1、房地产公司材料设备部采购合同管理制度与标准 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 77 材料设备部制度规范与工作标准771 工程材料设备采购管理制度工程材料设备采购管理制度第1章 总则第1条 公司制定有制度的目的有以下三个。1确保所采购的工程材料设备采购符合相关国家规范及标准。2确保所采购的工程材料设备严格按合同要求进场，保证工程按质、按期完成。3保证工程材料设备采购管理工作的规范化、制度化，降低采购成本，规范采购行为。第2条 适用范围如下。本制度适用于房地产项目的材料设备采购行为。第3条 管理职责具体如下。1公司成立采2、购领导小组，它是公司采购的最高管理机构，直接对总经理负责。采购领导小组组长由材料设备部经理兼任，成员包括材料设备部、工程部、项目部以及财务部等相关部门人员。2采购领导小组主要职责如下。（1）审定公司总部以及非法人分支机构的材料设备采购管理办法及业务流程。（2）审批公司材料设备采购计划。（3）确定材料设备采购项目的采购方式。（4）确定材料设备采购招标方案并选择供应商。（5）审批材料设备采购项目验收方案。（6）组织协调公司大宗材料设备采购活动，实现信息共享，降低采购成本。（7）对采购工作中的重大事项作出决策。3材料设备部负责执行采购领导小组的决策，并做好日常协调等工作。第2章 材料设备采购范围和采3、购方式第4条 本制度所称的工程材料设备，其主要范围如下表所示。工程材料设备种类表工程材料设备种类具体内容主材水泥、钢筋、木材、预拌混凝土装饰材料饰面砖、饰面板、不锈钢制品、玻璃制品、铝合金制品、罩面板、涂料水电安装材料消防及电气设备、电器主材、需求量较大的辅材、电器设备大型施工设备塔式起重机、施工升降机、混凝土输送泵、40千瓦以上发电机组、6立方米以上空压机、物料提升机、厂内运输车辆、挖掘机一般施工设备混凝土搅拌机、钢筋弯曲机、钢筋切断机、砂浆搅拌机及发电机组第5条 本公司工程材料设备的采购方式主要有以下四种。独家采购方式直接签订合同方式比质议价方式招标采购方式工程材料设备的主要采购方式第3章4、 工程材料设备采购准则第6条 材料设备部应对供应商进行综合考评，对其生产能力、质量保证、付款要求、售后服务、产品特点等进行分析，并以报告形式上报公司材料设备采购领导小组，经批准后方能将其纳入供应商信息库。第7条 公司所有员工均有权推荐优秀的供应商，经材料设备部审核和材料设备采购领导小组审批后，方可纳入公司材料设备信息库。第8条 采购人员在选择某项材料设备时，原则上备选供应商不得少于三家。如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式，以降低公司的采购成本。第9条 材料设备部与供应商洽谈时，必须坚持“秉公办事，维护公司利益”的原则，并做好记录，以报告形式上报；单宗采购总额预计100万元以上（含1005、万元）的，报公司材料设备采购领导小组审批；单宗采购总额预计100万元以下的，报材料设备部审批。报告中包括产品技术参数、质量、价格、特点及特性等的比较（技术参数、价格、特点以表格形式体现）。第10条 报告得到批复后，依照批示意见，综合考虑质量、价格、售后服务等问题，确定供应商或招标方式。第11条 工程材料设备采购必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。1五不购。（1）没有提供采购计划且未经必要批准的不购。（2）材料和设备规格不符、质量不合格、价格不合理的不购。（3）无材质证明和产品合格证的不购。（4）考评不合格的产品不购。（5）现场、仓库能够代用的材料不购。2三比一算。比质量、比价格、比售后服务6、，算成本。第4章 采购合同管理第12条 材料设备部代表公司同供应商签订采购合同，并负责采购合同的具体操作和实施。第13条 根据采购方式的不同，应在签订合同之前预留适当的合同审批时间或招标时间。第14条 采购主管负责所购材料设备的招投标管理工作，按“公司招标采购工作管理办法”及招标结果，与供应商签订采购合同并报请审批。