1、四川华星锦业汽车销售服务有限公司南充分公司行政采购、办公家具设备及用品管理制度第一章行政采购制度第一条目的为了规范公司资产用晶的采购和管理，确保物资设备采购、入库验收、仓储保管以及屮 领发放等方而的工作制度化，保证公司生产经营活动的正常进行。第二条适用范围公司各部门员工。第三条资产设备及用品分类资产用品包括：固定资产、低值易耗品和日常消耗用品。In固定资产：1.1指使用年限在一年以上、单位价值在1000元以上、可独立发挥作用、并且在使用过 程屮基木保持原来物质形态的资产:1.2指单位价值虽不足规定标准，但耐用时间在一年以上的人批同类物资。2低值易耗品：2.1指单位价值在1000元以下、且不属于2、日常消耗办公用晶和固定资产的；2.2指单位价值在1000元以上，使用期限不超过一年或不能独立发挥作用的；3、日常消耗用品:指LI常消耗办公文具用品、生产单位LI常消耗清洁用品和接待用品等。第四条 资产设备用品的采购计划与审批公司资产用晶的采购必须遵循计划采购的原则，资产用站的采购计划分为年度计划、月 度计划和临时计划。1、固定资产及大批同类物资价值在3万元以上的资产用品必须列入公司年度综合计划, 各部门应于每年12刀1日前向行政部报送木部门下年度的资产用品购置计划，经行 政部审核后报总经办审核和批准；2、各部门应于每月10 H前填写固定资产请购单、消耗品请购单和办公用品 请购单并送至部门经理审3、核批准，1000元以上需由部门经理、财务经理及总经理 共同签字批准方可执行购买；3、各部门急需而又未列入月度采购计划的资产用品，由各部门填写相关请购单，由行 政部按照与请购部门约定的期限进行采购。第五条资产设备用品采购管理供应商的选择1、采购根据所需物资或服务的要求，组织女排对供应商进行初步调查，并按以下评价 原则拟定3家左右供应商：1、1满足公司所需物资或服务的质量要求；1.2信誉好；1.3价格合理H按要求开具发票；1.4供货能力满足要求；1.5服务好;1.6交通方便，运距短，便于联络。2、行政部将评估认可的供应商列入定点采购供应商一览表报送行政、财务经理审 核、总经理审批。经总经理批准最新4、的定点采购供应商一览表原件由行政部保 管，复印件交财务部门备案，作为今后购买资产川品时选择供应商及报销的依据。3、采购人员每半年收集一次各使用部门対现使用的资产用品及供应商服务质量反馈意 见，对多数人反映不好的供应商，则立即更换。第六条 资产设备用品的采购1、资产川品的采购由采购员根据批准的请购单负责实施采购，具体落实商品的品种、 规格、数量及供应商；对技术性高的采购项目，由部门负责人安排专职人员或请牛 产单位技术人员配合；2、采购在购买资产设备用品吋，应从定点釆购供应商一览表屮选择最符合公司耍 求的供应商；3、资产设备用品采购时，原则应签订采购合同。1力元以上的（包括1力元）的，由 行政部签5、订合同；4、签订采购合同后，供应商供货，由釆购跟踪落实并报行政部。第七条 资产设备用品的验收1、釆购人员负责跟需求部门的行政人员对所购资产用品进行品种、规格、质量、数量 的核验。批量较人或专业技术性较强的资产用品验收，应有专业技术人员和部门主 管负责验收；2、资产卅品验收后，应办理入库手续。采购人员及保管人员应在物资验收入库单 上签字，冇专业技术人员参加的验收，专业技术人员应在相关栏冃签字，由行政部 负责备案保存，并建立台账。3、各部门保管人员将接收的资产设备用品根据不同类别和存放要求存放于各H的仓库 保管，并作登记入库。第八条资产用品费用的结算采购费用报销按公司财务制度执行。原则上每周结算一6、次，采购员需将物资验收入库 单复印件、请购单复印件作为报销附件。第九条仓库管理及领用固定资产、低值易耗品管理资产的编号：1、新购资产验收合格后，保管人员根据资产的类別、性质等进行编号。