1、书院经营发展财务会计及工作流程管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录管理制度1一、岗位设置：5（一）财务部工作职责6（二）各岗位职责6第二部分：财务管理制度13一、 财务计划管理制度：13二经营活动分析制度153经营活动分析的内容主要包括：15三、货币资金管理制度：161、现金的管理：162、银行存款的管理：17四、财产管理制度：181、固定资产的管理：182、低值易耗品的管理：193、废旧物资的管理:19五、存货管理制度：194、物品的领用及发放：20六、收入及应收结算的管理制度：211、收入的管理：212、2、应收账款的管理：21七、成本费用管理制度：P196管理职位手册22八、发票使用管理规定：222、书院购置的发票设专人管理，严格发票领用登记手续。22九、会计档案管理制度：221、会计凭证：232、会计账簿：233、会计报表：234、其他会计资料：235、电子账套的管理：237、合同管理：24第三部分、财务部安全及保密管理规定24一、安全管理24（一）财务部办公室：24（二）财务部库房：25二、保密制度26第四部分、财务部人员岗位标准27一、财务总监：277、负责财务决算报告的审核，组织经营活动分析。28二、财务经理：281、正确执行各项财务制度和会计规定，实施财务管理细则。283、监督财产3、会计执行财产管理情况，确保书院288、负责会计账户余额分析，监控债权、债务情况。28三、总账主管：284、填制上缴财政、税务的缴税资料。298、负责全部经济合同的管理，提取和缴纳印花税。29四、收入及应收结算会计：293、负责应收账款结算工作的往来函件，佣金结算和分析工作。29五、成本主管：292、负责书院饮食成本核算、控制销售成本。295、负责编制食品购入、领出的全部会计凭证并审核原始发票。307、加强成本的日常控制管理，编写成本分析报告。30六、财产会计及应付会计：301、负责对书院资产及部门使用的财产进行管理、建账和核算；305、负责供应商的付款及结账工作。30七、出纳员：30八、采购经4、理：311、组织制定采购制度及流程、仓储制度及流程，并报总经理审批。312、负责所有采购单和订购单的审批工作。313、组织制定年度采购计划和月度采购计划314、参与大宗商品及国外进口货物订货的业务洽谈。315、负责采购合同的审核、签署和合同执行的监督工作。316、指导库存各类商品的周转并掌握库存量，了解采购商品的有效使用率。317、组织对重大采购物资的质量检查工作。318、负责本部门员工培训计划的制定和考核的实施。319、指导各种采购资料、仓储资料和合同文件的整理、汇总和归档。3110、协调采购部同其他相关部门的工作，接受总经理和财务部的监督。3111、完成总经理交办的各类临时性工作。31九、5、采购员：3210、完成采购部经理交办的其他工作。32十、库房领班：32库房管理员全面负责各个仓库的管理工作，包括仓储各类物资的检验、入库、码放与出库；入库、出库货物的记账；库存货物的盘点以及库房人员的组织管理等，岗位职责如下：321、协助采购部经理制定仓储管理、出入库管理等各种制度和流程。332、检查货物入库是否按规格、重量、出入库日期、合格与不合格分别摆放和标识。333、安排货物的存放地点，登记保管账和货位编号。334、定期组织实物盘存，出具盘存报告，并审核仓库管理员提供的各种表单。335、定期或不定期抽查物资与账目是否物卡相符、账卡相符和账账相符。336、负责组织各类物资的出库工作。3376、负责仓库安全管理，检查仓库消防、防汛等设施，巡查安全隐患。338、负责仓库现场管理，指导仓库管理员的工作。339、完成采购部经理交办的其他工作。33十一、库房管理员：3310、下班后统一封好库房钥匙，办理好登记手续。34第五部分：财务部工作流程34一、岗位设置：财务总监财务经理 总账主管出 纳成本主管库管领班库管员采购经理采购员财产会计二、 职责（一）财务部工作职责1、 财务收支汇总平衡2、 资金的筹集、管理3、 资产的管理4、 资金的收支管理5、 财务预算，成本控制6、 财务状况分析，定期提供财务分析报告7、 财务人员的管理与培训8、 集团要求的工作事项（二）各岗位职责 1、财务总监 职位7、概要： 主持公司财务战略的制定、财务管理及内部控制工作，筹集公司运营所需资金，完成企业财务计划。 