1、电子发票操作流程简介河南电子有限公司2016年6月目 录1.概述21.1.编写目的21.2.电子发票简介32.电子发票申领52.1.申请证书52.2.电子发票申领52.3.电子发票平台开户52.4.开票系统安装52.5.登录开票系统开具53.电子发票分发和开具73.1.税控服务器管理系统电子发票分发73.1.1.增加电子发票开票终端73.1.2.报税盘分发电子发票93.2.发票终端开票103.2.1.开票终端登录103.2.2.系统设置123.2.3.发票管理143.2.4.查询统计224.电子发票获取244.1.收票方查询电子发票信息244.1.1.手机下载244.1.2.邮件下载264.12、.3.电子发票平台下载274.1.4.电子发票在线查验314.2.开票方查询电子发票信息325.常见问题331. 概述1.1. 编写目的 本手册分为三个部分：第一部分为电子发票申请流程，介绍电子发票的具体申请流程和注意事项；第二部分为电子发票的分发和开票端电子发票的开具流程简介，主要介绍税控服务器系统中增加电子发票终端，并将电子发票信息分发给开票终端以及开票终端中电子发票的开具操作简介和注意事项；第三部分为电子发票的推送和下载，详细介绍软件电子发票开具成功之后的推送，手机下载电子发票PDF凭证和电子发票平台的电子发票下载。1.2. 电子发票简介国家税务总局近日发布关于推行通过增值税电子发票系统3、开具的增值税电子普通发票有关问题的公告（国家税务总局公告2015年第84号），决定自2015年12月1日起在全国范围推行增值税电子普通发票。我们结合了国际上一些组织的定义并考虑我国实际情况认为：电子发票指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，通过电子发票管理系统或以其他电子方式开具生成、收取的以电子方式存储的收付款凭证。电子发票突破了传统纸质发票的概念，具有实时性、交互性、低成本、易存储等多方面的优势。河南将秉持创新、协调、绿色、开放、共享的理念，结合“互联网税务”行动计划部署的战略构想和创新思维，在增值税电子发票在河南省的推广和实践中总结经验，不懈前行。推广升级版电子发票将实现4、全方位利好：一是有利于企业节约经营成本。电子发票不需要纸质载体，没有印制和存储成本。二是有利于消费者或纳税人保存使用发票。税务机关网站可查询验证发票信息，并可便捷实现下载或打印，解决了纸质发票查询和保存不便的缺陷。三是有利于税务部门提高管理效率、规范管理行为。税务人员可根据实时连接的开票数据，进行相关查询、统计和分析，为税务大数据的开发利用提供了平台。四是可与国家出口退税电子化管理系统、银行结算系统结合起来，将纳税人、税务局、海关和银行联接在一起，为实现税控管理现代化提供技术和数据基础。2. 电子发票申领2.1. 申请证书请联系您所属的金穗公司服务站申请签章和签章证书。2.2. 电子发票申领请5、您带着税控盘先到税局申请电子发票开具资格，同时购买电子发票，具体流程如下。第一步：您需要携带企业税务登记证、身份证找所属税局专管员申请电子发票开具资格；第二步：请您携带税务登记证、身份证、纳税人领用发票票种核定表找所属税局窗口做电子发票票种核定；第三步：请您携带税务登记证、身份证、税控核心板、报税盘到所属税局发行窗口做税控设备发行第四步：请您携带税务登记证、购票员身份证、购票本、报税盘到所属税局售票窗口买票2.3. 电子发票平台开户公司开具电子发票，需要提供公司信息并联系公司相关人员开户。2.4. 开票系统安装请安装税控发票管理系统（税控服务器开票）。2.5. 登录开票系统开具1、在开票前需要6、进入电子发票平台（）并用企业端用户登录点击签章管理-添加新签章，完成签章、证书的添加后就可以进行电子发票开具了。2、进入税控发票管理系统，点击发票管理-电子发票开具。3. 电子发票分发和开具3.1. 税控服务器管理系统电子发票分发3.1.1. 增加电子发票开票终端登录税控服务器管理系统，使用管理员身份进行增加电子发票开票终端，如下图所示：在“开票终端管理”中点击“添加开票终端”，可以增加新的开票终端，如果需要开具电子发票，则需要在增加开票终端界面，发票类型勾选“增值税普通发票（电子）(026)”，信息完善之后点击“添加开票终端”即可保存，如下图所示：开票终端增加之后在“开票终端列表”中可以对已7、经添加的开票终端进行查询、修改或者删除等操作。