物业公司档案管理规程（3页）.doc-地产文库

物业公司档案管理规程（3页）.doc

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物业资料

上传人：大宝编号：28537 2021-01-13 3页 44.50KB

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1、档案管理规程1.0目的确保客户服务中心业主档案和本部门的档案得到有效控制。2.0资料档案2.1归档范围文件、资料包括业主资料、质量体系文件、外来文件、各种合同等；2.2建立2.2.1随时收集各种办理完毕的文件（含会议文件），资料按相关类别分别存放，经检查齐全后，整理立卷归档。2.2.2组卷2.2.2.1每月3日前将上月相关资料归档，归档要注意整洁，归档前要把资料进行分类，可把材料按类别分组装入待办卷宗，以便要归档时，所有材料都能随手可得，避免盲目查找。2.2.2.2按年度、题目分类，查找迅速方便，在档案目录里清楚的标明并与档案保存好，对每一份文件都要清楚的注明其归入的档案类目。2.2.2.2、3立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内编号一律在右上角。2.2.3装订2.2.3.1案卷厚度一般在1.5公分至2公分为度，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料应当进行修补和复制，装订线位过窄或有字迹的材料，需用纸加衬边，纸面过大的材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，卷宗标题要标明作者，问题或名称，文字要简练，确切，用毛笔或铅笔，字迹端正。2.2.3.2根据卷内文件之间的联系，进行系列排列、编号、拟订案宗标题，确定保管期限，装订，编制案卷目录。2.3管理2.3.1档案管理人员要定时检查专柜3、，核对件数，防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理，如系人为造成，要追究有关人员的责任；2.3.2注意做好保密工作，做好防潮，防水、防尘、防盗、防高温、防强光等措施。2.3.3每年年初对上年度档案材料的数量，保管等情况进行一定检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。2.4更新2.4.1需更新资料时，须经部门经理批准后，方可执行，做更新记录；2.4.2业主资料发生变动时，及时更新业主档案。2.5调阅2.5.1因工作需要调阅有关文件资料须提出书面申请，经部门主管批准后方可调阅，调阅重要密件需经管理处经理批准；2.5.2本部门档案资料原则上不外借，如有借出发生时，须经部门主管书面批准； 2.5.3档案管理人员建立调阅记录，保证调出文件资料及时返还；2.5.4未经批准，调阅人不得对文件资料进行摘抄或复印；2.6 销毁2.6.1对于已无作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须登记，报管理处经理批准后销毁。3.6.2销毁档案材料时，必须指派专人进行，防止失密。4.0 相关记录: 档案调阅登记表档案调阅登记表调阅时间调阅人文件名称负责人归还时间经手人备注

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