1、Q/XT伊犁新天煤化工有限责任公司企业标准Q/XT 2100022014物资采购管理制度2014-04-15 发布2014-05-01 实施伊犁新天煤化工有限责任公司发布1、前言32、范围33、规范性引用文件34、术语和定义45、管理机构与职责451总经理45. 2分管副总经理45. 3总经理助理（总工程师、副总工程师）55. 4供应销售部55. 5监察审计部55. 6设备管理部55. 7.生产运行部65.8 1程部（一部、二部）/技术部65. 9财务部75. 10总经理工作部75. 11行政事务部/人力资源部75. 12消防保卫部85. 13安全环保部86、管理内容及方法86.1基建工程需求2、计划86.2生产物资需求计划96.3管理类物资需求计划96.4物资需求计划的编制要求96.5物资采购计划的编制要求106.6物资采购方式106.7潜在供应商的确定116.8釆购额度分级管理1169合同管理127记录121、前言为规范公司物资采购工作，保护公司的合法权益，节约成本，提高投资经济效益，保证 项目质量，根据国家有关法律、法规和浙能集团的有关规定，结合本公司的实际情况，制定 本标准。本标准由供应销售部归口。本标准起草部门：供应销售部。本标准主要起草人：傅君达本标准审定人：韩洪庆本标准会审人：本标准批准人2、范围本标准规定了公司物资采购职责、物资采购计划与采购依据、采购管理等相关内容。本3、标准适用于公司基建工程和生产项li物资采购管理。3、规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本 适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。Q/ZN 202092-2010浙能集团工程设备招投标管理办法Q/ZN 202093-2010浙能集团工程大宗物资采购管理办法Q/ZN 202074-2010浙能集团工程甲供材料管理规定Q/ZN 202096-2010浙能集团供应商管理办法浙江省能源集团有限公司物流集约化管理实施办法（试行）浙江省能源集团有限公司物资计划管理实施细则（试行）浙江省能源集团有限公司生产、综合4、类物资采购管理办法浙江省能源集团有限公司生产、综合类物资集约化采购实施细则（试行）浙江省能源集团有限公司生产物资定向采购（合同续签）审批流程浙江省能源集团有限公司小金额物资采购管理标准4、术语和定义规范性引用文件中界定的以及下列术语和定义适用于本文件。4. 1大宗物资包括建筑工程主要材料（如钢材、水泥、基础桩等），安装工稈装置性主材（如电缆、 阀门、管道等）。4. 2甲供材料在施工合同屮规定的由公司（甲方）供应的材料，包含土建性材料和安装性材料两大类。4. 3甲供设备在施工合同屮规定的由公司（甲方）供应的设备。4. 4甲供材料代理商、代保管单位受公司委托负责对工程甲供材料进行采购并进行现场管理5、的单位5、管理机构与职责5. 1总经理负责或授权对主管部门提出的物资需求计划审批。负责或授权对主管部门提出的物资采购计划审批负责或授权分管副总经理物资合同的批准。负责或授权签署物资合同。负责或授权分管副总经理批進物资合同付款。5. 2分管副总经理负责或经总经理授权对主管部门提出的物资需求计划审核或审批。522负责或经总经理授权对主管部门提出的物资采购计划审核或审批。523负责或经总经理经授权对物资合同的审核或审批。负责或经总经理授权审核或签署物资合同。负责或经总经理授权审核或批准物资合同付款。5. 3总经理助理（总工程师、副总工程师负责或组织设备选型的审查工作。负责物资需求计划会审。负责库存定6、额核定。5. 4供应销售部供应销售部是物资采购主管部门，根据需求计划进行物资总平衡，负责组织物资招标 和询价、合同起草、谈判及合同管理的工作。负责编制物资采购计划和物资报表。543负责向浙能集团工程部和物流管理中心报送要求的计划与统计等报表。544组织物资的接运、验收和仓储工作。负责采购物资货款的支付申请。负责设备、配件的外委修理和加工。5. 5监察审计部负责编制监审管理制度，负责采购全过程的监督。5. 6设备管理部负责编制本部门的基建物资需求计划，对本部门上报计划的准确性及时性负责。562、负责编制、提交本部门的年度、季度、月度采购计划。以及计划采购物资的的合同立 项。协同供应销售部做好采购7、管理工作，参与职责范围内基建和生产物资的招标和采购。