1、公司行政事务、员工行为及办公设备管理制度汇编编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、行政事务管理制度第一章 总则第1条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。第2条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。第二章 档案管理第3条 归档范围包括公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、工程建设文件、来往信函、通2、告、通知等具有重要价值的文件材料。 第4条 办公室承担公司档案管理职责。办公室要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。第5条 档案的借阅与索取：（1） 总经理、副总经理、办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；（2） 公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；（3） 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要必须摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案经办公室主任批准方可摘录和复制。第6条 档案的销毁：（1） 任何部门或个人3、非经允许无权随意销毁公司档案材料；（2） 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。（3） 经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。第三章 印鉴管理第7条 公司印鉴由办公室主任负责保管。第8条 公司印鉴的使用一律由总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。印鉴使用应建立登记簿，用印文件办公室应留存原件存档。第9条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号、登记，以备查询，存档。第10条 公司一般不允许开具空白介绍信，如因工作需要或其他特殊4、情况确需开具时，必须经总经理签字后方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。第11条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。第四章 公文打印管理第12条 公司公文的打印工作由办公室负责。第13条 各业务部门打印的公文或其他资料由部门秘书负责。第14条 公司各部门对外公文、文件，必须一式三份，交办公室留底存档。第五章 办公用品的管理第15条 办公用品的购发：（1） 每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交办公室；（2） 办公室制定每月办公用品计划及预算；总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要分发给各个部门。（3） 除正常配给的办5、公用品外，若还需用其他用品的，须经总经理批准购买后方可采买、领用；（4） 公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据各部门所提供的清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；（5） 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；第六章 报刊及邮发管理第16条 办公室每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。第17条 前台秘书每日负责将报刊取回并进行分类，并分别送到相关部门。相关部门阅读后，一周内交回办公室前台秘书统一保管、存档备查。第18条 任何人不得随意将报刊挪作他用。第七章 附则第19条 公司办公室负责为各业务部门邮发信6、件。第20条 规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公会研究并提请总经理批复。第21条 本规定报总经理批准后实施，修改亦同。二、员工行为管理规范第1条 通话、转接电话要低声，以免影响他人办公；第2 条 在电话铃（外线和内线）响三声之内接起电话，超过三声应首先说“对不起，让您久等了”。员工打电话时，所用语言尽量简洁、明确，以减少通话时间；第3条 接听外线电话的标准用语为：“您好,湖州中环水务！”“请稍等”。接听内线电话先说“您好”再自报姓名；第4条 同事不在时要主动帮助接听电话，转告要低声或走到跟前转告，禁止办公区内大声喧哗；第5条 电话铃响三声7、之内必须接听电话，无论是自己的电话还是同事的电话；第6条 听客户电话时声音要温和、亲切而又富有耐性，重要问题要仔细记录并上报相关负责人或跟踪解决；第7条 积极主动解决客户提出的各项问题，无论怎样，客户至上，不得与客户发生争吵或冲突。第二章 会 客第1条 无特殊原因不得招引与工作无关的家属、朋友等人员进入公司办公区域；第2条 会客在会议室或会客区，不得在自己座位会客（除特殊原因）；第3条 接到前台有客人来访的通知，必须亲自到前台迎接，不得让客人长时间在前台等待，应立刻将客人引至接待室或会议室；第4条 客人等候应在接待室或会议室，不得在办公区内走动；第5条 客人入座后，需先为客人倒水后再进入谈话内8、容；第6条 客人离开时，须亲自送出办公室。第三章 进出领导办公室第1条 进入领导办公室前，必须先敲门，得到允许后方可进入；第2条 如果有当面请示的事务，进入领导办公室后要先询问对方是否方便，如有其他客人，应退出等候，除非对方主动表示可以处理你的请示；第3条 不得当着公司之外的人请示公司内部问题；第4条 离开领导办公室要轻声关门。三、办公设备管理办法为了保证公司的办公设备得到合理利用，特制定此规范。第一章 电 脑第条 公司根据员工工作需要为员工配备电脑，公司所有电脑都将与 公司局域网连接，公司所有员工必须遵守国家计算机管理的有关法律法规，不准登陆法律法规所禁止登陆的网站，违反规定造成的一切后果由9、员工自己负责。第条 任何人不得未经允许使用他人电脑，部门之间登陆要经过对方允许；下级不得强行登陆上级电脑，拷贝资料。第条 任何电脑需要安装软件时，必须提出申请，经办公室批准后，由专业人员负责安装。