1、机电设备集团有限公司行政员工宿舍及车辆制度汇编编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录1.营销公司行政部职能52.日常行政管理规定63.总部、分公司形象管理94.员工宿舍管理规定105.公司车辆管理规定126.私车公用车辆管理规定167.手机管理规定238.办公用品采购、行政库房管理、申领管理规定279.协同办公平台（OA系统）使用规定2910.名片管理制度30总则营销公司行政部负责营销公司各项行政工作，主要包括营销公司总部、各地分公司行政管理工作，以及配合各子公司行政部工作开展。行政部的主要工作内容包括公司办公区域管2、理、办公设施管理、办公用品管理、车辆管理、手机管理、员工日常行为管理、各类物品申请、外事协调等工作。本管理制度为营销公司行政工作管理制度，总部、子公司以及各地分公司需要按照本管理规定执行。1. 行政部职能1.1. 管理权限 营销公司行政部负责营销公司各项行政工作，主要包括营销公司总部、各地分公司行政管理工作，以及配合各子公司行政部工作的开展。 XX地区各地、北京及河北地区各地分公司由营销公司行政部统一进行管理； 行政部对于各地分公司（除北京以外）不设专职行政内勤，均为兼管行政人员负责管理分公司的各项行政工作。1.2. 职能 行政部的主要工作内容包括公司办公秩序管理、办公设施管理、办公用品管理、3、办公会议管理、公司名片管理、公文管理、保密管理、员工日常行为管理、外事协调、车辆管理、客户回访管理等工作。2. 日常行政管理规定2.1. 工作联系各部门、子公司、事业部统一使用OA系统同行政部进行日常工作联系。 2.2. 作息时间公司比照政府公布的法定假日放假，其日期如下：元旦（1月1日）、春节（农历初一、初二、初三）、五一劳动节（5月1日）国庆节（10月1、2、3日），法律规定的其它节日结合公司实际情况进行调整。具体作息时间：XX作息时间周一至周五上班时间周六、周日、法定假日上班时间午休早8:00晚5:00早9:00晚4:0012:00-13:00XX区域每年11月1日-2月28日开始周一至4、周五执行早8:30-晚5:00作息时间。北京、河北作息时间周一至周五上班时间周六、周日、法定假日上班时间午休早8:30晚5:00早9:00晚4:0012:00-13:00注：周日、法定假日以下部门必须安排值班人员，行政部、营业部、服务部、财务部及各分公司、办事处。其他部门可以酌情进行值班安排。周日值班人员周六可以串休，如果销售旺季不能串休，周日值班公司将支付一天工资。2.3. 卫生管理卫生标准如下集团统一配备保洁人员，负责总部公共区域的清扫工作。 办公区域由部门/分公司安排人员自行清扫，清扫范围为室内地面、公共桌椅。每天要按时打扫，并随时维护。办公室内桌面的办公用品需摆放整齐有序，地面干净卫生5、，衣物挂放整齐；办公垃圾要及时清理到指定的垃圾堆放区域，禁止各个部门在所属的办公区域胡乱排放垃圾，废纸等杂物；如因装卸货物造成的必须待货物装卸完后要由装卸货物的人员将垃圾清理走；2.4. 日常行为管理2.4.1. 日常办公秩序管理办公区域拒绝喧哗、打闹、聚众赌博等不良行为。办公期间，不得聊天和无故长时间窜岗。在办公区域拨打电话或商谈事务，声音要求适度，拨打电话力求表述清楚、简洁。办公用具、文件资料、施工工具、材料等物品，下班离岗前应陈列堆放整齐。办公区域照明、冷照空调等配套设施出现故障，办公室应及时修缮。工作期间严禁利用公司电脑、电话做与工作无关的事情，比如看小说、视频、电影、游戏、聊天等；员6、工之间严禁打架斗殴。一经发生，无论责任在谁，打架双方都将受到处罚； 工作日午餐严禁喝酒，餐厅严禁吸烟； 严禁在办公区域如花盆、楼道乱扔纸屑、废弃物，严禁随地吐痰；2.4.2. 日常办公提倡文明用语，礼貌待人 待人接物有礼有节，不卑不亢； 员工之间互相尊重，任何情况下严禁发生激烈冲突； 员工之间提出建议或意见要有理有据，严禁做人身攻击； 遇有来宾要彬彬有礼，热情接待； 接打电话必须语气温和。2.5. 办公设施、设备管理办公设施、设备主要包括：电话机、传真机、复印机、办公桌椅、电脑等所有供办公使用的设备、设施。办公设备、设施的领用人属于办公设施、设备日常维护责任人，出现故障时，领用人须向办公室申请7、维修。故意损坏办公设施、设备的，应照市场价赔偿。使用他人专用办公设备的，应征得维护责任人同意。2.6 办公会议管理办公会议主要分为公司会议、经理级会议、部门会议和专项会议四类。公司会议通常指月度、季度及年度总结计划大会。公司会议由综合管理中心负责整个会议计划、通知、筹备、主持和录像。会议讲演PPT由提名员工自行撰写，统一上报综合管理中心。经理会议主要指为讨论、解决公司日常经营管理议题或传达集团文件精神、分派新任务等，由总经理主持。