1、生物科技公司兽药销售与回收管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 题 目兽药销售管理制度编码：XX-xx-001-00起 草 人审 核 人批 准 人起草日期审核日期批准日期颁发部门销售部颁发数量4份生效日期分发单位质保部、销售部共 2 页一、 目 的：建立产品的销售管理制度，确保销售每批产品的可追踪性。二、 适用范围：本制度适用于销售的管理。三、 责 任 者：销售部、质保部。四、 正 文：1 企业产品销售，均由指定部门销售部统一经营管理。2 销售人员须每年进行一次兽药生产质量管理规范的教育，结合本公司具体情况组织实2、施，并进行考核。3 销售人员须掌握一定的兽药知识和营销知识，能对购货单位和使用者正确介绍兽药的性能、用途、用法、用量、禁忌症和注意事项。4 销售的产品必须是经质量部门出具产品合格报告书和合格证的产品。不合格产品、超过产品有效期的产品不准销售。5 产品销售：5.1 凡本厂产品销售，均由销售部统一经营销售管理；5.2 与经销单位在开展第一笔业务前，必须查看对方一证一照，做好对经销单位的资质情况的审查、监督及管理，销售对象必须是合法的兽药经营单位和合法的医疗机构，并应事前调查。5.3 本部门销售的产品必须是经质保部检验，质保部审核放行的产品，未经质保部审核放行的产品不得出厂销售。5.4 提货时首先填3、写申请单，经销售部经理签字后由销售部开具提货单（一式四份），再到库房提货。5.5 兽药销售须建立销售记录，根据销售记录能追查出每批兽药的售出情况，必要时能及时全部追回。6 产品发货：6.1 签订合同：合同要经销售部经理审查、签字；6.2 合同交销售统计员登记，销售统计员根据合同填写发货通知单交销售部经理签字，并把发货通知单交销售部按单发货。6.3 货运单交回销售统计员作销售记录；6.4 销售部销售每一批产品均须填写产品销售记录，内容应包括：时间、合同号、名称、规格、剂型、批号、检验单号、售出数量、收货单位和地址、产品质量状况、发货单位、运输方式、发货人签名。6.5 销售部销售统计员将货运单、合4、同复印件转财务部做帐。6.6 销售记录应保存到兽药有效期后一年；未规定有效期的兽药，销售记录须保存三年。7 销售时，应本着先产先销的原则。题 目兽药销售计划管理制度编码：XX-xx-002-00起 草 人审 核 人批 准 人起草日期审核日期批准日期颁发部门销售部颁发数量5份生效日期分发单位销售部、财务部、生产部共 2 页一、目 的：使销售工作按计划，有步骤地实施，保证经营目标的实现。二、适用范围：兽药销售计划的保证。三、责 任 者：质保部、财务部、销售部、生产部。四、正 文：1 销售计划包括：市场占有率、产品销量、销售费用、销售成本、销售网点、销售价格、销售人员、销售方法等。2 销售计划的编制5、审定2.1 销售计划由销售部经理组织编制。2.2 编制人员由销售内勤、市场调查员、销售部主管组成。 2.3 总经理组织营销会议讨论通过并下发执行。2.4 销售计划应由年计划分解成季和月计划。3 销售计划编制的依据3.1 本公司的经营目标。3.2 市场调研资料。3.3 上一经营周期的数据及同行业的平均增长水平。4 销售计划编制应注意问题4.1 结合本公司实际情况，销售计划目标不宜太低或太高。4.2 对各种信息资料周密论证分析，并充分听取销售一线人员的意见。4.3 同时须制订配套实施方案。4.5 销售计划须有一定的权威性和严肃性，销售计划一经通过，不得随意变动，若需调整，由总经理决定。办事处主任6、及销售员有建议权。4.6 销售计划经批准后，应分送财务部、生产部 。4.7 财务部、生产部综合统计员应定期对销售部销售计划执行情况做出分析，提交企业领导。4.8 销售部经理为销售计划实施的第一负责人。