1、大学学生会档案、财务、办公室管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 学生会规章制度第一章 总则 为了保证学生会工作正常顺利地开展、加强学生会的内部管理、提高学生会干部的思想素质和工作能力、强化学生会组织建设，特制定本条例。学生干部是学生中的先进分子和骨干，要热心为同学服务，关心他人，主动维护广大同学的利益，在各方面做青年学生的表率。 第二章 例会制度 例会是学生会工作组织和自我管理的一项重要内容。通过会议可以及时的制定安排和总结工作，并及时发现和解决工作中存在的问题和不足，及时传达学校学院的工作安排和有关通知精神。2、 例会或者会议参加者必须履行好的职责： （一）提前五分钟到会，不迟到、不早退、不旷会。 （二）请假必须得到批准，不得由他人代请。 （三）按会议通知内容的要求，积极准备，会上踊跃发言，缩短会议时间，提高会议效率。 （四）出席会议时全体到会成员必须自带笔记本和笔，并做好会议记录。 （五）各部门召开本部会议时必须有主席团成员在场。 第三章 工作制度 （一）各部在学期初第一次例会时，拟一份本学期总体工作计划交办公室。 （二）各部在学期末，拟一式两份本学期工作总结交办公室存档。 （三）各部组织活动前两周交工作计划，活动结束后两天之内交工作总结。 （四）各部门必须严格按照本制度制定的工作程序组织各项工作。3、 （五）各部门必须积极协助活动主负责部门开展活动，对主席团分配的工作必须认真负责的完成，不得拖延。 （六）办公室负责弄好电子档案制度，把一切书面文件进行电子存档，以便日后保存和调动。 （七）各部设置专职文书，司职起草工作计划、总结等文件。要求字迹工整、内容合理、切实可行。 第四章 财务制度 （一）学生会经费在学院老师、团委的监督下独立支配。 （二）学生会是为同学服务的组织，经费和收入都要用在为同学服务这一目的上，学生会对财务实行统一管理。 （三）学生会日常开支由主管老师和主席团审核、批准、报销。 （四）学生会大型活动经费应当在活动前制作经费预算表交学生会办公室备案。活动期间由外联部统筹经费，活4、动结束后应将制作经费结算表并附发票或收据交由学生会办公室，由组织人员和指导老师进行审核。 （五）学生会各部门的报销凭条一律采用发票，不得乱报或虚报金额，由主席团指定办公室及纪检部进行审计和监督。任何活动的经费使用都必须在活动开展前的计划书上打出经费预算，以节约高效为宗旨。报销发票须有所报销活动、报销部门、报销日期、经手人、审核人、负责部长、主席的签名，并努力做到少用钱、不乱花钱。报销须严格执行财务纪律。 （六）学生会各项活动的主要负责部必须本着实事求是、节俭的原则制作经费预算。活动过程必须严格按照预算运用经费，活动实际经费不得超出预算经费。如在活动开展中出现特殊情况需要增加活动经费，必须报主席5、团批准。 (七) 联系赞助的同时必须留取赞助方的有效联系方式(法定代表人姓名,地址,电话等)以便日后查看. （八）学生会搞的任何活动的帐目应清楚明了，由主席团授权办公室及纪检部审查，并定期向全体同学公布收支情况。 第五章 考核制度 （一）为了加强学生会干部的管理，提高学生会干部、干事素质，真正做到奖罚分明，特制定本考核制度。 （二）考核办法 （1）本考核制度实行积分量化，每人每学期的基础分为10分，按本制度规定，根据各人工作情况进行扣分或加分。 （2）考核对象：学生会所有成员。 （3）本考核结果将作为对学生会干部任免、奖罚的重要依据。一学期考核成绩在8分以上的为优秀学生会干部干事，6分以上的为6、合格，4分的将做为降级使用，0分将免去其职务。 （三）个人积分量化标准适用于各个部门所有成员。 （1）有以下情况者给予扣分： 每学期初学生会干部根据学院工作重点和学生处、团委工作要求，制定出各部工作计划，重要内容突出，期末写出工作总结。 A 写标准计划或总结的每缺一份，文员扣3分。 B 工作计划或工作总结不够认真的，文员扣12分。 