1、生物科技公司开票员岗位职责及工作流程管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 为提高开票员的工作效率，降低出错频率，做好售后服务工作，特指出以下注 意事项及制度：一、岗位职责及工作流程1.开单(1) 、新客户：与业务经理核对好具体开票信息(开票名称、联系人、联系电 话(2个)、QQ、微信，要货明细、发货地区)；(2) 老客户：报单后，如涉及到调换货问题(批号、效期等)，核实好后，一定 先跟公司中请。中请好后，确认是业务带回还是客户物流返回。如果业务带回， 代收款可减去调货钱数(前提：欠条已发送给财务，并跟财务核实)，2、并在金蝶 软件备注屮标明；(3) 业务经理报单吋，要求其提供电子版的，否则不予出货。(详见模板)如开 票员未要求业务经理发送电子版的计划单；(4) 每日业务经理的电子报单计划，必须做到每个业务经理建立一个文件夹， 标注好H期，并做好保存(5) 个老板好几家店的，要在一个药店名称上出单，避免账务入账出现混乱现 象。(6) 出票时，开票员要认真审核，以防出现产品个数未更改的。(7) 岀票时，如果计划里未标明产品的系列及包装的，必须与业务或者客户核对 好包装，再出票。(8) 每口出票，凡是审核过的票据，必须当口票当口打印出來；并且每口票据， 相关售后要做好审核工作。(9) 出票过程中，遵循先进先出原3、则，如遇老批号产品通过申请按折扣出货，必 须提醒客户不调不退，并在摘要上标注，并留好相关证据，以方便日后查询。如 发现没有在金蝶上注明或没有在粉票上体现的，导致客户调货的，相关开票人员 还需承担往返运费。(10) 连锁药店或者是一个老板的要货，出票时要出在一个票头上面，做假票的要 在金蝶里及时改回来。仃1)业务经理报单截止时间为每天下班前半小时，开票员要在下班前把当天所有 的计划单全部出完；出不完自觉加班；下班半小时之后报单的全部计算在第二天;2、价格河北、山西地区的客户岀票时，一定要核对好出货价格（尤其是含税客户 及特殊客户）3、款项（1）开票员因为代收款的问题出现错误的，开票员有责任追回少4、代收的款项，如 若货款追不回來，根据相应金额处以罚款。（2）客户打款后要及吋以QQ方式告诉财务，写清楚客户名称，姓名，打款金额等, 并告知财务要给客户及时入账；（3）如遇业务经理已经收款，相关售后要告知财务，并且未进行登记；（4）私自减少货款耍填写表格，并发给库房存档。4、发货（1）如客户联系方式提供不到2个的，开票员不得擅自主张发货，确定没有固 定电话的告知相应主管后方可发货；（2）因为开票员的错误，发货地址未标注清楚，导致货物发至异地的，开票员 要承担来回运费外；（3）发货后，因为出票错误，导致货物原返的，视情节严重，处于50-200元 罚款，并需承担往返运费。（4）新开发客户，第一次发货5、必须提供相关系列产品的价格表及资质（品种少 的，可以手写一份出货价与零售价的）。（5）先发货后打款客户，一定要登记，财务签字后方可发货，如财务不在相关 领导代签，未登记或无签字，一经发现，按制度执行。客户打款后，第一时间告 知财务入账（周日除外）。在出票吋金额摘要上面要备注清楚先发货后打款。（6）先发货后打款客户，货收到后一定要及时催款。货到五日内必须打款（特 殊情况需经过领导审批同意后方可发货），款未打的货款由开票员和相关业务经 理承担。（7）给打款的客户出货时，若是先发货后打款，在金蝶的摘要里不能写无代收。5、返货（1）如遇客户返货的，一定要告知客户留好返货的物流单据，以免幽现我们收 不到6、货的情况岀现，避免损失；客户调换货一定要等到收到返货后，并且经核实 符合调换货制度后，方可给予调换。（2）物流跟踪信息一定及时跟踪好，如遇到有原返货的，必须做好及时的跟踪, 并告知发货人。6、日常事务（1）每口的待办事项，一定在笔记本上标注清楚，养成良好的工作习惯；（2）开票员值班吋，一定帮相应的开票员笔记本上登记好出货记录，并标记是 否已岀及已打卬；（3）每日下班前，将回款表、岀货表及发货物流信息表发送给相对应的业务经 理和相应的主管经理。（4）客户信息表要每天更新数据，以方便随吋查询数据使用，每天下午5点要 发给主管经理（5）所有出的票当天都要打印出来，包括退票，不能手撕票据，发现一次未打7、 印的，或者已打印出来的票据撕掉，按照制度执行。（6）电子版计划文档必须每口更新及保存，售后主管会不定期检查；（7）日常工作中出现问题，一定及时指岀并告知领导，积极寻求解决方法。而 不能为了避免罚款，去推卸或者找其他的理由；（8）信息回复，业务经理单独找相关售后时，最晚10分钟之内给予回复；7、应急处理（1）如遇到客户着急发货的，一定在摘要上注明，并且QQ和电话要告知库房。（2）有关需要备注的事情，要在金蝶摘要上写清楚相关事宜，三联票上不允许出 现手写备注。（3）所有开票人员不允许反审核票据，如发现出错票，可出退票，并将退票打 印。如若票据审核未打印，超过一日的，视金额大小，对责任人处罚；（48、）无论业务经理或客户报单，计划报上来后，如发现有缺货，直接和客户联 系沟通。二、日常工作易出错问题1. 保健品与日化一定要分开开票2. 发货地址的问题3. 代收款的问题4. 赠品的问题：按照公司相应政策配发赠品，如遇特殊情况必须和相应主管 申请方可出货。三、资质问题每位开票员必须准备完整的资质、手续发送给客户；并且相关开票员需要审 核清楚，不要出现客户或业务经理反应资质不全或引起客户或业务经理投诉。打 电话问客户资质是否能要电子版。四、处罚制度以上工作流程及制度希望大家严格执行并改进，如有违反，视情节轻重对责 任人给予50元-200元罚款！以上制度及注意事项，目的不在于处罚，而是为了培养各位售后人员的主人翁 意识、保障更好的去完成开票员的基本工作。为提醒大家，在保证工作效率的同时，也要保证我们的工作质量，工作一定 要认真、细致，争取少出错，甚至不出错。以让客户及业务经理对我们达到绝 对的信任，更好的完成售后辅助工作!即日执行!