1、科技公司物资采购计划申报审批制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 物资采购计划申报审批制度1、目的为规范公司物资采购流程，强化采购计划编制的严谨性可行性和合理性，分清各职能部门责任，减少采购成本和资金的不合理占用，简化工作程序，特制定本制度（高质量、低成本、零断货）。2、适用范围 本制度适用于公司所有物资采购管理（包括科技股份有限公司）3、定义3.1 一类物资：固定资产。是指单位价值在500元以上（含500元），使用年限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。包括土地、房屋及建筑物、机械设备、仪器仪表、2、运输设备、工具等3.2 二类物资：生产用原辅材料3.3 三类物资：低值耐用品（指不够固定资产标准，又不属于材料、易耗品范围，单价在200元以上（含200元）500元以下（不含500元），且能独立使用一年以上的用具、设备、仪器仪表等）3.4 四类物资：低值易耗品（低值易耗品是指企业在业务经营过程中所必需的单项价值在200元以下或使用年限比较短，不能作为固定资产核算的物质设备和劳动资料，如工具器具、管理用具、玻璃器皿、劳动用具等。这些物质设备在经营过程中可以多次使用，其价值随其磨损程度逐渐转移到有关的成本或费用中去）。3.5 特殊用途物资：技术研发中心所用物资，设备保全、维护、维修用物资或零配件，3、工程技改用物资、奢侈品、高档品、礼品、非日常使用的特殊物资4、原则4.1 计划采购原则（杜绝物资采购的随意性和无序性）。4.2 以需定购原则4.3 资源合理配置原则4.4 合理库存原则4.5 资金成本的高效使用与流转原则4.6 低值易耗品集中采购原则（定期采购，批量发放）。5、管理执行职责5.1 使用部门职责5.1.1 做好物资的周、旬、月采购需求计划5.1.2 物资的合理有效配置5.1.3 做好物资验收的管理5.2 资管员职责5.2.1做好需求计划的审核管理5.2.2做好所管辖区域物资采购周、旬、月和临时采购计划5.2.3 做好物资验收的管理和入库手续的办理5.2.4 采购物资数据账目的建立4、5.3 采购中心职责5.3.1 按采购制度的规范要求执行采购计划和办理入库验收手续5.3.2 确保采购物资的质量要求、采购周期要求、数量要求等5.3.3 做好低值易耗品和生产用原辅材料的周、旬、月采购计划（本采购制度管理成熟后逐步实施）5.3.4 推动采购计划管理的逐步完善6、采购计划申报审批工作流程规范工作项目责任人完成时间规范要求需求申请需求人员XXX申报人根据实际需求情况并综合评估后，制定书面的周、旬、月和临时需求报告，需求报告必须按规定的内容编写需求评估上级领导部门主管相关专业人员XXX上级领导和相关权威人员对采购需求计划报告进行审核评估并签字确认计划申报资管员XXX对审核评估好的采购5、需求计划填写正式“物资采购计划单”进行申报中心评估运营总监财控总监XXX公司运营中心对公司资源的合理有效配置负责;财务管控中心进行物资管理并对费用预算、成本分析控制负责采购执行采购专员XXX严格按照计划执行低值耐用品采购申报审批工作流程规范工作项目责任人完成时间规范要求需求申请需求人员XXX申报人根据实际需求情况并综合评估后，制定书面的周、旬、月和临时需求报告，需求报告必须按规定的内容编写需求评估资管员、上级领导、相关专业人员XXX资管员、上级领导和相关权威人员对采购需求计划报告进行审核评估并签字确认计划编制采购计划员XXX采购中心采购计划员根据各中心编制的需求计划和物资的进销存情况编制总采购6、计划二、四类物资申报审批工作流程规范6.1、二、四类物资（低值易耗品、生产用原辅材料）的采购计划的制定由采购中心采购计划员根据各仓库进销存情况统一编制。