题 目兽药销售记录管理制度编码：XX-xx-003-00 起 草 人审 核 人批 准 人起草日期审核日期批准日期颁发部门销售部颁发数量5份生效日期分发单位销售部、财务部、生产部共 2 页一、目 的：建立一个兽药销售记录管理制度，确保必要时能在最短的时间将成品全部退回。 二、适用范围：公司兽药销售记录管理。 三、责 任 者：QA人员、销售部、质保部。四、正 文：兽药销售记录是兽药销售管理的重要文件，7、必须按规定详尽填写，由销售部负责填写。它应与仓库的兽药销售台帐相一致。并特别强调其准确性。销售记录须按规定保存，易于查找、追溯产品的去向，以便在怀疑产品可能存在问题时，在最短的时间内可以迅速召回有关的兽药，确保用药安全。1 主要记录内容真实，完整，字迹清楚，详细，不得用铅笔填写。1.1 及时填写，不得提前或错后。1.2 按表格内容填写齐全，不得空格、漏项。填写错误的应划去，在旁边重写，并在划处签字或盖个人印章。1.3 签名（盖章）要填全名，不得只写姓氏。注意：填写时计量单位要尽量统一，同产品不同批号，或不同规格产品应分别填写。2 销售记录的内容2.1 产品名称2.2 批号、规格2.3 售出数量8、（件数）2.4 收货地点、收货单位2.5 发货人、发货时间、发货单位2.6 合同单号2.7 运输方式2.8 产品质量状况2.9 库存量2.10 备注3 记录的收集：每月由销售部有关管理人员负责收集，并与收发货台帐进行核对，不得有误。必要时与实物、帐、卡核对，确保没有损失。3.1 收集后要逐项复核，特别是关于产品去向及产品特征的项目。如有疑问需及时与有关文件或发货、运输凭证相核实，并将情况注于备注项下，核对人签字后归档。4 记录的保存4.1 记录要专人、专柜保管。4.2 注意防火、防盗、防遗失。4.3 记录要保存至有效期后， 一年或使用期限后一年（或二年）。4.4 记录可用微机保存。5 记录的查9、阅5.1 记录的存放应便于查找、便于查阅。5.2 查阅人须办理查阅登记，阅后要及时送还，并在有关记录上签字。6 记录的销毁6.1 每年由管理人员将超过贮存期的记录列出明细表，报质保部门负责人批准，签字后方可销毁，并及时登入销售记录管理台帐。题 目兽药发货管理制度编码：XX-xx-004-00 起 草 人 审 核 人批 准 人起草日期审核日期批准日期颁发部门销售部颁发数量5份生效日期分发单位质保部、销售部、财务部共 2 页一、目 的：规范兽药发货程序，确保无误。二、适用范围：在仓库区内对成品药的发货程序、发货指令及发货记录的管理。三、责 任 者：销售部、质保部、生产部。四、正 文：1 销售部开票10、员凭发货通知四联单和合同副本开票。2 发货四联单应包括以下内容：发货编号、开票日期、要求发货时间、客户的名称和地址、兽药的名称、兽药的代号、兽药包装规格、所订的数量、单价和总价、付款形式、运输方式、纳税人登记号、开户银行及账号等。3 财务部办理完客户付款手续后，在提货联上加盖财务专用章。4 仓库保管员检查库存数量是否满足，并在发货四联单相应联上填写每一成品药的批号和需发的数量，并将第一联退还给销售部。5 在要求的发货时间内完成发货。6 根据库存的库位和待发货数量，集中所要发货的兽药。7 按发货票核对每种兽药的名称和包装规格，并检查兽药的代号和批号。8 零货包装8.1 如果一个批号的最后一箱不满11、，外纸箱标签上应注明箱内实际装量。8.2 同一种二个不同批号零箱的产品可以装于同一箱中，但在外纸箱标签上应清楚地注明全部批号并建立合箱记录。9 业务员根据发货通知单进行第二次检查，对每一个货位检查的内容包括：兽药名称、规格、兽药的代号、兽药包装规格、发货的数量、批号。发现任何不相一致的方面，仓库管理员作必要的修正。10 兽药的发货批号按数字顺序安排（即先进先出原则）。