1、投资公司行政办公管理制度附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录第一部分 行政管理制度和作业指引2行政办公管理规定2一.印章管理规定3二.公文管理规定7三.信息化管理规定12四.车辆管理规定14五.出差管理规定17六.会议室管理规定19七.档案管理规定21八.固定资产管理30九.接待管理规定33十、大型会务操作指引37十一.管理文件编号作业指引40第二部分 行政管理相关表格清单附：行政管理相关表格清单第一部分 行政管理制度和作业指引行政办公管理规定1 目的规范日常办公行为，提高工作效率，营造良好的办公环境，提高办2、公效率。2 适用范围适用于项目公司对办公时间、职业礼仪、办公环境、办公设备和办公用品等的管理。3 职责3.1各部门严格遵守公司的办公管理办法，对部门员工办公行为进行日常监督。3.2综合部1）落实集团行政办公相关要求；2）制定项目公司/城市公司行政办公管理办法，对公司制度执行情况的落实和检查。 4 工作程序4.1 办公时间管理1）根据青岛公司实际情况，办公时间夏令时为上午8:30-12:00，下午14:00-17:30；冬令时为上午8:30-12:00，下午13:30-17:00。2）法定节假日按国家规定休息，如临时调整工作时间或休假日，以公司通知为准。4.2 职业礼仪管理1）周一至周五：综合部3、人员应着职业装。工程现场办公人员根据实际需要着装；2）周六：可着与工作场所相适应的轻便服装，但不得穿着短裤、拖鞋、无领 T恤、无袖装、超短裙、奇装异服等。4.3办公环境管理1）综合部负责安排公司办公环境，外地办公如租赁综合部，需提出书面租赁方案，说明办公环境配置、租赁周期、租赁及装修费用情况等，报总经理审批后方可执行。2）办公区域的分配由综合部提出方案，总经理审批执行；3）保持办公台面整洁，办公文具、纸张应摆放整齐。不在桌面上遗留非公开资料。秘密资料应入柜上锁。离开办公位应及时将座椅归位。长时间离开办公桌前应主动锁定电脑屏幕；4）办公区域内不得大声喧哗，禁止吸烟，吃零食。一. 印章管理规定1 4、目的为加强公司印章管理，规范印章的刻制、发放、保管、使用以及停用和废止。2 适用范围适用于项目公司与城市公司各类印章的刻制、发放、 保管、使用及废止等管理。3 术语与定义3.1 公司印章的分类：公章、企业法人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴章、签字章、部门业务章。4 职责4.1 各部门根据业务需要，提出印章使用需求，并按规定合理使用印章；按规定保管业务印章及部门印章。4.2 综合部负责保管公司公章、法人代表私章、合同专用章；负责审核部门的刻章需求并报公司审批；负责公司公章的管理及用印管理。4.3 财务部审核财务专用章、发票专用章的刻制需求；负责保管财务用章；负责公司财务专5、用章、法定代表人财务印章、私章的合理使用和管理。5 工作程序5.1 印章的刻制1）除部门业务章外，其它所有企业印章（企业法人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴章和签字章）由综合部申请刻制，填写印章刻制申请表，报总经理审核，由综合部按照法律规定程序到工商行政管理部门注册登记和到公安机关核准，然后委托指定的专营单位刻制；2）部门需要使用部门业务章时，由使用部门填写印章刻制申请表，部门分管领导审核，综合部审核，总经理审批后，综合部负责办理刻制。办理刻制完成后移交到使用部门时应填写印章留样备案表并办理交接手续。5.2 印章的保管 1）企业印章实行专人保管制度：1.1）企业公章、企业6、法人章、合同专用章、法定代表人签字章由公司综合部保管；1.2）财务专用章和发票专用章由财务部保管，法定代表人印鉴章由财务部指定的出纳员保管；1.3）部门业务章由使用部门指定人员保管。2）综合部负责所有企业印章的登记留样和建立印鉴档案；印章保管人因事、病、休假等原因离岗时，其直线上级领导应指定他人代管，并监督办理代管交接手续和工作交底；3) 印章保管人调职或离职时，须办理移交手续，按规定填写印章交接单，移交人应当将其管理的印章及印鉴档案一并移交给接收人，监交人监督移交工作全过程，印章交接单一式三份，移交人、接收人各存一份，综合部存档一份。5.3 印章的使用范围1）企业对外签发的文件；2）企业与相7、关单位联合签发的文件； 3）由企业出具的证明及有关材料 ； 4）企业对外提供的财务报告；5）公司章程、协议； 6）员工调动、任免、聘用； 7）协议（合同）资金担保承诺书；8）对外投资、合资、合作协议；9）各类经济合同等。5.4 印章的使用管理1）因业务对外文书需加盖企业印章的，需填写用章申请表，说明盖章事由，经综合部负责人审核、总经理审批签字后方可用章；2）以企业名义印发的公文（包括红头文件和非红头文件），不论上报上级机关，还是下发各部门，根据公文格式要求加盖印章的，依照总经理在发文稿纸或文件审批签发流程表上的签字用印；3）以企业名义签订的合同、协议、订购单等，需由法定代表人或授权签约人签字并8、注明年月日后，方可盖章；4）因售楼签订的房屋买卖合同，按揭贷款合同及国土局备案所需资料等，可免逐一填写用章申请表，但需事先提交盖章合同清单，由印章管理人核对合同后盖章。该合同清单作为盖章登记表存档；5）综合部、财务部在其业务范围内的例行性工作文件，如办理各公司证照的年审变更、社保及住房公基金业务、对外报送的各类业务报表、开户资料、贷款资料、申购/代开发票等，由印章管理人审阅并在用章登记表上登记后盖章；6）严禁员工私自将企业印章带出公司使用。