1、 中粮五谷道场食品有限公司采购管理制度 中粮五谷道场食品有限公司采购管理制度 第 1 页 共 56 页 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度 制度 制度名称 制度名称 中粮五谷道场食品有限公司采购管理制度 起草单位 起草单位 采购部 编号 编号 WGDC/ZB/CG-001-2010-A 版本 版本 2010 年第一版 版次 版次 第 0 次修改 第一章 总 则 第一条 第一章 总 则 第一条 为规范公司采购管理流程，保障公司采购安全有序，特制定本规章。第二条 第二条 本公司经营性原物料、技术工程类、设备（含备品备件）的采购计划、申购、询价、核准、订单、采购、验2、收、入库、结算等，除公司另有规定外，悉依本规章处理。第三条 第三条 权责单位（一）使用部门：提出需求计划及具体方案，以及对方案实施的结果验证。（二）采购部：原物料、工程、技术设备及备品备件等供应商的开发、评估、管理、询/比/议价、转订单、订货、请款和进厂不良品之处理及退货等。（三）品管部：原物料供应商开发、评估、辅导及管理，原物料检验及不良反馈。（四）工程部：工程、技术及备品备件类供应商开发、评 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 2 页 共 56 页 估、制程技术辅导和验收。（五）研发部：原物料及相关技术的开发、评估、应用。（六）生管部/仓储部：原物3、料需求计划的制订、入厂原物料及备品备件的点收、运送、入库、标识等处理及相关记录的保存及分发。（七）财务部：负责采购预算审查、采购资金筹措、采购合同审查、采购结算审核和采购付款。（八）战略部：负责采购程序及文件审查修订，采购战略指导、采购业务规范性的稽核管理。（九）总经理：负责最终核准。第二章第二章 采购计划编制采购计划编制 第四条第四条 采购计划编制应注意以下几个方面因素：（一）预估用料数量、交期、防止断料。（二）避免库存过多、资金积压、空间浪费。（三）配合生产、销售计划之达成。（四）配合公司资金运用、周转。（五）指导采购工作。第五条第五条 采购计划的编制（一）销售计划 1、公司于每年年底制订4、次年度之营业目标。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 3 页 共 56 页 2、营管部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，作销售预测，并制订次年度销售计划。（二）生产计划 1、生管部根据销售预测计划，本年度末预计库存及次年度末预计库存，制订次年度之预测生产计划。2、物控人员根据生产预测计划、BOM、库存状况，制订次年度之物料需求计划。3、各权责单位根据年度目标，生产计划预估次年度各种消耗物品的需求量，作成预估计划。（三）采购计划 1、采购部汇总各物资归口管理部门的物料、物品之需求计划。2、采购部编制次年度采购计划。（四）采购计划编制注意事项 采5、购计划要避免过于乐观或保守，应注意的事项有：1、公司年度目标达成可能性。2、销售计划、生产计划之可行性和预见问题。3、物料需求资讯与 BOM、库存状况之确定性。4、物料标准成本之影响。5、保障生产与降低库存之平衡。6、物料采购价格和市场供需之可能变化。流程参考 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 4 页 共 56 页 （集团）采购计划编制流程、月度采购计划编制流程、采购计划审批流程、采购计划管理流程。第三章第三章 采购预算编制采购预算编制 第六条第六条 一般原则（一）采购预算分为用料预算与购料预算。（二）财务部负责提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等6、各项预算基准。（三）本年底预计库存中之可用材料应计入次年度之用料预算，但不列入购料预算；次年度预计库存不列入用料预算，但应列入购料预算。（四）购料单价除特殊物料外，应以年度成本降低目标预估（如以上年度平均采购单价之 95%计算）。第七条第七条 用料预算（一）物控人员负责次年度生产用料之各月预算明细的编列。（二）用料单位负责低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细的编列。（三）同类物料不必细分而以总用量预算。（四）物料之损耗率应计入用料预算，但应以年度损耗率目标制订，一般可略高于标准损耗率而低于上年度平均损耗率，中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 5 页 7、共 56 页 低于或等于年度损耗率目标。（五）财务部负责汇总工作。第八条第八条 购料预算（一）采购部负责次年各购料预算明细之编列。（二）购料预算应考虑采购前臵期、付款方式、库存状况。（三）购料预算应以付款月份为编列依据。（四）购料预算应考虑安全库存与最大库存，符合年度库存周转率之目标。（五）购料预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势等采购策略综合运用，流程参考（集团）采购预算编制流程 第四章第四章 采购方式规定采购方式规定 第九条第九条 采购方式确定依据，采购部根据下列因素确定最有利之采购方式：（一）物料使用状况。（二）物料需求数量。（三）物料需求频率。（四）市场供需状况。（五）经验8、。（六）价格。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 6 页 共 56 页 第十条第十条 采购方式，本公司物料采购方式一般有下列几种：（一）招标采购:在货源比较充足,且规格标准统一的情况下,对大宗设备和物资材料采用招标采购方式,保证其公开性、竞争性、公平性。流程参见采购招标、评标流程（二）集中计划采购：本公司通用性物料，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购。（三）合约采购：经常使用之物料，采购部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物料供应来源，简化采购作业。采购方法同上，依定时或定量之方式进行采购。（四）一般采购：除（19、）（2）之外的物料，采购部依请购单逐单位办理询价、议价之作业。