第5章 材料设备的验收第15条 在签订合同之前，采购主管以及材料员必须检查供应商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其他技术指标等是否符合合同和入围资格要求。第16条 公司采购专员、项目部材料员检查所收到的材料设备与“产品封样”是否相符，并将“产品封样7、”保留到工程竣工直至保修期结束。第17条 验收项目具体如下。1材料设备的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。2材料设备的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。3材料设备是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。4合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。5材料设备产品的保护措施是否到位。6材料设备是否按合同及供货时间计划要求供货。如因供货时间延误造成工期延误且产生经济损失的，由采购主管书面通知供应商主办人员及其上级领导，并按采购合同规定处理。7对于关键材料设备的关键生产加工过程，材料设备部须委派专门人员进行现场跟踪监督。8材料设备的数量是否符合合同要求及供货计划8、要求。9材料设备的存储及堆放是否符合有关规定。第18条 材料设备必须做到100%检查、验收，验收合格后方可支付材料设备款。第19条 材料设备部根据每次采购合同的执行和验收情况填写“材料设备进货质量、进度统计表”，并汇总保存，以备参考。第6章 附则第20条 本制度由采购领导小组制定，解释权和修改权归采购领导小组。第21条 本制度经采购总监审核和总经理审批后执行。772 相关部门指定材料采购管理细则相关部门指定材料采购管理细则第1章 总则第1条 为维护公司利益，对相关部门指定产品的采购进行有效控制，确保第一时间解决问题，特制定本细则。第2条 本细则的适用范围如下。1本细则所指相关部门是指供电局和消9、防局。2供电局指定产品包括电表箱、熔丝箱、分线箱、低压动力柜、母线槽等。3消防局指定产品包括灭火箱、灭火器箱、消防箱及其他相关设备。第3条 采购时公司各部门的职责具体如下。1指定材料的采购工作由材料设备部负责。2项目部、工程部、财务部协调材料设备部做好采购工作。第2章 供电局指定产品采购程序第4条 供电局指定产品的采购程序如下。1设计部负责提供电器设计图纸，供材料设备部参考。2材料设备部接到设计部提供的电器设计图纸后，送供电局审阅，并确定设备供货单位及安装单位。3项目部按公司的有关规定起草招标书，规定质量、数量、生产周期、安装周期、保修期等要求，以招标形式选择三家单位（包括供电局指定单位）进行10、招标询价。4入围单位必须具有营业执照、型号证书、产品检验报告、ISO9000质量体系保证书。5供方将投标书送达公司后，项目部会同材料设备部对各标书内容进行评估，确定合理价格，要求供电局指定单位接受。第5条 签订供电局指定产品的采购合同。1低压动力柜、电源切换箱设备采购合同的签订步骤如下。（1）材料设备部去供电局安装公司的决议填写设备供货及安装委托单，包括设备生产厂家、设备系统要求、价格、生产周期、设备安装厂家、价格、安装周期等。（2）供电局与设备厂家、安装厂家签订合同，公司按约定价格付款给供电局。（3）材料设备部通知设备供应方按合同的规定生产设备，必要时派出人员去设备厂家了解设备的生产进度和质11、量情况。（4）材料设备部应及时通知设备安装方在合同规定的安装周期内完成安装任务。2母线槽、表箱、熔丝箱、分线箱、户内箱采购合同的签订步骤如下。（1）材料设备部将盖有供电局指定单位合同章的合同正本及招投标评标报告一起上报公司财务部、合同管理小组、主管副总及总经理审批。（2）公司批准后，材料设备部通知设备供应方按合同规定供货。第6条 电气设备安装调试后，应按国家对电气的相关标准进行验收并报供电局进行最后的检验。第3章 消防局指定产品采购程序第7条 消防局指定产品的采购程序如下。1设计部负责给材料设备部提供消费设计图纸。2材料设备部接图后，送消防部门审图，并确定设备供货及安装单位。