1、重装集团有限公司差旅费等财务报销制度及流程编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: xx重装集团有限公司 发布此文件只限在xx重装集团有限公司内部使用，未经公司许可不得擅自出版、复印。xx重装集团有限公司编 制周 洲会 签见审批单审 核版本号B财务报销制度及报销流程批 准更改号0生效日期共6页1.目的1.1 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。1.2 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相2、关支出及专项支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。2.适用范围适用于公司所有员工。3.职责3.1 各责任人均应按本制度所赋予权限、流程进行财务收支审批活动。3.2 经办人或部门负责取得各项财务收支单据，对其合法性、完整性、合理性、真实性、及时性负责，并按规定报相关领导审批。3.3 财务总部负责对各项财务收支审批手续的合规性进行审核，并及时办理各项财务收支。4.内容和要求 4.1借支管理规定及借支流程4.1.1 借款管理规定:出差借款：出差人员持审批后的出差计划书办理借款。借款额为预计的往返路费、住宿费、交通费、伙食补助，出差返回5个工作日内办理报销还款手3、续。4.1.1.2 备用金：除行政总部小额采购及相关岗位人员借支定额备用金外,其他人员一律不借备用金.4.1.1.3 其他临时借款，如业务费等，借款人员应及时报帐，不允许跨月借支。4.1.1.4 借款金额超过5000元应提前一天通知财务总部备款。4.1.2 借款销账规定：4.1.2.1 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；4.1.2.2 借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。4.1.2.3 借款未还者前款不清、后款不借，除定额备用金外，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。4.1.3 借款流程4.1.3.1 借款4、人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。4.1.3.2 审批流程: 公司总经理借款由董事长审批，公司分管领导借款由公司总经理审批，部门负责人（含副职）借款由公司分管领导审批，其他人员借款由部门负责人审批，属“特批”的事项，须由部门负责人审核，分管领导审批；4.1.3.3 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务总部办理领款手续。4.2 日常费用报销制度及流程4.2.1 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。4.2.2 费用报销的一般规定5、4.2.2.1 报销人必须取得相应的合法票据（相关规定见附件发票管理制度），且发票背面有经办人签名。4.2.2.2 填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。4.2.2.3 按规定的审批程序报批：超过2000元的行政采购事项需事先询价比价或对外招标并办理请购手续（请购报告），经总经理审核后，方可进行采购；超过一定限额的招待费用需事先取得书面批准（如因特殊原因无法取得书面批准，需口头请示批准）。超过标准的商务宴请的报销手续需在宴请完毕后5日内完成。4.2.2.4 报销5000元以上需提前一天通知财务总6、部以便备款。4.2.3 费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单（须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单并由验收人在“总务”处签字）部门经理审核签字财务部门复核总经理审批到出纳处报销。 差旅费报销制度及流程4.2.4.1 国内费用标准： 类别级 别交 通 工 具住宿费标准交通费标 准补助费标准火车轮船飞机特区一般地级区特区一般及地区级 副总经理(含总助)及以上 软席二等舱经济舱500400280实报实报部门负责人硬卧高铁三等舱350280200308060一般员工硬卧三等舱/200160120306050员工级别以xx集团OA上的个人信息“职务”中 公布级别为准7、4.2.4.2 国外费用标准：境外费用报销标准：参照集团颁布海外财务报销制度。4.2.4.3 费用标准的补充说明：a. 地域的规定：特区：是指北京、上海、天津、南京、杭州、广州、深圳、珠海、厦门、青岛、大连、汕头、重庆、海南省。 一般：是指省会城市所在地区（另含苏州、无锡、宁波）。地级区：是指地级市、县。b. 严格控制乘坐飞机范围。不符合乘坐飞机条件的员工出差需乘坐飞机，必须在出差前在乘坐飞机审批单上陈述乘机原因，并按下述审批流程办理。部门负责人乘坐飞机由财务总监会签，分管领导审批。其他人员乘坐飞机由部门负责人审核，财务总监会签，分管领导审批，总经理审批；乘飞机往返机场凭民航专线车票报销。c.8、 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担(特殊情况事先请示)。d. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返长时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。e. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。f. 宴请客户需事前报领导批准（电话或书面请示）方可报销招待费，同时按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣减出差人当天的伙食补贴。g. 一般员工随同公司领导出差,经随同公司领导批准,9、 交通标准可按公司领导标准报销。h. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。i. 由行政总部派车出差长株潭以外，不再报销交通费；司机行车出差补贴，按照xx集团文号20120228文件执行。4.2.4.4 报销流程a. 借支差旅费：出差人员出差前按批准额度办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。b. 购票：出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政总部订票。c. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，凭出差计划书、乘坐飞机审批单根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理审核签字，财务总部审核、签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。4.2.510、电话费报销制度及流程4.2.5.1 费用标准a. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见人力资源总部相关制度。b. 固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。4.2.5.2 报销流程a. 公司人力资源总部每年初将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务总部，如有人员及报销标准异动，及时通知财务部门。b. 财务总部通知员工于每年元月、7月20日前按话费标准将发票交财务总部集中办理报销手续。c. 财务总部指定专人按日常费用的11、审批程序集中办理员工手机费报批手续。财务总部为员工设立台账，登记并控制报销的手机费用总额。d. 