若因工作需要，确需携印章外出使用，需填写印章借出使用申请表，由综合部审核、总经理签批后方可借出。印章借出期间，借用人只可将印章用于所申请事由，并对印章的使用9、后果承担一切责任。5.5 印章管理人工作职责1）印章管理人在盖章前应对所需盖章的文件进行审阅，如在文书的内容、手续、格式等方面发现问题或疑问，应请示直线上级领导。重要文件的用印，更要加强审阅工作，具体要求如下：1.1)审阅用章申请表与用印材料的主题是否一致；1.2)审阅已经审批的用印材料是否有涂改；1.3)审阅文本的空白处是否全部填写完毕或已划去；1.4)审阅一式多份的材料，每份的内容是否一致；1.5)审阅其他须特别审核的事项。2）印章一律不得用于手写文件、空白纸张、证明、证件、合同、协议、单据等文件的盖章。如因特殊情况需要盖章时，应经总经理书面批准；3）印章管理人应设立印章使用登记台账，以备10、日后核查。5.6 印章的废止1）企业印章如遇丢失、损坏或被盗时，保管人应及时向直线上级领导汇报和书面备案，并及时办理作废声明和补刻手续；2）印章如因废旧、企业撤销等原因需废止，由综合部负责办理相关的废止手续。二. 公文管理规定1 目的为规范、细化公司公文管理，提高公文处理质量和效率。2 适用范围适用于项目公司与城市公司的公文起草、发布等管理工作。3 术语与定义3.1 公文：是指公司或下属部门与政府部门、外界单位往来行文的外部文件，及公司内部的各类文件的总称，但不包括管理文书与合同文件；3.2 管理文书是指流程、指引、制度、细则、办法、规定、手册、程序、标准等管理性文件，管理文书由综合部发布管理11、；3.3 合同文件：包括公司与外部单位间订立的具有法律效力的合同、协议及其附属文件，其管理规范遵循合同管理相关要求执行。4 职责4.1 各部门1）负责本部门的公文协调处理工作；2）行使权限内的收发文。 4.2 综合部1）负责公司的公文的收发、流转工作；2）负责公文所涉及到相关事项的跟进工作。5 工作程序5.1 公文分类公文种类主要有：1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项；2）通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和互相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位周知或者执行的事项；任免人员；3）通报：适用于表12、彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；4）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问；5）请示：适用于向上级单位请求指示、批准；6）批复：适用于答复下级单位的请示事项；7）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法；8）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项；9）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。5.2 发文管理1）公文的编写方法：公文一般由紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。行文格式与规则要求如下：1.1）下发各部门的公13、文，主送单位一般为“各部门”；1.2）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当采用中文大写格式，写明具体的年、月、日；1.3）文内公司名称为XXX有限公司，对内发文可以使用“XX公司”或“公司”；文内使用其他简称，应当先用全称并注明简称。2）草拟公文应当做到：2.1）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的关系确定；2.2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告；2.3）“请示”应当一文一事，“报告”中不得夹带请示事项；2.4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。3）公文送负责人签发前，应当由综合部进行审14、核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。4）文件签发权限：4.1）公司发文统一由综合部发文；4.2）红头文件：由经办部门相关人员起草，部门负责人审核后，综合部审核，总经理审批 ；4.3）行政或会议通知：公司级的会议由总经理签发，跨部门的部门会议通知由牵头部门的分管领导签发；4.4）会议纪要：公司级会议纪要由总经理签发，跨部门的部门级会议纪要由会议牵头部门的分管领导签发；4.5）经审核，对符合本办法规定的公文，综合部应当及时提出拟办意见送相关部门会签、领导审批；4.6）公文正式印制或发布前，综合部应当进行复核；4.715、）相关部门收到交办的公文后应当按照时效制度的要求及时处理，不得延误、推诿；4.8）公文审核、审批中各个环节都必须出具明确的意见。任一环节出具的“同意”、“已阅”及类似意见，一般情况下视为同意前一环节的意见。如果该环节存在并行的主审核部门，则视为同意主审核部门的意见；4.9）公文发布日期以签发日期为准，发布前应明确发放范围，发布时做好公文流转登记记录，综合部及时整理（立卷）、归档。5.3 收文管理收文管理主要指对内、外部公文的接收和传阅环节进行管理，外部来文一般由综合部先签收，再转交；各部门负责各自权限内的收文工作。