资产编号的规 则为：公司+种类+类别+年份+月份+顺序号（001-999） o 公司：NCHXJY； 种类：固定资产G和低值易耗站Do 年份与月份采用两位数，在同一月份内购买的同类别资产按顺序编号。例如南充华星 锦业于2012年1月1 H购买了发电机开关触头，假设具为该月份内电厂购买的第5笔 业务，其编号为NCHXJYDBP1201005；2、资产编号与相应资产一一对应，应保证资产编号的唯一性。资产编号除了资产的7、调 出、报废等原因才能注销外一律不得注销或更改，编号注销后不得补空；3、保管人员应对没有编号登记的低值易耗品和日常消耗办公用品建立备杳登记簿。第十条资产的登记1、保管人员对新购资产进行编号后，登记物资明细表，建立资产用品台帐，每月 上报至行政部门；2、采购人员根据各保管人员提供的物资明细表进行汇总建立资产用站总台帐和相 应电子文档。3、采购人员对新购资产进行财务费川结算时，财务部根据采购资产发票应建立相应帐 簿。第十一条资产的领用1、各部门原则上按本部门的请购单领用资产用甜；2、保管人员填写物资设备岀库单，并及时消帐。第十二条资产的回收行政人员接到各部门资产使用人员提交的资产回收通知后，与各部8、门保管人员安排资产 存放地点，并做好记录。第十三条 资产的报废与变卖1、不能继续使用或因继续使用产生较高费用的固定资产，可提请报废。2、对各部门需要报废的资产，保管人员应填写资产用品报废中请单（附件六），经使用部门负责人、分管领导、财务部负责人审核，总经理审批。保管人员在原物 资明细表作“报废”注明，并修改相应台帐记录。生产技术部统计登记后报送财 务部门11据以销账。3、资产的变卖由财务及行政部组织，采取公开竞标的方式进行；变卖所得款项由财务 部核算会计负责记入公司营业外收入项冃。4、变卖后，保管人员及物资专责应在物资明细表和台帐上注销，并修改相应电了 文档。第十四条资产的盘点1、每刀30日，9、保管人员根据物资明细表和物资设备出库单对当月资产用品库 存及领川情况进行汇总；2、行政部负责组织物资专责（盘点人）、保管人员及财务部核算会计（监盘人）根据 各部门提供的报表对库存资产进行全面盘点，物资专责编制资产盘点表。盘点 吋，将保管人员的资产记录、财务部的账簿记录和实物一一核对。3、盘点工作结束后，盘点人、监盘人、保管人员应在资产盘点表上签字。第二章办公家具、设备及用品管理第一条目的规范办公用品、设备、家具的领用和配置，提高资产使川效率，降低办公成本费用。第二条范围本制度适用于公司全体员工。第三条规范内容1、办公家具、设备配置标准：参照各办公室及客户区域家具标准配直清单。2、办公用品配置标10、准：2.1办公用品分级管理2. 1. 1员工通用办公用品：指公司所冇员工根据工作需要均可以领用的办公用 品，例如：签字笔、普通记事本、签字笔芯、橡皮、记事贴等易消耗的 办公用品。2.1.2部门专用办公用品：指责任部门才能领取的办公用站，如：复印纸、收 据等。2.1.3部门共用办公用品：指各个部门可共同使用的办公用品，如：打孔器、 计算器等。2.1.4办公用胡：是指支持工作和业务开展所需的文具类物站，只针对该项进行发放。其他用途所需耍使用办公用品时，由需求部门进行请购巾请, 行政部负责代购。2. 2领用和配置2.2.1员工配备标准：签字笔（蓝、红色，第二次以后为笔芯）、铅笔、普通记 事本、订书机11、胶水、计算器、便签纸、文件夹。每月5号前由部门行 政统计部门需求、统一至行政部进行采购，于每月10日发放。新入职 员工到行政部领用“员工通用办公用品（即配备标准）”，特殊岗位可依 据工作需要申领其它办公用品，需获得本部门经理和行政部经理审核批 准。2.2.2经理级及以上员工配备标准：签字笔（兰、红色）、硬皮记事本及其它 必须用品。2.2.3所冇领用的办公用品数量均为一个单位，耐用品更新时以旧换新，非人 为损坏需以坏换新，丢失责任自负。