第条 所有电脑一律不得安装游戏软件。工作时间内不允许玩电脑游戏或非公事上网。第条 软盘使用前必须确保无病毒，备份用的软盘由办公室负责提供。第条 员工不能随意私自设置电脑密码保护，员工在下班前应退出系 统并关机。第条 办公室派专人负责电脑的病毒检测和清理工作。第条 除办公室指派的专业维修人员外，任何人不得擅自拆卸电脑及相关设备。第条 使用人要负责搞好所使用的电脑的卫生和保养。第二章 复 印 机第条 各部10、门复印文件时，需确保复印件为公司资料，如发现有复印私人资料者，将追究当事人责任。第条 按说明书正确操作，如因使用不当造成损失的，照价赔偿。第条 员工应以节约为原则，不造成不必要的浪费，注意复印机的保养。复印完毕后，恢复其设置，并按“节能”键，以进入节约用电状态。第三章 电 话第条公司的电话为方便员工与外界沟通，开展业务。不提倡员工在公司内打私人电话。第条公司不允许员工在公司打私人长途电话。员工因公需拨打长途，需填写长途电话申请登记表（见附件）。并在长途区号前加拨17909以节省话费，长话短说，严禁用电话闲谈。员工不经同意即拨打个人长途电话者，按当次拨打话费的10倍处罚。屡教不改者，视情节给予扣11、发工资，直至辞退处理。附电话使用说明方法： （1）分机： a) 拨内线：提机后加8再拨最后3位号； b) 拨外线：提机后拨“9”，再拨电话号码；（2）直拨：a) 市内拨9再直拨号码；b) 长途提机后先按9再拨区号加电话号码。四、办公区现场管理办法第一章 办公环境管理第条 吸烟应在公司吸烟室，其它公共办公区禁止吸烟。第条 不要在办公家具和公共设施上写字、刻划、张贴。第条 废纸、废物放入纸篓，杯中剩水倒入茶水间指定地点。第条 不准在办公区大声喧哗，以免影响他人办公，有来客带至接待室。第条 不准让客人在无公司员工陪同下在办公区走动或未经允许使用办公设备。第条 不得将与工作无关的人员带入办公区，节假日12、值班不得带家属朋友来公司。第条 员工上班必须配戴工号牌。第条 上班期间用电脑不准玩电脑游戏、上网（与工作无关）、观看光碟（与工作无关）、不得聊天、不得翻看与工作无关的书籍和刊物。第条 加强服务意识，提高服务质量，规范电话用语。第10条 未经同意来访客户在公司动用公司的办公设备：计算机、电话、传真机等，公司将对公司内部相关人员进行处罚。第二章 个人办公环境第条 保持个人办公位整洁，办公桌椅、计算机表面不能有灰尘，物品要摆放整齐。第条 公司员工负责每天清理自己的办公桌，私人物品一律放入个人抽屉或储物柜，保持办公桌的整洁、有序及所有办公区的清洁。第条 有事离开或下班离开办公室时，请将座椅推靠至办公桌13、边。第条 下班离开办公室前，收好所有资料和文件。第三章 安全保卫第条 指定责任人保管好公司营业执照，未经公司允许，不得复印或擅自转借他人。第条 钥匙责任人应保管好公司交给的钥匙，不得乱摆放或交他人保管、使用。第条 下班最后离开公司的人员应负责将门关妥，负责检查所有电源、电器、设备是否处于关闭状态并消除隐患。第条 保管公司财物者（钥匙、公章、发票、营业执照等）在其责任时间内，应当提高警惕，消除安全隐患，自己不能消除的可报办公室及时处理。第条 下班后，请关好门窗、水龙头、电灯，切断办公设施电源，以免发生盗窃、火灾事故。第条 请大家按规定使用电器等有关办公设施，如遇设备故障，请与办公室联系解决。第条14、 如遇发生安全紧急事故，请及时与公司负责人联系。第条 出差、外出办事及大型活动场所，请妥善保存您的财物，以免发生偷盗事件。第条 现金、存折等贵重物品下班后请勿留在办公室。第10条 员工应妥善保管因工作而接触到的机密材料，避免外泄。第11条 在自己办公位如遇陌生人来访，应主动问明其来意并妥善处理。第12条 公司员工应将在紧急情况下的联系地址、电话和联系人报办公室存档。五、公文处理实施细则第一章 总 则第条 为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本实施细则。第条 各部门的公文，是传达贯彻公司的经营方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须15、认真做好公文处理工作。第条 各部门应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义，提高公文处理的效率和质量。第条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。第条 各部门应遵守公文保密制度，确保公司商业机密。第二章 公文种类第条公文种类主要有： （1）请示 请上级指示和批准，用“请示”。 （2）报告 向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。 （3）指示 对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。 （4）通告 在公司范围内公布应当或知道的事件，用“通告”。 （5）批复 答复请示事项，用“批复”。 （6）通知 传达上级的指示，要求下级办理或者需要16、知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属部门的公文，用“通知”。 （7）通报 表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。 （8）决定、决议 对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。 经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 （9）函 平行的或不相隶属的部门之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。 （10）会议纪要 传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同执行的，用“会议纪要”。第三章 公文格式第条公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、主题词等。 17、（1）公文的标题应当准确、简单地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。 （2）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。 （3）发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。 （4）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办部门的公文编号。 （5）公文如有附件，应当在正文的后、单位名称的前，注明附件的名称和件数。 （6）收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。 （7）文字一律从左至右横写横排。第条公文纸一般采18、用标准A4纸，在左侧装订。“通知”等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。第条对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文。第10条 对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室的请示或报告，与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。第11条 内部行文，可按问题的种类和性质，用部门名义行文。各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。第12条 各部门一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的部门。第13条 向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人（除领导直接交办外）；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。第119、4条 按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各部门。第15条 发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。第四章 公文处理程序第16条 收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。 （1） 上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室处理。（2） 承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传，以免积压或传失。（3） 凡需办理的公文，应先送办公室签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办20、公室在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各部门收到急件时，应在1天内答复并退回文件，一般要办理的文件，3天内应办理并退文件，最迟不能超过7天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。 （4） 加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及公司发出的文件，要认真督促、催办、以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。（5） 领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。第17条发文处理。一般包括拟稿、审稿、缮印、校对、用印、封发等程序。（1）草拟公文的要求： 要符合21、国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。 情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。 引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。 草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，书面应保持整洁，凡是书面凌乱不清的，要重新清稿。 数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。 章节序数的写法。一般就按下列顺序排列：第一行为：“一”，第二行为“（一）”，第三行为“1”，第四行为“（1）”。 不要滥用简22、称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。（2） 公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。审核的内容有： 是否需要行文。 是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位下达的公文是否衔接。 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。 处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。 文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动较大的，要重新抄正。（3）公文签发。公司行政文件，由总经理签署意见后，由办公室签发。（4）公文拟稿、改稿和签发，一律用碳素水笔。23、（5）签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。（6）公文签发后，由办公室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。（7）公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。第18条 公文办理完毕后，要及时送交文秘人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。第五章 文件的管理第19条 要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工24、作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传阅过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文簿检查归档，以防遗漏。第20条 各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年第二季度送交办公室归档，各单位、各经办人不得逾期自行留存应该归档的文件。