1）内部收文包括：1.1）各类通知、会议纪要；1.2）总经理批示的文件；1.3）16、部门提交的请示、报告；1.4）其他部门提交流转的文件资料；1.5）员工参加外部会议或通过其他渠道获取的重要文件、资料。2）外部收文包括：2.1）政府部门（党、政、工、团）文件；2.2）行业主管部门文件；2.3）外单位或个人重要函件；2.4）重要接待信息；2.5）其他外部重要信息。3）外部收文处理包括签收及登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序；4）公司收文中，注明总经理接收的函件及政策性文件直接转达；注明公司接收或未注明接收对象的函件综合部负责处理；注明个人接收的函件直接转送相关负责人或收件人处理；5）审核：综合部对收到的函件进行审核，须相关领导处理的进入拟办程序，其他函件签署处理意见后交由17、专人处理；6）拟办：综合部填写文件呈批处理单，提出拟办意见，需要多个部门处理的，须指明主责部门，再根据文件内容报送相关领导审阅、处理；7）批办：相关领导对收文及拟办意见进行审阅，阅毕的文件由综合部根据领导批示，作直接归档或转承办部门处理；8）承办：对于领导批示办理的文件，承办部门应抓紧时间处理，有限时要求的按限时要求办，无限时要求的原则上2个工作日内办理完毕；9）催办：综合部承办部门的收文处理过程进行催办，紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办；10）内部收文处理程序：内部发文，原则上直接送达。需总经理直接审阅、审批的文件，报总经理批示后直接归档转承办部门处理。5.4 公文归档管18、理1）综合部在公文办理完毕后及时整理（立卷）、归档；2）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映主要工作情况，便于保管和使用；3）应对公文按编号进行分类登记，并将公文的编号、时间、内容、处理情况等输入电脑以便查证；4）单位合并时，全部公文应当合并管理；撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门；工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照相关规定清退；5）对外公开发文，必须经总经理批准。经批准公开发布的公文，同正式印发的公文具有同等效力；6）不具备归档和保存价值的公文，通过鉴别由相应领导批准后可以销毁。5.5 授权与保19、密1）公文批示人、会签人、签发人可针对特定业务的实际情况，授权相关人员代其履行相应授权，并将有关授权证明送综合部备案；2）做好公文保密工作，属于公司机密的相关公文，仅传阅至相关涉及人员，相关涉及人由签发人确定。三. 信息化管理规定1 目的规范公司电脑网络和信息系统的维护管理。2 适用范围适用于项目公司与城市公司电脑和网络日常维护、维修、数据备份、病毒防范等。3 职责3.1 综合部 贯彻集团的信息化管理要求，负责公司信息化系统的运作及维护，包括电脑、服务器、网络、视频会议、电话会议、网络信息更新、数据库、OA系统等的管理和维护。3.2 各部门1）按要求使用信息化软硬件系统，做好日常维护；2）出现20、故障时向综合部报告故障，并配合维修。4 工作程序信息管理人员要高度重视信息安全与管理工作，加强信息安全管理，从管理和技术两个方面确保信息系统持续安全稳定的运行。5 设备管理5.1 电脑、打印机等办公设备管理1）信息管理员进行电脑维护时，若牵涉到硬盘数据的改变，此前应做好硬盘数据备份，防止数据丢失；2）在维护过程中，如发现电脑设备（配件）因老旧等原因无法维修，需要更换（或需要请第三方电脑公司维修，会产生额外维护费用），应及时报告综合部经理批准后方可进行；3）信息管理员负责不定期对检查防病毒软件运行情况进行抽查，对运行不正常的做好记录，并及时解决；4）信息管理员要做好电脑、打印机等设备的编号入册、21、维护记录、固定资产登记工作。5.2 信息系统建设与维护1）公司必须按集团统一要求建立OA办公系统、ERP系统等办公平台；2）软件系统账号权限的开通必须经过正规的审批流程。如发现网络中有非法信息出现，应及时向公司领导或有关部门报告，以便作出妥善处理；6 紧急故障处理 对于出现的紧急情况，如停电、高温、水浸等，应停止一切设备工作，并通知公司全体员工，采取措施解决。四. 车辆管理规定1 目的结合公司实际，为减少经费开支，规范车辆的使用和管理。2 适用范围适用于项目公司与城市公司车辆的购置、使用、维修保养等的管理。3 职责3.1 综合部1）负责驾驶员、车辆的管理及调配；2）负责车辆的安全管理及事故处理22、；3）负责行驶证的年审工作。4 工作程序4.1公务车辆购置综综合部应评估业务用车量，根据业务用车量提出车辆购置申请，报总经理审核。4.2 公务车辆使用管理1）公司所有公务用车全部由综合部统一管理、调配、使用； 2）各部门公务用车，须提前向综合部负责人口头或书面申请预约用车，车辆管理员依重要性顺序派车，不按规定办理申请，不得派车；私车公用的员工，市区内不安排车辆；3）公务用车设置车辆行驶记录表，使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记录是否相符。使用后应记录行驶里程、时间、地点、用途等。综合部每月抽查一次；4）每车设置车辆费用登记表、车辆养护登记表，记录车辆使用过程产生的费用和车辆养护情况23、。