第五章第五章 询价议价规定询价议价规定 第十一条第十一条 询价（一）凡属合约采购项目，采购部依合约之价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外。如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表。凡属一般采购，采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。（二）确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 7 页 共 56 页 受（一）条所限。（三）凡属可做成本分析之采购项目，采购部应要求供应商做成本分10、析，以作议价之参考。（四）选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之优先顺序选择。（五）询价后，应检查确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否设定一致，方可比价。流程参见采购价格询价流程 第十二条第十二条 议价（一）询价后，选择两家以上供应商进行交互议价，利用议价技巧合理降价。（二）议价时应注意品质、交期、服务兼顾的原则。第十三第十三条条 询价、议价注意事项（一）议价优势掌握，以下状况、采购部应加强与供应商议价：1、市场价格下跌或有下跌趋势时。2、采购频率明显增加时。3、本次采购数量大于前次时。4、本次报价偏高时。5、有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。6、公司策略需要降11、低采购成本时。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 8 页 共 56 页 7、其他有利条件时。（二）其他注意事项 1、专业材料、用品或技术项目类，采购部应会同归口管理部门、使用部门共同询价与议价。2、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购部应送请购部门确认后方可议价。3、询价之供应商应属合格供应商或经总经理特准之供应商。第六章第六章 请购规定请购规定 第十四第十四条条 请购的提出（一）生管部依据生产实际物料需求状况、库存数量、请购前臵期等要求，开立请购单。（二）技术、研发、企划等部门根据各部门需求状况开立请购单。（三）请购单上应注明物料12、名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项，经权责主管审核，并依请购核准权限送呈相关领导批准。（四）核准后的请购单送交采购部。（五）交期相同的同属一个供应厂商之物料，请购部门应填具在同一份请购单内。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 9 页 共 56 页 （六）紧急请购时，请购部门应于备注栏注明，并加盖“紧急”章。第十五第十五条条 请购核准权限（一）国内物料采购核准权限 依照请购管理制度执行。（二）国外物料采购核准权限 公司拟从国外进口的物料通常通过专业代理公司操作，具体作业权限由总经理核准的权限表确定。第十六第十六条条 请购的撤消（一）已开具请购单，13、并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并通知采购部，必要时应事先口头知会采购部，以利于采购部应急处理。（二）请购部门回收请购单，并加盖“撤消”章。（三）采购部门接获通知后，立即停止一切采购动作。（四）未能及时停止采购时，采购部应通知原请购部门并协商善后工作。流程参见采购请购流程 第七章第七章 采购作业规定采购作业规定 第十七第十七条条 采购方式，本公司采购方式一般有下列几种：（一）招标采购:在货源比较充足,且规格标准统一的情况下,对大宗设备和物资材料采用招标采购方式,保证其公开性、竞 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 1014、 页 共 56 页 争性、公平性。（二）集中采购：通用性物料，尽量采用集中采购方式。（三）合约采购：经常性物料，尽量采用合约采购方式，以确保货源与价格之稳定。（四）一般采购：除（1）（2）以外之物料，采用随需求而采购之方式。第十八第十八条条 国内采购作业规定（一）询价、议价 1、采购人员接获核准后之请购单，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。2、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认。3、专业材料、用品或技术类项目，采购部应会同归口管理部门、使用部门共同询价与议价。4、采购议价之方式。5、议价应注意品质、交期、付款方式、服务兼顾。（二）呈核及核15、准 1、采购人员询价、议价完成后，于采购申请单上填写询价或议价结果，必要时附书面详解说明。2、按标准拟订供应商名称、交货期限与报价有效期限，经请购部门确认后，并依采购核准权限呈核。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 11 页 共 56 页 3、采购核准权限规定，不论金额多寡，均应先经采购部经理审核，再呈主管副总审批、总经理核准。流程参见采购价格确定流程（三）订购作业 1、采购人员接获经核准之采购申请单后，根据供应商和物料情况分解订购单。应根据采购部门授权规定，以签发的订购单形式向供应商订购物料，并以电话或传真形式确认交期。2、若属一份订购单多次分批交货16、的情形，采购人员应于订购单上明确分列、注明条件。3、采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。（四）验收与付款 1、依相关检验与入库规定进行验收工作。流程参见采购检验管理流程 2、依财务管理规定，办理供应商付款工作。流程参见采购结算管理、（预）付款申请审批流程 第第十十九九条条 国外采购作业规定（一）询价、议价 参照国内采购作业方式进行。（二）呈核及核准 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 12 页 共 56 页 参照国内采购作业方式进行。（三）订购作业 采购部接获核准之 采购申请单 后，需与供应商签订合同。