1、上海市新华路街道商办综合体项目起草人：审核人：审批人：日 期：日 期：日 期：制度编号：42-XHL-ZD-001K2地产工程部文档、图纸、合同管理 制度（上海市新华路街道商办综合体项目）2015年12月修订( V 1.0版 )一、总则目的：为统一各项目部的文件归档, 便于文件检索及工作交接，明确项目完工后移交资料内容，完善文件责任制度。定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。1.职责工程部负责编制、修订和解释，项目部实施。2.内容：文件的归档分类:A册：公司管理规范：A2、0上海褐石工程管理制度汇编A1变更及签证管理制度A2招采及合同管理制度A3付款审批管理制度B册：招投标及合同文件：B0合同登记汇总表B1工程类招投标及合同文件B2其它招投标及合同文件C册：公司内部来往文件:C0收发文登记台账（公司）C1公司、总部往来文件C2前期部往来文件C3设计部文往来文件C4成本部文往来文件D册：公司外部来往文件:D0收发文登记台账（外部）D1工作联系单D2公函及情况说明D3其他E册：监理公司往来文件E1监理人员登记表及证明资料E2监理规划E3监理实施细则E4监理会议纪要E5监理通知单E6监理工作联系单E7专题报告E8监理工作总结E9监理月报E10审批表F册：施工单位来往文3、件F1进度计划F2施工组织设计F3施工方案F4工程联系单F5申报表及函件F6移交记录表F7施工方会议纪要F8施工日报F9施工周报F10施工月报F11其他文件（按单位归类）F12建设工程质量人员从业资格审查表F13报告书及成果文件G册：设计变更及工程签证G1设计变更G2技术核定单G3工程签证G4奖/罚款通知单H册：计划管理H1总进度控制计划及评审记录H2设计计划H3甲供材料进场计划H4资金计划H5招采计划H6目标成本I册：材料设备管理I1封样登记一览表I2收（调）料单I3设备调试验收记录J册：进度款支付J1进度款付款台账J2工程进度款付款报审与支付J3物资进度款付款报审与支付K册：会议K0会议目4、录K1会议通知K2部门联席会议纪要K3交底会议纪要K4专题会议纪要K5公司内部会议纪要K6公司外部会议纪要K7项目部内部会议纪要K8会议纪要内部流程会签单L册：内业管理L1OA相关文件L2部门日常文件L3内部办公流程L4其他文件M册：物业管理M1物业前期介入资料M2物业接收前检查资料M3项目分项移交资料N册：工程前期及配套N1公司证照N2前期配套资料3.文件索引目录项目部文件按上述方法进行分类， 并在电脑中建立excel清单目录便于随时检索。清单中需注明存档日期及存放地点等要素便于快速寻找。4.文件夹标签文件须以文件夹分类存放，文件夹侧面以标签进行标识。标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号5、。各文件夹按卷目编号进行排放。 移交公司文件：工程完工后项目部需将上述内容按要求分别向公司及相关营运部门、物业等进行移交。二、文档管理办法l 工程助理应在每日及每周工作结束后汇总收发文记录明细，每日收发文明细以邮件形式发送至部门各成员（并附附件）。l 每周收发文明细需发送至工程周报编制人l 每月提供文件发放记录扫描件至工程中心。1.收文管理1) 项目部任何内外文件往来均要求通过工程助理进行中转，项目部成员带回文件时，应首先交至工程助理处。2) 工程助理收到文档后需按要求进行电子档案目录登记、并填写项目公司工程部文件资料受理登记表，扫描存档或流转处理等后续工作。3) 外部单位来函、会议纪要流转程6、序。工程助理收文后，a)按照公司文档编号原则进行编号、扫描电子版存档、原件存档。b）有需要的应介入内部办公流程，需填写内部办公流程单，由项目经理牵头填写，并在跟踪责任人栏内指定项目部成员作为经办人，负责跟踪或拟定回函。c）经办人处理完成后签字确认，经由项目总监及项目经理审核并签字确认，最后由工程助理确认流程结束，并归档。4) 档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，不得擅自带走或销毁任何档案。接收部门应将档案与清单仔细核对后签署接收。5) 与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。项目部工程助理应主动向协同部门取得7、完整的档案资料进行存档，涉及到公司存档的，应做好记录便于调阅。2. 发文管理1) 拟发出的文档需根据公司审批权限要求进行流转会签。2) 会签完成后，工程助理进行统一编号并通知对方收件人。3) 签收应签署于原件上，并在专门的文件签收簿上签署。签收簿登记内容须与文件主题相符。4) 工程助理需要求对方合同内指定的文件签收人签署文件，避免代签。如指定的签收人无法到场，应做好记录后，与对方约定进行补签。5) 上述工作完成后，工程助理将扫描件、原件及目录进行更新/存档，并将扫描件发送至部门相关人员。6) 图纸发文需配工作联系单一同发送，签收完成的工作联系单需交复印件至成本部签收。