每月初连同车辆行驶记录表一并由部门分管领导审核；5）外单位借车，需经综合部分管领导或以上领导批准后方可安排；6）车辆驾驶实行专人专车，专车专管，司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶，车辆在下班后必须停放于公司停车场内，并采取必要的防盗措施；7）用车人要认真履行职责。出车前，司机要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一半时，应立即加油。4.3公务车辆油料管理1）车辆在外加油须经综合部审批，否则不予报销；2）综合部每月对车辆燃油费、维修费等进行统计，并将统计报表上报分管领导。4.4 公务车辆交通违章、车24、辆维修、保养、年审和保险管理1）司机驾驶车辆违章行驶，违章罚款由个人负责，综合部在收到罚款通知时将车辆违章处罚通知转交驾车当事人，由其本人负责缴纳违章罚款费用；2）车辆在行驶途中发生故障和交通事故，驾驶人员应将情况及时通知公司综合部，综合部指派人员到现场进行处理，协助交警部门确认事故责任，并落实车辆保险理赔事宜，联系车辆维修厂进行检修，并做好相关费用及事故的登记；3）司机负责对其保管车辆落实公司车辆保养、维修事宜，要不定期的对所有车辆进行安全检查，并对检查情况进行登记；车辆实行定点保养、维修、清洗，需维修的项目由驾驶员列出清单，经询价后，填写车辆维修审批表，报综合部审核，经总经理审批后，方可维25、修；4）车辆管理员负责办理公司所有车辆年审、保险、车船使用税等工作。4.5 公务车辆事故处理及责任追究1）事故发生后迅速以电话通知公司并二天内以书面请求理赔及填写汽车肇事报告表呈报部门经理；2）车辆管理员接获事故通知时，应立即向综合部负责人报告，并迅速往事故地点查勘处理；3）应先采取积极有效措施急救伤患者，而后查勘现场，不要擅自离开现场，尽量寻觅目睹肇事的第三者作证，并记明姓名住址；4）经交警部门认定我公司员工应负肇事主要责任者按其肇事理赔次数，依规定予以追究责任；5）事故后经法院判处刑罚者，自判决之日起予以解聘，并按法院判决令其赔偿事故应付的金额；6）肇事逃逸者，除请司法机关查办外，即予解聘26、。5 员工私车公用相关规定5.1 凡符合私车公用享有用车补偿的员工，综合部将根据职务等级、工作繁忙程度核定补偿形式及补偿标准，报总经理核准，确定员工的用车补偿标准，按月核销；5.2 每年综合部将根据上一年度员工车辆使用情况，核定补偿标准，并按程序报总经理核准、董事会审批；5.3 每月费用核算办法1）定额包干车补：员工按月凭票核销。每月15-20日报综合部登记，由综合部核定个人结余金额，结余金额随次月工资发放；2）限量油补：公司实行定点加油，按月核算，超量部分的费用抵扣包干额度，或在次月工资中扣回；3）凡由公司定点加油、洗车、维修保养及预充鲁通卡等车辆运行费用支出的，由综合部每月核算，超量部分的27、费用在次月工资中扣回；结余部分的费用随次月工资发放；4）综合部负责在指定地点统一办理油卡。五. 出差管理规定1 目的规范公司员工出差行为，促进员工出差圆满完成工作任务。2 适用范围适用于项目公司与城市公司全体员工的出差管理。3 职责3.1 综合部1)负责订票、订酒店和安排交通工具。4 工作程序4.1出差审批1)由公司派遣到常驻工作地以外的地区或城市超过24小时的工作或培训时，员工须填写出差申请单，部门经理签字确认后报分管领导审核，由总经理审核批准后生效；2)申请人持申请单至综合部，由综合部根据审批结果以及各部门的具体要求，安排相关的票务和交通工具。4.2 出差的交通、住宿、餐费报销标准职务交通28、工具住宿标准用餐标准外埠市内交通费用部门经理以下员工高铁二等座、飞机经济舱原则上经济型连锁酒店标准，两人一间，房间费用不超200元 据实报销，不超过40元/天据实报销，不超过60元/天总监、部门经理高铁二等座、飞机经济舱原则上三星级酒店标准，标准间，实报实销据实报销，不超过60元/天据实报销，不超过60元/天副总经理、总经理高铁二等座、飞机经济舱原则上四星级酒店标准，标准间，实报实销实报实销实报实销注：如公司不同职级员工一同出差，可按级别最高的员工报销交通费及住宿费。出差到项目公司的，尽量安排到项目公司食堂就餐。4.3 差旅登记与报销规定1)住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标29、准金额，实报实销，超出住宿标准部分原则上由员工自行承担；2)实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准；3)伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况由总经理审批；4)宴请客户需请示分管领导批准后方可报销招待费，报销招待费后不再另行报销餐饮费；5)出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具的将不予报销相关费用；6)除经总经理特批，任何人不得委托其他单位或个人代订票务和酒店，均由综合部办理；7)如陪同公司重要客人外出或参会，带队人员应提前申报行程和费用预算，经分管领导审核、总经理审批后作为报销依据；8)领导班子成员出差及费用报销需30、总经理审批。六. 会议室管理规定1 目的加强会议室管理，提高各部门会议效率，保证公司各会议室合理有序的使用。2 适用范围适用于各部门。3 职责3.1综合部1)负责会议室环境管理；2)接收会议室的预定，并对会议室进行统一安排；3)负责会议室的设备和器材的日常维护和管理；4)负责会议前设备调试，保证会议期间设备的正常运行。3.2 各部门1)执行会议室使用管理规定，会前预定会议室。