1、金钥世集团行政办岗位职责说明书主导部门：金钥世集团行政办编制：行政部办公室 日期：2012年2月 审核：日期： 批准：日期：发布日期：2012年 月 日 实施日期：2012 年 月 日制度颁布编目（CIP）数据岗位职责说明书 / 行政部 . 重庆： 金钥世投资控股集团，2012.2制度名称 岗位职责说明书责任部门 行政部/金钥世集团责任编辑 xx责任撰写 xxx责任校对 xxx开 本 210297毫米 A4字 数 44616字页 数 98页责任范围 金钥世集团全体 目 录【行政岗位一】10一、资产申购流程（800元以上）10二、办公用品领用流程11【行政岗位二】12三、档案收取流程12四、档案2、归档流程12五、档案借阅流程12六、档案室例行工作流程13【行政岗位三】14七、费用报销流程14八、文件用印流程14九、车辆/公交卡申请使用流程15十、文件审批流程15【行政岗位四】16十一、RTX文件审批流程16十二、短信发送流程17十三、后勤服务工作17【行政岗位五】18十四、发文流程18十五、考勤管理18十六、行政费用报销19十七、档案审阅流程19【行政岗位六】前台工作20十八、前台接待流程：20十九、书籍借阅流程20二十、邮件分发流程21二十一、报刊管理流程21二十二、行政司机出车流程21二十三、接待流程21（一）信息收集21（二）人员分工安排22规章制度制定程序管理规定23第一章 总3、 则23第二章 制度计划的编制23第三章 制度草案的起草24第四章 制度草案的送审24第五章 制度草案的评审25第六章 生效制度的印发25第七章 制度修订与废止25第八章 附 则26会议管理办法27第一章 总 则27第二章 会议类型27第三章 会议准备、服务27第四章 会场管理29第五章 会议纪律30第六章 附 则30工商登记事务管理规定31经济纠纷处理规定33第一章 总 则33第二章 处理程序33第三章 奖 惩33第四章 附 则34商标事务管理办法35第一章 总 则35第二章 商标的设计35第三章 商标的注册35第四章 商标的使用36第五章 商标的保护36第六章 附 则37办公区域管理规定34、8第一章 总则38第二章 办公区域管理范围38第三章 办公区域环境管理要求38第四章 办公区域安全管理要求39第五章 附则41办公用品管理制度42第一章 总 则42第二章 管理职责42第三章 办公用品的购置42第四章 办公用品的使用和管理43第五章 附 则44接待工作管理办法46第一章 总 则46第二章 管理职责46第三章 类型与标准46第四章 计划与准备48第五章 接待费用与信息反馈50第六章 违规处罚51第七章 注意事项51第八章 附 则52通讯管理办法55第一章 总 则55第二章 通讯工具的种类和配置范围55第三章 内部通讯录管理57第四章 总机话务工作管理办法58第五章 附则59车辆管5、理规定59第一章 总 则59第二章 车辆的使用管理60第三章 车辆的保养维修60第四章 专职驾驶员工作规则61第五章 附 则62信息管理制度66第一章 总 则66第二章 内容与原则66第三章 采编与利用67第四章 附 则69公文处理办法70第一章 总 则70第二章 公文种类70第三章 公文格式71第四章 排版、印刷格式73第五章 行文规范74第六章 发文办理74第七章 收文办理76第八章 公文归档76第九章 公文管理77第十章 附 则77印信管理办法78第一章 总则78第二章 印信的种类和使用范围78第三章 印信的管理78第四章 附 则80出差管理制度81第一章 总 则81第二章 计划与申请86、1第三章 费用与标准81第四章 出差管理82第五章 借支与报销83第六章 附则83报刊资料管理规定85保密管理制度87第一章 总 则87第二章 保密范围和密级划分87第三章保密措施88第四章 附则89档案管理办法90第一章 总 则90第二章 档案类别90第三章 文件的整理与归档94第四章 归档、编号、立卷94第五章 档案的保管95第六章 档案的调阅与利用95第七章 档案的销毁95第八章 附 则96第一部分：行政岗位流程【行政岗位一】一、资产申购流程（800元以上）1、填写申购审批单。 由申购部门或申请人填写；2、申购部门确认。由申购部门负责人签字确认；3、资产部确认。由资产部门负责人审核后签署7、意见（调配或购买）；4、行政部报批。由行政部负责审批流程的人员进行报批流程：袁主任（张总王总）顾问；5、审批通过后，复印件由申购部门和行政部分别存档，原件由资产部存档；6、购买落实。由资产部对材设部落实申购事宜；7、资产验收。由资产部与申购部门共同验收货品。填写申购审批单资产部确认申购部门确认产品验收交资产部对接采购行政部报批二、办公用品领用流程1、各部门提交领用计划。填写办公用品申领计划表，由部门负责人签字确认；每月18号之前递交行政部；2、行政部汇总各部门领用计划。行政部编制办公用品申领计划汇总表，并由行政部负责人签字确认后报领导审批；3、领用计划审批单处理。原件入机要室，复印件行政部存档8、，扫描件或传真件内交701行政人员，由701负责采购；4、办公用品领用。701集中采购办公用品后通知行政部领取；5、办公用品入库。行政部办公用品管理员进行入库登记；6、办公用品发放。行政部通知各部门按计划领取，并进行签收。日常零散办公用品统一于每周四上午9:0011:00领取。报领导审批汇总各部门计划各部门提交计划表办公用品入库到701领回办公用品领用计划传真1份到701，1份存档办公用品发放【行政岗位二】三、档案收取流程1、档案收取。各版块及部门对存档资料进行初步整理后，行政部派机要员于每周四到各版块收取；2、档案移交。由移交人和接收人双方清点并签字确认，由移交方负责人进行监交并签字确认；39、档案审阅。交接完成后，机要员将档案资料分别报送给部门领导（袁主任）、公司领导（顾问）审阅复核；4、盖章。经各位领导审阅后，加盖入机要室专用章“已校对，请入机要室”。5、档案进入机要室，待整理。部门领导审阅加盖入机要室专用章每周三通知701次日收档案每周四收取档案档案交接（双方签字）顾问审阅存档四、档案归档流程1、按公司、年份、档案类别归类；2、按照年限、序列号、机构、类别的方式编号入档；3、扫描档案文件；4、备份电子档。扫描档案编号：年限、序列号、机构、类别档归类案：机构、年份、类别备份电子档案五、档案借阅流程方式一：申请人填写档案借阅申请表领导签字（部门负责人、板块总经理）递交行政部机要员10、借出档案（复印件直接交付、原件机需要员跟踪协办）；方式二：申请在RTX提出档案借阅申请领导（板块总经理）批示申请人截图打印递交行政部机要员借出档案（原件机要员跟踪协办、复印件直接交付）；六、档案室例行工作流程1、档案收取：每周四到701、702收档案；2、档案整理：本周整理上周收回的档案，星期一、二、三扫描档案，星期四、五整理客户资料；3、档案借阅：按照规定流程，经领导审批同意后，协助各部门和各块板查询、借阅；4、档案跟踪：对当天借出的档案原件进行跟踪，并及时归还档案室；5、档案催还：对长期借出的档案及时催还，对未按时归还的，要问清楚原因；6、档案室防火、防潮等安全工作。701、702收取档案11、收取周一二三扫描本周整理上周所收档案档案整理周四五整理客户资料详见五档案借阅跟踪档案原件档案跟踪隔周催一次档案催还防火防潮档案维护【行政岗位三】七、费用报销流程1、报销人填写报销单据，本部门故责任签字确认；2、行政部流程人员报审；3、行政部根据费用走向，确定报销归属公司，进行分流将单据移交各公司财务；4、财务部通知报销人领款。报销人本部门负责人行政部行政部负责人张总总经理行政部财务部八、文件用印流程1、用印准备。由用印部门或用印人准备好用印文件，并由本部门负责人签字确认后，将文件递交行政部进行用印审批流程；2、行政部审批。由行政分管领导袁主任审批（签字/签章）；3、公司领导审批。由顾问审批（签12、字/签章），如顾问不在，可由王总或张总代签，事后知会顾问；特别重要的紧急文件需电话或短信报告顾问后方可用印；4、用印。由资产部负责人（或701印章保管人）盖章；5、返还文件。将用印后的文件返还给用印部门或用印人。流程：用印部门用印部门负责人行政部行政分管领导（袁）顾问（王总/张总）资产部负责人（或701）用印部门。用章部门行政部用章部门负责人行政部负责人张总总经理执印人行政部九、车辆/公交卡申请使用流程1、用车部门/人填写用车申请单（电子文档）；2、由申请部门负责人签字确认后发至RTX或办公QQ群；3、由行政部车辆负责人审核；4、由行政部车辆管理员调配车辆并做好记录；5、一般事务使用公交卡，紧13、急重要事务调派车辆。本部门负责人申请部门/人车辆负责人车辆调度人员十、文件审批流程1、报审申请。报审部门或报审人填写相关文件的审批单（公司发文稿纸/公文处理单/合同审批签）；2、报审确认。报审部门负责人签字确认；3、报审流程。行政办公室进行报审流程；（1）、合同类：拟办部门负责人合同部负责人顾问合同部分发；（原则上全部使用合同管理系统进行申报）（2）、工程类：各版块顾问将审批内容抄告给申报部门或申报人；（3）、人事类：人资部顾问人资部；（4）、发文类：拟办部门负责人张总王总顾问发文（原件存档，复印件给拟稿部门，用电子档形式抄送给领导）；拟办部门负责人合同部负责人行政部张总总经理行政部合同部合同14、类发文类拟办部门负责人行政部王总张总总经理行政部发文工程类各版块合同部行政部总经理行政部合同部抄告申报人考勤类各部门负责人行政部张总行政部备案人事类人品部总经理行政部人品部【行政岗位四】十一、RTX文件审批流程 1、查看RTX文件，选取需报审的文件；2、打印报审文件；3、对报审文件附“公文处理单”，并做好登记；4、报顾问审批；5、根据顾问审批意见对文件报送部门或报送人回复，并抄告审批意见。报顾问审批存 档查看RTX打印报审文件整理、登记。附公文处理单传达审批意见十二、短信发送流程1、A/B项目短信宣传：短信收集（网络部、销售部）传行政部（周三12：00之前）顾问审批 每周二、四发送发送数据统计15、统计反馈；2、鼎圣短信宣传：短信收集（鼎圣）传行政部（周三12：00之前）顾问审批每周二、四发送发送数据统计统计反馈。销售部短信鼎圣律所短信报顾问审批整理、登记。附公文处理单报顾问审批短信收集（周三）发送短信（周二、四）十三、后勤服务工作基本后勤服务工作：出行安排、机票预定、酒店预定、各类信息收集。票务、住宿事宜安排以及出行过程中突发事件处理与应对协调出行车辆接送安排、制定带队队长，并通知出行人员相关信息。落实出行相关信息：时间、地点、人物、事宜，所需安排出行安排：由订票中心短信告知当事人航班信息联系订票中心并查询班次、并预定。电话：核实当事人姓名、身份证号码。出行时间、地点。机票预定：机票费16、用报销订票中心送达的电子机票与当事人核实订票事宜按领导要求预定查询所需场电话。并预定，留下联系姓氏、电话核实需要时间、地点酒店预定：常使用的酒店及场所可签订合作协议短信通知领导预定的详细信息：时间、地点、我方预留的电话将新信息补充至对外联系表中【行政岗位五】十四、发文流程1、文件拟定。由发文部门负责拟定文件，报电子档与顾问审批；2、红头文件制作。审批同意后，拟文部门将文件电子档发至行政部，由行政部统一编号、制作红头文件；3、发文。将编制好的文件发至RTX群与两江共享群，各部门下载学习。拟定文件，并传送电子档与顾问审核QQ群和RTX群共享电子文档发文制作发文文号、调整格式、校对审批同意后，发电子17、档至行政部十五、考勤管理1、考勤周报。各部门每周五将考勤登记表交予行政部，考勤人员统计并上报考勤情况；2、编制统一考勤用表及请假、加班登记表；3、各部门自行登记请假、加班情况并由按要求由领导签字确认；4、在每月一号统计考勤，并将各部门的考勤汇总完毕，经相关领导审核交于人力资源部。分部门及公司汇总制表核查当月出勤情况每月1号导出指纹数据核查每日出勤与指纹打卡日期是否相符送公司领导审批送分管领导审批打印后送部门领导审批修改存档供年底查阅。交人资部做工资表十六、行政费用报销1、负责公司相关行政固定费用的缴纳，公司电话费当月缴纳进行相应的请款和报销流程，物管费当月支付进行相应的报销流程，其它固定费用走18、报销流程和支付缴纳流程；2、根据公司相关情况进行流动费用的请款和支付；3、统计每月所产生的固定费用以及登记行政费用、领导费用；4、查询落实每笔款项。固定费用当月结清，借款当月结清固定费用先进行报销流程，报销后进行支付；流动费用需请款则预先进行请款流程，支付后进行行报销十七、档案审阅流程1、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，立即追查；2、需审阅的文件进行初步分类，分别按公司、类别进行分类再呈送；3、检查文件的处理流程和报审意见是否同意入机要室。与合同部交接文件流程员：公司领导审阅按公司、文件类型进行分类查阅领导的批示意见若同意则加盖入机要室章返至合同部进行合同分发和整理，送至机要室；若批示19、意见和建议则返至合同部进行落实后再进行报送档案审阅流程【行政岗位六】前台工作十八、前台接待流程：1、有来访人员，热情接待，并做好登记；2、安排来访人员在茶歇区就座等候；3、通知相关部门到茶歇区进行接待；4、若来访人员需进入办公区域，由访问部门安排人员前来引领；5、若来访人员需进入高管办公室，由行政办公室派专人负责引领，并提供茶水服务；6、如遇陌生人擅自闯入办公区域，应及时阻止，保障办公区域安全。安排就坐来访人员登记通知相关部门接待如需进入办公区须带进提供茶水十九、书籍借阅流程1、公司员工均可在前台选取书籍；2、选定书籍后，在前台办理书籍借阅登记；3、借阅时间为一周，前台书籍管理员负责催还；4、20、如需续订，可再到前台办理续借登记，可再借一周；若需再借需办续借手续选好需借书籍办理借阅登记一周未还需催还归还时签字5、书籍归还时，前台负责登记归还时间。二十、邮件分发流程1、前台收到邮件后妥善存放；2、对收到的邮件做好记录；3、通知相关人员来前台领取，并签字确认；交于本人前台代签做好登记通知相关人员来领取签字确认二十一、报刊管理流程1、收到当天报纸后，及时做好分类处理；2、每天分出存档文件：商报1份 ，时报1份， 晨报1份，交档案室存档；3、每天更新报刊架报纸：时报1份，晨报1份；4、报刊到期之前，提前进行续订。到期前续订报纸分类存机要室各一份每天更新报刊架各一份二十二、行政司机出车流程1、接21、受出车任务。接收车辆管理人员派遣指令，按要求出车。2、服务、保障工作。为领导做好私人助理工作；为同事做好服务以及安全保障工作；3、信息收集。