1、生物科技公司营销中心工作流程及文书档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录第一章 营销管理中心及分公司人员结构03第2章 营销管理中心工作流程及管理制度03第1节 营销管理中心表格上报管理规定及规范05第2节 收发文管理规定及规范08第3节 营销管理中心文书档案管理办法08第4节 试用装发放管理办法10第5节 特殊用途产品发放管理办法10第6节 要（发）货申请流程/规定（适用于代理市场）.11第7节 要（发）货申请流程/规定（适用于自营市场）.12第8节 分公司经营费用申请流程及规定14第9节 分公司广告2、宣传费用申请流程及规定14第3章 分公司档案资料的上报管理规定16第1章 营销管理中心及分公司人员结构一、营销管理中心人员编制共计 5人；（一）中心主任人（二）内勤1人（三）计调1人（四）交流1人（兼）（五）商务1人（兼）二、分公司人员编制管理人员固定编制7人，业务人员人数编制应市场所需待定，促销人员的编制根据专柜的数量和销售淡旺季而定，促销人员上岗前签订促销员聘用合同，公司其他人员的招聘，除上报营销中心批准的人员外均为临时人员聘用，临时人员上岗前签订临时聘用人员合同。公司招聘人员细则，遵照营销中心人力资源部相关文件要求。（1） 公司经理1人；（2） 分公司副经理1人；（3） 会计1人；（4）3、 出纳兼任库管1人；（5） 业务主管1人；（6） 专业咨询老师1人；（7） 前台文员兼任内勤1人；（8） 业务员若干人； （9） 专柜促销员（待定）人/专柜；（机动编制）（10） 临时性员工若干人；（不（11） 计入固定编制）第二章 营销管理中心工作流程及管理制度（见下页）上海xx生物科技有限公司营销管理中心工作流程图第一节 营销管理中心表格上报管理规定及规范为了更好地规范各分公司系统表格上报情况，特制定以下规定：一、系统表格的填写规定（1） 计划性表格：需要分公司经理于每月25日制定好如实填具在各项表格上，（2） 且具体执行。（3） 汇总性表格：需由营销管理中心在各项工作完成后，（4） 对数4、据进行分类汇总，（5） 如实填写在各项表格上。（6） 汇报性表格：由各分公司经理或营销管理中心主任结合上月实际工作重点及员工表现情况，（7） 客观实际地给予评定，（8） 并如实填写。（9） 通知性表格：在终端用户或客户有异动后如实填写各项内容并于24小时内回传营销管理中心。（10） 申请性表格：在发生要申请事项时及时打申请，（11） 坚决杜绝先斩后凑现象。二、系统表格上报方式的规定（1） 根据各类表格所报资料的数量，（2） 制定以下三种上报方式：传真、邮寄和E-mail（具体方式见后营销管理中心作业表格汇总表），（3） 要求：1、 所传资料必须附发文确认单，2、 并索回签收回单，3、 否则出现5、问题营销管理中心不4、 负责任。5、 所邮寄报表必须分类整理，6、 且附上资料清单。7、 邮寄当日必须电话通知营销管理中心，8、 以便查收。9、 E-mail文件必须在发完邮件后落实是否收到，10、 否则出现问题营销管理中心不11、 负责任。（4） 系统表格上报时间的规定1、 各项表格必须严格按照所规定时间上报，2、 特殊情况需与总部及时沟通。迟报或未报，3、 将按具体情况处理。（具体时间详见后营销管理中心作业表格汇总表）。三、以上规定请各分公司能予以配合遵照执行，方能使系统化管理能真正落到实处，发挥其重要作用。