4 工作程序4.1 会议室的日常维护1）每天下班前，会议室管理人员巡视公司各会议室，对会议设备进行清理和保管；2）会议室管理员应定时检查设备运行情况，对会议室的环境卫生进行监督管理；3）会议室管理员应保持会议室茶水、纸笔等31、资料完备，不足的话予以补充。4.2 会议室使用管理1）会议开始前20分钟抵达会议室，开启空调；2）检查会议室环境和卫生情况；3）根据会议要求准备相关设备；4）准备会议茶水；5）根据会议人数准备充足的座位。4.3 其他1）根据公司领导和员工对会议室使用问题的反馈和投诉进行工作改进。2）会议室设施和器材等出现问题，应及时上报到部门管理人员解决。档案管理规定1 目的规范公司档案管理，有效地收集、妥善保管和高效利用公司档案，为公司的各项工作服务。2 适用范围适用于包括合同文本及其他各类档案的收集、整理、分类、归档、利用和处置。3 术语与定义1）档案：公司经营管理工作中形成的具有保存和利用价值的文件资料32、总称；2）立卷：亦称“组卷”，将办理完毕、具有保存价值的文件材料，按形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位；3）归档：专职人员将工作活动中处理完毕的有保存价值的文件材料，按规定搜集整理后，定期向档案室集中移交的过程。4 职责4.1综合部1）组织拟定档案管理制度；2）负责集中统一保管公司各类档案以及档案室管理；3）接收各部门整理完毕移交的档案；4）对已归档档案编制目录并定期检查；5）完成档案统计工作并执行档案保密规定；6）对公司各部门档案管理工作进行监督和指导。4.2 各部门1）对部门生成的文件及时进行归档预立卷整理；2）在规定时间内完成档案整理和移交工作；3）定期对所有已预立卷但尚未移交的33、档案进行检查；4）接受综合部对档案工作的监督和指导，并提出合理化建议。5 工作程序5.1 文件归档范围、移交时间及保管期限1）办公文档及声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间；2）在项目开发过程中所产生的各种文件、证件统一由综合部管理，由经办人员在取得有关文件后的5个工作日内办理移交手续；3）项目档案在工程验收合格后2个月内由责任部门按规定的范围向档案室报送。文件归档范围及保管期限序号类 别文 件 范 围保管期限经办部门/存档部门备注1行政文书类公司筹备期的可行性研究报告、申请、批复永久开发部/开发部2公司设立、转制、变更、验资报告34、机构设置资料永久综合部/综合部3法人代表、经营管理负责人任职批文、简历永久综合部/综合部4公司营业执照、公司年检资信材料包括工商年检、法人代码证、房屋产权证（租赁协议）资质证等永久综合部/综合部5财务登记证、税收缴纳、年度审计、资产评估、信用评估等资料永久财务部/财务部6公司领导班子构成及机构设置资料永久综合部/综合部7综合性行政事务：文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理资料长期综合部/综合部8法律事务、公证工作资料长期综合部/综合部9员工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，员工福利、职务任免，职称评聘资料永久综合部/综合部10员工教育与培训工作、外事工作资料长期综合部/综合部1135、医疗卫生、治安保卫、综合治理、防范自然灾害资料短期综合部/综合部12企业文化类企业文化和精神文明建设、群众团体活动资料。长期综合部/综合部13经营管理类公司改革、经营战略决策等管理运行材料永久综合部/综合部14计划管理、责任制管理、各种统计表、公司综合性统计分析资料长期综合部/综合部15资产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，清产核算永久财务部/财务部16属公司所有的知识产权和商业秘密及其管理资料永久综合部/综合部17商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等资料永久成本采招部/综合部18财务管理，资金管理，会计管理资料永久财务部/财务部19成本价格管理资料短期成本采招36、部/成本部20办公物资采购、保存、供应和流通资料短期综合部/综合部21招投标管理资料长期成本采招部、工程技术部、营销策划部/综合部22项目管理类营销项目营销策划方案、市场调研报告永久营销策划部/综合部23项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，载体形式包括剪报、刊物、录音、录像、光盘等永久24各项目销售价格方案、销售手册、销售分析、销售总结永久25宗地情况(自然条件、社会条件、竞争楼盘信息)永久26预决算工程三算审查表，工程预、结算书永久成本采招部/成本采招部经济签证限价资料，中标价格资料（网上投标报价或工程投标报价），甲供材料收货单，各项扣款单27设计资料项目规划设计草案相关文件，概念设计37、相关文件及项目设施指导书，方案设计文本及相关文件，施工图设计任务书等永久工程技术部/工程技术部各项目基础图、方案图、施工图、效果图、景观图、室内设计图、销售包装图，各项目模型、设计修改通知，及项目设计有关的基本资料28报建项目各类政府批文，重要的往来文件，报建图纸，事务性往来函件、政府部门间往来函件复印件(注：要同时保存公司的请示、报告、去函等资料)永久开发部/综合部29项目管理类报建用地蓝线图或用地红线图，与合作方往来文件，计划立项批文，投资许可证，设计要点，付清地价款证明，命名（更名）复函，建设用地规划许可证永久开发部/综合部30建筑设计中标方案和单位复函永久工程技术部/综合部31施工各类38、设计方案批复、意见书，各类开工证明书，总平面图建设工程规划许可证，施工图（原图）及各类施工图审核意见永久开发部/综合部32验收各类验收证书、评估报告、勘测报告等永久工程技术部/综合部权属证明书，预售查丈报告，预售许可证开发部/综合部招标、投标资料，招投标报建过程中的审批资料成本采招部/成本部各项目工程竣工资料、竣工图工程技术部/综合部33合同公司管理业务合同永久综合部/综合部项目土地权属、合作开发等相关合同永久开发部/综合部工程建设有关合同，包括设备材料采购、设计、监理等永久成本采招部/综合部营销类合同永久营销策划部/综合部5.2 