供应厂商洽谈和签订合同、以及向相关项目部传递合同副本等活动。6.5.16、2 对于一些需求数量难以一次确定、需求时间跨度较大的物资，可以根据招标结果，同时依据施工需求，向供应单位分期下达订单（分期分批签订采购合同）。6.5.3 一次性采购超过1万元以上的C类物资，项目部物资科组织与供货厂商洽谈确定价格，提交公司物资管理部确认并与其签订采购合同。6.5.4 符合应急采购条件、由公司物资管理部授权项目部采购的属A、B类范围的物资采购，项目部物资科在实施采购后，立即将草签合同文本报公司物资管理部一份备案并转换为规范合同文本。6.5.5 采购合同下列主要条款应逐条填写，不得为空。a) 标的：订购物资或加工对象，应填写明确、详实、规范；b) 数量：数量单位应使用法定计量单位，17、不宜使用英制、市制（除特殊情况下）。个别产品需注明正负合理尾差，自然损耗等。数量精确，严禁类似一批或大约等概念出现；c) 产品标准及质量：产品有国家或行业标准，在合同中写明国家或行业标准，没有上述标准则写明地方或企业标准，同时写明对其验收的具体方式；d) 价款：合同中的产品价格，按招标及比质比价结果填写，采购单的价格可按市场行情或同类产品的价格双方协商确定合理的价格，合同总价要大写，字迹清楚，不得涂改；e) 履行期限、地点和方式：履行期限是指交货和支付货款的具体日期，应规定明确、具体，不能含糊不清，履行地点为具体交货的场所，亦应明确规定。履行方式包括由何方负责运输，具体运输方式， 运输包装费用18、由何方承担，都应一一加以具体明确。6.5.6 洽谈合同时，要向卖方说明我公司已实施职业安全健康和环境管理体系，并将我公司管理体系有关要求通报给卖方，提请卖方关注。共同讨论卖方产品对职业安全健康和环境的影响因素，在满足设计、质量等要求的前提下，尽可能选择无危害或危害较小的产品。6.5.7 对在运输和使用中可能产生的危害和环境因素应在合同中约定控制方案。例如，对化工危险品的包装、运输要明确规定要求，包装物如对环境有重大污染或对人体有危害的，应要求厂商采取措施并将包装物在用后回收。6.5.8 洽谈签订合同时，如果采购的物资在使用过程中，有对环境和人体有危害因素，应在合同里注明，要求厂商提供产品使用说19、明书；必要时，约定厂商在现场指导使用。6.6 采购物资技术协议的签订6.6.1 根据采购物资的技术要求，在签订A、B类物资采购合同的同时，由物资管理部组织，质量管理部负责，与供货厂商签订技术协议。6.6.2 根据采购物资的技术要求，在签订C类物资采购合同的同时，由项目物资科组织，项目部专业科负责，与供货厂商签订C类物资技术协议。6.7 采购物资的运输、交接6.7.1 A、B类物资由公司物资管理部组织运输送达现场，或在合同内规定，由供货厂商直接送达现场，交项目部物资科办理入库手续。6.7.2 项目部自行采购的C类物资由项目部物资科负责采购入库，或由供货厂商送达入库。6.7.3 实行寄售的物资，由20、项目部物资科与供方商定每批交货数量，双方办理交接手续后，物资科代为保管；多余物资在保持其质量和原包装完好前提下，退回相关供货厂商。7 采购物资验证项目部物资科负责公司及项目部采购物资的到货验证工作，具体执行Q/AEPC.G07-7-XX采购验证程序。8 采购物资统计项目部物资科负责本项目各类物资的汇总统计工作，物资管理部负责汇总各项目部物资采购消耗数据，并据以加工、分析，具体执行Q/AEPC.G17-18-XX物资统计管理制度。9 采购资金的计划和支付管理9.1 项目部物资科每月1日、15日根椐A、B类物资申请计划和C类物资采购计划当月预计消耗总量，结合同期市场价格，计算出当月需用采购资金总额21、，填入公司项目资金管理办法规定的“材料采购月度资金计划汇总表”，按时报公司物资管理部。9.2 公司物资管理部根据各项目物资科报送的“材料采购月度资金计划汇总表”，汇总成公司“材料采购月度资金计划汇总表”，报公司分管副总经理批准后，送公司财务资产部。9.3 公司财务资产部依据“材料采购月度资金计划汇总表”的实际发生金额，每下月初将实际物资采购资金拨入财务物资专户（该金额以低于项目合同科提供的依据当月计划完成工作量计算出来的材料费总额为前提）。