1、物资采购暂行规定（讨论稿）第一条 申购部门的划分物资采购应遵循零（适当）库存的原则，其申购部门划分如下：1、供热生产常备材料、部（配）件、工器具：热源生产调度中心、管网运行服务中心。2、供热生产所需生产资料（煤、石灰、油料）：物资供应部。 3、设备大修、热源及换热站工艺系统技术改造所需设备、部（配）件、非标件加工：技术装备保障部。4、设备大修、管网维修、改造、抢修等所需材料：热源生产调度中心、管网运行服务中心（中亿公司）。5、项目发包项目主要材料、设备供应：项目承包单位。6、劳动保护用品、消防设备、器材：安全稽查部。7、办用品、房屋维护、家具、用具、行政用车及油料等：行政办公室。8、机械设备、2、工器具、低值易耗器确实报费的，应履行报废审批程序。第二条 申购单的开立、递送1、申购经办人员按申请采购审批单注明的申购理由，送技术装备保障部、审计部审核后交送物资部。物资部依据库存量管理基准，制定采购计划，经招标或询价采购。（参照物资申请单、询价采购批准单附表）2、紧急申购时，由申购部门于“申购单”“说明栏”注明原因，以急件递送。（参照紧急采购申请单附表）第三条 申购单核决权限1、申购金额预估在1万元以下者，由主管副总核准。 2、申购金额预估在1万元以上者或列入固定资产管理的申购物资均由总经理核准。3、总经理公出时可由授权副总代理核准。第四条 申购单撤销1、申购撤销应立即由原申购部门通知物资供3、应部停止采购，物资部在“申购单”加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因，送回原申购部门。2、申购撤销后采购员应及时通知供应商撤销供货，如供应商无法撤销时，物资部门应通知原申购部门。第五条 采购权限 1、物资供应部负责采购工作，专业性的材料必要时由专业部门协助采购。2、办工用品、房屋维护、家具、用具、行政用车及油料，由行政办公室采购。3、非标设备、配件加工由技术装备保障部负责采购。4、总经理或授权副总经理对于重要材料、设备的采购，代表公司可直接与供应商或代理商谈判、议价。第六条 采购方式物资供应部应调查主要材料的市场与行情，建立厂商资料，从资金、技术、生产、市场、时间等几个方面进行全方位综合分析，4、明确数量、技术和商务要求，确定采购方式。1、根据公司（2011）5号文件规定，应采用招投标方式进行，招投标工作及程序严格执行“中华人民共和国招投标法”。2、数量不多、金额较小、时间要求紧、价格变化幅度小的，经总经理批准可采取询价采购，基本步骤如下：在媒体刊登邀请函，广泛邀请有兴趣参与的供应商前来报价。参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，精选三家以上的供应商，以送发书面邀请函的办法（或传真）邀请其前来报价。邀请函应包括采购项目清单和相关技术要求、报价单位资格要求、报价时间要求、报价地点、报价方式、验收方法、服务承诺、保修时限、付款时间、违约责任、解决争议约定的法院、报价单评价的方法和原则5、联系人及联系方式等。对于厂商的报价资料经整理后，应对报价资料进行深入分析，面对面或电话、传真等联络方式向厂商进行议价，择定供应商，拟定供货合同，经会签后执行。3、办公室制定房屋维修方案，经审计部核定工程费用后执行。第七条 委托制造、外加工 公司无此种设备(或设备不足)，需要通过协作厂商完成非标零配件的，均属委托制造、外加工。1、技术装备保障部应了解外协厂商的动态及产品质量，建立“协作厂商调查诚信档案”，作为日后选择协作厂商的参考。2、应绘制“产品零配件表、零件图、组合图、标准规格及用料清单、流程图及说明书、产能设定、样品、质量的基准等零配件图纸”及现有成品实物详细尺寸，技术要求等资料。 