另：OA审批流程未完成的用8、于施工的图纸将不予外发。3. 归档文件的要求：1) 办理完毕的正式文件、审批文件及文件草拟修改稿，审批流程完整有效，无漏签、越级现象；文件内容正确有效，无明显低级错误。2) 文件书写和载体材料应耐久保存；3) 必须是具有保存利用价值；4) 必须经过系统整理，完整地反映了历史活动的全过程，保持文件之间的有机联系；4. 档案编号要求：1) 编号原则：文档编号应遵循简洁、易懂、收发文均编号的原则。2) 项目部资料员对项目部发起的各类表单文件按如下原则进行编号，具体为：项目编号-项目简称（分期）-年份 -发文分类-编号以“图纸类工程联系单 第008号文件”为例：新华路项目编号-新华路项目-年份-文件分9、类-编号）42XHL-2015TZ-0083) 项目部资料员对项目部归档的所有纸质文件，应遵循资料分类目录中指定编号按如下原则进行内部归档文件名管理，具体为：项目编号-项目简称（分期）-资料分类编号-文件主题（加带文件日期）-文件编号以“监理通知单A2-004”为例：42XHL-E5监理通知单20151207-A2-004三、合同存档管理1. 档案管理按照公司和相关部门（项目部）两级管理的原则进行。2. 现场项目部必须完整保存所有与本部门工作职责相关的合同。工程助理处保存复印稿一份，相关工程师如需在日常工作中随时调阅，可申请加印副本或取得电子版扫描件。3. 为保证合同的顺利执行和便于监控合同执10、行过程，所有工程合同必须在签署完成后，向监理移交一份复印件（根据需要，可请成本部专门制作无金额版本）。4. 合同执行前，需充分落实条款讲解制度。项目部相关人员可申请由成本部、造价顾问、法律部等相关部门对重要合同条款进行交底，并形成纪要。新员工到岗后，需首先对已签订的合同条款进行熟悉，方可上岗开展工作。5. 在合同审批通过、经签字盖章后，项目部应按照公司文档编号原则，对公司留存的合同及审批表进行统一编号存档，便于查询。6. 工程助理编号完毕后，应将合同审批表、合同文本通过扫描或取得电子版存入电脑，通过办公自动化系统实现共享，以方便有关人员在付款办理和审核时查阅。7. 项目部主导的考察入围、评标、11、定标的过程文件，必须全数保存。不论投标单位是否中标，相关过程文件均必须在合同签订后一并整理成册，向公司进行移交。8. 工程助理需与成本部进行每月合同台账核对工作，并将成本部最新统计合同台账共享至部门成员。四、图纸及设计变更存档管理办法1. 项目体全员都需明确：图纸管理是项目品质管理、成本管理的核心。2. 施工图首先是合同执行的依据，也是后续材料采购、其他专业设计深化、营运部门工作的依据。任何对施工图的变更，都有可能导致不可控的违约、索赔风险，务必高度重视。3. 经公司设计部确认的施工图下发后，工程助理应首先做好收件日期登记、图纸内容及版本登记，并会同相关专业工程经理/工程师核对是否有缺漏等现象12、，核对完成后进行签收工作。4. 工程助理处图纸最低存档要求：a）当图纸已被加盖审图章时，至少存档两套。另两套分发至总包、监理。当现场有需求时，需提请设计部加晒。b）当图纸未加盖审图章时，至少存档一套。5. 设计变更单发至项目部后，工程助理需会同专业工程师/经理对底图进行更新，将变更单与被变更的图纸装订一处存档，变更单涉及到多份底图时，应要求设计部加晒，并分别装订。6. 经审批完成的深化图纸，应随同原专业图纸一同存档，升版的设计深化图按施工蓝图存档要求进行登记保存。7. 施工单位填报的技术核定单按如下要求进行管理： a) 核定单如仅仅涉及到施工工艺调整，不涉及图纸变更的，按照连续编号原则，经公司13、审批后予以存档、执行。b) 核定单如涉及到图纸变更，仅允许作为临时的施工检查依据进行审批，在审批完成后，应联系设计部及设计院，及时签发变更单予以覆盖。五、工程档案的移交1. 根据上海市建设项目（工程）竣工档案归档范围要求，工程竣工预验收完成后需组织工程档案预验收，档案预验收合格后，城建档案馆出具预验收意见，并规定移交时间，在规定的时限内，项目部必须组织各单位完成工程档案的移交工作。2. 城建档案馆一套、综合部一套、物业公司一套。以上档案原则上均要求为原件，无法提供足够原件的，复印件须加盖公章，并注明原件存放地。提交完整的电子版，供竣工结算时使用。项目上移交后剩余的工程资料的处理方式，由资料员编14、制处理方案，以“oa”申请的方式进行审批，审批流程为资料员-工程经理-项目负责人-工程中心。 上海褐石投资发展有限公司新华路项目部E9监理月报E册：监理公司往来文件第1 盒 上海褐石投资发展有限公司新华路项目部E2监理规划E册：监理公司往来文件第1 盒附件一：档案盒侧面样式档案盒正面样式logo部门名称:新华路项目部资料名称: E册 监理公司往来文件附件二：档案总目录XX项目XX期工程文档总目录资料类别主要工程资料名称分布数量资料类别主要工程资料名称分布数量G册设计变更及工程签证G1设计变更共 x盒共X盒G2技术核定单共x盒G3工程签证G4奖/罚款通知单附件三：上海市建设项目（工程）竣工档案归档范围第 13 页 / 共 13 页