应事先办妥相关合同事项，并呈核请17、示。（四）进口事务处理 1、依国家法规办理进口签证。2、办理进口保险与公证。3、进口船务安排。4、进口结汇。5、依国家法令申办进口税。6、提供提货文件。7、办理进口报关手续。8、报关。9、公证。10、退汇。第八章第八章 价格审核规定价格审核规定 第二十第二十条条 报价依据 开发部门提供新材料之规格书，作为采购部成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。非通用物料之规格书，一般由供应商先提供样品，供开发部门确认可用后，方予报价。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 13 页 共 56 页 第二十一第二十一条条 价格审核（一）供应商接到规格书后，于规定期限内提18、出报价单。（二）采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。（三）采购人员以采购申请表呈部门主管（经理）审核。（四）采购部主管审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由主管亲自与供应商议价。（五）采购部主管审核之价格，经采购部门经理、请购部门经理确认无误后，呈分管总监/副总审核后，并呈总经理确认批准。（六）总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。（七）采购申请表经核准后，由采购部存档并据此形成采购合同和采购订单。第二十二第二十二条条 价格调查（一）已核定之材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据。（二）本公司各有关单位，均有义务协助提供价格讯息，19、以利采购部比价参考。（三）已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应以 采 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 14 页 共 56 页 购申请表形式重新报批，且附上书面之原因说明。（四）单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程。（五）在同等价格、品质条件下，涨跌后采购应优先考虑与原合作关系良好的供应商合作。（六）为配合公司成本降低策略，原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合。（七）采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。流程参见采购价格调查流程 第九章第九章 采购成本分析采购成本分析 第二十三第二十三条条 成本分析项目，成本分析系就供应20、商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本之合理性。一般包括以下项目：（一）直接及间接材料成本。（二）工艺方法。（三）所需设备、工具。（四）直接及间接人工成本。（五）制造费用或外包费用。（六）营销费用。（七）税金。（八）供应商行业利润。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 15 页 共 56 页 第二十四第二十四条条 成本分析之运用，以下情形时，应进行成本分析：（一）新材料无采购经验时。（二）底价难以确认时。（三）无法确认供应商报价之合理性的。（四）供应商单一时。（五）采购金额巨大时。（六）为提高议价效率时。第二十五第二十五条条 成本分析表的提21、供方式，成本分析表提供方式一般有两种：（一）由供应商提供。（二）由采购部编制标准报价单或成本分析表，交供应商填妥。第二十六第二十六条条 成本分析步骤，成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下：（一）确认设计是否超过规格要求。（二）检讨使用材料之特性与必要性。（三）计算各方案之使用材料成本。（四）提出改善建议并检讨。（五）检讨加工方法、加工工程。（六）选定最合适之设备、工具。（七）作业条件的检讨。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 16 页 共 56 页 （八）加工工时的评估。（九）就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。第二十七第二十七条条 成本分析22、注意事项（一）利用自己或他人之经验。（二）应用会计查核手段。（三）利用技术分析方法。（四）向同类供应商学习。（五）建立成本计算经验公式。提高议价技巧。流程参见采购成本核算、分析、控制流程 第十章第十章 采购品质规定采购品质规定 第二第二十十八八条条 文件资料要求 物料订购前，公司工程技术、生产、使用部门应事先准备并向采购部门提供下列文件资料，以便采购部门在具体的订购单、采购合约内予以明确规定：（一）订购物料之规格、图纸、技术要求等。（二）产品技术精度、等级要求。（三）各种检验规范、标准或适用规格。（四）所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。第二第二十十九九条条 合格供应商之选择 物料采23、购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 17 页 共 56 页 供应商一般要求符合下列条件：（一）经本公司供应商调查程序后，列入合格供应商名列。（二）经本公司供应商评鉴，资讯等级在 C 级以上。（三）提供的样品经本公司技术/开发部门确认合格。（四）类似物料以往采购之良好历史记录。（五）同业中之佼佼者。第三十第三十条条 品质保证之协定 物料之采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商签署书面文件，承诺下列品质保证：（一）供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统，如 ISO9024、00、QS、HACCP 体系等。（二）所提供之产品，通过行业所必需之国家认证。（三）供应商应保证产品制造过程的必备的安全控制与检测。