负责技术标书编制、审核工作。推荐候选供方并提供候选供方信息。565负责工程建设中发现的短缺件清单汇总。负责职责范围内备品备件标准定额的编制和修订。负责工程设备催交工作。参加工程设备及生产物资到货的验收工作。5. 7.生产运行部负责编制本部门的生产物资需求计划，对本部门上报计划的准确性及时性负责。、负责编制、提交本部门的年度、季度、月度采购计划。以及计划采购物资的的合同立 项。协同供应销售部做好采购管理工作，参与职责范围内基建和生产物资的招标和采购。 负责技术标书编制、审核工作。推荐候选供方并提供候选供方信息。负责工程建设中发现的短缺件清单汇总8、。负责职责范围内备品备件标准定额的编制和修订。负责工程设备催交工作。5.7.S参加工程设备及生产物资到货的验收工作。5.81程部（一部、二部）/技术部负责编制本部门基建和生产物资需求计划，对本部门上报计划的准确性及时性负责。、负责编制、提交本部门的年度、季度、月度采购计划。以及计划采购物资的合同立项。协同供应销售部做好采购管理工作，参与职责范围内基建和生产物资的招标和采购。 负责技术标书编制、审核工作。推荐候选供方并提供候选供方信息。负责工程材料催交工作。参加工程材料验收、复核等工作。5. 9财务部负责编制本部门物资需求计划，对本部门上报计划的准确性及时性负责。、负责编制、提交本部门的年度、季9、度、月度采购计划。以及计划采购物资的合同立项。协同供应销售部做好采购管理工作，参与职责范围内基建和生产物资的招标和采购。负责技术标书编制、审核工作。参加所需求物资到货的验收工作，共同检查物资的外观质量及技术资料。推荐候选供方并提供候选供方信息。参与职责范围内物资采购和合同订立的商务评审。597按物资采购支付计划编制当月现金预算，根据提交的支付申请经审核无误后安排支付。参与物资的盘点和帐、卡、物相符情况核查。599执行物资出、入库的稽核。负责固定资产入库、入账。5. 10总经理工作部负责编制本部门物资需求计划，对本部门上报计划的准确性及时性负责。、负责编制、提交本部门的年度、季度、月度采购计划。10、以及计划采购物资的合同立 项。协同供应销售部做好采购管理工作，参与职责范围内基建和生产物资的招标和采购。负责技术标书编制、审核工作。参加所需求物资到货的验收工作，共同检查物资的外观质量及技术资料。推荐候选供方并提供候选供方信息。负责招投标活动中的会务工作。511行政事务部/人力资源部5.11负责编制本部门物资需求计划，对本部门上报计划的准确性及时性负责。、负责编制、提交本部门的年度、季度、月度采购计划。以及计划采购物资的合同立 项。协同供应销售部做好采购管理工作，参与职责范围内基建和牛产物资的招标和采购。负责技术标书编制、审核工作。参加所筒求物资到货的验收工作，共同检查物资的外观质量及技术资料11、。推荐候选供方并提供候选供方信息。5. 12消防保卫部负责编制本部门物资需求计划，对本部门上报计划的准确性及时性负责。、负责编制、提交本部门的年度、季度、月度采购计划。以及计划采购物资的合同立 项。协同供应销售部做好采购管理工作，参与职责范围内基建和生产物资的招标和采购。 负责技术标书编制、审核工作。参加所需求物资到货的验收工作，共同检查物资的外观质量及技术资料。推荐候选供方并提供候选供方信息。5. 13安全环保部负责编制本部门物资需求计划，对本部门上报计划的准确性及时性负责。、负责编制、捉交本部门的年度、季度、月度采购计划。以及计划采购物资的合同立 项。协同供应销售部做好采购管理工作，参与职12、责范围内基建和工产物资的招标和采购。负责技术标书编制、审核工作。参加所需求物资到货的验收工作，共同检查物资的外观质量及技术资料。推荐候选供方并提供候选供方信息。负责编制和审核招标文件中的安全文明施工措施、设备安全性能等要求。6、管理内容及方法6.1基建工程需求计划工程设备需求计划，由设备部根据工程总体安排、综合进度计划、设备制造/生产周期长短以及进口/国产设备情况，经有关部门会签报分管副总经理审核、总经理批准后送供应 销售部。工程大宗物资和甲供材料需求计划，由工程部根据工程总体安排和综合进度计划，经 有关部门会签报分管副总经理审核、总经理批准后送供应销售部。供应销售购部将设备部和工程部报送的需13、求计划汇总，编制采购计划后，报分管副总 经理审核、总经理批准。