1、企业管理顾问有限公司财务报销及支付制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一篇 通用管理第一条 为明晰公司报销、借款流程，遵循国家财税法律法规，特制定本制度。第二条 报销应取得发票，因为发票的作用所致：l 财务执行税法的需要：没有发票的报销税务会要求公司调增利润，并增企业所得税；l 经办人工作成果的证明：证明当事人做了发票所涵盖的工作事宜，如果用代替票，则不能证明；l 核算的需要：举例，如果大家拿来 “餐费”发票代“交通费”发票，财务在对公司费用分析时，就会发生分析误导，分析的数据结果就会有问题；第三条 所有报销应取2、得真实、合法的发票等票据；原始票据抬头必须标明：“北京xx企业管理顾问有限公司”，或报销所在公司（不可使用简称），如： “北京xx企业管理顾问有限公司”或“北京xx企业管理顾问有限公司深圳分公司”；l 发票中的内容管理：注明明细、大小金额一致、开票日期明确、印章齐全（没有印章不可报销）等。第四条 有票报销：所有报销必有发票，不允许无发票（如：收款收据）报销的行为；若确因业务等需要，无法取得发票，报销管理按照：代用报销发票暂行管理办法；第五条 经办部门及员工管理：所有采购借款、报销应由相关职能部门向财务部办理，如，办公用品的采购及报销由HR行政部完成等，其他部门或员工代行报销及借款，须由被代部门3、的认可、审批，并且代办人员在借款或报销应注明被代的部门、员工。另外，非部门职责的借款、费用，部门负责人未经明确授权不得审批；第六条 财务结算单据的使用：l 一般费用报销：应填写费用报销单（电子版）（详见附表），在经过网络审批后，打印后，填写纸质的支出凭单，到财务办理结算事宜；l 差旅费报销：具体管理差旅费用管理办法，填写差旅费报销单（电子版）（详见附表），在经过网络审批后，打印后，填写纸质的支出凭单，到财务办理结算事宜；l 借款：填写借款单（详见附表），在经过网络审批后，打印后，填写纸质的借款单，到财务办理结算事宜；第七条 粘贴管理：所有票据粘贴应做到整齐、均匀、牢固；所有票据分类应粘贴在不同4、的粘贴单上，若某一类票据较多，则可以分多张粘贴单粘贴；所有粘贴票据的金额、印章样应能被清晰地看见；所有票据及粘贴单皆不能超过相关报销单的页面，如发票面较大可将其折叠好；粘贴完毕后应将报销单据张数汇总数填写在“附件 张”处，附件是指直接构成报销金额的发票张数；第八条 填写管理：所有财务单据填写应用黑签字笔（不可使用圆珠笔、蓝色及红色墨水笔）填写，填写字迹清楚、不能有刮擦、涂改；第九条 部门名称：报销人应填写报销的成本费用所对应的部门，为绩效考核时费用承担者，若费用由多人、多部门承担，请填写费用分配表（见附表）。若有其他个人、其他部门承担费用，应抄送给当事人、部门负责人确认，并在得到确认后开始审核5、（批）流程；第十条 客户名称、项目名称：需要填写“客户名称”、“项目名称”的部门为：方案部、顾问部、渠道部，其他实体（如：学校）可以根据业务特色自行确定，并报总部财务确认、备案，“客户名称”应填写全称，项目是指公开课、需进驻客户实施业务，并且不是即时钱货两清的业务，对于公开课项目名称管理：开课日期+地点（如：北京）+公开课内容（如：总裁班）；客户名称管理：使用客户的全称，并且按合同订立的全称；第十一条 审批、支付管理：l 审批流程：见附表；l 财务支付权限表：见附表；l 授权签批：高一级职务可以代替低一级职务审批，并注明代替的原因；低一级职务经授权代替高一级职务审批，并由高一级职务的人员通过手6、机短息向主管会计确认授权事宜，并在一个工作日内完成补审确认；若常态化授权，须经过总裁审批同意，同时抄送FIN组、HR行政组；l 审批顺序：原则上，先审批(核)人，后最终审批人（在特殊性情况时，可能不需要）；先业务部门（主管总经理），后管理部门（如HR行政部负责人）；在管理部门，先HR行政部负责人，后财务部门负责人；l 审核收、抄管理：收件人：必为审核（批）当事人（原则上使用01邮箱）；抄送人：区域公司组、当地FIN组、当地审核会计，其中：即时激励支付、专业软件支付应抄送HR行政组。