1、公司物料采购及入库材料消耗及出库管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 材料物资管理制度为了进一步加强企业经营管理，规范财务管理模式，正确核算企业成本及盈亏，结合公司目前财务管理现状，特此制定材料物资管理的流程及制度。一、 物料采购及入库管理流程1、 计划采购1.1生产用直接原材料的采购，由技术员（总工程师）根据生产计划和生产工期（或生产订单）提报材料需求计划单（BOM分析单），由生产技术部主管审核签字确认后，交库管员，由库管员根据此单对所需材料库存情况进行盘点，确定实际应购量，交由采购员，采购员核算出应购材料金额2、，经物流采购部主管审核签字后，交财务部成本会计和财务总监审核签字后，最后由总经理批准签字后方可实施采购。1.2生产用非直接材料，含：生产用工具，低值易耗品，机械配件，办公用品等由物资需求部门填写材料需求计划单具体办法同1.1条。1.3突发的紧急物资采购，可以电话通知采购人员，但事后一定要补齐手续。2、材料采购原则2.1材料采购要做到：比质比价，择优选购。在同样价格和质量的情况下，就近就地，尽量降低采购成本。2.2大宗材料订货采购时，采购人员必须事先向供应商发出采购订单，并详细注明：所购材料名称、规格型号、计量单位、数量、交货时间以及和产品有关的信息（如颜色）等，并要求供应商在供货回执上标明单价3、和金额，货到时如发票不能同时到要求供应商附有供货清单。3、采购货款结算方式3.1材料采购分以下两种付款方式：3.1.1采用预付款方式进行采购，由采购人员持采购合同或材料需求计划单及供货商提供的供货回执单，填写付款申请单，按付款申请单所列项目逐项填写齐全，经办人、部门负责人、财务部经理、总经理审批后予以办理付款手续，货到必须同时索取增值税发票，现货后款的，待货款付出同时，必须取得增值税发票。3.1.2现款现货的零星采购，尽量集中采购地点，最好能索取到增值税发票或正规普通发票，不能提供各类发票的，要索取带有供货商公章的收据，并注明供应商电话号码，请款手续与预付款方式相同。3.2所有采购付款能从银行4、付款的都必须经过银行办理付款业务，尽量减少现金结算量。4、材料验收入库4.1材料到货后，库管员根据材料需求计划单或供货清单对照验收，并及时通知质检员检验，对已购材料的数量、质量无异议后，填写入库单（入库单要注明：到货日期、供货商名称、材料名称、计量单位、规格型号、单价、金额等内容。）4.2所有材料到货后必须入到材料库，一律不得直接入到生产车间，特殊情况下直接卸到车间的材料，库管员必须及时验收，并办理入出库手续。4.3凡不符合要求的材料，保管员有权拒收，并通知采购员退货。5、采购报销 5.1 采购人员在报销时，必须详细填写费用报销单（注明是冲帐、现付还是欠款）并附有供货发票或供货清单（复印件）、5、入库单、材料需求计划单（必须是经过总经理审批过的）交由财务总监审核，总经理批准后办理报销手续。 5.2异地采购报销要求采购人员自付款日起十五个工作日内必须报销，同城采购要求采购人员自付款日起五个工作日内必须报销，在规定期间内不能按时报销的，财务部按资金额度的0.3%收取资金占用费。 5.3材料到货发生运费时，由经手人填写费用报销单，经验收人员、部门负责人、财务部经理、总经理审批后方可报销。 5.4采购票据报销时，必须一单一请，即：材料需求计划单、发票或供货清单、付款申请单、费用报销单、入库单等一一对应，严禁挪用资金。同时在粘贴发票时一定要把普通发票、增值税发票、收据等分开粘贴，也不得把不同供应6、商的票据粘贴在一起进行报销，其中不能提供发票的，要在办理付款手续时注明无发票字样。 5.5 采购票据报销时，要在票据报销单上标明是冲帐还是现付或欠款，当月未付或未全额支付的应付款，财务部根据采购票据及时入账，并保证每月同供应商、采购员进行一次账务核对，做到供应商往来帐目清楚。 