部门会议主要为传达公司文件精神或总结周工作每次不少于30分钟，并详细做好会议纪要。专项会议主要为讨论、解决相关专项业务或各职能部门开展培训工作，需由责任人组织召开的专8、题会议。专项会议由相关部门责任人负责计划、通知、筹备、主持，并委派职员进行会议纪要。专项会议应提前3日以书面形式通知综合管理中心，并由综合管理中心与集团对接，做好会议相关辅助工作。2.7 公司名片管理因业务需要须印制名片的，各内勤要对上报印制名片的人员信息进行核对，无误后以工作联系函的形式向综合管理中心申请，综合管理中心根据岗位职务，按照公司名片统一格式联系印制业务。上报时间为每月14日、28日二次。逾期不按时上报，综合管理中心有权不予印制名片。名片发放时综合管理中心要进行登记。同时名片印制费计入各分公司/职能部门行政费用。公司名片仅作为联系业务时的身份介绍。发放名片的职员离职剩余名片须归还各9、分公司及职能部门内勤处集中销毁。2.8 保密管理公司职员都应树立保密意识，做到不该问的不问，不该看的不看，不该说的不说，不该记录的不记录。公司的客户资料、业务信息、保密资料等商业资源都属于公司商业秘密，所有职员都应确保商业秘密不得泄露。起草的保密级文件、资料稿纸，要求用碎纸机销毁，不得随意丢弃。保密文件的借阅必须经部门经理及总经理签字后，进行登记方可借阅，并及时归还。违反公司保密制度并给公司造成经济损失的，公司将追究其法律责任。2.9 防火工作 行政部根据楼内实际情况按消防安全法规采购灭火器。每季度初需要对消防器材进行检查，对失效的消防器材进行更换，需要年检的及时进行年检； 时刻保持防火意识，10、每月末由行政部对办公区域进行安全检查，有火灾隐患的，及时处理。 严禁在公共办公区域内吸烟3. 公司形象管理 公司行政部负责办公区域形象管理，包括户外广告牌、形象墙、办公室标牌、走廊挂板等； 行政部要定期对总部办公区域各类宣传形象进行定期检查 对于新的办公地点，行政部要及时将各类广告形象设计完成并与办公地点所在城市负责人联系制作与安装事宜； 各分公司每月要对分公司各类广告形象现况进行拍照，并传到北京总部行政部做备案，如果广告牌、形象墙、挂板等出现破损、老旧现象，行政部要及时负责更换； 各分公司要爱护好分公司的广告宣传挂板、形象墙等，要定期进行卫生清理。4. 员工宿舍管理规定4.1. 宿舍标准原则11、上，公司为外地人员安排住宿，为外地常驻人员租赁房屋，相关规定如下： 公司为有确实需要的外地员工提供宿舍，宿舍标准为公司办公楼内或者物业小区两室以上住房，房间内设置上下铺或者普通单人床。 公司为普通员工提供上下铺床位或普通单人床位；为中层和高层提供标准双人间宿舍；由于各地情况不同，安排方式也有不同，以当地实际情况为准。 对于到外地常驻的高层和中层干部，可以选择自行租赁宿舍，公司为高层干部每月报销1000元，为中层干部每月报销600元。自行租赁人员需提供租赁放票，如果产生税费由个人承担。4.2. 宿舍管理规定 员工申请宿舍需要通过OA系统申请，在OA系统中经主管领导同意后提交到行政部，然后行政部根12、据实际宿舍情况给予安排。 对于自行租赁房屋的中高层领导，需提前通过OA系统向行政部提出申请，经行政部同意后方可租赁。 住宿人员管理；各个宿舍必须保持整洁卫生，物品摆放有序；垃圾及时清倒； 公司配发给每个人的生活用品必须保持完好无损（包括，被褥，枕头，床垫，铁床，木床，房屋自带的附属设施）一定要保持完好无损（如附属设施损坏或物品丢失或物品损坏的没有找到破坏人的，整个宿舍集体承担损失部分，公司不予承担）； 住宿的员工有义务和责任监督其他员工的不良行为，如破坏休息环境，偷盗物品，使用明火，携带易燃易爆物品等；一经发现应及时与行政管理部联系，对于恶意的行为将被逐出宿舍，情节严重的罚款或报送公安机关处理13、； 不允许一人占两张床铺，自己的物品自己保管，行政部将不定期进行检查，如不配合检查的，将取消住宿资格；4.3. 分公司楼内住宿管理规定 各地分公司需要设置普通员工宿舍，为集团下属子公司、事业部外派到当地的职能、销售及服务人员提供住宿。 有条件的分公司，要设置贵宾间及预留普通床位，为外地临时到当地出差的公司人员提供住宿。贵宾间内卫生环境由保洁人员负责。 对于在分公司办公楼内设置的宿舍，由行政部统一提供床单、枕套、被罩（两套），使用人员要定期清洗，保持干净； 外地出差人员要优先选择在当地分公司住宿，如果当地分公司无法提供住宿的可以自行安排住宿。 5. 公司车辆管理规定5.1 车辆车容车貌管理l 所14、有营销公司所属车辆必须保持外观清洁，内部整洁，无杂物、油污。对于服务车辆，不允许车身有泥污，服务后（或雨停后）24小时之内必须将泥污冲洗干净。注意公司对外形象。每周至少清洁车内外一次。