上海xx生物科技有限公司营销管理中心作业表格汇总 序号 类别 表格名称 表格使用部6、门 上报部门 上报内容 上报日期 受理部门 建档部门 方式 1 日例行 日销量汇报 分公司 销管中心 当日销量及销额数 次日10：00前 营销管理中心 销管中心 电话报数 2 周 例 行 业务周清表 分公司 销管中心 1、周销量统计报数 2、已完成/未完成/需支持工作项 周一10：00前 营销管理中心 销管中心 传真 3 财务周报表 分公司 财务中心 周各项款额的发生记录 周一10：00前 财务中心 财务中心 传真 4 终端消费者数据库 分公司 销管中心 每周消费者情况更改详细内容 周一10：00前 营销管理中心 分公司/销管中心 e-mail 5 月 例 行 月工作总结 分公司 销管中心 17、已完成/未完成工作项总结 2、存在问题及需支持工作项 25日/月12：00前 销管中心/总经理 分公司/销管中心 传真 6 月工作计划/必须附具体时间进度 分公司 销管中心 一月内重点工作计划及实施进度 25日/月12：00前 销管中心/总经理 分公司/销管中心 传真 7 月度费用预算提报表 分公司/销管中心 销管中心/总经办 1、分公司各类费用预算统计 2、部门内日常开支及特殊费用 25日/月12：00前 销管中心/总经理 财务中心/销管中心 传真 8 月度订货单 分公司 销管中心 分公司次月订货量 25日/月12：00前 销管中心/总经理 销管中心 传真 9 全国订货单汇总表 销管中心 8、总经理 各分公司次月订货量汇总/报北京用 28日/月12：00前 总经理/北京 销管中心 传真 10 月度各分公司销量汇总及分析表 销管中心 总经理 各分公司销量汇总排名及图表分析 3日/月12：00前 总经理 销管中心 11 月度各分公司库存汇总及分析表 销管中心 总经理 各分公司库存汇总及图表分析 3日/月12：00前 总经理 销管中心 12 人事月报 人力中心 销管中心/平行 各分公司人员一月内变化详述 3日/月12：00前 销管中心/平行 销管中心/人力中心 平行传递 13 各分公司人员月动态花名册 人力中心 销管中心/平行 各分公司月最新人员花名册 3日/月12：00前 销管中心/平9、行 销管中心/人力中心 平行传递 14 通 用 签呈单 分公司 销管中心 所需批示办理的具体事宜 机动 销管中心/相关部门 销管中心 传真 15 广告报审表 分公司 销管中心 当地所做媒体、制作等报审 排期/机动 销管中心 分公司 传真 16 发货通知单/收货确认单 分公司 销管中心 所有货物/宣传品等两地运输 机动 销管中心 销管中心 传真 注：1、所有工作时间均以表格所列日期为考核标准。 2、该作业内容将随市场开拓进展，将适时变化，界时另行通知！ 3、所有传真件各分公司都必须电脑打印后相关责任人签字再传，否则不予受理。 第2节 收发文管理规定及规范一、传真及电话是各分公司与营销管理中心、营10、销管理中心与各相关单位及部门联系沟通的一个重要途径。二、为了更好地衔接营销管理中心与相关单位及部门和各分公司的各项工作，做到及时准确、不延误，特针对收发文管理做出以下规定：（1） 发文必须设专人管理，（2） 以便落实责任。（3） 任何传真收发文，（4） 必须配合使用收发文确认单。收文人必须在收文后依发文类别不同，（5） 于24小时内给予回复（6） （紧急事务于1小时内回复（7） ），（8） 若实在无法回复，（9） 应及时电话通知相关责任人。发文人在24小时（或1小时）内未收到确认单应及时追踪。（10） 任何传真收发文，（11） 必须做好书面记录，（12） 且需存档，（13） 以备（14） 查找11、。（15） 收文人必须将各类文件依类别不同（16） 及时交给责任人处理，（17） 且需做好传递记录。（18） 传真大量文件时（十页以上），（19） 应先电话通知对方，（20） 相互沟通后方可传真，（21） 以节省传真机费用。（22） 收发文工作简单却繁琐，（23） 必须要以积极、细心、耐心的态度去对待。配套使用收发文确认单、营销管理中心收文索引及营销管理中心发文索引。（24） 各分公司可参照此条例在公司内部做好该项工作。见附表行政类。第3节 营销管理中心文书档案管理办法文书档案管理工作是内勤工作中重要的工作之一，它承载着公司内部重要事项的历史记录，起着承前启后的作用。