二、材料消耗及出库管理流程（以下仅适用xx） 1、材料消耗管理原则 1.1材料消耗去向：一是工程项目直接耗用、二是车间辅助生产领用、三是售后维修（安装）领用。 1.1.1凡是能直接计入工程项目的材料直接按工程项目填写领料通知单，所有消耗材料直接进入工程项目成本。 1.1.2不能划清工程项目的材料消耗，如车间耗用的机械配件7、工具等，按使用车间填写领料通知单由财务进行项目成本分配。 1.1.3用于工程售后、收尾维修的材料，按售后部或安装队填写领料通知单。 1.2材料名称及计量单位的统一。 公司由财务部牵头，由采购、车间、库房共同制定统一的材料名称、计量单位表，四个部门在采购及出入库管理及单据填写时同时严格遵循，以确保材料库存准确，对公司新增加项目的材料，由四个部门共同确定完成。 2、塑窗车间材料出库 2.1车间主任根据工程材料备料单上所列材料的名称、数量、规格、颜色等材料信息，结合当日生产进度和任务量安排出库，可一次性或分次出库，但最多不能超过两次。 2.2车间的材料出库，由车间统计员统一填写领料通知单，经车间主8、任签字确认后，通知库管员进行备料，一般正常的生产用料需于前一天晚上提领料通知单，库管根据领料通知单进行备料，并提前填写出库单。每天早7点至8点或下午1点至2点集中付料，并要求领料人在出库单上签字确认，其他时间无特殊情况一律不予受理领料。 2.3统计员填写领料通知单需注明工程项目、栋号、生产任务单流水号及具体的材料名称、规格型号、数量、单位、颜色等材料信息。同时必须与工程材料备料单对应，一单一填，不得将几单加到一起填写在一张领料通知单上。领料通知单一式三份，一联车间，二联库管，三联交财务。库管员根据领料通知单填写出库单一式两份，一份库管，一份连同领料通知单财务联一起于次日交财务进行核算用。出库单9、填写及要求与领料通知单一样。 3、玻璃车间材料出库 3.1因玻璃车间原材料无法入库存放的特殊性，所以材料可以直接出到现场，但材料到货时必须经过库管验收核对无误办理入库、出库手续，库管与车间主任同时签字确认，严禁过后再补验收手续的现象发生。 4车间辅助生产材料出库。 4.1辅助生产材料，包括设备配件、维修工具、一次性消耗品等，按使用车间填写领料通知单，经车间主任签字确认后，可直接到库房进行出库，能够以旧换新的，如工具、配件等，属正常损耗的，库管员可直接出库，属人为损坏的，必须经领导审批后方可出库，一次性消耗品，可依据历史记录（如过去半年耗用平均数）（估计消耗时间）限量使用。 5、售后维修（安装）10、材料出库5.1售后维修（安装）应根据各工程实际情况提前一周做好下周的维修（安装）计划，根据计划一次性提供所需维修材料，填写维修领料通知单，报财务总监审批，此单据一式三联，一联售后（安装）留查，二联给库房，库管员按此单备料，当材料不足时，向物流采购部提材料需求计划单，三联交财务。5.2维修安装人员凭审批后的维修领料通知单可以一次性领料，也可分次领料，库管员根据领料的实际情况，填写出库单，进行付料。出库单应详细地填写工程名称、栋号及材料信息，此单据一式四份，一联库管、二联财务、三联工地、四联门卫。 6、异常情况材料出库 6.1车间所有材料均应按照工程材料备料单上的数量、规格进行出库，其超出部分，库11、房原则上不予付料，特殊情况需要出库的，必须有领导审批手续方可出库。 6.2车间在加工过程中因人为、机器、操作不当等原因造成材料损失及报废时，相关人员应在第一时间上报，车间主任应在第一时间查明原因，报公司领导审批后，补填领料通知单并在领料通知单上注明补领字样，否则一律不得私自出库。 三、产成品入库、出库管理流程 1、产成品入库 1.1产成品出入库需由成品库管员填制成品入出库统计表，即根据技术部确认、领导审核的每一个工程项目的产成品预算填写表中的成品计划量，然后根据每一个工程项目的产成品出库通知单填写表中成品实际出库量，计划与实际对比，待成品全部完成后，整理出工程项目的完成情况，每月上报总经理和财12、务部。