3、6、技术装备保障部提出“外协加工申请单”前，应与三家以上协作厂商进行议价，推荐合作厂商。 4、外协加工申请单批准后，技术装备保障部拟定委托制造、外加工协议书，并负责验收、保修、索赔工作。（参照外协加工申请单附表）第八条煤炭采购1、依据技术装备保障部运行方案要求的煤种、数量、发热量、灰份等指标进行，采取招标采购方式，不符合招标条件的，按第六条第二款规定进行。2、煤炭检斤按车进行，应在采购合同中注明以到场实际重量为准，当与煤矿重量相差较大时，应在批次检斤同时向对方提出索赔。批次化验参数应在煤车到场24小时内反馈至煤矿。3、做好自缷与非自缷车卸车费定额制定与执行，严格费用结算程序，搞好煤种推放场地规划。7、4、煤炭检斤票一式五联，第一联由检斤留存；第二联送物资部，第三联送审计部，第四联送供应商，第五联送运输司机，由物资部负责及时传递。5、热源运行中心负责煤炭的采样工作，安全稽查部负责制样（样品采取流水代码制，其代码含义仅限物资、审计知晓，安全稽查部负责传递），审计部负责留样工作，技术保障部负责煤质化验。煤炭化验单一式四联，第一联技术装备保障部留存，第二联送物资部，第三联送审计部，由技术装备保障部负责传递。第四联送供应商，由物资部负责及时传递。第九条 采购异常处理 1、物资供应部应以“申请采购审批单”及“供货合同”控制物资供应进度和质量。 2、供应商每一供应进度延迟时，物资部应立即填制“索赔记录单8、”在规定时间内通知对方，以备争议解决。开据“进度异常及反应单”记录异常原因及处理对策，据此修订进度并通知申购部门。3、物资部应就采购的材料、设备质量及时组织验收，当发现不符合合同约定时，负责立即退货或退换，并通知审计事务部作好司法解决准备工作。4、物资供应部负责收集设备、材料保修阶段质量情况，及时通知供应商履行保修合同。第十条结算付款1、物资部应按照已办妥的“申购单”连同“材料检验报告单”、收料单明细与发票明细进行统计，核对无误后，报送财务部门。财务部门依据合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门核准的付款条件付款。2、物资短交应补足者，申购部门依照实收数量，进行付款。3、物资超交应经主管副9、总核实后，依照实收数量进行付款，否则仅依订货数付款。工 作 任 务 通 知 单编号： 签发时间：年月日任务提出部门技术装备保障部任务执行单位任务名称项 目 性 质O固定资产 O生产费用工作内容及技术要求图纸：（可另附）技术要求：质量要求：安全要求：要求完成时间主管经理单位负责人经 办 人（技术部下达工作任务单样式）22物 资 申 请 单申请部门：热网运行服务中心2011年 6 月 6 日 编号：热网2011-1号采购申请序号品名规格型号单位数量需求日期备 注申 请 事 由1套筒补偿器SSJ350/200台22011，7，1根据技术部2011第3号工作任务单及其图纸要求，为完成该项任务，现将需公10、司提供材料明细呈上，请审查并按时供应。技术员：XXX X年X月X日负责人：XXXX年X月X日2预制保温管DN3507M3502011，7，13预制保温管DN2006M2002011，7，14预制保温管DN1505M1202011，7，15预制保温管DN1004.5M502011，7，16预制保温弯头DN350 -R4D-90个262011，7，17预制保温平三通DN3502007个42011，7，18保温跨越三通 D3501087个62011，7，19保温变径DN3502007个22011，7，110硬密封蝶阀DN350-D343H-16C台22011，7，1技装部审核意见：套筒补偿器应改为S11、SJ350/300型专工：XXXX年X月X日负责人：XXX X年X月X日副总经理：同意XXXX年X月X日审计部审核意见：经核对图纸，预制保温管DN3007数量长度应为295米，DN2006应为180米，保温跨越三通应为4个。