l 所有公务车辆及总监级别以下的私车公用车辆必须粘贴“XX集团”标识（除按规定特批的车辆除外），标识要求醒目，无破损或褪色。张贴位置为两侧车门把手与车后视镜在一条水平线上的中间位置，张贴时要求“XX集团”前方LOGO均向车头的方向，避免左右车门贴反。原则上车标必须直接贴在车身上。服务车辆要求两侧车身必须张贴“徐工集团售后服务车”的长条标识。对于已经褪色或破损的标识必须马上更换新标识，同时更换时必须清除旧标痕迹，此15、项工作由各分公司内勤监督管理。l 罚则：车辆管理中心不定期以各种形式对上述违反车容车貌的情况进行抽查，对于不贴车标、车标贴法明显不符合公司规定的及服务车辆脏、乱差的现象，发现一次，车辆责任人是员工级的每次处罚100元，主管以上级别（含主管级）每次处罚200元，同时主管经理处罚500元。5.2车辆GPS管理l 营销公司所有公用车辆、销售人员私车公用车辆、实报实销车辆及出差频率较高的职能部门员工车辆必须安装GPS设备，特殊不安装GPS的，必须经营销公司最高负责人签字确认备案。l 任何人必须在规定时间内安装上GPS设备，时间以GPS设备发放到个人手中24小时内或通知到总部安装时间为准。GPS的安装、16、维修一般可由当地服务人员负责。对于确因特殊原因服务人员不能第一时间安装或维修的，车辆使用人必须自行安装、修复。（可到当地修配厂或4S店安装）。l 任何人不准以任何借口不安装或推迟安装GPS，在GPS未安装之前，销售人员的车补、油补暂停发放。对于多次推迟安装或不安装GPS设备的直接取消车补油补待遇。任何人不允许私自损坏或临时拆除GPS，对于GPS不好用的，总部会第一时间通知到本人，本人必须积极配合查明原因，第一次限24小时内修复，对于再次发现GPS损坏的，没有任何理由每发现一次扣除200元。对于以车辆损坏正在维修为理由的，必须提供维修证明，确认维修车辆与GPS不工作存在直接关系，否则照扣不误。l17、 对于旧车破损、出卖的，GPS设备必须拆除后自行安装至新换车辆上，如果因个人原因不能将GPS拆除的，再安装GPS，按GPS价格全额扣款。5.3车辆各类手续管理l 公司所有车辆手续及保险由集团行政部统一进行办理和管理；车辆需要年度审验的，由车辆责任人负责检车、检测（集团行政部协助办理），车辆责任人必须按规定时间回沈检测，如因未按时检测而延误检车、检测的，导致罚款等问题由车辆责任人本人承担；公司不予承担；l 车辆手续包括：车辆年检、二保卡季审、综合检测年审、道路运输证年审、车辆保险办理。l 公司车辆使用部门负责车辆保留车辆钥匙、车辆随车手续、牌照、车辆随车工具等，如果发现遗失，需要车辆使用人承担一18、切补办费用或赔偿费用。l 对于年检后的各类手续及时通知车辆管理中心进行档案更新。l 随车手续包括：行驶证、车辆购置税完税证明、保险卡、车体广告手续、机动车污染物排放检测合格证、年检证明、车辆行驶里程登记表、车辆交接记录单、二保卡、综合检测卡、道路运输证。（货车有）。l 随车工具包括：备胎、千斤顶、停车牌、灭火器、工具等。5.4车辆行驶记录管理l 每辆公用车辆必须配备车辆行驶里程登记表，车辆责任人（或驾车人员）必须认真填写行车记录本，行程必须填写清楚，要求字迹清晰，行程明确详尽。如发现字迹不清，按照未填写处理。发现当次罚款司机100元。行车本每月更换，内勤每月1日前，将上月行车本寄至车辆管理中心19、存档，自己分公司一定要留复印件备查。l 对于借用的临时驾驶员用车，也必须填写车辆行驶里程登记表，对于发现使用车辆后没有按要求填写车辆行驶里程登记表的，每发现一次处罚100元。5.5车辆日常派车管理l 各部门及分公司日常用车须严格按规定填写派车单交至车辆管理中心。对于临时用车，车辆管理中心车辆调派不开的，由各部门自行解决用车问题。l 对于享受私车公用人员的用车申请，将不予批准。l 司机日常出车所产生的费用，必须随派车单一起到财务报销。l 对于没有派车单的，司机擅自出车情况，发现一次给予100元处罚。l 服务车辆的使用必须凭派工单派车单方可使用车辆。对于没有派工单而擅自使用服务车的，将给予重罚。每20、发现一次扣500元。l 服务车辆钥匙的保管应在各分公司内勤处，内勤凭派工单派车单给予派车。车辆使用完毕后，钥匙交回内勤处，17：00以后，交给各分公司更夫，并有交接记录。l 服务车辆原则上下班后及节假日必须停放分公司，对于确有17：00以后仍未服务完毕，或第二天早出发的情况，可以将服务车开回家，必须保证车辆晚间后不再私用。l 车辆管理中心每天对所有服务车辆运行情况进行监察，发现有非工作时间私用或工作时间未按派车单行驶记录使用车辆的。将对责任人每次处以500元的处罚。l 各分公司内勤每日9：00之前必须将前一日派工单派车单发至车辆管理中心，以便核查。