1、辅料采购验收与备件库管理制度目 录一、部门的管理职责1二、物料的申请采购2三、物料的验收入库3四、物料的领用出库4五、物料的盘点结算6六、备件库库存管理7七、备件库安全管理8八、处罚细则9附：1.物料管理分类分级、领用限制与库存计划表102.常用物料验收项目明细表10一、部门的管理职责（一）采购部职责1. 按照公司供应商管理与跟踪评价制度进行供应商选择与评价，建立供应商档案，组织确定和及时更新合格供应商名录。2. 按照附件辅料（以下称物料）采购申请单组织物料采购，物料采购必须经采购部，采购部无物料采购申请单不得自行组织采购。3. 组织不合格物料的退货或处理。4. 监督各种物料库存量，保证库存合2、理。5. 提高采购质量，控制采购成本，按时完成交货。6. 进行物料采购结算，监督生产部和备件库的物料采购。7. 监督以旧换新，对退库的废件进行分类，及时返修、销售或作其他处理。（二）生产部职责1. 制定仓库物料分类库存计划。2. 按生产需要确定物料采购方案，提交物料采购申请。3. 审核批准权限内物料的采购。4. 控制生产过程中物料消耗。5. 组织消防安全培训。（三）备件库管理人员工作职责1. 负责仓库物料日常管理，完成物料验收入库、领用出库和退库退货工作，及时办理相关手续。2. 控制仓库库存，不超过极限或预警库存。根据库存情况，认真填报采购申请单，经生产部批准，并及时联系采购部采购。3. 对购3、进物料严格把关，发现质量、价格、数量、规格、型号有问题时及时报告采购部和生产部。4. 建立库存台帐，每天对出、入库物料审核入帐，做到日清月结，妥善保管每月单据，分类装订存放，未经财务部许可不得自行销毁或遗失。5. 积极完善和保存结算相关手续，协助采购部完成结算。6. 按月组织仓库盘点，要做到帐、物相符。7. 及时填报各种日报表和月报表，每天将当天物料出库明细表报生产统计。8. 负责仓库的6S管理工作，做好仓库物料品质维护，做好仓库“十二防”。9. 库管员要认真做好交接班工作，夜间值班和交接班要有记录。10. 库管员记帐、标识、填单等所有记录须字迹工整，记载准确，符合标准。11. 库管员不得许可4、领料人随意进入备件库。当班时严禁闲聊、吃零食、看报纸、听音乐、上无关网站等。要文明服务，礼貌待人。二、物料的申请采购1. 备件库应建立物料库存计划，并按种类分规格设定最高极限库存和最低预警库存。当仓库存量等于极限库存时，不得再进货。当仓库存量等于预警库存时，应及时组织申请采购。变更或新增库存计划应由机电修科长打申请单报生产副总以上领导审批。2. 有库存计划的物料，由仓库主管根据库存计划填写采购申请单（计划），注明商品名称、规格型号、数量、价格、金额、建议供应商、入库时限、计划库存、现有库存，特殊要求写在备注栏。一式二联，一联自存，一联经生产厂长审核签字后交采购部。采购部根据采购申请单（计划）联5、系供应商，商谈价格，联系采购。仓库人员不得私自与供应商联系供货。3. 库存计划外需临时应急采购的物料或外协加工件，由使用部门找仓库填写采购申请单，注明商品名称、型号规格、数量、单价、金额、参数要求、建议供应商（品牌）、入库时限，特殊要求写在备注栏。一式二联，经机、电修科长、车间主任复核，500元以上1000元以下由生产厂长签字批准，1000元以上由生产副总以上领导签字批准。一联交备件库，一联交采购部。采购部根据采购申请单联系供应商、商谈价格事宜。如果需要生产技术人员的技术协助，则由生产厂长安排人员参与共同洽谈采购。对一些非标品种、不常见品种、加工品种或采购旧货，应由生产部或使用部门准确提供品牌6、名称、技术数据、样品及有关信息等协助指导。4. 