专工：XXXX年X月X日负责人：XXXX年X月X日公司库存：下列材料做如下调整：套筒补偿器SSJ350/300型、硬密封蝶阀DN350- D343H-16C有库存，无需采购。预制保温管DN3507库存已有200米，本次需采购95米，预制保温管DN2006库存已有80米，本次需采购100米。材料员：XXX X年X月X日副总经理：同意询价采购，应为到达工地卸车后价格，保修期为212、年。XXXX年X月X日总经理： XXXX年X月X日采购计划：因时间要求，本次材料建议采取询价采购方式，合同签定后支付20%预付款，货到验收合格后支付60%货款，余20%保修金待1年后支付。 物资部主任： XXX X年X月X日采购方案： 0 公开招标 0 询价采购询 价 采 购 批 准 单申请部门：物资供应部XX年X月X日 编号：物资2001-1号采购批准报价品名规格单位数量厂商1单价厂商2单价厂商3单价说 明采购建议：根据热网2011-1号物资采购申请单，选择了三家与我方长期合作供应商，本次书面询价中三家报价均同意我方提出的质量要求，同意我方货款支付方法，即：合同签订后支付20%，货到验收合格13、后支付60%，余20%侍2年保修期满后支付。经测算，厂商1总价为289516元，厂商2总价为297700元，厂商3总价为286200元。经传真及电话协商，厂商1、厂商3不能提供增值税发票，为此建议选择厂商2作为本次材料供应商。因本次供货额度较大，加之存在保修问题，为此应签订购货合同，履行公司对外经济合同会签程序。采购员：XXX X年X月X日主任：XXX X年X月X日预制保温管DN3507M95856900800现场交货预制保温管DN2006M100458400500现场交货预制保温管DN1505M120377300350现场交货预制保温管DN1004.5M50145140160现场交货预制保温14、弯头DN350 -R4D-90个26183325002000现场交货预制保温平三通DN3502007个4674465005500现场交货保温跨越三通 D3501087个4719080007600现场交货保温变径DN3502007个2325631002900现场交货合计副总经理：副总经理：总经理：询价采购金额较大或技术含量较高的应签定供货合同，并进入公司对外经济合同会签程序（副总经理与总经理在会签单上签字）。招标采购：遵照招标投标法规定执行，招标结束后与中标单位签定供货合同，并进入公司对外经济合同会签程序。紧急采购申请单申请部门：热源中心XX年X月X日 编号：热源2010-3号序号物资名称规格型15、号单位数量备注1动力电缆vv22-395+116M3802单相电表2P20A块83三相电表75/5A-42L6块44电度表50/5A-42L6块45电流表3P60A块2说明：2010年12月2日破煤机发生阻转事故，造成动力电缆烧毁，配电设施损坏，输煤系统已经停产，请将上述材料务必于2010年12月3日前到货。处长： 技术负责人： 中心主任：年 月 日技术装备保障部意见：专工： 主任：年 月 日物资部意见：拟定从延吉市亚龙电气器材经销公司购入，约需资金15万元。采购员： 主任：年 月 日副总意见：年 月 日总经理意见：年 月 日抄送：审计部、财务部外协加工申请单申请部门：技术部XX年X月X日 编16、号：技术2001-5号序号物资名称规格型号单位数量备注1破碎机齿轮非标配件个1应与X年X月X日完成23说明：说明中含：零配件表、零件图、组合图、标准规格及用料清单、流程及说明书、产能设定、样品、质量技术要求等内容。附：零配件图纸或现有成品实物与详细尺寸。 