5.6车辆加油管理l 所有的公用车辆及实报实销21、的私车公用车辆必须实行一车一卡，专卡专车用。车辆油卡充值由车辆管理中心统一负责办理。l 公用车辆每月25号统一核油一次，即内勤将本部门所辖车辆，每月25号务必将公用车辆油箱加满，将车辆里程照片统一发至车辆管理中心处核油。百公里耗油个数由车辆主管确定。如车辆责任人认为实际耗油数已超过规定，请写书面申请要求调整，经主管领导签字后，交至车辆管理中心，由车辆主管确认后方可调整。（核油个数在进入冬季即11月15日至3月15日，可向上浮动0.5个），对于核油超出标准的，只报销标准以内的部分，超标准的部分，由车辆责任人承担。扣除的金额可能责任人分担的所有车辆使用人。l 车辆管理中心每天对每台车的加油情况进行22、网上查询记录，对于油卡余额400元以下的进行充值，同时随时监控每台车辆的加油情况。l 对于临时有出差地点不能使用公司统一办理的油卡加油的，必须事先向车辆管理中心汇报，现金加油每次上限不能超过100元，同时必须提供原始的加油票据方可报销。每月不得超过2次。此项规定仅针对出差到外地的车辆，对于在本区域范围内的，不允许现金加油。现金加油必须核油。5.7车辆日常保养管理l 车辆每7000-7500公里，必须进行保养，在行车本上填写清楚，超7500公里未保养或保养完未在行车记录本上登记的处罚车辆责任人500元/次。l 每月25日各分公司内勤将下月保养即将到期的车辆汇总统一按规定格式按至车辆管理中心。l 23、车辆管理中心将根据车型、保养里程数制定保养备品计划，由总部统一采购车辆日常保养品调拨至各分公司。l 车辆保养由服务人员领用车辆保养品后自行保养。特殊没有保养条件的，可在当地找修配厂代为保养，但公司只报销手工费用，其他保养品必须使用公司统一备品。l 对于未按时保养造成公司车辆损坏的，由车辆责任人负全责。l 车辆保养计划必须在提前上报，不允许未经批准擅自保养。5.8车辆维修管理（集团规定）l 公司下发的服务车辆无论什么原因出现事故，需要维修的必须上报总部行政部车管，由车管出示处理意见否则公司将不予报销相关费用；l 车辆修理要统一上报行政管理部，经理批准后方可进行修理；（由车辆维修主管负责）l 每天24、出车归来或分公司车辆修理调换或早上出车前，车管都必须下去验车，对车况进行检查并登记；出现情况的要查明原因；统计整理上报行政部主管车辆副经理；由车管负责公司下发的服务车辆要严格管理，分公司，修理厂相关领导要积极配合l 公司的公用车辆无论什么原因出现事故，需要维修的必须上报集团车辆维修管理刘吉顺，由车管出示处理意见否则公司将不予报销相关费用；5.9车辆出险管理l 发生交通事故，驾驶员、乘车人员必须保护事故现场，及时向交警、部门经理和车辆管理中心，做好善后工作。l 在无照驾驶或未经许可将车借予他人使用，如果违反交通规则或发生事故，由车辆责任人负担，并予以记过、罚款或免职处分。l 车辆无论在何时何地、25、不管大小事故都必须及时报险，否则，所发生的一切费用由本人负责。同时处罚责任人200元。l 报险后，要立即报告部门经理并以书面形式车辆保险事故申报表将出险经过及理赔情况上报至车辆管理中心。l 对于出险情况为我方100%责任的，对于当事人处以理赔金额20%的处罚，3次以上出险我方100%责任的，将取消驾驶员的驾驶资格，同时相应的准驾证费用、工资中与驾照有关的一切待遇次月起全部取消。对于事故损失重大的，给予追究经济赔偿责任并开除的处罚。对于保险公司不予理赔的部分，责任人承担50%的责任。l 出险后，保险公司赔付的保险金由车辆管理中心安排领取，分公司或部门领取保险金必须提供修车发票复印件、修车明细（包26、括更换的零件名、个数、单价及工时费用等全部费用，并由修理厂盖章）及事故详细说明（包括肇事者、现场人员、地点、出车目的、车速、人员情况、事故经过和报险情况等），均要求部门经理签字。发至车辆管理中心，由车辆管理中心主任签字后，财务方可拨付。对于保险理赔数额较大的，需公司提前垫付，除提供上述资料外，财务借款以出险责任人名义挂账，如果保险理赔金额未理赔下来时责任人离职，则以主管经理名义借款。l 对于手续不全者，不予提前预支借款。5.10车辆违章管理l 车辆责任人有责任定期上网查自己所负责车辆的违章情况，按时交罚单。每月清一次违章记录。内勤务必于每月5日前查一次违章情况，并将查询结果报给车辆管理中心，写27、明查询的截止日期，即使没有违章也必须写明，车辆责任人和内勤必须签字。车辆管理中心会不定期抽查，如发现有未被清除的违章，则罚款内勤和车辆责任人各100元，同时将从车辆责任人工资内直接扣取违章款。车辆责任人必须监督本车行车记录本的填写，如查出违章当日，无记录，则由责任人负责。员工申请离职时，分公司经理、部门经理必须上网查该员工在省内的违章情况，并在离职单上签字。