为建立健全营销管理中心文书12、档案工作，加强文档工作的科学管理，积极服务于市场，做到适时了解掌控一线市场情况，及时记录并保存资料信息，方便公司领导随时查阅知晓一线情况，提供真实有价值的参考资料，营销管理中心特拟定本条例。一、营销管理中心文书档案是市场运用的真实历史记录，是公司的宝贵财富，对工作查考，总结经验等具有重要作用，营销管理中心文书档案由部门内勤统一管理，如需查阅，必须办理相关手续。二、营销管理中心文书档案的归档范围（1） 公司针对本部门的重要指（2） 示、批复（3） 、批转、通报、通知等贯彻执行的指（4） 导性文件。（5） 本部门在工作中形成的指（6） 示、批示、批复（7） 、批转、命令、决议、通报、通知、工作计划13、总结、财务预决算、会议记录、规定、规章制度及重要请示、报告等文件材料，（8） 重要会议全过程形成的文件材料，（9） 各种活动中形成的文件材料，（10） 反映工作中重要活动的简报、录音、录像、照片等，（11） 汇总的各种统计报表和统计资料以及规划、各种合同（12） 、协议书、奖励、处分等文件材料。（13） 本部门召开的各种重要会议文件和参加上级召开和重要会议上的讲话材料等。（14） 本部门具有参考价值的一般性文件和分公司往来业务的重要文（函）件等。（15） 重要事项领导批示办理情况材料。三、本部门在各项工作中形成的全部文书档案，作为一个全宗进行管理。全宗内的案卷要按照时间、组织结构、问题进行分14、类。四、立卷的原则是保持文件的历史联系，区分不同保存价值，使案卷能真实地反映本部门各项工作的历史面貌，便于保管、查找和利用。五、若为几个部门合办的文件，由主办部门立卷；跨年度的文件放在行文最后一年立卷；长远计划、规划放在开始一年立卷；请示和批复，正文和附件合并立卷。六、做好平时文件积累工作（1） 内勤应做好平时文件积累工作，（2） 有收文、发文、借阅登记本；（3） 对收集到的文件按问题、按年度装载，（4） 并标（5） 明目录内容。做到用时拿得出，（6） 归档时材料齐全、配套、完整。七、做好预立卷工作。案卷归档前要做好以下事项：（1） 要简明扼要的拟写案卷标（2） 题，（3） 包括文件制发机关、15、内容、文种三个部分，（4） 标（5） 题要反映案卷的内容。（6） 根据档案保管期限的规定，（7） 注明每一案卷的保管期限永久、长期、短期。（8） 填写卷内目录、备（9） 考表及案卷皮、编号，（10） 装订成卷。八、内勤对档案的收进、移出、销毁、管理、借阅利用等情况要进行登记。九、档案存放地要坚固、安全，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防高温、防潮、通风等项工作。定期检查清点，如发现档案破损、变质时要及时修补复制；按公司规定将部门档案按时移交公司档案室，并做好移交目录，双方签字。十、对保管的档案要积极提供利用，严格执行借阅制度。外部门查阅档案必须经营销管理中心负责人或营销中心主任或总经理批准签字后方16、可到本部门查阅。十一、利用档案的人员应当爱护档案，严禁对档案拆卷、涂改、污损、转借和擅自翻印。对档案的利用情况要进行登记。十二、以上管理办法各分公司在内部亦可参照执行。第4节 试用装发放管理办法1、 为了实施管理好试用装发放事项，2、 特制定本办法。3、 所有试用装发放出去，4、 都要做好出库记录，5、 必须要有经理签批及领用人签收；特殊情况，6、 经理可做授权业务主管签批，7、 但必须备8、 案财务，9、 进行监控。10、 若为内部员工个人领用必须做好签收台帐；若为目标11、 消费者试用，12、 必须有试用人员跟踪表进行跟踪，13、 并详细登记使用情况录入数据库中等。14、 所有签收都需备117、5、 案，16、 作为总公司核查依据。业务部门每周汇总一张新增试用人群登记表传真反馈至总部营销管理中心，17、 做抽查回访。18、 原则上每个目标19、 消费者只有一次试用机会，20、 即只赠送一套试用装。若为特殊情况需各分公司经理酌情给予批准。