工作内容： （1） 利用财务核算与会计管理原理为公司经营决策提供依据，协助总经理制定公司战略，并主持公司财务战略规划的制定； （2） 建立和完善财务部门，建立科学、系统的符合企业实际情况的财务核算体系和财务监控体系，进行有效的内部控制； （3）制定公司资金运营计划，监督资金管理报告和预、决算； 筹集公司运营所需资金，保证公司战略发展的资金需求，审批公司重大资金流向； （4） 协调公司同银行、工商、税务等政府部门的关系，维护公司利益； （5） 参与公司重要事项的分析和决策，为企业的生产经营、业务发展8、及对外投资等事项提供财务方面的分析和决策依据； （6） 审核财务报表，提交财务管理工作报告； （7） 完成总经理临时交办的其他任务。任职资格： （1）教育背景： 会计、财务或相关专业大学本科以上学历。 （2）培训经历：接受过管理学、战略管理、组织变革管理、人力资源管理、经济法、公司产品的基本知识等方面的培训。 （3）技能技巧： A、具有较全面的财会专业理论知识、现代企业管理知识，熟悉财经法律法规和制度； B、熟悉财务相关法律法规、企业财务制度和流程； C、熟悉税法政策、营运分析、成本控制及成本核算； D、具有丰富的财务管理、资金筹划、融资及资本运作经验； （4）态度： A、工作细致、严谨、并具9、有战略前瞻行为； B、具有较强的判断和决策能力、人际沟通和协调能力、计划与执行能力。2、财务经理工作内容：（1）全面负责财务部的日常管理工作；（2）组织制定财务方面的管理制度及有关规定，并监督执行；（3）制定、维护、改进公司财务管理程序和政策，制定年度、月度财务计划；（4）负责编制及组织实施财务预算报告、月/季/年度财务报告；（5）负责公司全面的资金调配、成本核算、会计核算和分析工作；（6）负责资金、资产的管理工作；（7）监控可能会对公司造成经济损失的重大经济活动；（8）协调与银行及其他机构的关系；（9）协助财务总监开展财务部与外部的沟通协调工作；（10）完成上级交给的其他日常事务性工作；任职10、资格：（1）教育背景：会计、财务相关专业本科以上学历。（2）培训经历：受过经济法、管理学及原理、计算机操作、公司产品的一般知识等培训。（3）技能： A、精通公司财务会计、审计、税务等业务；熟悉会计操作、会计核算及审计的全套流程与管理； B、熟悉国家财经法律法规和税收政策及相关账务的处理方法；熟悉财务管理。 C、个性特征：独立工作能力强，应变能力突出，具备团队精神；原则性强，思维敏捷、严谨，工作态势、认真，有较强的敬业精神。3、后台会计岗位工作内容:（1）协助财务经理制定业务计划、财务预算；（2）负责财务核算、审核、监督工作，按照集团及政府有关部门要求及时编制各种财务报表并报送相关部门；（3）负11、责员工报销费用的审核、凭证的编制和记账；（4）对已审核的原始凭证及时填制记账凭证并记账；（5）寻求降低成本的途径和方法，控制公司各项费用支出；（6）执行财务经理和财务总监委派的各类财务工作；（7）处理与银行相关的事务；（8）对月度现金流量进行预测、成本核算及准备预测的相关报告；( 9 ) 管理和监督出纳人员的工作。任职资格（1）教育背景：会计、财务、审计或相关专业大专以上学历。（2）培训经历：受过经济法、管理学及原理、计算机操作、公司产品的一般知识等培训。（3）技能：A、熟悉财务制度、财务管理、财务分析和管理会计；B、熟悉国家会计法规和相关税收政策，熟悉税务制度；C、熟悉国家福利、税收制度方面12、的发给、规定；D、熟悉银行业务和报税流程；深入领会各项税务、财政政策，并能在工作中运用；E、能帮助公司制定财务制度并能够进行较全面的财务分析、财务预测和总结；F、熟练应用财务软件和计算机操作。 G、个性特征：具有良好的团队合作精神和沟通能力；严谨、踏实、稳重并对工作认真负责。4、日审、应收会计岗位工作内容： （1）监控营业收入情况及应收账目子系统； （2）分析并调整收入及应收账户数据和交易； （3）关注收入及应收账目的清单，找出应收账目差异的解决方案； （4）应用会计准则及国家有关财务规定，记录会计系统中的财务活动； （5）协助外部机构对应收账目的质询，并向其提供有关信息； （6）编制月度营业13、收入及应收账目报表； （7）维护应收账户文档信息。任职资格 （1）教育背景：财会或相关专业专科以上学历。 （2）培训经历：受过经济法、管理学及原理、计算机操作、公司产品的一般知识等培训。 （3）技能：熟悉公司财务分析、预算管理，具备时间管理技能。 （4）个性特征：A、由良好的判断分析能力极独立思考能力；B、责任感强，工作自主，有效率，由较强的学习能力，具备团队和作精神；C、具备影响力和说服力； D、以结果为导向，能够独立工作并可承受一定的工作压力。