（四）供应商产品出厂前应有逐批抽样检验。应随时提供有效期内由官方或国家认可的第三方检测机构的定期抽检合格的记录文件。（五）供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录文件。（六）接受本公司必要之供应商调查、评鉴及辅导。（七）保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 18 页 共 56 页 第三十一第三十一条条 进货验收之规定 供应商提供之物料，必须经过本公司25、生管、工程/技术/品管/使用部门、采购部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：（一）确认合同/订购单：核对供应商之交货单与本公司之合同或订购单内容一致性。（二）确认供应商：对有两家以上供应商之物料，应确认物料来源有无错误或混乱。（三）确认送到日期：用以确定厂商是否如期交货，以作为评鉴、奖惩之根据。（四）确认物料的名称与规格：避免交货错误之发生。（五）清点数量：确认交货数量与进料验收单及数量是否一致，是否超出订购单规定之数量。（六）品质检验：品管部门依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要求。（七）处理短损：根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔。（26、八）退还不合格品：对检验不合格之物料，对供应商进行必要处理，由此造成的损失，向供应商进行索赔。（九）物料标识：对检验合格物料，入库后应予以明确标识，以确保后续品质之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员等级料之标注，以便追溯、中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 19 页 共 56 页 区分、使用之方便）。第三十二第三十二条条 品质纠纷处理 有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：（一）处臵依据：以双方事先约定之品质标准作为处臵依据，并于 订购单 上详27、细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据（二）国内采购物料退货与索赔 1、拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。2、采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。3、现货供应之退货，要求供应商更换合格之物料。4、订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。5、确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。6、退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。7、双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。（三）国内采购其他索赔规定 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 20 页28、 共 56 页 1、由供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。2、破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。3、因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。4、其他原因导致本公司之损失，依实际损失向供应商索赔。（四）国外采购物料退货与索赔 因规格不符或品质不良引起之退货及索赔规定如下：1、要求供应商储运更换合格物料或将不合格品退供应商修复。2、退货或补运之费用由供应商负责。3、由此造成之本公司损失，依双方合约向供应商索赔。（五）国外采购其他索赔规定 1、发生破损短少情形，向保险公司索赔或航运公司索29、赔。2、发生短卸情形，向航运公司及保险公司索赔。3、发生短装情形，向供应商索赔。上述索赔依合同规定处理。第十一章第十一章交期管理规定交期管理规定 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 21 页 共 56 页 第三十三第三十三条条确保交期的重要性 交期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是必要的时间，提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本之目标。（一）交期延迟的影响 交期延迟造成的不良影响有以下方面：1、导致制造部门断料，从而影响效率。2、由于物料交期延迟，间接导致成品交期延迟。3、由于效率受影响，需要增加工作时间，导致制造费用的增加。4、由30、于物料交期延误，采取替代品导致成本增加或品质降低。5、交期延误，导致客户减少或取消订单，从而导致采购物料之囤积和其他损失。6、交期延误，导致采购、运输、检验之成本增加。7、断料频繁，易导致互相配合的各部门人员士气受挫。（二）交期提前太多的影响 交期提前太多也有不良之影响，主要有：1、导致库存成本之增加。2、导致流动资金周转率下降。3、允许交期提前，导致供应商优先生产高单价物料而忽 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 22 页 共 56 页 略低单价物料。4、由于交期经常提前，导致库存囤积、空间不足。5、交期提前频繁，使供应商对交期的管理松懈，导致下次的31、延误。第三十四第三十四条条 交期延迟的原因（一）供应商责任 因供应商责任导致交期延误的状况：1、接单量超过供应商的产能。2、供应商技术、工艺能力不足。3、供应商对时间估计错误。4、供应商生产管理不当。5、供应商之生产材料出现货源危机。6、供应商品质管理不当。7、供应商经营者的顾客服务理念不佳。8、供应商欠缺交期管理能力。9、不可抗力原因。10、其他因供应商责任所致之情形。