1、国外原设备制造厂采购流程、长期供货协议制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: .1 采购特点1、 物资采购的特点l 物资来源广泛，以国外进口为主。主要设备成套进口，主设备的供应商分布在欧洲，近千家各类大小的设备制造厂遍及全球各地；l 物资质量和记录文件要求严格。许多设备、备件和材料质量与安全相关，安全法规对其质量控制和相应记录文件有明确要求，不能随便替代原设计物项；l 物资采购进度与企业经济效益相关。企业两台机组满负荷运行电功率达2x984MW，若因关键物资采购延误引起停机或延长大修时间，将引起巨大的经济损失。2、 技2、术与服务采购的特点l 技术与服务采购范围广泛，从设备改造、技术支持、大修及日常维护到企业后勤服务，大部分采取外部采购方式完成；l 对提供生产运行和维修相关的服务供应商有较高的资格要求，不易更换；l 为了保障生产运行和维修工期，服务采购还要求较强的时效性或响应速度。.2购管理目标1、 确保生产物资和服务的及时、准确采购，不因采购工作延误而影响企业的正常运行和维修；2、 不断提高采购系统的规范性和科学性，防范和消除人因采购失误，保证采购过程的高效和廉洁；3、 不断改善和巩固采购渠道，把握市场行情，支出合理的采购费用，控制采购成本。采购管理原则为了实现上述采购管理的目标，经过不断时间实践和完善，形成3、了如下的采购管理原则：1、 遵守法规所有采购活动不惜严格遵守国家有关法律法规，如中华人民共和国合同法，中华人民共和国招标投标法，中华人民共和国海关法，以及公司有关管理规定和质量保证要求，如公司政策手册、各级管理权限的规定、公司合同与采购手册及公司质量保证大纲等。2、 决策透明针对采购主要环节，建立公开透明的决策管理制度，把隐蔽的权力公开化，集中的权力分散开；重大采购项目由公司招评标小组集体研究，逐级审批。3、 分工负责分工负责制度对采购进行有效的监督和制约，申请、归口、预算、财务、商务、审计等部门明确各自的责任和分工范围，密切合作，整个采购过程不得由一个部门单独完成。4、 制度明确建立了一整套4、合理、可操作的采购管理程序，从各级领导到普通采购工程师都按采购工作程序办事，谁都没有特权，也不能相互越权，通过完善的制度来规范采购进程。5、 记录完整整个采购过程有据可查，从采购开始阶段的申请单到结束阶段的物资验收单或完工报告，整个过程都由电脑系统进行跟踪，并有完整的书面记录，便于永久保存。4.2物资采购过程物资采购是一门涉及管理、贸易、法律、保险、制造、材料、工程技术、计划控制和物流等多项专业的管理科学。企业的物资采购管理不仅与企业效益密切相关，而且对保证企业的安全稳定运行和维修具有重要的意义。根据企业的规模、从事的行业领域、所处的地域和社会环境的特殊性，公司制定了以满足安全生产为第一目标的5、采购工作流程，本节将依据采购流程的顺序介绍物资采购各个重要环节的特点、工作要求和管理方法。物资分类企业采购物资品种繁多，范围广泛。从企业运行、维修所需各类备品备件、消耗品、工具到后勤运输车辆、劳保卫生用品和办公工具等，年采购物资种类达上万种。这些物品的市场定位差异很大，必须根据其分类，采取不同的采购策略。依据物资采购渠道不同，可划分为国内采购物资和国外采购物资。国内采购物资是指采购订单以人民币结算，物品原产地一般是在国内；国外采购物资是指采购订单以外汇结算，物品原产地在国外。根据物资的特性，通常友将其分为如下三类：1消耗品此类物资多数是原材料和半成品，例如，反应堆和一回路内使用的高纯度硼酸，辅6、助系统中使用的盐酸、液体碱、氨水及各种工业气体等。消耗品必须有稳定供应的货源，其采购一般采用签订长期供货协议的方式，以便保证供应的及时性和可靠性。2、备品备件备品备件是指企业在日常运行和维修中需要定期更换、检修的零部件，多数品种使用频率不高，使用数量不大，货源单一。