如签字后，又查出有遗留违章情况则由分公司自行承担。如由于未按时交罚款而产生滞纳金（责任人已通知行车记录本上的违章人除外。如已通知，滞纳金则由违章人自行承担），由车辆责任人承担。511车辆交接管理l 车辆交接前，车辆责任人需按车辆管理规定，对28、车辆进行全部的检查。列出存在的问题等相关事宜，并在解决后，才进行交接。l 交车时，车辆责任人需把油箱加满后，双方对车辆进行检查，并按车辆交接记录单上的内容一一交接，完成交接后，自己存档，并复印一份给车辆管理中心备案。512车辆其他管理l 所有公用车辆必须按道路规定限速驾驶车辆，对于超速行驶的，每次处罚200元。l 驾前检查：车辆驾驶员在驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告给部门负责人。否则由此产生的费用全部由个人承担。l 驾驶员务必在车辆主管考核认定后，方可驾驶车辆。l 驾驶员务必严格遵守道路交通法，不超速29、，谨慎行驶。l 严禁酒后驾驶！由此产生的责任，由本人和分公司经理共同承担。一旦发现，第一次给予书面警告，第二次罚款车辆责任人500元，第三次开除。l 严禁将车辆私自借与他人，尤其是无驾照或公司未认可的驾驶员，对于私自借与的，产生的一切后果，由借出者负责。513车辆责任人管理l 公司为每台公用车辆均指定车辆责任人，车辆责任人对上述公用车辆的管理各方面负全责，对使用所负责车辆的人进行监管有处罚权。行政部每年将对维护良好的车辆使用人进行奖励。6. 私车公用车辆管理规定为提高工作效率，公司允许部分人员购买私家车辆用于工作使用，公司将为这些车辆提供补助。具体内容如下：61购车补助l 公司总经理、总监：享30、受8万元的购车补助。l 分公司经理：享受6万元的购车补助。l 总部职能部门经理、产品经理：享受3.5万元的购车补助。l 总部服务经理：享受6万元的购车补助；l 技术经理：享受4.5万元购车补助；l 售后服务人员、销售人员：享受3万元购车补助。l （备注：以上人员购买吉普车或SUV车型，加10000元购车补助）l 自带车辆价格计算方式：自带二手车年折旧额=同标准市场价格（或车辆原始发票）（含附加税）（1-15%）8购买的二手车按实际发票金额计算补助，（同购买新车）。购买二手车辆的以购买二手车发票为准。l 以上人员购车补助金额不得超过车辆总价（车辆购买价格+购置税金额）的60%，即，如果车辆总价的31、60%金额低于该员工应该享受的车补额度，则该员工车补按照车价60%计算。l 注：该项政策已于2012年8月1日起暂停执行。62特别管理规定l 不再鼓励副经理及以下和售后服务人员买车作为私用车辆，不能作为办事使用车只能作为上下班使用的，特殊区域特殊情况可上购车申请函，经该区域总监与总裁同时批准后方可购车；享受相关补助。l 进一步加强实施资源共享的原则，总部为各部派发的服务车辆均属公司财产，可以资源共享，包括服务车辆；任何服务人员在需要出车维修时都可以动用该区域的闲置服务车辆；如果正当理由被拒绝，该车闲置也不让用的可以投诉到公司总部行政部车辆管理部门，公司经核实后将给予当事人50元/次处罚。l 现32、有的服务人员自购车辆享受公司车补和燃油补助的，必须无条件的为售后服务使用，不得占用公司其他车辆；一经发现取消当月车补油补。l 特殊批准允许购买服务车辆的，必须为面包车，皮卡车，吉普车；并保证此车为维修服务使用不得占用公司其他车辆；如占用的一经发现取消该车当月车补和油补。l 分公司、其他人员外出办事，不得占用该部门的服务车辆（除超重超大的物品或特紧急的事情外）公司一经发现将给予该员工50元罚款。63车补发放规定l 购车补助按照总计3年发放，平均分摊到每个月进行发放（共计36个月）。如果员工在享受车补期间换车，车辆管理中心将对新车进行评估，并将新车车补对应级别平均36个月，剩余月份按新标准发放。购33、车补助的差额补助，以职位调整为时间段，分段调整。l 购车补助从员工转正之日起计算，至员工离职当月停止发放（工作不足一个月的按实际工作日数发放），油补也以此为准发放。l 员工在工作期间降职车补计算64燃油补助管理方案职能类中层管理人员基础油补： 500元/月（按全月自然日计发，如有出差，按实际天数相应扣除。每月行驶里程小于500公里，当月的基础油补发放三分之一，大于500公里（含500公里）小于1000公里的当月基础油补发放三分之二，1000公里以上（含1000）当月油补全额发放） 出差油补：实报实销。出差前后必须提供加满油里程照片核油，同时提供出差审批单，否则不予报销出差油补及当月各种其他补助34、。业务类基层基础油补：1000元/月；（单月里程低于2000km者补助减半）台量补助：（摊铺机，拌合站）每销售一台月油补增加2000元；（装、压、推、平、破）每销售一台月油补增加800元。