采购计划按分级管理要求报送集团工程部、物流管理中心采购或者 供应销售部组织采购。6.2生产物资需求计划按项目类別分为大修、小修、技改、维修（月度）、备品备件、其它（大修外计划检修、 零星购置、紧急物资）等。生产物资需求计划，由设备部根据大修、小修、技改计划、备品备件管理要求、其它 物资需求情况编制物资采购计划，经各部门会签报分管副总经理审核、总经理批准后送供应 销售部。供应销售部将各部门报送的需求计划汇总，编制采购计划后经，报分管副总经理审核、 总经理批准。采购汁划按分级管理要求报送集团工程部、物流管理中心采购或者供应销售部 组织采14、购。6.3管理类物资需求计划按项目分类为消防、办公、劳保、后勤等管理需要要求采购的物资。其它物资各职能部门根据物资需求情况编制物资需求计划，经各部门会签报分管副总 经理审核、总经理批准后送供应销售部。633供应销售部将各职能部门报送的物资需求计划汇总，编制采购计划后，报分管副总经 理审核、总经理批准。采购计划按分级管理要求报送集团工程部、物流管理中心采购或者供 应销售部组织采购。64物资需求计划的编制要求年度需求计划在本年度11月25日前编制下一年度需求计划。年度需求计划不作为采 购计划的依据，需每二个月更新一次。各部门需按时编制并完成审批流程。月度需求计划在本月22日前编制下月计划。各部门需15、按时编制并完成审批流程。物资盂求计划供应时间要求见附表。需求计划必须写明项目内容：物资名称、编码、型号、规格、材质、数量、特定厂家; 加工件还需提供图纸，零星购置、技改项目必需填写预算金额及资金来源。在紧急状态下，如确因危及设备安全影响经济效益，无法按正常程序办理审批手续时, 应在需求计划单上填写“紧急采购”字样。各部门在编制物资盅求计划时，应考虑库存情况。对已经提交的需求计划，需求部门需对计划内容进行变动的，必须填写“物资计划变 更审批单”65物资采购计划的编制要求采购计划由供应销售部负责编制。供应销售部根据需求计划内容结合库存编制采购计划。采购计划需明确物资估价、采购方式、潜在供应商等内容16、。6.6物资采购方式6.6.1供应销售部是物资采购的归口管理部门。需招标釆购的物资按公司招投标管理制度执行。招标釆购的方式有公开招标、邀请招 标。采购的方式有公开招标、邀请招标、密封报价、传真报价、电话询价、单一来源采购、 定点采购、集中采购、委托采购。公开招标：采用公开招标方式的，招标人应当发布招标公告，招标公告应当在国家指 定的报刊或者信息网络上发布。邀请招标：招标人应当向三家以上具备货物供应的能力、资信良好的特定的法人或者 其他组织发出投标邀请书。6. 6.6密封报价：类似邀请招标，但程序和要求更为简单，与竞争性谈判更为相近。一般用 于相対简单的标的物的采购。管理方式参考公司招投标管理制17、度执行。密封报价的投标书可 以邮寄。单一来源采购：6.6.7.1公司主管单位有规定的服从规定。只能从唯一供应商处采购的.667.3发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。667.4必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且 添购资金总额不超过原合同采购金额百分Z I 的。如添购金额超过原合同百分Z十需成立合 同谈判小组，合同谈判小组由公司招标委员会确定。667.5备品备件、专用工具在无替代品情况下只能从原供应商采购的。集中采购：五金、机电、仪表、办公生活类tl常消耗品单项价格低，需求多，为了降 低釆购价格、减少采购成本，每年集中以密封报价形式采购一次，18、确定一至二名供应商的采 购方式。集中采购的商品名录按年需求计划编制。如货品规格型号未在合同名录中，供应销 售部负责与供应商协商。定点采购：办公、生活类日常消耗品定点大型超市采购。定点超市需要招标委员会指 导下由供应销售部组织党群工作部、行政事务部、监审部考察确定。委托采购：对因需要支付现金而不符合公司财务规定的物品釆购，供应销售部可委托 商贸公司代理采购。代理费包括税金及管理费。6611传真报价：对单一物资在采购时间紧迫的情况下可要求潜在供应商提交传真报价。传 真报价必须发送至监审部，待监审部收集所有潜在供应商的报价后提交供应销售部。6612电话比价：对价格少于1000元的单一物资可电话比价采19、购，电话比价过程需记录。6.7潜在供应商的确定执行公司供应商管理制度及招投标管理办法。