1、实业投资公司行政及考勤管理制度汇编附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 组织架构图对接人员采购人员仓储人员项目总监策划人员销售人员管理人员销售总监会计人员出纳人员人事人员行政人员出纳财务主管行政主管采购主管总经理助理 总经理董事长+ 目 录 惠州市xx投资有限公司2惠州市xx实业投资有限公司2组织架构图2第一章 说明6公司行政事务管理体系的范围6第一节 行政管理制度7一、 行政事务管理工作环境管理规定7三、 公共场所环境管理8四、 附则9第二节 考勤管理制度11第三节 办公用品管理办法xx第四节 档案管理办法19一、2、 总则19第五节 档案立卷、归档19第六节 档案的保管21第七节 档案的借阅和保密22第八节 会计档案管理细则23 会计档案保存期限表24第九节 档案鉴定和移交25第十节 附则25第二章 公司文件格式规范25第二章 印章管理办法27 公司印章管理责任状31 用印申请表32 用印申请表32第四章 出差管理制度33 人事管理制度35 员工档案内容一览表40第一章 说明公司行政事务管理体系的范围公司关于行政事务管理体系要求的关键制度、规程文件。1、适用范围本制度适用于公司行政事务管理。2、公司、本公司是指；各部门、各职能部门是指公司本部所属部门管理体系所覆盖的各职能管理机构；高管层是指公司总经理、副3、总经理和总工程师等高层管理人员；分管领导、分管副总经理是指公司分管或主管某项工作、部门的高管人员；部门负责人是指各部门部门经理；3、本制度管理本制度为公司受控文件，由总经理批准颁布执行。4、制度管理的所有相关事未经公司总经理批准，任何人不得将本制度提供给公司以外人员。5、本制度持有者调离工作岗位时，应将本制度交还总经理办公室，办理核收登记。6、本制度除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，办公室做好复印和发放登记。7、本制度持有者应妥善保管，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。8、在该制度使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到办公室。9、总4、经办每半年一次对该制度的适应性、有效性进行评审，必要时对该制度予以修改。第一节 行政管理制度一、 行政事务管理工作环境管理规定第一条 工作环境反映公司的内外部形象，体现公司的管理水平，也直接影响工作效率。为了加强对公司工作环境的管理，制定本规定。第二条 工作环境是指公司办公场所的工作秩序和环境，包括公共场所及办公室。第三条 公司工作环境由办公室负责管理，并负责监督。第四条 本规定适用于公司本部及所属工作环境的管理。二、 接待管理第五条 接待人员应严格遵守岗位职责，加强对进出人员和收发品的管理，严禁擅自离开工作岗位。第六条 人员出入管理1、本公司人员出入管理（1）本公司员工出入公司，应按公司要求5、穿着服装。（2）公司人员因公外出时，应经直接上级批准。下班前不能返回公司的，应告知直接上级。直接上级应在考勤表上签字确认。2、外来人员出入管理凡公司外人员来访者，接待人员不认识的，应先要求来访者填写来宾登记表。如被访者是公司高层领导的，应由被访者核准后方可允许进入公司。第七条 收发管理1、在接收报纸时接待人员应核准数量，在接收信件、物品时接待人员应核准后办理签收手续。2、接收的报纸、信件、物品应在当日分发给收件人。三、 公共场所环境管理第八条 公司公共场所的环境卫生由公司指定专人负责维护，公司办公室行政人员负责监督管理。第九条 公司所有工作人员应自觉维护公共场所的环境卫生，严禁堆放杂物，严禁丢6、弃垃圾、废品、碎屑，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣。第十条 公司办公室负责更换公共场所的花卉，并责成专人做好花卉保养工作。第十一条 公共场所秩序（1）办公区内走路要轻盈、快捷，见到领导要主动让道或在领导左侧或后面行走。（2）尽量不要在公共场所大声谈话或讨论问题，避免大声呼唤、说笑，影响他人。（3）不要与来访人员在公共场所谈话、更不要争吵。第十二条 公司各办公室工作人员应自觉维护本办公室的环境卫生，各办公室负责人对本办公室的环境卫生负责。第十三条 进出办公室必须轻轻关门，不能产生很大声响。 办公区、办公室内务管理标准：（1）办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放；（2）桌7、面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净；（3）室内文件柜文件摆放科学有序，外观整洁；（4）办公室墙面禁止张贴文件或图表，并保证墙面清洁；（5）保证室内所有电气开关安全、能够正常使用；（6）办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正；（7）要节约用电，在光线允许情况下不要开灯；（8）在温度适宜情况下不要开启空调，正常开启空调时，人员长时间离开办公室请关闭空调；（9）窗帘悬挂要整齐；（10）门、窗能够正常使用，防止安全隐患；（11）办公桌、沙发。茶几上不允许摆放过期的杂志和报纸（专业报刊除外）；（12）办公室内不允许存放与工作无关的私人物品。第十五条 未经部门负责人同意，办公室其他工作人员禁止8、私自调换工作位置或挪动工作（写字）台、文件柜等办公家具、办公设备。四、 附则第十六条 公司根据实际需要不定期对工作环境进行改造、装修。改造、装修的所有相关事宜，包括设计、施工单位的选择及施工管理均由办公室负责，其他有关部门和人员应积极配合、协助。第十七条 公司下班时，最后离开的人确保办公室和办公区域大门闭锁。第十八条 公司各下属项目部办公室场所可参照本规定执行，或另行制定相应制度文件，并报公司办公室备案。