不得扩大也不得缩小；l 审批主题管理：请+审批(核)人、最终审批人+审批+事宜，若不能按此管理，由此引起的后果，由7、申请人负责；l 审批时限：由于审批(核)人、最终审批人各自重要的岗位职责，在审批（核）需要必要的时间，公司规定每个审批人需要半个工作日时间审批（核），若有特殊需求加快审批，且不是当事人工作不力的原因时，则由申请人自罚水果基金10元/次，并扣品牌分1分；l 财务审核管理：审核会计，应对报销中发票管理要求、报销填写要求、审批流程要求、公司其他明文管理要求审核，在费用、采购报价中，对于含有税金的支付，财务审核时应计算税率适用是否正确，涉及合同事项的支付，在支付时应审核合同有关财务条款，如：付款时间、付款条件，审核报销形式是否合规，如：明细附表、费用分配表，审核完后，指导报销人填写财务印刷的标准单据；8、出纳须确认审批流程、审核会计及当事人的签字，对于支票支付的必须按审批件填写收款单位；第十二条 代替借款、报销：被代人员必须通过邮件的形式注明，否则不能实施，财务不予办理；第十三条 只有报销领款时，领款人方可在“领款人”处签字，签字必须使用中文名字。若领款金额仅为报销金额的一部分，领款人应在“领款人”处签字的同时注明领款的金额，否则视同全额领款；第十四条 财务支付、报销：由人事工资关系原则确认，例如：某A的工资由上海公司人事部门计算，则某A的报销、借款由上海公司财务办理；其他公司不得直接支付、报销，涉及员工工作地区变动，在办理好人事工资关系后方可办理财务支付、报销；第十五条 按时报销：不能提前报9、销，所有业务发生后应在适当的时间内完成财务报销，借款、业务发生后最长一个月内完成财务结算，其中：对于异地调动人员，在异地调动执行前完成所有经办费用的报销。对于超期结算，财务部按每一日50元计算水果基金。对于超过三个月票据的报销，财务部有权拒绝报销；考虑到财务每天数据管理要求、质量，公司规定每天对外支付、报销的时间是：上午：9点至12点，下午：13点至16点，其中周五只有上午办理付款、报销来务，若有违反，则由申请人自罚水果基金10元/次；第十六条 所有销售回款应完整、及时地按照公司的回款流程交给财务部；杜绝用回款冲抵报销款、借款等坐支现象，如发现坐支回款等，公司将行进严肃地处理，最高可处于开除处10、理，情节严重的，将移交司法部门处理； 第十七条 所有费用，当事人报销时没有填写费用分配表，费用承担人及部门便默认为审批人部门、当事人承担；若要改变费用分配数额，公司则将工作过程定性为不作为，在由审批负责人、经办人各自罚水果基金50元后，财务方可进行账务调整；第十八条 财务应定期对报销管理制度，进行维护，并对修正后的报销管理制度在FINANCE组、MANAGEMENT组，并对修正后的报销管理制度再抄送FINANCE组、MANAGEMENT组；第二篇 专项管理第十八条 借款管理详见借款管理规定第十九条 报销执行中，由于种种情况不能取得发票的报销，执行代用报销发票暂行管理办法；第二十条 由于出差管理11、的特殊性，须专项管理，详见出差管理办法；第二十一条 对于重大采购的管理，主要是指采购固定资产、装修工程、广告发 布、制作采购、软件等其他单项采购超过2万元或一年累计多次采购超过5万元的服务、商品专项采购，具体管理规定见重大采购业务行为管理办法第二十一条 房租、物业费、电费、水费、电话费、保洁费、网络、邮递等：由审核会计按财务核算要求审核，发票、合同、审批程序；第二十二条 工资及相关由HR行政总监和财务负责人汇审后，报总裁审批；第二十三条 餐费：所有涉及此项内容审批归总经理级管理；第二十四条 会务费：针对住宿、会场、餐费、物料、外部门支持工资等明细列出后方可报销；第二十五条 装修：对品牌、型号、12、规格、工艺、数量单价做描述，并取得对方购买材料发票证明、验收确认书（公司至少有两人确认），经办人应对预算、决算、差异用标准报价表格说明；第二十七条 即时激励：5个工作日内申请、5个工作日内完成审批支付，否则没有即时激励的意义，财务可以不予执行报销；第二十八条 对支付佣金按公司返佣流程办理，由收款地财务支付，例如：北京公司收到代理商的款项，由北京公司出纳支付代理商返佣款项；第三篇 附则第二十九条 此制度解释权归xx总公司财务部，但首要解释人为当地财务负责人；第三十条 本制度执行时，按法不溯及既往和新法大于旧法的原则执行；第三十一条 本制度从2008年3月1日开始执行，试行期三个月。