备注：此模块操作详见税控服务器管理系统操作手册 -电子票-4.2开票终端管理。3.1.2. 报税盘分发电子发票在“报税盘管理”下有“报税盘发票分发”的功能，主要用于把报税盘中的发票在入库之后分给不同的开票终端。报税盘发票分发将发票信息分发到税控服务器管理系统上之后，再由管理员将发票分给各个开票终端。在“发票管理”下有“发票分发”的模块，如下图所示：发票分发，由分给开票终端、分给管理员、分发记录功能，如下图：备注：此模块操作详见税控服务器管理系统操作手册 -电子票-4.6.1报税盘分发发票，4.3.2发票分发。3.2. 发票终端开票3.2.1. 开票8、终端登录首先保证税控钥匙已经正常连接在电脑的USB接口上，如果没有则先连接税控钥匙，在桌面上双击开票终端图标，提示“管理员”登录，初始密码为空，如下图所示：管理员登录之后系统提示 “请输入税控钥匙密码”，税控钥匙默认初始密码是88888888，点击“确定”按钮，密码验证成功即可成功登录开票终端。3.2.2. 系统设置第一次登录开票终端需要在“系统设置”中设置常用参数，主要包括：系统参数设置、企业信息设置、发票税率设置、修改登录密码等功能。（1）系统参数设置在“系统设置”下拉菜单中点击“系统参数设置”进行设置开票终端的服务器IP、服务器端口、开票终端号以及打印边距等信息，如下图所示：备注: 服务9、器IP需要与税控服务器管理系统中添加该开票终端时的服务器地址保持一致； 开票终端号需要与税控服务器管理系统中添加的开票终端代码一致； 注册码需要联系当地金穗服务人员进行获取。（2）企业信息设置在“系统设置”下有“企业信息设置”，用户可以对企业开票常用信息进行维护，其中“纳税人识别号”由系统默认，无法进行修改。其他可修改信息包括：企业名称、营业地址、银行账号和电话号码。（3）发票税率设置系统设置中的“发票税率设置”可以对开票终端支持的票种税率进行维护，如下图所示：（4）修改登录密码第一次登录开票终端“管理员”密码默认为空，在“系统设置”下的“修改密码”可以对登录密码进行修改。3.2.3. 发票管10、理“发票管理”模块主要包括发票开具、打印和作废的功能，如下图所示：（1）发票开具-电子发票l 正数发票开具在“发票管理”下点击“电子发票开具”或者在快捷按钮中点击“电子发票”，即可弹出当前填写电子发票的代码和发票号码，核实之后点击“确定”，如下图所示：在“增值税电子普通发票开具”界面输入需要开具的发票内容，其中购方信息中“名称”是必填项，其他内容可以根据实际业务情况进行选填；商品信息中“货物或应税劳务名称”“金额”“税率”“税额”为必填项，其他内容可以根据实际业务情况进行选填；“手机号码”需要填写收票方的手机号码或者电子邮箱地址，用来接收电子发票信息。填写完整之后点击“保存”即可查询“价税合计11、”核对正确之后点击“打印”电子发票即可开具成功。备注： “销货单位”信息是在“系统设置-企业信息设置”进行维护，发票填写界面无法修改。如果商品行信息超过8行，可以点击“清单”在清单中填写商品信息。企业根据自己需要，可以点击“价格”按钮，进项单价金额“含税”和“不含税”切换。“手机号”栏可以根据收票方要求填写收票人的手机号码或者电子邮箱号码，电子发票开具成功之后，通过电子发票平台将电子发票PDF凭证推送到所填写的手机号(短信)或电子邮箱内(电子邮件)。正常电子发票票面如下图所示：l 负数发票开具当企业所开发票有误或者由于商品质量等问题购方需要退货，但蓝字普通发票已抄税不能作废，此时可开具负数发票12、来冲抵。电子发票在开具负数发票时，可以在开票系统中直接开具。在电子发票填开界面，点击“负数”，如下图所示：在“负数发票查询”中输入需要红冲的原蓝字发票代码和号码，点击“查询”，自动从服务器端获取到原发票信息，核对正确点击“确定”即可进入负数发票填写界面，如下图所示：在负数发票票面上自己带出原发票信息，自动带出的发票信息是由服务器直接获取，如果原蓝字发票购货方税号没有填写，负数发票购货单位信息中自动带出“纳税人识别号”为20位“0”，用户可以直接手工删除。如下图所示：负数发票信息由服务器获取，与原蓝字发票信息一致，其中商品金额税额为负数，用户核对内容正确，输入收票方“手机号”，点击“打印”负数发13、票即可开具成功。备注： 销项负数发票不允许附带销货清单，也不能再添加折扣。 