1、日用品公司仓库材料与单据管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、总 则1.1 为了加强公司仓库管理，提高仓库工作效率，合理控制仓库库存，满足生产、销售等部门的需求，健全材料物资的收发、保管、盘存制度，做到帐实相符，明确仓库人员岗位管理职责，特制定本管理办法。1.2 本仓库物料管理制度适用于原料、成品、组件、辅料。二、仓库保管内部管理2.1 仓库区域划分：材料区；外协件区；成品区；待处理品区。2.2 非仓库人员不得随意进入仓库场地，相关人员（领料、入库）在指定区域办理相关事宜。仓库的物料出库、入库必须由仓管员办理2、。2.3物料卡的记录，物料卡上数量必须与实物数量一致，所有的收入发出(包括借用)数量均在物料卡上登记。物料卡的登记必须及时，要做到即时清。 2.4仓管员在配料时发现常用材料低于最低库存量应及时向主管反映。2.5仓库记账，仓库记账人员根据保管员交来的单据进行记账，要做到认真仔细，避免多记、少记、误串。在录入“外购入库单”时注意录入采购订单号。除生产领料在下班后交来外，其他单据必须在当天完成录入，生产领料也必须在下一工作日的上午录入完毕。记录完成的单据第二天中午前交给相关部门。2.6仓库记账员负责仓库资料的归集保管，以及发票等其他资料的暂时保管。资料应按类别和重要级别进行分类存放，不可随意放置，特3、别是对重要的原始凭证及发票严防丢失。2.7 仓库场地、货架、材料应保持整洁，将存货按大类、用途归类整齐摆放。加强库区规划和产品标识管理，材料标识清晰，防止材料混放现象发生。定期打扫卫生，注意材料堆放的环境和有包装要求的外包装质量，防止重压、受潮而变质。加强安全意识，无人时关好门窗，下班后关闭门窗电闸，确保仓库安全。三、采购、外协加工的协助与实施3.1采购计划由生产部根据生产需求、库存报警量和仓库场地容纳情况合理编制采购计划，仓库予以协助。3.2采购部门应告知供应商在送货单上注明采购订单号，如多个采购订单号对应一次送货，应一一列明，不可合并填列。如一个采购订单号对应多次送货，应在送货单上注明采购4、订单号及该订单号下第几次送货。3.3外购入库及外协加工入库，仓库必须查阅采购订单，并与实物及送货单进行核对，入库单上必须注明采购订单号码及送货单号码，以备查询。为规范入库单的填开，需在“物料编码”栏填具该物料的统一编码，物料名称需规范填列，不许随意取名或填列物品“小名”，入库单日期按实际入库日期填列。3.4外购材料及外协加工入库前必须由检验部门进行检验，如合格则马上开具检验合格证明，检验不合格物料不准入库，并由检验人员通知采购部门及时处理物品。检验合格，检验部门应马上通知仓库，仓库应尽快办理入库手续并将物品归位存放。3.5退料，退料时仓库开具退料单，记账员以红字入库单冲销。退料发生时必须通知采5、购部门，以便将来结算。四、材料验收与入库4.1 入库类别：外购入库、产品入库、成品入库、外协成品入库、退货入库等。4.2 所有进仓库的材料均必须经质检组质量检测合格后凭质检合格单办理入库手续。4.3 外购材料到货后，由采购部门根据供货商送货单（送货单应包括送货单位名称、物料代码、材料名称、数量、单价、金额、订单号等）核对采购订单，采购确认后通知仓库人员点数，仓库人员清点确认后在送货单上签字认可，通知检验部门检验，检验合格后，仓库人员根据其送货单、质检单及发票填制入库单，交给记帐员记帐。未取得发票的，按订单单价开具入库单。4.4 仓管员在清点到货后，办理完相关单证将到货清理并摆上货架，及时登记材6、料卡片。质检不合格的材料不得入库。4.5外协加工成品应该在质检合格后凭质检合格单、送货单（送货单应包括送货单位名称、物料代码、材料名称、数量、单价、金额、订单号等）办理入库手续。辅助班缴库的组件经质检合格后，凭质检合格单办理入库手续。