第十九条 本规定由公司办公室行政负责解释。第二十条 本规定自颁布之日起施行，此前有关规定同时废止。 公司人员出入公司时间记录表时间： 年 月 日 记录人：序号外出人外出时间去向事由注：1、工作9、时间内员工出需经部门负责人平准，并向办公室登记；2、员工因公出不能正常刷卡签到的，必须电话通知考勤人员。第二节 考勤管理制度第一条 考勤管理是工作日常管理的基本规章。员工出勤状况反映该岗位的工作量、重要程度及岗位工作人员对工作的热情和敬业精神。为了严肃劳动纪律，加强考勤管理，保障公司各项工作的有序开展，制定本制度。第二条 公司考勤工作由办公室负责，并负责监督。第三条 本制度适用于公司本部的考勤管理。第四条 工作时间（一）依据公司各部门工作性质分类规定，平均日出勤时间按8小时核算。（二）上下班时间：周一至周五 上午9：0012：00，下午13：0018：00。（三）每周满勤天数为5天，每月1日至10、月底为一个考勤周期。第五条 上班时间要求（一）员工上午上班应提前10分钟到达。准备好当日工作所需要的文件资料等，并提前准备完毕。上班时间前5分钟所有员工必须准备开始工作，上班时间开始准时进入工作状态。（二）需要直接到其它单位或项目现场的，应在上一工作日或当日上班时间前告知直接上级和考勤人员。未提前告知而直接因公外出的，按迟到处理；谎报事实的，公司一经验证属实，按旷工一天处理。直接上级隐瞒、谎报或事后补签考勤卡的，公司一经验证属实，给予经济罚款。（三）中午有招待、宴会活动的，参加人员可延迟上班，但不得影响正常工作。因特殊情况需要推迟时间的，参加人员应及时告知各自的直接上级。第六条 工作间歇时间 11、为了提高工作效率、科学利用工作时间，上、下午上班两个小时后可休息xx分钟左右。各办公室负责人应掌握工作间歇时间。第七条 下班时间（一）下班时间前，任何人员严禁谈论就餐、购物等与工作无关的话题，各部门负责人要切实监督。下班后，应整理好桌面，防止文件的损毁、遗失和泄露。（二）中午就餐后为午休时间。在午休时间内，任何人严禁有足以影响他人休息的言行。（三）因私事而不得不在正常下班时间前离开公司，视为早退。早退应告知直接上级。（四）下午下班前不能回公司的，应告知直接上级。经直接上级同意后，第二天应由直接上级在考勤卡（表）上签字确认。第八条 迟到、早退当月迟到或早退一次在2小时（含）以内的，扣半日岗位基本12、薪酬的20%；当月迟到或早退一次在2小时以上，4小时（含）以内的，扣半日岗位基本薪酬；当月迟到或早退一次在4小时以上的按旷工一天处理。第十一条 旷工（一）除了本制度所规定的有关情形外，以下情况确认为旷工：1、员工未经批准擅自缺勤，事后无正当理由补假；2、员工谎报、伪造证明，以不正当手段骗取假期；3、员工不服从或违反工作安排，消极怠工；4、其它任何未经直接上级批准或直接上级不知道原因而没有正常上班，均视为旷工。（二）对旷工者，公司按以下规定予以处罚：1、月旷工扣当日薪酬的100%；2、有旷工情况者取消当月全勤奖200元。第十二条 员工如因出差未按时进行考勤，应于出差归来后三日内找直接上级办理签字13、确认手续，逾期将视作旷工处理。第十三条 请假、休假规定（一）国家法定的节假日（根据国家每年放假规定）（二）病假1、员工因病需在工作时间内看病时，应事先向直接上级请假。2、员工因病需休息时，必须持有医院就诊的病休证明并按医院建议病休时间休假。（三）事假1、为了不影响公司工作，员工有事应尽可能安排在公休假日办理，必须占用工作时间办理的，必须按规定办理请假手续。2、按日扣除日岗位基本薪酬以及当天补助。3、员工因个人私事而请假、事假当年累计不得超过xx天，超过xx天以上者，无奖金，超过天数按旷工计。（四）婚假职员达到结婚年龄且在公司服务满一年以上可请此假。根据婚姻法以及计划生育条例的规定，员工结婚可享14、受以下待遇: 1、执行国家规定的法定结婚假期3天；2、员工结婚请婚假，本人必须持有法定结婚证，经本部门直接上级批准，到公司办公室办理手续后方可休婚假；3、符合晚婚年龄(女23周岁，男25周岁)的初婚者，可享受晚婚假xx天(含3天法定婚假)；婚假期间不计扣薪酬。（五）丧假1、员工及职员亲人去世, 且本人在公司服务半年以上,可申请此假,假期为3天,(时间不足者可以请事假)在假期内发本人全额其本工资。（六）产假1、在公司服务半年以上，达到法定婚龄，符合国家计划生育政策之已婚的女员工，执行国家法定假期。2、凡产假或护理假未足规定天数，经直接上级认可而提前上班者，依基本工资折算发给补贴。3、产假期间工资15、由社保所发放，并执行国家相关规定。4、凡工龄满一年的男员工，均可享有五天带薪产假护理假。（七）哺乳假凡工龄满两年的女员工，产后婴儿未满周岁的，均可享有1小时/天带薪哺乳假。（八）工伤假1、员工因工伤需休息时，须有医疗部门诊断和病休证明，经公司办公室确认、总经理批准后方可按工伤假处理。需继续休息时要按时交诊断书和病休证明。2、工伤医疗期内公司除了承担法律规定的医疗费外另发放月工资。（九）年假：1、年假按国家规定给公司当前情况制定。2、休假方式：在不影响正常前提下，由办公室初审，总经理批准生效。3、年假天数规定：一年以上两年以下（5天）两年以上三年以下（7天）三年以上（10天）。4、年休假原则年一16、次休完，不累计到二年5、如一年内事假超过xx天，不享受年假第十四条 员工申请各类假期（事假、病假、婚假、丧假、产假、护理假、工伤假、年假）均应填写员工请假单，并附上有关证明，按相关审批权限审批和办公室核实后才能休假。若因突发事件或急病不能先行办理请假手续者，应使用电话其它快捷、准确方式向其直接上级请假，并于假后上班两天内补办相应手续。第十五条请假手续的审批（一）员工的婚假、丧假、产假、护理假、哺乳假的申请由直接上级予以核准，办公室审核。（二）员工病假、事假、工伤假的核准权限如下：1、员工请假一天（含）以内，由所在部门负责人核准即可；请假三天（含）以内，除须经部门负责人核准外，还需分管副总经理的17、核准；超过三天，除部门负责人、分管副总经理批准外还需报总经理核准。