3项目部按公司的有12、关规定起草招标书，规定质量、数量、生产周期、安装周期、保修期等要求，以招标形式选择三家单位（包括消防局指定单位）进行招标询价。4供方将投标书送达公司后，项目部会同材料设备部对各标书内容进行评估，确定合理价格，希望消防部门指定单位接受。第8条 材料设备部按照合同决议的内容与供应商签订相关的合同。第9条 所采购的指定产品验收后由材料设备部组织相关的工程师进行自检，自检合格后报请消防局进行验收。第4章 附则第10条 本细则由材料设备部负责制定、修订、补充与废止，其解释权归房地产开发有限公司所有。第11条 本细则经公司董事会审议批准后，自颁布之日起执行。773 工程材料设备采购成本控制方案工程材料设备13、采购成本控制方案一、核心要素材料设备采购成本控制的核心要素是计划和信息，通过明确而科学的流程，就可以最大限度地减少在该环节出现损失的概率，达到成本控制的目的。二、责任部门以材料设备部、造价管理部为主，其他相关部门配合。三、材料设备采购成本控制的内容（一）材料进场计划1材料设备部根据工程项目的施工进度，确定施工周期、采购招投标及合同订立时间；参考对应采购点的远近，确定采购物料的具体运输周期。2材料进场计划一般应配合工程进度和施工工序安排，确定安装、验收周期及交叉作业时间。（二）材料的性价比1要想控制材料的性价比，以获得性价比最高的材料，必须做好市场信息的收集、技术参数的确定或封样、招投标的管理三14、件事。2相关责任部门的职责如下。（1）材料设备部负责收集日常市场信息，建立材料市场信息库；设计管理部负责确定或封样材料设备的技术参数。（2）材料设备部负责针对必须招投标的材料设备制订招投标计划；对于不需要招投标的材料设备，可采用三家以上厂家报价选择的方式。（三）材料款支付造价管理部负责确定材料款支付方式、材料款支付进度、保修款（保修款一般不低于合同总价的5%，依据合同中约定付款）、预付款限额控制以及首次验收后的付款总额进度控制。（四）材料验收1控制的内容包括数量验收、质量验收。2甲方工地代表或专业工程师负责监控验收，几方共同确认现场的货物数量。3工程管理部负责外观质量的验收、安装后质量的验收，15、物业管理部负责投入使用后的质量验收。（五）材料保管与保修材料设备部负责材料保管、设备保修的控制，要在合同中明确货物装卸和保管的责任人，以及保修责任和保修期。78 材料设备部文书范本与表单设计781 设备验收记录单设备名称规格型号数量制造厂商出厂日期出厂编号检验类别配套资料检验合格证 份使用说明书 份检验报告 份验收记录 份外观检查包装情况设备外观附属工具、机械一览表名称规格应有实有验收结果检验员批准日期日期782 材料采购付款汇总表工程项目名称： 时间： 单位：元序号供货单位姓名材料名称规格、型号单位数量单价结算金额退货数量退货金额质量罚款已付款欠款备注1234材料款总计采购部经理： 工程部经16、理： 会计： 783 合同谈判记录表供货方谈判时间供货时间谈判地点采购产品名称数量产品规格和型号目标价格技术要求质量要求谈判内容描述：（内容较多可以附表）谈判主要争议点：谈判结果：谈判参加人员谈判日期主管领导审批意见： 签字： 日期： 年 月 日第8章 项目管理部管理制度与标准87 项目管理部制度规范与工作标准871 项目进度管理细则项目进度管理细则第1章 总则第1条 为使公司项目有条不紊地按照进度计划进行，规避项目进度延期风险，降低项目成本，确保公司项目能够按时完成，特制定本制度。第2条 本制度适用于公司项目进度管理的全部工作。第3条 公司项目管理部负责对项目进度进行整体把控与调整，其他相关17、部门负责配合项目管理部做好各项项目进度管理工作。第2章 编制项目总进度计划及阶段计划第4条 项目专员应在项目主管的主导下，收集编制项目进度计划所需的各类信息及文件、资料等，并对各类信息及文件、资料等进行整理及汇总，上报项目主管。第5条 项目主管根据项目专员提供的各类文件及资料，以及项目相关合同、施工图纸和项目资源条件等编制项目总进度计划，交由项目经理审核。第6条 项目经理指导项目主管完善项目总进度计划，并将完善后的项目总进度计划交项目总监审批。第7条 项目总进度计划经过审批后，项目主管将总进度计划分发至各施工班组，各施工班组根据总进度计划编制本施工班组的项目进度分计划，并交项目主管审核和项目经18、理审批。