陪同出行各类餐饮、娱乐场合时记录相关信息，每月交由专人统计；全方位收集、熟悉重庆各方面路况、旅游、饮食类信息；二十三、接待流程（一）信息收集1、接待部门落实清楚接待信息，包括来访单位名称、领导姓名、职务、来访具体时间、人数、来访的目的和要求；是否安排往返机票、餐饮、住宿等；2、行政办公室与接待部门充分沟通，明确主要接待部门，相关配合部门，接待人员分工及职责，出面接待的领导和陪同人员等；3、行政办公室与公司领导充分沟通，是否安排礼仪、是否需要准备公司宣传资料22、是否需要赠送礼品、是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿等；4、行政办公室拟定接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；5、根据接待费用预算，申请接待费用。（二）人员分工安排：1、预定机票、宾馆房间；2、安排接待车辆及司机，明确司机责任及负责工作内容；3、预定用餐地点；4、安排接待人员，明确接待地点、时间、流程、事项。5、安排陪同人员，包括嘉宾中途用餐完毕后引导其休息等事项；6、安排接待值班人员；7、安排具体休闲娱乐活动；8、安排送机人员；9、接待费用结算；10、总结接待活动。第二部分：行政管理制度规章制度制定程序管理规定第一章 总 则第一条 为使公司各项规章制度的制定有据可依，根据国家23、法律、法规和公司实际，特制定本规定。第二条 本规定中的规章制度，是指由公司制定的、在公司内普遍适用的、具有约束力和强制力的规范性文件。第三条 公司人资部负责组织起草并审核公司各类规章制度草案，负责组织修订各类规章制度；各职能部门负责与本部门职能相关的管理制度草案的起草。第四条 制定公司规章制度必须以国家相关法律、法规为依据，并结合公司实际，不得与国家法律、法规和公司章程相抵触。第五条 本制度适用于公司本部，其他关联板块参照执行。第二章 制度计划的编制第六条 公司制定规章制度应编制年度规章制度订立计划。第七条 公司各职能部门因工作需要制定制度的，应在每年年末订立计划并提交人资部。人资部对各部门上24、报的计划进行汇总，编制年度规章制度制定计划的草案，逐级上报，经公司领导审定后实施。第八条 承担制度起草任务的公司各职能部门必须按照年度计划要求完成起草任务，因特殊情况不能按时完成的，必须向人资部作出书面说明。第九条 因特殊情况需要调整年度计划的，由人资部再报经公司分管领导审定后组织落实。第三章 制度草案的起草第十条 规章制度的草案应当由提出计划的相关部门负责起草；内容涉及两个以上部门的，应当由提出计划的部门会同相关职能部门共同起草；综合性的制度由人资部组织有关部门起草。第十一条 规章制度的起草可以组织专门小组，也可指定专人，人资部对起草工作及时进行指导。第十二条 各部门起草规章制度，必须符合下25、列要求：（一） 起草的规章制度不得与国家法律、法规和公司各章程相抵触；（二） 起草的规章制度必须符合公司实际和发展情况，切实可行；（三） 起草的规章制度应结构规范、条文清晰、逻辑严密、概念准确、语言精练。第十三条 制度起草过程中，起草部门应当充分征求相关部门的意见，做好沟通协调工作，对意见分歧较大的内容，应在上报制度草案时予以说明。第十四条 制度草案拟定后，各起草部门应写出草案的起草说明。起草说明一般包括以下内容：（一）制定的必要性。主要说明某方面的管理现状、存在问题，制定这方面管理规范所要达到的目的。（二）制定的依据。主要说明所依据的法律、法规、政策及公司现行的相关制度、规范等。（三）起草的26、过程。主要说明起草过程中征求意见、调查研究和沟通协调的情况。（四） 主要内容说明。（五） 相关部门意见。第十五条 各职能部门所起草的制度草案，须经本部门分管领导审阅后，交人资部统一审核，合同资产部参与配合审核。第四章 制度草案的送审第十六条 人资部收到制度草案后，应及时审核、修改并征求有关部门意见并报送领导批阅；对不符合本规定要求的制度草案应予以退回，并要求其按规定重新起草。第十七条 对在意见征询中无原则性分歧意见的制度草案，经人资部经审核并协调后仍未能取得一致意见的，人资部应提出审核意见的说明，报请公司领导审议后决定。第五章 制度草案的评审第十八条 制度起草、修订须由起草部门负责人或起草人员27、作起草、修订说明；由人资部经理或审核人员作审核意见的说明。第十九条 制度需由人资部报送公司领导审批，并组织由各部门领导参加的制度讨论会，由起草部门按会议提出的要求进行修改。第二十条 制度草案经修改后逐级上报，经公司领导签发后生效。第六章 生效制度的印发第二十一条 经评审通过，并经公司领导签发的规章制度，须由行政办公室印发。第二十二条 制度文本应根据制度的适用范围随公司通知性文件印发至年相关部门和人员，文件的领导签发之日即为制度的正式印发之日。第二十三条 尚待进一步补充、完善的规章制度，可采用“暂行”或“试行”方式印发，其效力与其他制度等同。第二十四条 制度的生效日期应在制度附则中予以明确。第七28、章 制度修订与废止第二十五条 制度印发后，负责起草并组织实施的部门应当每年依照法律、法规、政策以及公司实际情况进行一次清理，如与现行的规定不符，应提出修改或废止的意见并报人资部。第二十六条“暂行”或“试行”制度印发后，负责起草并组织实施的部门应根据制度实际运行情况，适时进行修订。第二十七条 规章制度的修订或废止应按制度制定程序办理；人资部应及时对各部门修改的部分内容报批报审，并每年一次对公司增订和修订的规章制度进行综合汇编。第八章 附 则第二十八条 本规定由行政办公室负责解释和修订。第二十九条 本规定自印发之日起施行。金钥世集团行政办 2012年X月X日会议管理办法第一章 总 则第一条 为规范29、公司会议的操作程序，确保各类会议有序、高效、圆满地举行，特制订本办法。第二条 本办法中会议，是指公司领导及各部门举行得各类会议。本办法中会议室，是指公司专用的大、小会议室。行政办公室为会议管理的归口管理部门，其他相关职能部门为协办部门。第三条 本办法适用于金钥世集团，其他公司板块可参照执行。第二章 会议类型第四条 一类会议，指由最高领导组织召开的重要会议或公司集大型会议：(一)年会；(二)员工大会；(三)行政办公会，指公司召集各部门领导每周（每月）定期召开的行政办公例会；(四) 中高层培训会，指公司每周日定期举办的中高层培训会（包括内训和外训）；（五）其他重大会议。第五条 临时会议是指领导临时30、召集的相关会议。 第六条 年会等各类员工大型会议由行政办公室和相关职能部门拟订会议方案，报分管领导审核，总经理或以上领导审批后实施。并根据拟召开会议性质、重要程度确定并进行相关安排、准备及服务。第三章 会议准备、服务第七条 参会单位和部门应按会议要求进行相关准备。参加定期行政办公会议各部门必须将周工作完成情况、工作计划以及会议议题分别在当周五前，以电子邮件的方式发至公司行政办公室，由行政办公室统一汇编制作会议PPT。第八条 行政办公室或相关职能部门应按照会议性质、标准，拟订具体实施方案，方案应包括以下内容：(一)会议名称、时间、地点、主题、主持人及议程等；(二)拟邀请嘉宾；(三)用餐标准； (31、四)交通工具安排；(五)娱乐活动安排；(六)会务人员；(七)费用预算；(八)其它根据会议性质须明确的事宜。第九条 行政办公室或相关职能部门根据领导审定的方案，做好以下准备工作：(一)安排专人负责会务工作；(二)拟发会议通知，确定会议人数；(三)确定会议场地； (四)准备会议资料：包括参加会议人员名单、议程安排及其他会议资料；(五)会场布置：包括会场导引牌、领导席桌牌和话筒、员工席桌牌、演示板、纸笔、投影设备、鲜花以及签到册等相关用品的准备；(六)用餐安排：包括确定用餐场地、桌数、标准、菜单及准备席笺等；(七)娱乐活动安排：包括自办文艺演出或专业文艺演出以及其它休闲娱乐活动的安排，由相关部门协办32、；(八)邀请嘉宾，各相关部门配合；(九)车辆安排；(十)采购礼品或果品； (十一)摄影、录音安排；(十二)相关费用的申请；(十三)其它根据会议性质需要安排的事宜。第十条 行政办公室应根据会议需求选择性地做好会议服务工作： (一)安排专人负责签到； (二)发放会议资料； (三)安排人员车辆迎送嘉宾； (四)安排用餐； (五)安排娱乐活动； (六) 发放礼品和果品； (七) 根据要求，做好会议记录。第四章 会场管理第十一条 会议室的配置包括会议桌椅、演示板、书写笔、视听设备、话筒、空调、换气扇、烟缸及等。应根据具体会议的规格、性质和需要进行布置，主要包括会标、盆栽植物、桌牌等。第十二条 管理人员职33、责(一)每天对会议室进行保洁、整理；(二)每次会议后立即清扫、整理；(三)每天对盆栽植物进行养护并定期更换；(四)每天检查设施设备，发现问题立即酌情处理；(五)每天检查物品的备用情况，根据需要随时补充；(六)做好会议室的使用登记与安排；(七)根据会议要求，做好会议室的布置工作；(八)做好会议的保密工作；(九)做好会议室的安全防范工作。第十三条 管理要求 (一)场地和设施设备整洁、摆放有序；(二)盆栽植物美观、养护得当；(三)设施设备完好、有效；(四)消耗性物品不短钝；(五)会议室的安排合理有序、不冲突；(六)会议室的布置快速、周到、规范；(七)安全防范工作周密、细致。 第十四条 行政办公室对会34、议室进行有效管理。各部门拟召开的重要会议应提前1天将会议名称、规格、时间、人数及相关要求通知行政办公室，临时会议召开需提前15分钟到公司前台处登记。 第十五条 行政办公室根据各部门预约的会议时间、规格、人数等因素，视先后、轻重、缓急进行统筹安排，合理调配，并将确定的会议室地点及时通知相关部门。 第十六条 如遇会议时间、场地重叠，无法按照要求作出安排的，行政办公室应及时与相关部门联系，以作出相应调整或另行安排。第十七条 使用会议室的部门及员工应正确使用并爱护会议室的设施设备，发生问题应及时与行政办公室联系，同时应自觉保持会议室的整洁，不随意丢弃烟蒂、杂物等。第五章 会议纪律第十八条 参加大会人员35、应按规定提前到达会场并签到，按指定区域有序入座。第十九条 参加大会人员应当将手机、呼机关闭或置于震动状态，并自觉维护会场秩序。第二十条 应参加大会人员如因特殊情况不能到会或需中途离开的，须按规定向所属部门及公司领导请假。第二十一条 参会人员应配合会议安排，参与会议各项环节，不得大声喧哗，扰乱会场。 第二十二条 会议结束后，行政办公室负责整理会议纪要。会议纪要应力求全面、客观、准确，经领导审批和签发。 第二十三条 与会人员和工作人员，不得泄露有关会议内容或将会议材料外借。第二十四条 与会人员或相关部门应根据会议决议，严格落实工作。人资部负责督办和反馈第六章 附 则第二十五条 本办法由行政办公室负36、责解释和修订。第二十六条 本办法自印发之日起施行。 金钥世集团行政办 2012年X月X日 工商登记事务管理规定第一条 为加强公司的工商登记事务管理，提高办事效率，本着“合法、快捷、有效”的原则，结合公司实际，特制定本规定。第二条 本规定中的工商登记，是指公司在法定部门，经过法定程序，办理设立、变更、注销登记。第三条 行政办公室为公司工商登记事务的归口管理部门，负责公司工商登记的相关事宜和关联板块工商登记的指导、监督和管理。第四条 公司的设立登记应依据公司股东会决议办理。（一）公司设立登记时应注意以下几点：1、名称。公司的名称应由字号（或商号）、行业和组织形式三部分要素组成，并冠以所在地行政区划37、名称。2、经营范围。公司的经营范围为房地产的开发与经营，如有可能，应尽量扩大到房地产开发的其他相关领域，如建筑材料的销售等。3、资质。在工商局合理登记时，公司的经营场所应是固定的自有或租用的房屋、场地。在合理登记当地，有自有房的，应以自有房作为经营场所；无自有房的，可租赁场地作为经营场所。5、注册资本。根据项目的开发经营需要，由股东会确定。（二）公司设立登记时应提交的材料：1、公司董事会签署的设立登记申请书；2、全体股东指定代表或者共同委托代理人的证明；3、公司章程；4、具有法定资格的验资机构出具的验资证明； 5、股东的法人资格证明或者自然人身份证明； 6、载明公司董事、监事、经理的姓名、住所38、的文件以及有关委派、选举或者聘用的证明； 7、公司法定代表人任职文件和身份证明； 8、企业名称预先核准通知书； 9、公司住所证明； 1O、法律、法规规定公司设立登记必须报经审批的有关文件。 (三)公司设立登记应遵循的操作程序： l、向工商行政办公室门申请企业名称预核准； 2、取得有效的验资报告； 3、将以上材料报请当地工商行政管理局审批； 4、补充相关材料； 5、取得相关证照。(四)各关联板块在设立登记完成后，应将在工商设立登记过程中所涉及到的所有资料及营业执照原件报公司行政办公室进行存档，自行备份相应复印件。第五条 公司的变更登记应依据公司股东会、董事会决议办理，变更登记时应注意： (一)变39、更登记应依法办理； (二)各关联板块在变更登记前，应事先报公司股东会或董事会审核，并按规定程序办理； (三)各关联板块在变更登记完成后，应将在工商变更登记过程中涉及到的所有资料及变更后有关证照的原件报公司行政办公室进行存档，自行备份相应复印件。第六条 公司的注销登记应依据公司章程、股东会决议办理，注销登记时应注意： (一)注销登记应依法办理； (二)各关联板块在注销登记完成后，应将在工商注销登记过程中涉及到的所有资料报公司行政办公室进行存档。已注销公司的所有文件、档案资料均应移交公司行政办公室统一归档处理。第七条 公司在办理工商登记后，相关的税务登记证、组织机构代码证、资质证、统计证、银行账户40、以及包括公司章、法人章、财务章、合同专用章在内的所有印章的刻制，均应及时按规定手续办理。有关证照的年检手续，应按规定时间及程序办理。第八条 本制度适用于金钥世集团其它公司板块可参照执行。第九条 本规定由行政办公室负责解释和修订。第十条 本规定自印发之日起施行。金钥世集团行政办 2012年X月X日经济纠纷处理规定第一章 总 则第一条 为公司的合法权益，规范经济纠纷的处理工作，本着“实事求是、公正合法”的原则，根据相关法律、法规，结合公司实际，特制定本规定。第二条 本规定中的经济纠纷，是指公司在经营活动中，与合作方或经营业务相关当事人在合作、合同履行过程中发生的意见争执。第三条 合同资产部为公司经41、济纠纷处理的归口管理部门，负责公司经济纠纷的处理，负责律师的委托和手续办理，负责指导、协助各分、子公司经济纠纷的处理工作。第四条 本规定适用于金钥世集团，其他公司板块可参照执行。 