5、成本会计岗位工作内容： （1）餐饮成本核算和控制； （2）监督检查供货渠道，收货程序及原材料质量，掌握市场原材料价格信息； （3）餐饮收入、成本14、报告及审核，月末写出成本分析报告，为采购、贮藏和餐饮管理提供依据； （4）编制原材料购进、领用的会计凭证； （5）督导和参与餐厅原材料、库房食品材料的月末盘点和账务处理； （6）审核出入库单据，内容是否正确、及时编制会计凭证，审核原始发票； （7）加强成本的日常管理和控制，编写成本分析报告。任职资格： （1）教育背景：财会或相关专业专科以上学历。 （2）培训经历：受过经济法、管理学及原理、计算机操作、公司产品的一般知识等培训。 （3）技能：熟悉公司财务分析、预算管理，具备时间管理技能。 （4）个性特征：A、由良好的判断分析能力极独立思考能力；B、责任感强，工作自主，有效率，由较强的学习能力，具15、备团队和作精神；C、具备影响力和说服力； D、以结果为导向，能够独立工作并可承受一定的工作压力。6、出纳岗位工作内容：（1）做好公司现金、票据及银行存款的保管、出纳和记录；（2）建立现金日记账、银行存款日记账，审核现金收付单据；（3）积极配合公司开户行作好对账、报账工作；（4）配合各部门办理电汇、信汇等有关手续；（5）销售发票的开据及保管；（6）协助会计做好各种账务处理工作；（7）完成财务经理交办的其他工作。权责范围责任：对岗位工作的具体项目直接责任，如给公司造成损失负相应的经济责任和行政责任。任职资格 （1）教育背景：财会专业中专以上学历。 （2）培训经历：受过经济法基础知识、公司财务制度等16、方面的培训。 （3）技能：能够独立从事企业出纳工作，熟练掌握计算机操作。工作细致认真。具有良好的敬业精神和团队合作精神。7、采购经理岗位工作内容： （1）规划、指导、协调物品及食品的采购工作； （2）指导并协调采购、提货、供应等工作； （3）预算并控制采购费用； （4）规范、协调采购政策和行为，确保公司利益； （5）代表公司制定采购制度，与供应商进行合同谈判； （6）审核采购定单； （7）分析市场和货运配送系统，确定短期和长期的供应商和供应渠道； （8）根据市场行情提供采购费用报告； （9）研究并改进工作流程和操作规范、完善单证和账簿管理。任职资格 （1）教育背景：大学专科以上学历。 （2）培17、训经历：受过物流管理、商务谈判、经济法、产品知识等方面的培训。 （3）经验：丰富的生产/制造管理经验；可靠的后勤管理知识和工作经验。 （4）技能：丰富的流程管理技能。第二部分：财务管理制度一、 财务计划管理制度：1、财务计划管理是书院计划预算管理的一个主要组成部分，通过编制财务计划来规划和控制书院的经营活动，促使各部门在经营管理中的努力工作，提高经济效益，从而达到或超过预定的经济指标。2、财务计划的制定，主要是根据集团的要求，在对市场和书院定位的基础上，由总经理、财务部总监主要负责，各部门经理共同配合，经反复研讨而完成，最后报集团批准后实施。3书院财务计划主要包括经营计划，成本费用控制计划、现18、金收支计划，劳动工资计划等。（1）经营计划 主要依据客源市场（集团内部、集团个单元、外部市场）及价格等方面的政策，收支水平及经营情况的预测以及结合集团的要求进行编制。经营计划编制采取自下而上的办法。各经营部门根据总经理下达的各项指标，首先编制本部门经营情况表。具体分工是；I客房部（包括客房、洗衣、电话及其他）经营收支计划由教务部、前厅部、客房部共同商讨编制； Ii餐饮部经营收支计划由餐饮部负责编制； Iii康乐部经营收支计划由康乐部负责编制；Iv各行政部门编制本部门的费用支出计划；V财务部负责指导帮助各部门进行编制，提供编制经营计划所需的各项数据，并负责编制管理费用、财务费用计划。在各部门完成19、部门经营收支计划基础上，财务部进行汇总编制，上交总经理审核，最后报上级主管批准下达执行。（2）资本性支出计划。 根据书院硬件设施运转的实际状况，根据工程部专业人员提出的维修计划以及各部门提出的设备购置计划，由财务部进行汇总编制；财务部按照书院资金情况按需求编制用款计划表。（3）现金收支计划。财务部根据书院经营计划，资本性支出计划，人员工资支出计划等情况编制，经总经理审核后上报董事长批准后实施。（4）书院财务计划以年度为单位以月度为基础进行编制。（5）各项计划指标下达后，财务部按月对各部门的经营收支及其他费用支出进行考核。每报汇总考核后，可根据计划实施情况提出调整意见，报总经理审批同意后即可执行20、。二经营活动分析制度1、经营活动分析是在经济核算的基础上，通过书院全部或部分经营活动过程及其结果的研究以考核计划的执行情况通过正确评估，揭露矛盾，分析原因，提出措施，促使酒店进一步加强经营管理、提高经济效益。