（二）采购部责任 因采购部责任导致交期延误的状况：1、供应商选定错误。2、业务手续不完整或耽误。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 23 页 共 56 页 3、价格决定不合理或勉强。432、进度掌握与督促不力。5、经验不足。6、下单量超过供应商之产能。7、更换供应商所致。8、付款条件过于严苛或未能及时付款。9、缺乏交期管理意识。10、其他因采购原因所致的情形。（三）其他部门责任 因采购以外部门导致交期延误的状况：1、请购前臵时间不足。2、技术资料不齐备。3、紧急订货。4、生产计划变更。5、设计变更或标准调整。6、订货数量太少。7、点收、检验等工作延误，或未经验收而直接收货。8、请购错误。9、其他因本公司人员原因所致的情形。（四）沟通不良所致之原因 因本公司与供应商双方沟通不良导致交期延误的状况：中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 24 33、页 共 56 页 1、未能掌握一方或双方的产能变化。2、指示、联络不确实。3、技术资料交接不充分。4、品质标准沟通不一致。5、单方面确定交期，缺少沟通。6、首次合作出现偏差。7、缺乏合理的沟通窗口。8、未达成交期、单价、付款等问题的共识。9、交期理解偏差。10、其他因双方沟通不良所致的情形。第三十五第三十五条条确保交期要点（一）事前规划 1、制订合理的购运时间：采购部将请购、采购、供应商生产、运输及进料验收等作业所需的时间予以事先规划确定，作为各部门的参照依据。2、确定交货日期及数量：预先明确交期及数量，大订单可采用分批交货方式进行。3、了解供应商生产设备利用率：可以合理分配订单，保证数量、交34、期、品质的一致性。4、请供应商提供生产进度计划及交货计划：尽早了解供应商之瓶颈与供应能力，便于采取对策。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 25 页 共 56 页 5、准备替代来源：采购人员应尽量多联系其他物料提供来源，以确保应急。（二）事中执行 1、提供必要的材料、模具、技术支援给供应商,适时了解供应商之瓶颈，协助处理。2、了解供应商生产效率及进度状况：必要时，向供应商施加压力，以获取更多之关照，适时考虑向替代供应商下单之必要性。3、交期及数量变更的及时联络与通知：以确保维护供应商的利益，配合本公司之需求。4、尽量避免规格变更：如果出现技术变更，应立35、即联系供应商停止原规格生产，并妥善处理遗留问题。5、加强交货前的稽催工作：提醒供应商及时交货。6、必要的厂商辅导：及时安排技术、品管人员对供应商进行指导，必要时可以考虑到供应商处进行验货，以降低因进料检验不合格导致断料发生之情形。流程参见 采购质量控制流程 （三）事后考核 1、对供应商进行考核评鉴：依供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目之一，以督促供应商提高交期达成率。2、对交期延迟的原因进行分析并研拟对策：确保重复问题不再发生。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 26 页 共 56 页 3、检讨是否更换供应商：依供应商考核结果与配合度，考36、虑更换、淘汰交期不佳之供应商，或减少其订单。4、执行供应商的奖惩办法：必要时加重违约的惩罚力度，并对优良厂商予以适当之回馈。第十二章第十二章 采购订约制定采购订约制定 第三十六第三十六条条 采购订约方式 采购订约方式，一般有下列二种：（一）确认方式 由本公司出具订购单或供应商出具售货单。（二）合约方式 由本公司主导采购合同或供应商主导销售合同。流程参见 采购合同指定、审查、执行、变更流程 第三十七第三十七条条采购合约意义 采购合约较订单方式有下列效用：（一）可确定买卖双方应尽义务。（二）作为解决合约纠纷之依据。（三）作为法律诉讼之书面证据。（四）可根据实际情况订立不同之条款，以保护双方权益。第37、三十八第三十八条条 采购合约种类 本公司采购合约的种类有以下几种：中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 27 页 共 56 页 （一）订购单。（二）国内订货合同。第第三三十十九九条条 订购单之运用 订购单用于下列条件：（一）标准化之产品，不易发生错误。（二）买卖双方有很高之互信度。（三）在已有长期合约的情况下，每次订购采用订购单即可。（四）出现交货问题，容易处臵。（五）交货、验收流程成熟、严密。第四十条第四十条 国内订货合同之运用 国内订货合同应注意事项：（一）应明确所订物料之名称、规格、编号、数量、单价、总价、交货时间、地点，并与请购单一致。（二）付款38、方式应明确。一般付款方式有：一次付款、分期付款、下批付款等。（三）应规定延期罚款之责任、尺度、赔偿方式。（四）规定解约之办法，保障双方权益。（五）商定验收方式与质量追溯方式。（六）规定卖方保证责任。（七）明确其他认为应予附加之条款。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 28 页 共 56 页 第十三章第十三章付款方式付款方式 第四十一第四十一条条 由采购部根据入库单、采购合同、进料验收单、发票，填写付款申请表向财务部请款。第四第四十二十二条条 财务部依合同规定之给付方式，与厂商结款。第四十三第四十三条条 国内一般性采购采用一次性付款方式，即供应商之物料验39、收合格后，一次性付清该订单之货款；特殊采购和有供应合同或协议约定的帐期付款，根据合同执行。特殊情况需呈总经理核准。第四十四第四十四条条 国外采购通常通过专业代理公司进行，一般采用信用付款方式，特殊情况需总经理核准。第十四章第十四章 委外加工管理规定委外加工管理规定 第四十五第四十五条条 定义：本办法所指的委外加工，是指本公司将生产工程的一部分委托其他公司（下称协力厂商）代为加工的做法。第四十六第四十六条条委外加工时机 在决定是否委外加工时，应考虑下列各因素：（一）本公司的生产能力不足时（二）须使用本公司所没有的设备、技术时。（三）特殊零件无法购得，又不能自行加工时。（四）委外加工品质更好时。中40、粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 29 页 共 56 页 （五）委外加工成本更低时。（六）认为比本公司自行加工更有利时。