第二章 处理程序第五条 各职能部门发生经济纠纷时，应及时将经济纠纷的详情向部门领导及分管领导汇报，并将事情经过、初步处理意见及相关的证据、资料报公司资产合同部汇总。第六条 资产合同部应及时对上报材料进行初审，提出初步处理意见报领导审定。第七条 资产合同部应根据审定意见，进行纠纷的处理工作，并随时汇报纠纷处理的进展情况。第八条 在协商无效的情况下，应做好仲裁或诉讼的准备。在进入仲裁或诉讼阶段前，必须向最高领导汇报。根据42、领导的指示，在尊重事实、遵守法律的前提下，有理有据地开展仲裁或诉讼工作。第九条 纠纷处理结束后，具体经办部门应写出纠纷处理报告，说明纠纷产生的原因、处理经过、最终结果及经验教训，报公司最高层领导人审阅后，交公司行政办公室统一归档管理。第三章 奖 惩第十条 纠纷处理过程中，因员工责任心原因而使公司财产及声誉受到损失的，公司应追究当事人的经济及行政责任；为谋取私利而与对方当事人恶意串通，使公司遭受重大损失的，公司在追究当事人经济及行政责任的同时，应提请司法部门追究其刑事责任。第十一条 凡在经济纠纷处理过程中表现出色，为公司挽回或减少各类损失的员工，公司应给予精神或物质、方面的奖励。第四章 附 则第43、十二条 本规定由行政办公室负责解释和修订。第十三条 本规定自印发之日起施行。 金钥世集团行政办2012年X月X日 商标事务管理办法第一章 总 则 第一条 为充分发挥金钥世集团(以下简称公司)的品牌优势，维护公司权益，规范公司商标管理工作，根据商标法等相关法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。 第二条 本办法中的商标，是指能够将自然人、法人或其他组织生产、制造、加工、拣选、经销的商品或提供的服务区别开的可视性标志，包括文字、图形、字母、数字、三维标志和颜色组合，以及上述要素的组合。 第三条 金钥世集团行政办为公司商标注册、使用、变更、续展、转让以及商标保护等事宜的归口管理部门。 第四条 本办法44、适用于金钥世集团，其他公司板块可参照执行。第二章 商标的设计 第五条 公司行政办公室负责联系商标设计公司，按商标设计要求拟定商标设计方案，在规定的时限内组织设计，并附设计说明。 第六条 商标设计的原则是：以公司现有注册商标为基础，充分体现公司的企业文化、经营理念、价值标准及行业特征，最大限度利用商标组成要素，使之美观、大方、寓意、醒目。 第七条 商标设计方案完成后，行政办公室应组织公司各部门，及时落实商标设计方案的评审事宜。 第八条 评审后的商标设计方案须报经公司相关领导审定。第三章 商标的注册第九条 设计的商标经审定后，由行政办公室负责办理注册事宜。行政办公室可委托具有商标代理资格的代理机构45、，具体办理商标注册手续，并负责提供注册所需的相关资料。 第十条 公司所属其他板块也可根据本板块实际，申请注册其特有的商标。其商标的设计方案须报领导审查，由对其有效性和可行性提出意见。审定后的商标可由行政办公室协助办理注册手续。 第十一条 商标注册的主要范围：房地产及相关行业、领域，公司计划涉足的行业、领域，对目前各类已注册商标的保护性注册等。第四章 商标的使用第十二条 商标使用的范围(一) 金钥世集团及其他板块的房产品和其他相关产品；(二) 金钥世集团及其他板块提供的服务项目；(三) 金钥世集团及其他板块对外广告宣传活动及相关宣传用品；(四) 金钥世集团及其他板块资产，包括房屋、车辆、办谷用具46、等。第十三条 金钥世集团及其他板块均应使用公司已注册的商标系列及其它经批准使用的商标，并根据本办法规定的商标使用范围和公司统一要求，准确标注或印翻公司商标。 第十四条 所有使用公司商标的各单位(部门)应遵章守法，在充分、合理、有效使用的同时，应维护公司商标形象，如有损害公司商标形象的情况发生，公司将视情节轻重，追究有关部门或人员相应的责任。第五章 商标的保护第十六条 公司所有员工均有义务关注公司商标的使用情况，发现有其他单位未经允许擅自使用公司已注册商标的，应立即向金钥世集团行政办和有关领导报告，并协助调查解决。 第十七条 公司所有员工均应履行对公司尚未注册商标的保密义务。如有泄露公司商标注册47、秘密的，公司将视情节轻重，予以处分。 第十八条 金钥世集团行政办应根据商标的使用情况，及时组织参与省内著名和国家驰名商标的评选活动。 第六章 附 则第十九条 本办法由行政办公室负责解释和修订。第二十条 本办法自印发之日起施行。金钥世集团行政办 2012年X月X日办公环境与秩序管理规定第一章 总则第一条 为了维护公司正常的办公秩序，使全体员工有一个良好的办公环境，树立企业整体形象，培养运作规范、文明高效的工作作风，确保日常业务和公务活动正常进行，特制定本制度。第二条 本办法适用于金钥世集团，其他公司板块可参照执行。 第二章 办公区域环境管理要求第三条 环境管理的要求：1 清洁人员应在员工上班前和48、下班后做好日常保洁工作；2 地面（地毯）保持整洁，无污迹；3 天花板、墙面、墙角保持无灰尘，无蛛网；4 会议室保持整齐、洁净，茶具充足，并及时清洗、消毒，做到无污渍；5 洗手间保持空气清新，无异味，场地整洁，卫生用品齐全，不断档；6 门窗、走廊、楼梯、踢脚线、空调送风口等部位保持无灰尘、无污迹；7 窗帘、垃圾筒、灯具、电源开头及插座等设施保持无破损、无尘垢；8 办公设施设备摆放整齐，无灰尘、无污迹；9 各办公室的茶具按时清倒，无遗漏；10.绿化植物无灰尘，花盆内无茶叶、烟蒂等杂物。11办公垃圾和洗手间垃圾及时收集，做到无积压。（二）绿化管理的要求：1 观花、观果、观叶植物相结合；2 高、中、低49、档植物相结合；3 大、中、小型植物相结合；4 常青类与季节类植物相结合；5 根据工作需要和区域要求进行布置；6 绿化植物无灰尘、无异味、无虫害、无枯败叶，修剪美观；7 费用适当。第四条 绿化管理可根据实际需要采用自管型或租摆型的方式：（一）自管型绿化管理需自行采购绿化植物及相关用品，并对绿化植物进行日常养护和定期更换。（二）租摆型绿化管理则聘请绿化公司进行绿化布置、养护和更换。行政办公室应对绿化租摆合同的履行进行监督，确保租摆植物的品种、数量、质量、养护、更换周期符合合同的要求。第五条 由行政办公室统一管理环境管理用品，用品领用应根据工作需要填写领用单，本着合理、节约的原则，经后行政办公室审核50、后领取。第六条 各部门员工应协助做好环境管理工作，自觉保持办公场地清洁，爱护绿化植物，主动进行节日卫生大扫除。第七条 行政办公室对清洁工作进行不定期检查，发现问题及时整改。第三章 办公区域安全管理要求第八条 消防安全管理（一）行政办公室应定期组织消防安全学习，开展多种形式的消防安全宣传教育。（二）行政办公室应按照消防法规的要求，对消防设施设备的配置情况进行检查，发现问题立即整改。（三）行政办公室应对消防设施设备的性能情况经常进行检查，确保消防监控系统、消防栓、灭火器具等完好、有效，消防通道畅通，消防标识清晰、准确。（四）办公区域严禁存放易燃易爆物品。（五）发生事故应立即采取相应措施。第九条 防51、盗安全管理（一）财务部、计算机房、档案室等重要部门应安装防盗门窗；出入口及其他重要部位应安装闭路电视安全监控系统或其他安全报警设施。（二）公司员工不得在办公室存放私人贵重物品或大笔现今，离开办公室（室内无人）应随即锁门。（三）会议室应有专人负责管理，无会议时应锁门。（四）财务人员外出存取大额现金时，应不少于二人；财务管理部门在保险柜存放过夜的现金应控制在规定范围内。（五）公司印信须存放在保险柜内或其他安全的地方，财务专用章和法人代表人印章应分开存放。（六）公司车辆使用人在停放车辆时应关窗锁门，车内不宜存放贵重物品。（七） 公司员工及外来人员携带大件物品或办公设备离开公司，须持有行政办公室开具的52、出门单。第十条 用电安全管理（一）公司办公区域配置设施设备应根据配电容量，并留有余地。（二）公司员工使用各类设施设备时，应遵守相关的操作程序和要求，禁止违规操作以保障用电安全。（三）维修人员在维修各类电力设施设备时，应严格按照安全操作规程操作。（四）公司员工不得在办公室私拉电线，不得擅自使用电热器具；下班时应切断办公设施设备的电源。第十一条 其他相关事项（一）员工应佩带有效证件进入公司办公区域，外单位人员进入办公区域，应在门卫处登记，并遵守引导人员的指引。（二）公司实行值班制度。工作日值班人员负责工作日的安全防范工作，下班时应检查办公室门窗及电源的安全情况，并做好值班记录。如值班人员下班时仍有53、员工在加班，则须做好交班工作。节假日及双休日值班人员负责节假日及双休日的安全防范工作，发现情况应及时报告或处理，并做好值班记录。（三）行政办公室应定期检查各类安全防范设施的完好情况和安全防范措施的落实情况，发现问题及时整改。（四）各类安全问题由行政办公室根据原因、性质、后果、等因素负责处理 ，必要时向领导报告。第四章 办公环境次序第十二条 严格遵守公司劳动纪律和作息时间规定，工作时间不得无故脱岗、串岗、聊天、睡觉，严禁看小说、杂志、吃东西；不得在办公区域内大声喧哗、嬉笑打闹，自觉维护办公次序。第十三条 工作时间拨打、接听电话应剪短扼要，用于礼貌，语音适度，严禁闲谈。第十四条 工作员工个人物品应54、摆放整齐有序，保持台面清爽、美观，开关抽屉动作要轻，爱护公用物品。不得随意挪用他人物品、翻看他人文件资料。隔离板、墙面不得粘贴图画、饰物等与工作无关的物品。第十五条 为了避免影响他人，各部门接待客人应安排在接待区，不得带领无关人员进入公司。第十六条 不得在就餐区以外的区域，上班时间不得吃零食。第十七条 严禁在办公区域内（含茶水间、厕所内）吸烟及乱扔烟头，需吸烟者自觉到楼梯间（消防通道）吸，烟头放到垃圾桶内。第五章 仪表仪容规范 第十八条 员工上班应注意仪容仪表，着装干净整洁，稳重大方；头发清洁、梳理整齐，不留过于怪异的发型，上班时间不准穿拖鞋（含拖鞋式凉鞋）。第十九条 在隆重、庄严的对外社交场55、合，男同志须着西服或衬衣、系领带，穿黑色或深色皮鞋；女同志须着职业套装，化淡妆。 第二十条 前台作为公司窗口部门的工作人员，必须时刻精神饱满、坐姿端正。接听电话语气亲切、口齿清除，用于标准。接待客人要礼貌、周全。客人来访应 及时通报，进入领导办公区域。第六章 附则第二十一条 本办法由行政办公室负责解释和修订。第二十二条 本办法自印发之日起实行。 金钥世集团行政办 2012年X月X日办公用品管理制度第一章 总 则第一条 为加强公司办公用品的管理，保障后勤服务，更好地控制成本，节约办公费用，明确管理职责，根据公司实际情况，特制定本制度。第二条 本制度中的办公用品，分为办公设备用具、办公文具用品、办56、公耗材三类。第三条 本制度适用于金钥世集团，其他版块可参照执行。第二章 管理职责第四条 行政办公室为公司办公用品的归口管理部门，统一负责公司各部门的领用计划汇总、验核入库、保管、领发并记录等工作。第五条 行政办公室办公用品保管员负责办公用品的入库核验、保管和领发、并做好登记工作。第六条 使用部门(使用人)负责对自用办公用品的保管、使用。第三章 办公用品的购置第七条 公司的采购工作由负责采购的版块执行，于每月15号提交部门领导审批后的月办公用品领用计划表，由行政部审核，并于18号前报领导审批后，报负责采购板块进行采买。次月由行政部到负责采购的版块按照上月提交的月办公用品领用计划表（见附表1）领取57、物资，并根据各部门提交的计划进行发放。紧急物资采购由各板块行政办公室审核计划并报领导审批同意后采办。第八条 办公设备用具的购置与配给(一)公司所属各部门根据工作和业务需要，单价在800元以下的办公用品申购，以部门为单位填报办公用品申请计划或报告，交行政办公室负责办理审批手续。（二）购置单价在800元以上的办公资产属固定资产，参照公司固定资产管理规定审批程序办理。申购流程：填报固定资产申购审批表（见附件2），由申购部门负责人签字确认，经资产部负责人审核和行政分管领导审核，再由财务总监审批，最后报总经理审批； (三)所订购的办公设备用具到货后，行政办公室办公用品保管员应按相关申购表进行验收，核对品58、种、规格、数量与质量。并负责将属于固定资产的办公设备用具的产品说明书、保修单等有关资料送档案室。(四)办公用品保管员负责办理使用部门 (使用人)的领用手续，并进出库登记，写明物品的名称、规格、单价、购买日期、使用人等。(五)员工因离职、调职等退回的办公设备用具，由办公用品管理员协助人力资源品质部办理；使用转移手续或验收入库。 第九条 办公文具用品分为消耗品和耐用品二种。 (一)消耗品：铅笔、圆珠笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、案卷封皮、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子等；(二)耐用品：电话机、签字笔、荧光笔、修正液、电池、直尺、剪刀、美工刀、订书机、打孔机、文件夹/架、打码59、机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥等。 第四章 办公用品的使用和管理第十条 办公设备用具的使用和管理(一)办公设备用具的购买、配置、领用、维修与保管等管理过程，行政办公室均须用电子档和纸质档进行登记。(二)各使用部门(使用人)对其所使用的办公设备用具，实行“谁使用，谁保管的原则，要防止被盗、被挪用或污染与破损，不得擅自移交或委托他人代为保管。 (三)办公设备用具因破损、污染后需要维修或清洗的，应由使用部门(使用人)与行政办公室联系，由管理员负责联系各项维修与清洗事宜。(四)经专业部门检验，确认办公设备用品已经没有维修必要时，应由使用部门申请，经行政办公室主任审核后，报行政分管领导审核，再60、报财务总监审核，最后报领导审批后予以报废处理。办公用品管理员负责办理有关报废手续：属固定资产的办公设备用具，按照固定资产管理规定办理。(五)因使用或保管不当等原因，造成办公设备用具破损、丢失的，视情节轻重，使用部门(使用人)应承担相应赔偿责任。第十一条 办公文具用品的使用和管理(一)各部门(人员)需领用办公文具用品时，应到办公用品保管员登记并签字。(二)办公文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管的用品，如圆珠水笔、橡皮擦、直尺等。部门领用指本部门共同使用的用品，如打孔机、订书机等。(三)管理品自第二次领用起，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。 (四)人员离职时，应61、将剩余办公文具用品移交行政办公室。