2书院经营活动分析工作主要由财务部负责，各部门共同配合开展，其中，财务部负有组织和配合其他有关部门编制计划完成情况报告的职责，负有对书院经营活动进行综合分析的责任。3经营活动分析的内容主要包括：（1）市场经营情况的分析： 客源构成变化对书院的影响及发展趋势； 书院实施经营管理，推行经营策略效果分析。（2）营业收入完成情况分析。 客房收入分析。客房总数及出租率、房价变化对房价收入的影响及影响21、的程度；餐饮收入分析。餐厅座位数、上座率、团体用餐与风味点菜的构成比例、菜肴品种、质量、价格变化、人均就餐消费水平等变化对餐饮收入的影响程度。其他收入的分析。（3）成本与费用分析。 食品原料成本分析。原料价格，毛利变动对成本的影响程度及其食品原料综合利用情况的分析；人力资源的分析。职工总数及构成与酒店定员，定编计划及经营业务发展的比较分析和劳动生产率等指标的分析；营业费用，管理费用的分析。工资成本，物料供应与消耗，能源消耗及其他有关费用的分析。其中营业费用应按部门对照计划分析增减变动的原因。（4）利润分析。利润完成情况分析。包括各经营部门利润指标完成情况分析；营业收入及其构成变化对营业利润和利22、润率的影响；成本费用增减对营业利润的影响；营业外收入，支出的分析；（5）经营活动存在的问题和对经营管理工作的建议。三、货币资金管理制度：1、现金的管理：（1）严格现金审批程序，认真执行收支两条线原则，不得坐支现金，当日的现金收入要当天存入银行。库存现金应按银行规定额度存放。（2）实行账款分管，相互制约。出纳员不得兼管收入、费用账簿的登记和会计档案的保管。（3）财务部经理兼稽核，对当天发生的经济事项的会计凭证进行审核；对库存现金定期或不定期的进行抽查。发现问题及时上报。（4）备用金应用于工作范围之内的各项经营活动，不得私自转借。（5）建立现金日记账，做到日清月结，及时核对库存现金，做到账款相符，23、发现不符要及时找出原因，填写长、短款报告。（6）现金的长短款处理：现金发生短款按“错账短款由当事人赔偿”，长款列入“营业外收入”。（7）现金的安全管理：财务部设置安全装置，提取和送存大额现金必须专人专车接送。（8）员工工资储蓄卡管理规定: 所有在职员工薪金通过银行储蓄卡(工资卡)发放。新员工工资卡的建立，由人事部提前一个星期将新员工的详细资料(如姓名、性别、身份证号)报财务部出纳员处，收到后到银行办理工资卡。 新员工的工资卡办好后，财务部出纳员通知员工签字领取。 如员工本人不慎将工资卡遗失，由本人及时到银行办理挂失手续并通知财务部，同时在银行办理新的工资卡，将新卡账号通知人事部及财务部，以便进24、行新旧卡号的替换。如因员工本人遗失又未及时通知，造成的经济损失由员工本人承担。2、银行存款的管理：出纳员严格按照银行结算规定，正确使用结算方法。在银行预留的票据结算专用印签，由两人分别管理，相互制约，避免发生转移资金或其他违法行为。出纳员建立银行存款日记账，按银行收支业务的先后顺序登记相关账户，日清月结。出纳员定期（每月末）与总账核对余额，做到账账相符，发现问题及时查明原因。月末编制“银行存款余额调节表”。对于未达账项应逐笔进行核对，如发现错记、漏记、重记等非正常情况，要与银行及时联系，查明原因，予以更正。银行账户只用于书院业务经营范围内的资金收付，不能出租、出借或转让给其他单位和个人。各种收25、支凭证必须如实填写用途、金额等，不得巧立名目，弄虚作假，严禁利用账户搞非法活动。出纳员要严格控制签发各种支票及其他银行付款凭证，不准签发空头支票，不准签发过期及远期支票。票面内容应填写齐全。严禁签发空头支票。四、财产管理制度：1、固定资产的管理：固定资产的核算，按照新会计准则执行。各部门设置财产管理员，财产管理和使用落实到部门及使用人员，责任到人，部门经理对本部门财产的使用和保管情况负责。建账：固定资产按部门、类别、项目建立资产明细账及卡片，详细记录资产的类别、名称、规格、编号、购入日期、使用部门、资产原值、折旧年限等内容，以便随时掌握财产的使用情况。财产转移及清理：资产的调入调出时，由使用部26、门填写内部调拨单，写明事由，经书院领导或财务总监批准后办理。固定资产清理、报废时，应提出书面报告，经有关领导批准后办理。资产的保管和维护：使用部门要建立财产登记制度，设置财产管理人员并建立财产明细账，定期对设备进行核对，做到账实相符。未经批准，部门不得擅自出借。保管人员工作变动时应办理好交接手续；使用部门要定期（建议三个月）检查维护，以便及时掌握资产状况。使用人员要执行技术操作规程，确保工作性能和工作负荷，减轻磨损。未经技术人员批准，不得擅自拆卸改装设备，保持设备的完好率。财产盘点：每年年末对固定资产清查盘点一次，保证账物相符、安全完好。