1、物流有限公司合同管理规范化制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 广州市xx物流有限公司合同管理规范化制度第一章 总 则第一条 为依法经营管理，规范市场竞争行为，树立依法为本，维护当事人合法权益，根据中华人民共和国合同法、广东省合同监督条例、广州市xx物流有限公司章程及有关法律、行政法规及规章规定，特制定广州市xx物流有限公司合同管理规范化制度。企业对外签订的各类合同一律适用本制度。第二条 合同管理的总目标：机构网络化，制度系列化，行为规范化、经营管理和合同管理一体化。 第三条 合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合2、同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的维护，都有积极的作用。各级部门经理、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守，切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，做好以“守合同重信用”为核心的合同管理工作。第二章 合同的签订制度第四条 签订合同，必须遵守国家法律、法规及公司有关规定。第五条 对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法委托人均无对外签约权。 第六条 建立合同信用评价体系，签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的资信情况。包括：签约方是否具有法人资格、有无经营3、权、有无履约能力及其信用情况；坚持对合作伙伴资信调查制度，着重了解对方企业（单位）年检等级，守重等级，合同信用、税务信用、质量信用情况，进行企业信用综合评估，减少交易风险，防止上当受骗，防止签订无效合同，确保所签合同有效、有利。 第七条 签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和效益原则。 第八条 签订合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，相互协调，然后签约。 第九条 合同除即时清结者，应当采用书面形式。应当采用国家和省制定的示范文本，企业确实需要可以参照示范文本制定合同文本，但不得含有损害当事人利益的格式条款，对企业单位自制的合同文本必须认真审查，防止“霸王条4、款”以及“合同陷阱”。尽量避免使用对方企业单位自制的合同文本。 第十条 合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。对方在合同中每一项应负担的义务均应与违约责任相对应。 合同内容应审查的主要问题是：1、部首部分，注意写明双方的全称、签约时间和签约地点。2、正文部分，注意：价金必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。 3、结尾部分双方都必须使用合格的印章公章或合同专用章，不得使用财务章、部门章或业务章等不合格印章，注明合同有效期限。第十一条 签订合同，除合同履行5、地在我方住所所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在人民法院管辖或选择仲裁机构仲裁。第十二条 签订合同付款尽可能采用托收承付，签订合同应以现款为主，不准赊销；确需赊销或代销的，由公司法定代表人审批。 第十三条 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，给公司造成经济损失，依法追究刑事责任。 第三章 合同的评审与批准制度第十四条 合同正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。 第十五条 合同审批权限如下：1、下属公司、企业对外签订的合同，除按规定须上报公司审查批准者外，由公司、企业领导审批。2、下列合同由总6、经理或其授权人审批：预付定金或预付款超过总金额的30%；联营、合资、合作合同；重大涉外合同。3、法务部负责对下列合同进行审查：总经理委托审查的合同；内容复杂、较难掌握，由外聘律师审查。法律部主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考。 第十六条 合同评审的要点是：1、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。3、合同的真实性。包括对方履行合7、同的意愿是否诚恳，意思表示是否真实、一致。 4、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。 第十七条 根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上级主管机关批准、备案。第十八条 合同的审批程序如下：1、申报。各企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先填写“合同签订申报表”（一式二份），报本公司的领导审查批准。（凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续）。需报总经理审批的，应由该企业领导签署意见，随合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。2、审核。对送审的合同，应按本制度规定的审批权限，8、由主管人员或有关人员认真审阅，必要时可进行调查研究，最后作出：批准、不批准；通知申报单位补报材料或进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）。