声像档案管理1）归档要求：凡属归档的声像材料，必须图像清晰，声39、音清楚，并加以必要的文字说明，归档的声像材料必须是原版、原件；2）移交：凡属公司归档范围的声像材料，应在形成后一个月内随归档部门其它载体形态的档案同时移交档案室归档，由档案室实行统一管理，如有特殊情况可以适当延长归档时间。任何部门和个人不得占为己有；3）照片档案的整理：应按公司档案分类法，遵循照片档案内在的有机联系、单独整理、存放，并按事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素编写文字说明，以便于为利用者服务。照片档案的底片亦应按照与照片相同的要求来编写文字说明单独整理、存放。照片在立卷的同时，应编制卷内题目，电子版图片按年度归纳；4）录音带、录像带的整理：原件和复制件应独立存放。每盒（盘40、）的外套上要贴有标签、注明内容、人物、日期、带长（分钟）、编号、型号、和保管期限并填写目录；5）声像档案保管期限：原则上由档案室集中保管。保管期限为永久（五十年以上）、长期（十六-五十年）、短期（五十五年）三种。5.3 电子文档管理1）电子文档应用先进科技手段进行文档立卷、编目、保存，逐步在公司各部门推广应用；2）实施分级阅读、使用公司数据库信息的管理办法；3）属于公司核心机密文档应保存在服务器和光盘上，不得留存在PC机上；4）要文档应及时备份，以防遗失。5.4 档案借阅管理1）档案借阅必须严格执行保密制度，公司员工均可在工作需要时凭所在部门经理签名查阅和利用本职工作范围内的档案；如需查阅和利41、用非本职工作范围内的档案，需综合部签名同意，若涉及公司商业秘密等重要档案，则需行政分管领导审批方可借阅和利用；借阅时须严格遵循借阅制度，实行登记，签名；2）档案的借阅必须在公司内进行，原则上，于当日归还；档案原件一般不外借，可以向需要者提供复印件。特殊情况必须借阅档案原件者，应经行政分管领导批准，但不得超过五个工作日，如需续借，应办理续借手续，并按期归还，不得以任何借口搪塞、拖延或占为己有；3）及公司机密的档案（涉及到合同、财务等）一般不外借，如遇特殊情况，确实需要查看应经公司总经理审批；4）借阅档案应妥善保管，保持档案完好无损，不准涂改、私自抄录、复印、圈点、批注、拆散、抽页、剪裁、泄密、转42、借、遗失等；5）职工调离本单位，凡借有档案者必须归还；6）档案管理人员应仔细检查归还的档案，如有破损、丢失、涂改等情况，立即追究责任，并向主管领导报告；7）档案管理人员应仔细校对、审查原始材料，确保证明材料的准确性和真实性；8）查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。5.5 档案管理场所管理制度 公司档案应设专门的档案保管场所，指定专人保管管理场所钥匙，并做好“八防”工作（防盗、防火、防光、防潮、防虫害、防污染、防热、防尘）。5.6 档案鉴定规定 1）新组卷档案的鉴定1.1）档案整理质量鉴定需有关部门档案员将整理好的档案编写成案43、卷目录及卷内目录送交公司档案室审查、鉴定；1.2）鉴定人员必须对所鉴定的档案进行逐卷审查，对其内容价值、保密期限作出鉴定，提出处理意见；1.3）对新接受档案的鉴定，要达到保管期划定准确、质量符合要求。 2）准备销毁档案的鉴定2.1）档案每半年清点。根据档案的保管期限，由档案管理员把已超过保管期限、失去利用价值的档案分别列出清单，填写申请报告经批准后销毁清册；2.2)档案鉴定人员对满期档案进行审查，提出销毁或延迟保管期限意见，并登记造册，经行政分管领导审核、总经理审批后，方可销毁；2.3)经批准销毁的档案材料，指定2名监销专人监督销毁，任何人不得擅自处理。监督人在销毁档案前应认真清点复核，销毁后44、，在销毁清册上签名盖章；2.4)销毁清册要有目录，手续必须完备，以备日后查证。5.7 档案统计规定1)建立健全档案统计材料台帐及有关原始记录，并统一统计格式；2)统计数字要准确；3)对进档案库房的档案每年清点一次，并分别统计出各类档案的具体数字。七. 固定资产管理1 目的为加强公司的固定资产管理，落实资产管理责任单位，明确责任人的管理责任，切实做到固定资产账物相符、物尽其用、杜绝流失，特制定本规定。2 适用范围适用于各部门固定资产的管理。3 术语与定义3.1 固定资产：凡使用年限在一年以上，同时单价在人民币2000元以上的电子设备、房屋建筑物、车辆设备、机械设备以及其它设备列入固定资产，部分设45、备虽然其单价不足人民币2000元，但出于实物管理的需要，也可列入固定资产。4 职责4.1综合部1）负责固定资产实物管理，包括财产购置、登记建卡、设立台账、分配调拨、维修保养、清查盘点、实物统计等工作。4.2 财务部1）负责固定资产价值管理，具体包括账务设置、核算反映、计提折旧等工作；2）审核固定资产购置申请、处置方案。4.3 成本部1）组织固定资产购置前核价，审核采购申请。4.4 各部门1）提出固定资产采购申请；2）负责使用范围内固定资产的日常管理。