第四十七第四十七条条 委外加工程序（一）需求提出 1、委外加工的决定、变更或中止，须由生管部将原因、目的、规格、计划数量、预算等，以书面方式呈部门主管核准后，转呈总经理裁示。2、总经理核准后，转采购部联络洽询协力厂商或核定之协力厂商。（二）厂商开发与调查 1、采购部参照供应商开发规定，与协力厂商进行洽询工作。2、由采购部、工程/技术部等组成厂商调查小组，参照供应商调查之规定，对协力厂商进行调查评核。3、调查评估合格之厂商列入合格厂商名41、列。4、除总经理特准外，不可将工程委托非合格之厂商加工。（三）询价、议价 1、针对合格协力厂商，采购部请协力厂商进行报价。2、参照采购方式的规定进行询价与比价。3、同类型协力厂商应开发三家以上，以便询价、比价及紧急订单之需要。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 30 页 共 56 页 （四）委外加工协议的签订 由采购部代表公司与协力厂商签订委外加工协议，协议应就下列事项作必要之约定：1、委外加工产品及数量。2、加工单价与总价。3、交期。4、品质要求及验收标准。5、付款方式。6、保密工作。7、其他双方认为必须约束之事项。（五）委外加工资料 委外加工应提供42、协力厂商下列资料：1、产品蓝图。2、工艺流程图。3、操作标准。4、检验标准。5、检验规范。6、物料的规格、编号、数量等。（六）验收工作 视同采购物料作进料检验与点收工作。第四十八第四十八条条协力厂商评鉴 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 31 页 共 56 页 参照供应商评鉴进行。第第四四十十九九条条协力厂商奖惩 参照供应商管理中对供应商之奖惩方式进行。第五十条第五十条其他注意事项（一）协力厂商辅导 对协力厂商之辅导应较供应商更为深入，将协力厂商视同公司制造部之一加以辅导，主要内容有：1、品质管理组织的健全、规范与建立。2、品质标准、品管方法、检测设43、备使用的训练。3、观念培训、教导。4、协助制程改善。5、其他有益双方合作之事项。（二）专利权 1、委外加工工程中，如包含有本公司保有的专利权时，仅对本公司的委外加工品同意其实施权利。2、对协力厂商保有的专利权，包含于委外工程中，如与第三者发生的纷争而使本公司蒙受损失时，不论其属过失或故意，都应由协力厂商负责。3、因委外加工而有新发明或新设计时，经协议后应以使双方均有利之方式，加以处理。（三）保密 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 32 页 共 56 页 1、本公司不可将协力厂商应保密的事项向第三者汇露，协力厂商亦不可将本公司应保密的事项向第三者泄露。44、2、合作协议期满或合作解除后，亦不可违反（1）条之保密要求。3、双方的责任者应将保密事项的重要性向相关人员传达，以确保保密工作之可靠性。第十五章第十五章采购绩效评估办法采购绩效评估办法 第五十第五十一一条条采购绩效评估的目的（一）确保采购目标之达成。（二）提供改进绩效之依据。（三）作为个人或部门的奖惩参考之一。（四）作为升迁、培训的参考。（五）提高采购人员的士气。第五十第五十二二条条采购绩效评估的指标 采购人员绩效评估应以“5R”（适时、适质、适量、适价、适地）为核心，并用量化指标作为考核之尺度。（一）时间绩效 由以下指标考核时间管理绩效：1、停工断料影响工时。2、紧急采购的费用差额。中粮五谷45、道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 33 页 共 56 页 （二）品质绩效 由以下指标考核品质管理绩效：1、进料品质合格率。2、物料使用的不良率或退货率。（三）数量绩效 由以下指标考核数量管理绩效：1、呆滞物料金额。2、呆滞处理损失金额。3、库存金额，即库存占用资金及其利息和保管费用之和。4、库存周转率。（四）价格绩效 由以下指标考核价格管理绩效：1、实际价格与标准成本的差额。2、实际价格与过去移动平均价格的差额。3、比较使用时之价格和采购时之价格的差额。4、将当期采购价格与基期采购价格之比率同当期物价指数与基期物价指数之比率相互比较。（五）效率指标 其他采购46、绩效评估指标有：1、采购金额。2、采购金额占销货收入的百分比。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 34 页 共 56 页 3、采购部门的费用。4、新开发供应产商的数量。5、采购完成率。6、错误采购次数。7、订单处理的时间。8、其他指标。第五十第五十三三条条 工作态度与能力考核（一）工作态度考核 1、纪律性 2、积极性 3、协调性 4、规范性 5、责任感（二）工作能力考核 1、基础能力 2、业务能力 3、素质能力 第五十四第五十四条条本公司采购人员之绩效评估方式，采用目标管理与工作态度与能力考核相结合之方式进行。（一）绩效评估说明 1、目标管理考核占采购47、人员绩效评估的 70%。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 35 页 共 56 页 2、工作态度与能力考核（公司的人事）占采购人员绩效评估的 30%。3、两次考核的总合即为采购人员之绩效，即：绩效分数=目标管理考核*70%+工作态度与能力考核*30%（二）目标管理考核规定 1、每年 12 月，公司制定年度目标与预算。2、采购部根据公司营业目标与预算，提出本部门次年度之工作目标。3、采购部各级人员根据部门工作目标，制定个人次年度之工作目标。4、采购部个人次年度之工作目标经采购部主管审核后，报人事部门存档。5、采购部依目标管理卡逐月对采购人员进行绩效评估。48、6、目标管理卡依个人自填、主管审核的方式进行。（三）工作态度与能力考核规定 1、依公司有关绩效考核之方式进行，参照员工绩效考核管理方法。2、工作表考核由直属主管每月对下属进行考核，并报上一级主管核准。（四）绩效评估奖惩规定 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 36 页 共 56 页 1、依公司有关绩效奖惩管理规定给付绩效资金。2、年度考核分数 80 分（百分制）以上的人员，次年度可晋升一至三级工资，视公司整体工资制度规划而定。3、拟晋升职务等级之采购人员，其年度考核分数应高于85 分。