四、办公家具、设备的申领流程3. 1职能部门新员工报到或其他原因需添加配套办公家具、设备。3. 2由各职能部门行政人员填写资产申购审批表报部门主管和经理。3. 12、3职能部门主管和经理对进行资产申购审批表审核后报行政部。3. 4行政部对申购需求进行审核。3. 5资产管理部门确认资产库存有无库存实物（如无库存进入采购程序）。3. 6如有库存调拨资产库存发放出库（出库单据填写，固定资产登记表记录变更）。五、办公家具、设备的采购4. 1行政部对资产申购审批表进行审核。4. 2行政部对办公家具、设备库存进行核对确认库存数量。4. 3库存数量如不能保证部门需求山行政部对办公家具、设备需求做出统计。4.4行政部根据办公家具、设备需求统计进行采购计划。4. 5行政部负责联系办公家具、设备供应商提供相关报价。4. 6行政部对供货商报价进行对比确认后报财务经理和总经理核准13、。4. 7采购计划和采购预算获批准后资产管理部门通知相关供应商供货。4. 8货物送达现场后资产管理部门进行入库验收及入库手续办理（|古I定资产登记表 记录变更）。4. 9行政部凭相关单据进行采购费用支付和报销。六、办公家具、设备的出入库管理5. 1办公家具到货后必须办理入库手续。5. 2入库单作为固定资产登记表变更记录的依据。5. 3入库单填写必须详细填写。5. 4行政人员和采购人员必须在入库单签字确认。5. 5行政部通知资产申购部门的行政人员办理出库手续。5. 6办公家具、设备出库必须填写出库单。5. 7出库单作为部门固定资产登记表变更记录的依据。5.8JI1库单填写必须详细填写。5. 9资14、产管理人员和屮购部门的行政人员必须在出库单签字确认。七、办公家具、设备的使用管理6. 1办公家具、设备的使用管理由行政部统一进行。6. 2各部门有义务配合行政部做好公司的资产管理工作。6. 3行政部编制固定资产总表和部门固定资产分表对公司资产进行控制管理。6. 4行政部对公司资产进行统一编号。6. 5部门和员T个人配套办公家具、賂 由行政专员按照配套内容进行该部门固定 资产分表登记。6. 6侮个员工对自己的配套办公家具、设备负管理责任。6. 7部门负责人和部门行政人员对部门配套办公家具、设备负管理责任。6. 8如出现因人员变动、工作交接而造成资产变动须做好办公家具、设备交接检查, 并由行政专员15、进行变更记录。6. 9所有涉及办公家具、设备交接而造成的资产变动情况必须上报资产管理部门。6. 10行政部对各部门出现的资产变动必须进行固定资产总表的变更记录。八、办公家具、设备的维护.报修和报废7.1办公家具、设备的口常维护由使川人员负责。7. 2办公家具、设备的检杳和修理由行政部负责。7. 3办公家具、设备如出现故障和损坏，使用人和使用部门应填写资产维修申请单 报行政部进行维修登记。7. 4行政部对报修的的办公家貝、设备进行检査，确认损坏原因、维修项目和维修 预算报批示进行维修。7. 5行政部确认无维修价值的办公家具、设备应填写资产处置表经审核后做相应报 废处理。7. 6办公家具、设备报废16、后应在固定资产登记总表和部门资产登记分表作相应变更记录。九、办公家具.设备维修费用的支付责任&1办公家具、设备属人为损坏的由使用者负责，按木身设备或家具的剩余价值按 比例赔偿。8. 2正常使用损耗需要修理费用山行政部和技术部纳入正常维修成木。8. 4如査实属于故意破坏办公家具和办公设备的行为对当事人处以维修成本2倍的 罚款。& 5如因产品质量问题造成损坏，行政部通知相关供应商进行处理。第三章车间配件部管理制度|=:一、零配件采购规定1、对于索赔的文件，必须要有维修部关于此零件故障诊断的书血报告和相关人员签字, 由维修接待出具订单到零件部，零件部方可订货；做GOODWILL的零件，维修接待必 须17、向索赔员了解该零件有没有被批准，厂家是全额赔付，还是只赔付其屮一部分。 