附件：借款管理13、规定第一条 为规范借款程序，保证资金使用安全，提高财务核算质量，适应国家财税管理要求，特制定本规定；第二条 所有借款应填写借款单（见附件1），并履行审批手续（见附件2）；第三条 超过1000元的单项业务支付。支付对方为单位时，必须使用支票、汇票等银行支付手段支付，不得使用现金支付；同时，必须提供对方单位的全称、银行账号、开户行、相关合同等资料。支票支付时，须填写对方单位名称。差旅备用金、酬金、支付对方单位为个人可以使用现金支付，其中，为提高工作效率，对于500元以下的现金支付，可由个人垫付，并及时报销；第四条 超过10000元的现金借款或报销支付（不含支票借款、网银借款），应由借款人在款项支出14、前一日通知出纳备款，若不能联系上出纳，可向财务负责人知会；第五条 若借款人为未转正员工（由业务负责人把关），现金借款超过10000元时，应由业务负责人负责代为办理借款；第六条 专项借款应提交附件：l 公开课（含OPP）借款：填写借款单下侧的预算数据；l 出差借款：填写借款单下侧的预算数据；l 广告费借款：合同、公司的广告页（最后一笔支付时）；l 佣金支付：销售明细、计算过程列式、渠道会计审核确认邮件、发票；l 其他借款须注明借款金额的组成来源。第七条 职能借款管理，为保证管理流的清晰性，借款和报销应有统一的出口，须具有专项职能的人或部门办理借款、报销事宜，如：公开课相关事宜的借款，各地应有相应15、的专人负责借款（例如：行政人员），否则财务对于不具有专项职能人员办职能事项，有权不予办理；第八条 若使用支票借款，且金额暂不确定，则在借款单上注明支票号码，并由出纳做好封数操作；第九条 必须使用黑色签字笔或碳素墨钢笔填写借款单手签部分，其他笔一律不得用于财务借款（含：报销）及其他财务手续；第十条 所有借款支付履行完整的手续后方可办理借款手续，原则上不得使用补批程序；第十一条 借款单中“领款人”表示：确认员工已领走款项。若款项未领走，借款单不能转财务出纳；第十二条 所有借款报销应取得发票。报销发票必须真实、合法，且符合公司票据报销要求管理规定,否则财务部有权拒绝予以报销，如收据、代用票、假票等；16、第十三条 借款业务完毕后，经办人员应在“承诺还款日/报销日”内办理财务结账手续，否则财务部将依据“前账不清后账不来”的财税规定，从相关人员的经济业务（如：工资、再次借款、报销业务等）中扣除其相应的借款，并从承诺还款日/报销日的第二天开始按50元/天的标准计提水果基金，其中对于公开课事宜的借款报销应在公开课结束后10工作日内完成报销手续；承诺时间最长不超过一个月；对于超过三个月的报销，财务有权不予报销；第十四条 所有离职人员，应在办理离职手续时取得财务确认有无借款，并由会计签字确认，方可办理离职手续。第十五条 此规定解释权归xx总公司财务部。代用报销发票暂行管理办法一、可以使用代用发票的情形:117、劳务费用，如：请民工做劳务事宜（但须留下身份证号及姓名）；2、地区：在不能实现有票消费的地区，如：偏远的郊区、农村，但报销必须有收据作证明附件；3、行业：行业所致的金额较小且不超过50元的费用，如：配钥匙、买花；4、遗失金额较大:1000元（含）以上的发票遗失；5、补助性质：如，即时激励，房租补助、项目实施中的洗衣补助等。二、不可以使用代用发票的情形:1、遗失金额较小：1000元以下发票遗失；2、假票：收到假票，就像收到假人民币一样管理；3、发票填写：金额大小不符、发票抬头不是全称的。三、使用代用票的审核程序管理：1、代用票报销需要部门同事及部门负责人（2人以上）的证明、同意确认，并且证明人18、应在邮件中确认；2、使用代替票应采用同类发票管理，因为涉及各地纳税政策的不同，具体可以使用何种代替票，可向各地财务咨询；3、对发生“一”情形之外的代替报销，每发生一事，由申请人或直接负责人自罚水果基金20元。出差管理办法第一条 为了进一步规范公司员工出差管理，强化成本意识，特制定本制度。第二条 本制度仅限于公司内部管理产生的员工差旅成本控制，项目服务过程中的差旅标准按合同约定条款执行。