1、拓新集团新贵置业有限公司招标采购管理规定拓新集团新贵置业公司关于招标采购相关问题的规定 为了规范公司招标采购行为，确保公开、公正、公平、阳光操作，维护当事方的合法权益，特别制定如下规定，公司各部门各员工必须遵守。 一、招标采购小组组成的人员名单： 1、工程类（含规划、设计、勘察等）招标小组组长：古朝泉（总经理），付组长：潘泽华（总经理助理），成员：赵杨梅、郑显均、欧茂玲。 2、材料物资（设备）类采购领导小组组长：古朝泉（总经理），付组长：潘泽华（总经理助理），成员：赵杨梅、郭福良、程启海。 其他相关人员根据实际需要提供支持协助。二、工程招标、材料物资类（设备）采购实行分类管理： 1、工程类（含2、规划、设计、勘察等）分类分为以下六类工程： 总承包工程，即：总承包土建、景观类：“水墨林溪”土建，景观工程按集团规定，新贵置业公司一律按2000年重庆市定额价发包给重庆拓新房地产开发集团建筑工程有限公司。建筑公司设立长寿项目部，具体承担工程施工管理工作。 分包工程，即：土建、景观总承包方对劳务、防水、保温、下（雨、污）水、门窗、外墙漆等分包工程，以建筑公司的名义采用竞标方式发包给各分包企业。要求必备专业设计、施工资质的，分包企业必须具有其相关专门施工资质，并考察其以前的业绩、技术经济实力及诚实守信度。 竞标工程（总承包以外的），即：小区安防、配套设施、装饰装修、环保治理等工程项目，由新贵置业公3、司以竞标方式发包给有资质、有专业施工能力、有经济实力、重合同、守信用的企业承建。 垄断工程，即：属于垄断行业施工的，如：上水、电、气、消防、通讯等分项工程，在科学合理设计、正规公正预算的基础上，由新贵置业公司采取公关协调、力所能及的低价原则签订施工合同，按图保质保量完成施工。 植物栽种工程，即：景观苗木种植工程，能够招标竞标的，采用竞标方式，包树种、包规格、包存活，由新贵公司（或项目部）发包给有技术能力、有实力、有资质、有诚信的单位。 设备机具租赁，即：施工机具、设备租赁。由项目部根据需要和当地市场价格联系协商，一事一议承租。租赁时间超过一个月的应签定合同，明确双方权利、义务、交接验收、安全责4、任及维修赔偿事宜，便于遵守。 2、材料物资（设备）类采购类分为以下六类形： 地材采购，即在长寿区本土采购的商品砼、水泥、砖、河沙、石子、条石、饰面砖、涂料等。因当地材料多为垄断经营，采取考察、协商形式，参照当地贯例选择有实力、讲诚信的商家采购。 区外采购即：重庆市内外采购的钢材、木材、石材、瓦、饰面砖、不锈钢制品、防水材料、保温材料、外墙漆等，采用货比三家选取有实力、有诚信、有资质、质优价低者采购。 设备产成品采购，即：对生产、安装类的产品采购，包括电梯、空调、消防器材、电气设备、施工机具、车辆等采购、采用完全竞争原则，以招标采购方式，低价中标。 办公用品采购，包括办公家具、电子电器、办公用品5、等采购，采用货比三家，选择质优、低价、售后服务好的商家采购。 苗木采购，在公司有栽种管理技术能力、技术、人员、经验的基础上，可以采用寻价、协商谈判，选择价格合理，苗木质量好、售后服务有保障，包栽种、包存活的形式购买。 零星（应急）采购，即价格单次单价在1000元以下的采购，由采购员按实际需要安排采购。上述材料（设备）采购类中第、项由建筑公司采购，第、项由新贵置业公司采购。三、分类工程、采购流程1、总承包工程发包流程：相关部门 招标小组 相关领导开 始总工办编制预算分管领导审查集团审计部复查编制正式预算拓新集团建筑公司审查预算新贵公司、建筑公司协商合同签订施工合同集团审计部审核合同结 束2、分包6、工程邀标发包流程相关部门 招标小组 相关领导开 始准备工程内容、标准、相关资料、图表等预算员编制预算组长、付组长审查小组邀请三家以上单位考察、初谈、预审集团审计部审查，确定标底选择洽谈、确定签约商家及合同总经理审核合同集团审计部复核合同中标单位交纳履约保证金签订合同结束3、竞标工程相关部门 