无论仓库还是采购部，无采购申请单不得组织物料采购。每月结算签单时，应将相应的采购申请单附后。5. 外协加工业务签单人员为采购部长、机、电修科长、车间主任或以上干部，班长可以推荐外协加工供应商，但不得直接与供应商签订外协加工业务。三、物料的验收入库1. 由仓库主管上报的计划内采购物料到货时，仓库人员必须认真核对采购申请单（计划）与送货单，当面清点物料，核查物料的数量、重量、规格、价格、质量和安全性能，准确无误后方可在供应商提供的票单上签字。当时供应商送货单未到或供应、生产签字人员不在厂时，仓库管理人员应及时打电话沟通，必要时应及时验收入库，制作入库7、单，供应商在入库单上签字。2. 非仓库主管上报的应急件和外协加工件到货时，使用班组班长或外协加工联系人员结合仓库人员清点物料，认真核对采购申请单与送货单，核查物料的数量、重量、规格、价格、质量和安全性能，准确无误后方可入库，由仓库人员、使用班组班长或外协加工联系人员共同在供应商提供的票单上签字。外协加工联系人员对外协加工备件质量负完全责任。3. 轧辊的入库，必须经仓库主管、机修科长共同验收并签字。4. 罐装气体验收入库应遵守以下规定：（1） 仓库必须使用用本厂的地秤对液化气进行称重，验收入库。（2） 氧气按压力验收，夏、秋季不得低于12 Mpa，冬、春季不得低于11Mpa。（3） 乙炔按压力验8、收，夏、秋季不得低于2.1Mpa,冬、春季不得低于1.8Mpa。（4） 液化气、氧气、乙炔在验收入库时，仓库人员要亲自称重、验压。 （5） 天然气5. 验收入库应开具入库单，注明商品名称、型号规格、生产厂家（品牌）、数量、单价、金额、供应商，验收人签字。一式四联，一联自存，一联交采购部，一联交财务部、一联交供应商。采购部据此掌握采购进度，财务部据此入账，供应商据此结算货款。6. 如果供应商所送物料与采购申请单、送货单不符，仓库人员应及时联系采购部到仓库现场协调解决。未妥善解决不得入库。如发现供应商在规格、价格、数量、质量上弄虚作假的应对供应商进行处罚。仓库对供应商随赠部分也应据实入帐。7. 仓9、库主管应及时核实采购申请单物料到货情况，如过了单上注明的“入库时限”而供应商没有送货，应及时联系采购部并由其联系供应商。8. 物料入库后，仓库人员应分类码放到规定地点，并将所进的物料及时登记入帐，做到帐、物一致。9. 凡当日入库物料当日必须完成入库手续，不得事后补办。禁止给送货客户打白条，结算应以入库单为准，入库单不准推后入库时间。对急需进入车间未经仓库的物料也应及时办理入库手续，同时出库。10. 物料入库前发现质量问题应当拒收。入库后发现质量问题，无论出库前发现还是出库后发现，均应查明原因，对确属原生质量问题的经生产部和采购部共同认定后，由采购部向供应商提出退货或索赔，仓库保管不当的由仓库人10、员承担损失，领用后人为损坏的由领用者承担损失或给予处罚。11. 采购部应长期跟踪购进物料质量，主要是物料名称、规格型号、生产厂家、价格对比、使用情况。此项工作应设立专门帐簿进行登记，每月向生产部和生产副总反馈1次。12. 验收人应严格按照验收标准验收，不得未经验收即入库，不得未经验收即投入使用。四、物料的领用出库1. 仓库所有物料的出库，领料人员应凭有效领料单领料出库。仓库人员必须见领料单方可出库，领料单上应有领料人、批准人签字，缺一不可。领料必须当时办理领料手续，物料出库后仓库人员应在当天登记入帐。班组每次单规格物料领用应不超过公司的规定。2. 领取物料由领料人填写领料单，班长以上人员签字批11、准，预计100元以上的应经机、电修科长或车间主任批准。3. 