4.6成品缴库，成品缴库时，各班组必须确保成品的包装及堆放整齐，且不可同一产品同一生产批次有多个未满包装，未满包装堆放时必须置放于最上面并告知仓库人员。仓库人员点数后办理缴库手续，缴库单上须填明生产任务号，不同生产批次下产品分开入库。待检成品按不同品种分区堆放，不可混淆，并在醒目位置做标记。4.7待检成品交由检验部门检验时，生产车间以物料转移的形式记录，。如有检验7、不合格成品，检验开具返工通知单交由车间返工，返工通知单一式三份，车间、仓库及检验留底各一份，仓库登记台账。车间应尽快进行返工，返工完成后交给检验，如检验合格，由检验部门出具返工合格证明，返工合格证明一式三份，车间、仓库、检验留底各一份，生产车间登记台账。检验、封装完毕后，交由由仓库人员进行清点入库。4.8退库材料应由质检组质检后凭质检单、退货单办理退库手续。五、材料出库5.1出库类别：生产领料、研发领料、材料销售、维修领料、成品发货等。5.2生产材料领用。领料人提前（正常计划生产提前1天、临时生产提前2小时）将备料清单（领料清单）提交仓库，仓管员在规定时间前将相应材料配齐、发出。领料人应当面验8、收材料品名、数量，并签字确认。生产领料必须填列该次领料对应的成品名称及生产计划号(或生产批次)。生产主管在开具生产领料单时应在“生产线”栏填写，仓库根据该栏所填明的生产线进行送料。车间领料后，必须严格按照“哪组领料哪组生产”进行操作，如生产过程中确实需要将物料转移给其他班组，应清点数量并及时通知仓库办理退库手续并按调整后的班组重新开具领料单。领料人应根据实际需求量领用材料，不得囤积材料。5.3准备班领料，也必须由生产主管及领料人签字，领料单上填明填实物料的名称、编码、请领数量及生产的组(部)件名称。每份领料单只能请领一种组件的物料，如同时请领多种组件的物料，必须开具多张领料单领料。5.4外协加9、工领料，外协加工单位凭采购部门提供的外协加工订单到仓库填开领料单领料，领料单上注明外协加工订单号及销售订单号，不可一个领料数量对应多个订单号，如有此情况应分行填列，如在一个订单号下分次领料，除应填列订单号之外还应注明该次领料为第几次。外协加工单位领料后，仓库应在外协加工订单上做应相的记录。5.5技术部领料，需要由技术部主管及领料人签字，并由仓库人员进行物料的给付。5.6借用物料，其他部门借用物料，应出具借条并由主管及领料人签字，由仓库以台账形式记录备查。借用的物料必须及时归还。5.7车间生产中发现材料不合格，应在规定时间集中换料，换料前必须有验检出具的证明。换料单填写必须清晰，并且每天交于仓库10、，一张换料单不可使用一天以上。换料后，仓库做相应记录，减少正品材料数量，并增加待退材料或废料的数量。5.8其他领料，仓库内其他杂项物品的领取同样必须由仓库经办，其他人员不可擅自取用。5.9成品发货，成品发货必须收到销售部门出具的发货通知单方可办理。送货单填制时必须注明销售订单号，如非卖品无销售订单号，则填列发货通知单号并注明非卖品。客户自提送货单应有客户或其授权人签字确认，。5.10售后维修，维修的退回的物品必须先通过仓库，不可生产部门直接处理，以免造成混乱。维修领用材料，应在领料单上注明用于售后维修。5.11售后换货，仓库根据换货单办理换货，并开具送货单，注明换货单号。客户退回的产品，售后服11、务部门应尽快退回仓库，仓库在收到退回的产品后开具红字送货单，并注明对应的换货单号。5.12补货，供应商反映数量短缺需要补货的，销售部门应出具书面补货通知通知仓库发货。仓库送货单上注明补货。同时应通知相关部门查清短缺原因，对责任人进行适当之处罚。六、清库盘存及报废6.1 坚持收发盘点、轮番盘点、全面盘点相结合，仓管员收发随时盘点。A、收发盘点，是指仓管员在日常收发工作中对相应物资进行清点，与物料卡片记录不一致的必须及时查清原因并报相关部门处理。