1、食品公司物资贮存盘点退货管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1.目的合理高效利用仓库空间，防止物品混淆和非预期使用，确保储存的物资在收发、贮存过程、搬运过程、标识等环节符合规定的要求。2.适用范围适用于公司仓库（材料仓库、成品仓库）的整个管理过程包括物资的收、发、存以及盘点和防护以及仓库环境卫生管理等过程。3.职责3.1仓储部负责仓库的管理工作3.2质量技术部负责定期抽查监督仓库的管理质量3.3相关职能部门配合仓库开展仓库管理工作4.工作流程4.1物资入库原辅材料(包括原料、辅料、内包装材料、外包装材料).1 2、对于原辅材料到公司后，由仓储部初步验收包括物资的名称、规格/型号、数量、供应商等内容，供应商的“送货单”（一式三联，一联留与仓储部作为办理入仓的证据和公司对账查账的凭证；一联交与公司采购科，作为采购科支付款项的凭证，该联必须经仓储部签字方可生效；一联供应商留底带回供应商作为和公司对账的凭证）、公司的“采购订单”与实物三方相符后，暂时办理进仓，在供应商的“送货单”上注明“暂收”，同时填写“报检单”通知质量技术部依据产品监视和测量管理程序有关规定进行验证或检验，并依据标识和可追溯性控制程序规定进行标识“待检”。.2 质量技术部验证或检验合格后，仓储部将供应商的“送货单”上的“暂收”更改为“实收”办3、理正式入库手续，同时作好台帐登记和依据标识和可追溯性控制程序规定进行标识，定位定量整齐存放于指定的区域。成品生产部每入库一次经质量技术部检验合格后，填写“成品入库单”与仓储部双方核对数量、名称、规格等内容，无误后，双方在“成品入库单”上签署作实。（成品入库单一式三联，仓库一联，生产班组一联，财务部一联，方便三方核对帐务。）4.2贮存 对于物资贮存过程中，仓储部应经常检查物资质量情况和仓库环境管理情况，作到防潮、防火、防雨淋、防强光照射、防虫害、防污染等。产品堆放、存放环境必须符合产品外包装上的防护标识要求如高度或层数、堆放方向、环境温湿度要求、防晒、防潮等内容要求，对存放环境有特殊要求的物资比4、如避免光线直射可以贮存在专用柜里面。若物资存放需要冷藏的情况，则必须保存在冷库（温度必须保持在-182）中，仓储部每隔两个小时监控冷库的温度变化情况，并保留相应的监控记录“冷库温湿度监控记录表”，一旦发现异常，应第一时间反馈质量技术部，和质量技术部一同查验冷库内的物资质量是否符合要求，必要时启动应急准备和响应控制程序；仓储部负责不定期察看冷冻机组运行情况和冷库内的温度探头是否正常，一旦发现异常依据生产设备设施管理程序填写“生产设备维修记录”反馈生产部设备组修复。4.2.4对于有保存期限或有保质期要求的物资，仓储部必须按照先进先出的原则管理，防止物资超过保存期限或保质期限，导致浪费，增加成本。45、.2.5物资贮存过程中，必须在“物料卡”上注明物料的动态变化情况入仓、出仓、结余数量，同时表明物资的名称、规格、型号等内容防止混淆，导致误用或混用，同时经手人的姓名必须填写完整，严禁有姓无名或有名无姓。4.2.6对于物资贮存过程中发现的不合格品或有质量怀疑的物资，由仓储部依据产品标识和可追溯性控制程序进行标识“待处理”或“待定”并填写“不合格品处理记录”交质量技术部依据不合格品控制程序处理。仓储部应根据质量技术部的检验结果以及处理决定标明物资的检验试验状态“不合格”、“已检待处理”、“让步接受”、“报废”、“退货”等，对于合格品不做任何的标识,对于不合格品或有异于合格产品的产品，都要进行相应的6、状态标识（不合格品、待处理品、特采、废品、待检品），以防止与合格品发生混淆。所有物资存放要摆放整齐，不可超过规定的边缘线或超出货架或摆放过高，导致安全事故发生，排与排或垛与垛之间之间要保留一定的缝隙，方便通风和盘点用，同时要确保与天花板、墙壁、地板、柱子保留一定的距离，严禁靠墙壁、柱子摆放以及直接摆放在地板上和接触天花板。