主管人员在“申报表”上批写意见后，“申报表”一份及合同初稿留底，另一份“申报表”连同其他材料发还申报单位，由承办人按批准的意见办理。上述审批程序一般为1至2天，特殊情况，经批准或授权的可不受审批程序的约束。 第四章 合同的履行制度第十九条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行和全面履行。第二十条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同9、条款或法律规定的，一般应以物资交清。 第二十一条 各部门领导及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现对方无法履行合同义务时应当及时提出先履行，同时履行和不安抗辩权以及保全措施。 第五章 合同的变更、解除制度第二十二条 在合同履行过程中遇到困难，各部门首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。第二十三条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。第二十四条 变更、解除合同，必须符合合同法的规定，并应在公司内办理有关手续。第二十五条 变更、解除合同的手续，10、应按审批权限和程序执行。经上报主管机关批准备案的合同，在达成变更、解除协议前，应报原机关批准。 经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。 第二十六条 变更、解除合同，必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。 第二十七条 变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。 第二十八条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。 第二十九条 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损11、公肥私的，一经发现，公司追究其经济责任。 第六章 合同纠纷的处理制度第三十条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按合同法等有关法规和本制度规定妥善处理。第三十一条 合同纠纷由签约企业负责处理。涉及内部几个企业或几个部门的，可以协商或由公司确定一个企业为主负责处理。签约人对纠纷的处理必须具体负责到底。第三十二条 处理合同纠纷的原则是：1、坚持以事实为依据，以法律为准绳，法律未规定的，以国家政策或合同条款为准。2、首先以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。3、因对方责任引起的纠12、纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。第三十三条 各部门在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推委、指责、埋怨、统一意见，统一行动，一致对外。第三十四条 法务部处理合同纠纷的范围是：1、总经理交办的； 2、经各有企业处理解决不了的； 3、其他应由法律部处理的。 第三十五条 提请处理合同纠纷的程序是： 1、承办人填写“对外合同纠纷申报表”，按本制度的规定报批。 2、审批单位可依据情况，在1天内作出由上报单位负责处理13、；由法务部负责处理。 3、法务部对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，经主管领导同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。第三十六条 合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或诉讼的足够时间。第三十七条 凡由法务部处理的合同纠纷，有关企业必须主动提供下列证据材料（原件或影印件）：1、合同的文本（包括变更、解除合同的协议）以及与合同有关的附件、文书、电报、图表邮件、传真等；2、发票等有关凭证；3、有关财务帐目；4、有关违约的证据材料； 5、其他与处理纠纷有关的材料。第三十八条 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应14、签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。第三十九条 各部门对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书的履行。 对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导和法务部汇报。 第四十条 对当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由法务部配合各单位向人民法院申请执行。 第四十一条 在向人民法院提交申请执行书之前，有关单位应认真检查对方的执行情况，防止差错。 执行中若达成和解协议的，应制作协议书并15、按协议书规定办理。 第四十二条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备查考。第七章 合同的管理制度第四十三条 设立合同管理领导小组（委员会）主要职责是：一、贯彻执行合同法及有关法律法规，组织有关人员的学习和培训。二、制定合同管理章程、制度。并贯彻实施。三、负责各类合同的签订、履行、变更、转让和终止，并审核企业对外签订的重大合同。四、审查合同，建立合同台帐和档案，管理合同文本、合同专用章、授权委托书，进行合同统计，做出统计分析。五、决定合同评估、评审、审批、登记、备案、咨询事宜；决定格式合同制作、合同鉴证、合同催告、合同撤销事宜；决定合同担保及抵押等事宜。