技术专工： 主任：年 月 日序号名称插秧机厂东北石化农机修造1人工费2材料费3模具费4管理费5利润6税金合计采购建议：技术专工： 主任：年 月 日副总经理意见：年 月 日金额较大或技术含量较高的应签定供货合同，并进入公司对外经济合同会签程序（总经理在会签单上或合同上签字）。物资出、入库暂行规定一、物资入库1、收料单由采购员填写，内容包括物资入17、库时间、规格、名称、数量、单位、单价、金额（开增值税发票时，应填写不含税单价和金额）等，收料单经库管员签字方能生效。2、收料单的填开必须正确完整，供应单位名称应填写全称并与发票单位一致。收料单必须按材料分类分开填写，一式五联，第一联采购人员留存，第二联库管员记账备查，第三联随同发票交财务部，第四联交运输部门，第五联交供应商。3、库管员必须凭采购计划单、送货单，采取过磅、测量、检尺、换算等方法查点物资的数量、规格型号、合格证件、检验合格证、技术资料等办理入库手续，拒绝不合格物资入库。4、入库材料在未收到相应发票前，仓管员必须建立货到票未到材料明细账，并根据检验单等有效单据及时填开货到票未到收料单18、，在收到发票后，冲销原货到票未到收料单，并开具材料票到收料单，月底将货到票未到材料清单上报财务。 5、仓库能检验物资质量的，由库管员负责检验；化工材料、设备、配件、电器、仪表、计量器具等专业技术要求高的物资与设备，由技装部负责检验。6、外协加工件收料单由技装部填写、说明协作单位、外协件入库时间、外协合同编号、外协件名称、数量、单位、单价、金额，经办人持收料单连同发票到财务部办理相关付款手续。7、工程承包项目直达现场的材料、物资，由工程项目负责人与现场经办人代为验收，第一联采购人员留存，第二联由现场经办人员及时转公司库管员记账备查（公司库管员同时开具出库单），第三联随同发票交财务部，第四联交运输19、部门，第五联交供应商。收 料 单 （存根）供应单位： 年 月 日物资申请单编号：材料编号名 称规 格单位数量实际 单价金额运杂费实际成本材料进项税运费进项税合计计划成本一联：存根单价金额原始凭证张物资部采购员： 物资部库管员： 技术装备保障部货到票未到收料单（存根）供应单位： 年 月 日物资申请单编号：材料编号名 称规 格单位数量备 注原始凭证张采购员： 库管员： 技术装备保障部（煤炭铁路）货 票计划号码或运输号码 X X X铁路局 丙联 承运及收款凭证：发站托运人发 站到站（局）车种车号货车标重承支人/托运人装车经 由货物运到期限施封号码或铁路篷布号码运价里程集装箱型保价金额现 付 费 用费20、别金额费别金额托运人名称及地址收货人名称及地址货物品名品名代码件数货物重量计费重量运价号运价率合计集 号装箱 码记事费用合计（煤矿采用铁路运输时，铁路到站货票票样）（煤炭）集中供热有限责任公司轨道衡计量单计量时间： 打印时间： 计量单位：序号车号速度货物名称供方收方毛重皮重净重载重盈亏12345678910111213141516合计计量员： 监督员： 审核：（盖章）（公司火车检斤票样）煤 质 检 验 报 告日 期： 煤样编号：序号采样日期报告日期名称车数全水分（Mar）水分（Mad ）灰分（Aad ）灰分（Ad ）挥发份（Vad ）挥发份（Vdaf ）固定碳（Fcad ）全硫（Sad ）弹筒21、发热值QB, ad ）MJ /Kg 低位发热值（Qnet,ar ）CaI /g 焦渣特性结论班长： 化验员： 采样员： 制样员： 审计员： 部门负责人：（公司煤质化验单票样）XXX煤矿调煤专用票编号井 别车 号日 期货物名称毛 重时 间收货单位皮 重单 价备 注净 重金 额司机签字开票员（煤矿发煤票样）集中供热有限责任公司汽车衡计量表序号： 日期： 单位：吨车 号物 资客 户毛 重司磅员日期时间皮 重司磅员日期时间净 重实 重备 注煤矿调煤专用票编号：司机： 检斤员： 负责人：延吉市集中供热有限责任公司煤 样 标 签煤样名称：煤样编号：采样时间： 年 月 日 时采 样 人：制样时间： 年 月 22、日 时制 样 人：监 督 人：（煤样标签宽55MM，高75MM）取样工作单：待定二、物资出库1、严格凭单发货，不允许无计划或超数量发放，发放过程领料人应当面点验。