(五)办公用品保管员必须清楚地掌握办公文具用品库存情况，要求摆放整齐。第五章 附 则第十二条 本制度由行政办公室负责解释和修订。第十三条 本制度自印发之日起施行。附表一 月办公用品领用计划表 部门： 填表日期：序号品名规格单位申请数量实领数量签字及日期备注附表二 月份办公用品领用计划汇总表日期： 制表：序号品 名规 格单位单价 （元）各 部 门数量小计金额（元）金钥世集团库存701库存备 注行政办公室人品部法资部财务部销售部优纳科技合 计：复核：审核：审批 金钥世集团行政办 2012年X月X日接待工作管理办法第一章 总 则第一条 为进一步规范公司公务接待活动管62、理，提高公司接待水平，树立公司形象，服务公司中心工作，根据公司工作目标完成的相关精神，结合我公司实际情况，特制定本规定。第二条 接待工作的原则是：热情周到、讲究礼仪、俭省节约、统一协调。 第三条 本办法所指“公司接待”是指上级领导或合作伙伴、相关公司人员赴本公司检查、指导、洽谈等公司公务活动期间应有的公务接待活动，公司内部活动需要开展的接待安排、协调和服务工作。第四条 本制度适用于金钥世集团，其他公司板块可参照执行。第二章 管理职责第五条 行政办公室为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。第六条 公司行政办公室负责63、审定接待计划、协调有关接待事项，审批接待费用。 第三章 类型与标准第七条 本办法所指接待对象，按来访事由不同，主要分成以下几种类型：(一) A类接待1、政府职能部门、行业主管部门及下属单位领导；2、贸易合作伙伴公司总经理级别管理人员；3、其他特殊情况下公司主要领导交待人员的公司接待。 (二) B类接待l、上级主管单位一般工作人员； 2、其他合作伙伴业务部门经理级别的管理人员；3、应邀前来参加公司会议、活动的各级领导、专家、新闻记者等。 (三) C类接待 1、与工作相关的企业、客户、社会团体等来访人员 2、来公司洽谈工作的相关工作人员， 3、其他来访客人。第八条 用餐标准（一）A类接待：原则上就64、餐费控制在2000元以内；B类接待：原则上就餐费控制在1000元以内；C类接待：原则上就餐费控制在500元以内，各档次酒水标准由公司领导根据实际情况确定。一般工作人员以工作餐形式接待，标准每人每次不超过30元；本单位会议用餐等原则上按30元/人以内的标准订餐。遇特殊情况接待标准由相关主要领导确定，但事后应作出说明。（二）餐饮和住宿招待原则上应安排在公司的定点酒店。凡因工作需要，在本地非定点酒店消费的，须报行政总经理或以上领导审批，餐饮招待由招待部门自行安排，住宿招待由公司行政办公室统一安排。（三）严禁在就餐场地拿烟酒，招待所用酒、香烟、礼品一律由公司礼品部根据实际情况提供。严格控制陪餐人数，原65、则上接待5人以内由1-3人陪餐，接待4至8人可由2-4人陪餐，接待8人以上，可由3-5人陪餐。（四）公司的一切接待活动结束后，相关经办人应于第一时间通过RTX交流平台将接待情况简要向公司领导汇报，汇报内容包括整体接待流程、接待费用、接待对象反映的意见建议等接待情况。第九条 住宿标准（一）原则上安排在签约酒店。总经理级（公司高管及总经理级别以上）领导安排豪华单间，经理级（公司业务经理、部门经理）领导安排单间，其他陪同人员安排标准间（二）公司领导出面接待的重要来宾住宿，由行政办公室根据需要安排，费用的承担与标准根据需要确定。第十条 用车标准： (一)一般公务来访，根据情况需安排用车的，由行政办公室66、统一调度； (二)对列入计划的重要来宾用车应优先予以保证，车型、驾驶员、用车天数等内容应事先在接待计划中明确。第十一条 接待规格（一）接待申请审批。接待负责人应提前通过RTX平台提出接待申请，经公司领导审批后执行。其他来宾根据情况由相关人员接待。 （二）如遇特殊情况相关领导应临机处断，事后应在第一时间向相关主要领导做出合理解释和说明。（三）因工作需要赠送礼品的，需由经办人提前向公司领导提出申请(礼品名称、数量)，经公司领导批准后由礼品部统一办理。为降低成本，接待用烟、酒由公司按接待规格统一安排。（四）在具体招待过程中，实际招待内容发生变化的，应请示分管副总经理同意。各类招待突破计划标准的，事前67、应经分管副总经理批准，事后须及时补办报批手续。 第四章 计划与准备第十二条 行政办公室在接到公司领导通知或相关单位重要来访预约时，应在来访接待登记表(见附件1)中作登记。对重要来宾接待，须在详细了解接待要求的基础上拟定接待计划，排出日程安排表，报分管领导审定后及时通知相关部门和领导；对一般来宾酌情安排业务对口部门接待； 第十三条 公司各部门在接到重要来访预约后，须填写接待申请单(见附件2)报行政办公室，并协助拟定接待计划。对时间紧迫的临时重要接待任务，可先在电话中请示，并经相关领导同意，在完成接待后补办手续。 第十四条 重要来访接待计划应载明以下内容： (一)来访目的：公务来访、参观、参加会议68、或其他。 (二)来宾基本情况 1、来访单位名称、领导姓名、职务等； 2、来访具体时间、人数，当地陪同来访的领导和人数； 3、来访的目的和要求； 4、在本地逗留的天数。 (三)具体接待安排 1、明确主要接待的部门，相关配合的部门，接待人员分工及职责，出面接待的领导和陪同人员； 2、参观线路或洽谈、举行活动的场所； 3、费用预算。 第十五条 重要接待计划还应考虑以下内容： (一)是否安排车辆接送； (二)是否需要会场布置，包括花卉、烟茶、音响、投影、领导席笺、横幅等； (三)是否制作欢迎牌、指示牌； (四)是否安排礼仪； (五)是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿； (六)是否安排摄影摄像； (七)69、是否需要准备公司宣传资料； (八)是否宴请，包括宴请时间、地点、参加人员、标准； (九)是否安排住宿，是否在房内放置鲜花水果； (十)是否安排游览、购物、娱乐； (十一)是否需要赠送礼品； (十二)其它需要说明的事项。 第十六条 对重要参观来访，主要接待部门应按计划落实参加会晤的领导、陪同人员、会晤时间及场所。确定来宾访问路线并检查相关设施，确保电梯安全完好，环境、楼道、洗手间清洁，欢迎牌的设置和内容正确，摄像机、照相机电源充足。 第十七条 对重要公务来访或会议来访，主要接待部门应根据计划和来宾要求，提前预订好来宾下榻的宾馆；根据计划预订宴请的酒店；依据所定用餐标准，以既迎合来宾地方口味，又体70、现本地菜肴特色的原则审查菜单，安排烟酒、饮料根据计划确定游览路线、购物商场、娱乐项目；定制礼品要保证质量。 第十八条 对大型会议或活动的来访接待，主办部门应事先准备公司简介等相关资料；检查会场水电、桌椅、投影仪、音响等设施；安排礼仪人员，准备签到册、名片盒等。 第十九条 行政办公室按接待人数调度安排接待所需车辆，留有余地，保证车辆清洁，安全性能良好；公司车辆应服从行政办公室的统一调度。第五章行为规范第二十条 接待礼仪 (一)仪表：面容清洁，衣着得体； (二)举止：稳重端庄，从容大方； (三)言语：语气温和，礼貌文雅；(四)态度：诚恳热情，不卑不亢。第二十一条 接待程序中要注意把握迎候时间，提前71、等候于公司门口或车站机场；接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序；接受名片时，要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中；过走廊时，通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”；进电梯时要告诉客人上几楼，让客人先进，先出；客人落座后，要以双手奉茶，先客人，再主人，先领导，后同事；送客时根据身份确定规格，若送至大门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。 第二十二条 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密接待中既要熟练介绍公司情况，又要注意内外有别，严守本单位商业机密；对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。 第二十三条 接待中应厉行节约，精72、打细算，不摆阔气，不讲排场，不奢侈浪费。第五章 接待费用与信息反馈 第二十四条 业务招待完成后，招待人员应凭业务招待申请单及时办理报销手续。1、公务接待一律采用现金方式支付。费用报销必须由经办人办理相关程序，发票上必须由经办人、公司领导签署意见，经领导审核后方可报销。每月底由资产部对当月接待费进行核对，并在月度工作会上由人资部进行通报。2、需要为外来客人提供住宿的，须由经办人在RTX平台向公司领导提出申请(要清楚具体填写：宾馆名称、规格标准、居住天数、房间数)经办人、公司领导批准后由行政办公室统一办理。第二十五条 信息反馈1、重要接待任务完成后，接待人员应收集客人的意见、建议，总结本次接待工作73、中的经验教训，提出对今后接待工作的改进意见，并填写来访接待情况反馈单(见附件3)，3天内交行政办公室。 2、接待人员应及时撰写重要来访信息稿交策划部；将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有关部门和分管领导。第六章 违规处罚1、事前未按规定请示批准的接待活动，事后陈述的理由又不被主要领导接受和认可的，该次接待费用由接待者自行承担并且扣除相关责任人本月绩效分5分；2、如遇特殊情况需增加酒水档次和酒水数量的必须经相关公司主要领导批准，未经公司领导批准私自购买烟酒的接待，擅自超标接待，事后陈述理由不被公司主要领导接受和认可的超标部分由责任人全部承担，并扣除责任人本月绩效分374、分；3、接待人在接待过程中如遇特殊情况（如客人提出要求，为了提高接待效果等情况）应在第一时间给主要领导请示，如主要领导未及时接听电话，应以短信方式及时报告。遇到此类情况经办人应临机处断，本着追求较好的接待效果的原则妥善处理，并在第二天及时在RTX交流平台给公司领导予以说明。未按规定将接待情况在事后两天以内（特殊情况，如出差、休假、生病住院等以外）向公司领导说明的扣除责任人本月绩效分5分，不予报销。4、未经公司主要领导同意私拿烟酒及其他礼品的，事后陈述理由又得不到主要领导接受和认可的，该费用由责任人承担并处一倍的罚款并扣责任人本月绩效分5分，对如实向公司真实反映情况的举报人给于发生金额的2倍到175、0倍的奖励。5、对于虚开发票又没有如实申报的，视为贪污行为，予以严厉处罚。对于在接待活动中弄虚作假、违反接待规定假公济私的责任人第一次予以警告并处以弄虚作假金额三倍的罚款，对于如实向公司反映真实情况的举报人给予举报金额的2倍到7倍奖励。责任人第二次出现相关问题，不论职位高低，一律开除。6、财务人员未见主要领导以及被授权领导的签字或口头批准（事后应第一时间完善手续）而予以报销费用的，按报销金额的2倍予以处罚。第七章 注意事项1、接待外来客人原则上不能进入娱乐场所，确需要进入娱乐场所的，必须事先参照先前接待流程提出申请经公司主要领导同意。2、对为公司进行有偿劳务的系统外人员，原则上不安排接待用餐。76、3、因工作需要在外地进行的公务接待，必须事先参照先前接待流程提出申请经公司主要领导同意。第八章 附 则第二十六条 本办法由行政办公室负责解释和修订。第二十七条 本办法自印发之日起施行。金钥世集团行政办 2012年X月X日附件1： 来访接待登记表 年 第 页日期来访单位或人员行程安排人数来访人员级别目的及要求接送要求食宿要求联系电话联系人预约时间接待人批准人备注附件2： 接待申请单申请部门来访单位来访目的主要领导人姓名、职务人数接送要求食宿要求行程安排申请部门接待规格意见 经理签名：综管部审核意见接待规格：费用总额： 审核人：公司领导审批意见 审批人： 备注附件3： 来访接待情况反馈单来访单位人77、数接待人职务 或联系电话职称接待情况评价费用组成情况来宾反馈情况存在问题和改进意见备注：请在重要接待任务完成后填写此表，3天内交行政办公室办公室。附件4：来访接待汇总反馈表单位： 年 月 第 页序号来访时间来访单位重要来宾名单来访接待简况联系电话接待人员接待情况评价来访人员建议及意见记录人通讯管理办法第一章 总 则第一条 为加强公司的通讯工具管理、方便公司内部员工的通讯联系、规范公司前台电话总机，使通讯工具的配置、使用和管理合理规范并确保内部通讯录的准确性和有效性，达成公司内外工作联系畅通、安全、高效工作和质量，特制定本规定。第二条 行政办公室为通讯工具的归口管理部门第三条 本制度适用于金钥世78、集团，其它公司板块可参照执行。第二章 通讯工具的种类和配置范围 第四条 通讯工具的种类：(一)固定电话1、单位直线电话2、单位分机电话(二)传真机(三)移动电话 第五条 通讯工具的配置范围(一)单位直线电话：部门经理助理及以上人员；其他人员因工作需要配置的，须经总经理或其授权人批准；(二)单位分机电话：全体员工；(三)住宅电话：总经理及以上人员，其他人员因工作需要配置的，须经总经理或其授权人批准；(四)传真机：经批准的部门和机构(五)移动电话：部门经理及以上人员，其他人员鼓励配置，但须经总经理或其授权人批准。 第六条 通讯工具的配置程序(一)单位直线电话： 1、由所需部门或机构提出申请，经行政79、办公室经理签署意见，分管副总经理审核后报总经理或其授权人批准，由行政办公室在3个工作日内到电信部门办理申请安装手续。 2、拆、移电话也须由所需部门或机构提出申请，经公司领导批准，由行政办公室在3个工作日内到电信部门申请拆、移。 (二)单位分机电话1、由所需部门提出申请，经公司领导批准，当天安装完成。 2、拆、移电话也须由所需部门提出申请，经公司领导批准，当天拆、移完成。 (三)传真机 由所需部门或机构提出配置申请，经分管领导审核，报总经理或其授权人批准后，由资产部统一购买。(四)移动电话可配置人员应提出书面申请，经分管领导审核，报总经理或其授权人批准后到人力资源部领用。第七条 通讯话费的按公司80、情况进行费用报销 第八条 超出报销限额的移动电话话费原则上由个人承担；前期、销售及其它人员确因工作需要，移动电话话费超出报销限额的，由本人提出申请，报总经理或其授权人在其规定报销限额上浮50的范围内酌情审批。第九条 通讯话费的交缴（一）公司固定电话话费由公司行政办公室缴费人员统一缴纳。 (二)移动电话话费：使用缴费卡的移动电话话费，由使用人先行支付，经行政办公室经理审核，报总经理审批后，由后勤管理人员根据报销标准凭发票统一报销，超额部分由使用人自理。