1、实业公司营销系统销售及合同管理制度汇编编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录第一章 通则1第二章 销售计划1第三章 订货与交货3第四章 货款的处理5第五章 合同管理6第六章 客户档案管理制度8附件 销售管理流程10第一章 通则第一条 目的为了建立以市场为导向、以客户为中心、以水泵产业为特点的营销运作模式，牢固树立鲸龙品牌战略意识，充分发挥营销管理的决策作用，调动广大营销人员的积极性，规范营销行为，控制营销风险，提高鲸龙产品市场占有率，保障产品销售收入达到行业应有的水平，根据公司章程的有关规定，特制定本制度。第二条 2、适用范围本规则的适用范围除直接从事销售工作者外，凡与此有关联者，一概包含在内。第三条 销售活动销售活动须积极进行，务使其结果能推动企业业务的发展。第四条 销售人员须知从事销售工作的人员，除应经过企业所规定的组织，在所属主管的监督指导下，与同事彼此亲和、互相协助，维持工作部门的秩序之外，对外方面不可有失企业形象。第五条 制度执行 本制度自公布之日起，立即生效。原有制度与本制度规定的条款发生冲突，以本制度为准。第二章 销售计划第六条 目的和依据销售计划是现有产品及新开发产品营销方案的具体规划和安排，是企业其他职能部门拟订工作计划方案的基础，是企业经营活动中具有指导性的纲领性文件，企业决策者必须予以3、高度重视。销售计划的拟定必须以市场研究、预测、分析为前提，以企业的即定目标和策略为依据。第七条 负责人销售管理部部长是该计划拟定的责任人，应事前设定计划工作的步骤及时间表，并做好必要的准备资料，以确保计划的合理性与可行性。第八条 原则1、制定销售计划的必要准备工作：l 各区域市场的市场容量及市场势态分析。l 各区域市场的市场特性、客户行为（对产品的赞许、抱怨、更换新产品技术的欲望）。l 本企业产品的市场定位，包括市场占有率、市场供需情况。l 本企业产品的营销条件（含：品质、价格定位、市场规划、过程规划及营销推广）。l 往年各月销售比重。l 根据企业内部条件（人力、物力、财力、技术水平、设备条件4、等）综合考虑产品生产能力和新品种的开发能力。 2、计划的内容：l 本期目标：销售量（台）： （其中：a系列型号 b系列型号 c系列型号 ）；销售总额（万元）： （其中：a系列型号 b系列型号 c系列型号 ）；l 销售成本；l 其他重要考核指标的计划；3、计划要包括业务员、各地区办事处、省级办事处、公司本部和代理商部分的计划；4、销售管理部门每月、每季、每年根据销售计划考核各级办事处，并根据销售订单或用户需求的实际情况，将具体供货的时间、品种、数量与计划对照，把每月的变动情况尽量在月前提出书面的追补计划，销售副总审批后交给各级办事处执行。第九条 销售计划编制步骤1、每年12月1日前，各地区办事处5、根据自己区域的市场情况和销售状况，对该区域次年的销售情况进行预测，形成销售计划，上报省级办事处。2、省级办事处对所有计划进行审核，如需要修改，退回地区办事处重新制定，如果合格，汇总后在12月5日前上报销售管理部审核。3、销售管理部根据第八条规定的资料进行分析研究，如果需要修改，退回省级办事处重新制定，如果合格，在12月15日前上报销售副总经理审批。 4、销售副总经理根据公司的战略目标对计划审批。5、销售副总经理将审批过的计划上报公司总经理审批，通过后执行。 第三章 订货与交货第十条 原则 1、 销售价格表销售价格表须随身携带，但不可借给或流传到第三者手中，另外，经过企业许可借出的图表等资料，也6、应迅速设法回收。 2、注明新旧客户：l 合同是公司新客户或已有往来的客户须注明清楚；l 如果是老客户，应依据交货日期记明目前未汇款项余额。新客户则重新处理，旧客户如曾有不良记录者予以标示。 3、在受理订货或订立协议书时，应依照下列四项条件选择交易单位，缔结付款条件：l 于以往一向忠实履行付款条件的客户，可依照惯例认可本交易，但仍必须规定在2个月内收回货款；l 与新客户的交易，原则上为现款现货交易；l 即使是老客户，仍应按照其付款能力的好坏，决定货款结算办法；l 招投标项目按招投标文件及合同条款规定结算； 第十一条 事前调查如果有销售信息，该地区办事处从事销售业务人员，对于对方的付款能力等，应做7、事前调查，形成调查报告，并衡量本企业的生产能力是否能依对方的订购内容作配合，再行决定是否受理订货。调查事项的内容：1、 预定下订单的客户概况；2、 调查与下订单者有交易关系、并为本企业竞争对象的同业者；3、 下订单的对方与本企业的关系及以往的订货实绩、付款情况；第十二条 草拟合同在经过充分的调查基础上，与客户进行洽谈，并草拟合同，合同书采用公司的标准文本，如果没有标准文本，合同内容至少包含如下内容：1、 品名、规格、数量及契约金额；2、具体的付款条件：付款日期、付款地点、现金或支票、支票日期、收款方式；3、除特殊情况以外，以订货受理到交货之间的期限；4、交货地点、运送方式、距最近的车站等交货条8、件。