六、16、协调单位内部和外部合同关系，解决合同问题和处理合同纠纷。七、领导开展“守合同重信用”活动。八、开展合同调研活动。第四十四条 合同管理员及其职责 一、合同管理员应具有一定的文化水平和语言文字能力，具有相应的合同法律、法规知识，懂业务，懂管理，工作认真细致。 二、合同管理员除搞好自身的学习外，应对相关业务人员进行合同知识培训，实行持证上岗制度。 三、参与合同的会商、评审。根据委托订立合同，进行变更和解除。 四、检查合同的订立与履行，办理合同公证，办理抵押物登记等。 五、管理合同文本、合同专用章和法人授权委托书并按规定使用。登记台帐，填报统计报表，建立合同档案。登记、保管与合同有关的文字、单证材料。17、 六、清理债务，追讨欠款，参与仲裁、诉讼活动。 七、合同管理员调岗，应认真办理档案、资料移交等手续，经领导同意后离任。 第四十五条 本公司对合同实行分级管理、专业归口制度，法人委托书制度，合同专用章制度及基础管理制度。 第四十六条 法人委托制度。法人委托人的主要职责是：1、在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；2、对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；3、对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；4、对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报、并积极想办法解决，对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好；5、负责保管好18、本人所签合同的一切资料；合同履行完毕后应立即将资料上交归档。 第四十七条 凡具备下列条件的，可以发给法人委托证书：1、品格思想好。能自觉遵守国家的法律政策，遵守公司各项规章制度；能拒腐蚀，不贪污受贿，不假公济私、损公肥私。2、业务工作好。熟悉本职工作，能够良好地完成本人业务工作，并以公司利益为重，择优签约，严格履约，节约资金，增加收益，取得一定成绩，无遗留问题。3、法律意识强。对合同法等经济法规认真学习，初步掌握并能运用有关法规。第四十八条 公司根据各部门和下属公司、企业的实际情况，决定法人委托人的设置及数额，具体人选由各单位确定，经培训考核合格后，才能取得法人委托书，委托人应当在授权范围内进19、行有效代理。 第四十九条 法人委托证书应妥善保管，防止遗失。一般实行一事一委托，不准将法人委托证书转借他人或用作其他证明，否则，要追究相应的责任。第五十条 合同专用章制度。公司及下属企业对外签订合同所加盖的印章，除各企业的公章外，一律使用公司统一编号的合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，还可以予以处罚。第五十一条 合同专用章由有关公司统一刻制、编号和颁发；严禁任何人私自刻制、使用。第五十二条 合同专用章应严格按照授权的范围使用，不准混用、代用或借用。第五十三条 合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有20、关人员的经济责任和行政责任。第五十四条 合同档案管理制度1、合同档案的管理，应做到规范化、科学化、统一化。2、建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。3、合同档案还应当包括：合同台帐；合同文本；合同专用章使用登记；授权委托登记；合同学习、培训情况；帮扶情况记录；重合同守信用情况记录；合同纠纷卷宗材料等。4、合同档案可实行微机管理，但必须具有机读和文字记载相结合。5、合同档案应装订成册，实行一份一档，由专人管理备查。6、查阅合同档案需经过批准并21、进行登记。第五十五条 合同台帐制度1、合同台帐包括合同登记台帐、合同检查台帐、合同统计台帐、合同法律法规学习与培训台帐、合同专用章使用登记台帐、合同文本领用登记台帐、授权委托书使用登记台帐。2、建立合同台帐，旨在通过合同管理，管理本单位的生产经营行为，使决策者了解本企业的生产、销售情况。3、合同综合管理部门按合同类别建立健全合同汇总台帐，分管单位（部门）应建立健全分类台帐。4、建立合同管理台帐。各企业应根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐。每个企业必须设一个总台帐。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及22、时、完整。 填写“合同情况月报表”。各企业应在每月5日之前将上月月报表填写好后报送总经理，同时抄报计划财务部和法务部。第五十六条 合同管理奖惩制度 一、凡在合同签订、审查、履行以及合同规范化管理制度工作中做出下列成绩之一的，对有关部门和人员给予表扬和奖励： 1、在订立、审查、履行合同过程中，工作认真负责，为本单位争取较大效益、避免或挽回经济损失的； 2、在合同管理工作中做出成绩，被有关部门评为先进的； 3、在合同管理工作中，提出合理化建议，为本企业增加较大效益，节约较大资金、避免或挽回经济损失的；4、追讨欠款、索赔成功。在合同的仲裁、诉讼中由于自身的工作获得胜诉的；5、勇于检举、揭发他人利用合同行贿受贿、牟取私利等违法行为的。 二、凡具有下列情况之一的部门和人员，视其情节轻重给予行政处分，经济赔偿直至追究刑事责任： 1、盲目签订合同，造成损失的； 2、未经授权、擅自签订、变更或解除合同造成损失的； 3、工作不负责任，不按合同规定履行义务，进行验收、查询、反馈信息，导致企业丧失抗辩权、撤消权、代位权、胜诉权的； 4、工作不负责任，对方违约不汇报、不追究、暗中向对方提供内情，收受贿赂，给本公司造成损失的；5、有缔约过失责任的；订立无效合同的；因重大误解和恶意串通而订立合同损害国家和集体利益的；严重不负责任被欺诈的。 广州市xx物流有限公司