因此，采购和储备一定数量的合格备品备件对于企业的运行、维修是至关重要的。企业备品备件可以细分为：l 常耗备件 大部分是标准件和易损件，如各种密封件、轴承、紧固件、小型阀门、保险丝、信号灯泡、继电器、各种小型开关、探头、测量和显示仪表、各种电子元器件等。l 事故备件 在企业出现事故或维修时需要更换的零部件，一般是中小型设备及其主要配件7、，如叶轮、轴、大型阀门阀芯、阀杆、中小型电动机、供电开关、蓄电池、插件板、仪表的变送器、处理器等。l 战略备件 一般指对企业的安全和可用率有重大影响的大型设备，使用概率很小，如主变送器、辅助变压器、柴油发电机组、主泵叶轮及密封、凝结水泵电动机、主泵电动机等。这类备件价格昂贵，制造周期很长，一旦现场需要而不能及时供应将极大地影响企业的正常运行。3、工具不仅指常用的扳手、套筒、千斤顶、卡尺等通用维修工具，而且还包括各种专用的工具盒测量仪器设备等。虽然企业使用的各类工具达上千个品种，但大多数属于标准产品，常常有多个品牌可供选择。采购流程图4.2-1概况了物资采购的整个实施过程，该过程涉及用户、采购、8、预算、财务、审计和验收等多个部门。国内采购和国外采购流程上有所不同，后者还需经过国际运输、报送和付汇等环节。采购申请单登记、分发选择供应商采购负责人准备采购方案澄 清询价或招标谈 判图4.2-1物资采购流程内部审批报价分析或评标订单关闭订单签发支 付订单回执差异处理到货验收国际运输、进口/报关订单催交订单跟踪订单跟踪、接货到货验收差异处理支 付国内物资国外物资4.3物资采购渠道针对企业采购物资品种的多样性，必须建立广泛的采购渠道，保证及时、可靠地采购到企业所需的合格物品。4. 3.1物资采购渠道分类参照国内外企业采购经验并结合企业的实际情况，企业生产运行以来在采购过程中逐步建立起来并能有效运作9、的物资采购渠道大致分为8类，根据采购物品数量、金额、质量要求、供货周期、供货商资格等情况，采用不同的供货渠道。按照采购渠道使用频率从高到低顺序列出表4.3-1，并解析其中两种主要采购渠道国外原设备制造厂采购渠道和长期供货协议采购渠道。表4.3-1 主要采购渠道分类序号采购渠道主要供货范围特点1国外原设备制造厂原设备所需备品备件供货质量可靠，技术澄清效率高，价格合理，交货比较准时2长期供货协议一年内须多次重复采购的消耗品供货质量良好，价格优惠，交货准时3原系统设计供应商原系统所需备品备件供货质量有保障，价格一般偏高，有时交货延误4国内原设备制造厂原设备所需备品备件供货质量可靠，技术澄清效率高，价10、格合理，交货比较准时5国外零星采购代理协议主要是欧洲制造零星小额的采购物品，该物品原制造厂不愿报价或无原制造厂详细信息技术澄清效率较低，必须严格核对订单技术规范，以避免供货出现差异。价格一般合理，交货准时6国内代理商国内经销商原制造厂一般不直销而通过区域或行业代理制度销售的物品供货质量可靠，技术澄清效率高，交货准时，但价格可能偏高7国外制造厂设立在中国的办事处当涉及售后技术服务或原制造厂内部销售政策规定，国外制造厂将采购物品转由其中国办事处报价供货质量基本可靠，但技术澄清效率低，价格偏高甚至离谱，交货期可能延误8国内市场采购（不包括香港）总价低于一定金额且国内市场可以采购到的物品供货质量和价格11、的不确定性较大，需从技术和商务上严格把关，通常是看样品后再采购国外原设备制造厂采购国外原设备制造厂采购是指由采购工程师直接向国外设备制造厂询价、洽谈、签订采购订单，而不经过其他任何中间环节的采购方式。.1应用范围从质量等级最高的备件到常规的各类进口物品，从原厂采购是企业最主要的采购渠道。涉及国外制造厂数百家，多数厂家是几年才有一次采购交易。当物品采购金额不大，几年才采购一次时，一般通过国外采购代理进行采购。