1、XXXX有限公司 XXXX管理制度文教科技有限公司财务报销管理制度及流程编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 标题：财务报销制度及报销流程发文单位山东文教科技股份有限公司文件编号2015年第08号文件编号缩写SJTH/2015/08关键词财务报销管理/制度版本V1.0保密等级页码（含附件）签发日期2015年4月13日签发人第一部分 总则第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、差旅费用、招待费、运输费2、工程相关支出及专项支出等, 从形式上包括请借款和持发票报销两种方式，以下分别说明具体规定和流程。 第三条 本制度适用公司全体员工及下属子公司。第二部分 报销规定及流程第四条 日常报销主要包括差旅费、业务招待费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、会议费、培训费、资料费、稿酬、运费、推广费、广告费、宣传费、资产采购、物品采购等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 第五条 报销的一般规定 (一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度)。（二）财务报销必须是票据原件，除稿酬费、审读费可依合同原件支付外，其他公司内部自制凭证、个人收款证明、普通收款收据3、复印件一律不可作为报销凭证。（三) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据（如办公费报销单、差旅费报销单、招待费报销单、发货费报销单等）；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。 （四) 费用报销时应按费用归属部门分别填制单，不能分别填制的应在报销单或附件上注明费用归属部门，以便部门预算核算。（五)各项费用的累积支出原则上不得超出当月预算，超出月度预算需办理追加预算程序后方可报销,超出年度预算须经董事长审批并执行追加预算程序后方可报销。第六条 财务报销单填写及票据粘贴要求 (一)报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；(二)报销单封4、面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；(三)各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；(四)若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；(五)报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；(六)报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；(七)报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；(八)报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准；(九)有实物的报销单据须由验收人验收确认，并附入库单；第七条 财务报销审批流程(一)报销的一般程序:报销人5、整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门经理审核签字财务部门审核（出纳、预算、财务总监或授权人）领导审批（依据授权制度相关规定）出纳处报销。(二) 报销流程图财务负责人（或授权人）审核预算员审核预算执行情况经办人填写单据部门负责人审批签字财务出纳审核票据 1 2 3 4 5 出纳审核并付款76领导审批6经办人领款 第八条 差旅费报销规定(一)费用标准（单位：元）: 项目职位类别一类城市二类城市三类城市住宿标准伙食补贴市内交通住宿标准伙食补贴市内交通住宿标准伙食补贴市内交通高管36060实报实销28050实报实销24040实报实销中层经理28066、050以下2405050以下1804030以下员工2006030以下1805030以下1604030以下 出差时若飞机打折票金额不高于硬卧的120%，高管以外人员也可乘飞机，超过硬卧120%的部分自行承担。(二)交通工具规定项目职位飞机轮船火车软卧火车硬卧动车或高铁高管经济舱不限二等座中层经理原则上不允许三等舱原则上不允许晚上或连续乘车6小时以上二等座员工原则上不允许三等舱原则上不允许二等座（三）差旅费报销说明： 1. 住宿费报销规定：出差人员的住宿费实行限额凭票报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。实际发票额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿报销标准的部分由出差人自行承担。