第3章 项目进度计划的执行第8条 项目经理应组织实施项目进度计划，并对计划的执行状况进行监督和控制。当项目实际进度与计划进度不符时，或资金、材料、设备等不能按时到位时，项目主管应分析不符或不到位的主要原因并将相关情况及时上报项目经理。第9条 项目管理部经理根据项目主管上报的信息及时调整项目进度，调配项目资源，降低项目实际进度及项目计划进度的偏差。第10条 项目各施工班组应具体执行本施工班组的项目进度分计划，及时向项目主管上报本施工单位分进度计划的执行状况及执行中遇到的问题等，以便于项目经理统筹管理项目进度。第11条 各施工作业班组必须严格按照项目进度分计划开展项目活动，做到科学管理、精19、心安排施工生产，确保整个工程按项目总进度计划进行。第12条 各施工作业班组应就未按时完成的作业项目向项目主管进行详细说明。由于本班组施工进度计划未完成而影响其他单位下道工序施工的项目，必须及时上报项目经理，项目经理负责调查原因，并对项目进度计划做出调整。第13条 项目经理应定期组织召开项目进度调度会，主要内容为总结上阶段项目计划完成情况、下达下阶段进度计划、协调解决各班组施工进度等问题，并补充、动态调整和更新项目进度计划。第14条 施工作业班组按时或提前完成重要的项目后，由项目经理编制报告上报项目总监，公司项目部可给予该班组适当额度的奖励。第4章 施工进度的考核第15条 为激励各施工作业班组按20、期完成各项目进度计划，确保整体施工进度不延期，项目总监应组建项目进度考核小组，由考核小组对各施工班组的作业情况进行考核。施工进度考核小组由项目经理、项目主管及各施工班组负责人组成。第16条 项目进度考核的主要内容如下图所示。项目进度考核的主要内容 各施工作业班组对项目总进度计划及阶段进度计划的完成情况 施工机具、周转性材料、人力资源的投入情况，主要包括投入总量对整个项目需求的满足程度、投入时间的适时程度、现场调度的灵活程度等 施工作业各班组间的协作与配合程度，主要考核各班组对进度调度的服从程度、与其他班组的协作程度、对下道工序单位的影响程度等项目进度考核的主要内容第17条 公司应于每月的 日至21、 日对各施工班组进行考核。第18条 施工进度考核结果的应用分为物质奖励、通报批评、经济处罚三种，具体说明如下所示。1对于因管理完善、局部施工任务提早完成而为下一工序节省工期的班组，公司应给予经济奖励。2对于因管理不力、局部工期影响而造成施工进度延误的情况，如未影响他人且有可能赶上进度，公司应予以通报批评。3对于通报整改不力或不予整改、对工期影响较大、对他人工作造成影响的，公司应予以经济处罚。4对于施工管理不力、工期产生较大滞后的班组或个人，公司应采取向其所属公司本部通报直至清除退场的处罚。5确因不可抗力等因素造成的工期延误等问题不在通报批评及经济处罚的范围之内。第19条 如进行进度考核后，各施22、工作业班组仍未采取措施且按照新的限期仍未完成的，项目管理部有权将剩余工作直接委派其他施工班组完成，所发生的费用从原施工作业班组的进度款中扣除，并追加处罚。第20条 施工进度考核中的惩罚与奖励额度可参考施工进度考核小组编制的进度考核办法。第5章 附则第21条 本细则由项目管理部制定，其修改、解释权归项目管理部所有。第22条 本细则经公司总经理审批通过后执行。872 项目合同管理制度项目合同管理制度第1章 总则第1条 为加强公司项目合同管理，保障公司合法权益，预防合同纠纷，规避公司项目合同风险，保证本公司依法经营管理，特制定本制度。第2条 本制度适用于本公司项目合同管理的全部工作。第3条 公司项目23、管理部负责项目合同的具体管理工作，公司法务部负责指导项目管理部签订项目合同，并监督项目管理部履行合同等。第2章 项目合同草拟与审查管理第4条 项目管理部负责根据项目管理的具体要求等拟定项目合同，交由公司法务部进行审核确认。第5条 公司法务部对项目管理部上交的合同（草本）进行审查，审查的重点内容如下图所示。123合同对方的主体资格和缔约能力合同条款内容的完备性、合法性合同应履行的审查手续等合同审查重点说明图第3章 项目合同签订管理第6条 项目总监代表公司与其他公司签订项目合同。