小挖每销售一台月油补增加1500元，20吨以上的中大挖每销售一台月油补增加2000元。销售30吨以下级别起重机每台给予800元/台额外油补，销售30吨级以上（含30吨）起重机每台给予1000元/台额外油补。 享受实报实销政策的员工职能类员工（财务、法务、行政、配件、信贷、销售部、采购部、制造厂、人事部、维修厂）按实际消费80%报销总监级以上人员、服务经理及服务人员、按实际消费标准的90%报销（个人承担最高额度35、不超过500km）； 省外业务经主管领导签批出差申请后实报实销分公司经理/总经理（北京）及产品经理/办事处主任的基础油补月度标准：分公司经理2200元（大连、沈阳地区、朝阜2500元），产品经理/办事处主任1800元定额进行核算；（月行驶里程低于2000km者补助减半）绩效油补：分公司经理按所辖团队当月销售额每10万标准计发50元绩效油补；产品经理/办事处主任按所辖团队当月销售额每10万标准计发40元绩效油补。基础油补+绩效油补两项之和，所有岗位每人每月上限为5000元65保险补助l 私车公用车辆保险按公司指定项目进行投保。具体项目包括：车损险、第三者责任险50万，盗抢险、座位险（每座五万）、36、玻璃单独破碎险、不计免赔险、交强险。l 公司只报销指定保险项目的保费，对于加项保险的部分不予报销。同时只报销非营运车辆保费（5座以下小型客车），对于车辆为营运车辆、特种车辆、座位超5座的车辆的保险不予承担。l 私车公用车辆保险保费由员工个人先行垫付，以员工初次享受油补月份为起始，每满一年，报销上一年度保险费。员工中途离职，保险费用按月折算。非整月零星时间，满15天，按一个月计算，不满15天按半个月计。离职日期以人力资源提供时间为准。l 保险报销程序：为各分公司内勤按车辆管理中心下发的统一格式进行填报，将上年度保险单原件、发票原件、粘贴好的顶票统一邮寄至车辆管理中心进行审核后，报销。每月10日-37、15日办理私车保险报销手续审核工作。66车辆维修保养补助方案车 价第一年补助第二年补助第三年及以后年份补助20万（含20万）以上。0.18元/公里0.24元/公里0.3元/公里10万（含10万元）至20万元0.15元/公里0.20元/公里0.25元/公里6万（含6万）至10万0.12元/公里0.16元/公里0.2元/公里6万以下0.11元/公里0.15元/公里0.19元/公里注明：二手车按照入职年限计算。67车补、油补、维修补助管理规定l 凡是私车公用员工，都享受公司的车补、油补和维修补助，具体标准按照相关规定发放。l 私车公用员工，每月按照行政管理部核定的车补、油补和维修补助标准，提供相应数38、额的增值税发票给公司，并每年都要办理汽车租赁协议，到户口所在地的地税局开具租赁发票，税点由公司承担。每个月的租金按公司确定的不同车型和价格开具，员工离职时，本合同自动终止。l 油补按月计算行驶里程，重大节假日和员工休假，必须扣除休息时间行驶里程，如安排值班则加上值班期间的工作里程。并由内勤拍照。l 每月初和月底，法定假日放假前和放假后，私车公用车辆的员工，要协助和配合行政管理部行政主管拍摄和上报已经行驶的公里数，行政管理部按照公里数的差额发放相关补助。l 公司只给私车公用员工按照实际行驶的公里数（国家法定假日，平时私人用车公里数要予以扣除）发放相关补助，除此之外，公司不在报销任何人的任何相关费39、用。68其他规定条款l 享受各项补助的私车公用车辆，必须如实配合车辆管理中心核油，计算公里数，传照片等，如不配合或者更改油表、涂改油表照片、 虚报里程数据的，一律扣罚四个月车补油补。l 职能部门员工出差前后必须将加满油箱的里程照片及出差审批单报至车辆管理中心，核油，否则出差用油财务一律不予核销。l 每月车辆管理中心将私车公用人员上报的相片与GPS里程核对，偏差较大的（150公里以上）以GPS数为准。对于GPS月2次以上损坏的员工，按GPS里程计公里数。l 油补起始日期以所有车辆手续齐全为准。l 对于跨区拜访者，扣除跨区公里数。对于确实是拜访客户的，必须由分公司经理签字确认，并注明跨区时间、地点40、拜访客户、里程。l 对于异地工作的周日回程车辆里程扣除。6.1. 车补、油补申请手续参加车补和油补需准备的手续材料如下表：1报工作函（必须先报）2车辆照片4张（前面含车牌照片1张，侧面1张，粘贴“XX集团”字1张，车辆没下市场时里程表照片1张。）3身份证复印件（正反两面）4驾驶证复印件5行车证复印件（正本、副本、照片）6保险单复印件2张（商业险和交强险）商业险包括：车损险第三者责任险（50万）盗抢险座位险（每座5万），驾驶员和乘客座位全保玻璃单独破损险基本险不及免赔7销售统一发票（二手车要收条）复印件1张8完税证明复印件1张备注 复印件一定要清晰，并没有涂改。 照片要求清晰，不能模糊。