内包装材料(即直接接触食品的材料如胶袋、卷材)在存放期间严禁外包装破损，以免外界的灰尘、虫害等污染内包材，导致不能用而浪费，一旦发现在贮存过程中内包装材料的外包装破损仓储部必须第一时间内反馈质量技术部，同时挂放“待处理”标识，防止误发或误用，质量技术部负责根据情况决定最终的处7、理方案，仓储部根据最终的处理方案执行。4.2.10每天下班前由仓储部负责编制“仓库日报表”，成品交销售科、生产部各一联，原辅材料交采购科、生产部各一联，方便安排生产、订单评审、采购合理审查及安排出货交付工作；同时将仓库内的异常物资情况汇总形成“异常材料报表”经仓储部负责人审核后提交质量技术部，由质量技术部负责依据不合格品控制程序的要求决定方案反馈仓储部，仓储部根据方案的要求负责组织处理，质量技术部负责跟踪监督。4.2.11非仓库工作人员严禁私自动用仓库里面的物资，若因工作需要，执行4.4之规定.仓储部要不定期根据仓库内的物资存放情况、仓库的空间大小、物资的种类与数量、物资的质量特性与防护要求等8、因素进行调仓，确保仓库内物资摆放合理、分类清晰和高效利用仓库的空间，防止出现物资积压或摆放混乱、误丢失等等。4.3物资贮存量的控制仓储部根据公司批准的各类物资的最高存量、最低存量、安全存量，定期核查各类物资的数量是否满足要求，以免物资出现短缺或超量，导致公司物流链不舒畅或资金周转问题。仓储部根据公司的生产用量、采购周期、市场销售情况等因素定期评定各类物资的最高存量、最低存量、安全存量是否适宜和合理，必要时可以组织相关部门、人员进行讨论评审，评审结果需要更改时，则由仓储部提出修订，修订后重新组织相关部门、人员进行讨论，最终经仓储部经理审核，总经理批准后发布新版本“仓库物资存量控制表”，并按照文件9、控制程序的规定进行版本更新和再发放。4.4物资发放 4.4.1原辅材料/包装材料 4.4.1.1对于原辅材料，由领用部门开具“领料单”经部门负责人（或领班）核对后，到仓库领用；仓储部依据“领料单”遵循先进先出原则进行物资发放，防止有保存期限或保质期限的物资过期（领料单一式三联，仓库、领用部门、财务各一联）。4.4.1.2领用人与仓储部双方核对物资名称、数量、规格/型号等无误后，仓储部在“领料单”上签名作实并在“实发数”一栏填写实际发放的物资数量，在“物料卡”以及台帐上注明发放情况，确保帐、物、卡三方一致。4.4.1.3发放过程中发现存在有质量异常（比如原辅材料外包装破损）或疑似有质量问题的，仓10、储部负责标识“待处理”并第一时间反馈质量技术部，质量技术部依据不合格品控制程序的规定执行，仓储部根据质量技术部的最终决定结果更换“待处理”标识为相应的标识。4.4.2成品发放4.4.2.1 对于成品，由经营助理开具“发货通知单”（发货通知单一式三联，销售科一联，仓储部一联）通知仓储部备货，同时联络合格的物流公司，将物流公司安排的车辆以及司机（承运人）等信息详细填写在“发货通知单”上以便仓储部在装车前进行核实验证，若属于零担（非整车而是与其他类物资合并装车）经营助理必须在“发货通知单”上注明其他类物资的详细情况，以免出现食品质量安全事故。4.4.2.2 物流公司安排的车辆以及司机到公司后，仓储部11、负责验证车辆、司机、车辆上原有的物资等信息是否与“发货通知单”相一致，一致后联络销售科负责组织装车，仓储部负责清点数量并将装车结果填写在“发货通知单”的“实发数量”栏反馈给经营助理，经营助理负责依据仓储部反馈的实际数量开具“发货清单”、“出厂放行证”与物流公司的承运人，双方据此签署“货物承运单”。.3物流公司的承运人拉货出公司时，必须将“出厂放行证”提交公司门岗验证同意后方可出公司，否则公司门岗有权拒绝放行；门岗第二天将前一天的“出厂放行证”整理后反馈到经营助理。.4仓储部依据 “发货通知单”和仓库内物资的状况循先进先出原则进行发货，及时在“物料卡”以及台帐上上注明发放情况，确保帐、物、卡三方12、一致，严禁出现错发、误发。.5成品必须在冷库内冷藏至少24小时后方可发货。 .6仓库内负责传递产品的人员必须听从仓储部的指挥，严禁私自乱搬运，导致仓库内混乱或摔坏产品质量或导致标识脱落，甚至导致仓库内账目出现错乱。