2、产成品出库管理流程2.1塑窗成品出库 2.1.1没有特殊情况和领导特别批准，塑窗成品必须按照标准（包括扇、五金等配齐）出库。2.1.2成品出库前，必须由质检员进行检验，无检验、不合格的或半成品，一律不准出库。2.1.3特殊情况下出库的，车间统计员要做好详实记录，包括缺失的部件及产品自然信息。2.1.4车间成品出库，由车间统计员提前清点数量、规格，并通知质检员进行检测，确定没有问题的情况下，由统计员填写产成品出库通知单，此单据一式五份，车间一联，库管二联，财务三联，工程四联，五联门卫。2.1.5出库的有关单据规范及流程：成品库管员根据技术部提供的产成品信息，对产成品出库通知单所列产成品13、规格、数量进行现场盘点，准确无误后签字确认，之后由司机对数量进行实点并签字确认，一联存根车间，二联库管，三联、四联随车携带，成品运输到现场后，交安装队进行验收，准确无误后签字确认，四联工程现场负责人留存，三联由司机返给库管员，库管员根据回执三联重新复核，准确无误后填写出库单，并及时填写成品入出库统计表，并把产成品出库通知单三联于成品出库后次日上班时转交财务，此单据的第五联为出门证，车辆出门时交门卫查验，无此出门证或出门证签字不全（车间主任、库管员同时签字），门卫有权不予放行。2.2玻璃成品出库2.2.1成品出库前，必须由质检员进行检验，对质量不合格，包括外观不干净的一律不准出库。2.2.2成品14、出库前，由玻璃车间主任提前统计好型号、规格、数量，详实填好成品出库通知单，具体手续及流程按塑窗成品出库办理。2.3随成品一起的辅料出库2.3.1辅料出库应与成品出库严格分开，辅料出库真接由库管员填写出库单。2.3.2库管员应严格按照工程材料备料单上辅助材料的名称、规格、数量进行出库，出库单应详细地填写工程名称、栋号、生产任务单流水号及材料信息，此单据一式四份，一联库管、二联财务、三联工地、四联为门卫。2.3.3出库的有关单据规范及流程：库管员准确地填好出库单，并按单付料，由司机对材料进行实点并签字确认，并把二联、三联随货携带，材料到现场后由工地按单验收，签字确认后，三联现场负责人留存，把二联交15、司机返回给库管员，库管员在材料发出后的次日上班时转交财务，四联为出门证，车辆出门时交门卫查验，无此出门证或出门证无签字（库管员签字），门卫有权不予放行。2.3.4辅助材料的消耗，如密封胶、发泡胶等可计量的，使用后必须把空桶如数返回，返回的空桶库管员要详细登记数量、工程栋号、安装队等，要与该栋号实际出库量进行核对，做到准确无误。四、 工地返库 1、塑窗车间返库 1.1工地返库时，由工程现场负责人填写工地物品返库单，详细地列明工程项目、栋号、规格及返库原因，之后由司机对物品进行实点并签字确认，此单据一式三份，一联存根工地留存，二联交库房、三联交财务、如是成品四联交车间。 1.2返库的有关单据规范及16、流程：物品随车返回后，司机要通知库房进行验收，如果返回的是材料及辅件等，库管员验收后，一定要办理退库手续，即红字退库；如果返回的是成品，即残废破损或重新需要改制，库管员验收后，一定要返到车间，并由车间进行二次验收，待二次出库时由车间按上述成品出库手续办理。2、玻璃车间返库2.1具体返库手续，按塑窗车间返库手续办理。2.2残废破损或重新需要改制的玻璃，在返回时，司机要通知库管员进行验收，破损的玻璃，库管员要核实破损数量及可利用的原片和残片数量，并把破损情况登记清楚，重新需要改制的玻璃，要准确地登记好数量，并把上述情况交由车间主任签字确认，待二次出库时由车间按上述成品出库手续办理。五、有关二次加工的处理1、凡是从工地返回的残废破损需要二次改制加工的塑窗及玻璃，由工程现场负责人凭工地物品返库单的复印件和重新改制相关信息，下达到技术部，技术部将相关情况汇总后，上报到总经理审批后，重新下达生产任务单，涉及到有关人员责任问题的，将按相关规定处理。2、凡二次加工没有领导审批的，生产车间不得擅自加工，否则追究相关人员的责任。