1、百货公司内部购销合同管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 购销合同管理制度1. 目的 为规范公司内购销合同的签订、建档程序，加强购销合同管理，特制定本制度。 2. 适用范围本制度适用于XX百货商品购销合同的管理。3. 职责3.1. 采购部负责购销合同的洽谈、签订； 3.2. 总经理或其指定授权人负责购销合同签订的最终审批；3.3. 信息物流中心负责合同信息的录入；3.4. 财务部负责监督涉及合同的收费情况；3.5. 办公室负责购销合同及其相关附件、文件等的存档，并监督合同签订程序；3.6. 其它部门具体执行合同相2、关条款并监督供应商的合同履行。4. 工作内容4.1. 合同的签订原则4.1.1. 签订合同必须遵循法律、法规及公司的各项有关规章制度。4.1.2. 签订合同者必须为合法的法人代表或合格的代理人。4.1.3. 合同应当条款完备、表达准确、内容具体、字迹清晰，权利、义务明确、合法。4.1.4. 合同必须采用书面形式，国家或政府以及主管部门规定须鉴证的合同，应进行鉴证。4.2. 购销合同应具备的内容a) 双方单位的名称、住所、签署时间、地点；b) 商品的品牌、品类；c) 商品的数量及质量要求；d) 价格、扣率及结账方式、帐期；e) 运费及运输方式、提货地点；f) 违约责任的承担及纠纷的解决方式；g)3、 合同期限;h) 双方盖章，法定代表人或其代理人签字。 起草人： 审核人： 批准人：4.3. 合同的书写要求4.3.1. 合同用黑色签字笔或钢笔填写；4.3.2. 合同书写认真、字迹清晰、规范，不得出现繁体字、异体字等（为保持供应商名称正确的例外）；4.3.3. 合同用语简明扼要，不缺项；4.3.4. 不得空项，无内容用“/”代替4.4. 合同签订流程：参照合同签订流程图（附件一）、合同审批程序表执行。供应商证件审核要求参照证件审核要求（附件二）。如无特殊原因，除涉及供应商外，每个工作流程均要求在当日完成。4.5. 合同档案的保存4.5.1. 信息物流中心将生效合同的主要内容及基本索证（参照商4、品质量管理制度附件一、附件二）内容在合同生效的当日录入计算机“合同管理信息系统”，并将其转入办公室。4.5.2. 办公室将合同文本及相关证件按楼层、合同编码时间顺序存档并建立 购销合同建档目录。证件存放顺序依次为：合同文本、合同附件、营业执照、税务登记证、卫生许可证、商标注册证书、代理委托书、组织机构代码证及其它证件。4.5.3. 履行合同过程中，双方协商一致、交涉同意修改的书文、电报及其它附件，均属合同有效组成部分，应统一归档保存。4.6. 合同和证件到期的处理4.6.1. 信息物流中心提前两个月从“合同管理信息系统”中提取即将到期的购销合同信息，填写到期合同明细报采购部，由采购部准备有关资5、料提报品牌联席会议对其进行评议，最终将到期合同分为以下两类：a) 要求撤柜合同，包括：季节性商品、不适合商品（销售差、档次低、有其它不利因素商品）、供应商违规等其它原因；b) 可进行续签合同。4.6.2. 对各类合同的处理：a) 确认续签的合同：采购部根据品牌联席会议通报按照合同签订程序，与供方重新签订合同。须在合同到期5日前办理完毕。b) 准备撤柜和要求撤柜的合同采购部根据“品牌联席会议通报”填写供应商品牌调整函（附件三），提前一个月通知供应商撤柜事宜，并通报营销部、总务部，配合做好撤柜工作。合同未到期的供方撤柜，采购部应在计算机“合同管理信息系统”中注明。4.6.3. 