4、年度考核分数在 60-80 分之间者，应加强职位训练，以提升工作49、绩效。5、年度考核分数低于 60 分者，应调离采购岗位。流程参见采购管理绩效、人员绩效评估流程 6、以上规定若与公司考核制度不用，均以公司人力资源的相关制度为准。第五十第五十五五条条附件：(一)附件CG-QA-01-01材料采购计划(二)附件CG-QA-01-02采购现金预算表(三)附件CG-QA-01-03采购询价单(四)附件CG-QA-01-04订购单(五)附件CG-QA-01-05请购单(六)附件CG-QA-01-06采购申请表(七)附件CG-QA-01-07请购核准权限表(八)附件CG-QA-01-08采购成本分析表(九)附件CG-QA-01-09损失索赔通知书 中粮五谷道场食品有限公50、司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 37 页 共 56 页 (十)附件CG-QA-01-10物料订购跟催表(十一)附件CG-QA-01-11采购合同约定表(十二)附件CG-QA-01-12催料表(十三)附件CG-QA-01-13委外加工单表(十四)附件CG-QA-01-14委外加工计划表(十五)附件CG-QA-01-15采购目标管理卡(十六)附件CG-QA-01-16采购人员绩效考核表(十七)附件CG-QA-01-17订购更改通知单 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 38 页 共 56 页 附件 01 材料采购计划材料采购计划 N51、O：日 期：批准/日期：审核/日期：编制：材料名 规 格 单 位 全 年采 购量 单 价 金 额 每 月 采 购 计 划 1 月 2 月 3 月 4 月 5 月 6 月 7 月 8 月 9 月 数量 金额 数量 金额 数量 金额 数量 金额 数量 金额 数量 金额 数量 金额 数量 金额 数量 金额 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 39 页 共 56 页 附件 02 采购现金预算表采购现金预算表 编制部门：编制时间：年 月 日 序 号 物料 类别 一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月 八月 九月 新 购 预 付 到 期 新 购 预 付 到 期 52、新 购 预 付 到 期 新 购 预 付 到 期 新 购 预 付 到 期 新 购 预 付 到 期 新 购 预 付 到 期 新 购 预 付 到 期 新 购 预 付 到 期 编制：审 核：中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 40 页 共 56 页 附件 03 采购询价单采购询价单 申请单位 申请日期 需用日期 请购单号 编 号 品 名 规 格 申请数量 库 存 量 月平均用量 前次采购单价 前次采购厂商 厂商 品牌 电话 订价 报价 议报 付款方式 拟办 总经理：财务部：采购经理/主管：填单：中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制53、度制度 第 41 页 共 56 页 附件-04 中粮五谷道场食品中粮五谷道场食品有限公司有限公司 订购单订购单 第 X 页共 X 页 文档编号：*订单号：订单号：日期：合同号:供应商名称：需方名称：订单类型:供应商编号：发票接收地址：项目类别:地址：地址：运输方式:联系人：联系人：贸易术语:电话：电话：付款条款:传真：传真：审核人:电子邮箱：电子邮箱：币种：行项目号 物料编号 物料描述 单位 数量 税率 含税单价 合计金额 要求到货时间 到货地点 备注(采购申请号及其他）合计 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 42 页 共 56 页 附加条款:五谷道54、场供应商注意事项：1、请务必在接到订单后 2 个工作日内签字/盖章确认并传真给我方，逾期视为接受本订单，如果不能按期交货请提前 5 天与我司书面沟通。2、产品质量符合我司标准；包装完好；标识清楚，符合国家相关法律法规要求。3、如上述订单到货时间需要调整，请按我司要求执行。4、包装材料、原料每张订单交货数量允许偏差为3%，广告品每张订单交货数量允许偏差为 0%，不累积计算 5、本订单经盖章/签字确认后，即表示贵司已经明确本订单所有内容，并将及时全面地履行本订单。6、请在送货单、发票及其它所有往来函件上填写我方的订单号，订单号、物料编号及名称与订单保持一致，请在送货时携带送货单和产品检验报告。7、55、除非有五谷道场方面事先的书面认可，任何订单不可被转让、转移、转包给任何第三方。经办人(签字/盖章）：审批（签字/盖章）：供应商确认（签字/盖章）：日期：日期：日期：中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 43 页 共 56 页 附件 05 请请 购购 单单 编号编号 申请工厂 申请部门 申请人 日期 序号 物料品名 物料编号 单位 需求数量 详细要求 到位时间 物料类型 申请原因及备注 1 2 3 4 5 7 8 签签 批批 附加说明：1.详细写明所请购物品的规格要求 2.特殊物品或设备零件最好提供样品，避免误差 3.一般物品请提前三天请购，特殊物品请提前56、一周 4.物料类型：促销品、低值易耗品、周转性包装物、备品备件 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 44 页 共 56 页 附件 06 采购申请表采购申请表 部门 申请人 日 期 品名及物料编码 规格 数量 购买单价及金额 供应商名称 联系人及电话 地址 价格（含税）及税率 付款方式 采购周期 建议选择供应商 特殊说明 签 批 请购部门经理：分管副总经理：采购部经理：采购主管：总 经 理：附加说明 1.采购物品一般必须遵循货比三比原则。2.紧急采购或其他情况无法货比三家须附特殊说明。3.采购技术参数较多者，须附件说明。