员工到财务总部出纳处签字领款（元月25日前、7月25日前）。e. 固定电话费由行政总部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。4.2.6、交通费报销制度及流程4.2.6.1 费用标准：（1）员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经部门负责人同意后或晚上加班到9点钟以后可以乘坐出租车;（2）市内因公车费应保存相应车票报销。(3)管理人员车补标准由人力资源总部另行制定，享受车补不再享受市内交通费的12、报销。4.2.6.2 报销流程a. 员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政总部派车人员签字确认，按规定填好费用报销单。b. 审批：按日常费用审批程序审批。c. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。4.2.7 办公费、低值易耗品等报销制度及流程4.2.7.1 管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政总部统一管理，集中购置，并指定专人负责。4.2.7.2 报销流程a. 购置申请：公司行政总部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。b. 报销程序：报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用13、审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务总部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。c. 费用归集：财务总部按月根据行政总部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。4.2.8 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程4.2.8.1 费用标准a. 招待费：为了规范招待费的支出，所有招待费应事前征得批准（电话或书面请示）。管理层进行商务宴请需取得总经理批准，中层管理人员进行商务宴需取得分管总经理（副总经理）批准。一般员工进行商务宴需取得部门负责人批准。招待费支出需事先填写“招待费审批单”由申请人交上级审批。（附件“招待费审批单”14、）b. 培训费：为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人事部门统一管理，各部门培训需求应及时报送公司人事部门。公司人事部门根据实际需要编制培训计划报总经理审批。c. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在报销前必须到行政总部资料管理人员处进行登记（资料管理人员在资料发票背面签字）。d. 其他费用：根据实际需要据实支付。4.2.8.2 报销流程：a. 招待费由经办人凭“招待费审批单”按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。b. 培训费由公司人事部门人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。c. 资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请15、表到财务处办理报销手续。4.2.8.2.4 其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。4.3 工薪福利及相关费用支出制度及流程4.3.1 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。4.3.2 工薪福利支付流程4.3.2.1 工资支付流程：（1）每月5日由人力资源总部将上月工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险、浮动工资支付标准等信息）报总经理批准；（2）财务总部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；（3）按工薪审批程序审批；（4）每月10日由财务总部通过银行代发形式支付上月工资。4.3.2.2 临时工资支付流程同工资支付流程16、。4.3.2.3 社会保险金支付流程：（1）由人力资源总部定期将支付标准交总经理审批，并财务总部交进行相关的财务处理；（2）社会保险金由财务总部协助人力资源专员办理银行托收手续，财务总部收到银行托收单据应交人力资源专员签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。4.3.2.4 其他福利费支出由公司人力资源总部按审批后的支付标准填写报销单经部门经理签字确认财务复核报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务总部办理报销手续。4.4 专项支出财务报销制度及流程4.4.1 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。4.4.2 软件及固定资产购置报销财务制17、度及流程。4.4.2.1 填写购置申请：按公司相关规定填写资产购置申请单并报批。4.4.2.2 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。4.4.2.3 结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务总部根据审批后的报销单以支票形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。4.4.3 其他专项支出报销制度及流程4.4.3.1 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动18、费用、办公室装修及其他专项费用）支出。4.4.3.2 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经财务审核意见后报总经理或其授权人审批。4.4.3.3 财务报销流程a. 审批后的报告文件到财务总部备案，以便财务备款。b. 签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问进行审核，合同应注明付款方式等）。c. 付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字财务复核总经理审批；（3）财务总部根据审批19、后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。5、报销时间的具体规定5.1 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务总部将报销时间具体安排如下：5.1.1 财务报销：公司财务总部每周二、四进行财务报销。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务总部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。5.1.2 借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。6 报销审批权限的具体规定6.1 管理层人员的费用报销，均由总经理、财务总监审核，董事长签字批准。6.2 个人报销车补、通讯费时，超过公司人事部门限定的本人年度额度标准的费用部分，不予报销；特殊原因的，超过部分每次报销时由本人书面提出申请报告，董事长签字批准后方可报销。7 附则7.1本制度由财务总部制定、修改并负责解释。本制度审批权归董事长。7.2本制度自颁布之日起开始实施,原有相关制度规定自行废止。