但是，当物品采购金额较大，采购频率高时，一般都采取从原制造厂采购的方式更为经济。.2采购流程从国外原制造厂采购流程见图4.3-1.收集原制造厂信息收集原制造厂信息收集原制造厂信息收集原制造厂12、信息收集原制造厂信息收集原制造厂信息收集原制造厂信息收集原制造厂信息图4.3-1 国外原制造厂采购流程其中关键的步骤有：1、原制造厂信息这是从国外原制造厂采购的首要信息，没有制造厂的名称和地址，就不知向谁采购东西。据国外某大型核电站投入运行8年以来的订单统计，所涉及的国外原制造厂有数百家，其中每年都向其签发采购订单的原制造厂大约有30余家，通过多年的采购实践经验积累，采购科收集、整理了核电站大部分国外原制造厂的名称、联络方式、地址、联络人、主要产品等详细信息，并随时更新。原制造厂信息收集的途径大致如下；l 从设备零件相关设计图纸和运行维修手册中查找；l 从现场实物的铭牌或标签上查找；l 从KO13、MPASS、EURPAGE等有关全球制造商指南上查找；l 从国际互联网上收集；l 从其他渠道采购的物品及相关资料中收集。2、直接 询价和澄清收集到原制造厂有关信息后，采购工程师就可直接进行询价和技术、商务澄清。此过程应注意：l 及时跟踪询价函，避免由于采购物品金额较小而未引起对方重视，耽误报价；l 注意原制造厂可能不能识别企业主供应商的系统编码、图纸编码等设计信息，经过澄清后，应及时保存原制造厂的物项识别信息；l 运用“有限压价原则”,不必过分讨价还价，延误采购时间。3、 直接跟踪订单执行状态为了更好地控制采购周期和采购质量，订单签发后采购 工程师需要对其执行情况进行密切跟踪，包括制造现场的Q14、A/QC监督和最终出厂验收等。4、 建立固定的联系渠道除把原厂有关联系信息保存在电脑系统并随时更新外，处于卖方市场的备品备件采购来说，采取相对固定的采购工程师与原制造厂联系，鼓励他们积极主动、平等互利地与原制造厂保持长期友好的合作关系，有利于保证国外原设备制造厂采购渠道畅通，搞笑完成采购任务。.3原制造厂采购的优点进口物资通过外贸公司或多重中间商采购的现象在国内仍较普通，尤其是一些需要进口设备、又没有进出口经营权的企业。尽管采用委托代理形式可以省去寻找货源、寻找供应商、报关和运输等种种麻烦，但通过任何一级代理商采购，都可能使采购成本上升10%30%左右。若遇到缺乏商业道德的贸易公司，不仅使采购15、成本增加，采购质量也不能保证。某些企业因享有国家给予的自营进出口权，每年大量的物资都由其自行采购和进口，一般都不通过贸易公司代理。这不但节省了采购费用，更主要是保证了采购渠道的安全可靠，采购质量符合安全要求。从国外原制造厂直接采购的优点如下：l 货源可靠，产品质量有保障；l 价格合理，采购成本低；l 沟通直接，技术澄清效率高；l 供货及时，差异处理快捷；l 直接和制造厂对话，售后服务有保障；l 信息及时，了解产品更新换代发展趋势；l 双方可以建立伙伴合作关系；l 采购过程高效、廉洁。.4面临问题和采取的策略原制造厂采购作为企业国外物资采购的主要渠道取得了较好的成果，为降低采购成本和保障及时供应16、合格的物品起到了重要的作用。但在实践中，也发现存在如下主要问题：l 由于备件用量不大，但又必须保持一定库存，因而许多订单订购数量少、金额小。而且大部分物品是几年才问原制造厂订一次货，对方往往反应冷淡，报价迟缓。l 原制造厂转产生产其他产品或被兼并，甚至已经倒闭，甚至系统供应商已经将原制造厂的物品进行过某些改造。l 越来越多的原制造厂在国内设立办事处或代理商，这些中商常常不能提高采购效率及技术服务，却大幅提高报价。l 针对上述问题，目前正采取如下策略：l 通过访问供应商和欢迎对方来访，努力和原制造厂建立长期合作关系。对于小金额采购，不断寻找信誉较好的定点采购单位，通过长期供货协议的形式委托采购。17、l 不完全依赖原制造厂，不断开拓新的供货渠道，并与技术部门合作加快 国产化进程。