B、轮番盘点，是指在一定周期内，对物资进行轮流的盘点。具体操作可以每天从仓库账提取部份物资的存量数据，再与物料卡及相应实物进行比对，发现错误及时处理并报相12、关部门。C、全面盘点，是指年中或年末，一次性的对所有库存物资进行盘点。日常盘点由仓库自行组织实施，做到在日常工作中及时发现问题及时处理问题，年中及年末进行全面盘点，全面盘点由财务人员监督及抽查，全面盘点是对仓库工作的检验。6.2 盘点后发生盈亏，仓管员应查明原因，填制盘盈、盘亏调整单及其说明，经仓库签章、主管领导审核、报总经理批准后方可处理。6.3 因技术过时、产品停产而造成的库存呆滞材料无生产利用价值，应定期清查，填制呆滞品处理单经生产、技术部门确认后报主管审核、经总经理批准后进行核销处理。因保管不善造成材料变质或损坏，要查明原因、明确责任后填写材料报废申请单，经主管领导审核、报总经理批准后13、进行核销处理，对相关责任人根据情节给予批评教育或应处罚。经呆滞品核销处理、报废核销处理后的材料转入废旧仓库登记备查帐管理。七、废旧物资管理7.1废旧物资包括：a 经呆滞品处理后形成的物资b 经材料报废处理后形成的物资 c 报废的固定资产和低值易耗品d 其他原因形成的无帐物资7.2 废旧物资应放置在专用区域，应有明显标贴及标识。无帐物资、废旧物资等在相关人员办理入库后，出入库凭相关手续办理，并登记备查帐薄。7.3 相关部门应及时组织人力对其进行整理，能继续利用的尽快使用，无利用价值的要尽快出售。八、单据处理及报表报送8.1 仓库记帐员应及时将采购入库单、材料出库单、调拨单、其他出、入库单录入系统14、，及时将采购入库单与采购发票进行核对结算。8.2 每日单据必须在当天及时录入，做好日清月结。原始单据经办人员必须各具其名，系统所录入单据必须根据原始单据，不允许无依据调帐。入库单据必须填写供应商名称、部门、序号、入库类型、仓库名称、人员、品名、批次、数量等。出库单据必须填写部门、人员、品名、编码、数量、等。8.3 仓库结账日期为每月25日，30日前完成当月所有收发存报表。8.4 仓库每月向财务部报送原材料汇总表、完工产品报表、加协加工材料发出汇总表、外协加工入库汇总表、组件入库汇总表及其他财务需要的资料，向生产部报送产成品报表、原材料汇总表，向销售部报送产品发出明细表。九、单据记录9.1采购订15、单送货单入库单9.2 备料单领料单发货通知单发货单9.3 材料卡盘点表 十、本规定自 xx 年 x 月 x 日起执行。单据完整、及时传递改进方案质量目标： 单据完好、及时传递，确保信息畅通。存在的问题：由于公司运用K3系统，对单据上报的及时性要求很强，现在从送货单交仓库记帐处、仓库单据报送采购、销售、财务处存在不及时，检验单发生丢单现象，这样严重影响单据办理进程。产生问题因素：1、送货单在收料处清点完后交仓库发料组核对，发料组接到单后由于忙于配料或其它原因等，拖沿了入库时间，而ERP系统在库存为零时又打不出领料单，核对不及时导致输单不及时，从而又导致备料不及时。 2、因检验合格单附在送货单一起16、，发料员核对时很容易因清点动手而造成附在后的检验单脱手疏忽丢失，接下影响到入库。 3、因为单据在传递中没有严格的交接过程，造成丢单后相互扯皮现象。 4、缺乏监督考核制度。解决方案：改进单据传递流程，建立责任监督考核制度。1改变原来由发料组先确认后入库的流程，由收料组清点签字后直接交仓库记帐处入库，根据仓库入库单交发料组核对，如不符发料组在入库单上签收实收数后交记帐处修正单据。这样既保证入库的准确性又保证各环节的监督性，同时各单据相互印证各负其责。2单据传递过程中实行签收制，谁接收谁签字。这样拿到单据的人既有紧迫感又有责任感。3附流程表一份、签收单一份。 预计进程：两天内有改观，三天内有根本性转变，五天内实现目标。收料组发料组仓库主管仓库记帐处采购财务供应商