证件的更新a) 信息6、物流中心提前一个月从“合同管理信息系统”中提取即将到期的基本索证信息，填写索证更新明细报采购部；b) 采购部在证件有效期结束前联系供应商将证件更换完毕，并将索证更新明细连同证件返回信息物流中心；c) 信息物流中心将更新的证件内容录入“合同管理信息系统”，完成后由信息物流中心将证件交办公室更新存档。4.7. 合同的变更 4.7.1. 合同存续期间，双方合作内容发生变化，经采购部与供应商协商一致后，按合同签订程序，可重新签订合同。4.7.2. 合同有效期内，供应商变更名称或移交业务，应由供应商出示变更证明（加盖变更前、后公章及财务专用章），承诺“前者（旧户头）与XX百货的一切权利义务关系自x年x月7、x日起均由后者（新户头）承担”，并提供变更后新供应商的法人证件、授权书等，采购部审核确认后，填写供应商变更户头申请表（一式三联，供应商、财务部、办公室各执一联），经总经理审核，财务部收费后，采购部与其重新签订合同。4.8. 监督4.8.1. 采购部经理：审核合同条款是否完备、合理，是否与合同审批程序表内容一致，供应商证件、手续是否齐全。4.8.2. 总经理：审核合同条款是否完备、合理。4.8.3. 财务部a) 审核合同审批程序是否完备；b) 监督供应商及时、足额缴纳合同签订及执行过程中产生的入场费、装修押金、商品质量保证金等各项费用。4.8.4. 信息物流中心：审核合同审批程序表的内容是否完备8、，审批手续是否齐全。4.8.5. 办公室：对本制度的执行情况进行监督检查；审核合同审批程序是否完备，各项流程是否按要求时间完结。4.8.6. 人力资源部：监督、控制供应商对导购员的聘用按合同约定执行。4.8.7. 总务部：监督、控制供应商的装修事宜按合同约定执行,按计划保证质量完成。4.8.8. 营销部：a) 督促供应商保证营业员及时上岗，做好备货，按计划开业。b) 监督、禁止供应商超合同范围经营及其它违反合同约定事项。5. 附件5.1. 合同签订流程图5.2. 证件审核要求5.3. 供应商品牌调整函6. 相关记录6.1. 合同审批程序表6.2. 购销合同建档目录6.3. 品牌联席会议通报6.9、4. 到期合同明细6.5. 索证更新明细6.6. 供应商变更户头申请表本制度自XX年9月1日起生效附件二：证件审核要求1. 营业执照：加盖供应商红色公章的复印件。2. 税务登记证：通过年审的原件或清晰的复印件。3. 委托代理证书：3.1. 委托销售：生产厂家或总代理商出示给供方的委托销售证书（在有效期内）；3.2. 授权书：法人代表给委托人开的委托其签订合同的证明（原件）。4. 商标注册证书：有效期内的清晰复印件。5. 产品质检报告：5.1. 要求加盖所在质检局的公章；5.2. 提供成品的全项、抽检质检报告；5.3. 每批产品应有相对批号的报告，或质检报告检验日期在提供日的前一年之内；6. 进10、口产品证件（清晰复印件）：进口产品报关单、卫检证明、卫生部批文。7. 其它证件：卫检报告（化妆品、餐具、床品等）、准销证书（特殊商品）等。8. 化妆品类：卫生检验证、外埠化妆品索证备案单（市外化妆品）；9. 工艺品类：合格证。注：以上证件有时间要求的注意证件在有效期内。附件三：供应商品牌调整函 （供应商）：首先，感谢贵公司长期以来对XX百货的支持与合作！在与贵公司以往的合作中，双方感到非常的愉快，增进了彼此的交流和沟通，为双方留下了深刻、美好的印象。但是，考虑到双方长期的利益与发展，根据 ，我公司拟对 品牌作出调整，按合同约定终止双方的合作。请贵公司于 年 月 日前来我公司采购部办理有关退场事宜，我公司会给予积极的协助和配合。如逾期办理，将按合同约定执行。谢谢合作！顺颂商祺！联系人： 电话：XX百货股份有限公司（签章）年 月 日