1、煤炭运销公司采购及销售管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 采购管理制度为了规范公司的煤炭采购行为，降低煤炭采购成本，确保公司煤炭供应，加强企业原煤采购的监督管理，特制定本规定。以使企业的采购管理达到以下目标：1、建立“三集中、三分离”的物资采购管理体制。“三集中”即推行集中采购、集中储备、集中结算的管理体制;“三分离”是将采购、验收、结算等业务分段管理,实现物资采购各环节的相互制约机制2、与重点矿点确立长期合作关系，实施定向采购方式3、对煤炭采购建立全过程监督机制。包括计划下达、价格咨询、签订合同、煤炭验收、货2、款结算等环节的全程参与监督一、xx公司、xx公司的采购职能1、编制年度、月度采购计划并上报核批2、完成总公司下达的采购计划 3、选择矿点、稳定供货渠道，根据区域内各矿点的煤质初步核定煤价并上报核批4、随时掌握各矿点的情况及其所供应煤炭的价格、质量、产量等 5、根据核批的矿点、煤价等主要条款签订合同6、签订合同后，制作经采购员、采购主管、公司负责人联签的标明合同数量及煤质指标的通知单下达站台及运输公司7、编制每月市场价格表，掌握新的煤炭供应资源，及时提供给总经理参考8、负责与站台联系，及时处理煤炭计量、质量、发运等问题，督促矿点、运输公司及时送货9、配合站台对煤炭进行验收，确保所购煤炭符合申购要3、求 二、煤炭运输公司的营运职能1、所承运的煤炭必须与陕西XX煤炭运销公司签订运 输合同2、运输合同运价的核定必须上报核批3、按时完成承运任务三、站台的收储发运职能1、 严格执行中转协议中的各项条款2、站台对按采购方采购合同所列明的煤炭数量、质量要求，负责煤炭的计量统计，质量验收、存储堆放3、站台有权对不符合质量要求的煤炭拒收或作废煤、扣吨处理4、站台在接到铁路部门及计划部的装车通知、车皮到达站台指定位置后，按铁路部门规定的装车时间内装车完毕5、站台按铁路部门装运要求足额装运，不得出现亏吨现象，如出现严重亏吨者，应由站台赔付亏吨铁路运费，并按月将亏吨煤炭红字冲回。6、站台应准确无误地填制路运单74、对入库煤炭负有保管责任，总公司每年组织盘点两次，发现超合同盘亏时，应由站台照当日市价赔付8、站台应对所配送煤炭的质量按批次化验留档，如与用户所检测发生差异时可书证 四、煤炭采购、运输、仓储管理流程图编制月度采购计划执行主体xx、xx公司矿点选择执行主体xx、xx公司煤价煤质的初步确定执行主体xx、xx公司上报核批执行主体xx、xx公司签订合同、保管、传递合同执行主体xx、xx公司下达煤炭指标通知单执行主体xx、xx公司组织公路运输执行主体运输公司计量验收 执行主体站台组织结算执行主体xx、xx公司、运输公司、站台、管理中心库存管理执行主体站台 五、煤炭采购环节内部制衡1、供应部门、运输部门、5、站台三部门日报表的结帐截止日统一为中午12时，报送时间统一为17时，保证各部门的统计口径保持一致其中：供应部门编制每日预结算表、运输部门编制日运量表、站台编制日收储表2、供应部门、运输部门均派人进驻站台，与站台对当日所购煤炭的数量及质量进行签证确认3、供应部门购煤质量与合同不符造成的损失，由采购员、采购主管、分公司领导承担全额赔偿损失4、运输部门对矿发量与实收量二者之间造成超正常途耗引起的短少煤炭数量负全额赔偿责任;对由于自身掉包、换煤造成损失也应承担全额赔偿责任。