l 当对物品的可替换性有疑问时，通过系统供货商采购可以获得更好的质量保障。l 通过国外采购渠道与原制造厂直接订货或核实国内代理商报价的合理性。长期供货协议长期供货协议（又称定点采购）是指买卖双方为指定物品或某类物资的采购而签订的有效期限通常超过一年的采购协议。随着企业稳定运行，采购物资的种类、数量也日趋稳定和可控，长期供货协议在企业物资采购中应用范围逐步扩大，定点采购的优势逐渐得到越来越多的认同。通过长期供货协议采购的物资绝大多数是企业必不可少的生产、办公用消耗品，目前，很多企业已与供应商签订长期供货协议。供货范围18、涉及原制造厂的零星备件采购、英国原制造厂的零星备件采购、各类酸碱、各类工业用气体、润滑油、计量器具检定维修、办公文具、劳保用品和复印纸等。1、 长期供货协议分类物资采购长期供货协议大致分为以下三类：l 采购项目和价格固定的长期供货协议，例如液氮、氢气、联氨和氨水的采购；l 采购项目和价格部分固定，其他部分明确供货范围及采购代理费用的长期供货协议，例如五金、化工产品采购和工业用劳保用品采购；l 采购项目部固定，仅明确采购代理费用的长期供货协议。2、 长期供货协议签订流程l 供应部门与立项申请部门协商，整理、提出潜在定点供应商名单；l 供应部门牵头成立由立项申请部门、预算控制部门、财务部、审计部组19、成的招标小组；针对不同类型的长期供货协议及采购物品在市场的定位，采取竞争性招投标方式或联合会审的方式确定长期供货协议的定点供应商；l 根据预计的年采购总金额，获得公司相应一级授权人批准后签订长期供货协议。3、 长期供货协议的优点l 基于买卖双方建立的长期合作关系，供应商可以按买方的要求不断改进服务，保证供货质量，提高供货效率；尤其在现场出现紧急情况时，实践证明定点供应商都能为企业提高高效、优质的服务；l 利用“声誉”机制，通过定期评估供应商资格，使供应商自觉地维持合理的市场价格、保证供货质量，并遵守且有有关廉政规定；l 方便公司的各个部门，包括预算、财务、审计等对主要供货商进行在线或离线的监控20、，以保证采购过程公开、公正和廉洁；l 当供货周期和货源相对稳定后，可以大幅降低库存，甚至实行“零库存”。目前各种工业气体、化学危险品及办公文具等都已基本实现零库存；l 一般不需要通过三家比价，提高了采购工作效率。当现场对物品有紧急需求时，只需电话通知供应商送货即可；l 长期供货协议是一份“开口”合同，买方可以根据市场情况决定是否每次都向卖方要货或发出采购订单。若发现供应商有重大缺陷，可以随时中止协议。4、 长期供货协议的日常管理与供应商签订长期供货协议后，双方是一种长期合作的关系，因此并不是每次采购都要比价或核实价格。然而，市场每天都在发生变化，物品的市场价格经常都处在波动之中。为了在确保采购21、物品质量的前提下，得到合理的市场价格及采购过程的公正廉洁，对于协议的日常管理应关注如下事项：l 协议签订前严格审查供应商资格，即使其属于第三类供应商，也须进行源地评审；l 制定明确的制度，定期调查、比较长期供货商的价格与市场价格的差异，例如：每季度作一次价格核实，每半年进行一次联合会审；l 根据市场情况，引入竞争机制，通过招标淘汰表现不好的定点供应商；l 对于国外备件代理采购，定期核实原制造厂价格，发现问题及时和定点代理商务交涉；l 加强买卖双方沟通和协调，定期与定点供应商召开协调会议，宣讲企业有关廉政建设规章制度，并讨论合作中存在的问题及解决办法，充分发挥定点此采购的优势。从最近几年的采购实践来看，每年都在引入新的长期供货协议供应商，淘汰个别表现不好的定点单位。除了备品备件等卖方市场物资采购外，多数竞争性物资定点采购的价格逐年下降，服务质量不断提高，定点采购单位都能够严格遵守企业的廉政规定。可以预见，长期供货协议的采购方式将在企业得到更加广泛的应用，发挥出更大优势。