库中有对应的蓝字发票时，红字发票的合计金额、税额不能大于原蓝字发票；库中没有对应原蓝字发票的时，合计金额绝对值不大于单张开票限额。 一张正数发票可以分多次红冲，但所开全部负数发票的总金额、总税额必须小于等于对应的正数发票。 填开作废发票、空白作废发票、负数发票不能开具负数。 “手机号”可以根据收票方的要求填写为收票人的手机号码或者电子邮箱号码。负数电子发票票面如下图所示：（2）发票作废l 已开发票作废电子发票不支持作废操作，只能开具负数发票进行红冲。l 未开发票作废用户根据自己需求可以将未开具的发票进行作废，在“发票管14、理”下点击“空白发票作废”或者快捷菜单中的“空白发票作废”，可以弹出空白发票作废的发票号码和代码，用户可以选择发票种类进行作废。如下图所示：备注：空白发票一旦作废之后无法恢复。（2）发票查询补打电子发票不支持在软件中打印，收票方可以直接将下载的电子发票PDF凭证进行打印。3.2.4. 查询统计“查询统计”模块中可以根据发票状态查询发票信息，主要包括正常票、负数发票、空白作废、填开作废和负数作废等不同状态类别。4. 电子发票获取4.1. 收票方查询电子发票信息电子发票开具成功之后，瞬时上传到电子底账平台，经过数字证书签名生成电子发票PDF凭证，电子发票PDF凭证自动流转到电子发票平台（），收票方15、通过登录电子发票平台，其个人账户下即可查询到该张电子发票PDF凭证。同时，电子发票平台将发票信息通过短信方式推送到收票方留存的手机上，收票方可通过短信中下载地址直接将电子发票PDF凭证下载到手机上进行查看。4.1.1. 手机下载电子发票信息流转到电子发平台之后，电子发票平台将电子发票PDF凭证下载地址通过短信的形式推送到收票方手机上。如下图所示：操作：短信内容包含电子发票代码、号码和发票下载地址，点击下载地址链接直接将电子发票PDF凭证保存到手机上，收票方可以打开PDF文件直接查看发票信息，如下图所示：4.1.2. 邮件下载电子发票信息流转到电子发平台之后，如果开票时联系方式为邮件的，那么平台16、将电子发票PDF凭证下载地址通过EMAIL的形式推送到收票方邮箱里。开票时填入联系方式如下图所示：操作：邮件内容包含电子发票代码、号码和发票下载地址，点击下载地址链接直接将电子发票PDF凭证保存到目录里，收票方可以打开PDF文件直接查看发票信息，邮件内容如下图所示：PDF凭证如下图所示（以红字发票为例）：4.1.3. 电子发票平台下载开票方开具电子发票之后，收票方可以登录电子发票平台，下载电子发票PDF凭证或者对一段时间的电子发票信息进行归集和统计。（1） 个人登录个人首次使用电子发票平台，需要点击“免费注册”使用发票上留存的手机号或者邮箱号进行注册账号，如下图所示：备注：电子发票平台只支持个17、人自助注册账号，若企业需要登陆电子发票平台需要联系金穗工作人员进行开户。收票方需要使用留存在电子发票上的手机号或邮箱进行注册，否则无法显示发票信息。个人用户登录成功之后，主界面可以显示近期获取的发票信息，如下图所示。l 发票归集在电子发票平台点击“发票归集”，在自动归集栏目即可显示对方给您开具的发票。页面信息如下图所示：l 发票下载在电子发票平台中点击“电子发票下载”，可以根据发票代码和号码下载电子发票PDF凭证，如下图所示：操作：查询到发票信息之后可以点击“下载”将电子发票PDF凭证保存在本地电脑上。另外，电子发票信息可以通过手机或者邮箱转发给其他用户。用户还可以根据自身需求，点击“XNL导18、出”将发票信息导出为XML文件。（2）企业登录企业首次使用电子发票平台，若您单位尚未开通电子发票，需要您提供公司信息，并联系我们金穗公司相关人员开户。开户成功之后，在登陆界面输入您单位帐号信息，登录即可。开票方开具的电子，若税号一栏输入了您单位的税号，您可以在电子发票平台中看到给您单位开具的发票，电子发票企业端登录页面如下图所示：登录后点击发票归集，在自动归集栏目即可看到销方给您单位开具的电子发票，页面如下图所示:4.1.4. 电子发票在线查验电子发票平台可以输入发票代码、号码，开票时间和价税合计进行在线查验发票电子发票，如下图所示：备注： 在线查询只能查询发票开具的基本信息。 该查询界面是测19、试环境查询，界面和操作方法与真实环境一致。4.2. 