2、部门负责人请假一天（含）以内，由公司副总经理批准；一天以上，由总经理核准。（三）员工请假理由不充分，或有碍工作时，上级可酌情不予准假，或缩短假期，或责令改期请假。（四）所有假期申请单办妥手续后交由办公室审查备案，作为考勤核查的依据。（五）员工请假先事先选定职务代理人，但需经直接上级核准。（六）违反上述规定的处罚：1、未按请假审批程序规定办妥请假手续而擅自离开工作岗位，视为旷工处理。2、 休假期间未委托工作代理人，视为工作责任心不强，给予警告处分。第十六条 上班时间临时外出（一）工作时间临时外出的，应将工作委托他人，并告知直接18、上级。没有委托和告知而影响工作的，给予警告。委托他人而受委托人对委托事宜未尽职责者，给予警告。（二）员工公出，经公司安排或部门负责人批准，须向部门考勤员处登记。第十七条 加班各部门负责人或分管总经理根据工作需要可适当安排加班。基本薪酬中已包括日常和正常公司休日的加班工资，不再另行计发加班工资，公司采用带薪假形式予以补偿。法定节日公司确因工作需要加班时，其补贴另行规定。第十八条 带薪假期所有部门员工，全年带薪病、事假累计五天。第十九条 全年没有缺勤（无迟到、早退现象，全年病事假不超过5个工作日）的，公司发放全勤奖。全勤奖发放标准为500元/年。第二十条 本制度由公司办公室负责解释。第二十一条 本19、制度自颁布之日起施行。此前颁布的相关规定同时废止。第三节 办公用品管理办法第一条 为规范公司低值易耗品与办公用品管理工作，有效控制低值易耗品与办公用品的采购、验收、发放和使用，制订本办法。第二条 低值易耗品与办公用品的界定将单位价值为50元200元（含）的工具、器具、办公用用品,界定为低值易耗品。第三条 低值易耗品与办公用品的分类（一）属于固定资产的办公用品，如：小型办公设备、电器等，参见固定资产管理办法。（二）办公自动化设备耗材：如：、墨盒、碳粉、磁盘、移动、存储设备、打印纸等。（三）一般消耗品，如：签字笔、白板笔、铅笔、涂改液、刀片、胶水、胶带、 大头针、图钉、曲别针、记事本、档案袋、标签20、便条纸、橡皮、夹子、 圆珠笔、书钉等。（四）耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、装订机、打孔机、打码机、计算器、印泥等。第四条 低值易耗品与办公用品消耗定额（一）属于固定资产的低值易耗品与办公用品：执行固定资产管理办法的有关规定。（二）办公自动化设备耗材：由办公室核实后统一购买。（三）一般消耗品：每人每年不超 _ 元。（四）耐用消耗品：以旧换新。第五条 低值易耗品与办公用品的采购（一）低值易耗品与办公用品原则上由办公室统一采购。（二）采购计划的编制与审批1、每月20日-25日，公司各职能部门的负责人将填写好的低值易耗品与办公用品需求计划表签字后交行政人员。2、财务人员审批后，由行政人员负责采购。第21、七条 低值易耗品与办公用品的保管与发放（一）办公室行政主人员负责对采购的低值易耗品与办公用品进行登记，并妥善保管。（二）低值易耗品与办公用品分为个人领用与部门领用两种。 “个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部 门共同使用用品如打孔机、装订机等专用办公用具。 “部门领用”的专用办公用具由部门负责人或其指定人员负责保管。（三） 办公室负责建立“低值易耗品与办公用品登记簿”，对低值易耗品与办公用品的发放进行动态管理。公司全体员工应本着厉行节约的原则使用低值易耗品与办公用品，能共同使用的尽可能共同使用，能重复利用的尽可能重复利用，严禁浪费、丢失、私用。（五）新入职人员由各部22、门负责人通报行政人员后，新入职人员到办公室办理领用手续。人员离职时，应将剩余办公用品一并交部门内勤人员。第八条 低值易耗品与办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。第九条 低值易耗品与办公用品严禁带回家私用。第十条 印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。第十一条 打印、复印耗材的使用（一）公司各部门要节约使用打印纸。复印时，要严格按照规程操作。复印的作废纸张，由个人留存。严禁打印、复印与工作无关的资料，严禁私用打印、复印纸.（二）除了对外报送的文件资料，公司内部的纸张必须正反面使用。第十四条 未尽事宜，本办法由办公室23、行政负责解释。第十五条 本办法自颁布之日施行。序 号用品名称领用数量领用日期签名仓 管 员备 注办公用品领用登记表第四节 档案管理办法一、 总则第一条 为了加强对公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。第二条 本办法适用于公司本部及项目部对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管等。第三条 职责分工（一）办公室负责对公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况，对各部门的档案工作及资料员进行业务指导和培训。（二）财务审计部在遵照本制度和财务档案管理的有关24、法规性文件的前提下，负责公司会计档案的管理，并接受办公室的监督、检查。（三）各部门应指定本单位的档案管理人员（兼）并报公司办公室备案。（四）各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。第四条 档案的分类公司档案分为七大类：文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。各类档案的具体管理见附件一至附件七。第五节 档案立卷、归档第五条 办公室及各职能部门的档案（资料）管理员应定期（每月一次）进行档案的收集。