第21条 没有存档价值和存查必要的公文，由办公室鉴别、登记后销毁。六、文书档案立卷归档制度第一章 总 则第1条 为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。第条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值25、的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交秘书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二章 文件材料的收集管理第4条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知办公室。第5条 凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示，转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第6条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由办公室26、收集归卷。会议文件由办公室收集归卷。 （1） 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机构召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料交由办公室办理归档。 （2） 本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等交由办公室办理归档。第7条 各部门专（兼）职文书的职责： （1） 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 （2） 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将前一年归档文件材料归档完毕，并向办公室办好交接签收手续。 （3） 承办人员借用文件材料时，应积极提供，做好服务工作，27、并办理临时借用文件材料登记手续。第三章 归档范围 第1条 重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第2条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第3条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第4条 本公司的请示与上级机关的批复。第5条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。第6条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第7条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第8条 本公司人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。第9条 本公司职工劳动、工资、28、福利方面的文件材料。 第10条 本公司的历史沿革，大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第四章 平时归卷第1条 各部门都要建立健全的归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。第2条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。第3条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。第4条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条目，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明29、。第五章 立卷（案卷质量要求）第1条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由办公室配合，办公室秘书负责归卷、编目。 第2条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形式规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第3条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第4条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多处文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；保密文电单独立卷，少数普通文电如果与保密文电有密切联系，也可随同保密文电立卷。第5条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复30、文年卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。第6条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应 依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第7条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在 有文字的每页材料正面的右上角面的左上角打印页号。第8条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，其写的字迹要工整，卷内目录放在31、卷首。第9条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。 第10条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第11条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱表，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第12条 案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第13条 本制度呈总经理批准后颁布实施，修改时亦同。