相关要求：6.1.1 仓库系统提供进销存数据支持6.1.2 数据统计系统提供定额消耗数据支持6.1.3需求部门及时提供需求信息6.1.4运营中心计划员给予协助6.2、技术研发中心所需物资6.2.1 办公用品（经常使用的价值一般在100元以下的物品）的采购：由研发中心指定的专人编制周/旬/月采购需求报告交行政办公室文员统一办理。6.2.2机器设备（使用期限在一年以上且单位价值在1000元以上的固定资产）的采购，按以下程序办理：申报人（由研发中心指7、定专人）申报、研发总监审核、运营中心审核评估、财务管控中心评估、总经理审批、采购中心执行采购计划或协同研发中心专人共同采购。6.3.特殊物资（专业性很强的物资）的采购，按以下程序办理：研发中心自行采购，每月初编制上月“月度实际采购明细表”办理入账手续，旬或月采购计划需运营中心财务管控中心审核评估，总经理审批。6.4、设备保全、维护、维修用物资或零配件的采购，按以下程序办理：申报人（五金库保管员或设备部主任级别的人员）申报、上级主管审核、分管领导审核、采购中心执行采购计划或协同申报人共同采购。旬或月采购计划需运营中心财务管控中心审核评估，总经理审批。6.5、工程技改用物资的采购，按以下程序办理：8、工程负责人申报、相关人员复核、上级主管审核、采购执行。其中大型机器设备设施或批量采购的物资的采购按”一类物资”的采购申报程序办理。6.6. 奢侈品、高档品、礼品和非日常使用的特殊物资的采购。由各职能中心负责人（总经理助理以上干部）提出需求申请，总经理签字批准后执行。其中属于员工福利性质的节假日发放的礼品由行政中心负责采购申报、审核及发放。6.7、需经总经理审批的采购计划：第一类物资的采购；第三类物资旬和月度采购计划；第二、四类物资月度采购计划；或一次性批量采购金额在5000元以 上的采购计划（在建工程物资10000元以上、）6.7.2超常规使用的特殊用途的物资（如礼品、奢侈品、未编制在正常计划9、内的物资）6.7.3超出以往各使用周期（月度）耗用量的20%且数量较多的采购6.7.4非正常损坏或丢失的物资的重新采购6.7.5三大中心（管控、运营和采购）判定需总经理审批的其他采购计划6.8、紧急采购：由需求部门拿出采购计划，经上级领导和资管员签字同意后，交采购专员执行采购计划（特殊情况以口头形式申请，采购后再办理正式手续）。7、相关管理规定7.1、采购计划的编制7.1.1在编制采购需求计划前，需对现有的资源条件和需求使用量进行审核评估，做到资源的合理有效配置7.1.2根据物资的使用周期、性质、使用量、保管的难易和库容以及根据资金成本的高效使用与流转原则编制周采购计划、旬采购计划、月度采购计10、划等。以达到即能合理有效满足需求又能最大限度地减少采购成本和资金成本。尽量避免临时采购或随时采购的频次。三、四类物资的消耗由财务管控中心在3个月内定出消耗标准，推行定额管理，制定出合理库存量。7.1.4采购计划的编制应尽可能详实，尽量避免实际采购的物资与实际需求的物资在任何一方面出现不一致，造成浪费或重新采购。7.1.5一类物资“采购申请保告”编写得内容要求：购买缘由、预达效果、规格型号、供应商要求、采购周期要求、质量要求、费用预算（成本分析）、采购进厂后相关事项说明或要求、相关责任人员签字确认等。7.2、采购计划的审核、评估7.2.1准确性、合理性、计划性审核7.2.2资源的合理有效配置的评11、估7.2.3费用成本的综合评估7.2.4采购程序和规定执行情况的审核7.3、责任承担。出现以下情况造成采购物资的浪费，不能有效使用，无法达到预期效果，成本付出不合理，资金占用严重等。将追究相关申报人、审核人、评估人、审批人的责任，原则上处以浪费或损失金额10%50%的罚款。对违反采购制度的部门或人员，采购中心将不给予执行物资采购，所造成的不良后果和责任由该责任部门自己承担。7.3.1计划编制错误或不合理7.3.2采购错误7.3.3采购物资质量不达标7.3.4采购周期过长，但已预付款7.3.5费用预算，成本分析错误7.3.6其他相关情况7.4、奖励措施。对执行采购制度和在采购计划申请、编制、审核、评估各过程中有突出贡献的人员，公司给予相应奖励