2、低值易耗品的管理： 低值易耗品的购置和领用，应严格按27、照规定执行。采购部根据审批后的采购申购单采买。部门领用时填写出库单，部门经理、财务总监或总经理批准后方可领用。建立低值易耗品三级明细账、卡片，专人管理，负责监督物品的使用、保管、调出及报废的情况。各部门需要设置兼职财产管理员，定期检查财产的使用情况及完好程度。年末进行一次财产清查。3、废旧物资的管理:凡超过使用年限、结构陈旧，经常出现故障，无修复价值及不可使用的设备和用品，由使用部门填“废旧物品毁损单”，经部门经理签字后报工程部作出技术鉴定，经财务总监、总经理批准。财务部收到经过领导审批后的“财产毁损单”，检查物品账目编号，作报废账务处理。报废物资的残值收入应及时入账，计入财产损失。五、存货管28、理制度：严格加强存货的日常管理，确保仓库物品的安全无损。科学核定各种食品、消耗品的最低库存量，减少不必要的资金占用。 1、建立库存明细账：根据库房设置和经营需要，分门别类的建立仓库明细账。根据记账原则，及时、准确的记录物品收、发、存数量和金额。2、存货的记价方法：先进先出法，按照实际成本入账。3、物品的验收入库： （1）根据批准后的采购申请单核对所列的项目，逐项核对物品的名称、规格型号、数量、金额，检查产品标识、出厂日期。对不符合标准要求的物品拒绝入库。 （2）书院所购的一切设备、物品及食品（包括：固定资产、低值易耗品、客用品、印刷品、办公用品、清洁用品、物料用品、原材料、食品、酒水、饮料、工29、程维修材料）等，统一由财务部库房管理员及使用部门主管人员共同检验收货。 （3）收货人员在验货时，要严把质量关，对购进的货品要逐一清点数量，检查质量，核对规格型号、品牌、单价及产品保证书，防止以次充好。对进口货物，无明显中文标识、检验、检疫标志的拒绝收货。食品要严格控制保质期，罐装、瓶装、盒装的食品保质期在六个月以内的拒绝收货（特殊食品除外）；对无采购单或超出采购单所购进的货物拒绝办理收货手续。4、物品的领用及发放： （1）为保证书院资产的安全及设备的合理使用，书院实行部门经理负责制。部门经理应本着勤俭节约的原则，在不影响经营和服务的前提下，尽量减少物品的消耗量。（2）各部门领用物品时需填写物品30、领用单，领用人及部门经理签字后报财务总监或主管领导批准后领用。（3）各部门经理对自己管辖范围的所有设备、物品及消耗品严格管理，财产管理要落实到人，对非本部门使用的物品应严格控制领用。（4）财务总监根据各经营部门和管理部门的需要，批准领用与各部门有关的用品和低值易耗品。六、收入及应收结算的管理制度：1、收入的管理： （1）书院各经营网点的营业收入应及时、全额计入当日营业收入中，不得私自截留或拖延入账。 （2）收到的客人押金，应及时入账，不得账外保存和挪做他用。 2、应收账款的管理： （1）与书院有业务往来的各类客户，消费后要求月结或欠款挂账，必须与书院签订挂账协议。销售部门应严格审查客户资料，并31、考察信誉程度，销售部经理应对签订挂账协议的客户做信誉担保，经财务总监和总经理审批后可方挂账。 （2）对未签订挂账协议的单位，必须现付。 （3）抵押空白支票消费的公司，应检查支票的真实性，并由销售经理签字确认。如支票出现空头等情况，由接待人员及销售部经理负责。 （4）签订“月结”协议的公司，协议中应注明允许在书院消费的项目，并预留签字人签字笔迹。 （5）未与书院签订协议的公司，入住或消费前应先押现金或空白支票，如押金不足将停止客人消费，消费后一次结清。七、成本费用管理制度：P196管理职位手册 1、为保证书院餐饮、客房、办公对物品和原材料的需求，达到从源头控制书院用品的数量、质量，降低成本，减少32、费用的工作目标，应确定合理的采购方式，以最优惠的价格采购到符合质量要求的物品及原材料。 2、书院采购计划有各部门根据每年物品的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部。 3、计划外采购或增加的项目，也应制定计划并报财务部审核。 4、财务部对 八、发票使用管理规定：1、严格按照发票管理规定购买、使用发票。书院的发票只限于本企业合法经营范围内使用，不得转借、转让和为他人代开。严禁伪造、买卖、涂改、撕毁和弄虚作假现象发生。凡违反此规定的，根据不同情况给予行政处份和罚款。2、书院购置的发票设专人管理，严格发票领用登记手续。3、对已用过的发票存根，应按规定妥善保管，不得擅自销33、毁。严格缴销手续。4、对已用过的发票保存好存根，若有错开、错写、作废的发票，应注明“作废”字样，并保持发票的内容完整。5、管理发票的人员因工作调动时，必须办理交接手续，并办理交接清单，双方交接人及监交人签字后方可生效。