4.5 分管领导/总经理 审批固定资产采购和报废申请。5 工作程序固定资产的使用部门和使用人须合理使用设备，严格按规程操作，并注意设备维护、保养。46、由于使用、保管不善造成的遗失和损毁，责任人要按资产净值进行赔偿。6.1 固定资产的标准、分类及编号1)固定资产的标准：凡使用年限在一年以上，同时单价在人民币2000元以上的电子设备、房屋建筑物、车辆设备、机械设备以及其它设备列入固定资产，部分设备虽然其单价不足人民币2000元，但出于实物管理的需要，也可列入固定资产；2)固定资产的分类及编号采用与集团一致的编号规则。6.2 固定资产购置、调拨、报废审批程序1)固定资产购置程序1.1)需求部门提交申请报告，详细说明需求原因，性能要求等内容，报送到综合部；1.2）综合部填写固定资产购置审批表，经部门负责人审核，成本部审核，财务部审核，总经理审批后，47、进入采购流程。2）固定资产调拨程序各公司内部的固定资产调拨，由需求部门提出书面报告，经综合部查实有可供调拨的对象之后，填写固定资产调拨单，报本公司综合部分管领导批准。3）固定资产报废程序3.1）固定资产的报废条件：使用时间已满有效用年限或严重损坏，丧失使用价值的固定资产；3.2)凡是符合报废条件的固定资产，由使用部门提交报废报告，转交综合部。综合部填写固定资产报废申请单，由部门经理审核，财务部审核，总经理审批后进行实物处理，并将处理结果抄送财务部核销。6.3 固定资产的盘点1）综合部每半年至少进行一次固定资产盘点，并作出书面盘点报告；2）财务部协助综合部进行盘点，根据综合部的盘点报告，进行财务48、固定资产账核对，提出财务调整的意见，待报废资产的价值（原值、已提折旧、净值）做出最终的固定资产盘点；3）年度盘点报告项目公司总经理审阅，同时抄报集团人力行政中心；4）对于盘亏的固定资产，如属管理不善等人为因素造成，将追究当事人和管理者的责任，并视具体情况赔偿公司损失。八. 接待管理规定1 目的加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，提高接待效率及形象，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准、统一管理”的原则，特制定本制度。2 适用范围适用于各部门所有日常接待工作的管理。3 职责3.1 综合部1）负责公司领导及集团其他公司较正式拜访嘉宾、重要嘉宾、来访团队、外埠办事处49、同事的接待管理，公司领导的日常拜访嘉宾和朋友的接待；2）配合其他部门的接待工作。3.2 各部门负责本部门相应业务、来访客户、合作伙伴的接待。3.3 分管领导/总经理审核/审批接待方案，根据接待级别参与接待活动。4 工作程序4.1 接待规格及标准公司制定不同的接待规格及标准，以充分利用接待资源，合理安排接待过程。接待规格和标准如下：接待规格客户定义主陪领导陪同人员组织部门住宿标准餐饮标准车辆标准特级一级市厅级及以上级别领导、社会知名人士、公司领导非常重要的嘉宾、客户、外宾及参观团、各地方政府正式来访的接待公司主要领导指定的特别助理或部门领导综合部原则上五星级，领团高职务套房，其余标单特级：30050、元/人一级：250元/人主要领导按公司最高配车标准，其他用车视人数灵活安排车辆二级公司领导日常正式来访嘉宾，相对重要的嘉宾、参观团、各地方政府正式邀约的接待衔接业务领导相关部门领导综合部四星级行政房、其余标单220元/人正常用车调度，安排接送三级集团总裁公司主要领导根据工作需要安排综合部五星级或商务酒店标单 按实际情况安排正常用车调度，安排接送四级集团其他领导（副总裁、总监）衔接业务领导根据工作需要安排综合部四星级或商务酒店标单按实际情况安排正常用车调度，安排接送兄弟公司领导、同事接待衔接业务领导根据工作需要安排综合部只负责代订酒店按照所在地区差旅标准自行安排正常用车调度，安排接送备注：1、低51、于接待等级的接待标准以同级接待等级审批处理，高于接待等级的接待标准需各部门分管领导签批原因； 2、各部门出席的领导及陪同人员在接待申请需详细注明，用餐时不得随意增加不必要的人员，额外增加费用。4.2 接待流程及分工1）本着时效性、合理性、计划性控制接待费用的原则，特级、一级、二级接待由邀约部门提前两天提交接待申请单，详细填写接待申请单，列明接待规格、接待要求等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后提交综合部具体安排接待。四级接待由邀约部门负责具体接待，需订房、订餐、订票，应提前5小时填写接待申请单，经部门负责人审核、分管领导审批后提交综合部预订。4.3 特级、一级、二级、三级接待流程1）公司各52、部门接到来访信息，应提前1天填写接待申请单，经部门负责人审核、分管领导审批后提交综合部；公司领导的邀访客户或来宾信息，政府团队接待可由综合部行政人员协助收集接待信息，及时联系对方单位对接人，了解来访单位的相关信息，如：来访者身份、单位、人数、来访目的、代订酒店的客房类型、回程安排等，根据信息确定来宾的接待行程安排表；2）综合部全程跟进接待过程；3）根据接待申请单要求，需准备礼物的，综合部行政人员按接待预算费用及时采购。礼物由主接人送给来宾；4）如需摄像、摄影，则由综合部准备相关器材，负责特级接待的全程摄像摄影及撰写新闻稿件、进行有效宣传。4.4 参观要求规格公司准备要求备注特级、一级、二级1、53、会议室电子屏欢迎标语；2、会议室烟灰缸、相关资料、鲜花、水果的准备；3、会议室照明的开启，夏季空调的开启；4、会议室：瓷杯茶水、矿泉水的供应；5、迎领及电梯的提前准备。