七、32、会议管理制度第一章 会议前准备工作第1条 召开会议前一天，先由办公室向各部门下发会议通知（通知中写明会议召开的具体时间、会议召开地点、会议主持、会议主题、参加人员）；第条 会议前一刻钟，由办公室文员将会议中需要的资料等准备妥当，将会场布置好。第二章 会议纪律第条 会议不得无故缺席，因要事不能参加需提前一小时向上级领导请假，并说明请假原因；第2条 会议期间应避免随意走动，并对手机、呼机做消音处理；第3条 如因特殊原因需要在会议中离开会场，应向会议主持人请假并得到允许；第4条 明确会议目的、会议长短；第5条 开会人员要作好会议记录。第三章 会议形式公司会议分为董事会会议、全体员工会议、总经理办公会33、议、部门会议、临时会议等。第四章 会议纪录公司会议要有专人记录，形成决定和决议的会议要有会议纪要，并在办公室有存档。八、车辆管理规定为加强公司车辆的保管及有效使用，特制定本规定。第1条 本规定所指车辆系指公司的轿、客、货车辆。第2条 本公司车辆由办公室统一负责管理、调度和安排使用。第3条 车辆应由专职司机驾驶，需由他人驾驶时，应善尽驾驶人责任。司机要严格遵守交通规则，若有违规罚款或因违规引起车辆损失，由驾驶员负担。第4条 司机要认真做好车辆的保养工作，保持车内外干净、整洁，司机应每周对车辆实施定期检查及保养，并建立车辆维护保养档案，以维持机件寿命，确保行车安全。第5条 车辆的有关证件及保险资料34、统一由办公室保管，并负责一切规费的缴纳及维修。第6条 严格执行用车申请制度，各部门需要使用车辆时，应事先填妥“派车单“（见附表）一式二联，经部门经理核准后交办公室调派。无“派车单”者，司机不得出车，特殊情况事后应详细报告。无“派车单”擅自出车，应予惩处。第7条 司机根据“派车单”的资料于每日填报“行车日报表”呈主管审核并核对实际里程。第8条 假日或上班时间以外车辆的使用应呈请办公室核准后才准调派。第 9条 经呈请的非公用派车，应负担使用里程0.3元/公里的油资，由申请人于派车翌日连同行车执照、车钥匙一并缴交办公室，否则停止其以后的使用权。第10条 严格控制下班后用车，下班后一律把车停在公司指定35、位置，并将车门、窗锁妥，不准开私车，下班前车钥匙交到办公室。第11条 汽车的维修、保养，将根据其性能和要求核实发生。第12条 本办法属于管理规章，经办公室研拟，呈请总经理核批后公告实施；修改、废止时亦同。第13条 本办法自颁布之日起公告实施。九、驾驶员管理办法第1条 凡隶属本公司之驾驶员，悉依照本办法所规范的内容管理。第2条 本公司驾驶员统筹由办公室负责，依本办法及当地相关规定管理。第3条 具体内容：(1) 根据公司派车安排按时出车，若因突发事由不能准时出车者应在知道状况后第一时间通知办公室，若因突发事由不能准时到达指定地点，应第一时间通知乘车人。(2) 驾驶员有责任保证车辆行驶安全，且做好车36、辆保养工作及车辆内外的整洁。(3) 驾驶员出车全程应保持通讯的畅通，若未出车时，手机须在7：3022：00保持开机状态（若有宅电，在家时可关闭手机），若手机充值金额不够，请及时充值以免影响工作。(4) 在工作时，注意言行举止，不应介入客人与其他部门的业务工作，不可发生有损公司形象的行为及言谈。(5) 在等车休息时间，应认真做好出车记录，便与统计各部门之交通费，结算成本。(6) 交通罚款一律不予报销。第4条 奖惩办法：1、 有下列行为者在绩效考核中予以加分（1-10）（1）安全行车，全年无事故-加5分（2）遵守交通规则，全年无罚款-加3分（3）当年维修费用与上年持平或降低（010%）-加2分（437、）当年维修费用低于上年10%-加3分（5）当年维修费用低于上年25%-加5分2、有下列行为者在绩效考核中予以减分（1-10分）（1）因驾驶员行为造成行车事故-减10分，并按规章制度予以处理。（2）非驾驶员行为主要原因造成行车事故-减5分（3）当年维修费用高于上年25%（含）50%-减2分（4）当年维修费用高于上年50%（含）-减3分（5）有损公司形象-减5分第5条 制度修废：本办法属于管理规章，经办公室研拟，呈请总经理核批后公告实施。修改、废止时亦同。第6条 本办法自颁布之日起公告实施。十、印信管理制度第1条 印信的种类。（1）印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。（2）38、职章：刻有公司董事长或总经理职衔的印章。（3）职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。第2条 印信的使用规定。（1）对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融及其他业务单位等机构的行文，盖公章。 （2）以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章核决等由总经理署名，盖公章。第3条 印信的监印。（1）公司公章及特定业务专用章由办公室统一管理。（2）法人职衔签字章及总经理职衔签字章由总经理核定专人管理。（3）财务章由财务部负责管理。第4条 印信盖用。（1）文件需用印时，应先填写“用印申请表”，经总经理核准后，交监印人用印。（2）监印人除于文件、文稿上39、用印外，并应于“用印申请表”上加盖使用的印信存档。第5条 各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情况，由监印人全权负责。第6条 监印人对未经批示文件，不得擅自用印，违者将受处分。第7条 印信遗失时除立即向上级备案外，并应依法公告作废。第8条 本办法经呈总经理核准后施行，修改时亦同。十一、办公用品的管理规定第1条 公司固定资产、低值易耗品、办公用品、礼品等物品的购进由办公室负责。其它部门未经总经理批准不得私自购置。第2条 固定资产的管理（1） 固定资产是指使用期在一年以上，单位价格在2000元以上，使用期较长的耐用品；（2） 固定资产的购置须经公司总经理批准，由办公室办理购置手续；（3） 固定40、资产的使用部门应填写“使用登记卡”。（4） 固定资产领用后，应妥善保管。如遇损坏应照价赔偿。第3条 办公用品的管理（1） 各部门每月末向办公室报办公用品使用计划，注明所需物品规格、数量、用途。（2） 办公用品的购进要保证既不断货又不积压。第4条 礼品的管理（1） 购买礼品一律由办公室办理，每次礼品的购买都要经总经理批准方可购进。（2） 购买礼品的经办人要把住质量关，如发现货样不符时，要拒付货款并及时与卖方协商妥善解决。（3） 领取礼品必须进行登记，由总经理签字后方可领取。