1、实业公司销售核算及应收帐款管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一条销售核算流程：本流程主要是为了加强对应收帐款的管理，规范销 售核算行为，保证有关凭证的正确传递和保存。销售核算处会计根据发货单和发 票、出口报关单处理帐务，制作记帐凭证。货款收到后，销售核算处会计查询是 哪笔货款，并填入客户代码，制作记帐凭证，会计主管审核后归档。销售核算处 会计随时跟踪货款到帐情况，掌握各客户帐期。第二条执行细则：a）客户档案管理:所有客户资料必须纳入公司统一管理,客户档案资料包括: 公司名称，地址，电话，传真，业务联系人，财2、务部电话，国内需要增值税发票 的客户还须提供营业执照复印件，税务登记证。b）定单的管理：公司所有报价都必须由市场部经理，总经理或分管副总经 理签字确认，报价按交货地点不同分两种价格，境外交货为基本报价，境内交货 无论收取的是外汇还是人民币都在境外交货的基础上另加17%,所有定单由总工 办统一管理，总工办审核定单报价是否合理。由于销售员与客户Z间达成的价格 上的变动及客户要提取贸易佣金和折扣导致与定单不符时，销售员应要求客户先 按原定价格如数支付货款，不得直接从货款中扣除。由销售员向总经理、分管副 总经理提出书面申请，经批准后备齐资料交财务部，包括与客户签定的佣金合同、 申请以及其他财务部要求的3、资料，财务部在收到资料后的一周内付款，因上述手 续未办造成出货与回款不符的由销售员个人承担。总工办经合同评审合格后根据 销售定单安排生产。未进行客户档案登记的原则上总工办不安排生产，特殊情况 除外，但由此造成的损失由相关人员承担。c）岀货管理：生产完毕进仓后，总工办根据定单开具发货单，由财务部签 字后送交仓库，仓库凭发货单发货，发货单作为财务部入帐的依据乙一，因此要 求所开发货单正确无误，与出口报关单一致，因种种原因造成发货单与出口报关 单不一致的，追究当事人责任。d）发票的管理：发票分为出口销售发票与一般销售发票，一般销售发票又 分为增值税发票与普通发票，货物报关出口后根据发货单与出口报关单4、开具出口 销售发票，国内销售根据客户的要求开具增值税发票或普通发票，开具增值税发 票时，发票上客户名称必须与发货单、定单、收款单客户名称一致。境外客户在 境内有分公司的，送给分公司的货物视同内销处理，开具普通发票。报价时以出 口报关价为基数，在出口报关价的基础上增加17%。客户要求境外交货但是因为 我司人为原因（如定单传递不及时或生产没有按时完成）造成境外交货来不及, 不得不在境内交货的，由责任人承担该定单17%税款。因境外客户特殊要求可在 提供上述发票的同时提供INVOICE,对INVOICE执行以下规定：（一）INVOICE原则上由跟单销售员制作，财务部审核，共三联：第一联为 财务部联，第5、二联为客户联，第三联为销售员留存联。（二）INVOICE -定要注明公司发货单号码。（三）HV01CE所反映货物品种、名称、数量、金额要与发货单一致。（四）HV01CE号码编写按5段12位码规则填列：第一段为客户代码（总 工办提供），一般为三位；第二段为出货年，取2位，如2000年取末两位；第三 段为发货月，取2位码；第四段为发货日，取两位。第五段为总顺序号取3位。五、退货补货管理：客户要求退货时，销售员必须与客户联系，确认其型 号、数量、退货H期，并据此填写退货审核记录表第一项后传给总工办。总工程 师确认后，由总办安排车辆拉回退货，司机必须书面与双方仓库人员交接清楚。 凡屈于总工办未通知司机6、拉的退货，司机不得擅自从客户处拉回退货，并向客户 说明我司关于退货处理的具体情况。总工办专人负责对退货电池进行编号（如: TH99001-01）,并存档记录。仓库收到退货后应立即清点数目，发现与客户所报 数目不符的，立即通知总工办，由销售员最迟在第二天反馈客户，客户服务部在 接到通知后三天内向总工办递交检验报告，并提出处理意见。总工办根据检验报 告及客户要求判定处理结果，决定补货或由客户扣款。同时办理入库手续（开具 红字发货单），红字发货单根据客户退货单与所收实物填写，形式必须与客户退 货单保持一致，并注明扣款述是补货，需耍补货的尽可能当月补齐，补货时开具 发货单同时注明退货时红字发货单号码，7、并做好退补货的登记工作。六、回签单管理：货物发出后，收货单位必须在发货单上签字确认证明已 收到货物（回签单），这将作为收取货款的依据，因此回签单的管理尤其重要。 