机、电修领料的领料单，需要列入固定资产的，还应经生产厂长签字（列在建工程XX机组XX件）方可领料，仓库先计入在建工程，待工程完工后由机、电修科长填写验收单，生产厂长、生产副总签字，一并归集出到固定资产。如果是当天使用的，仓库主管应要求使用机组班长签字（第二天晨会上）。需要分摊的，月末按领用签字分摊到使用班组。月末无使用班组班长签字也不属于在建工程的，计入机、电修附件考核。4. 机修、机加工和工艺班物料领用与出库必须建帐，出库必须最终分摊到机组。对于机修、机加工和工艺班自制附件的领用严格执行领料签单制度，无签单不领料。机加工违反此制度的12、处罚机加工负责人每次50元，并责令改正。5. 填写领料单应严格按照规定的内容填写，注明领用班组、物料名称、规格型号、数量、使用位置、领用时间、领料人、批准人。不准在领料单上做任何更改，如填写错误必须重写，对不符合规定的，仓库有权不予领料。6. 仓库人员核对好领料单上的签字是否真实后，方可发料。发料应由库管员进行，库管员要认真核对名称、规格、数量等数据，需要计量的做好计量。除非必需，严禁领料人自已入库领料，必须是仓库人员亲自发料，一单未领完，不得交班或下班。7. 轧辊的出库由生产班组填写领料单，机修班长签字，由仓库称重出库。8. 部门借用工具或其它物料时，部门负责人应给仓库打借条，借条注明所借工13、具或物料名称、规格、型号、数量、借用日期和归还日期，并由本人签字。仓库应建立备件库物料借用台帐。物料归还后，仓库管理人员应检查其完好性，及时销帐。逾期不还的应及时追要，不能归还的应由借用部门负责人赔偿，损坏的由借用部门填写领料单出到借用部门。物料外借其他单位须经生产副总批准。9. 物料领用必须坚决执行以旧换新制度。除油脂等消耗品外，其他物料（含劳保用品）一律以旧换新。特殊物料可先领用但12小时内必须返还旧件。领取备件凡未以旧换新的，库管员当日登记做表，同物料消耗表一起报生产科。未交旧（废）件，按备件原值的20%对领用班组班长进行处罚并通报，并由仓库按新领用物资采购价上调50%对领用班组进行考核14、。库管员未登记一次罚款200元，无论任何人，强迫仓库人员不要登记的，每次处罚200元。10. 库管人员对回收的旧件应严格分类，分类设置专门架箱进行存放，列入月末盘点内容，每月定期进行盘点，盘点登记后方可出售。旧轴承须由机修科长确认后方可放入废料回收架，电器和电料须经电修班长确认后方可出售。11. 车间领用电焊帽子、电焊钳子、气割枪等工具自领用之日起4个月内不得再次领用。维修工具、电工工具、班组工具、测量用具自领用之日起6个月内不得再次领用，期间损坏或丢失，由所在班组自费购买补齐。12. 车间生产线辅料在线存量应由生产部制定量化标准，不得超量在线储存。13. 新领物料退库的，应由仓库管理员按退库15、程序据实销帐。14. 退回备件仓库的旧的或返修的可用物料应由备件库建立二级库进行管理，轧辊和电机也应由备件库建立二级库进行跟踪管理，按月进行盘点。五、物料的盘点结算1. 日结：仓库人员将当天物料出入库情况进行统计、登账，按要求填写仓库日报表，包括当日各班组领用汇总、当日出库明细、出库总额，当日入库明细、当日入库总额，累计出库总额、累计入库总额、当日库存总额。此表一式四份，于次日早九点前报采购部、财务部和生产部。2. 月结：仓库人员在每月的最后一天，将当月发生物料出入库情况进行统计，做出月结，按要求填写仓库月报表，包括当月各班组领用汇总、当月出库明细、当月出库总额，当月入库明细、当月入库总额，累16、计出库总额、累计入库总额、当月库存总额。此表一式四份，于每月1日早十点前上报采购部、财务部和生产部。3. 月度清库盘点：仓库每月进行1次清库盘点。管理人员在盘点中要核对物料数量，检查物料损耗情况，检查计划物料库存情况，做到帐物相符。