第5条 本规定呈总经理批准后颁布实施，修改时亦同。十二、员工着装及礼仪要求第一章 员工的着装要求第1条 职员必须仪表端庄、整41、洁。具体要求是：（1） 头发：员工头发要经常清洗，保持清洁。男性员工头发不宜太长。（2） 指甲：指甲不能太长，应经常注意修剪。女性员工涂指甲油应尽量用淡色。（3） 胡须：胡须不能太长，应经常修剪。（4） 口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。（5） 女性员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹。第2条 工作场所的服装应清洁、方便，不追求修饰。具体要求是：（1） 衬衫：干净整洁。（2） 领带：外出前或要在众人面前出现时，应配戴领带，并注意与西装、衬衫颜色相配。（3） 鞋子应保持清洁。（4） 女性员工要保持服装淡雅得体，不得过分华丽。（5） 员工工作时不宜穿大衣或过分雍肿的服装。第3条 42、员工在公司内应保持优雅的姿势和动作，具体要求是：（1） 站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微向下，使人看清你的面孔。两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间。会见客户、出席仪式站立场合、在长辈或上级面前，不得把手交叉抱在胸前。（2） 坐姿：坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。要移动椅子时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐。（3） 公司内与同事相遇应点头行礼表示致意。（4） 握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。握手时脊背要挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢。同性间应先向地位低或年纪轻的伸手，异性间应先向男方伸手。（543、） 出入房间的礼貌：进入房间时应先轻轻敲门，听到应答后再进入。进入后，回手关门，不能大力、粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看住机会。而且要说：对不起，打断您们的谈话。（6） 递交物件时，如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去；如是钢笔，要把笔尖向着自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。（7） 走通道、走廊时要放轻脚步。无论在自己的公司，还是在访问的单位，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。第二章 员工着装管理规定第4条 为树立和保持公司良好的44、社会形象，进一步规范管理，公司员工应按本规定的要求着装。第5条 员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方、整洁。第6条 每周一至周四，男职员的着装要求：（1） 夏天穿衬衣、系领带；穿衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；（2） 除夏天以外的季节，男职员要求穿深色（指黑色、藏蓝色）西装，系领带。不准穿皮鞋以外的其他鞋类。第7条 每周一至周四，女职员上班要求穿正装，颜色不限，但应以美观大方为准。第8条 每逢周末（周五），职员可以穿休闲服装，但不得穿着牛仔服、运动服；女职员不得穿着超短裙、低胸衫或其他有损形象的奇装异服。第9条 如有重要业务洽谈时，男、女职员应一律穿着深色西装。第10条 员45、工上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳，并一般不准留胡须；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。第11条 员工违反本规定的，除通报批评外，每次罚款50元；一个月连续三次违反规定的，扣发当月绩效工资。十三、保密制度第一章 总 则第1条 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。第2条 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。第3条 公司全体员工都有保守公司秘密的义务。第4条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。第5条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。第二章 保密范围和密级确46、定第6条 公司秘密包括本制度第二章规定的下列秘密事项：（1） 公司重大决策中的秘密事项；（2） 公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；（3） 公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；（4） 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；（5） 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；（6） 公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料；（7） 公司内部制订的各类建设、生产计划及内部概预算；公司各类工程建设及生产经营动态状况及各类工程技术、生产技术资料、客户信息。（8） 公司对第三方负有保密义务和责任的所有保密文件和资料。（9） 其他经公司确定47、应当保密的事项。第7条 一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第8条 公司的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。（1） 绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受特别严重的损害；（2） 机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；（3） 秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。