6、发票管理人员购买发票后应检查发票有无缺号，缺联，发现问题及时与税务机关联系解决。九、会计档案管理制度：1、会计凭证：记账凭证按时间顺序编号。封皮各栏目内容要填写齐全。按月装订成册的会计凭证统一编号，建档登记。封装编号的会计凭证必须妥善保管在文件柜中。2、会计账簿：会计账簿要按账户顺序统一编号，填写启用日期、管理人员姓名、账户名称等内容。年终结账后方可封装成册，并填写目录封装在34、账簿首页。年度内所有封装成册的总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账及各种辅助账等，必须编号登记入档。按年度妥善保管在有锁的文件柜中。3、会计报表：每月会计报表按要求封装成册，按年度会计报表顺序登记入档并保管在文件柜中。4、其他会计资料：合同、协议、文件、报告、批示等其他会计资料，均分类进行登记建档，按年度封装成册入档管理。重要、常用文件可以复印单独保存。5、电子账套的管理：电子账套按规定每月末结账后，分别在移动硬盘和U盘拷贝。财务人员不得私自将有关财务数据资料泄露。合同、协议等电子文档应妥善保管，应分类进行登记建档。6、确保会计档案及相关资料的安全、完整，防火、防盗及霉变事故的发生。 7、35、合同管理：（1）为开展经营业务与外界签订各项经济合同，必须遵守国家合同法的有关规定，合同内容应遵循平等、友好协商、等价的有偿原则。（2）所签订的各项合同必须做到内容具体、责任明确、文字清晰、手续完善，任何人不得利用合同进行违法活动，不得损坏国家和书院的利益而谋取私利。（3）需要订立的各项合同，必须查明对方单位或个人的合法身份。以避免法律纠纷的事件发生。（4）合同兼职管理人员应对每份合同分门别类的建立合同档案，统一编号管理，不得私自转借及复印，确保合同档案安全。第三部分、财务部安全及保密管理规定一、安全管理（一）财务部办公室： 为了加强书院消防安全管理，杜绝火灾等事故的发生，保证正常的经营和办公36、秩序，保障企业财产和员工的生命安全，特制定书院安全管理规定： 1、财务人员应熟悉并掌握消防安全常识，会使用消防器材。 2、财务部办公室门窗应加装防护装置，办公室人员不得私自增加各种电器设备，下班后关闭全部电源设备，打开报警装置，锁好门窗后方可离开，防火防盗。 3、出纳人员应该做到日清月结，当天收入的现金、支票原则上当日送存银行，严格控制存放额度，现金存取应配有保安人员护送并备专车，取送款中途不准任何人搭车，未经批准不准在途中办理任何与此项工作无关的事宜。 4、财务专用章和法人名章，应分设专人管理。 5、妥善保管会计档案，不能私自转借、不能泄露、挪用，因工作需要借阅时，申报相关审批手续。 6、贵37、重物品应放在保险柜内，并严格存取手续。7、出纳人员妥善保管好各种现金、支票、信用卡等有价证券，保管好保险柜钥匙，并随身携带，保存好保险柜密码。不得私配保险柜钥匙，不得将保险柜密码外传，节日或假期，要与安保部配合，对保险柜加封。8、总出纳查库时，必须与收款员主管一起进行。保险柜只许用来存放备用金，不许存放私人现金、不许私自放杂物等与工作无关的物品。（二）财务部库房： 1、库房应严格遵守仓库防火安全管理规则，严禁明火作业，严禁吸烟，消防器材保持清洁，并且灵敏有效，禁止挪动。保管员要熟练使用消防器材。易燃易爆品要分类加强管理，严格出入库手续，做好防火工作。 2、库房内不准使用电器设备，不准乱拉照明等38、线路。不准会客、闲杂人员不得在内闲聊。3、物品入库时要防止携带火种隐患，对于堆积时间较长（几年）的物品要进行及时清理，防止物品产生积热。 4、非库房管理人员严禁随意出入库房，领用物品在库外等候。库房管理人员应随时检查库房门窗和门锁情况，并定时（每天上班和下班前）查看冷库温度。 5、库房内要保持清洁和出入口畅通。 6、物品的分类按规定码放： （1）顶距：距层顶距离应50厘米； （2）灯距：距灯距离50厘米； （3）墙距：距墙距离50-80厘米； （4）柱距：距柱距离10-20厘米； （5）垛距：距货垛距离100厘米 （6）易燃易爆物品设专库保管，并加装防爆灯。 7、库房管理人员对来历不清、性质不39、明及私人物品不得入库存放。 8、坚持值班登记制度，严格交接班手续。库管员公休或倒休时物品发放由领班和替班共同负责，责任落实到人。离开库房时必须进行防火安全检查，确无问题方可离开，做到人走灯灭。二、保密制度1、严格计算机管理，做好密码与口令的保密工作，负责电算化系统升级换版的调试和人员变动重新设置工作。2、会计档案资料的整理、装订设置专人管理、审查核对、整理立卷、编制目录，装订成册。 