（最好41、另发电子版） 新购车辆和换购车辆必须报工作函。 车辆名头应当业务员本人名头，配偶和父母名头的车辆酌情考虑可以办理，其他名头暂不予办理。7. 手机管理规定公司为全体员工提供统一集团电话号码机设备，具体规定如下：7.1. 话费标准话费补助实行包干制，按照不同标准按月支付，超额部分个人承担。具体标准为：职 位岗位级别话补标准售后服务服务人员200/300技术主管技术经理销 售业务员200区域主管区域经理分公司经理、产品经理和代产品经理350/450职能部门经理200副经理/分公司副经理100经理助理80主管、专员、内勤、后勤507.2. 手机使用申请及其费用的管理7.2.1. 为了工作方便，凡加入北42、京XX安达机电有限公司的转正员工，必须使用公司名头的手机号码，任何人无一例外。公司将为转正员工发放手机，手机的所有权归北京XX安达机电有限公司所有。7.2.2. 如员工未转正，但需要申请手机，需由主管领导为该员工担保。如在员工未转正时离职，并且不交还手机，由此产生的经济纠纷由主管领导（担保人）承担手机的一切损失。（流程为：上手机申请联系函 本部主管领导签字并承诺手机出现一切状况由其签字人承担损失 行政部予以申请和发放）7.2.3. 公司提供的手机卡，同岗位换人不换号。销售人员与售后服务人员经领导同意，入职转正后方可申请。员工离职交回的手机未上报行政部批准而私自将手机转于其他员工使用的，此手机出43、现任何问题都由其主管领导承担。7.2.4. 员工离职时，无条件将公司提供的手机完好交回（包括附属设施），如果手机有问题或者附属设备缺失，员工需要进行补偿，如不交回或手机超过固定额度的，公司将从其本人的工资或提成中扣除。7.2.5. 电话申请及话费报销流程（1）所有转正员工将在转正当月，由人力资源部报转正人员名单给行政部，行政部根据人力资源部提供的转正人员名单来处理各职能部门，分公司，修理厂，事业部人员的手机申请函。（转正人员申请手机流程为：申请手机部门填写手机申请联系函本部门第一负责人签字 人力资源部经理签字证实此员工已经转正 将此联系函报送行政部 行政部会与电信联系申请手机相关事宜）。（2）44、每月25日28日将统计各分公司的话费并报给财务部，并将其电话费打入分公司，事业部，修理厂的备用金账号（托收的除外）。当人员调动带走手机或人员离职手机闲置的都需要由此电话申领地的分公司交此电话的话费。（例如：北京分公司申请的手机，此手机不论到哪或闲置的话费都由北京分公司来交）（3）各分公司、大修厂、事业部员工（托收除外），每月将由行政人员按话费补助标准给各员工交付电话费。当产生的实际话费超过话费补助时，将由员工自行承担超出部分。（4）各分公司、修理厂、事业部的售后服务及销售人员，在未转正期间公司都给予150元每月的电话费补助，因此在当月申领公司配发的手机时所产生的话费由其个人承担（保证此手机原始45、的话费预存基数）下个月第一天至以后所产生的电话费用由公司承担予以报销；（7）员工离职或调动涉及到手机交接的，也要做手机交接表。要由该手机的原始使用人，分公司或事业部或修理厂或职能部门的行政人员，手机接用人三方在场查看手机情况并检查其话费，一切正常可以正常交接，如果涉及到手机损坏，话费超标，均由上一个使用该手机者承担（此交接表要有该单位的第一负责人签字确认，然后将此函必须在当日传回总部行政部备档，如不回传的将给予其该部的行政人员50元处罚）具体交接内容见下附表。手机交接表年 月 日 手机号码电信号：集团小号：申请手机日期：领取手机时间：手机预存款（元）：话费标准（元/月）话费余额（元）：应补交话46、费（预存款-话费余额）：原使用人：现使用人：证明人（行政人员）：本部主要领导签字： 年 月 日7.2.6. 话费调整：如确因工作需要话费补助不能满足工作需求的，需填写话费申请联系函并注明申请增加话费的原因，同时提供近期3个月话费详单，经部门经理或分公司经理或修理厂厂长或总经理签字确认，行政部核实后，方可调整。7.3. 手机使用管理规定7.3.1. .凡享受公司话费补助的员工，必须保证手机24小时开机，如无故关机或不接听电话而影响工作者，发现一次罚款50元，三次以上的公司将取消其当月话费补助，如造成损失严重的追究其经济及法律责任。7.3.2. 每月25-28日，各分公司、修理厂、事业部所指定的行47、政人员必须将多余手机数量和机型及话费标准统一上报给总部行政部，以便总部统一管理避免重复申请，如行政人员故意隐瞒不报，按公司规定一经查实给予其每次100元罚款，并承担由此造成的所有损失；7.3.3. 所有公司提供的电信手机必须一机一卡，不允许擅自将卡和手机分开使用。所有员工从入职时发放手机的机型和号码，不得更改。员工升职时，只提高手机话费标准，不更换手机机型和号码；员工降职时，只降低手机话费标准，不更换手机机型和号码。