招标（小组） 相关领导开 始准备工程内容、预算、标准、图表等组长、付组长审查编制邀标函及招标文件组织应标单位现场踏勘并解答疑问对三家以上单位进行资格预审，合格者发出邀请函及招标文件组长、付组长审查应标单位报送报价及方案等相关资料进行初谈形成谈判记录初定结果报送集团审计部审查，确定标底组长、付组长审查合同正式7、谈判形成合同初稿集团审计部复核合同交纳履约保证金，签定正式合同结束4、垄断工程议标流程相关部门 招标小组 相关领导集团审计部审核正式洽谈形成合同总经理审核合同集团审查合同签订正式合同结 束开 始联系对应部门，现场查勘，设计图纸组长、付组长审核、确定设计图纸对应部门编制预算、初谈开 始组长、付组长审核确定联系对应部门，现场勘查，设计图纸对应部门编制预算、初谈5、植物栽种工程发包流程相关部门 招标小组 相关领导开 始组长、付组长审核确定单价考察、寻价、选择三家以上单位受邀标方现场踏勘，编制方案、报价编制招标方案，发出邀标函总经理审核方案初次谈判，形成记录、方案集团审计部审核确定标底总经理审核合同正8、式谈判，形成合同集团审计部审查合同交纳履约保证金，签订正式合同结 束6、设备机具租赁议标流程相关部门 班组 相关领导开 始项目经理审核现场提出需求方案现场联系，提出单价项目经理审批现场落实设备机具，并作好记录签字租赁结束，完善基本资料付 费财务处理结 束7、（长寿）地材采购议标流程相关部门 采购小组 相关领导开 始编制采购计划邀请2-3家供货商洽谈、考察、寻价签订合同集团审计部审核合同具体谈判价格、合同、供货方式等，形成合同总经理审批计划组长、付组长审核，确定洽谈次序总经理审查合同结束8、区外材料议标采购流程（钢材采购除外）相关部门 采购小组 相关领导开 始总经理审批计划编制采购计划寻价、货比9、三家，选择质优价低的三家以上商家组长、付组长审核价格，确定商家洽谈次序依次谈判并形成记录组长、付组长审核确定标底价格及谈判商家正式谈判价格并形成合同初稿组长、付组长审核合同集团审计部审查合同签约、发货、运输检验、验收、入库集团审计部审计完善签字手续、付费结 束9、设备及制成品采购竞标流程相关部门 采购小组 相关领导开 始总经理审核计划编制采购计划集团审计部门审查计划编制招标方案、标准及邀标书组长、付组长审核受邀方踏勘现场，解疑，编制投标方案、报价发出邀标书实地考察、初谈形成记录、方案总经理审核初步方案集团审计部门审核确定标底总经理审核合同正式谈判，形成合同集团审计部审核合同签约、供货、检验、验10、收、付费结 束10、办公用品采购流程相关部门 采购小组 相关领导开 始总经理审核计划编制计划集团办公室审批计划总经理批准选购方案寻价、货比三家，选择方案财务部审核实施采购，检验、验货入库、签证总经理签批付 款结 束11、苗木采购议标流程相关部门 采购小组 相关领导开 始总经理审批计划编制采购计划、方案寻价、货比三家，评审供货商组长、付组长审核选择、初谈、形成初步方案集团审计部审核确定标底总经理审核总经理审核合同谈判，形成正式合同集团审计部审核合同交纳履约保证金，签订合同供货、验收付款结 束12、零星（应急）物资采购相关部门 采购小组 相关领导开 始项目经理审批现场提出需求计划采购实施交货、验货11、签字项目经理审批票据财务部审核票据总经理审签财务部报销票据结束四、有关资格、资质、资料要求：1、总承包工程：拓新集团建筑公司为二级资质施工企业，可承包26层、80米高度以下的楼房建设，超过26层以上的建筑则寻挂靠办法解决。新贵公司与建筑公司签订总承包合同，提供正规建筑发票。 2、分包工程，除极少部分不需资质要求外，一律要求对方提供营业执照、资质证明、法人证明以及以前建设的业绩证明，技术、机具设备证明及诚信证明，特殊情况需要求对方提供资信证明及履约保函，小组的实地考察评估记录，谈判记录，合同草案送集团审计部审核，在交纳履约保证金后签订正式合同和质量保修单（书），要求提供正规发票或提供劳务费收领票12、据。 