3、当年的会计档案保管一年后，填报移交清册转财务档案室保管及备查。4、严格会计数据的保密工作，财务人员不得将企业的经营数据及客人等资料泄露。5、借阅档案资料要注意保护和保密，不得擅自复印、拍照，更不得涂改或在档案上40、做任何标记、抽换、损坏。档案应保持整洁，不得丢失泄密，如发现丢失泄密现象，应按保密规定立即向安全保卫部门或保密机构报告，并采取相应防范措施。 6、前台收款人员对进入书院的每位客人的历史资料予以保密，并严格保管，定时归档。7、档案专、兼职管理人员对秘密档案材料应严加管理，严格传递、借阅手续，如需借阅者，须经相关领导批准，并在档案阅览室内查阅，不准带出档案室，不准摘抄；档案人员未经批准，不得擅自扩大使用范围，以确保档案的安全。 8、计算机房要建立健全各项管理制度，进入机房必须进行审批和登记制度，凡秘密数据的传输和存贮均应采取相应的保密措施，录有文件的软盘信息要妥善保管，杜绝隐患，严防失密事故发生。41、第四部分、财务部人员岗位标准一、财务总监： 1、掌握国家财务政策法规、企业会计准则、会计制度。根据书院经营目标和方针，制定财务管理制度、规定，并组织贯彻实施。 2、组织编制资本性支出计划和采购预算，负责组织筹措资金，监督资金使用和控制。负责审核会计核算程序，监督制度的落实，保证资金支付合理、合法、安全。 3、制订书院年度工作计划，监督应收账款，审核应收账款的调整账项和坏账处理。 4、制定书院成本管理制度， 5、组织建立会计核算体系，监督检查日常会计核算工作。 6、负责制定书院的经营目标，控制费用开支，定期预测经营成果。 7、负责财务决算报告的审核，组织经营活动分析。 8、负责日常行政管理工作、42、监督检查。掌握工作现状，业务技能的培训及书院制度执行情况。二、财务经理： 1、正确执行各项财务制度和会计规定，实施财务管理细则。 2、根据国家会计制度的规定，建立适合书院的会计核算体系，制定和审查书院费用支出程序，杜绝违反财经纪律的现象发生。 3、监督财产会计执行财产管理情况，确保书院7、监督会计科目的使用，保证账实相符、账表相符、账证相符。检查财政上缴、税收申报等法规的执行情况。负责审核各种会计报表，检查监督材料购进、验收、使用、库存及盘点情况。 7、负责会计档案的管理，包括：会计报表、会计账簿、会计凭证及会计核算资料。 8、负责会计账户余额分析，监控债权、债务情况。 9、负责财务部日常行政43、管理工作，包括：员工考评、业务培训等工作。三、总账主管： 1、负责财务部账务管理和会计核算工作，确保账务核算及时和准确。负责后台工作流程，监督和各岗位执行制度情况。 2、检查审核各项经济事项的收支是否符合相关规定并填制会计凭证，发现问题及时纠正并逐级报告。 3、定期（每月末）检查现金、银行存款及各种有价政券等情况，制作银行余额调节表，保证资金安全。审核会计凭证和原始凭证，检查财务手续的是否完备。账目编号、原始凭证是否规范、数字是否准确、摘要是否简捷清晰、会计科目使用是否准确。 4、填制上缴财政、税务的缴税资料。 5、按照权责发生制原则，负责预提、待摊各项费用及月末结转。编制会计报表，做到账表相44、符。定期对应收账款等项余额进行分析并提出建议，做出月末应收账款余额表。 6、负责会计报表、账簿、凭证等会计资料的装订造册，并对电子账套备份工作（每月结账后进行备份）。 7、负责发票购入、领用及发放的管理，定期检查发票使用情况。 8、负责全部经济合同的管理，提取和缴纳印花税。四、收入及应收结算会计： 1、负责书院应收账款的回收，避免坏账损失，及时反映债权存在，落实清算工作。 2、负责书院营业收入日报的审核、有效控制坏账损失，编制收入凭证。根据每天住店客人或团队订房资料，检查结算方式，编制应收账款报告。 3、负责应收账款结算工作的往来函件，佣金结算和分析工作。 4、负责住店客人与书院签订协议、合同45、存档工作，并监督协议合同的执行情况，如发生违反协议现象及时上报总监/经理，并提出解决问题建议。五、成本主管： 1、审核入库单、出库单、转货单内容是否正确，及时准确编制会计凭证。 2、负责书院饮食成本核算、控制销售成本。 3、监督和检查采购供货渠道，收货程序及原材料质量，了解掌握市场原材料价格信息。 4、负责饮食收入、成本报告、审核工作、月末写出成本分析报告，为采购、贮藏和饮食管理提供参考。 5、负责编制食品购入、领出的全部会计凭证并审核原始发票。 6、督导和参与厨房原材料、库房饮食材料材料的月末盘点工作和账务处理。 7、加强成本的日常控制管理，编写成本分析报告。六、财产会计及应付会计： 1、负46、责对书院资产及部门使用的财产进行管理、建账和核算； 2、正确区分资产和费用，编制资产目录并进行分类和核算。