1、4.4.3信息交流 1.0目的确保公司QHSE管理体系的有效运行，加强公司內部及公司与外部相关方之间的交流与沟通，从而确保QHSE方针和目标的实现。2.0适用范围 适用于公司內部及公司与外部相关方之间有关QHSE管理体系的信息交流。3.0定义无4.0职责4.1各部门负责与职能专业相关的信息的接收、处理和组织答复；4.2管理处负责内、外部有关QHSE管理体系投诉建议的接收、处理和组织答复；4.3员工或员工代表参与职业健康安全管理方针、目标和程序的制定和评审及职业健康安全事务等。5.0內容5.1信息交流的形式5.1.1信息交流主要有公司内部之间的交流和公司与外部之间的交流；5.1.2公司内部之间的2、交流的方式可包括（不限于此）：培训、会议、座谈会、书面文件、意见箱、调查表等等；公司与外部之间的交流的方式可包括（不限于此）：培训、会议、座谈会、函件、意见和建议、投诉、调查表、合同协商等。5.2公司內部之间的信息交流5.2.1公司內部之间的信息交流分为各部门内部信息交流、各部门之间信息交流、公司自上而下的信息交流、公司自下而上的信息交流以及员工代表与员工之间的交流。5.2.2 员工代表产生的流程a、由品质保证部发出员工代表选举通知，员工代表应从部门负责人以下级员工中产生并熟悉职业健康安全标准知识及相关法律法规、热心公益事业、关心群众；b、公司各管理处组织员工在部门负责人以下级人员进行选举，将3、得票最多的员工名单报品质保证部；c、品质保证部于网上发布员工代表推荐书。5.2.3公司内部之间信息交流的内容包括（不限于此）：a、 QHSE方针、目标、指标及管理体系文件；b、 QHSE管理活动中员工的职责和权限的；c、 体系运行所产生的有关质量/环境/职业健康安全方面的信息，如内外审核结果、内外投诉、内外监测结果、管理评审结果等等；d、 针对QHSE管理活动所制订的具体培训实施方案；e、 了解谁是职业健康安全的员工代表和QHSE管理者代表；f、 员工及其代表所关心的质量/环境/职业健康安全方面的信息；g、 最新的适用的法律法规要求及其他要求；h、 公司对相关方的要求及相关方对公司的要求。5.4、2.4各相关部门内部及各相关部门之间对涉及公司QHSE管理体系的信息应予以及时协商和交流，交流的内容及结果应予以记录。5.2.5通过培训，传达公司的QHSE管理体系的政策、员工的质量/环境/职业健康安全行为要求、岗位工作可能存在的风险等等。5.3外部信息交流5.3.1外部信息交流的内容可包括（不限于此）：a、 向执法机构或管理、服务单位等报告或沟通监测结果、应急计划、事故事件处理以及就质量/环境/职业健康安全事务进行交流并取得支持；b、 针对供方所暴露的质量/环境/职业健康安全方面的问题提出控制要求；c、 接受外部相关方的有关要求、抱怨和投诉；d、 向相关方展示公司QHSE管理绩效和QHSE方5、针。5.3.2各相关部门应根据其工作职能划分负责外部信息的接收、处理和回复。5.3.3品质保证部负责与安全生产监督局、环保局、认证机构、固废中心等机构的信息收集与交流；行政办公室负责与劳动与社会保障机构、住宅局、工商局、卫生局等行业主管机构的信息收集与交流；管理处负责与消防部门、业主委员会及其他机构的信息收集与交流；机电管理部负责与供电局、水务局、防疫站、技术监督局及其它机构的信息收集与交流。 5.3.4各部门、管理处应主动从报刊、杂志、电视、政府部门等新闻媒介获取有关质量/环境/安全信息，并及时反馈给相关部门。5.3.5公司利用内部刊物、公司网站、社区文化活动等形式向相关方（包括业主、租户、6、访客等）宣传物业管理法规、安全卫生防范、环境保护、公司管理目标、管理方针等与公司管理体系有关的知识，使其知晓本公司的QHSE管理工作的要求和承诺。 5.3.6各部门、管理处负责对各自相关方反馈的信息予以接收、处理和回复，防止影响质量/环境/职业安全卫生问题的发生。5.3.7各部门、管理处应及时与本部门管理的供方保持沟通与交流，使其知晓本公司对其QHSE管理方面的要求，以确保本公司QHSE管理体系得以有效运行。5.4內、外部投诉的处理5.4.1內部员工及外部相关方或政府机构对本公司QHSE管理体系的投诉，无论何种形式，任何部门接到信息后应及时记录相关方投诉的內容并转告相关责任部门处理，如不能判断出责任部门则转告品质保证部。5.4.2相关责任部门应及时处理投诉信息并予以回复。若投诉涉及多个部门，则由QHSE管理者代表负责召集相关部门讨论并制定措施，其会议过程应形成会议记录。6.0 相关文件供方控制管理作业指导书事故报告和处理作业指导书培训、意识和能力7.0记录信息交流记录