第十三条 合同书的审批如前述条件已具备，将草拟的合同并附带调查报告上报省级办事处经理审核，合格后报销售管理部审批。如果水泵是标准型号并在允许价格范围内，上报销售管理部批准后执行；否则，该协议由销售、技术生产和财务部联合审批，一致通过后方可执行。第十四条 合同的签订审批通过后，销售管理部在规范的合同文本上签字，盖合同专用章，由业务经办人或地区经理完成与客户的合同签订工作。签订完的合同要给财务部复印件备份。第十五条 付款1、合同签订后，客户要在发货前付款，财务按照规定收款。2、如果付完所有款项，财务部要给销售管理部发完款通知；3、如果按照合同要求，以交纳达到发货要求的款项，财务部要给销售管理部9、已达到发货要求款项通知。第十六条 订货确认、变更的通知1、生产部门针对生产能力进行评估，再依据销售合同中的条件及内容，做好确认之后，迅速发出订货确认的通知或变更通知给销售管理部；销售管理部直接通知省级办事处和订货人员。2、 负责受理订货人员在收到前项变更通知后，须立即与订货者联络，并努力与订货人交涉，使订货条件符合规定；3、 销售管理部销售主管应针对订货受理及交货等状况加以跟踪，并负责督促交货事宜。第十七条 交货1、 销售管理部在销售合同批准签订后，给生产部递交生产任务书，生产部安排生产，销售管理部销售主管随时监督生产进度。2、 生产部生产完产品后，通知销售管理部。销售管理部通知地区办事处经理10、或销售人员。3、 地区办事处在收到定货人的发货通知后，通知销售管理部，销售管理部和地区销售人员根据完款通知或已达到发货要求款项通知决定是否发货。4、 如果有特殊情况，款未到还需要发货的，由销售管理部经理到财务签字挂帐或不予发货。5、 销售管理部将发货通知单（多联）交财务，生产，仓库，保卫等部门安排发货。整个发货过程销售管理部要全程跟踪。6、 销售管理部在发货前通知安装售后服务部安排安装人员上门安装调试。 第四章 货款的处理第十八条 货款的回收销售业务员应对货款回收事宜负责。第十九条 负责回收货款时的注意事项：1、 在受理订货或提出合同时，应与对方谈妥付款条件；2、 在交完货后应立即提出清款单，11、到付款日须亲往收款，或寄出出缴款委托函给对方；3、 经常与订货者保护密切联络，不断设法使对方如期付款。第二十条 不良帐款的确认交货后6个月内，对方仍赊欠货款时，由销售管理部和省级办事处共同联系购买方确认没有付款后，一般视为不良账款。第二十一条 不良帐款的处理确认为不良帐款后，由相关责任人赔偿给公司不良款项的 %。第二十二条 退货的处理因特殊情况而必须接受客户退货时，应迅速将合同及对方的退货传票交给所属主管。如果事情的责任须归属该负责人，则须从该负责人的薪资中扣除运费、包装费等必要的相关费用，以作为对企业赔偿。第五章 合同管理第二十三条 目的 为强化营销系统合同管理制度，维护公司合法权益，避免合12、同风险。 第二十四条 原则1. 营销系统各部门对外进行销售等业务活动，除涉及金额小（5000元人民币以下），可以即时清结的情况外，都应当以书面形式签订合同；2. 即时清结是指合同的协商、签订、履行、终止都在同一时间完成；3. 书面形式是指合同书、 协议书等；4. 合同的签订必须依照国家的有关法律，主要有：中华人民共和国合同法、中华人民共和国民法通则、中华人民共和国仲裁法、中华人民共和国民事诉讼法等，营销系统各部门与合同管理相关的人员须积极学习有关的法律法规；5. 合同的签订程序必须严格遵照相应的审核审批程序，经有职权的领导签字同意后签署，并须加盖公司的合同专用章。6. 对于已签订的合同必须有专13、人建档保存，对合同进行编号、统计，并妥善保管合同及相关文件的原件，以备必要时提供，对于因保管不善造成文件遗失，而导致公司损失的，将予以严厉的处罚。7. 合同签订后，相关的职能部门须有专人对合同的履行情况进行跟踪，发现对方或自身不能完全履行合同或出现其他情况时，应及时向有关领导汇报，以便公司快速、积极地采取措施，避免损失。第二十五条 合同的内容对外签订合同必须按照自愿、合法的原则，合同的条款应当尽量完善、齐备，并应以本公司的标准格式签订，如没有标准格式的，一般应当必须具有以下条款：1. 合同对方的全称、地址、法定代表人、开户银行及帐号等；2. 合同的标的，应当具体、清楚地写明合同所指向的实物或劳14、务，以及数量、质量、包装等，避免歧义，有特殊要求的，应当写明；3. 合同的价款及结算条款，包括标的物的单价及合同的总价款，及采取种方式、何时付款；4. 合同的履行时间、地点和方式，一般以交货的时间、地点为合同的履行时间和地点，以明确双方的风险及法律责任的承担，履行方式的描述应当准确、明白、无歧义；5. 