第六条 立卷归档的时间（一）各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必须在7日内交办公室，由办公室负责外来文件的统一登记、传阅、保管25、。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由公司办公室归档。（二） 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、合同、协议等，均应在当月内立卷归档。每月底，各部门档案管理员应把整理审定完毕的档案资料。第六条 移交办公室保管。（三）在获得证照后，除了“税务登记证”在财务审计部保存外，公司的其它各类证照（营业执照、资质证书、企业代码证等）应在7日内交办公室保存。项目的各类批文、证照原件，在办理结束后三日内移交办公室保存。第七条 立卷归档的要求（一）归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。（二）26、案卷要求1、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。2、归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3、卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。4、填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。（三）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。（四）影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。第八条 交接档案的要求（一）交27、接的资料必须完整；（二）交接的资料必须准确，务必真实地记录企业发展地全过程，做到文、图、物相符，数据准确要靠，签字手续完备；（三）归档资料必须为原件，用圆珠笔、复写纸形成的资料和传真件一般不得作为归档资料，如遇特殊情况需总经理助理批准；（四）交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理助理审批方可归档；（五）档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准（六）卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的资料在右下角，双面书写的资料，正面在右下角，背面在左下角，折叠后图标28、一律在右下角；（七）交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负责人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版）。（八）对工程资料档案的特殊要求：1、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。文字材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*210 mm）；2、用计算机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标不要露在外面。3、文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。第六节 档案的保管第八条 归档后的档案由办公室统一保管。各部门、项目部临时保管的档案应设专用档案柜，并由专（兼29、）职管理员负责保管。第九条 档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。第十条 办公室要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。第十一条 档案柜内不得存放与档案无关的物品。第七节 档案的借阅和保密第十二条 档案资料一般不外借。需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。借阅、复印一般档案，应经办公室主任批准；重要档案（机密文，件、证照等需经公司总经理批准）第十三条 各部门工作人员30、可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经办公室主任和原形成档案的部门负责人批准，方可借阅。第十四条 借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应积极配合、协助，严禁擅离岗位。第十五条 借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，公司经查证属实后给予“严重警告处分”。逾期归还者，档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。第十六条 档案的保密（一）档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。（二）档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。（三）合理划分并调整档31、案密级，严格履行借阅手续，涉及公司重要信息的档案必须由副总经理以上领导签字后方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字后方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签字方可借阅。（四）经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。（五）企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案。