3、竞标工程：要求竞标方提供资质、资信、营业执照工程业绩证明，招标小组实地考察并形成考察意见。谈判有记录、合同初稿送集团审查并批复，交纳履约保证金后签订正式合同，要求对方提供正式发票或劳务费领用票据。 4、垄断工程：要求施工承包单位提供资质，营业执照证明，签订正式合同，要求提供合法发票。5、植物栽种工程：主要考察对方的经济、技术实力和以前业绩以及诚信情况，并形成记录，历次谈判要形成记录，集团审查合同初稿并批复，交纳保证金后签订正式合同和包存活约定书，提供合格发票或劳务费领用票据。6、设备机具租赁：主要做好进场记录及双方确认签字，租用完成后办好验收及离场记录确认手续，提供合规发票或劳务费领13、用票据。7、地材采购：要求对方提供营业执照、部份要求具有资质和质检报告，对企业实力和诚信要进行实地考察作出评估记录，签订正式合同，提供资源税发票，货款可开发票或可开收据。8、区外采购：要求提供质量合格证、质检报告，有品牌质量认证要求的必须要求对方提供其有效证明材料，同时提供营业执照，质量保证资料，签订通行的材料购买合同，提供发票或收据。9、设备、产成品采购：要求对方提供营业执照、合格证书、使用证书，有品牌和质量认证要求的提供有效证明，要求有生产、设计、安装资质的要提供资质证明，质量保修单（书），签订正式合同，提供增值税发票和安装发票。10、办公用品采购：要求提供营业执照、产品合格证明、质量检验14、合格证，质量保修单（书），签订正式合同，提供正规发票。11、苗木采购：要求提供经销证明、营业执照，有检疫要求提供检疫证明，有准入证明的要求提供准入证明，有贩运证明要求要贩运证，签订正式合同和存活保证书，提供正规发票或劳务费领用票据。12、零星（应急）采购：要求开出收据或发票，有验收、入库使用证明。五、履约保证金、进度（中间）付款及结（决）算要求： 所有工程项目必须执行履约保证金，按合同价10%打入我方指定帐户，签订合同。合同履行过程中要求按进度付款的，严格按合同和流程执行，合同标的履行完毕，必须组织验收，办理结算，报集团审计部审查确认后方能支付结算（决算）款项。所有合同的职责部门必须建立台帐，15、加强跟踪管理，所有工程、采购合同必须资料完整，立卷归档，便于查阅。六、招标采购：本规定力求将招标、采购的规定流程化、表格化，便于操作执行，因此要求招标、采购小组人员必须规范行为，考察、寻价、谈判必须有两人以上，并作好记录，不得接受对方宴请、礼品、钱物及变相的贿赂行为。七、招标、采购相关表格附：材料设备采购流程说明 建设工程招标申请书工程名称建设地点结构类型招标建设规模报建登记文号概（预）算（万元）计划开工日期计划竣工日期招标方式发包方式对投标人的资质等级要求设计要求工程招标范围招标前期准备情况施工现场条件水电场地平整路建设单位供应的材料或设备（如有，则附村料、设备清单）招标组织成员名单姓名工作16、单位职务职称从事专业年限负责招标内容招标人 法定代表人：（签字）（公章） 年 月 日集团审批意见承包商考察意见表 日期： 年 月 日考察单位名称考察内容基本情况（成立日期、注册资金、企业性质、资质等级、营业执照等有关证书等）技术经济情况（人员组成、施工机械设备、固定资产、净资产、负债、流动资金等）近三年（在建）工程一览（施工质量、获奖等）项目经理情况（拟派项目经理信誉、与业主配合、有否在建项目等）参与考察人员意见公司招标领导小组意见副组长：组长：分包项目情况表分包人名称地 址法定代表人营业执照号码资质等级证书号码拟分包的工程项目主 要 内 容预计造价（万元）已经做过的类似工程注：分包工程实施前17、报集团招标文件签收表竞标单位：发包单位：抄送：日期：抄送：档号：签收证明（说明）附上项目 1工程招标文件份。 2设计变更单张，编号- 请签收确认 公司 我公司 确认收到上述资料。