C 工作计划或工作总结迟交的按情况文员扣12分。 认真参加团委、学生会等组织召开的会议或活动，不迟到、不早退、不无故缺席。积极发表意见和建议，主动交流工作经验和体会。做好会议记录，认真贯彻好会议精神。 A 缺席一次 扣2分。 B 会议精神未传达到位或未组织落实的每次7、部长扣3分。 C 迟到、早退一次各扣1分。 学生会干部、干事有损于学生会干部、干事形象的视情节轻重扣24分。 学生会各部开展大型活动或重大决定时未与主席团人员汇报的扣4分。 开展工作搞自由主义、个人主义或不服从上一级工作安排的扣35分。 大型活动布置会场参与情况： A 无故不参加者：扣4分。 B 迟到且表现不好者：扣2-4分。 C 迟到但表现良好者：扣1分。 （2）有以下情况者给予加分： 向上级提合理意见和建议并且被采纳的每次加2-5分。 做出突出贡献或为学校赢得荣誉者每次加2-5分。 （四）各个部门的部长领导本部门的工作，对本部门的工作负第一领导责任，本部门的工作情况是考核部长的重要条件。 8、（1）本部门工作出色：加510分。本部门工作不起色扣510分。 （2）本部门副部长和干事认为本部门工作不佳，经过主席团的调查属实的扣25分。 （3）其他部门部长认为部长工作不佳或本部门工作不佳，经主席团调查属实的扣25分。 （五）各个部门的副部长协助部长领导本部门的工作，对本部门的工作负一些领导责任。本部门的工作情况是考核副部长的重要条件。 （1）本部门工作出色：加24分，本部门工作不起色：扣35分。 （2）未经部长批准擅自开展工作视影响大小扣24分。 （六）纪检部必须将每月的“平时评分”结果在当月例会或以橱窗形式予以公布。 （七）考核的时间和内容如有改变按照主席团规定。 第六章 奖惩制度 （9、一）为加强学生会自身建设，调动广大学生会成员的工作积极性，同时使各成员严格要求自己，特定本制度。 （二）奖惩标准如下： （1）每月及每学期评出优秀干事，以“平时评分”和“总评”为依据被评为“优秀干事”加2分计入下月考评。 （2）惩罚 凡出现以下情况之一者给予警告： A 一次未完成布置任务者 B 开会不认真者 凡出现以下情况者开除： A 内部搞分裂，搞帮派，不团结他人，影响工作开展者 B 言行严重败坏学院、学生会形象者 期末考试有一科补考者，考察期为两周，表现良好可以继续留任原职。两科或两科以上补考者自动退离学生会。 考试违反纪律或作弊者，一经查实，自动退出学生会。 故意扰乱会场秩序者，给警告一10、次，并扣5分。 外联部成员拉来赞助者每次加1分。学生会其余各部成员在不影响学生会正常活动情况下拉来赞助者每次加1.5分。 外联部或其余部成员拉来赞助存在瞒报或不报者由办公室负责审查,并视情节扣6-10分。 （三）学生会评优制度 （1）每月进行一次评优活动，各部由部长及副部长确定两名优秀干事人选，部长及副部长评优由主席团成员负责。 （2）优秀干事人选必须符合以下要求： A 各部会议缺勤不得超过两次 B 积极配合各部长副部长开展工作，在工作中表现突出，并能提出对所开展工作有建设性的建议，有一定的领导组织能力。 C 不得有违纪行为，尊重各部部长、副部长及主席团成员。 第七章 附则 （一）本制度由 学11、生会主席团负责解释，并根据实际情况予以调整和修改。 （二）学生会各级组织可制定有关工作制度，但不得与本制度相抵触。 （三）本制度由公布之日起实施。 学生会档案管理制度为确保学生会工作规范、高效、有序的进行，为以后的工作提供必要的参考资料，特制定条例如下： 一、档案管理范围： （1）每月和每学期计划、总结； （2）各部门举办活动的计划、总结及有关资料表格； （3）学生会干部理事人事档案； （4）日常工作文件； （5）其他有关资料（联系方式、出席会议资料等）。 二、学期初始，人员确定以后，一周内向主席团及办公室提交一份部门全体人员名单，由办公室存档管理。以后如有人事变动，及时做变更调整。 三、各部12、门每个月和每学期始末各做一份完整的学期工作计划和工作总结，统一交由办公室归档管理。 