第八节 会计档案管理细则第一条 会计档案是公司经营管理的重要资料，为了保守公司的机密，维护会计档案的安全与完整，特制订本制度。第二条 本细则适用于公司本部各类会计档案的管理，包括：（一）会计凭32、证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。（三）财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附注及财务状况说明书，其他财务报告。（四）其它类：银行存款余额调节表、银行对账单、付款签报及招待费申请单及其他应当保管的会计核算专业资料、会计档案移交清单、会计档案保管清单等。第三条 职责（一）财务部负责会计档案的立卷、归档、保管、查阅等管理，严防毁损、散失和泄密。（二）公司办公室负责监督本细则的执行情况。第四条 会计凭证登记完毕后，必须按照分类和编号顺序保管，不得散乱、丢失。第五条 记账凭证应当连同所附的原始33、凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证起止号码，由装订人在装订线封签处签名或盖章。第六条 会计档案的保存（一）财务审计部应指定专人负责保管会计档案，定期将财务审计部归档的会计资料按类别、按顺序立卷登记有效。（二）会计档案的保管期为永久保存和定期保存两类，具体类别与保管年限限详见附表。第七条 会计档案的借用（一）财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定借阅，及时归还原处，若要查阅入库档案必须履行查阅会计档案登记手续。（二）公司内部其他人员若因公需要查阅会计档案时，必须经财务部经理同意后方能由档案管理人员接待查阅。（三）34、外来单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有效证明，并经总经理批准后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅事由。（四）会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时，应由档案管理人员进行复印。第八条 会计档案需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经总经理批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由财务审计部经理共同参加，并在销毁清册上签名，销毁清册永久保存。第九条 由于公司会计人员的变动等需要转交会计档案时，应办理转交手续，并由监交人、移交人、接受人签字。第十条 未尽事宜，由公司办公室负责解释35、。第十一条 本细则与档案管理办法一并颁布施行。 附表会计档案保存期限表序号档案名称保管期限（年）1记账凭证及原始凭证xx2银行存款余额调节表及对账单53手工会计薄帐xx4计算机账簿永久5辅助账xx6各种报表37年度汇集报表永久（包括文字说明）8会计移交清册xx9会计档案保管清册永久10会计档案请销毁清册永久第九节 档案鉴定和移交第十七条 公司办公室档案管理员、各部门、项目部专（兼）职档案管理员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。第十八条 档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由公司办公室和有关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，36、经公司总经理或总经理助理批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字。第十节 附则第十九条 本公司人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方可离开岗位。第二十条 档案人员应积极开展档案编研工作，积极配合公司相关部门编写大事记、组织机构沿革等，为公司品牌建设服务。第二十一条 公司所属的各项目部的档案管理工作遵照本办法执行。第二章 公司文件格式规范第一节 关于公司制度文件格式的说明请各部门根据模板修改相应格式公司的标准字体为黑体、宋体和仿宋体。如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准：第一条 封皮 凡有封皮的文本，请依据模板设置封皮，并在行政人事部备案。第二条 文件标题 各种文件中，文件标题均使用黑体37、二号字，加粗；副标题用黑体四号字 体，不加粗；标题和正文之间空一行。第三条 正文字体 一般文件各级标题均用阿拉伯数字（1,1.1,1.1.1）区别。一级标题为黑 体四号字，加粗；二级标题为黑体小四号字，不加粗；三级标题为宋体 小四号字，加粗，正文为宋体小四号字，不加粗；另外，正文前如有填 写说明和目录的，请依序安排，其中填写说明与目录的正文均使用黑体 小四号字，不加粗。英文、阿拉伯数字使用Arial字体或与中文使用同 一字体。 各种通知、通告、信函和对外行文将标题、正文字号放大一级，标题使 用宋体，正文使用仿宋字体，或根据外部要求或惯例使用其他格式。第四条 行距、段落间距 文件全文行距设置为138、.5倍行距，段落之间和标题之间空一行，各条款 中的小标题无需空行。 第五条 缩进 段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩 进。 第六条 页面设置 页边距上下均为2.54厘米，左右为3.17厘米，页眉距边界为1.5厘米， 页脚为1.75厘米。