开票方查询电子发票信息企业首次使用电子发票平台，若您单位尚未开通电子发票，需要您提供公司信息，并联系我们金穗公司相关人员开户。开户成功之后，输入您单位帐号信息，登录即可。登录后点击“查询统计”，选择查询条件，查询即可得到您开具过的发票，页面如下图所示： 操作：如果企业用户想要下载电子发票PDF凭证，点击对应发票行后的“下载”按钮即可下载。注意：红色字体显示的发票代码、发票号码的为“红字发票”，黑色字体显示的发票代码、发票号码的为“正数发票”。5. 常见问题1问题：怎样申请电子发票？解答：1）首先联系当地金穗客户经理，客户会全程协助办理；2）需20、要携带企业税务登记证、身份证找所属税局专管员申请电子发票开具资格；3）携带税务登记证、身份证、纳税人领用发票票种核定表找所属税局窗口做电子发票票种核定； 4）携带税务登记证、身份证、税控核心板、报税盘到所属税局发行窗口做税控设备发行；5）携带税务登记证、购票员身份证、购票本、报税盘到所属税局售票窗口买票2问题：什么样的企业适用电子发票？ 解答：电子发票目前是普通发票电子发票，适用于各类开具普通发票的企业，尤其是普通发票开票量大的企业，如电商类企业、大型商超连锁企业、加油站、通信运营商、水电燃气等公共事业单位，以及开票量较大且急需降低发票应用和管控成本的各类货物销售、劳务服务及外贸型企业。3问题21、：应用电子发票有什么好处？解答：1）对企业：a、节约发票领购、分拨、打印、重开、递送、保管、存储等成本；b、节省大量人力成本，提高发票管理效率；c、未来发展趋势；2）对消费者：a、易于保存、查找，不会丢失；b、方便保修维权；c、轻松辨真伪；d、可入帐报销。4问题：企业办理应用电子发票需要做什么准备？解答：1）联系服务单位业务、技术交流；2）成立项目组，梳理业务、系统；3）联合服务单位进行技术对接、系统改造；4）购买或租赁税控设备，联调测试；5）申请开票资格、发行税控设备、领购电子发票。5问题：电子发票有哪些开具场景、应用场景？解答：1）线上开票（如电商企业）；2）门店开票（如商超企业）；3）批22、量开票（如供电局、运营商）；6问题：办理应用电子发票有哪些成本投入？ 解答：1）电子发票申请、咨询、实施的标准服务及费用（金穗免费服务）；2）硬件服务器采购费用或租赁服务费用；3） 电子发票流转存储服务费。7问题：电子发票能否红冲？作废？怎么样操作？解答：电子发票能红冲，不能作废；在部署税控服务器开具电子发票模式中，由于可以调用接口开具红字发票，故而只需要确定需要红冲的发票票段与票号，可直接在企业业务系统中触发红冲该发票。8问题：国家是否认可电子发票具有法律效应，电子发票能否报销? 解答：国家认可电子发票具有法律效应，电子发票能报销。根据国家税务总局公告2015年第84号规定：增值税电子普通发23、票的开票方和受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。9问题：电子发票能否作废；若出现客户退货或者换开纸质发票，怎样处理？解答：电子发票不能作废，只能红冲；若客户退货，则直接将该电子发票红冲，不存在是否跨月，若客户换开纸质发票，则需要红冲原来的电子发票，然后开具纸质发票。10问题：电子发票开出后由谁通知消费者？如何通知？解答：一般情况下由企业通过短信、邮件等方式通知消费者。对于电商企业可以选择不通知，消费者自行登录电商平台，在查看订单处下载电子发票。11问题：电子发票文件保存在哪里？下载途径有哪些？解24、答：企业开具电子发票统一保存在电子发票平台http:，如果企业自己搭建服务器，电子发票平台也是企业自建的网址，例如：。消费者下载途径包括：1）登录电子发票平台网站；2）手机短信链接下载；3）电商平台（例如电商企业）；12问题：电子发票除普票外，是否有专票？解答：目前没有专票，以后会有。13问题：电子发票如何查验真伪？解答：1）通过电子发票平台进行在线验证；2） 通过当地国税官网进行在线查验。14问题：已开出的电子发票历史信息在哪里查看？解答：开票方通过税控服务器管理系统的“发票查询”功能查看已开出的电子发票历史信息或者登陆电子发票平台 “查询统计”模块进行查询统计电子发票历史信息；收票方登录电子发票平台查看已归集的电子。15问题：电子发票如何抄报税？解答：1）直接在税控服务器管理系统进入“网上抄报”抄报税；2）将税控服务器管理系统数据抄送到报税盘，然后到所属税局抄税，反写监控管理数据。