11 货物装好后，转运至发货区域，把提货联送给发运组，计划联送至生产部物料管理人员，留下一联归档。12 如果兽药的库存不足以满足定单发票上指定的数量时，通知销售部决定部分发货。13 发运：按销售部门的发货通知单对照检查集中发运的数12、量是否正确，填写成品发运记录，并向运输人员介绍有关发运注意事项。14 销售追溯：完整的发货通知四联单和相应的成品货位卡组成了每一批成品兽药完善的可追溯的销售记录系统。15 归档： 保留所有指令/发货通知单的副本，保存至兽药有效期后一年。未规定有效期的兽药，其记录应保存三年。五 相关制度或记录发货通知单（二）（提货联）随同合同副本和运输发票交财务部。发货通知单（三）（仓库联）由仓库归档。发货通知单（四）（计划联）送生产部。 题 目兽药退货和收回管理制度编码：XX-xx-005-00起 草 人审 核 人批 准 人起草日期审核日期批准日期颁发部门销售部颁发数量5份生效日期分发单位质保部、销售部、财务13、部共 3 页一、目 的：本管理制度旨在为退货与收回兽药的管理提供标准。二、适用范围：本管理制度对本公司的兽药退货和收回过程有效。三、责 任 者：质保部、生产部、销售部、财务部。四、正 文：1 兽药退货：兽药退货分为二种情况：质量原因退货和非质量原因退货。1.1 在产品有效期或负责期内，客户提出产品有质量问题或发生质量变化退货时。1.1.1销售业务人员提出退货申请并填写不合格样品请验单请验，质保部经复核确认达不到法定的质量标准时，出具检验报告书，报告总经理，通知销售部经理，由销售部经理批准退回公司，与仓库保管员交接。1.1.2 仓库保管员检查退货名称、批号、规格、包装等，与退货单对照予入退货库，14、并填写产品退货记录、退货清单交质保部门签发退货处理意见。1.2 在产品有效期或负责期内，客户提出非质量原因退货时，应慎重，必要时由销售部提出申请，经质保部审查批准后办理。1.3 超出产品有效期或负责期时，客户提出退货一般不予同意，特殊情况应请示总经理。1.4 退货的贮存、确认及处理：按“兽药退货处理管理制度”进行。2 兽药收回：2.1 兽药收回包括下列几种情况：2.1.1 用户在有效期内发现有质量问题，经留样和产品所在地取样检验认为不合格的产品批次。2.1.2 留样检验或产品查库发现不符合产品质量标准时。2.1.3 各级兽药监察所抽验发现产品不符合质量标准时。2.1.4 质保部门有足够证据怀疑15、产品存在质量隐患时。 2.1.5 上述收回兽药涉及到其它批次的兽药。2.2 兽药收回程序：2.2.1 当兽药收回因素发生以后，应由质保部根据调查结果填写产品收回通知单。2.2.2 收回通知单需包括以下内容：2.2.2.1 产品名称。2.2.2.2 产品规格及包装规格。2.2.2.3 批号。2.2.2.4 收回原因。2.2.2.5 已销售数量及库存量。2.3 收回处理和赔偿方法。2.3.1 销售部在收到紧急收回兽药通知单时，应立即无条件地根据成品销售记录、发货记录及收回级别，立即通知用户，及时收回指定产品。2.3.2 确认收回的兽药应将该批所有的内部库存予以封存。2.3.3 赔偿方法由销售部起草16、，报总经理批准。2.4 兽药收回后的处理。2.1 产品收回专库存放并由专人管理。2.2 销售部、成品仓库将全部收回产品的数量和批号报质保部。2.3 由质保部安排QC检验室对该产品进行检验。2.4 质保部根据调查结果出具处理意见。仅因为外包装质量问题收回，经质保部书面确认不影响产品质量时，可出具处理通知单通知重新进行外包装；除此之外，因质量问题收回的兽药制剂，均必须在质保部监督下销毁，涉及其它批号时必须同时处理。2.5 生产部根据质保部的处理意见安排生产车间或仓库对该品种进行处理或报废，能够重新外包装的按处理意见中规定的处理要求进行，报废兽药按处理意见中规定的兽药销毁管理制度要求执行。