第七条 页眉页脚 对外制度/规范性文件的页眉为靠左“惠州市xx实业投资有限公司”； 对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左“惠州市xx实业投资有限公 司”，靠右为“文件编号”，一般制度/规范性文件均需要编号（见附录） 其他只作分类备案用文件无需编号；无论对内对外文件，页脚格式均为 “第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗39、，带格式 线。第八条 图表 图表大小可根据需要设定，图表标题需用黑体，三号字体，图表内容中， 标题栏需用黑体，四号字体，加粗，加入标准淡绿色底纹，其它文字内 容用宋体，小四号字体，图表的说明注释文字则用楷体_GB2312，小五号 字体。第九条 落款 文件底部若需要落款，签名和日期请使用黑体四号字，加粗。第十条 其他固定格式文件 公司其他固定格式文件（公文、信纸、传真、邮件、合同等），请按附 件格式样本（见附件）。附录 部门文件编号格式（xx0801：xx年八月第一号文件） 1、行政管理文件 xxxx0801 2、人事管理文件 xxRS-xx0801 3、财务管理文件 xxCW-xx0801 440、销售管理文件 xxXS-xx0801 5、采购管理文件 xxCG-xx0801 6、合同管理文件 xxHT-xx0801,依次类第二章 印章管理办法第一条 为了保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，制定本制度。第二条 公司印章包括：1、公司公章；2、法定代表人姓名章；3、财务专用章、发票专用章、合同专用章等各类专用章；4、相关公司或子公司各类印章。第三条 印章的刻制（一）公司印章刻制均须报总经理批准，由办公室凭公司介绍信到公安机关指定单位办理刻制手续。（二）印章的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定，数量满足使用要求。第四条 办公室对新印章要做好41、戳记，并留样保存，以便备查。第五条 印章的保管（一）公司印章必须分类由专人保管，其中：1、公司公章、合同专用章、法人代表人名章由办公室主任保管；2、公司财务章（包括财务专用章和发票专用章）由财务部指定会计保管，法人代表人名章由财务出纳保管。（二）印章保管必须安全可靠，公章、财务专用章、合同专用章要放在保险柜或有锁的抽屉内。印章使用时，要随用随拿，用后归位，严谨随意放置。（三）保管人临时出差超过两个工作日的，应妥善移交并办理移交手续，以免贻误工作。第六条 保管人变动时须办理印章移交手续（书写收条）。第七条 印章的使用（一）印章的使用范围1、公章（法人章）的使用范围：（1）以公司名义对外发文、开具42、介绍信、报送报表等；（2）以公司名义对内行文，包括决定、请示、报告、通知、通报、批复、意见函、会议纪要等书面文件；2、合同专用章：以公司名义签署合同、协议时使用。3、财务专用章：由财务审计部签署支票时使用。4、发票专用章：由财务审计部对外收取各种款项，提供票据时使用。5、法人代表专用章：由财务审计部出具支票时使用或对外签署合同、协议时使用。（二）公司实行印章使用审批制度。经办人填写用印申请单，本部门负责人签字，副总经理、总经理签字，到印章保管处盖章。印章保管人应按以下程序谨慎使用印章：1、公章（普通法人章）：（1）审阅、了解用印的内容；（2）查看用印申请表；（3）用印。2、合同专用章：（1）审43、阅、了解用印的内容；（2）查看合同签订审批表；（3）用印。3、财务专用章：（1）查看付款审批表；（2）用印。4、发票专用章：（1）查看票据内容是否准确；（2）用印。5、法人代表专用章：（1）支票已加盖财务专用章或法人代表已在合同、协议上签字；（2）用印。（三）使用印章时，保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。（四）严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。特殊情况下，经总经理批准可在指定用途的特定格式的空白凭证上盖章。（五）盖章时要集中精力，用力均匀，盖出的印章应端正、清晰、美观、便于识别，防止盖歪或颠倒。（六）带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，44、一处盖在落款处，一处盖在边接线上。（七）在合同、协议书上盖章时，要在落款处、骑缝处和修改处盖章。（八）凡是在公司落款处加盖印章的，要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下不压成文日期。没有公司落款的，要压成文日期。（九）除保管人外，其他人员不得将印章带离公司。保管人因工作需要必须将印章带出公司的，应妥善携带，防止遗失或被盗。第八条下列情况下应停止使用印章：（一）公司名称改变；（二）有关部门通知改变印章图样；（三）印章损坏；（四）印章遗失或被窃，声明作废。第十条 印章停用后，保管人应将印章交公司办公室封存或销毁。印章销毁须由两名以上的人员进行销毁。第十一条 印章遗失或被窃后，依法刊登“作废45、声明”广告。第十一条 罚则（一）如违反本规定，未造成严重后果的，每次给予相关责任人人民币100元的处罚；（二）如违反本规定，且未造成严重后果的，每次给予责任人人民币500元的处罚；（三）如因违反本制度相关规定，给公司造成严重损失的，将给予责任人人民币1000元以上处罚或辞退并追究法律责任。第十二条 未按本制度要求使用、保管印章造成丢失的或者盗用、仿制印章的，公司依情节轻重对责任者分别警告、罚款直至追究法律责任。第十三条 公司各下属项目部的印章管理应遵照本规定执行。第十四条 本制度由办公室负责解释。第十五条 本制度自颁布之日起施行。附：公司印章管理责任状印章是企业的标志，具有法定性、权威性和效用46、性。为加强印章管理，明确印章管理人员所承担的责任，现制定如下印章管理责任状。一、本责任状所签订者为负责管理、执掌公司公章以及业务专用章、法人代表的所有印章管理人员。二、印章保管要严谨、认真、保密。