签收人： 日 期： 工程竣工验收申请表工程名称工程地址建设单位结构类型、层数勘察单位建设面积设计单位开工日期监理单位完工日期施工单位合同日期竣工条件具备情况项目内容施工单位自检情况完成工程设计合同约定的情况技术档案和施工管理资料主要建筑材料、建筑物件和设务的进场试验报告（含监督抽检）资料施工安全评价书工程款支付情况工程质量保修书责令整改问题的执行情况 已完成设计和合同约定的各项内容，工程质量符合有关法律、法规和工程建设18、强制性标准，特申请办理工程竣工验收手续。项目项目负责人： （施工单位盖章）法定代表人（或授权代表）： 年 月 日监理单位意见：监理工程师（签章）： 年 月 日甲方单位意见：甲方项目负责人： 年 月 日工程结算申请表年 月 日合同名称编号概况承包单位承包范围竣工验收时间合同工期施工时间开工时间： 竣工时间：签证工期项目部意见交工验收情况（交付时间）申请人：资料提交情况承包人确定的竣工图变更签证单齐全符合当地城建档案馆存档要求的资料齐全（除双方确认的结算书）部门负责人：工程质量情况总工办意见结算资料是否齐全部门负责人：结算审核时间安排总助意见总经理意见工程价款结算清单工程名称： 合同号：单位： 支19、付编号： 年 月 日合同名称合同编号定额编号工程或费用名称单位工程数量结算单价合价备注合计：人民币大写备注造价员： 合同责任部门： 分管副总：总经理：46/46建设工程结算审核定案汇总表工程名称：送审造价（元）审定造价（元）审核增（减）造价（元）拓新集团理事长意见理事长签字： 年 月 日建设单位意见建设单位（公章）：负责人（签字）：年 月 日施工单位意见施工单位（公章）：负责人（签字）：年 月 日审计部意见拓新集团审计部：审计人（签字）：年 月 日工程（材料、设备）结算款支付审批表工程名称申请单位合同金额开户行开户账号结算金额已付金额申请金额申请理由监理审查意见专业监理工程师： 总监理工程师：20、工程部审查意见甲方代表（专业工程师）： 工程管理部经理：分管副总审查意见财务部审查意见总经理审批意见备注工程（材料）预付款进度款支付审批表工程名称申请单位合同号合同金额已付金额开户银行账号本次申请申请理由监理审查意见专业监理工程师： 总监理工程师：工程部审查意见甲方代表（专业工程师）： 工程管理部经理：分管副总审查意见财务部审查意见总经理审批意见备注说明：1、每次进度款支付时应附有相关的节点验收手续（签字完善）及收方单； 2、申请进度款支付前应填报当期收方单对应的工程造价并附于表后。工程材料设备品牌报审表总编号： 分编号：工程名称承建商建设单位监理单位致：承包单位：（章） 项目经理日期总包单位21、意见：承包单位：（章）项目经理日期监理单位意见： 经我公司审核，现针对上述品牌提出如下意见，或需 工程 设计 给出进一步咨询意见。监理工程师日期 总监理工程师日期建设方意见：工程代表（专业工程师）日期： 工程管理部经理日期：注：1、施工方必须提前15日申报，业主、监理在收到函件后7日内给出有效答复； 2、大型设备（如电梯、空调等）采购品牌向集团报批参照执行。重庆拓新房地产开发集团建筑工程有限公司材料计划单计划部门： 计划日期 品 名规 格单 位数 量用 途需要日期库存计划年月日厂 商计划人项目经理厂 牌公 司 审 核电 话询 价议 价采 购 员付 款材料设备采购询价表采购计划单号供应商名称商家22、电话序号材料名称规格型号单位数量厂商或经销商报价（单价）使用部位单位：（元）批发价零售价经办人（签字）日期材料设备考察信息表填表日期： 年 月 日 编号：材料（设备）名称规格型号数量供货厂商联系方式厂家报价情况考察情况记录考察结论相关部门意见采购员物资部经理项目部或总工办总经理助理总经理 经办人：项目材料用量及单价表工程名称：序号材料设备规格及名称单位单价实际数量计划用量金额计划金额年度用量年度金额备注本月用量累计用量本月用量累计用量填表人： 部门负责人：说明：1、项目所用材料的数量应如实填写。 2、项目所用材料的单价应填入库价。 