2.6 车17、间或仓库在处理结束后，须将处理结果及时反馈至质保部。2.7 兽药收回的每一道程序都应有记录，记录内容包括品名、规格、批号、数量、收回原因、收回日期、收回单位、收回单位地址、处理意见、处理过程复核及监督、处理日期等，并由质保部保存至兽药有效期后三年。 题 目兽药退货处理管理制度编码：XX-xx-006-00起 草 人审 核 人批 准 人起草日期审核日期批准日期颁发部门销售部颁发数量5份生效日期分发单位质保部、生产部、销售部共 2 页一、目 的：制订一个兽药退货的处理程序，以规范有关的操作。二、适用范围：本制度适用于公司退货产品的处理工作。三、责 任 者：质保部、生产部、销售部。四、正 文：1 退18、货的贮存及确认。1.1 所有的退货产品退回公司后放在仓库专区贮存。1.2 退货产品有专人负责保管。1.3 保管员认真清点品种、规格、数量。并做好相应的记录台帐。1.4 保管员将记录表送交销售部及质保部。1.5 质保部对所退兽药进行检查、确认。1.5 退货兽药的处理。1.5.1 质保部根据兽药的退货原因及质量状况做出相应的处理意见。1.5.2 兽药非质量原因退货，因保存、运输、贮存条件等原因，引起兽药稳定性差不符合质量标准要求的由质保部下达处理决定，予以销毁。1.5.3 仅因为外包装质量问题退货，经质保部书面确认不影响产品质量时，可出具处理通知单通知重新进行外包装；除此之外，因质量问题退货的兽药19、制剂，均必须在质保部监督下销毁，涉及其它批号时必须同时处理。1.5.4 兽药非质量原因退货，经检查、检验及其他调查证明兽药的贮存、退回状态和其他有关因素符合规定，兽药本身符合相应的安全、鉴别、浓度、质量标准的，经质保部门审查认可，可以重新销售。1.5.5 经批准重新销售的产品，如果质保部处理意见中规定换包装的，在换包装时，由仓库保管员现场检查，QA现场监督，确认无误后方可打包，并在合格证上注有标记。换包装时，不得更改批号，并有相应的记录。1.5.6 经质保部书面批准重新外包装的产品，由生产部按照质保部书面处理意见规定的要求进行处理，处理结束，将有关情况转报质保部，处理过程的记录文件由质保部存档20、。1.5.7 质量原因退货的兽药，涉及其它批号时，应同时处理。涉及其它批号是指与出现质量问题的产品批号相邻，并使用同批号原辅料或相同生产条件的产品。已销售需收回的，按“兽药退货和收回管理制度”进行兽药收回。1.5.8 检查相关批号产品的生产批记录，并检验留样，确认是否存在质量隐患，若有质量隐患按本规定处理。1.5.9 有详细的记录，内容包括品名、规格、批号、数量、退货单位、退货单位地址、退货原因、处理意见、处理过程复核及监督、退货日期、处理日期等，并由质保部保存至兽药有效期后三年。 题 目兽药销毁处理管理制度编码：XX-xx-007-00起 草 人审 核 人批 准 人起草日期审核日期批准日期颁21、发部门销售部颁发数量5份生效日期分发单位质保部、生产部、销售部共 1 页一、目 的：制订一个兽药销毁的处理制度，以规范兽药销毁过程的操作。二、适用范围：本制度适用于报废兽药的销毁处理工作。三、责 任 者：质保部、生产部、销售部。四、正 文：1 要销毁的兽药，由专门的不合格品仓库贮存，并由仓库保管员做好相应记录。2 质保部根据兽药的性质提出销毁方法。2.1 对一般无毒无害、无污染的品种预以破碎或焚毁。2.2 对有害有毒、污染环境的兽药，进行深埋处理。2.3 销毁兽药的标签、包装、说明书、合格证应撕毁或焚毁。2.4 根据兽药的特殊性决定销毁办法。3 生产部根据质保部的销毁意见，安排车间或仓库有关人22、员进行销毁。4 销毁兽药由质保部人员监督执行。5 填写销毁处理记录。包括品名、批号、销毁单位、数量、批准销毁人、销毁方法、销毁人、监督人、销毁日期。