4.5物资盘点4.5.1 仓库每月月底自我进行盘点一次，盘点结果形成“仓库盘点报告”经仓储责人审核后提交财务部、总经理各一份，对盘点发现的异常情况，由仓储部负责依据纠正预防措施控制程序的要求进行分析确定原因-制定实施控制措施-效果跟踪，并提交财务部和总经理各一份监督。4.5.2 每半年由质量技术部、仓储部、财务部三方共同盘点，仓储部、财务部主要盘点数量，质量技术部主要盘点物资质量，盘13、点结果形成“仓库盘点报告”，由仓储部负责编制，财务部、质量技术部核对无误后提交总经理、财务部、质量技术部各一份。4.5.3 对于在盘点过程中发现的不合格品依据不合格品控制程序规定进行处理。4.5.4 对于盘点结果发现的严重不符合现象如数量相差较大、产品质量有严重的不符合现象如包装严重破损等情况，由质量技术部填写“纠正/预防措施报告”依据纠正/预防措施控制程序规定交仓储部处理,也可以不填写“纠正/预防措施报告”但必须满足原因分析-改进措施-效果验证等管理步骤的要求。4.6退货管理4.6.1对于客户退回来的产品，由销售科填写“客户退换货单”，仓储部负责进行初步验收，主要验收内容：产品名称、规格/型14、号、生产日期/生产批号是否与“退换货单”相一致。4.6.2核对无误后，仓储部填写“报检单”通知质量技术部进行复检，同时在退回的产品上依据标识和可追溯性控制程序规定进行标识“退货”依据4.3.2的要求办理换货发货手续。4.6.3仓储部根据质量技术部复检结果换标识“退货”为相应的标识“不合格品”、“待处理”、“让步接受”、“报废”、“返工”等并执行相应规定，质量技术部负责跟踪监督。4.6.4对需要返工的情况执行不合格品控制程序规定。4.6.5对需要退回供应商的产品，由仓储部依据标识和可追溯性控制程序规定进行标识“退回供应商”，通知采购科依据不合格品控制程序的要求办理退货手续。从生产现场退仓的物资退15、之前生产部负责将其进行整理分类，并根据质量技术部的判定结果依据标识和可追溯性控制程序规定进行标识退回仓库填写“退货记录”，仓储部按照质量技术部的处理方案负责组织处理，质量技术部负责跟踪。4.7仓库环境管理4.7.1 仓库应配置适当的消防设施和照明装置，确保仓库的安全性和通风，并确保防强光照射、防雨淋、防潮等措施。4.7.2 仓储部根据贮存的物资情况以及仓库的空间合理划分区域，进行区域标识确保仓库空间合理高效利用，并确保仓库物资摆放在相应的指定区域。4.7.3 仓储部应不定期对仓库的消防安全设施、环境卫生、物资的外观进行自我检查，确保设施及仓库的环境卫生状态完好。4.7.4 仓库的通道上以及消防16、区域严禁摆放任何物资，确保通道畅通无阻。4.8仓库监督检查为了确保仓库内贮存物资的安全，仓储部应不定期对仓库的虫害防治、外包装是否破损、冷库的温湿度、仓库的卫生、物资是否在保质期限范围内、物资的外观质量卫生等方面进行自我检查整改，确保仓库内的物资质量符合要求，一旦发现物资质量不符合，必须报质量技术部依据不合格品控制程序的规定处理。质量技术部负责不定期对仓库的管理情况进行监督检查确认是否符合糕点厂卫生规范的要求，对于发现不符合要求的情况必须要求仓储部进行整改，严重的则依据纠正预防措施控制程序的管理规定执行。5. 相关文件HKW-QP-001文件控制程序HKW-QP-005生产设备设施管理程序HK17、W-QP-009应急准备和响应控制程序HKW-QP-010标识和可追溯性控制程序HKW-QP-014产品监视和测量管理程序HKW-QP-015不合格品控制程序HKW-QP-017纠正预防措施控制程序糕点厂卫生规范仓库物资存量控制表6相关记录HKW-R-034生产设备维修记录HKW-R-051发货通知单HKW-R-053客户退换货单HKW-R-055出厂放行证HKW-R-063采购订单HKW-R-073报检单HKW-R-090成品入库单HKW-R-091仓库日报表HKW-R-092仓库盘点报告HKW-R-093领料单HKW-R-094物料卡HKW-R-095退货记录HKW-R-096异常材料报表HKW-R-097发货清单HKW-R-110不合格品处理记录HKW-R-118纠正/预防措施报告