督促部门对购置、调拨、内部转移、调出、租赁等资产办理会计手续，正确计算资产原值。 3、每月计提固定资产折旧，月末结出资产净值余额，编制固定资产折旧汇总表，做到账表相符，账账相符。 4、负责低值易耗品、物料用品的出入库核算及月末盘点工作。对物品的领用，做到预先控制，事后监督，月未对领用物品的消耗情况进行分析，杜绝浪费现象。年未进行资产清查盘点。 5、负责供应商的付款及结账工作。七、出纳员： 1、掌握资金使用管理规定，熟悉各项结算业务，懂得资金安全常识。掌握账户余额情况，严禁发出远期及空头支票47、。 2、认真执行各项财务管理制度和现金支票的收支报销规定。对收到的现金、支票、信用卡等认真检查，核对无误后及时送存银行，不得坐支。 3、检查付款、缴费业务凭证，做到每一笔支出有凭证、有审批、手续完备、项目内容清楚齐全、大小写金额相符，审核无误及时办理付款业务。 4、严格执行现金清查盘点制度，每日下班前核对现金，编制“每日资金日报表”上报财务总监，做到账款相符。 5、妥善保管各种收、付款凭证和各项会计资料。 6、严格遵守和执行“发票管理规定”。八、采购经理： 采购部经理的岗位职责是不断建立和完善部门各项管理制度和流程，指导采购工作和仓储工作的开展，处理部门业务中的重大问题，确保年度采购计划的完成48、，采购经理的岗位具体职责如下： 1、组织制定采购制度及流程、仓储制度及流程，并报总经理审批。 2、负责所有采购单和订购单的审批工作。 3、组织制定年度采购计划和月度采购计划 4、参与大宗商品及国外进口货物订货的业务洽谈。 5、负责采购合同的审核、签署和合同执行的监督工作。 6、指导库存各类商品的周转并掌握库存量，了解采购商品的有效使用率。 7、组织对重大采购物资的质量检查工作。 8、负责本部门员工培训计划的制定和考核的实施。 9、指导各种采购资料、仓储资料和合同文件的整理、汇总和归档。 10、协调采购部同其他相关部门的工作，接受总经理和财务部的监督。 11、完成总经理交办的各类临时性工作。 九49、采购员：根据书院的经营特点，编制采购价格、采购谈判以及采购合同的管理制度和管理流程，并负责供应商评估和供应商关系的维护，组织实施采购价格分析，参加采购谈判以及采购合同的签署、执行，确保书院所需各类食品材料、物资的及时供应，有效控制采购成本，不断提高采购效率，采购主管的岗位具体职责如下： 1、协助采购部经理建立采购价格和合同管理体系，为实施采购建立执行、控制机制。 2、协助制定书院采购合同管理制度、采购价格管理制度以及谈判制度。 3、建立采购价格管理、合同管理及供应商管理流程，编制和统一合同范本。 4、负责进口物资的报关和提货工作。 5、负责供应商分析和供应商关系的维护。 6、开展询价和议价工50、作，负责对供应商资料的初步审查工作。 7、负责合同谈判、合同签署以及合同执行工作。 8、检查合同执行情况，预测合同履行风险，制定风险防范措施。 9、负责谈判资料、价格资料、合同文件和供应商资料的整理、汇总和归档。 10、完成采购部经理交办的其他工作。十、库房领班： 库房管理员全面负责各个仓库的管理工作，包括仓储各类物资的检验、入库、码放与出库；入库、出库货物的记账；库存货物的盘点以及库房人员的组织管理等，岗位职责如下：1、协助采购部经理制定仓储管理、出入库管理等各种制度和流程。2、检查货物入库是否按规格、重量、出入库日期、合格与不合格分别摆放和标识。3、安排货物的存放地点，登记保管账和货位编号51、。4、定期组织实物盘存，出具盘存报告，并审核仓库管理员提供的各种表单。5、定期或不定期抽查物资与账目是否物卡相符、账卡相符和账账相符。6、负责组织各类物资的出库工作。7、负责仓库安全管理，检查仓库消防、防汛等设施，巡查安全隐患。8、负责仓库现场管理，指导仓库管理员的工作。9、完成采购部经理交办的其他工作。十一、库房管理员： 1、保证入库物品、食品质量。 2、及时为采购部提供所需物品信息，保证及时供应。 3、防止偷盗、避免发生各种不安全隐患。 4、检查危险品的分库存放，妥善保存。 5、根据采购申请单内容，验收货品的数量、单价、质量、规格、型号、保质期、产地的标识等项目，防止以次充好，核对无误后办理收货手续入库，填写收货报告，登记账目及卡片。 6、根据审批的出库单发放各种物品及食品。 7、日常盘点后，及时上报库存量，按规定量填写补库单。 8、保证当日完成的出入库账目及卡片的登记工作。 9、每日下班前盘点货物数量是否账实相符，每周末检查贵重物品的质量情况、保质期，每日下班前检查冰柜、冰库、冰箱的温度。 10、下班后统一封好库房钥匙，办理好登记手续。第五部分：财务部工作流程