第7条 在签订项目合同前，公司项目合同管理人员及法务部相关人员应做好以下五项工作。1审查对方是否具有法人资格。2审查对方24、是否具有履约能力。3确认我方能否履行对方的要约。4对市场进行预测和调查。5审查合同的可行性和合法性。第8条 在签订项目合同时，项目总监应注意以下事项。1不得与资信不明或资信状况不好又无可靠担保的单位签订项目合同。2合同各项目要认真填写齐全、明确，特殊要求应在备注中注明，字迹要清晰，形式要符合法定要求。3应在合同指定位置签字、注明日期，并加盖合同专用章或本公司公章。4应验证对方相关证明文件，核对无误后方可正式签订合同，对方交验的证明文件要妥善保管。第4章 项目合同履行、变更、解除管理第9条 公司项目管理部应严格按照项目合同的要求履行合同中规定的权利及义务，保证项目合同的履约率达95%以上（履约率25、为已完成合同的金额与应完成合同金额的比率）。第10条 在合同履行过程中，项目管理部应根据情况的变化，对对方的履行能力进行跟踪调查，如发现合同履行问题应及时处理。必要时经公司总经理同意，可对合同对方进行实地调查，确认其合同标的情况和履约能力。第11条 如遇到某些问题致使合同不能继续履行，项目管理部应组织相关人员收集合同不能履行的证据，具体说明如下所示。1己方因不可抗力或者其他客观原因致使无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方，同时积极采取补救措施，以尽力减少损失。2发现对方不履行或不完全履行合同时，合同承办部门应当催促对方采取有效补救措施，收集、保存对方不履行合同的有关证26、据，及时向合同管理委员会报告。第12条 项目管理部应按以下要求进行合同变更或解除。1合同对方作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议。严禁在未取得对方的书面材料前仅凭口头约定就向已变更的接收人发货或付款。2我方需变更或解除合同时，应当及时以书面形式通知对方，说明变更或解除合同的原因以及请求对方书面答复的期限，尽快与对方达成变更或解除合同的协议。第5章 项目合同纠纷管理第13条 当发生项目合同纠纷时，项目管理部人员应持公平、公正原则进行处理，遵守纪律，杜绝各种不正之风，维护公司的利益。第14条 项目管理部人员应按照以下处理程序处理合同纠纷。1项目合同发生纠纷而项目合同管理人员无法解决27、时，应及时向项目总监汇报，由项目总监组织相关人员依照有关法律规定与对方协商解决。协商不成的，可直接向仲裁机关申请调解或仲裁，或向人民法院起诉。2项目管理部向仲裁机关或人民法院递交的申请书、起诉书或答辩书等材料需经公司法人代表审阅同意后方可递交至相关部门。第15条 合同纠纷解决后，项目合同管理人员应将发生纠纷的原因、承担的责任以及今后防范的具体措施写成书面报告存入档案。对于关系重大的总结报告，应通过各种方式在公司内公告。第6章 项目合同归档管理第16条 合同签订完毕，项目管理部要在 个工作日内及时将合同材料（如合同文本及分合同文件、合同评审记录、审批文件、合同纠纷仲裁结果、合同变更等与合同有关的28、资料）交给合同管理人员进行统一管理。第17条 在建立合同档案时，合同管理人员应做好以下工作。1建立并健全合同档案，对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记，并装订成册。2对已执行完毕的合同要注明存档标记，并注明日期，按公司档案管理规定进行归档。第7章 项目合同奖惩管理第18条 对在合同管理工作中成绩显著和为公司避免、挽回重大经济损失的项目合同管理人员，公司应给予表扬或一定奖励。第19条 对违反国家法律、法规和本规定，在签订、履行合同和合同管理过程中失职、渎职或以权谋私损害本公司利益的，公司应视情节轻重，依据有关规定追究责任人的行政、经济责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究其刑事责任。第8章 附则第20条 本制度由项目管理部负责起草和修订，其解释权归公司所有。第21条 本制度经公司总经理审批后生效实施。