1、公司办公用品等物资采购管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 目的及适用范围1.1为规范公司物资采购过程中的计划、采购、验收、入库、付款、质量索赔和供应商认证等事项，确保公司物资采购全过程处于受控状态，保证物资供应，降低采购成本，合理库存，加强监督，特制定本制度。1.2 本制度适用于公司办公用品、职工福利及固定资产以外的所有物资采购事项的全过程作业规定。1.3本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。1.4 本制度文件由公司总经办拟定，公司财务总监审定，公司总经理批准，其解释权及修改权属归公司总经办。1.5 本制2、度文件从年5月20日起执行。2 职责与权限2.1 公司设立采购部，负责所有与生产关联的物资采购工作。2.2公司采购部职责：负责编制大宗物资的采购计划。负责按采购计划单执行采购任务，按时、保质、保量地完成物资采购工作。负责采购价格的询价、议价、比质、比价，保证公司物资采购价格修理，维护公司利益。负责对供应商的选择、评价、考核和清退。 负责制定付款计划的制定、呈批和付款安排。 负责办理物资入库手续。 负责料废退赔和不合格品清退。 主要负责原材料仓库积压物资的及时清退和处置。 负责办理供应商发票审核，办理入账审批手续。 定期组织价格比价，不断提高物资采购性价比。2.2.11 收集采购价格信息、供应商3、资料，积累各种物资的历史数据。 负责采购合同的签定和归档整理。 负责采购部内部岗位职责的制定 建立各种物资台账，定期与财务部核对。2.3计划管理员负责扎口审核各部门呈报的物资采购计划的审核和呈批。2.4技术部负责采购工艺文件和资料的编制、审核；负责提供采购过程中的技术支持（如对工装的设计会签等）；参与对供应商的评价，对供应商的工艺保证能力进行评审。2.5生产部负责参与对供应商的评价，对供应商的生产能力、工艺装备水平及生产管理水平进行评审；负责提供采购过程中的技术支持（如对工装的设计会签、提供设备采购技术资料等）；编制呈报大宗机床备件、临时修理备件、工装模具的采购计划；积累各种物资的性能数据资料4、。2.6质检部负责原材料、辅料及协作配套件的检验规程的编制；负责协作配套件的进货检验；负责协作配套件质量协议的签订及质量索赔的相关工作；负责质量纠纷的裁决；参与对供应商的评价，对供应商的质量保证能力进行评审。2.7财务部负责对资金计划进行平衡；筹措采购资金；负责采购物资的价格审核。2.8仓库负责低值易耗品、日常维修备件采购计划的编制；负责采购物资的入库验收、保管。3 物资采购遵守原则3.1未经审核批准的请购物资一律不得采购。3.2无领料单一律不得发放任何物资。3.3仓库内库存物资应优先使用。3.4本地区能解决的，不到外地采购。3.5同类企业比质量，同样质量比价格，同样价格比信誉。3.6 对于先5、试用的物资，不得在试用鉴定前大批采购。3.7采购物资时尽量使用银行结算，减少现金结算。大宗采购主要使用承兑汇票。4 采购计划4.1物资采购应当事先编制采购计划。各部门按职责范围编制采购计划单，按申请-审核-批准-执行的规定流程进行实施，采购部按批准后的采购计划单执行采购。4.2 无采购计划单不得进行采购，采购不得予以入库。4.3 采购计划的制定、审批、执行实行授权分开。公司设立独立于采购部的计划审核员负责物资采购计划的审核。4.4物资采购计划的申请、审核、批准程序，按物资采购计划管理制度的相关规定执行。5 供应商认定5.1公司物资采购应当挑选合格供应商。合格供应商应当一定的经营规模、资金实力和6、正常的质量保证体系。5.2新用户评审认定。新用户必须经过认定之后才能批量采购，进行长期的供货关系。采购部负责新用户的认定组织工作，质量部、生产部、技术部、财务部共同参与评审小组。5.3铺底资金。建立正常供应关系的供应商必须有铺底资金。铺底资金的规模由采购部根据物资特点和批量规模制定方案，由总经理办公会议确定。主要针对毛坯、螺栓、衬套材料以及使用量大的低值易耗品。5.4供应商评审。公司每年组织一次供应商评审，对供应商的保证能力进行认证评定，确定下年度是否签订供应合同。