第十条 通讯话费的登记(一)固定电话话费每月由行政办公室在电话话费登记本上登记。如有疑问，可去电信部门帐务中心查询。 (二)移动电话话费每月由行政81、办公室按实际报销金额在移动电话话费交缴登记本登记备查。第十一条 单位固定电话开通国际或国内直拨功能，须由部门提出申请，由部门经理签署意见，经分管副总经理审核，报总经理批准。 第十二条 单位固定电话机的国内直拨功能平时应锁定，部门负责人应加强管理。 第十三条 具有国际直拨功能的单位固定电话机须从严控制，非工作需要一律不得擅自开通。确因工作需要的，开通后应加强管理，任何人员不得私用。 第十四条 使用单位固定电话应长话短说，简明扼要。 第十五条 禁止使用单位固定电话拨打声讯台，一经发现，处以通讯话费5倍的罚款。第十六条 传真机的使用规定与固定电话机相同。第十七条 使用人应爱护单位的电话设施，保持电话82、机的清洁卫生。第十八条 报销话费的手机一般均应随时保持开机状态，以便工作联系。第十九条 电话机和传真机发生故障，使用部门提出维修申请后，由行政办公室统一安排维修。第二十条 移动电话的折旧年限为3年。员工离开单位时，折旧年限已满3年的，通讯工具归使用人所有。第二十一条 移动电话机遗失的，由使用人自行负责。第三章 内部通讯录管理第二十二条 内部通讯录的管理部门：公司行政办公室负责内部通讯录的汇总、更新以及发放；第二十三条 内部通讯录的种类： (一)收录住宅电话的通讯录； (二)收录移动电话的通讯录。第二十四条 内部通讯录的收录范围： (一)公司本部以及各关联板块的有关通讯资料； (二)各单位员工的83、有关通讯资料。第二十五条 内部通讯录的收录内容： (一)各单位(部门)的名称、地址、电话号码、传真号码、电子邮箱； (二)各单位员工的姓名、单位、部门、职务、单位电话号码、住宅电话号码(部门副职以上人员)、手机号码。第二十六条 内部通讯录的发放范围： (一)收录住宅电话的通讯录发至公司本部各部门经理以上人员及关联板块经理以上人员； (二)收录移动电话的通讯录发至各单位及有关人员。第二十七条 内部通讯录的更新周期： (一)一般情况下，每月更新一次； (二)员工变动超过20时，则随机更新。第二十八条 通讯资料的收集与提供： (一)行政办公室应及时了解公司员工的变动情况，准确收集新进员工的通讯资料；84、 (二)人力资源部及各关联板块应主动、及时、准确地向公司行政办公室提供员工的变动情况及相关通讯资料。 第二十九条 持有公司内部通讯录的员工应妥加保管，并做好对外保密工作。未经公司领导批准，不得将内部通讯录向外人借阅或赠送。第四章 总机话务工作管理办法第三十条 总机话务工作程序： (一)人工接听程序： 1、电话铃响三声之内接起电话，即致问候语：“您好，XX公司”。 2、找部门或总经理以下员工，应答复：“请稍等，即切转相应分机；分机占线应答复：“对不起，电话占线，请稍后再拨”；分机无人接听，应答复“对不起，无人接听”，并询问是否需要留言或切转其他分机。3、找总经理的电话，应婉言问清对方姓氏、单位、85、事由，然后单线接入，请示总经理；总经理同意接听，即将来电转入；否则，即请对方留言；总经理不在，则请对方留言或转行政办公室经理。4、找董事长或副董事长的电话，分别转入助理；助理不在，则请对方留言。5、询问公司内部部门或人员电话号码的来电，酌情答复。 6、找任何部门和个人的投诉电话，应耐心倾听、解释，并及时记录并汇报给行政办公室领导。 7、要找的部门或人员不明确的联系电话，转行政办公室。第三十一条 总机话务工作要求： (一)语音亲切、温和； (二)语言文明、得体； (三)态度耐心、谦恭； (四)操作准确、快捷； (五)业务精通、全面； (六)设备保修及时，设备保洁规范； (七)留言记录正确，传达及86、时无误； (八)坚守工作岗位，严守企业机密； (九)未经行政办公室领导同意，不得擅自请他人接听总机或操作总机设备。第五章 附则第三十二条 本办法由行政办公室负责解释和修订。第三十三条 本办法自印发之日起施行。金钥世集团行政办 2012年X月X日车辆管理规定第一章 总 则 第一条 为进一步合理、完善公司车辆管理制度，提高工作效率和工作品质，特制定本管理规定。第二条 本规定所指车辆包括金钥世集团车辆。第三条 本规定适用于金钥世集团域，各关联板块参照执行。 第二章 车辆的使用管理第四条 公司行政办公室为公司车辆管理责任部门，用车部门（使用人）均应按要求填写用车申请单电子文档（见附表1），原则上应提前87、一天申请，派车单上需部门经理签字后方可派车。（领导临时指派特殊任务可走特殊流程） （注：若多个部门同时申请用车，行政管理部有权根据用车的“轻、重、缓、急”进行统筹安排，一般情况下，首先保证财务部用车，任何人不得因无公车使用而延误工作。对无法安排的用车，由申请部门领导向行政总经理请示，得到同意后可进行实报实销，员工报销公务交通费应出示相关有效的报销凭证。）第五条 公司专车、公务车的年检年审、养路费购买、车辆保养维修、车辆保险由行政办公室负责办理。 第六条 交回的车辆应保持性能完好，无破损。如有损坏，车辆使用人应承担一定的赔偿责任。赔偿责任具体根据车辆破损程度、造成原因等，由公司车辆管理部门确定。88、赔偿费用从车辆使用人效益工资中扣除。 第七条 公司所有车辆原则上不得外借，确因工作需要需外借的，应经所在公司总经理批准，不得将车辆交给非公司驾驶员或无证人员驾驶。第八条 公司所有车辆使用人都应爱惜车辆，妥善保管，禁止停放在无人看管的不安全停车点，若因违反规定造成车辆被盗、被损的，一切损失均由使用人或专职驾驶员承担。第九条 对专车、公务车，行政办公室均应建立固定资管理台帐，准确记录购置时间、地点、车辆价值、颜色、型号、发动机号码、排量、发票号码、调配的时间、使用人等；对外单位长期借用的车辆，也应记录清楚；对需要报废的车辆，应办理相应报批手续，并做好财务核销等工作。第三章 车辆的保养维修第十条 专89、车、公务车由行政办公室驾驶员负责车辆的保养维修； 第十一条 车辆使用人应自觉遵守中华人民共和国交通管理条例，行车前应经常检查方向盘、制动等安全系统，每日例行保养、检查发动机润滑油、轮胎气压，保持车况良好，确保行车安全。 第十二条 公司专车、公务车应在公司指定修理厂家进行保养维修。特殊情况需要至非指定厂家保养维修的，须经分管副总经理批准。行政办公室应对车辆建立保养维修记录档案。第十三条 公司专车、公务车辆的保养维修实行申报制。凡车辆需进行保养维修的，均需由驾驶员填写车辆保养维修申请单，经行政办公室经理审定同意后，凭车辆保养维修申请单到指定修理厂家进行保养维修。在维修过程中，如确需调换零件的，驾驶90、员应将调换下的旧零件拿回公司作统一处理。第十四条 专车、公务车辆因公外出，遇车辆故障在非指定地点维修的，须经分管副总经理同意(交通事故除外)。维修完毕车辆返回后，凭车辆维修清单、交款发票、证明材料等报销修理费用。凡人为造成的车辆机械事故的，维修费用由责任人自理。第十五条 车辆保养维修费用由行政办公室定期统一向修理厂结算。行政办公室在申请支付保养维修费用时，须提供修理(加工)用料清单及汽车保养维修报修单，维修及报修内容必须一致，并报经总经理批准后，送财务部门审核后支付。第十六条 各类车辆每行驶10000公里，须办理定期保养手续。专车、公务车须在指定厂家定期保养。第十七条 公司车辆因违反交通规定而91、被罚款，或未经许可将车辆私自借于他人而导致事故发生的，一切损失均由车辆责任人自行承担。第十八条 公司车辆如在公务途中因不可抗力遭遇车祸时，应先急救伤员，向附近交警部门报案，并立即报告行政办公室。如属小事故，可自行处理后向行政办公室报告，并书面说明事件经过、处理结果。第十九条 公司车辆发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失的，在扣除保险赔偿后，其差额应根据责任认定进行处理。因交通事故造成车辆损坏的，其损失在扣除保险赔偿后，应根据责任认定进行处理。第四章 专职驾驶员工作规则 第二十条 专车、公务车专职驾驶员应自觉履行岗位职责，增强服务意识，遵守工作纪律，服从管理，安全、高效率地保障日常用车。第二92、十一条 专职驾驶员应保持个人整洁卫生，着装得体。男性不留长发(发角不盖及后衣领)，不留长指甲(每七天修剪一次)。女性不化浓妆，长发者上班时间头发作捆扎或盘好，不散开披肩。第二十二条 在工作时间应礼貌用语，杜绝脏话或粗鲁语言。不出车时在办公室休息待命，可看报、看书，交流驾驶经验及体会，不串岗。应按时参加驾驶员安全学习。第二十三条 应保持每天车容车况的整洁卫生，雨天、下雪天出车，应及时用擦车巾擦去车门把手的泥水、脏污。做到脏车不过夜、不入库。行政办公室对车辆保洁状况应作不定期检查，凡发生车辆连续三次不合格的，将处以50一500元罚款。逢公司庆典活动，若发现车辆不洁而影响公司形象的，每发现一次处罚293、00元，直至取消驾驶公司车辆的资格。第二十四条 专车驾驶员接送领导或宾客应准时(至少有五分钟的提前时间)，能正确领会领导意图，不多问，不乱说，增强自律性；原则上不得和领导、宾客同桌用餐，如领导宾客邀请同桌用餐，应快捷就餐完毕，及时到车上或休息场所等候、准备。车上应备有雨伞及饮用瓶装水。第二十五条 应时常保持通讯正常，服从领导临时派车，被派替班工作时也应认真负责。公务车执行公务完毕应及时向行政办公室报告。第二十六条 车辆出发前应检查有关证照是否齐备。应主动帮助乘车人方便上、下车，行车时应随时保证乘车人的舒适、安全。车辆停放两周以上重新启用时，应保持五分钟温车时间，并仔细检查各项车辆功能指标情况。94、第五章 附 则第二十七条 如外出办事的地方是临近公司的，可以申请使用公交IC卡，同事行政办公室也要做好使用记录。第二十八条 本规定由行政办公室负责解释和修订。第二十九条 本规定自印发之日起施行。 金钥世集团行政办 2012年X月X日附表一部门申请人人数时间事由地点、线路部门领导审批备注附表二车辆维修申请单车型： 车牌： 公里数： 修理厂： 送修时间： 年 月 日 故障描述及原因：维修项目： 费用预算：￥ 车队队长： 主管意见：公司领导意见：车辆修复结果：修复出厂日期： 年 月 日 时 取车人： 附表三车辆交接记录表车号车型归属检查项目交车时还车时证件钥匙随车工具配件备件机件性能外表损伤情况备注95、 交车时公里数： 其它： 还车时公里数： 其它：交车人： 接车人： 还车人： 接车人：日期：日期： 信息管理制度第一章 总 则 第一条 为更好地掌握和利用信息，使信息管理科学化、制度化，为本公司的决策提供及时、有效的依据，并使公司内 部管理和沟通顺畅，特制定本制度。第二条 本制度中的信息管理，是指与公司经营管理有密切联系的信息收集、分析和有效利用。 第三条 行政办公室为公司信息工作的归口管理部门。 第四条 本制度适用于金钥世集团，其他版块可参照执行。第二章 内容与原则第五条 信息收集的种类(一)法律法规和各类重大政策； (二)与本行业相关的市场信息；(三)直接影响公司发展的金融、土地、人才等信96、息；(四)公司本部经营管理中的各类信息；(五)其他板块工作进展状况；(六)分、子公司经营管理中形成的各类信息；(七)其它各类信息。第六条 信息报送的内容、范围和渠道(一)新出台的全国性、地区性、行业性的法律法规和各类重大政策；(二)同行业中出现的新思路、新方法、新经验；(三)为领导或公司决策而提供的多方面意见和建议；(四)其他板块对公司推行政策的反馈、执行情况；(五)公司各其他板块工作进展状况和需要解决的问题； (六)影响全局的倾向性、苗头性、预测性信息； (七)公司各个层面在沟通交流中产生的信息； (八)员工思想动态以及员工生活中的热点、难点问题； (九)公司指定的各种调研信息； (十)其它97、信息。 第七条 信息报送原则 (一)及时、准确、全面； (二)突出重点、提高质量、适用对路； (三)超前性、预见性； (四)实事求是、不回避问题信息。 第八条 信息报送的质量要求 (一)反映的事件应真实可靠、有根有据；重大事件上报前，应认真核实； (二)信息中的事例、数字、单位应准确无误； (三)急事：要事和突发事件应迅速报送，必要时应连续报送； (四)调研信息要突出“短、平、快的特点，题目集中、目的性强、讲究时效； (五)报忧信息既要说明问题也要说明正在采取的相关措施，或者其他类似问题的处理经验，并及时形成系列反馈； (六)实事求是，喜忧兼报，防止以偏概全。对尚未统一意见的问题性、建议性信息98、，可将不同意见一并报送； (七)主题鲜明，言简意赅，力求用简炼的文字和数据说明情况；(八)反映问题要有一定的广度和深度，注重反馈各部门、各地区工作的新情况、新问题和新思路；尽量做到有分析、有预测、有建议。第三章 采编与利用第九条 信息采编渠道(一)政府部门或行业主管部门下发的各类文件资料；(二)报纸、杂志； (三)互联网和公司系统网络； (四)口头传递； (五)公司意见信箱； (六)其它渠道。 第十条信息编制方式 (一)一周要情 一周要情是公司实施有效管理的重要途径，采编内容为公务信息，主要是及时有效地反映公司各部门和其他板块业务进展、管理动态、项目当地的政策或市场情况等内容。 各部门和其他板99、块的一周信息必须于每周四下午下班前传真或电邮至行政办公室。各单位(部门)不得借故推诿延迟信息的报送。 (二)内部报纸、报刊 内部报纸、报刊是编制除公务信息以外公司内部信息的主要途径，反映公司主要业绩、重点工作、主要措施、存在问题、员工思想动态等内容。 (三)剪报 报纸、报刊的剪辑是公司详细了解外部信息的重要途径之一。各有关部门或人员应根据工作性质和特点收集与公司相关的报纸、报刊信息资料，并将其分类整理成册。剪报上应标明出处和具体日期。每年5月底之前整理后交行政办公室归档保存。 第十一条 信息的利用 (一)公司各级管理人员应及时有效地掌握、了解各种政策法规、市场行情、行业发展态势、难点热点等，为100、公司决策提供依据，并不断调整战略目标； (二)公司应及时了解行业新动态，学习同行中的优秀经验，不断自我完善； (三)公司各级管理人员应有效利用各类信息，加强各个层面的沟通，以增强公司的凝聚力。 第十二条 信息的管理 (一)信息采编人员 l、公司应指定部门或人员负责每周信息的采编。 2、行政办公室负责向各部门和各板块催收一周信息，并负责公司所有信息的整理与汇编；同时信息采编人员负责定期收集网上相关信息，汇编并交行政办公室负责人审核后，提供领导参考。 