印章保管者要严格遵守用印制度，不得随意用印，私自偷盖，确保印章保管安全。如违反印章保管原则，一经发现，立即开除，并承担相应的法律经济责任。三、用印必须经公司领导批准同意。尤其是对外合同、协议、证明、担保证明等具有法律效应的重要文件，一律报总经理同意后方可用印，如有失职，立即开除，所造成的一切后果，有印章管理人员负全部责任。四、严禁擅自委托他人代管印章或代用印，委托他人代管印章须经总经理批准。如经同意委47、托他人代管，须办理交接手续，注明具体交接时间，以明确保管责任，如未经同意，擅自将印章交给他人保管或代用印，予以罚款500元，并立即开除，如由此发生用印事故或被他人偷盖，一切后果，由印章保管人员负责。五、如必须携印外出，经办公室审批后，报总经理批准，同时印章保管者必须随印同行。如印章管理人员私自放印外出，将予以200元罚款；如发生用印事故，将追究印章保管人员的法律和经济责任。六、印章应存放在保险柜内，随用随取，用毕锁好。钥匙要妥善保管，严禁乱丢、乱放，如钥匙丢失，要立即报告。如发生用毕未锁、钥匙丢失、乱存乱放，每发现一次罚款100元，二次以上予以开除；如发生用印事故，将追究印章管理人员的经济和法48、律责任。七、建立健全印章使用登记表，准确登记用印情况。公司总经理办公室负责检查。 印章管理人：签订日期： 年 月 日用印申请表申请部门申请日期用印类别用印份数文件名称及内容简要说明印鉴留存经理签字审核人签字经手人签字申请部门申请日期用印类别用印份数文件名称及内容简要说明印鉴留存经理签字审核人签字经手人签字用印申请表 第四章 出差管理制度第一条 为了严格实行出差审批制度，加强出差费用管理，提高出差办事的效率，制定本制度第二条 本制度适用于公司本部各级人员的出差管理，包括商务考察、谈判、参观、会议、学习培训等。第三条 管理职责财务审计部负责差旅费的标准控制，各职能部门负责本部门人员出差报批、安排，49、差旅费审批按规定的程序和权限执行。第四条 出差申请出差人员应于出发前填写出差申请表，一式三份，经批准后，一份报所在部门备案；一份报财务审计部；一份出差人员自留。如情形特殊来不及办理出差申请手续的，应在出差归来后补办。第五条 出差审核权限（一）部门经理以下人员出差：由部门经理批准。（二）部门经理出差：由分管副总经理批准。（三）副总经理等公司高级管理人员出差：一律由总经理批准。（四）总经理、副总经理出差需告知办公室主任。第六条 出差前，员工可按预算标准和实际需要预借差旅费。预借差旅费经由经 理审批、财务审计部核准后借支。出差归来后应在一周内呈报核销。如当月未报销者，财务审计部可在薪资中扣减。第七条50、 差旅费（一）差旅费包括以下往来交通（火车票、飞机票、船舶票）费、市内交通费、住宿费及其他费用。（二）交通食宿费标准（后附）（三）出差人员出差期间补助标准（后附）。如出差或参加外地会议、学习班时餐费由单位支付，则不再享受出差补贴，报销时，报销单上应注明餐费自理，还是单位承担。（四）出差期间借住亲朋好友家，所节省住宿费用，按规定标准的50发给个人。（五）出差人员必须严格执行规定的费用标准，超出部分自理。（六）低报销标准人员随高报销标准人员出差，高报销标准人员费用标准执行第八条 差旅费报销审批（一）差旅费报销时，报销人首先应将报销单交财务审计部按规定的标准审核签署意见。（二） 部门经理以下人员的差51、旅费在规定的标准范围内，由部门经理审批，超出标准范围内的由分管副总经理审查并签署意见，报总经理审批。（三）部门经理的差旅费在规定标准范围内经分管副总经理审批，超出范围内的，由分管副总经理审查并签署意见，报总经理审批。（四）副总经理以上人员差旅费，直接呈总经理审批。第九条 自带车辆出差的，在途中就餐的费用予以报销，但标准不得超过差旅补助标准。第十条 出差人员在出差前应事先与有关单位联系，紧密安排行程计划，尽量避开公休日。若无法避开公休日，应以公务为重，继续执行出差任务。如遇工作联系单位公休，无法开展工作时，可安排休息。第十一条 出差过程中因生病、交通中断或出现其它意外情况导致不能按期返回时，出差52、人员应及时告知直接上级。经直接上级同意后可以超期停留。第十二条 超期出差归来后应先上班，在处理完紧急事务后再休息。出差时间不足三天的，可休息半天；出差时间超过三天的，可休息一天；出差期间遇公休日而继续工作的，可以调休。未调休的，公司也不支付加班费。第十三条 公司各下属项目部的出差管理可参照本规定执行，或另行制定相应制度文件，并报公司办公室备案。各项目部对差旅费用进行有效控制；公司通过预算和管理费用包干管理对相关费用进行总体控制。第十四条 未尽事宜，由办公室负责解释。第十五条 本制度自颁布之日起施行。人事管理制度为实现公司的经营管理目标，规范管理行为，提高工作效率和员工责任感、归属感，特制定本制53、度。一、适用范围1、本制度所称员工，是指本公司、各项目部聘用的全体从业人员。2、本公司员工的管理，除遵照国家和地方有关法令外，都应依据本制度办理。二、录用1、公司各部门、项目部如因工作需要，必须增加人员时，应先提出申请，经人事办审核、总（副总）经理批准后，由人事办统一纳入聘用计划并办理招聘事宜2、员工的甄选，以学识、能力、品德、体格及适合工作所需要条件为准。采用考核和面试两种，依实际需要选择其中一种实施或两种并用。3、新进人员经考核或面试合格和审查批准后，由人事办办理试用手续。一般员工试用期一个月，主管员工试用期三个月，期满合格后，方能正式录用；但成绩优秀者，可适当缩短其试用时间。4、试用人员54、报到时，应向人事办送交以下证件：（1）毕业证书、学位证书原件及复印件；（2）技术职务任职资格证书原件及复印件；（3）身份证原件及复印件；（4）一寸半身免冠照片二张；（5）其它必要的证件。5、凡有下列情形者，不得录用。（1）剥夺政治权利尚未恢复者；（2）被判有期徒刑或被通缉，尚未结案者；（3）吸食毒品或有其它严重不良嗜好者；（4）贪污、拖欠公款，有记录在案者；（5）患有精神病或传染病者；（6）因品行恶劣，曾被政府行政机关惩罚者；（7）身体条件不适合所从事的岗位者，经总经理特许者不在此列；（8）其它经公司认定不适合者。