针对此种情况，特做如下规定：总工办开出发货单时作好登记，司机送货时在登 记本上签字取走客户、回单两联，司机送货回来后交回总工办有客户签字及客户 公章的回单（回签单），并在总工办登记本上签字，总工办必须保证取得所有发 货的回签单，收齐后定期转交财务部，由财务部签字确认。登记本由总工办作为 档案妥善保管，工作交接时作为重要档案交接的一部分。销售员需耍拿原件向客 户收取货款的，必须复制一份留底，并在复印件上签字并注明取走日期。登记本 格式如8、下：的发牛，直到货款完全收回才算结束。新客户第一次业务必须现款现货，即财务 部收妥对方货款后才允许发货，信用证结算除外。公司所有业务必须通过银行结 算，严禁私自收取现金行为，特殊原因必须收现金的须由客户自行到公司财务部 交款，或由财务部认可，并派专人陪同时方可收取。针对一些业务来往比较久信 用比较好的老客户，公司会根据对方的信用情况给予一定的帐期，对于公司给予 帐期的客户，跟单员必须随时掌握客户的经营情况，财务运作情况，并定期拜访 客户。对于快到帐期的货款应及时提醒客户，保证客户按计划付款。对于超过帐 期的客户，应分析推迟付款的原因，是客户一时资金周转困难还是经营遇到了问 题，对于经营不善的客9、户，及时发现其动向，及时调整销售策略，避免公司蒙受 不必要的损失。对于超过帐期的客户，跟单员必须及时书面反映给公司领导，说 明原因，必要时交由司法机关解决。对于没有及时书面反映情况的跟单员，从超 过帐期的下个月起从工资中扣除货款。八、对帐：财务部应收帐款负责人应定期与客户对帐，跟单员应积极配合， 应在财务部发出通知后一周内到财务部协助对帐。对于对帐过程中有特殊原因需 要调帐的，销售员必须在一周内写出书面说明报公司领导审批，否则按对帐不符 造成的差额执行扣款。第三条信用证的管理：在信用证操作过程中，往往存在许多不符点，主要表现在以下几个方面：1、信用证木身存在着我们无法满足的要求，而销售员未及时10、与客户联系进 行修改；2、交单时间超过信用证规定的期限，若信用证没有具体说明在SHIPMENT 后*天内，则有效期在21天。3、海运提单、空运单等运输单据未严格按信用证要求制作。4、保险单的保险条款不完整或被保险人与信用证不符。5、单据之间的箱唆、货物总重量及货箱尺寸不一致。6、单据的出具日期与信用证不符，如：信用证要求的传真及快递日期、最 晚装运日期等。单据存在不符点，导致信用证失效，货款回收无银行信用作保障，不仅会使 我们承担客户拒付的风险，而且即使客户愿意到银行承兑付款，也会使公司蒙受 不符点扣费损失。为规范信用证操作与管理，减少单据不符点，加快资金回收, 维护公司经济利益，特做如下规定11、：1、客户正式开立信用证前，销售员应要求客户把信用证底单传真到公司财 务部，并由财务部把底单与购货合同进行核对，若一致则由销售员通知客户到开 证银行正式开立信用证，否则销售员要及时与客户联系进行修改并要求其开立与 购货合同一致的信用证。2、信用证到达通知行后，由财务部通知销售员出货及备单。3、发票及其他单据由销售员备齐，外来单据（如提单、保险单、FORM A、 商检证书等）在缮打止本之前由销售员把底单拿到财务部进行审核，若不符信用 证要求，销售员应在及时修改后方可通知有关机构缮打正本。4、销售员备齐单据后，应及时把全套单据交到财务部进行审核并由财务部 到银行交单。5、需要在香港交单的信用证，操12、作程序与上述一致，由香港分公司文员传 真到财务部审核。6、信用证要做到单证一致、单单相符，信用证操作实行责任分解，按上述 程序操作中因特殊情况造成的信用证不符点损失，责任人承担50%,不按上述程 序操作造成的不符点损失全部由个人承担。有关发货单、出仓单的管理规定公司的发货单、出仓单，既是财务部记帐的原始凭证，又是财务部出具发票 向客户索要货款及与客户对帐的原始依据，因此发货单、出仓单务必做到正确无 误，否则会造成财务部记帐、回款、对帐等一系列工作的混乱。现发现发货单、 出仓单存在以下错误：1、价格与定单、报关单不符或价格变动后总工办不通知财务部调帐；2、定单号不齐或开错，物料编号开错；3、实际送物料与报关单、发货单、出仓单不符；4、开单人员在发货单、出仓单上更正后不签章。为加强开单人员的工作责任感心，坚决杜绝以上错误，特对发货单、出仓 单做出以下管理规定：1、开错的单据对责任人处以一单50元的罚款；2、价格变动的单据总工办必须书面的形式说明并报财务部调收备案；3、单据更正处必须由更正人签章。