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道57、场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 45 页 共 56 页 附件07 请购核准权限表请购核准权限表 物品类别 采购申请提出人 申购依据 审核人 审批人 核准人 工程项目所需公司采购的材料、设备等 项目管理负责人 合同及设计任务书（含工程图纸及详细技术施工方案）所做的预算表、工程进度表、材料及设备采购清单 部门负责人或授权人 分管副总 总经理 日常经营所需的材料、设备等 各部门 经营需求、加工要求 部门负责人或授权人 分管副总 总经理 工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等 使用部门 月初提出采购申请 部门负责人或授权人 分管副总 经营、办公等需要的大件设备和工具（属于固定资产投资类）使用58、部门 在年初编制固定资产采购申请 部门负责人或授权人 分管副总/财务副总 总经理 普通办公用品、劳保用品等 行政部 根据使用部门需求统一提出年度或月度采购申请 部门负责人或授权人 主管副总 生产常备用料 物料计划员 日常领料情况、库存情况 生管部经理 分管副总 研究开发所需要的原料、辅助材料、工具、设备等 研发部 根据需求时间提出月度或日采购申请 部门负责人或授权人 技术副总 总经理 注：具体的请购核准权限参考请购管理制度。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 46 页 共 56 页 附件 08 采购成本分析表采购成本分析表 厂商名称：年 月 日 产品名59、称 零件名称 零件料号 估价数量 备 注 主材料费 NO 名称 规格 厂牌 单价 用量 损耗率 材料费 加工费 NO 工程内容 使用设备 日产量 设备折旧 模具折旧 单价 加工费 后加工费 NO 加工名称 使用设备 日产量 加工单价 说 明 材料费合计 加工费合计 后加工费合计 营销费用 税 金 利 润 总 价 备注：采购经理：制表人：中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 47 页 共 56 页 附件 09 损失索赔通知书 NO：公司：本 公 司 于 年 月 日 向 贵 公 司 采 购 之 下 列 货品：，因贵公司产品 品质不良 交期延迟，造成本公司蒙受60、 元的损失，兹检附：损失计算表 份；品质检验报告 份；本公司客户索赔函复印本 份，连同原采购合约复印本共 份，望贵公司给予谅察赔偿，其赔偿金额，敬请贵公司同意。由其他货款中扣除 以现金支付 顺颂 商祺！有限公司 采购部经理：年 月 日 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 48 页 共 56 页 附件 10 物料订购跟催表物料订购跟催表 分类：跟催员：订购日 订购 单号 料号（规格）数量 单价 总价 供应商（编号）计划 进料日 实际进料日 1 2 3 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 49 页 共 56 页 附61、件 11 采购合同约定表采购合同约定表 订购物料 规 格 料 号 特殊要求 单 价 订购数量 特约条件 交货时间 交货地点 交货数量 运 输 定 金 付款方式 验收办法 延期扣款 甲方：负责人：地址：年 月 日 乙方：负责人：地址：年 月 日 注 本表作为合同的补充件使用，对互信度高之双方也可直接作为合同使用。中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 50 页 共 56 页 附件 12 催催 料料 表表 供应商名称：日期：供应商编号：序号 物料名称 料 号 规 格 订购量 日期 日 日 日 日 日 在途量 备注 需求 交量 差异 需求 交量 差异 需求 交量62、 差异 需求 交量 差异 需求 交量 差异 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 51 页 共 56 页 附件 13 委外加工单委外加工单 No：年 月 日 厂商名称 厂商编号 地 址 联系方式 项次 物料名称 规格 单位 数量 加工工程 单价 总价 交期 加工费用总额（大写）交易条件 厂商（盖章）负责人：年 月 日 确 认 审 核 填 写 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 52 页 共 56 页 附件 14 委外加工计划表委外加工计划表 序号 物料名称 规格 加工工程 委外厂商 批 量 日 日 日 日 日 日63、 备注 审批：审核：填表：中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 53 页 共 56 页 附件 15 采购目标管理卡采购目标管理卡 填表人：填表时间：主管领导：项 目次序 目标（项目及数值）权 重比例 工作计划内容 时间 工作进度%工作条件 自行检讨 考评 月 月 月 月 1 35%计划 实绩 2 25%计划 实绩 3 20%计划 实绩 4 15%计划 25 25 25 25 实绩 5 5%计划 20 25 25 30 实绩 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 54 页 共 56 页 附件 16 采购人员绩效考核表64、采购人员绩效考核表 年 月 日 姓 名 工 号 进厂日期 职 务 职 等 工资等级 项 目 目 标 达成状况 权 重 得 分 备 注 目标管 理考核 时间绩效 20%品质绩效 20%数量绩效 20%价格绩效 20%效率绩效 20%合计得分 人事考核 基础能力 17%业务能力 17%素质能力 16%纪 律 性 10%积 极 性 10%协 调 性 10%规 范 性 10%责 任 感 10%合计得分 考核总分 考核总分=目标管理考核*70%+人事考核*30%考 核 者 评 语 发 展 趋 势 评 语 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 55 页 共 56 页 初考：复考：提拔重用 平级调用 原级留用 降级留用 中粮五谷道场食品有限公司中粮五谷道场食品有限公司采购管理采购管理制度制度 第 56 页 共 56 页 附件 17 订购更改通知单订购更改通知单 日期：年 月 日 供应商名称 原订购日期 原请购单号 订购物品名称 预定交货日期 更改日期 拟更改事项：更改内容：其他说明：采购部经理：承办人：