21、 若为促销月赠送活动等，22、 则以当月市场推广中心活动方案或者当地分公司提前报批并获准的活动方案为依据做调整，23、 活动结束则自动恢复24、 原赠送标25、 准。26、 以上规定请各分公司务必遵照严格执行。第5节 特殊用途产品发放管理办法1、 各分公司（职能中心）在业务开展的时候，2、 很多时候会有各方面渠道疏通的需要，3、 可能会用到产品（18、包括试用装和正品装）作为媒介，4、 就此现象做出相关规定。5、 所有特殊用途产品必须有签呈报批及批复，6、 方可依据出库，7、 否则视为私自出库。8、 审批权限如下（超权限部分需逐级上报，9、 所用报批格式为签呈单）：品名 审批权限 备注 分公司经理 公司总经理助理 试用装 10套 20套 正品装 5 10 会员装 5 10 礼品装 3 5 10、 所有该部分支出的物品，11、 当地分公司必须做好备12、 案记录，13、 随时待查。14、 财务开票专员必须在见到有效的审批手续后方可办理开票出库（否则可以拒开），15、 一票一签呈，16、 若发现无手续私自出库现象，17、 则追究经理及开票发货人19、责任。第六节 要（发）货申请流程/规定（适用于代理市场）为了各代理市场能及时提报月度订单，并有效反馈回代理市场，落实具体货源量，营销管理中心特制定如下文件，以规范订货程序，保证市场货源充足。1、 所有货源的申请必须通过营销管理中心统一调配；不2、 得以个人名3、 义向上级或平级单位私自调货，4、 否则视为违规操作。5、 代理市场申请货源，6、 必须使用营销管理中心统一制发的代理商订货申请单，7、 并于每月25日提交下月度订货单 ，8、 必须有代理市场负责人签字并盖章方视为有效订单，9、 否则不10、 予接收。11、 营销管理中心在每月28日汇总全国代理市场订单，12、 统一提报北京生产基地进行20、生产确认，13、 北京生产基地于30日确认反馈上海销管中心，同14、 时上海将最终确认量反馈回代理市场。15、 代理商在收到订单确认量后5个工作日内将足额订货款打至我公司指16、 定账户，17、 款到后我公司安排北京于15个工作日内发货。18、 北京在发出货物后第一时间将有效发货明细签收单传真至上海营销管理中心，19、 在确认各类市场收货完毕后，20、 上海营销中心做签收回传北京生产基地。21、 营销管理中心在北京发出货物的同22、 时会传真一份发货通知单/收货确认单到要货代理市场，23、 请代理市场相关负责人在收到货24小时内签字回传营销管理中心相关人员。如有异样，24、 必须详细注明，2521、 必要时写情况报告单反馈至营销管理中心备26、 案处理。27、 代理市场都应根据当月市场销售情况尽量准确的提报下月订单，28、 一般在订单确认反馈后不29、 再做调整（特殊情况除外），30、 请代理市场详细分解月度销售计划，31、 做好订单计划。32、 若遇重大业务购买者，33、 当地存货量不34、 足时，35、 或者优惠条件超出正常额定量时，36、 必须及时与营销管理中心取得联系，37、 确定具体交货日期及优惠政策，38、 再做答复，39、 不40、 得随意乱承诺，41、 让我公司信誉扫地。否则将追究相关责任人责任。42、 以上程序文件各类市场财务及物流人员做好相关备43、 档，44、 并22、严格把关。 第七节 要（发）货申请流程/规定（适用于自营市场）为了各分公司及时提报月度订单，并有效反馈回各分公司，落实具体货源量，营销管中心特制定如下文件，以规范订货程序，保证市场货源充足。一、所有货源的申请必须通过营销管理中心统一调配；不得以个人名义向上级或平级单位私自调货，否则视为违规操作。二、分公司申请货源，必须使用营销管理中心统一制发的分公司订货申请单，并于每月25日提交下月度订货单 ，必须要有分公司经理签字并盖章方视为有效订单，否则不予接收。三、分公司在提交下月订单时，必须同时附上当月最新准确的库存报表，以供营销管理中心做好调配工作。四、营销管理中心在每月28日汇总全国订单（附表3）23、，统一提报北京生产基地进行生产确认，北京生产基地于30日确认反馈上海销管中心，同时上海将最终确认量反馈回各分公司。