第9条 公司秘级确定的标准：（1） 在公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；（2） 公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；（3） 公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、淌未进入市场或尚未公开的48、各类信息为秘密级。第10条 属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。第三章 保密措施第11条 属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由公司派专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由办公室负责保密。第12条 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：（1） 非经总经理批准，不得复制和摘抄；（2） 收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；（3） 在设备完善的保险装置中保存。第13条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准49、。第14条 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：（1） 选择具备保密条件的会议场所；（2） 根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；（3） 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；（4） 确定会议内容是否传达及传达范围。第15条 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。第16条 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理并通知办公室；办公室接到报告，应立即作出处理。第四章 责任与处罚第17条 出现下列情况之一者，给予警告，并扣发当月绩50、效工资：（1） 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；（2） 违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条中的规定的秘密内容的；（3） 已泄露公司秘密但采取补救措施的。第18条 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：（1） 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；（2） 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；（3） 利用职权强制他人违反保密规定的。第19条 凡因泄密造成严重后果的，追究其法律责任。第20条 与此制度同时执行的附件有秘级审批表。本制度呈总经理批准后，由办公室监督执行，修改亦同。十四、行政采购制度1、为进一步规范采购行为和合51、同管理，根据公司章程制定本制度。2、本制度适用范围为公司内发生的行政办公类物资采购项目的商务合同签约。3、采购类别：31：车辆类：办公车辆、保养、清洗、维修、保险、年审年检、汽油及车内必需的饰物。32：办公设备类：公司内办公家具，计算机（含系统软件、各类工具软件）打印机（含耗材）、复印机、传真机、电话机（含手机），摄像机、照相机（含耗材）及公司办公自动化、系统配置，公司网页的设计、制作，系统升级、设备维护等。33：杂志、书籍、报纸、音像制品类：各类法律法规文献、财务、统计、工程、销售、金融、证券、房地产等有关书籍，杂志等。34接待、礼品类：公司各类对外接待、会议安排，酒店、宴会预定，礼品的采购52、及配置等。35：日常用品类：名片、制服、识别标志、茶叶、清洁卫生用品、职工中餐、室内花卉等。36办公用品类：各类纸张、记事本、计算器、各种书写用笔，文件夹、档案袋、信纸、信封及公文包、印刷用品等。4、采购原则： 41：争取公司的最佳利益。 42：选择具有供货实力的供货商和制造厂家，或厂家指定代理商，确保产品质量，降低采购成本和公司承担的风险。 43：在同等条件下，采购市场选择的顺序为中国、香港、国外。 44：一般不接受先付款后实施或托收承付方式，不接受比例较高的预付款，以降低公司采购风险。 45：在与供货商讨论采购项目或签约的过程中，使用部门和项目有关人员必须严守公司商业机密。 46：如遇有公53、司利益冲突，主动回避，及时申报，保持廉洁、公正。 47：在与供货商讨论采购项目或签约的过程中，及时保留采购项目的原始记录，采购过程完成后，所有的有关合同、资料及时归档。5、操作流程： 51：采购计划的提交：本制度第三条第31、32、33和34款的项目采购过程中，由使用部门根据工作需要提前20天以书面计划形式交公司办公室汇总，由办公室根据需要编制采购计划后，提交总经理办公会讨论，经总经理办公会或公司领导批准后方可实施。52：项目签约：总经理或经公司领导批准的采购项目，供货商的选择和采购项目的谈判、签约，原则上以办公室为主，其它部门可根据实际工作需要推荐供货商，未经特别授权不得随意干预。53：验收54、领用：所采购的物品到位后，由使用部门对物品实施验收过程并签署验收单后，由使用部门办理领用手续并做好登记后，由办公室依据合同办理价款的支付手续。54：价款的支付：根据采购物品使用部门的验收凭证和供货商的产品销售发票及产品质量售后服务的有关文件，依据采购合同，经公司领导批准后由办公室交财务部办理支付手续。55：财产的登记与领用：各部门所购物品属于固定资产部分或财务有明确规定必须登记的，须办理登记领用手续（财产入库单和领用单），使用部门申请人在办理登记手续后，有关资料交办公室及财务存档；一般低质易耗品采购后，不必办理登记手续，但需列入办公室日常消耗品统计之列。6、合同的管理 行政采购合同的管理，在整个采购流程完毕后，将所有文件、资料、正本由办公室归档保存，文件的副本（复印件）由财务部和使用部门各保存一套，以备查阅。7、本制度由总经理批准后方可实施。8、本制度解释权属公司办公室。9、附件：1、采购操作流程图2、工程/服务/采购立项、预算申请表3、请购单4、采购任务单5、签订合同/订单推荐书