四、各部门举办活动前要有详尽的计划书及预算申请，活动结束后要在一天内完成活动总结，并整理好全部的书面材料（包括宣传资料、照片、有关表格等），入本部门文件夹以便于管理。 五、对活动中计划书、申请书、报告、总结及具体活动安排做重大调整，必须以书面形式向主席团提交详细的报告说明，经主席团审批后方可，原文件复印备份由办公室归档管理。 六、为方便工作，各部门可参考部门文件夹中的历史文件档案，但需做借阅记录，并及时归还。办公室要做好记录。 七、无特殊情况，所有文件都须提交书面版形式一份，书面版经部长签字后入本部门文件夹管理13、。 八、学生会每年换届时，以往文件移交下届主席团及办公室作为参考。 学生会财务制度及细则为明确学生会的财务管理程序及预算报销过程，便于各部门规范操作，特制定财务管理制度如下： 一、组织原则： 学生会的财务工作由学生会主席团统一领导，向上对校团委负责。主席团授权办公室直接负责管理，具体责任人为办公室主任和分管副主任。学生会活动经费采取审批报销制度。 二、财务管理的基本要求： 做到专款专用、申请有理、使用有据，杜绝弄虚作假、铺张浪费现象，严格申请报销手续及发票审查程序，使每一笔经费都有账可查，有理可依。 三、经费审批及报销的一般过程： 审批： 各部门举办活动前，根据活动计划书，本着节约务实、具体详14、尽的原则编制预算申请，然后交由主席团审核通过，再上报校团委分管老师审核签字，方正式批准通过，否则一切开支不予报销。 报销： 活动结束后，部长一次性将经费预算审批单及已经由经手人、分管负责人（副主席或主席）签字的本次活动发票及有效报销凭证（另附审批凭证）交给办公室主任，办公室主任有责任确认发票及报销凭证的规范性与合理性，然后登记入账，再报团委签字报销，并及时返还现款。 四、审批报销时间： 定在每周主席团及部长例会时，部长应在例会结束后将活动经费预算审批单及发票同时交给办公室主任。 五、实施细则： 1.承办活动时若有其他方资金及设备上的支持，应在经费申请时一并注明。 2.打字复印费、非团委指定活动15、车费不包括在报销范围之内。 3.当报销金额过少或销售商无法开具有效凭证时，应由经销商开列证明，经由主席团同意后，内部调解解决。 4.开具发票时，请首先确认开票方所开发票上公章清晰可辨。各部门开具的发票付款单位统一为： 北京交通大学 。发票填写所购物品、时间要符合实际。背面注明经手人、所购具体物品及用途。做到详实具体，以便登记入账。 5.报销金额超过100元的要同时有经手人、分管副主席、主席三人签字方可交到办公室，后报团委报销。 6.严禁使用餐饮娱乐场所发票充当办公发票。 7.办公室财物账目向上只对主席团负责，每月应作账目整理，并向主席团汇报批示，接受主席团监督。 学生会例会制度条例为加强学生会16、的工作管理及部门建设，建设并完善高效的工作机制，特制定例会条例如下： 一、每学年第一学期开始，召开学生会全体干部理事大会，通报学生会上一年的工作情况，公布新一届的学生会干部名单，部署学期工作任务，宣读工作要点，进行优秀部门及理事表彰，主席团及各部门新任部长作简短发言。 二、学生会每两周召开例会一次，时间定于每单周五晚7点，地点待定。要求学生会各部门成员准时参加，衣着整洁得体,由办公室做好考勤工作,以作评优评先的依据.有事不能参加例会的人员须提前向主席团分管副主席请假，到办公室主任处开请假条，经允许后方可。例会内容为：总结上周工作，交流工作经验及得失教训，商议下一周活动及工作安排。 三、例会要求17、规范、高效、简短、不形式化，充分调动理事积极性与工作热情。 办公室使用管理条例为维护学生会办公室的正常办公秩序，创造良好的工作环境，树立学生会的良好形象，特制定办公室使用管理条例如下： 一、学生会办公室是日常办公场所，严禁吸烟，严禁嬉戏打闹、大声喧哗，办公人员必须穿戴整齐，举止得体。 二、各部门所有值班人员都要严格按照 进行值班工作。 