话费降低部分从当月的工资中扣除，不足一个月的按实际天数计算（特殊情况除外：如一次性升职两级以上或由总裁直接批复的，可根据实际情况给予调整）7.3.4. 手机使用方领用手机完好无损，48、附属件齐全使用方在使用手机期间一旦发生手机及其附属件丢失或损坏的，由使用方照价赔偿；7.3.5. 使用方必须开通手机GPS功能，并允许公司相关领导和相关人员调看GPS，对工作路线进行核实，如果因个人原因关闭未开通GPS的公司一经查处给予1000元罚款；8. 办公用品采购、行政库房管理、申领管理规定8.1. 办公用品采购规定8.1.1. 行政部下设采购部，负责公司日常办公用品的采购工作8.1.2. 采购权限规定： 子公司总经理、集团总监、总裁助理采购审批权限为单品采购10000元（含10000元）以下；子公司副总经理、子公司总监采购审批权限为单品采购5000元（含5000元）以下；集团行政经理采49、购审批权限为3000元（含3000元）以下；分公司经理采购审批权限为2000元（含2000元）以下；分公司行政经理采购审批权限为1000元（含1000元）以下；每次采购，采购执行人需要将采购时间、物品明细提报行政部登记备案。每周将登记表上传主管领导查阅； 对于日常行政费用（比如电费、水费、午餐费等费用），集团行政经理有权进行签批；8.1.3. 采购渠道 对于需要频繁采购的办公用品，行政部需要建立固定供货渠道，每周物品需要不少于两家常备供应商； 各地分公司由当地行政人员负责确认两到三家大型商场或者超市，作为常用办公用品采购定点单位；8.2. 行政库房管理规定 集团总部、各地分公司设立行政库房，由50、当地行政人员负责管理，大型库房设立库房管理员； 办公用品采购后需要第一时间办理入库登记，并妥善保存； 集团行政部每月要对办公用品库房进行核对；8.3. 办公用品申领规定8.3.1. 低值易耗品申领流程： 各部门、事业部、子公司指定一位办公用品申领负责人，各地分公司由当地行政人员作为办公用品申领负责人； 每月25日上报次月申请明细，经行政部审批后在月底前予以发放。公司员工每月低值易耗品费用为60元。除特殊原因外，行政部将不再单独受理低值易耗用品申领。8.3.2. 办公用品、设备申请流程： 办公用品申领人将需要申请的办公用品、设备上报本部门申领负责人； 申领负责人通过OA系统经由部分负责人确认后提51、报到行政部；经行政审批后予以发放；如审批没有通过，行政部将通知部门申领负责人。8.3.3. 日常办公用品配备规定 行政部将为每位职能工作员工配备如下办公用品：电脑、笔、笔记本、订书器、书立、便签纸等办公用品二 行政部将为每位服务人员配备如下用品：工具、连体工装2套/年、劳保鞋2双/年、棉服、单件工装、线手套10付/月、擦机布10块/月、笔、笔记本等服务用品三 行政部将为每位销售人员配备如下用品：笔、笔记本、单体工装、名片等销售用品9. 协同办公平台（OA系统）使用规定 集团公司统一采用OA系统进行日常办公各项流程审批、文件通知传达、员工日常行为监督、知识学习、日常交流等工作。OA系统硬件与软件52、有集团行政部负责管理； 任何人员不得将OA系统内容发给公司以外人员，不得将账号和密码交给其他人使用，由此产生的问题和损失将由个人全部承担； 集团和子公司中高层、职能部门人员有使用权限；普通销售人员、普通服务人员没有使用权限，以上人员涉及到OA系统的业务，由相应的内勤负责； 各部门、事业部、子公司如果有人员需要申请OA系统账号的，需要经部门负责人确认后提报到行政部OA系统管理员，经确认后由系统管理员负责添加并通知本人； 各部门、事业部、子公司如果有需要修改或者新增的流程，需要经相关高层领导确认后提交到OA系统管理，由OA系统管理修改或建立流程并进行测试，测试无误后正式施行；10. 名片管理制度 53、公司员工名片由集团行政统一同名片制作厂家联系与制作； 员工名片只剩下一盒后需要向行政部申请名片制作； 名片制作周期大约为一周时间，如果因人为原因产生延误，将追究当事人责任；10.1. 集团总部人员名片管理规定 集团总部人员名片由集团行政部负责设计、制作与发放； 名片申请人需要经由部门负责人同意后向集团行政部名片负责人提出申请； 制作完成后由名片负责人负责发放；10.2. 子公司人员名片管理 裕鑫、腾达子公司名片设计、发放由该公司市场部负责，名片制作由集团行政部统一负责。这两个子公司市场部与集团行政部名片负责人对接相关事宜； 北京子公司名片设计、制作、发放由北京子公司行政部负责。名片申请人需要经由部门负责人同意后向行政部申请名片制作； 其余子公司名片设计、制作与发放由集团行政部统一负责，具体方式见10.1;XXXX机电设备集团有限公司行政管理部2012.1.1