6、试用人员如因品行不良，工作欠佳或无故旷职者，可随时停止试用，予以辞退。7、员55、工录用分派工作后，应立即到所分配的地方工作，不得无故拖延推诿。三、福利待遇1、公司依照企业的发展和兼顾工作人员生活安定及逐步改善的原则，以贡献定报酬、凭责任定待遇，给予员工合理的报酬和待遇。2、员工的基本待遇有基本工资、通讯补贴和绩效奖金，按月计发，出勤天数未足月的，按日（实际出勤天数*基本工资/21.75天）计发。月薪工资在次月底前发放，如遇工程回款未及时到位，工资发放适当顺延。3、新进人员从报到之日起计薪，离职人员自离职之日停薪，按日计发。4、转正后，由公司统一办理。6、公司依据有关国家规定，发放员工年终奖金，年终奖金的评定方法及额度由公司根据经营情况确定。7、在工程项目完工后，新项目未进56、场前，公司可根据需要安排项目部人员休假，休假期间的员工工资按当月工资的70%发放。四、休假及请假1、按国家规定，员工享有以下带薪假日（有基本工资，无绩效工资）：元旦：1天；春节：7天；清明节：1天（农历清明当日）；劳动节：1天；端午节：1天；中秋节：1天；国庆节：3天（10月1日、2日、3日)；婚假：3天+晚婚7天；丧假：3天；产假：98天+晚育xx天。2、由于业务需要，公司可临时安排员工于法定的公休日、休假日照常上班，公司发送适当补贴或安排调休（调休不另计补贴）。、由于业务需要，公司可临时安排员工于法定的公休日、休假日照常上班，公司发送适当补贴或安排调休（调休不另计补贴）。5、委托或代人打卡57、或伪造出勤记录者，一经查明属实，双方均以旷工论处，不发薪资及奖金。6、员工请假须提前提出申请，2天以内的须经所属部门主管、行政办主任批准；3-5天的，须经副总经理批准；5天以上的须经总经理批准。未经准假离岗者，以旷工论处。 五、培训1、为提高员工业务、知识技能及发挥其潜在智能，使公司人力资源能适应公司日益迅速发展的需要，公司将举行各种教育培训活动，被指定员工，不得无故缺席，确有特殊原因，应按有关请假制度执行。2、新员工入职后，须接受公司概况与发展的培训以及不同层次、不同类别的岗前专业培训， 培训时间应不少于2小时，合格者方可上岗。新员工培训由公司根据人员录用的情况安排，在新员工入职的前三个月内58、进行，考核不合格者不再继续留用。3、员工调职前，必须接受将要调往岗位的岗前专业性培训，直到能满足该岗位的上岗要求。特殊情况经将调往部门的主管同意，可在适当的时间另行安排培训。4、公司对员工在业余时间(不影响本职工作和任务的完成)内，在公司外接受教育和培训予以鼓励，并视不同情况可给予适当报销培训费。由公司报销培训费的员工，如在此一年内离职（含辞退），须向公司退返该报销的费用。5、公司所有员工的培训情况均应登记，由人事办保存在相应的员工档案内。六、调职1、公司基于业务上的需要，可随时调动员工的职务或工作地点，被调员工不得借故拖延或拒不到职。2、公司或项目部之间人员的调动，须经双方部门主管、人事办主59、任的书面批准。3、公司、项目部调动员工时，应充分考虑其个性、学识、能力，使其“人尽其才，才尽其用”。4、员工接到调动通知书后，限在2天内办完移交手续，前往新职单位报到。七、辞职及辞退1、员工因故不能继续工作时，应填写书面离职申请，一般员工经部门主管、人事办主任核准；主管以上员工须经副总经理、总经理批准后，方可办理手续。并视需要，由人事办开具离职证明。2、一般员工辞职，试用期需提前3-7天提出申请；部门主管辞职，需提前30天提出申请。3、违反国家法令、公司制度而被辞退者，在赔偿公司的损失及办理完交接手续后，限当天内撤离。八、保密1、不得泄露业务或职务上的机密，员工所掌握的有关公司、项目部的信息、60、资料和成果，应对上级领导全部公开。未经上级领导许可，不得向其它任何人公开或透露。2、明确职责，对于非本人工作职权范围内的机密，做到不打听、不猜测，不参与小道消息的传播。 3、非经发放部门或文件管理部门允许，员工不得私自复印和拷贝有关文件。4、树立保密意识，涉及公司机密的书籍、资料、信息和成果，员工应妥善保管，若有遗失或偷窃，应立即向上级主管汇报。公司名称个人职务员工档姓名出生年月性别民族专业学历籍贯现住址入职时间离职时间案员工档案内容一览表序号资料名称齐全1个人简历2入职登记表3个人照片4身份证复印件5毕业证复印件6职称复印件7转正审批8离职审批9工资调整记录表10劳动合同xx实业投资有限公司61、员工入职登记表 基本情况 入职日期： 年 月 日 应聘职位： 姓名性别出生日期 年 月 日联系电话身份证号码Email户籍地址政治面貌通讯地址 教育背景学校名称起止时间专业 工作经历工作单位起止时间职务/部门离职原因 个人专长专长项目证书等级技能描述 自我评价 家庭成员及社会关系关系姓名工作单位联系电话是否有亲友在本单位工作： 无（ ） 有（ ）姓名： 关系： 部门：惠州市xx实业投资有限公司员工转正评议表 填写日期： 年 月 日姓 名试用部门入职时间自 我 鉴 定请您对目前所从事工作的情况做出如实的选择：1 难度：很高 中等 较小 很容易2 压力：很大 较大 中等 较小 没有3 兴趣：很喜欢62、 较喜欢 中等 不太喜欢 很讨厌4 自我评价：满意 较好 一般 不太满意，可以做得更好 不尽人意本部门集体评议意见记录人签名： 日期： 部门经理意见 签名： 日期： 总经理意见 签名： 日期：以下各项由行政会同相关负责人填写正式录用部门正式录用(岗位)职务 实施日期：此表一式一份 交行政部存档员工辞职/辞退申请表 填表日期：姓 名部 门职 位入职日期拟离职/辞退日期离职事由（离职内容可增加附页）部门经理意见批示准予离职，生效日期： 年 月 日予以慰留其他意见部门经理签字：日 期：行政人事部 人事部经理签字 日 期：总经理 总经理签字： 日 期： 备注：离职核准后须办理工作交接，填写移交清单，未办妥离职手续者公司可将其工资暂不 发，直至完成离职手续。