材料发放必须遵循先进先出的原则，过期、失效、不合格材料不得出库。周转性物料、工器具执行“交旧领新”的规定。2、领料单应带金额由材料会计负责开出，第一联领料部门留存，第二联库保员留存，第三联送审计部，第四联门卫留存。3、推行限额领料工作并落实到处、班组，加强工程承包项目的材料、物资核算，对节、超费用实行奖惩制度，各中心在班组施工任务下达时，要明确该项目的计划工日及材料消耗。4、物资明细账应分类核算，保管员对当日发生的业务必须及时逐笔录入23、MIS系统，做到日清日结，确保MIS系统中物料进出及结存数据的正确无误。及时登记手工明细账并与MIS系统中的数据进行核对，确保两者的一致性。保管帐记录原材料购进、发出、结存的数量。5、材料会计通过校验发票、付款等，将采购金额计入系统，并生成采购凭证；然后按公司存货会计政策，按先进先出法或加权平均法等计算发出存货单价，计算发出材料金额及库存材料金额，并据以记账，核定材料购进、发出、结存的金额。 6、保管员做好各类物料和产品的日常核查工作，仓库保管员必须对各类库存物资定期进行检查盘点，并做到账、物、卡三者一致。定期进行原材料盘点，并与会计材料明细账进行核对，做到帐实相符。延吉市集中供热有限责任公司24、领 料 单物资申请单编号：年 月 日编号:领料部门用途一联存根编号材料名称规格单位数量单价金额请领实发物资： 材料会计： 领料部门: 经办人：竣工结算材料节、超费用核定表（单位：元）部门： 项目名称： 年 月 日 任务单位编号：序号材料名称规格型号单位数量计划数量实耗数量节、超数量计划单价节、超金额1234567891011121314合计审计部： 物资部： 财务部： 部门负责人：班 组 施工任务单班组：年月日 编号：项目名称项目地点项目性质O固定资产 O生产费用计划开工日期 年 月 日计划竣工日期年 月 日实际开工日期年 月 日实际竣工日期年 月 日任务简介施工图纸（可另附）质量要求安全要求25、序号分部分项工程名称单位数量定额数量序号分部分项工程名称单位数量定额数量16273849510合计材料消耗名称单位规格数量材料名称单位规格数量部门负责人：班长：验收人：自律1、物资采购工作人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，违反本规定无论额度大小一律调离本岗位。2、参与合同谈判的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益不受损害。3、选型及其他重要的技术、商务谈判，无论合同大小，一律要求有两个以上的部门派人参加。4、库保员在物资出库中，要面向生产、面向基层、准确及时，不断提高工作质量和工作效率。月累计三次擅26、自脱岗者，待岗一个月。 5、严格执行凭手续齐全的领料单发料，违反本规定如果无领料单或内容填写不实不全发货，发现一次待岗十天。 6、材料会计划价迅速，出现划价、转换单据的错误，发现累计三次，待岗一个月。 7、出现库保员与领料单位配合或协助弄虚作假，少报、瞒报生产成本，发现一次库保员调离岗位。 8、库保员发料时，应首先执行废旧物资回收、处理规定的有关规定。违反规定，按废旧物资回收、处理规定的有关规定进行处罚。 9、库保员应对照车间领料单、按品名、规格、数量、质量及用途等要求准确发放，发错三次待岗一个月。 