5.5供应商退出。对年度考核不达标的供应商强制性清退。退出后保留一定的货款，待市场销售周期完成后方予清账。6 采购合同6.1采购合7、同的签定。每年年初采购部应和主要供应商签定采购合同，对产品质量、供货时限、付款方式、责任认定、退赔处理作出事先约定，合同条款要优先保障公司利益。6.2 采购合同签订对象为合格供方。采购部应在授权范围内签订合同，最终合同文本签字前，应交上级部门审阅。6.3采购部负责对合同进行归档整理。所有签订合同需复印一份交计划管理员备案。7 采购流程7.1编制计划。各部门有采购业务，按范围职责申请采购计划，填采购计划单提交计划审核员。计划审核员审核并报批后将采购计划单发送采购部采购。7.2组织采购。所有有固定供应商的采购单，由采购部通知供应商直接发货到公司仓库。临时采购由采购部按照技术部门要求的资质单位向供应8、厂商下单发货。新品及修理等临时采购，由维修车间和采购部共同到市场采购。7.3 质量验收。毛坯、钢材、罗栓、铜材、刀具等大宗物资，到厂后应当由质量部抽检，认定合格后方可入库。低值易耗品有固定品牌且正常使用的，可不需验收。如新进品牌或无品牌的，需要质量部验收后入库。7.4 入库验数。采购部负责安排入库，填写入库单，保管员验收后按实收数填写入库数量。7.5 发票入账。当月入库的物资，采购部通知供应商开具增值税发票，无增值税发票的业务要由财务总监批准。当月发票未入账的，财务部不安排资金付款。货未入库、发票先到的不予入账，财务调节税源的业务除外。7.6 资金付款。采购部根据供应商付款规定和当月发票入账情9、况安排付款计划。付款计划审批后交财务部负责安排资金。8 采购付款流程8.1付款计划。每月月末，采购部根据当月采购量和发票入账情况，结合供应商资质，制定付款计划。8.2计划审核。财务部负责付款计划审核，审核依据包括该供应商月末库存情况、上月结存余额、当月发票进账、当月退货情况、当月已付款和付款周期。8.3计划批准。付款计划由财务总监审核，总经理批准后执行。8.4 付款执行。采购业务付款使用付款通知单。付款通知单内容包括收款单位、单位账号、付款方式、付款金额、经办人、审核人、批准人。财务部依据付款通知单付款。正常情况不得以现金付款。遇特殊情况由财务总监批准执行。8.5 付款回执。所有银行付款方式以10、外的承兑付款必须提供收款方收据作为财务入账附件。邮寄承兑的，提供收据传真件。9 采购付款周期9.1 公司确定正常供应商付款周期为2.5个月。计算方法为前12个月的平均供货额X 2.5月，作为铺底资金数。9.2 油料供应单位确定付款周期为1个月。以前一个月的供货额作为铺底资金。9.3 钢材、国际品牌刀具、急用件可以实行现款现货。批量供货一定时间后，通过协议确定铺底资金规模。10 质量索赔10.1采购、外协件出现质量问题时，采购部根据质检部的认定结果，及时向供方反馈，按采购合同和质量事故处罚规定进行处理和索赔。10.2 对验收不合格的原料或外购件，应立即隔离作退货或调换处理，或根据实际情况作返工、11、让步接收处理。10.3处罚决定由质检部作出书面文件，一式三份，一份记录台账，一份交采购部送达供方，一份交财务部财务处理。10.4经调换或返工处理的原材料，重新入厂时，应按原来的检验程序做好送检工作。11 意外事项处置11.1采购问好未能及时完成采购任务，应及时汇报总经理，通报生产部门，采取相应补救措施。11.2如遇特殊情况取消或调整采购，采购部、计划管理员要及时通报信息到相关部门。11.3采购人员购错品种、型号、规格，或购进质次价高的产品时，要及时调换、退货处理，不得产生积压。12 监督12.1财务部负责对采购管理制度的执行情况进行监督。12.2财务部每年至少两次和供应商核对账目，对发现的差异应及时与供应商联系，查明原因后解决。12.3 财务部负责定期检查质量罚款和料废退赔执行到位情况。12.4 采购部取得承兑汇票必须及时付给客户，不得将承兑汇票放在部门保管，否则出现意外事项由部门负责人承担。12.5 对采购人员违返公司规定、损害公司利益的行为， 一经发现查实，依据公司奖惩条例处理。13 解释与修订13.1公司根据运行的实际情况及时补充和修订。13.2本程序解释权和修订权归公司总经办。