住宿费标准指每7、天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，标准可就随行高一级人员标准执行。高管出差，可单独住宿。 出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，总经理审批允许的前提下，可据实报销，但报销需要有书面特批手续。3. 出差伙食补助规定伙食补贴，依标准实行包干制，依据实际出差天数结算。在出差过程中因业务工作需要宴请客户，须先征得分管领导同意，并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销，同时按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣减出差人当天的伙食补贴。出差时由对方接待8、单位提供餐饮,或由公司统一安排食宿的，不再报销食宿费用。4.交通费报销规定市内交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数计算，凭发票限额内据实报销。出差时由对方接待单位提供住宿及交通工具等将不予报销相关费用。乘坐公司车辆出差不报销车费及市内交通费。订票费、退票费原则上不予报销，特殊情况经分管副总审批后，凭票据实报销。5.其他补充说明因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：009、以后到达）以一天计。因工作需要随上一级领导出差的，其出差费用标准及交通工具执行上一级标准，但票据必须与随行领导的对应。外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再报销食宿费用，只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导签署意见后方可报销。 50公里以上公司不允许自驾车出差。确需带私家车出差，须先申请并由分管副总审批同意后由公司配司机开车，费用按100公里/13个油计算，凭油票报销，油价随行就市，执行当时最新油价，公里数以网上地图标注距离为准。驻外10、营销人员出差费用报销标准另行规定。第九条 电话费报销规定（一） 移动通讯费：根据公司业务特点和岗位工作特点，对中层以上管理人员每月提供移动通讯费补贴，补贴标准如下：总经理300元/月；副总经理（销售）、事业部总经理300元/月；副总经理、常务副总编、财务总监、副总编、人事总监、事业部副总经理200元/月；中层管理人员150元/月；策划人、专职司机100/月；外联业务主办、主管50元/月。以上通讯补贴直接以津贴形式在工资中体现，不再提供费用单据报销。（二）出差话费补助：每天按10元标准报销电话费补助，最高补助话费100元。（三）固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。11、 （四）固定电话费报销：由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。 第十条 业务招待费报销规定（一）业务招待费是指公司日常工作中为开展经营业务发生的接待用餐、礼品等应酬费用，列入公司“业务招待费”预算费用，严禁与其它费用混用。（二）业务招待费实行“前置审批，定额控制，超标自负”原则：即业务部门执行招待任务前，应填写业务招待费申请单，经报分管领导批准后方可执行。非经批准或超标准招待，一律不得到财务部借支或报销。（三）业务招待费数额在1000元（含）以下，须由直接主管的副总批准，10003000元（含）由总经理12、批准；3000元以上由董事长批准。副总以上人员的业务招待费不论金额大小须由上一级领导批准。（四）业务招待费的使用1.业务招待费的使用遵循勤俭节约，不准使用公款大吃大喝。严禁部门之间相互吃请和超范围、超标准招待。2接待用餐一般应就近安排饭店招待。原则上一般性业务人员在公司食堂用餐（工作餐标准），重要客户在公司招标指定地点招待。中午非经允许不得饮酒。3非经批准不允许到营业性酒吧、歌舞厅等娱乐场所消费。4.业务招待费须凭业务招待费申请单和招待费用的正式发票到财务部办理报销。5.因业务招待所需要的物品，一律使用公司统一采购的物品，按照物品价值大小在授权范围内选取，办理领用手续；特殊需求的，须经董事长批13、准后单独采购。（五）业务招待费使用的监督1.财务部负责对业务招待费使用情况的全程监督，如发生严重违反本规定行为，财务部有权向董事会直接报告。2.财条部负责对各部门业务招待费的使用情况进行监督和控制，业务招待费要坚持不超时序的原则，超出当季度时序进度的不予报销列帐。3.各类业务招待，接待部门应适当从紧控制陪同人员。第十一条 办公费、低值易耗品等报销规定（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。