3、信息采编人员素质 (1)工作认真负责，具有一定的洞察力和敏捷的思维； (2)对信息工作有一定的敏感度，了解政策情况和市场动态； (3)熟悉公司发101、展目标，领会公司领导在工作中的想法和意图； (4)善于进入角色，站在公司发展的高度观察分析问题。 (二)系统网络与技术设备 公司系统网络是公司员工了解各类信息的窗口，公司各部门应及时在系统网络上公布相关业务动态，及时更新信息。行政办公室应指定人员负责系统网络的建设与维护，保证网络的畅通安全，并根据不同层级设置安全措施，保证公司各级管理人员随时查阅、掌握相关信息。 公司系统网络的建设是实现公司无纸化办公的必要条件，也是公司领导迅速有效地掌握公司发展情况的重要途径，公司应加强系统网络的建设，不断提高信息化管理水平。 (三)公司意见箱 公司意见箱是保证上下沟通顺畅的主要渠道，也是真实反映员工思想、情102、绪、工作状态的重要途径。公司应分别在办公场所和系统网络上设立公司意见箱，方便员工反映意见与建议。 第十三条 信息考核 信息管理工作应纳入各部门和分、子公司的绩效考核范畴，公司不走期地开展检查，表扬先进、鞭策后进。第四章 附 则第十四条 本制度由行政办公室负责解释和修订。第十五条 本制度从印发之日起施行。金钥世集团行政办2012年X月X日公文处理办法第一章 总 则 第一条 为加强公司的公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制定本办法。 第二条 本办法中的公文，是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件。 第三条 本办法中的公文处理，是指公103、文的办理、拟发、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则，做到及时、准确、安全。 第五条 公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。 第六条 行政办公室为公文处理的归口管理部门，公文内容涉及的业务部门为该项公文的主办部门，如涉及其他部门的，该部门为此项公文的会办部门。第七条 本办法适用于金钥世集团，其他公司板块可参照执行。第二章 公文种类第八条 公司的公文种类主要有：(一)命令(令)适用于人员任免和嘉奖。(二)决议适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项。(三)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及104、人员，变更或者撤销分、子公司不适当的决定事项。 (四)通知 适用于批转分、子公司的公文，转发政府机关或行业管理部门的公文，传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。 (五)通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者事项。 (六)报告 适用于向政府机关或行业管理部门汇报工作，反映情况，回复政府机关或行业管理部门的询问，适用于部门和分、子公司向公司报告。 (七)请示 适用于向政府机关或行业管理部门请求批示、批准；也适用于部门和分、子公司请示公司有关事项。 (八)批复 适用于答复公司所属部门及分、子公司的请示事项。 (九)意见 适用于对公司所属部门及分、子公司的相关105、问题提出见解和处理办法。 (十)函 适用于相互平行的单位或不相隶属的单位之间商洽工作，征询和答复问题，请示批准和答复审批事项。 (十一)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第九条 公司公文按照行文关系、文件去向划分，可分为上行文、平行文和下行文三种。上行文是指向政府部门和行业管理部门的发文；平行文是相互平行的单位或不相隶属的单位之间的发文；下行文是指对公司所属部门及分、子公司的发文。第三章 公文格式第十条 公文一般由眉首、主体、版记构成。公文眉首是指首页横线以上部分，包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人等内容。眉首部分一般占首页的13到25。(见附件1)106、公文主体是横线以下至主题词(不含)之间的各要素的统称，包括标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。版记是位于主题词以下的各要素的统称，包括主题词、分送栏、印发栏等。第十一条 公文眉首。(一)涉密和紧急标识。涉及公司秘密的公文应当在文件首页右上角标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”公文在文件左上角标明文件份数。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。如需同时标识秘密等级和紧急程度的，秘密等级标识在右上角第l行，紧急程度在右上角第2行。(二)发文单位标识。发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，分为二种：一种是由公司全称加“文件”组成，另一种仅为公司全称。107、联合行文，主办单位排列在前。(三)发文字号。发文字号由公司代字、年度、顺序号组成，置于发文单位标识之下，横线中央之上。联合行文，只标明主办单位发文字号。 (四)上行文(即向政府机关或行业管理部门呈送的请示、报告)应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。 第十二条 公文主体。(一)标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三部分。公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。公文标题位于横线下方空一行处，排列应遵循美观易懂的原则，字数不多可居中排成一行；如字数较多可排成两行，分行时不要将词组分开。上下排列可采用“两行等长”108、“上短下长”、“上长下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中间长”或“上下长中间短”的排列格式，照顾阅读的方便并保持页面的美观。(二)主送单位。主送单位指公文的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位应在标题下空1行处，左侧顶格，主送单位名称后标用全角冒号。 (三)正文。公文正文在主送单位名称下l行处，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份、计量单位不能回行。(四)附件说明。公文附件说明应附在正文空1行处，左侧需空2字标识“附件”，后标全角冒号，注明附件顺序和名称，附件名称后不加标点符号。附件应与主件一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，并标识序号。(五)109、成文日期。成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写成“”。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。(六)公文应当加盖印章。联合上报的公文，由办文单位加盖印章。联合行文需加盖两个以上印章的，应将各发文单位名称排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，协办单位印章在后，印章之间互不相交或相切。(七)文件落款通常应在正文或附件下空2行。当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。(八)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。 第十三条 版记。 (一)主题词。公文110、应当标注主题词，“主题词”标引在文件末页左下端、分送栏之上，居左顶格标识，后标全角冒号；主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，词目之间空1字。(二)分送栏。分送栏由两条等长的平行细实线构成，设在主题词下l行，左空1字标识“呈报”或“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。（抄送单位的写法：抄送给领导单位或领导，可写“呈报”某某；抄送平级单位，可写“抄送”某某；抄送给下属单位，可写“抄发”某某。）(三)印发栏。印发栏(拟稿、核稿、打字)应设在文件末页最后一行。第十四条 专111、题会议纪要用于记录公司各种专题会议召开或评审的内容，发文单位应放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。(见附件2)第十五条 其他会议纪要的发文单位放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。根据会议内容和工作要求发、报有关领导或单位。(见附件3)第十六条 章程等规定性文件，不写收文单位，在颁发时另加一个命令或通知。第四章 排版、印刷格式第十七条 文件用纸。文件用纸一般采用国际标准A4型(210ram297mm)，特殊文种用纸可根据实际需要确定。第十八条 文头与页边。文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地。一般天头宽25毫米，地脚宽20毫米，订口宽28毫米，翻口宽20毫米。 第十九条 112、字体与字号。文件标题用小二号宋体加黑；发文字号、签发人、抄送单位、主送单位、正文、附件、落款等用四号仿宋体；签发人姓名用四号楷体标识；密级、紧急程度用四号黑体；“主题词”三个字用四号黑体，具体标引的主题词用四号宋体。如文件内容层次较多，可用分级标题标出。第一层大标题用小三号宋体加黑，第二层用四号黑体，第三层用四号楷体。规范性文件的章节名可用小三号宋体加黑居中，前后各空一行；条名用黑体或四号仿宋加黑标出。第二十条 字数排列与行间距。WORD字处理系统排列一般为每页25行，每行35个字符，行距为15倍。第二十一条 页码。多页文件应逐页编出页码，用阿拉伯数字表示在每页正面的右下角、背面的左下角。 第113、二十二条 装订。公文用纸一般采用国际标准A 4型(210mm297mm)，左侧装订。第五章 行文规范 第二十三条 行文应当确有必要，注重效用。 第二十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 第二十五条 公司各部门依据部门职权可以向各关联板块或业务部门行文，一般以函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。 第二十六条 公司同级各部门可以联合行文。 第二十七条 向各关联板块或者公司系统的重要行文，可以同时抄送行业管理部门。 第二十八条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送分、子公司。“报告”不得夹带请示事项。 第114、二十九条 受双重领导的公司向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。第六章 发文办理 第三十条 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发 (会签)、校对、复核、缮印、用印、登记和分发等程序。第三十一条 公司各部门要以公司名义对外行文，须经行政办公室审核，报请分管领导审批后办理。第三十二条 草拟公文应当做到：(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定；(二)情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短； (三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定； (四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需115、要确定紧急程度； (五)人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日； (六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”，结构层次序数可跳开但不能颠倒使用； (七)应当使用国家法定的计量单位； (八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称； (九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 第三十三条 拟制公文应使用公司统一的拟稿纸。 第三十四条 涉及其他部门会签或职权范围内的事项，主办部门应当主动与相关116、部门协商，取得一致意见后交行政办公室核稿；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与相关部门会签后报请上级部门和领导协调或裁定。 第三十五条 公文送领导签发前，应当由行政办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 第三十六条 审核后，由行政办公室统一编号并呈送领导审批同意后签发。 第三十七条 签发后的公文原稿由行政办公室统一印发，并做好发文登记。 第三十八条 经签发的公文应由行政办公室统一归档管理。第三十九条 所有部门之间不得将收文横向传递117、，必须经行政办公室进行流转。第七章 收文办理 第四十条 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、，审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第四十一条 收到其他各公司版块或部门上报需要办理的公文，行政办公室应进行审核。审核的重点是：是否应由公司部门办理；是否符合行文规则；涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 第四十二条 公司所有收文均由行政办公室负责审批流程工作。并将领导审批意见抄告承办单位执行。 