在确认MB全额赔付后，可向零件部直接下订单；如果MB只是赔付一部分，对于客 户须承担其余部分的零件款项，必须收収客户和应的零件定金。2、凡在厂的车辆，在客户同意订零件时，须客户在相关报价或零件订单上确认签字， 由维修接待下订单到零件部，零件部方町订货；（如无特殊情况，需零件到货进行 维修、结算示，方可放行车辆；如果有特殊情况需要出公司的车辆，需收取相关零 件的定金，定金参考下一条规定）3、凡不在公司的千辆，或检修完毕后，需要订购零件而无法把年留在公司的车辆，进 行订购零件时，必须收取客户至少50%的零件定金；对于特殊零件必18、须全额收取定 金，特别是如下零件：有颜色代码的零件，不常川的零件，有代码的零件，旧款车 型的零件，唯一适用的零件等，然示由财务部收取定金，交其中一联定金收据给零 件部，并且由维修接待下订单到零件部，零件部方可订货。4、在没有收収客户零件定金的情况下订货、客户又不回公司进行更换该零件、公司在 半年内又不能处理该零件的，对交订单的人员或擅白订货的人员处罚以该零件进货 成本的209厂30% （2000元封顶）；特殊情况的，需要申报售后服务经理和总经理。5、零件到货后2天内，接到零件部到货通知，SA需将到货信息通知客户，并记录通知 吋间，并根据工场的能力，与客户预约回厂时间维修。6、零件到货后2周后，19、客户仍未进厂换件，SA需再次通知客户，并记录再次通知时间, 并将通知客户的电话号码记录下来，以备客户质问，做好相应的解释工作。7、零件到货1个月后，仍不进厂更换所订零件，零件部员工再次要求SA通知客户， 并双方在订货单上再次确认签字，并且将此单交服务经理签名，注明通知客户FI期 和电话号码。8、如果客户已交定金，但长时间不来厂更换，SA需告知客户，我司只能保留3个刀。 3个月还不回厂更换，我司有权将该零件口行处理：并且，客户交付的零件定金不 给予退回。9、如果市于维修部诊断火误导致订错零件，碍维修部出具相关的诊断及检修报告，并 需售后经理签名确认。10、对于多项零件订货，盂待所冇定购零件维修完20、毕后，相应定金方可进行结算抵扣。 如果所交定金高丁未到货零件的金额，在扣除未到货零件的金部金额后，多出的这 部份金额，可以在这此维修费用中进行抵扣。二、配件部奖惩制度1、报价1）因H身粗心原因导致配件报错，罚50；2）在报价过程中出现失误导致内部客户（公司内部同事）投诉者，罚100；3）因报错价导致客户重大投诉者，罚200；2、订货1）漏订配件,罚50；2）订错配件导致成为积压库存，罚100；3）没有及时将配件订出，导致客户延长交车，引起客户投诉者，罚200；3、到货1）到货后没有第一时间通知者罚,100；2）对于长吋间未到货配件没有进行跟踪，导致SA投诉，罚100；3）没有运用DMS中的报表21、及时告知SA长时间到货未用配件者，罚100；4、出库1）出错配件,罚50；2）漏出配件，罚50；3）没有及时向财务递交领料凭证，罚50；4）每LI流动盘点报告没冇在规定时间内完成，罚50；5、收货入库1）到货后在清点配件的过程屮没有及时检查出问题配件者罚100；2）在配件上货架时没有将仓位与实物统一，导致出库后无法找到该配件者罚100；3）接收入库时将金额和数量入错，罚100；4）没有及时将文档归档，Y05报表，采购订单，领料单等有漏掉，罚100；6、5S管理1）违反公司规章制度，不遵守公司的纪律，视情节严重罚50-200；2）尊重公司企业文化，与企业共成长，制造对公司不利的谣言，煽动公司同事制造消极情绪者罚500；3）爱护公共环境，公共设施和财产；4）维护公共区域卫生，定期对仓库进行大扫除。附件1、本制度由行政部负责制订并负责解释，未尽事宜另行通知。2、木制度|颁布之口起生效。