（二）报销流程 1购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批，由采购委员会统14、一采购。 2报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 3费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。 第十二条 培训费、资料费及其他报销规定（一） 培训费:1. 为了便于公司根据需要统筹安排，员工参加外部培训所发生的培训费用由人事部统一进行预算、统一管理、统一安排。2.费用发生前使用部门应向行政人事部申报员工培训计划、培训时间、所需经费，行政人事部根据年度审批的各部门培训计划审核培训费用。3.费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。最15、后按规定经授权审批后到财务借款或报销。（二）资料费：在保证满足需要的前提下，尽量注意资源共享，节约成本。各部门在购买资料前必须先填写资料申请表，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记并办理资料入库手续。并按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。第十三条 会议费报销规定（一）会议费：公司组织的会议，须提供经相关领导签批的会议方案，方案内容应包括：会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准等，同时附参会人员签到表，每人每天的会议费符合当地消费水平，在合理范围之内。（二）各部门因工作需要参加各种外单位组织的会议的，需附“会议邀请函”，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会16、人数、会议天数及所需经费，附“会议邀请函”，经部门负责人、相关领导审批后方可前往，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。（三）大型会议报销时还须附费用预算明细。为便于审核、提高报销工作效率，会议相关费用应指派一人集中办理报销手续。会议方案如在执行过程中临时修改，则须经上级领导审批（依财务审批及授权制度）后办理报销。（四）发票、报销单及审批程序按一般费用报销程序执行。第十四条 推广费、市场咨询费、市场服务费报销规定（一）须附业务合同，合同须经律师审核确认。（二）推广费报销，须同时提供计算明细表，对应策划收入的推广费还须提供出版社盖章确认的明细表。（三）由合作方提供正规发票。第十五条 广告费报销规17、定（一）广告费包括广告调查费用、广告设计制作费，广告媒介发布费用、广告活动的机动费用等；（二）必须通过经工商部门批准的专门机构制作广告，并通过一定的媒体传播广告（网络、报纸、电视）；（三） 有相应的合同、方案及证明；（四）发票、报销单按公司正常报销规定及签批流程执行；第十六条 运费报销规定（一）须有与益华系统发货对应的发货清单；（二）付运货明细单；（三）规范的运输合同；（四）相关经办人签字（包括物流相关岗位、营销客服）；第十七条 办公费报销规定（一）发票内容如打印纸、复印纸、笔墨纸砚、色带、墨盒、硒鼓及其他电脑耗材等；（二）发票需要注明开票内容、数量、单价，否则需要附购货清单；（三）办公用品费18、报销需要通过行政部办理入库手续。第四部分 工薪、保险支出规定及流程第十八条 工资保险标准执行公司薪酬管理制度。第十九条 工资支付流程：1.每月15日前由人力资源完成工资表的核算及审批；2.每月15日由人力资源将审批后的工资表汇总表交财务，同时给公司工资代发银行报送电子版工资明细表；3.由财务通过银行转账，由银行直接支付工资。 第二十条 社会保险支付流程：1.每月由人力资源按规定时间完成保险核算及审批；2.财务审核无误后办理款项支付；3.对于代收代缴保险情况，人力资源须每月与财务核对清帐。第五部分 报销时间的具体规定第二十一条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销19、时间具体安排如下： 1财务报销：公司财务部每周一、周五为财务报销日。 2借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。 第六部分 附则第二十二条 本制度由公司财务部负责修订和解释。第二十三条 本制度于公司总经理办公会审核签发之日起执行。