第四十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜118、由本部门办理的，应当及时退回行政办公室并说明理由。 第四十四条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级部门和领导协调或裁定。 第四十五条 审阅公文时，对有具体请示事项的，主批人和其他审阅人都应当明确签署意见、姓名和审批日期；没有请示事项的，签署表示已阅知。 第四十六条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，行政办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 第四十七条 行政办公室在公文处理时要及时准确，事后落实和监督应到位，在公文流转过程中要注意保密和保管；文件处理完119、毕，要及时准确注办，包括领导批示和部门处理落实的意见。第八章 公文归档 第四十八条 公文办理完毕后，应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。 第四十九条 公司发文归档时，应保证文件不少于两份，便于备份查阅。 第五十条 归档的外部收文应具有一定的政策指导意义或行业管理内容，与公司经营发展无关的外部收文原则上不作归档。 第五十一条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和查找利用。 第五十二条 联合办理的公文，原件由主办部门整理、归档，其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。第五十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字120、迹材料必须符合存档要求。传真件不得直接作为文件归档，应将复印件归档。第九章 公文管理第五十四条 公文由行政办公室统一收发、传阅、审核、用印、归档和销毁。第五十五条 公文翻印需经行政办公室负责人批准，绝密级和注明不准翻印的公文除外。 第五十六条 公文被撤销，视作自撤销之日起不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第五十七条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经行政办公室负责人批准，可以销毁。 第五十八条 部门或各关联板块撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交行政办公室存档。员工调离工作岗位时，应将由本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。第十章 附 则第五十九条 本办法121、由行政办公室负责解释和修订。第六十条 本办法自印发之日起施行。金钥世集团行政办 2012年X月X日印信管理办法第一章 总则第一条 为加强公司的印章和介绍信管理，规范工作程序，特制订本办法。第二条 行政办公室为公司印信的归口管理部门。第三条 本办法适用于金钥世集团，其他版块可参照执行。第二章 印信的种类和使用范围第四条 印章的主要种类(一)公司印章(二)合同专用章(三)法定代表人印章(四)销售合同专用章(五)财务专用章(六)各部门印章(七)其它因工作需要刻制的印章第五条 本办法中的介绍信，是指公司对外统一使用的介绍信。第六条 印章的使用范围(一)公司公章主要用于以公司名义签发的各类文件、通知、信122、函，以及经公司领导批准的各种报表和其他文书；(二)合同专用章主要用于以公司名义与其他单位签订的各类协议和合同；(三)法定代表人印章主要用于需法定代表人签章的各类报表、票据和其他文书；(四)财务专用章主要用于各类财务票据；第七条 公司介绍信主要用于以公司名义对外进行工作联系。第三章 印信的管理第八条 印信的制作或购买(一)印章的制作：因工作需要须刻制印章的，由行政办公室报总经理或以上领导批准，到指定店家刻制。(二)介绍信的制作或购买：因工作需要须印制或购买统一格式介绍信的，由行政办公室报总经理或以上领导批准，到指定厂家印制，或到指定店家购买。第九条 印章的登记(一)所有印章都必须由行政办公室在印123、章登记本上逐一登记，并在印模一览表上留存印模；(二)各部门领用属于本部门保管的印章时，应在印章登记本上登记；(三)每次用印，应在印章使用登记本上登记备查，登记内容为用印日期、事由、经办人、批准人、用印数等。第十条 印信的保管(一)行政办公室负责保管公司印章、合同专用章、法定代表人印章及由各部门(机构)保管以外的各类印章、公司介绍信；(二)销售部负责保管销售合同专用章、校正章、骑缝章；(三)财务管理部负责保管财务专用章、法定代表人印章；(四)各部门负责保管本部门印章；(五)所有印章和介绍信必须由专人保管。第十一条 印信的使用(一)印章的使用1、凡涉及公司对外投资、合作协议、土地协议、银行担保等重124、大事项的用印，须经董事长或其授权人签字同意或凭协议、合同上董事长或其授权人的签字方可用印，具体经办人须在印章使用登记本上签字，用印的文件资料须留有正本存档。2、凡公司事务性的文件资料用印，须经总经理或其授权人在拟稿纸或印章使用登记本上签字，用印的文件资料须留有正本存档。 3、预售协议用印，由销售部加盖销售合同专用章。若因笔误而更改，须加盖校正章。商品房买卖合同用印，经总经理或其授权人审核签字后，由销售部加盖销售合同专用章和骑缝章，经办人须在印章使用登记本上签字，需在合同上加盖法定代表人印章的，须经法定代表人同意。4、财务票据、凭证、报表及款项支付用印，须经财务管理部会计审核，由出纳持法定代表人125、印章，会计加盖财务专用章。5、部门(机构)的文书资料用印须经部门(机构)负责人审核批准。(二)介绍信的使用 开具公司介绍信，须经行政办公室经理或经办部门负责人批准。第十二条 印章的外带 公司印章原则上不允许携带外出，因工作需要必须携带外出的，须经总经理或以上领导书面批准。外带期间，必须由专人保管；用毕，须及时归还。第十三条 印章的失少 发现印章失少，保管人应立即向行政办公室报告，行政办公室应及时采取相应措施，并登报声明作废；必要时应向公安部门报案。第十四条 印信的封存和销毁(一)因机构变动、名称更改、印章磨损等原因停止使用的印章和介绍信，应由行政办公室统一封存。(二)一般情况下，封存5年后报总126、经理批准，由行政办公室统一销毁。第十五条 使用过的用印登记本和介绍信存根，于次年3月存档备查。第十六条 印信管理人员应遵守纪律，注意保密，严格按规定使用印章和介绍信。第十七条 印章和介绍信必须存放在保险柜内或其他安全的地方，每次用印或开具介绍信完毕，应立即放回原处；财务专用章和法定代表人印章应由会计分别保管。第十八条 严禁开具空白介绍信，不得在空白介绍信、便笺上加盖各娄第四章 附 则第十九条 本办法由行政办公室负责解释和修订。第二十条 本办法自印发之日起施行。 金钥世集团行政办 2012年X月X日出差管理制度第一章 总 则 第一条 为加强金钥世集团(以下简称公司)的出差管理，有效控制经营费用，127、本着既合理、节约，又不影响工作的原则，特制定本制度。 第二条 本制度中的出差，是指离开公司所在城市，办理与公司业务有关或经公司有关领导同意办理的其他事务的活动。 第三条 本制度适用于金钥世集团，其他公司板块可参照执行。第二章 计划与申请 第四条 公司各部门员工出差原则上应制订出差计划，并纳入月度工作计划中。计划应明确出差的目的和要求。 第五条 各部门员工出差，均须填写出差申请单(见附件)。部门副经理及以下员工出差，由部门经理审核，分管副总经理批准；部门经理、总经理助理出差，由分管副总经理审核，总经理批准；副总经理及以上人员出差，由总经理审核，顾问批准。 因工作需要，确需到国外出差的，由经办部门128、提出申请，编制详细的出差计划，明确任务和目的，经公司总经理审核后报顾问审批。 第六条 对临时要求出差的，各部门经理应认真审核，出差的审批程序及权限按上款规定执行。因情况紧急而无法办理出差审批手续的，可用电话方式请示，得到同意后，可先出差，后补办手续。第三章 费用与标准第七条 出差费用包括：路途交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费等。第八条 出差费用一般标准： 第九条 出差费用特殊标准(按实报销人员除外)： (一)、住宿：住宿费多不补，少不退，凭发票核报。多人共同出差时，应本着节约的原则，两人合住一室；凡合住的，每室住宿标准可按同行人员中的最高标准上浮50。 由接待单位免费提供住宿或住亲朋好友129、家的，不享受住宿费报销待遇；如夜间在长途交通工具上度过的，不计入住宿的天数。 (二)、伙食费补助：伙食费补助不分途中与住勤，按上述费用标准核发。凡由接待单位免费提供就餐的或就餐费用已通过其他方式在公司报销的，应按实予以扣减。 (三)、市内交通费：市内交通费按上述费用标准凭发票核报。凡自带车辆或由接待单位提供交通工具的，应按实予以扣减。 (四)、长途交通工具总经理及以上管理人员出差，交通工具自选；部门经理助理及以上人员出差，原则上可乘坐飞机(普通舱)，但应尽量节俭其他人员因工作需要需乘坐飞机的，应报总经理批准后，方可乘坐。因工作需要，领导的随行人员中可有一人享受与随行领导相同待遇。 (五)、为降130、低费用，公司鼓励出差人员乘坐火车，凡连续乘车超过12小时的，每满12小时(不满1 小时按12小时计算)另行补助20元，依此类推。 第十条 凡自带车辆出差的，过路过桥费、油费等按实报销。 第十一条 凡公司派往外地学习、培训、参观、参加会议，对方已免费提供食、宿、市内交通工具的，或食、宿、市内交通费用已计入相关费用中的，则不再享受相关待遇。 第十三条 到国外出差的，国内行程中的差旅费按国内出差标准执行。国外出差费用标准根据具体情况由公司顾问审定。 第十三条 凡超出以上出差费用标准的，超出部分均由当事人自理，特殊情况应说明原因，并报顾问批准后，方可报销。第四章 出差管理 第十四条 公司员工出差前，应131、做好出差行程的安排工作，明确出差的任务和要求，准备好出差所需的文件、资料等。 第十五条 出差员工应随时与公司保持联系，并经常、及时地将任务完成情况用最有效、最经济的方式向直接领导汇报，遇到重大、重要的情形变化，应做好详细记录，并迅速向直接领导报告。 第十六条 出差员工应严格按照出差申请单中的要求开展工作，努力提高办事效率。因情况发生变化而需要延长出差时间的，应向直接领导请示，经批准后，按批准后的时间执行。如已提前完成任务或确信已无法完成任务的，应在请示领导后立即返回公司。公司员工不得借出差机会办理与公司业务无关的事宜或借机旅游。 第十七条 公司员工出差办理重大或重要事务、外出调研、学习培训、参132、加会议以及到国外出差的，回公司后，应及时写出工作汇报或学习培训心得交直接领导审阅。 第十八条 国外出差员工的政审工作及办理护照、签证、出国机票等事务，均由申请出差的人员自行负责。第五章 借支与报销 第十九条 出差员工需借支差旅费的，应填写差旅费借款单，与出差申请单同时报批，其程序与权限与出差申请相同。 第二十条 出差返回后，应在5个工作日内凭出差申请单到公司财务管部办理报销手续，不能按时报销的，应向财务部说明原因，否则不予报销。第二十一条 报销时，应填写差旅费报销单，部门副经理及以下人员，由部门经理签字后，送财务部审核，其他人员直接送财务部审核，由公司顾问或其授权人审批报销。第六章 附则第二十133、二条 本规定由行政办公室负责解释和修订。第二十三条 本规定自印发之日起施行。附件： 金钥世集团出差申请单年 月 日申请部门出差人预计出差天数出差目的地 预计费用出差事由：行程安排：部门经理 分管副总经理 总经理金钥世集团行政办 2012年X月X日 报刊资料管理规定第一条 为加强公司的报刊资料管理工作，本着“合理节约、有效利用”的原则，特制定本规定。第二条 报刊资料管理包括报刊资料的订阅、分发、利用、清理等工作。第三条 行政办公室为公司报刊资料的归口管理部门。第四条 报刊资料的订阅(一)各部门应根据工作需要适量订阅，在每年11月底前将需要订阅的报刊资料名称报行政办公室。(二)行政办公室将各部门需134、订阅的报刊资料名称汇总，提出初步意见报总经理审批。(三)根据总经理审批意见，行政办公室指定专人负责办理公司报刊资料的订阅工作。(四)公司报刊资料订阅清单须一式两份，一份留存行政办公室，另一份反馈给各部门。第五条 报刊资料的分发公司订阅的报刊资料由行政办公室指定专人负责统一展出、存档。前台人员应认真检查每日报刊资料分送情况，避免错送漏发。第六条 报刊资料的整理公司的所有报刊资料应及时上架，装订整齐。装订夹上报纸不多于10天不少于5天，杂志保持2期。过期的报刊应根据利用情况进行整理并区别摆放，专业性期刊应存放整齐。第七条 报刊资料的保管与利用报刊资料是公司了解市场信息的重要途径之一，各部门应对公司135、经营管理有参考价值的报刊资料妥善归类并加以利用，对于有保存价值的报刊资料应及时剪辑整理成册。第八条 报刊资料的借阅借阅报刊资料应经管理人员同意，并及时归还。管理人员对借出的报刊资料应及时催要，避免期刊数量不全，信息查找困难。第九条 报刊资料的清理非专业性报刊资料应及时清理，专业性报刊资料可一个月进行一次清理。专业性报刊资料中有长久保存价值的应另行存放。第十条 本规定适用于公司本部，各关联板块照执行。第十一条 本规定由行政办公室负责解释和修订。第十二条 本规定自印发之日起施行。 金钥世集团行政办 2012年X月X日保密管理制度第一章 总 则 第一条 为维护公司利益，保障公司合法权益不受侵害，特制136、定本制度。 第二条 本制度中的公司秘密，是指关系公司利益和权利，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项；保密是指对公司秘密加以保护，使之在一定时间和范围内不外泄的行为。 第三条 行政办公室为公司保密管理工作的归口管理部门，负责保密制度、措施的具体检查与落实工作。公司各单位、部门和员工均负有保密管理的责任。 第四条 本制度适用于金钥世集团，其它公司板块可参照执行。