5、站台在收储过程中放松管理徇私情致使煤质出现问题，应由站台负责赔偿6、站台煤炭存量出现盘亏时，应由站台负责赔偿7、财务管理中心及6、时复核三方报表，如存在差异应查明原因迅速处理六、采购员岗位职责1、熟悉和掌握各矿点的情况及其所供应煤炭的价格、质量、产量等2、根据采购计划采购签订合同、采购煤炭3、定期不定期对煤源及价格进行调查走访，及时向主管报告各矿点煤炭价格的最新行情、库存、质量等信息4、与公路运输部门及时沟通，合理安排调度上站运输工作5、及时掌握上站煤炭的质量情况，对不符合质量要求的矿点及时作出处理6、签订合同后，制作经采购员、采购主管、公司负责人联签的标明合同数量及煤质指标的通知单下达站台及运输公司7、同各煤矿保持良好的合作关系8、协助站台搞好煤炭入库的验收工作七、供应商的管理1、 供应商管理流程采购部汇总供应商信息审7、查矿点情况是否获取质量报告单选择矿点收集供应商信息上报核批审查矿点情况的参与人包括：分公司经理、采购主管、采购员、财务、结算人员对选择的矿点，应收集该矿点的相关基本资料信息八、采购合同的签订、传递、保管1、煤炭采购必须签订合同，且合同的编号应连续一致2、煤价及煤质的制定由采购主管、采购员、结算员、财务人员核定后编制审批表交由分公司领导进行审查，后报交财务管理中心核批，核批后由采购部签定合同3、采购合同签订后，原件留采购部门保管归档，并同时复印3份交由公司财务、结算、财务管理中心备案4、结算人员在合同履行的过程中，随时关注各矿点进煤情况，如存在无合同供货、超合同供货、合同条款变更未核批等情况，上8、报财务管理中心九、质量管理（原煤检验）1、流程图煤炭运输至站台站台质检科检验煤炭全检出具检验报告办理入库手续存储煤炭抽检采购部门：根据采购合同提交煤炭数量、煤质质量指标通知单下达站台，对抽检质量不合格的原煤应及时处理站台：根据合同及标准进行抽检，对各矿点原煤进行批次检验，出具检验报告，对抽检不合格原煤信息及时返回采购部门十、结算付款1、 流程图站台结算单站台统计矿点确认结算财务汇总结算单审核上报核核核履行审批手续后支付结算编制请款单各项程序的履行见结算岗职责十一、应付帐款及预付帐款的管理1、 应付帐款财务部门与采购结算对应付帐款进行确认；每年对债务单位进行签认并取得双方确认的签认表；支付结算，9、支付对象应与合同签订供货者一致2、预付帐款财务部门与采购结算对预付帐款进行确认；对购进货物进行帐务处理十二、存货管理的流程原煤入库原煤保管存货安全原煤出库储备定额管理原煤盘点存货盘亏盘盈核销存货报告入库成本核算帐务处理出库成本核算存货盘点要求：（1）建立存货盘点管理办法，内容应包括：盘点小组成员，监盘人员；空白盘点表要连续编号，完整的存货记录等(2)每半年进行一次全面的盘点，一年二次 (3) 原煤盘点表应由保管员、站台负责人以及财务部门采购结算岗和盘点小组的其他相关人员审核签字(4) 财务管理中心审核“原煤盘点盈（亏）及报废审批表”，并提出相应处理意见，由领导审批销售管理制度目前，公司销售系统10、主要为陕西XX公司，承担了公司大量的对外销售任务，销售公司任务主要包括：1、完成总公司下达的销售任务2、根据总公司下达的计划，组织参与煤炭销售，签订煤炭销售合同3、组织好煤炭运销调度工作，按时申报铁路运输计划4、慎选用户、保证销售渠道畅通。5、煤炭运销销售严格按三线两点来控制6、搞好销售统计和有关基础资料的积累7、搞好公司的日常管理工作一、销售部岗位职责（一）销售部主管岗位职责1、编制年度、月度销售并上报核批2、熟悉煤炭销售市场及时捕捉市场的信息3、做好市场调研，制订营销策略4、直接参与销售合同的洽谈签订事宜5、要按计划完成公司煤炭的销售任务6、编制每月市场价格表，及时提供给总经理参考7、负责11、签订销售合同，报送合同文本、传递文本8、完成上级交办的其它工作，接受上级的监督（二）销售员岗位职责1、 熟悉煤炭销售市场、掌握销售知识与技能2、 及时地、如实地向上级汇报或反馈市场信息3、 