6 销毁记录卡应真实、完整，存档保存二年。 题 目兽药客户档案管理制度编码：XX-xx-008-00起 草 人审 核 人批 准 人起草日期审核日期批准日期颁发部门销售部颁发数量4份生效日期分发单位质保部、销售部共 1 页一、目 的：制订一个兽药客户档案管理制度，以规范客户档案的管理。二、适用范围：本制度适用于兽药销售客户档案的管理工作。三、责 任 者：质保部、销售部。四、正 文：1 销售部须建立顾客档案，以准确、客观、真实反映顾客情况，为用户访问及23、售后做准备。2 顾客档包括：顾客名称、地址、电话、联系人、顾客基本销售情况（主销产品、销量、回款、资信情况等）。3 顾客档案每年调整一次。4 顾客档案为企业机密，销售部专人保管，未经销售部经理批准，禁止查阅。 题 目兽药销售服务管理制度编码：XX-xx-009-00起 草 人审 核 人批 准 人起草日期审核日期批准日期颁发部门销售部颁发数量5份生效日期分发单位质保部、销售部、生产部共 2 页一、目 的：制订一个销售服务管理制度，以规范销售服务工作的管理。二、适用范围：本制度适用于兽药销售服务的管理工作。三、责 任 者：质保部、销售部、生产部。四、正 文：1 由质保部、生产部及销售部门人员组成销24、售服务队伍，提供优质的售后服务。2 由销售部门组织质保部、生产部门进行用户访问。2.1 访问方式：主要采用函电征询、上门访问、顾客满意度调查表、邀请顾客座谈和召开会议调研等方式，广泛征求收集顾客对兽药产品质量、工作质量、服务质量的评价意见，建立顾客质量信息反馈单。2.2 访问内容：2.2.1 兽药产品外观、包装质量、产品内在质量等质量方面的意见2.2.2 兽药的供货情况、运输防护、差错、服务态度、问题处理及时间等。2.2.3 顾客要求及建议2.3 访问后处理2.3.1 访问人员作好访问记录，顾客满意度调查表格应及时收回。2.3.2 质量保证人员整理、分析顾客意见及满意情况并组织相关部门确认并研25、究整改措施。2.3.3 相关责任部门实施整改措施，及时热情答复顾客意见，达到顾客满意。2.3.4 质保部门作好效果检查工作。3 销售部门设专职人员开展技术服务工作，生产部门人员定期协助开展技术服务，产品调研需要指导顾客安全用药并征询意见，收集产品信息及需求作好产品开发和改进工作。 题 目兽药广告管理制度编码：XX-xx-010-00起 草 人审 核 人批 准 人起草日期审核日期批准日期颁发部门销售部颁发数量4份生效日期分发部门销售部、销售业务员共 1 页一、目 的：建立广告管理制度，使兽药广告的语言规范化，合法化。二、适用范围：兽药广告、宣传。三、责 任 者：设计者、策划者、销售业务员、售后服26、务人员。四、正 文：1、兽药广告必须符合广告法、兽药广告审查标准 2、兽药广告必须具有科学性、真实性、合法性、形象性、有效性、完整性、协调性、可识别性、简便性等特点。 3、兽药广告内容以农业部或省级兽药监督管理部门批准的说明书为准，不得任意扩大范围。4、未经批准，没有拿到广告审查批准文号的广告不得刊登、播放、张贴。 5、兽药广告分“视”、“声”、“文”三类，分别用于视频、广播及其它广告媒体。6、兽药广告按兽药广告审查办法向省级主管单位提出广告申请。7、兽药广告程序：（1）公司自行设计或委托广告公司设计。（2）由公司组成的审查小组对设计进行审定，不符合要求的重新设计，直至满意为止。（3）公司审定后，填写兽药广告审查表并提交兽药广告审查办法所规定的证明文件和广告作品向主管机关提出审查申请。（4）审查合格后，主管机关签发兽药广告审查表及广告审查批准文号。（5）取得广告审查批准文号后可找媒体刊登、播放或自行发放、张贴。8、广告内容不得超越审查内容。9、产品广告超过兽药广告审查批准文号有效期的，不能再刊登、播放、发放或张贴