合同的违约责任条款，明确的违约责任将有利于保护公司的合法权益，督促对方严格按合同的约定履行合同，同时严禁在合同中约定公司承担明显过高的违约责任，保护公司利益；6. 解决纠纷的约定，纠纷的最终解决方式有诉讼和仲裁两种，采取仲裁方式解决纠纷的，则排除了法院的诉讼管辖权（劳动合同除外），应在合同中写明15、要求提交仲裁的事项，仲裁机构的名称，否则将被视为无效条款，选择诉讼解决纠纷的，一般情况下应当写明是由本公司所在地的法院受理，以避免外地法院的地方保护。7. 合同的相关文件是指与合同有关联的各类法律文书，包括合同附件、各种确认书、对帐函、变更合同的文书等，这些法律文书与合同具有相同的法律效力，或对合同的效力做出补充或修正。第二十六条 合同管理部门销售管理部是营销系统的合同管理的职能部门，负责草拟各类合同管理制度，发布各类合同的标准格式，提供法律意见，以法律手段解决合同纠纷，并对各部门及办事处执行合同管理制度的情况进行监督等，其他部门依照自身的职权对本部门发生的合同进行管理，并协助销售管理部进行合16、同管理工作。第二十七条 合同审批程序1、 销售人员确认购买信息后，地区办事处经理和销售人员与客户达成协议，草拟合同，将草拟的合同和客户信息递交给省级办事处。2、 省级办事处经理对合同和客户信誉度和其他事项进行初审，初审期限为一天，合格后上交销售管理部评审，不合格退回重新审议。3、 销售管理部部长在一天内对该合同进行评审，如果合格后上交销售副总经理审批，否则退回重新审议。4、 对于水泵销售合同，如果型号在标准以内并且价格在允许范围内，则销售管理部经理最后批准合同执行；如属特供合同则由销售管理部经理、技术部经理，生产部经理联合审批，一致通过后才能执行。5、 合同审批通过后，由区域办事处经理一同和客17、户签订。6、 审批后的合同应统一编号，按时间、地区、人员存档，由销售管理部统一管理，财务部备份复印的文本，未经销售部经理批准，任何人不得私自查阅。已执行的合同与未执行的合同应分别存放，空白合同领用应登记。第六章 客户档案管理制度第二十八条 目的 客户档案管理是企业营销管理的重要内容，是营销管理的重要基础。而不能把它仅仅理解为是客户资料的收集、整理和存档。建立完善的客户档案管理系统和客户档案管理规程，对于提高营销效率，扩大市场占有率，与交易伙伴建立长期稳定的业务联系，具有重要的意义。第二十九条 客户档案管理对象客户档案管理的对象就是客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户，它们都应纳入18、企业的客户档案管理系统。客户档案管理的对象包括：1. 从交易过程划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。 2. 从客户性质来划分：矿务局及其它工矿企业、个人、代理商、合作伙伴等。 3. 从交易数量和市场地位来划分：包括大客户（交易时间长、交易量大等），一般客户和零散客户。 第三十条 客户管理内容1. 客户基础资料。 客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；所有者、经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等）；与本公司交易时间、企业组织形式等方面。2. 客户特征。主营业务、发展潜力、经营观念、企业规模、与其他竞争公司的关系等。319、. 交易活动现状。主要包括客户购买的数量及时间；企业信誉与形象、信用状况、以往出现的信用问题等。第三十一条 客户档案获取的途径客户档案卡主要记载各客户的基础资料，这种基础资料的取得，主要有四种形式：1、销售业务员进行市场调查和客户访问时整理汇总；2、和客户签订合同时获得；3、安装售后服务部在进行安装及售后服务时收集的信息；4、市场开发部在市场调研和市场开发时所获得的。5. 销售管理部在业务管理过程中获得的。第三十二条 客户档案管理应注意问题在客户档案管理过程中，需注意下列问题：1. 客户档案管理应保持动态性。客户档案管理不同于一般的档案管理。如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。需要根据客户情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料；及时地补充新资料，不断地对客户的变化，进行跟踪记录。2. 客户档案管理的重点不仅应放在现有客户上，而且还应更多地关注未来客户或潜在客户，为企业选择新客户，开拓新市场提供资料。第三十三条 客户管理客户管理的负责部门是销售管理部，具体管理流程参照信息管理制度。市场管理部在每月5日前将收集到客户信息提供给销售管理部参考使用。附件 销售管理流程