6.8采购额度分级管理基建工程设备和大宗物资采购，单项物资合同估价在100万元以上或单项物资合同估 价在100万元以下但项FI总投资额在3000万元以上的根据浙能集团工程部下达招标计划审 查意见，执行浙能集团工程设备招投标管理办法、工程大宗物资采购管理办法和公司招投标管理办法标准。单项物资合同估价在100万元以下20万元以上，由公司自行招标采购。执行公司招投标管理办法、物资采购管理制度标准。采购方式可公开招标、邀请招标、密封报价。单项物资合同估价在20万元以下5万元以上，由供应销售部会同物资需求部门、监审 部20、门实施采购。可采用密封报价、传真报价采购方式，采购合同需总经理审批。684单项物资合同估价在5万元以下2万元以上，由供应销售部负责采购，必要时物资需 求部门配合，监审部门负责监审。采购方式可密封报价、传真报价、电话比价。采购合同需 总经理审批。单项物资合同估价在2万元以下的，由供应销售部负责采购，采购方式可传真报价、 电话比价。不规定签订采购合同。对单一来源釆购、集小采购、定点釆购等情况，按采购额度分级管理的要求，组织机 构服从项目招标领导小组、招标委员会、供应销售部会同有关部门等要求。6.9合同管理执行公司合同管理制度7记录木标准形成下列记录:-表1合同立项审批-表2合同会签-表3材料和设备21、请购单（基建类）表4材料和设备请购单（生产类）-表5材料和设备请购单（管理类）-表6物资采购计划审批表-表7外委加工修理申请单申请单位：申批表编号：单位工程名称：填报日期：物资名称：需求日期：申请原因说明：潜在供应商1、2、3、4、需求部门经办人： 签名：日期：需求部门负责人： 签名：日期：计划商务部签名：日期：财务部签名：日期：供应销售部签名：日期：公司分管领导：签名：日期：总经理：签名：日期：备注附需求计划明细表（）页（）项申请单位：审批表编号：装置名称：填报日期：物资名称：需求日期：申请原因说明：潜在供应商1、2、3、4、需求部门经办人： 签名：日期：需求部门负责人： 签名：日期：计划商22、务部签名：日期：财务部签名：日期：供应销售部签名：日期：公司分管领导：签名：日期：总经理：签名：日期：备注附需求计划明细表（）页（）项申请单位：审批表编号：物资名称：使用部位：需求说明：潜在供应商：1、2、3、4、需求部门经办人：签名：日期：需求部门负责人：签名：日期：计划商务部签名：日期：财务部签名：日期：供应销售部签名：日期：公司分管领导：签名：日期：总经理：签名：日期：备注附需求计划明细表（）页（）项伊犁新天煤化工有限责任公司紧急需求材料请购表（表6）装置（单元）名称主项代码单元号、图号现场需求时间急用物资描述：申请部门：申请人：日期：急用原因：部门经理：签名：日期：供应销售部：签名：日23、期：分管领导：签名：口期：公司总经理：签名：日期：外委加工委托单单号:申请单位：审批表编号单位工程名称：填报日期委外加工厂商：使用部位：加工件数量：加工件交期：中请原因说明：产品蓝图工艺流程加工件品质量要求提供的附检验标准及验收标准件：u样品供应材料制造说明：需求部门经办人：需求部门经办人：签名：日期：签名：日期：计划商务部：财务部：供应销售部：签名：日期：签名：日期：签名:日期：公司分管领导：总经理：签名：日期：签名：日期：备注附需求计划明细表（）页（）项需求计划明细表序 号物资编码名称规格型号单位数量技术 要求用料 时间备注说明：1、技术要求可附页2、本页需求部门负责人签字并盖章新天煤化工24、月度采购汇总计划（表）编制单位：序 号物资编码名称规格型号单位数量技术 要求用料 时间备注供应销售部经理：签名：丨|期：伊犁新天煤化工有限责任公司合同会签表（合同评审）日期2014-8-26编号合同名称甲烷化催化剂货物进口代理及运输合同合同号MHGC/FW-JW-001-2014说明：进口的戴维公司的甲烷化催化剂，由新汶集团国贸部甄选长期合作、可靠的报关、清关、运输供应商-青岛中远物流有限公司泰安分公司供应销售部经办人供应销售部负责人a计划商务部意见b财务部意见c监察审计部意见d常务副总经理批示e总经理批示f伊犁新天煤化工有限责任公司采购计划审批表申请日期编号物资名称g采购依据估价（万元）h采购方式支付方式潜在供应商：供应销售部经办人i供应销售部负责人j计划商务部意见k财务部意见1监察审计部意见n公司分管领导批示n总经理批示o