维护老客户，拓展新市场，建立与扩大销售网络，提升销量4、签订销售合同，并履行审批手续5、与铁路运输计划岗及时沟通，保证按时供货6、与结算岗及时沟通，掌握客户的回款情况7、同客户保持良好的合作关系二、煤炭销售流程图销售信息统计客户管理煤款回收管理原煤销售销售收入签订合同归档管理开具销售发票销售计划销售计划调整煤炭运销销售严格按三线两点来控制，所谓“三线是指发票传递线、货币传递线、产品传递线；“两点是指产品与票12、据核对点、 发票与货款核对点一、销售计划销售部：根据年度订货意向及市场情况，编制年度、月度销售计划（年度计划每年11月底以前完成，月度计划每月25日以前完成），交部门负责人审核签字，审核通过后交资产管理中心财务管理中心：汇总、平衡销售计划。经部门领导审批通过后交公司领导审批，领导签字后，年度计划以文件形式下达；月计划审批后直接下达销售部。财务管理中心将计划运行情况纳入月度、年度经营业绩考核此外，月度计划会根据供需情况随时调整二、销售的签定与审批1、煤炭销售必须签订合同，且合同的编号应连续一致2、煤价的制定由销售主管、销售员、结算员、财务人员核定后编制合同审批审查表交由分公司领导进行审查，后报交13、财务管理中心核批，核批后由销售部签定合同3、采购合同签订后，原件留销售部保管归档，并同时复印3份并交由公司财务、销售结算岗、财务管理中心备案4、销售结算人员在合同履行的过程中，随时关注煤炭销售情况，如存在无合同供货、超合同供货、合同条款变更未核批等情况，上报财务管理中心三、原煤销售销售部门：计划岗根据原煤销售合同、货物存放地点、运力情况制定安排当月和当期的发运计划，经财务管理中心审批后及时组织运力，发运原煤，确保运输畅通，并编制计划销售日报，每天上报财务管理中心四、煤款回收销售部门：销售结算岗随时关注各用户帐面资金存量，当用户帐户帐面资金存量达到警戒线时，及时与对方沟通，否则报主管领导批准后予14、以停运。并且每天按时编报煤炭销售日报表五、客户管理企业应对客户进行信用分析，建立客户信用资料卡，针对不同客户的信用状况，采取不同的信用标准1、 调查客户信用。企业想掌握客户的信用情况，就需对客户进行信用调查，搜集将会涉及到客户信用状况的所有信息。主要包括：（1）基础资料：即客户的最基本的原始资料。主要包括客户的名称、地址、电话、股东、经营管理者、法人代表及他们的个人特性、开业时间、与本公司交易时间、企业组织形式等。这些资料是客户管理的起点和基础，它们主要是通过销售员进行的客户访问及客户申请用煤资料搜集来的（2）客户特征：主要包括服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方向、经营政策、企业规15、模、经营特点等（3）业务状况：主要包括销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争者的关系、与公司的业务关系及合作态度等（4）交易现状：主要包括客户的销售活动现状、存在问题、保持的优势、未来的对策、企业形象、声誉、信用状况、交易条件以及出现的信用问题等方面（5）财务状况：主要包括资产负债状况、经营成果状况、重要财务指标等2、建立顾客资料卡，资料卡内应记载的内容除客户姓名、电话、住址、联系人外，还须记录以下资料：付款态度、付款时间、银行信息等六、确认销售、开具发票销售部门：销售结算岗每月10-15日与用户以月为单位进行结算，结算数量和质量，双方确认无误后编制开具增值税发票申请单报主管领导审批，后经财务管理中心审核无误后交领导核批，以核批金额确认挂帐发票开据:开票人员从财务部门领取空白增值税专用发票，对发票实行专人、专柜、专室管理。按时、准确开具销售发票。按时将发票送交单位财务部门进行业务处理七、销售信息的统计销售部:按时提取销售部门的抄收资料，及时、完整、准确将销售数量、煤款回收、煤炭价格、销售发票等数据全部录入数据库，以数据库为依据按时、准确编制各类报表。并经部门领导有效审核签字后上报报表