3、累计栏均为从项目开工至本月，如跨年度则还需分别填写年终的量23、及金额。 4、周转材料应填写本项目中的周转费用。 5、本表可扩充，由材料出纳负责填写。样品样本报批表序号报批样品或样本名称规格型号数量供应商名称供货时间质量要求编制人： 审批人： 年 月 日合同签署意见表单位：时间： 合同编号：合同名称合同份数施工单位工程地址工程内容工程价款公司领导意见：财务人员意见：经办人意见：集团审计人员意见：理事长意见：合同谈判记录表记录人： 记录时间：供货方谈判时间采购产品名称谈判地点产品规格和型号目标价格质量要来技术要求谈判内容描述（内容较多可以附表）谈判主要争议点：谈判结果：谈判参加人员谈判日期： 年 月 日主管领导审批意见签字： 年 月 日合 同 评 审 会 签24、 表 合同名称合同责任部门合同条款摘要合同单位名称：合同金额：付款方式：其它内容（摘要）：责任部门 部门负责人： 日期：财务部 评审人： 日期：总助意见总经理意见 日期：说明：1、合同文本由责任部门负责搜集、整理、修改及完善； 2、各部门审核合同原则上应在一个工作日内给予明确回复；3、合同文本及相关资料附于表后。 合 同 评 审 回 复 意 见 表 合同名称经 办 人责任部门部门负责人回复意见摘要 部门负责人：总助审核意见 签 字： 日 期：总经理审批意见 签 字： 日 期：说明：1、“回复意见摘要栏”由合同责任部门填写，应明确反映出是否与合同对方就合同评审会签表中各部门的评审意见达成一致意见25、；对未与对方达成一致意见的条款，应予明确反映。2、“总助意见栏”由总经理助理填写，应逐条确认业务部门是否按合同评审会签表中各部门的评审意见对合同进行了修改，对未与对方达成一致意见的条款，提出明确的处理意见，供公司总经理决策参考。3、“公司总经理审批意见栏”根据“拓新集团合同信用管理办法”规定的合同审批授权权限，由公司总经理签署明确的审批意见，作为合同签字盖章的主要依据。合同执行情况评价表合同责任部门： 填表时间：合同名称合同编号合同金额合同执行金额合同约定工作任务要点合同任务完成情况要点合同执行中出现的主要问题及采取的措施执行效果责任部门自评意见是否建议列为合作伙伴以上内容由合同责任部门填写总26、助评价意见总经理意见说明：合同任务要点包括质量、工期、报价，以及合同对方的合作配合、现场管理、技术实力、垫资能力等。工程材料构配件设备进场报审表工程名称承建商建设单位监理单位致： 我方于 年 月 日进场的工程材料构配件设备数量如下（详见附件）。拟用于下述部位： 将质量证明及进场见证取样检验结果报上，请予审核。 附件：1、数量清单 2、质量证明文件（含出厂证明、合格证等） 3、自检结果（检测报告），需复检的还须提供复检报告 合同内规定或推荐厂家产品 合同无规定厂家产品 不是合同内规定或推荐厂家产品 项目经理日期 承建商日期 监理审核意见： 经检查上述工程材料构配件设备，符合不符合设计文件和规范要27、求，准许不准许进场，同意不同意使用于拟定部位。监理工程师日期 建设单位审核意见：工程代表（专业工程师）日期 项目部经理日期 注：1、合同或图纸中规定由设计单位、建设单位看样的工程材料构配件设备，第一次进场必须由设计人、建设单位项目经理看样审批。2、本表一式三份，建设、监理、承包商各一份。材料设备验收单供应单位： 年 月 日 第 号物资名称规格型号单位数量单价（元）结算金额（元）验收时间验证状态合格证编号试验报告编号合计结算金额（大写： 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分）供应商厂家交验说明收方验收人员： 供方经办人：物资验收记录表编号：物资名称规格型号生产厂家验证地点验证情况：验证结论及需28、改进或注意的事项验证人员：验证时间： 年 月 日注：该表只在供方处验证时填写。