10、仓库发货必须遵循先进先出的原则，对入库时间较长的特殊物资出库应进行复验，违反本规定累计三27、次，待岗一个月。 11、各仓库发料后及时清理现场，登记帐、卡，填写发货记录，违反本规定累计三次，待岗一个月。 12、库保员必须完全保存物资采购计划，严格凭物资采购计划及入库通知单办理入库，违反本规定，丢失计划，使物资不能及时入库，或无物资采购计划和入库通知单而将物资入库的，或有物资采购计划无入库通知单而将物资入库的，累计二次，待岗一个月（车间急需或其它特殊情况除外，但库保员必须验收）。 13、仓库必须对入库物资的数量、品种、规格、产地认真进行验收，确保入库物资在数量、品种、规格、产地上与计划、运单、发票及合同的规定相符。违反本规定造成一定损失的，待岗1-3个月。 14、化工、辅料、设备备品、设28、备配件、电器、仪表、包装材料无质检部门或专业部门注明合格的检验记录而对物资给予入库的以及设备零星部件、五金零用、工具外观质量和合格证的验收出现的失误，造成一定损失的，待岗1-3个月。 15、仓库验收时发现有盈亏、损坏、质差、无合格证或品种、规格不符情况不得置之不理，不向领导汇报的。违反本规定累计三次，待岗一个月。 16、物资入库后保管员，要及时清理现场，摆放整齐，进行标识，校对物卡，每违反累计三次，待岗一个月。材料会计工作职责1、按照物资分类办法进行物资总帐和分账的设置，严格按照物资分类办法对物资进行分类汇总统计。2、对材料员所统计的材料认真核对，票据是否齐全，收发是否一致。3.及时了解工地现29、场材料员收到材料的进场工作情况，及时催促材料收、发是否及时。并对所进材料进行汇总，4、外协队伍的甲方供应材料是否相对应，对甲供材料数量的统计。5、供应商的结算，检查票据是否齐全，数量与发票是否一致，有无白条出现，应及时通知供应商到材料员处换取票据。以防保管员少计或多计，引起不必要的对材料混乱和错误的记账。6、每天做好供应商预付款的登记，并及时与财务沟通，掌握并了解供应商余额情况。7、负责各种材料的原始凭证记录，核算依据，并准确及时地传递和反馈信息，及时分类保管好管理资料。8、按时按月向财务传送材料入帐与消耗等的资料汇总情况，做到盈亏有原因，损坏有报告，记账有凭证，调整有依据。9、忠于职守，实事30、求是，全面、准确、及时上报统计资料。（注：仓库和材料会计都有材料明细账，各自登记和维护自己的材料明细账。但仓库明细账是只有数量没有金额的。仓库根据入库和出口单记账，财务是根据出入库数量加权平均计算出库金额的。）仓库保管员岗位职责1、按时上下班，到岗后巡视仓库，检查是否有可疑现象，发现情况及时向上级汇报，下班时应检查门窗是否锁好，所有开关是否关好；2、认真做好仓库的安全、整理工作，经常打扫仓库，整理堆放货物，及时检查火灾隐患；3、检查防盗、防虫蛀、防鼠咬、防霉变等安全措施和卫生措施是否落实，保证库存物资完好无损；4、负责物资的收、发、存工作，收货时，对进仓货物必须严格根据已审批的请购单按质、按量31、验收，并根据发票记录的名称、规格、型号、单位、数量、价格、金额打印入库单或直拔单，并在货物上标明进货日期。属不符合质量要求的，坚决退货，严格把好质量关；5、验收后的物资，必须按类别固定位置堆放，做到整齐、美观；6、发货时，一定要严格审核领用手续是否齐全，并要严格验证审批人的签名式样，对于手续欠妥者，一律拒发；7、物品出库或入仓要及时打印出库单或入库单，随时查核，做到入单及时，月结货物验收合格及时将单据交与供应商,做到当日单据当日清理；8、做好月底仓库盘点工作，及时结出月末库存数报材料会计，做好各种单据报表的归档管理工作；10、严禁私自借用仓库物品，严禁向送货商购买物资；、11、严格遵守各项规章制度，服从上级工作分工；