4.5 接待人员的要求1）接机1.1)根据规格及来访人数，车辆调度员安排车辆出车的数量及标准；1.2)掌握客人抵达的详细时间、地点，避免误时、误点；1.3)对来访人员的称呼需明确，避免见面后冷场；1.4)客人抵达后应热情上迎并自我介绍，而后引领客人上车就座；1.5)告知客人公司的接待安排、公司的概况；1.6)抵达酒店后引领客人去前台办理入住登记，并明确告知客人下个行程安排。2）食宿2.1)根据接待规格，接待人员预订酒店及用餐标准54、，并明确费用的结算方式；2.2)根据接待标准，接待专员安排落实公司宴请接待（含桌签的摆放、菜肴酒水饮料的安排、用餐的整体环境、衔接客人与我司领导用餐的时间、审查接待账单的明细、街接下个接待行程的车辆等）。3）其它3.1)礼貌待人，维护公司形象与利益、加强与客人的沟通，如遇客人有不当言语及行为时，应婉言化解，不得直接顶撞客人；3.2)客方向我方人员赠送礼品、礼金，应婉言拒绝，无法拒收的应及时向上级汇报处理，不得私存；3.3)重要或特殊来宾，应了解对方的饮食起居习惯、特殊偏好等细节，以便安排周到、妥善的接待；3.4)对所有接待的客人，均应设法取得其联系地址和电话，并登记在案，客人对接待如有特别要求55、或意见，应认真听取，及时向上级领导如实汇报并登记在案，避免下次来访出现同样的问题。十、大型会务操作指引1 目的为加强大型会务管理，提高会务质量和效率，特制定本指引。2 适用范围适用于大型会务管理工作。3 流程4 工作程序4.1 确定议题1）会议发起人提出会议议题，并经过相关领导确认后，形成初步的会议安排，内容包括会议议题、时间、地点。4.2 会务准备1）会议通知提前一周确定会议时间，由会议组织部门依据会议安排拟定的时间下发通知，通知内容应包括会议的议程、日程、参会人名单。2）会议组织预案2.1）由会议组织部门负责会议预案的策划、制定，并对会议期间可能出现的其他意外情况制定相应措施。预案包括以下56、内容：会议议题、时间、地点、费用预算、会务手册（会议须知、日程、议程、参会人名单及通讯录、住房安排、交通安排、会务组成员名单）、会务工作筹备安排表（标准工作模板详见附件）；2.2）会议地点确认前会务组必须提前踩点。3）会议资料、物品准备由会议组织部门负责涉会材料与物品的准备。类别具体事项会议资料会议议程、会议议题，汇报材料、会议PPT、VCR、音乐等材料、会议签到表会议物品与会人员席位卡、记录纸、笔、会议主题横幅、投影背景图、会议背景喷绘、欢迎水牌、指示牌、海报、笔记本设备、录像机、录音笔、音响设备、话筒、麦架、投影仪、USB翻页器、照相机、水果、点心、茶水物资、礼品4）会场布置4.1）会场桌57、面布置。包括主席台、会场座位摆放形式、席位牌、会议材料、话筒、花卉、茶水、点心、水果；4.2）会场环境布置。包括会场横幅、会场背景（喷绘）、发言席、盆花摆放、灯光照明、音响设备、电脑设备、录音、录像、空调等设备。4.3会务服务1）会务组负责会议签到、材料分发、茶水、茶歇、会议记录、会场指引、食宿、航班信息、司运服务和其他应急服务；2）会务人员必须提前到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。提前开启空调设备，重点检查会标、音响等设备、主席台的布置情况；检查服务人员就位情况；检查会议记录、摄影摄像、录音工作。重要会议还要检查迎领、礼仪等其他服务人员就位情况；按预定方案组织与会人员对照席位卡依次就58、座。3）落实会务协调 会务准备工作涉及多个单位和部门，需要召开协调会，落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限；明确责任部门、责任人。协调会前，会务组应提出工作分工预案。4）会后工作整理会议结束后，检查会场，带回会议资料。4.4 撰写纪要大型会议纪要必须在会议结束后两个工作日内发布。4.5 传达会议精神1）会议精神由各参会单位负责向全体员工传达。2）落实会议形成的决议，明确专人协调落实，必要时予以督查督办。十一.管理文件编号作业指引1 目的制订公司管理文件编号规范，确保文件编号处于受控状态，使所有文件便于分类、查找、识别和使用。2 适用范围适用于公司所有发布的管理类文件的编号、版59、本调整等。3 职责3.1综合部1）负责统一对公司管理文件进行编号并发布；2）负责对管理文件进行版本调整、归档管理。4 工作程序4.1 文件编号规则说明1）每份文件（表格/模板）由公司简写首字母GYHA、文件首字母缩写及年份、文件流水号组成。例如：GYHAWJ20150012）文件编号的第1段为公司简写首字母GYHA；3）文件编号的第2段为文件首字母缩写及年份；4）文件编号的第3段为数字，从001999递推，表示文件的流水号；4.2 合同编号规则说明1）每份文件（表格/模板）由公司简写首字母GYHA、合同首字母缩写及年份、文件流水号组成。例如：GYHAHT20150012）文件编号的第1段为公司60、简写首字母GYHA；3）文件编号的第2段为合同首字母缩写及年份；4）文件编号的第3段为数字，从001999递推，表示文件的流水号；相关表格：车辆维修保养申请单使用部门车 号驾驶员里程表数km预计维修保养费用(元)修理保养详细内容 申请人： 年 月 日审批程序车辆管理部门意见： 年 月 日分管领导意见： 年 月 日总经理意见： 年 月 日备注：1）除特殊情况外，必须事先申请，否则费用自理。 2）紧急情况，必须电话申请综合部批准方可修车，事后应补填此申请单，否则费用自理。 3）按财务开支权限审批。xx公车使用登记簿申请日期公车型号/牌照用车部门/用车人同行人员事由目的地出车时间截止今日仪表盘公里数出差公里数驾驶员批准人备注