设备验收记录单设备名称出厂编号型号（规格）价格生产厂家进货日期主要技术参数随机附件及数量随机资料设备安装调试情况设备验收结论参加验收成员备注使用部门签名日期材料、设备付款申请表合同编号;供应单名称标的物名称合同金额合同约定会付款比例合同应付款金额本次付款金额（小写）注：领导最终审批金额（大写）本次支付是第 次支付，支付金额为： ；支付比例子为： %；按合同累计应支付总金额为： ；实际累计支付总金额为：相关部门审核意见日 期物资部项目部财务部执行人修改情况说明总经理助理：公司总经理：本次同意支付 元经办人：注：1、此表29、原件由财务部保存，并做为最终付款依据，物资部保留复印件，两份应同时盖骑逢章。2、请各部门签署明确意见（所供材料设备是否合要求，有无处罚事项等）。3、相关部门会签不分先后，会签时间不超过三个工作日。4、公司领导应明确签署支付款项金额。材料采购费用结算单合同编号：序号结算项目增减款原因金额备注1合同价款2增加材料供应量3减少材料供应量4质量扣款5延期扣款6其他扣款7结算款8质量保证金供应商： 日期： 年 月 日 材料采购员： 日期： 年 月 日付款通知单支付号： 日期：合同名称合同编号收款单位合同金额（元）人民币大写本次付款（元）人民币大写累计付款（元）人民币大写合同金额（元）人民币大写说明：经办30、人： 经办部门：预算员： 项目经理： 八、材料设备采购流程说明1、 提出采购申请 采购员根据项目的进度及请购方要求提出采购申请； 申请必须书面形式； 需要采购的材料或设备的规格、数量等必须详实。2、审核采购申请 项目部首先要对采购员提出的申请进行审核； 对不切实际的采购申请有权提出质疑并否决返还给采购员。3、搜集信息 充分了解请购材料的品名、规格； 调查市场行情； 搜集有关生产（经营）商资料； 搜集有关品质及其他方面的资料； 核定资金预算。4、询价 选择询价对象； 询问价格； 整理报价资料； 选择议价对象。5、比价、议价 经成本分析后，研究底价，议定议价目标； 决定采购条件（向供应商详细说明品31、名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款方式等）； 其他供应商价格是否较低； 考虑价格上涨下跌因素； 估算运费和保险费及税收； 核对付款条件； 比较交货期限。6、评估、初步选择 由总经理、总经理助理、物资部经理、财务部、采购员共同组成评估小组； 同规格商品宜有三家以上供应商询价、比价、议价； 是否为信誉良好的生产（经营）商； 是否有必要办理售后服务； 供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障； 是否有必要开发其他供应商或外购； 评估小组初步选择三家供应商。7、索样 索取样品 整理检验结果并进行比较。8、初定 总经理初步选择适当的供应商并报集团批准； 签定采购合约。9、订购 32、订购单函寄或传真至供应商； 与供应商签订合同，确定价格、品质要求、交货期等。10、协调与沟通 对能否达到交货期，供应商要及时回复； 不能达到者及时协调联络，以确定一个合理的交货期。11、催交 无法于约定日期交货时联络请购部门并进行交货期异常控制； 已逾期供货的供货商应加紧催交；12、 进货验收 项目部和监理单位共同组成验收小组； 进货的品质验收； 进货的数量验收； 进货若不符合要求，验收小组将通知项目部现场人员进行再次验收，若还是不合格要求退货。13、申请付款 若进货验收合格，供应商向财务部提出付款申请； 付款额度和进度原则上必须按照合同要求执行。14、审核付款 核对各种手续是否完备； 发票抬头与内容是否相符； 发票金额与请购单价是否相符； 是否有预付款或暂付款； 是否需要扣款； 若付款申请、条件与合同或实际不符，财务有权拒付。15、要求退货 项目部对到货的质量、数量、规格、型号、交货期等与合同不符的，而提出解决方案又无法搭成一致时，开具退货单，要求退货； 供应商愿意重新换货而请购方又愿意接受的，项目部按换货处理； 办理退货、换货手续和财务手续。