三、办公室负责财务的管理与保存，各部门应指派专人协助办公室进行其所属物品的管理。 四、各部门在使用办公室房间及物品的前后须通知办公室负责人。在使用房间时，使用部门须保持办公室的整洁卫生。办公室物品不得擅自带走或挪作他用，用完后放归原处。物品如有缺失，责任人一律照18、价赔偿。 五、电脑及打印机由办公室负责日常维护，软硬件安装，设定并定期修改密码，以保证学生会工作的正常运行及资产的合理运用。任何人不得在任何时间利用电脑进行与工作无关的事情，包括聊天、看电影、打游戏等。 六、办公室电话只得用于联系工作，不得用于联系与工作无关事宜。各部门工作人员应本着节约原则，使用办公耗材及水电能源。 七、各部门轮流到办公室大扫除，要求负责人（副部长以上）到场，打扫认真细致不留死角，并由办公室人员检查合格后方可结束，具体安排详见办公室卫生管理制度。 八、办公室财物如若外借，须严格填写登记表，记录联系方式，并暂扣来借人员的有效证件，以便工作人员回收物品。 九、主席团成员及办公室主19、任持有两间办公室的钥匙，其他各部只持有南屋办公室的钥匙。钥匙不得转借他人使用。如若丢失，须向主席团提出书面检查，经主席团同意后，由办公室主任负责补配。 十、各部门人员都有义务按照本制度文本严格维护办公室的正常办公秩序。各部部长须传达通知本部门人员，如有人员严重违反，追究其部长领导责任。 办公室值班制度条例为加强学生会所有工作人员的责任感与服务意识，明确值班人员的职责，维护我校学生会的良好形象，特制定值班条例如下： 一、值班人员组成：部长一到二名，办公室理事二到三人。 二、值班时间：每周一至周五 16:3018:00。 三、值班人员的职责： 部长：认真做部长值班日志，接待来访，接听电话并将信息记20、录到日志上，同时向有关部门及时传达。 理事：认真做理事值班日志，到校邮局取信件、印刷刊物，打扫两间办公室，协助值班部长完成值班工作。 四、值班要求：值班人员穿戴整洁，举止得体，对来访人员热情大方。不得在办公室内嬉戏喧哗，不得利用电脑做与值班工作无关的事情，不得使用办公室电话联系与工作无关事宜，不得吸烟。值班人员有义务保持办公室的清洁卫生。 五、值班期间如有外来人员借办公物品，应按照以下步骤进行： 1首先确认来借人员身份真实可靠，值班部长确认所借物品状态良好，可以外借。 2值班部长暂扣来人有效证件，按照登记表详细记录，并妥善保存，打好借条，将物品借出（贵重物品须经主席团同意）。 3由部长与理事分21、别记录在值班日志上，并通知办公室主任。 否则，外借物品如有遗失，追究当事部长责任，并双倍赔偿。 六、值班期间如有外来人员归还物品，应按照以下步骤进行： 值班部长检查所归还物品无误后，将物品放归原位。 按登记核销，归还来人证件。 否则，出现任何问题由本日值班部长负责。 七、因事不能按时值班者，至少需要提前一天向办公室主任请假并找人代替，否则对于擅自不到者，主席团或办公室有权追究其责任。 八、值班理事如遇自己不能决定解决的事情，应首先上报给值班部长，若仍不能解决，应由值班部长及时上报给主席团。 办公室卫生管理制度为营造良好的工作环境，树立学生会的形象，特制定办公室卫生条例如下： 一、主席团及各部门22、具有保持两办公室卫生与整洁的责任与义务。日常工作时要注意保持整理。 二、周一至周五值班人员负责办公室日常的卫生打扫工作，包括：清扫两间办公室地面，整理桌面，摆放物品、桌椅，整理文件架，清倒垃圾等。 三、各部门轮流到办公室大扫除，并至少有一名负责人（副部长以上）到场，办公室负责验收。 大扫除时间定为每周五晚 9:0010:00。 打扫内容包括：扫地擦地，整理桌面、沙发、文件架，擦拭门窗、灯管、橱柜，清倒垃圾等。 大扫除要求提前安排好 4-6名人员，明确分工，及时到位。卫生打扫要彻底，不留死角，不得敷衍了事。 打扫完毕后，工具要物归原处，存放整齐。 办公室派人负责对打扫结果进行验收，合格后方可允许人员离开。办公室有权对多次打扫不合格的部门在部长例会上进行批评。