五、北京生产基地于每月10日前直接将本月确认订单数量发货至各分公司指定地点。六、北京在发出货物后第一时间将有效发货明细签收单（附表4）传真至上海营销管理中心，在确认各分公司收货完毕后，上海营销中心做签收回传北京生产基地。七、营销管理中心在北京发出货物的同时会传真一份发货通知单/收货确认单（附表5）到各要货分公司，请各经理及库管员在收到货24小时内签字回传营销管理中心相关人员。如有异样，必须详细注明，必要时写情况报告单反馈至营销管理中心备案处理。27、 分公司都应根据当月市场销售情况24、尽量准确的提报下月订单，28、 一般在订单确认反馈后不29、 再做调整（特殊情况除外），30、 请各分公司详细分解月度销售计划，31、 做好订单计划。32、 若遇重大业务购买者，33、 当地存货量不34、 足时，35、 或者优惠条件超出正常额定量时，36、 必须及时与营销管理中心取得联系，37、 确定具体交货日期及优惠政策，38、 再做答复，39、 不40、 得随意乱承诺，41、 让公司信誉扫地。否则将追究相关责任人责任。42、 以上程序文件各类市场财务及物流人员做好相关备43、 档，44、 并严格把关。 附表物流类上海xx生物科技有限公司发货流程图注：1、各环节负责人应该认真填写营销管理中心25、设计的相关表格，及时以传真方式通知相关各方；2、代理商、分公司、北京密云生产基地、上海xx营销管理中心之间的沟通应以书面为准，特殊情况除外；3、图中“特殊情况反馈”指生产基地库存不足或无法按营销管理中心要求发货，应该及时以电话形式与营销管理中心沟通，不应擅自改动发货计划；4、图中“发货特殊情况反馈”指收到的货品质量、数量上有问题，由营销管理中心协调解决；5、图中虚线指或有事件的处理流程。第8节 分公司经营费用申请流程及规定1、 分公司经营费用是指2、 ：工资、房租、水电费、协作费、购置费、邮寄费、通讯费、办公费、差旅费、运杂费、业务招待费、促销佣金等。3、 分公司在每月25日前，4、 填报下月26、经营费用计划表，5、 传真至营销管理中心，同6、 时附后下个月份公司工作计划。7、 分公司日常经营费用的申请标8、 准参照财务管理中心制度执行。9、 营销管理中心审核后，10、 报子公司总经理批准，11、 通知财务中心按计划拨付款项。12、 营销管理中心审核后，13、 如有调整，14、 报公司总经理批准，15、 将调整后的内容传真至分公司确认后，16、 通知财务管理中心按计划拨付款项。见附表月例行第9节 分公司广告宣传费用申请流程及规定1、 广告宣传用费包括：电视、广播、报纸、户外、终端、各种宣传品的发放和张贴费用，2、 各类促销费用等。3、 分公司在每月25日前，4、 填报下月广告费用计划表27、，5、 传导真至营销管理中心，同6、 时附传下月地区分工作计划。7、 营销管理中心审核后，8、 报公司总经理批准，9、 通知财务管理中心按计划拨付款项。10、 营销管理中心审核后，11、 如有调整，12、 报公司总经理批准，13、 将调整后的内容传真至分公司确认后，14、 通知财务管理中心按计划拨付款项。见附表通用类上海xx生物科技有限公司分公司费用预算申请流程图第三章 分公司档案资料的上报管理规定为了加强对分公司的规范管理，保证分公司资料完整性，保证所辖地区及市场资料的完整性，特制定以下规定：1、 营销管理中心对所有成立的分公司都分别建立档案（档案目录附后）。2、 各分公司负责人到位后，3、 完成房屋租赁、人员招聘、市场及责任人划分、销售指4、 标5、 制订等工作后，6、 必须将以下书面资料传真或寄回营销管理中心：（1） 分公司营业执照复（2） 印件；（3） 分公司房屋租赁合同（4） （5） 分公司组织架构图、分公司人员花名（6） 册及其档案（7） 终端开发目标（8） 设定表（9） 分公司月、季、年市场开拓计划书（10） 分公司市场调研报告