9.4 物资管理部依据资金到位情况，结合所有物资当月实际采购情况分别承付物资欠款。 9.5 由于货款支付时间及时与否对物资采购价格有直接影响，部分材料如能及22、时付款对降低材料采购成本有显著成效，特殊物资须及时付款方能购买，此类物资货款支付方式将采取特殊政策。10 考核与奖惩公司物资管理部定期对项目部物资计划采购管理情况进行检查和考核，并依据考核结果按公司规定给予奖惩，考核内容：10.1 物资申请计划的及时性按补充物资申请计划采购金额/物资申请计划采购金额计算。10.2 物资申请计划的准确性当月库存金额不大于下月计划完成工作量应含材料费*1.2。10.3 应急采购物资的比率按项目部应急物资采购金额/项目部A、B类物资采购总金额计算。10.4 专业材料成本降低率以单位或分部工程施工周期为准，季度内完工单位（或分部）工程项目材料消耗金额/季度内完工单位（23、或分部）工程项目材料预算金额不得为负。附录A（规范性附录）物资采购流程专业科工程科项目部物资科物资管理部公司分管领导施工图材料预算表Y订货合同技术协议 实施采购实施采购NYNNYY审批审批组织招议标、比价采购组织招议标、比价采购Y审批审批物资采购计划表编制C类物资采购计划汇总、编制A、B类采购计划A、B类物资申请计划表审批审核起 始编制施工图材料预算NN审批YYY编制A、B类物资申请计划NN招标文件订货合同技术协议结束编号：WZ-GL-02附录B（规范性附录）公司物资分级目录类别序号物资大类具体种类A类1钢材钢筋、型钢、有色金属及其制品2木材成材 3水泥各类袋装、散装水泥及减水剂、粉煤灰4建筑24、工程设备采暖、通风、空调、照明、消防设施、厂区采暖加热站设备5冷却塔附件冷却塔填充料6保温材料保温材料、耐酸材料、耐火材料、防火封堵材料7阀门、管件8电缆、导线电缆（含临建用电缆）、电线、导线、共箱母线、离相母线9桥架电缆桥架10风门及补偿器风门及金属、非金属补偿器11化工材料油漆、涂料B类12周转性材料钢模板、金属脚手管、道木、木模板、竹模板13化工材料氩气、液态氧、酸洗药品14焊接材料电焊条、焊丝15工具单价500元及以上电动、起重工具C类16建筑工程材料地方建材及除A类界定以外的建筑工程主材17安装工程材料除A类界定以外的装置性材料18临建工程材料除电缆及钢材19消耗性材料及零星物资零星25、物资及除B类界定以外的消耗性材料附录C（规范性附录）物资总量需求计划表格式编号:WZ-GL-019 工程物资总量需求计划 工程项目：序号物资名称规格型号单位需求量供应方式需求时间合同价市场价价差单价金额单价金额批准： 时间： 审核： 时间： 编制： 时间： 编号：WZ-GL-020附录D（规范性附录）年度物资需求计划表格式 年度物资需求计划 工程项目：序号物资名称规格型号单位需求量需求时间供应方式合同价市场价价差单价金额单价金额批准： 时间： 审核： 时间： 编制： 时间：编号:WZ-GL-01b附录E（规范性附录）施工图材料预算表格式 XX建设第一工程公司 施工图材料预算表编制单位： 工程项26、目：单位工程（或分部分项）： 图册系统号：序号物 资 名 称型号规格及参数材质及技术要求单位定额用量计划用量需用时间批准： 合同科： 工程科： 专业审核： 专业编制： 编号：WZ-GL-021附录F（规范性附录）物资申请计划表格式物资申请计划表工程项目： 编号：序号物资名称规格型号材质及技术要求单位数量单位（或分部）工程名称需用时间备注批准： 时间： 审核： 时间： 编制： 时间：编号：WZ-GL-022附录G（规范性附录）物资采购计划表格式物资采购计划表编制单位：序号物资名称型号规格材质及技术要求单位数量采购方式单价金额单位（或分部）工程名称使用单位需用时间备注批准： 时间： 审核： 时间： 编制： 时间：编号：WZ-GL-021附录H（规范性附录）补充物资申请计划表格式（补充）物资申请计划表工程项目： 编号：序号物资名称规格型号材质及技术要求单位数量单位（或分部）工程名称需用时间备注批准： 时间： 审核： 时间： 编制： 时间：