每月1日12点前将盘点情况汇总，填写盘点表，提交生产、供应和财务部门。盘点时由财务部监盘，按盘点流程作业，认真细致，不得弄虚作假，虚报数据。盘点表数据填写工整，相关盘点人员要签名确认，对数据和物料质量负责。 4. 库存物料发现帐物不符或物料品质劣化时应查明原因，查明原因后根据责任轻重进行处理。月末盘点实缺的，由仓库主管和库管员全额赔偿。5. 物料采购定期结算，由采购17、部负责。采购部人员应持发票及入库手续，由采购部负责人确认价格、数量、重量、质量，由生产厂长确认使用中的物料质量，由生产副总确认是否经过采购申请，由财务部负责人确认是否履行入库手续和发票，总经理签字后方可结算。缺一个人签字财务部不得结算。6. 库房存料6个月无人领用的，为积压物资（不包括使用周期超过6个月或明确知道可用的物资）。仓库每月必须上报积压物资清单，查明积压原因并提出处理意见，结合生产和采购部门办理积压物资的退货。7. 回收废物的处理：有色金属、废铁、废旧电线电缆、废旧设备实行严格的分类回收制度。采购部对仓库回收废品做定期处理，同时建立回收销售明细帐。8. 对于大项采购或机电修自制设备，18、需要列入固定资产的，应由仓库主管打申请单，经采购部、生产厂长、财务副总和生产副总、总经理签字，一并归集到固定资产。列入固定资产的，需满足下列一项标准：（1）新增单件设备采购价值达到1000元以上，使用年限达到2年以上的。（2）新增单件设备采购价值达到2000元以上的，使用年限达到1年以上的。（3）新增自制设备单体总用料达到2000元以上，使用年限达到2年以上的。9. 轧辊、电机和生产线其他固定资产达到报废条件或改作他用的而报废的，需由生产管理填写资产报废申请单，由生产副总、财务副总和总经理签字后，方可报废。六、备件库库存管理1.物料库存量原则（1） 月平均使用量较大、领用频繁的常规物料，由备件19、库统计前半年月平均使用量作为最高极限库存，其一半作为最低预警库存。（2） 月平均使用量小（5个以下）或采购维修时间长、会严重影响生产的非常用物料，以够领用1次为最低预警库存，以够领用2次为最高极限库存。（3） 非标准件、设备整件或单价较高的个别特殊需求物料，仓库不预存，有需要时，临时采购或外协加工。2.物料存放要求（1） 仓库物料必须分区分类科学管理。贵重物料要进行卡帐登记，指定人员管理。易燃易爆、有毒有害物料要专业管理，易损易潮物料要特殊管理。（2） 仓库物料应制作存放架，整齐码放，物料名称、规格、库存标志要有标识，明确告知危险性（避免什么、禁止什么）、操作方法或使用说明。（3） 仓库卫生要20、保持清洁，日常注重做好物料品质维护，生产部应定期检查。在物料验收、点数、摆放、入库、归位、储存、标识、借用的过程中，应遵循仓库“十二防”，即防火、防电、防盗、防锈、防水、防潮、防压、防塌、防腐、防蛀、防晒、防爆安全原则，防止物料损坏，有异常和品质问题应及时进行反馈和处理。七、备件库安全管理1.仓库防火（1） 仓库主管为仓库防火负责人，全面负责仓库消防安全管理工作。仓库主管应组织仓库人员贯彻消防法规，定期组织电源、火源、易燃易爆物料的防火检查，消除火险隐患，遇火灾时积极组织扑救。（2） 生产部、政务部应对各班领料人、仓库人员做危险品领用培训和消防安全培训，每半年组织一次消防应急演练，使员工学会应21、急处理。（3） 仓库人员应当熟悉储存物料的分类、性质、保管业务知识和防火安全制度，懂得科学管理危险品，掌握消防器材的操作使用和维护保养方法，做好本岗位的防火工作。（4） 仓库应留出0.6米以上安全通道，划上通道线，安全通道严禁堆物占用。（5） 桶装液体不宜露天存放。