第二十四条 附件附件一：各项费用报销单填制规定附件二：城市标准划分一览表附件三： 出差计划申请单附件四：业务招待费申请单附件五：远途出差行程路线及费用开支明细表附件一：各项费用报销单填制规定费用类别费用明细科目应填报销单种类原始发票填写事项报销单填写事项应附附件备注差旅费车、船、机票费差旅费报销单乘车人/乘车日期起止地点/事由乘车人/乘车日期起止地点/金额/部20、门出差计划申请一次一填订票费订票名称/经办人金额/部门出差加油费经办人/起止路程日期金额/部门出差过路过桥费经办人/桥地名称日期金额/部门出差停车费经办人/日期/事由金额/部门住宿费住宿人/入住天数入住起止日期住宿天数/报销标准报销金额/部门不买卧铺补贴补贴金额电话费补贴采购支出固定资产办公费报销单名称、数量、单位、金额、大小写两个经办人签字名称/数量/单价/单位/金额/大小写合计/部门经办人验收入库单物品采购预算请购单低值易耗品名称、数量、单位、金额、大小写两个经办人签字名称/数量/单价/单位/金额/大小写合计/部门经办人办公用品名称、数量、单位、金额、大小写两个经办人签字名称/数量/单价/21、单位/金额/大小写合计/部门经办人图书名称、数量、单位、金额、大小写两个经办人签字名称/数量/单价/单位/金额/大小写合计/部门经办人办公费用手机电话费办公费报销单经办人/日期/月份金额月份/标准实报金额/部门固定电话费经办人/日期/金额月份/金额/部门车辆维修单经办人/日期/金额金额/部门/经办人固定资产维修申请表固定资产维护费经办人/日期/金额租赁费经办人/日期/月份金额金额/所属月份/部门经办人协议/合同复印打字费经办人/日期/数量单位/单价/金额经办人/日期/数量单位/单价/金额/部门有效的批准证明广告费经办人/日期/标准广告期间/金额经办人/日期/标准广告期间/金额/部门协议/合同印22、制费办公费报销单经办人/日期/数量单价/单位/金额经办人/日期/数量单价/单位/金额/部门验收单法律顾问费经办人/日期/期间金额经办人/日期/期间合同/协议个人劳务费经办人/日期/期间经办人/日期/期间有效的批准证明手续费经办人/日期/金额经办人/日期/金额部门福利费用体检费办公费报销单经办人/人数/标准金额/日期经办人/人数/标准金额/日期查体人名单过节节日费经办人/人数/标准金额/日期/领款人经办人/人数/标准金额/日期领取人名单礼品费经办人/名称/数量单价/金额/日期经办人/名称/数量单价/金额/日期领取人名单生日礼金人员名单/经办人标准/金额经办人/人员名单标准/金额领取人名单工作餐经23、办人/数量/单价金额经办人/数量/单价金额/日期订餐清单饮水费经办人/数量/单价金额经办人/数量/单价金额订水清单会议费会场费办公费报销单使用次数/标准金额经办人/使用次数标准/金额已签批有效的会议预算方案专家劳务费人员名单/标准金额/领款签字经办人/人员名单标准/金额专家差旅费专家签名/金额日期/经办人经办人/金额专家住宿费专家人数/住宿标准金额/经办人专家人数/住宿标准金额/经办人专家就餐费专家人数/就餐标准金额/经办人专家人数/就餐标准金额/经办人会议礼品费人员名单/数量/单位单价/金额/经办人人员名单/数量/单价/金额/经办人会务组就餐费组会人数/就餐标准金额/经办人组会人数/就餐标准24、金额/经办人会务组住宿费组会人数/住宿标准金额/经办人组会人数/住宿标准金额/经办人会议活动费办公费报销项目名称/数量/单位单价/金额/经办人项目名称/数量/单位单价/金额/经办人参会人员交通费起点/止点/时间/金额乘车人数/名单/原因业务招待业务招待餐费业务招待费报销单就餐人数/名单/标准金额/经办人人数/名单/标准金额/经办人就餐申请单业务礼品费数量/单位/单价金额/经办人数量/单位/单价金额/人员名单/经办人及原因有效的批准证明运输费铁路邮资铁路邮资报销单经办人/日期/邮务单位/单价/金额部门/经办人/日期/金额铁路邮费 清单邮局邮资邮局邮资报销单经办人/日期/邮务单位/单价/金额部门/25、经办人/日期/金额邮局收费 清单汽车运费汽车运输费用报销清单经办人/日期/邮务单位/单价/金额部门/经办人/日期/金额/吨位/单价/金额事由运输合同附件二：城市标准划分一览表省份一类城市二类城市省份一类城市二类城市北京市北京广西省南宁、桂林天津市天津内蒙古呼和浩特上海市上海安徽省合肥重庆市重庆福建省福州、厦门、泉州、三明河北省石家庄新疆乌鲁木齐山西省太原江西省南昌辽宁省大连、沈阳山东省济南、青岛烟台、威海吉林省长春河南省郑州黑龙江哈尔滨大庆湖北省武汉云南省昆明湖南省长沙、郴州浙江省杭州、宁波、温州、台州绍兴、嘉兴南通广东省深圳、广州东莞、佛山珠海、中山汕头、惠州江苏省南京、苏州无锡常州西藏拉萨26、宁夏银川海南省海口、三亚青海省西宁四川省成都陕西省西安贵州省贵阳甘肃省兰州附件三：出差计划申请单部门： 时间： 年 月 日出差人出差地点预计出差时间职务预算费用出差计划(出差事由)活动记录(出差小结)审批人意见部门 副总总经理备注附件四：业务招待费申请单 年 月 日 申请部门申请人 来客单位 来客人数 用餐事由 陪客人数 用餐标准 部门负责人审批人附件五：远途出差行程路线及费用开支明细表地点费用明细金额火车票汽车票时间市内交通费住宿费招待费合计地点费用明细金额火车票汽车票时间市内交通费住宿费招待费 合计时间地点地点费用明细金额火车票汽车票时间市内交通费住宿费招待费合计地点费用明细金额火车票汽车票时间市内交通费住宿费招待费合计地点费用明细金额火车票汽车票时间市内交通费住宿费招待费合计- 17 -