第二章 保密范围和密级划分 第五条 公司保密范围包括生产、经营、管理的各个领域，主要有以下方面 (一)公司中层管理人员以上会议、各类专题会议讨论内容和决定事项中不宜公开的内容及其会议记录、纪要； (二)公司尚未付诸实137、施的经营战略、经营方针、经营规划及经营决策； (三)不宜公开的公司行政文件、档案，内部掌握的合同、协议、各种内部程序文件、规章制度等； (四)公司内部各类财务资料、统计资料、帐册、凭证等； (五)项目产品策划书、可行性报告、成本核算书、规划设计方案、图纸、景观设计方案、图纸等； (六)招标项目的标书、合作条件等； (七)公司内部局域网数据库密码、网站管理程序密码、计算机程序文件、计算机终端、微机输入的秘密内容等； (八)人事档案、劳动合同和员工薪酬资料等； (九)其他尚未对外公开的各类信息和公司确定应当保密的事项。 第六条 公司保密内容的密级应依据秘密事项一旦泄露对公司利益损害的程度进行划分，138、一般应划分为“绝密”、“机密和“秘密”三级，其中： (一)绝密级为：直接影响公司权益和利益的重要文件资料和信息，如：集团公司董事会正在研究的经营计划、投资计划及其他决策方案，网站管理维护程序密码、招标项目的标书、合作条件，公布前的商品房调价信息等。 (二)机密级为：公司的财务、统计资料，重要会议记录、计算机程序文件和密码以及不宜公开的内部文件资料、信息等。 (三)秘密级为：公司人事档案、劳动合同、员工薪酬资料和其他不宜公开的资料、信息。 第七条 公司保密文件资料(包括电子文件、声像资料等)，均应按规定标明密级，并根据实际情况酌情确定保密期限。第八条 保密范围内文件资料的密级，由主办部门拟定，公139、司领导确定。第三章保密措施 第九条 在秘密文件资料制作过程中应采取如下保密措施： (一)禁止在起草文件、编制报表或设计技术图纸的场所会客； (二)对于作废的草稿应及时作碎纸处理； (三)文件起草或制作人员离开岗位时，应将正在起草或制作的保密文件妥善收存； (四)打印文印资料要明密分开，秘密文件资料专机处理，设置加密口令，严格按规定份数印制，废页应及时销毁。 第十条在查阅、复制、收发、传递和保管秘密文件资料时，应采取以下保密措施： (一)凡查阅、复制绝密级文件、资料的，必须经公司领导或授权人批准：凡查阅、复制机密级和秘密级文件、资料的，必须经公司领导批准。 （二）行政办公室文书收发人员在对秘密文140、件的收发、传递中，应作登记，避免误发误传，未经批准不得扩大传阅范围；秘密文件不得通过普通邮政传递；绝密文件不得通过计算机传输。 (三)密级文件资料形成后应及时整理，单独组卷，妥善保存。 (四)各部门保管的过期文件资料不得自行处理，应在每年3月份交行政办公室统一处理。 第十一条 在对外交往与合作中需提供公司保密资料的，须经公司领导批准。 第十二条 在安排涉及公司保密内容的会议和活动时，主办部门应采取如下保密措施： (一)根据工作需要，限定与会人员范围； (二)选择具备保密条件的会议场所； (三)印制涉密的会议书面材料时应编号，发放时应登记，如属会议讨论稿，应在会后收回； (四)会议开始时，应宣布141、会议保密纪律； (五)确定会议内容是否传达及传达范围。 。 第十三条 公司员工不得在与人交往和通信中泄露、传递公司秘密，不得在公共场所谈论公司秘密，不在无加密措施的计算机网络上传递秘密信息，不私自携带秘密文件出入公共场所。 第十四条 一旦发现公司秘密被泄露或可能被泄露时，公司员工应立即采取补救措施，并告知行政办公室，行政办公室应会同相关职能部门立即作出处理，并提出对责任人的处罚意见。泄露公司秘密，给公司造成经济损失的，应按公司有关奖惩规定承担相应经济责任；情节严重的，公司予以除名，并责令赔偿经济损失。 第十五条 文件收发室、档案室、计算机控制机房等重要工作场所，属机要重地，无关人员不得随意入内142、。第十六条 行政办公室可视工作需要不定期地组织召开保密管理工作会议，了解保密制度执行情况，改进保密工作，并于每年的长假日前进行保密安全检查。第四章 附则 第十七条 本制度由行政办公室负责解释和修订。 第十八条 本制度自印发之日起施行。金钥世集团行政办 2012年X月X日档案管理办法第一章 总 则 第一条 为加强公司的档案工作，实现档案的科学管理，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，根据中华人民共和国档案法等有关法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。第二条 本规定中的档案，是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。第三条 档案143、是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。第四条 行政办公室为公司文书档案的归口管理部门，负责档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作，并指定专人负责档案管理工作。第五条 本办法适用于公司本部，各关联板块参照执行。第二章 档案类别第六条 行政类（一）执照（1）公司的工商登记资料、税务登记资料，所属公司报送的工商登记备案资料；（2）公司各类资质、权属证书；所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料；（3）公司章程及规章制度等文件资料；所属公司报送的规章制度备案文件。（二）收文、发文1、收文（1）政府机关或行业管理部门(简称职能部门)召开的有144、关房地产工作的会议文件、贯彻执行的文件、重要指示及讲话、职能部门对公司各类请示事项的批复等；（2）各公司业务往来收文及收函文件；（3）公司各部门报告、计划、总结等文件。2、发文（1）公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料；公司控股、参股的项目公司、关联板块的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料；（2）公司领导办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料;（3）公司印发的各种正式文件的底稿(签发稿)、打印稿。 （三）其他行政类文件 （1）公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等； （2）公司各类调研工作形成的文件材料； （3）公司调查处理的违纪、违规事件材145、料； （4）公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料； （5）公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料；（6）公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册；（7）公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等。第七条 法律类（1）各类投诉处理材料；（2）公司经济纠纷处理材料。 第八条 合同类1、商务类合同公司重要的各类协议合同；所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料。2、工程类合同公司及所属公司项目工程合同。(三)非隶属单位的文件资料非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。第九条 工程类档案文件（一）工程前期1、可行性研究资料（1146、）项目建议书及批复；（2）可行性研究报告及批复；（3）项目评估意见；（4）环境影响报告书（表）；（5）计任务书、计划任务书；（6）选址意见书。2、基础、设计、施工前准备资料(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、勘察记录、试验报告、重要土、岩样及说明；(2)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记录；(3)水文、气象、地震等其他设计基础资料。(4)初步设计文件资料：总平面图、剖面图、设计说明书、工程概算、工艺设备初步设计；(5)技术设计：建筑、给排水、采暖、通风设备等图样，说明书、工程预算、计算书、材料表等；(6)施工设计：施工图、施工说明、设计计算书、施工预算；(7)经过批147、准的施工图审查报告、施工图审查批准书。(8)环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治等部门审查意见书及认可文件资料；（二）施工技术文件资料1、开工报告，停工、复工报告；2、施工组织设计、施工方案；3、图纸会审纪要；4、工程技术、质量、安全措施交底；5、工程定位放线、测量记录、验线记录；6、土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩承载试验记录、桩位竣工总平面图；7、地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录；8、基础、主体中间验收记录，构件吊装记录；9、混凝土施工日记；10、技术复核记录；11、隐蔽工程验收记录(包括安装工程)；12、工程沉降观测、变形观察记录；13、主要建筑安148、装材料、设备出厂合格证、试验报告；14、构件合格证；15、砂浆、混凝土试块试验报告；16、水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录；17、工程变更设计联系单；18、混凝土缺陷修补记录、补强记录；19、工程质量事故及处理材料；20、单位工程竣工验收记录；21、单位工程质量综合评定表；22、竣工报告；23、设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料；24、工程竣工验收会议纪要、备案表；25、工程决算、决算审计。（三）竣工图文件l、各类建筑、结构专业图；2、各类电气专业图；3、电信专业图；4、煤气专业图； 5、各类给、排水工程专业图；6、供热、冷专业图；7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺149、等竣工图。8、地下管线工程总平面图、纵断面图、横断面图、结点详图、构筑物结构图等；第十条 特种档案资料，主要指一些声像、光盘、电子等档案。第三章 文件的整理与归档第十一条 公司实行各版块分级立卷的制度，由档案人员全面负责该项工作。第十二条 公司文书档案立卷整理分为二个层级。第一个层级：行政办公室收集公司各部门文件资料，按年代类别分类法立卷。第二层级：行政办公室对各版块已经整理归档的移交材料按照年代机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理，并用编制案卷目录（附表1）的方式固定下来。第十三条 归档文书的整理要求（一）归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（二）在归档的文件150、资料中，应当将每份文件的正件与附件、多种文字形成的同一文件，分别放在一起，不得零散分开。（三）归档文件应按照年限、公司、文件类别逐级分开整理，不得。并详细录入电子档案。（四）案卷目录中必须与电子目录一一对应，详细录入各项电子表格信息。（五）各版块必须上交档案原件，并备份复印件存档。（六）特种档案资料必须严格封存并制作物品标签，以备保存。第四章 归档、编号、立卷第十四条 归档时间是指各版块将需要归档的文件向行政办公室移交的时间，该时间定为每周四。第十五条 各部门须按时向行政办公室部移交档案，同时填写案卷移交清单一式两份，由双方经办人签字,各自保留一份。交接双方根据移交目录清点核对。第十六条 排列151、编号（一）卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。（二）案卷排列是指固定各案卷之间的排放顺序。案卷编号按照年限、序列号、机构、类别的方式编制排列。例如：2011-001，优纳，合同类。第五章 档案的保管第十七条 档案室系机要重地，非经公司领导同意，严禁入内。第十八条 档案库房物品未经许可，不得挪作他用。经常保持库内清洁卫生，防止尘埃污染档案。档案箱柜排列科学化、规范化，档案存放始终有序。第十九条 档案库房内严禁火源，禁放易燃易爆品，配备消防器材，定期检查。第二十条 做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等保护工作，保证档案材料的完整和安全。档案如有破损应及时修补或复制。 第六章 档案的调阅与利用第二152、十一条 档案管理人员必须熟悉公司的档案情况，配合各公司、各部门对档案的需求。第二十二条 调阅、借离或复印档案时，必须严格履行登记审批手续(见附表2)，由机要员协同借阅人办理业务完毕后立即收回档案，如果特殊情况需长时间借离档案需书面申请由最高领导签字获批后方可执行。除公司本部各部门外，各关联板块不得借阅档案复印件，行政办公室机要员有权对复印件借阅者开罚单。第二十三条 借阅档案人员对案卷要妥善保管，防止遗失、泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆卷，如造成档案资料损坏的，视情况进行处理。第二十四条 档案人员应加强档案的编研工作，多渠道、多形式地开展利用工作。第七章 档案的销毁 第二十五条 公司行政副153、总经理、行政办公室负责人和有关部门负责人、业务人员及档案管理人员组成档案鉴定小组，每5年1次对文书档案进行检查鉴定工作，对失去保存价值的档案提出意见，登记造册，经鉴定小组审核后报公司领导批准销毁(见附表3)。第二十六条 销毁档案应在指定地点进行。由鉴定小组指定两人监销，并在销毁清册上签字。第二十七条 任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。第八章 附 则第二十八条 本办法由行政办公室负责解释和修订。第二十九条 本办法自印发之日起施行。金钥世集团行政办 2012年X月X日附表1：档案案卷目录类别号案卷号案卷题名年度期限页数备注附表2档案借阅申请表申请时间申请人文件编号文件标题 借阅事由或用途拟归还时间实际归还时间部门经理审批分管领导复核总经理审批档案员签字： 日期附表3档案销毁审批单序号类目归档号案卷题名期限页数备注以上 档案已作废（失效或已过保存期），准予销毁。审批人(签名)： 年 月 日申报部门销毁经办人销毁日期备注