必须露天存放时，在炎热季节必须采取降温措施。容易相互发生化学反应或者灭火方法不同的物料，必须分库储存，并在醒目处标明储存物料的名称、性质和灭火方法。（6） 易自燃或者遇水分解的物料，必须在温度较低、通风良好和空气干燥的场所储存，并安装专用仪器定时检测，严格控制湿度与温度。（7） 储存危险物料的库房，不准使用碘钨灯和超过60瓦以上的白22、炽灯等高温照明灯具。照明灯具一律定位，下方不准堆放易燃物料。（8） 物料入库前应当有专人负责检查，确定无火种等隐患后，方准入库，发现破损、残缺、变形和物料变质、分解等情况时，应当及时进行安全处理，严防跑、冒、滴、漏。（9） 使用过的油棉纱、油手套等沾油纤维物料以及可燃包装物，应当存放在安全地点，定期处理。（10） 库房内因物料防冻必须采暖时，应当采用水暖，其散热器、供暖管道与储存物料的距离不小于0.3米。库房内不准使用火炉、电炉取暖。（11） 易燃易爆物品必须单独存放，要留有足够的通风空间。装卸易燃易爆物料时，操作人员不得穿戴易产生静电的工作服、帽和使用易产生火花的工具，严防震动、撞击、重压、23、摩擦和倒置。（12） 库房内固定的吊装设备需要维修时，应当采取防火安全措施。（13） 仓库应当设置醒目的严禁烟火标志。燃放烟花爆竹应严格控制安全距离。（14） 仓库内应当配备至少4个灭火器、2套消防用防毒面罩和2套透明眼罩，放置在明显和便于取用的地点，并由专人管理，负责日常检查、保养更换，保证完好有效。消防器材严禁圈占、埋压和挪用。2.仓库防电（1） 仓库电器装置必须符合国家现行的电气设计和施工安装验收标准的规定。库房内敷设的配电线路，需穿管保护，定期检查和维护。（2） 库管员离开库房时，必须拉闸断电，禁止使用不合规格的保险装置。3.仓库防盗仓库门窗均应安装防护窗，人离开时应对库区进行检查，确24、认安全后再离开。八、处罚细则1. 有下列情形之一的，按工不到位，对仓库人员处以20元罚款：仓库卫生状况不好；物料码放不整齐；物料名称、规格、型号标识不清；没有按时填报各种报表；各种报表和单据填写不规范，物料名称、规格、数量不准确；不按规定及时办理出库入库手续；同意领料人自己入库领料的；违反规定进行盘点的；没有认真做好交接班，无交接班记录的；对购进物料不进行清点，对质量、数量、价格不认真把关，导致情况有误。2. 有下列情形之一的，对仓库人员处以100元罚款：物料码放混乱，物料种类、规格、型号混乱；对物料保管不善，导致物料性能失效、损坏、报废；帐面混乱，仓库长期不进行盘点，帐物严重不符；由于仓库人25、员失职，使仓库物料被盗；对送货的供应商提出不合理要求，吃、请、拿、要；填报物料采购申请单不认真、不及时，造成停车待料，给企业造成损失的。3. 有下列情形之一的，对仓库人员处以200元以上罚款，调离工作，直至开除：严重损害企业形象，利用职权索受贿赂；监守自盗；对物料保管不善，导致贵重物料掉失或损坏，给企业造成严重损失的；仓库管理人员与供应商或本厂职工勾结，虚开入库、出库单的；仓库人员私自与供应商联系供货的。4. 有下列情形之一的，对机电修科长处以200元以上罚款：仓库库存量等于极限库存仍然批准进货的；未经报批就变更或新增库存计划的；未经有权人批准即同意联系采购的。5. 有下列情形之一的，对采购部负责人处以200元以上罚款：未经有权人批准即组织采购的；工作拖沓，未及时组织采购，影响生产正常进行的。6. 采购部不按本制度进行结算的，处罚采购部长200元。财务部不按本制度进行结算的，处罚财务部长200元。7. 班长等无权采购或签订外加工业务的人员私自签订采购业务的，责任自负。附：1.物料管理分类分级、领用限制与库存计划表2.常用物料验收项目明细表