由个人承担成本费用的销售序列人员，不在本制度规定范围内。第三条 员工出差按以下标准选择交通工具：范围交通工具事业本部总经理(含副) 总部职能部门负责人方案、顾问中心总经理高级管理顾问(工资C序列)其他人员300公19、里以内或连续乘车时间3小时以内（含）硬（软）座或客运车300公里以上或连续乘车时间3小时以上硬（软）卧经济舱(一）凡出差地在300公里以内或连续乘车时间在3小时以内（含）的，员工均选择硬（软）座或客运车；（二）凡出差地在300公里以上或连续乘车时间在3小时以上的，公司事业本部总经理(含副)可选择经济舱，总部职能部门负责人、方案及顾问中心总经理、高级管理顾问（工资C序列）可选择硬（软）卧或经济舱，其他员工均选择硬卧；第四条 普通员工因特殊情况需乘坐飞机，必须提前报经事业本部总经理批准。否则，仅报销硬卧上限；第五条 因工作需要，凡调往外地工作的员工在离职时，公司只承担员工一次往返车票，且按照调往工20、作地硬卧上限标准予以报销。中途出差的，以出差地到调出地的硬卧为上限予以报销；例如：从北京上海，硬卧为298元。北京-广州，硬卧为465元。员工A被调往上海工作后提出离职，若员工A中途请假到广州，从广州赶往北京办理离职手续，则公司给予报销298元(北京-上海)。若员工A中途出差到广州，则公司给予报销从广州到北京的硬卧(465元)；第六条 员工出差必须提前2个工作日报上级总经理审批。填报出差申请表，抄送当地HR、财务人员；第七条 员工出差未提前申请的，视为无效。员工出差结束后，填报差旅报销单并附经审批过的出差申请表的批复邮件，财务审核后予以报销，否则，财务部不予报销；第八条 员工差旅费，应据实提供21、票据，核对时，如发现有虚报者，除将所报销的费用追回外，并视情节之轻重，给予处罚。重大采购业务行为管理办法1. 重大采购项目是指：固定资产、装修工程、广告发布、制作采购、软件等其他单项采购超过2万元或一年累计多次采沟超过5万元的服务、商品专项采购；2. 所有采购应对产品、服务及其市场情况等有充分了解，并熟悉基本的的价格、商务谈判技巧（参考附件采购谈判技巧），若总价款谈判有困难时，应使用“价值工程”思路，开展工作。（价值工程：就是综合性价比最大化的应用）；3. 原则上公司重大采购应货比三家，在采购确认前应填写重大采购申请对比表，内容不能有缺项，并附三家供应商的报价单的传真件或电子邮件。4. 采购项22、目应注明其详细的特点，包括型号、品种、数量、服务等。描述的最后结果就公司可以根据其详细描述的特点，对应商品、服务，可以查证采购商品、服务价款。5. 对一年累计多次采购超过5万的，应采用合作供应商备案制，但合作供应商应每两年更新一次。对于合作供应商，在采购申请时应注明，可以无须货比三家，但必须注明供应商总机电话、商品型号及明细、数量、单价信息。6. 不管是否为合作供应商，采购人员应在每次采购时注意市场价的变化，注意价格谈判，并在采购付款申请时，注明采购明细、组成，供应商名称及总机电话。对于重大采购应作必要性分析，采购与否、采购多少等分析。如：制作采购，应对库存量分析后决定。7. 对于采购款项的支23、付，应是货到付款，行业特色规定除外；支付方式为银行支票或网银支付。8. 特殊情况下可以进行非合作供应商独家采购，但必须经过COO批准，非合作供应商的采购情况如下：l 情况紧急，时间不允许；l 市场垄断；l 公司保密采购；9. 价格及商务谈判监督管理：对重大采购中总价款及商务谈判，应进行性价比分析；若在确定性价比后，公司检查的价格比申请人上报价格低于幅度5%以内属于正常；若低于幅度超过5%以上且申请人没有合理理由的，计罚申请人及部门负责人各5%的当月应付工资且不低于200元；若低于幅度超过15%且申请人且没有合理理由的，计罚申请人及部门负责人各30%的当月应付工资且不低于1200元，免去申请人的采购资格；若低于幅度超过30%，计罚申请人及部门负责人当月全部工资，并建议免去部门负责人职务。10. 以上罚则同样适用合作供应商采购模式；11. 若因申请人描述不清楚，导致查证、询价有误的，按经济处罚的次高标准执行处罚，即：计罚申请人及部门负责人各30%的当月应付工资且最低不低于1200元。